Gerencia Consultoría &Proyectos

Instructivo para la Gestión de Proyectos

Instructivo para la gestión de proyectosCódigo: IT-02

Versión: 01

Aplicado a: Sistema de Gestión de Calidad Fecha: 04-04-2016

Gestión de Proyectos

MARCO TEÓRICO

Supuestos y Metodología de TrabajoConsultoría & Proyectos

Entendemos la consultoría como la agregación de valor, basado en un trabajo enequipo con nuestros clientes, donde nuestros colaboradores son fundamentales paraalcanzar los objetivos trazados y cumplir nuestros compromisos, agregando calidad.

Generamos conocimiento para transformarlo en valor para nuestros clientes

FocosDe

Desarrollo

SELLO KPAZ(MISIÓN, VISIÓN,

OBJETIVOS)

COLABORADORES KPAZ

(COMPETENCIAS)

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA

Aspectos Clave – Meta Operacional

Meta OperacionalEntorno

Clientes

Rentabilidad y

CrecimientoImagen Pública

Filosofía y Valores

Filosofía y Valores: Trabajo en equipo, Orientación al Logro, Disposición al Cambio, Orientación alServicio, Comunicación Efectiva.

Entorno: Competitivo y demandante. Capacidad de respuesta.Rentabilidad y Crecimiento: Eficiencia operacional en nuestros proyectos.Imagen Pública: Principal valor de la organización. Reconocimiento por soluciones de calidad a

nuestros clientes.Clientes: Propósito de nuestra organización: satisfacer a los clientes y construir relaciones

de largo plazo.

Aspectos Clave – Consultores / JP

CONSULTORES

JEFES DE PROYECTO

Gerenciamiento de Personas

Pensamiento Estratégico

Liderazgo

Planificación y Seguimiento

Promover el desarrollo integral deequipo. Integración, formación devalores, dirección, comunicación.

Formular, alinear y gestionarestrategias para obtener los objetivostrazados.

Guiar con respeto y coherencia.Generar compromisos con laorganización y su resultados.

Definir objetivos, metas y planes deacción.Administrar recursos, aplicandomonitoreo y control.

Gestión de Proyectos

PROCEDIMIENTOS

Conforme al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001

Aspectos Clave – Mapa de Procesos (Prestación de Servicios)

CL

IEN

TE

PR-06 GESTIÓN

COMERCIAL

PR-07

PLANIFICACIÓN Y

ORGANIZACIÓN DE

SERVICIO

PR-08 EJECUCIÓN Y

ENTREGA DE

SERVICIO

PR-09 DISEÑO Y

DESARROLLO

CL

IEN

TE

PR-11 EVALUACION

SATISFACCIÓN

CLIENTES

Dropbox (KPaz Consultores SpA) 8 Sistema Gestión de Calidad (SGC) Procedimientos (PR)

PR-06PR-07PR-08PR-09PR-11

Aspectos Clave – Organización administrativa de proyectos en Dropbox

Dropbox (KPaz Consultores SpA)

(3) Proyectos en Ejecución

1. Propuesta Técnica

2. Administración del Proyecto

3. Antecedentes del Cliente

4. Desarrollo Proyecto

5. Entregables

Estructura de carpetas para la gestión de los proyectos KPAZ

Aspectos Clave – Conceptos

REGISTRO

Documento quepresenta resultadosobtenidos o proporcionaevidencia de actividadesdesempeñadas.

LUGAR DE ALMACENAMIENTO

Repositorio definidodonde se almacena elregistro relacionado alprocedimiento.

Responsable de laactividad y de asegurarque el registro estécompleto y en el lugarde almacenamientodesignado.

RESPONSABLEDIAGRAMA

DE FLUJO

Flujo de actividades querepresenta de formageneral el procedimiento.

Por definición y principios del Sistema de Gestión de Calidad, todos losproyectos Kpaz deben tener asociados los siguientes documentos y conceptos.

PR – 06: GESTIÓN COMERCIAL (resumen)

Identificación del

requerimiento

Análisis del requerimiento

Elaboración de propuesta técnica /

económica

Aceptación propuesta

Planilla de Gestión Comercial

Propuesta

- Orden de Compra - Contrato (según corresponda)- Carta de intención,correo o propuestafirmada

*Carpeta Gestión Comercial / Gerente ComercialGerente de Ventas

*Carpeta Propuestas / Gerente ComercialGerente de Ventas

*Carpeta Administración / Gerente ComercialGerente de Administración y Finanzas

* Sólo los responsables y colaboradores del área responsable poseen perfil deacceso a estas carpetas.

No aceptación propuesta

Encuesta Proyecto no Adjudicado

Sistema de EncuestaSatisfacción Clientes –Sub menú EncuestasRespondidas

Gerente Comercial ; Gerente de Ventas; Gestor Comercial

PR – 09: DISEÑO Y DESARROLLO(resumen)

Revisión de información entregada

Proceso de Diseño y

Desarrollo

Verificación y aprobación de

Diseño y Desarrollo

Planilla de Diseño y Desarrollo

* Carpeta Propuestas / Gerente ComercialGerente de Ventas

* Sólo los responsables y colaboradores del área responsable poseen perfil deacceso a estas carpetas.

PR – 06: Gestión Comercial

*Carpeta Propuestas / Gerente ComercialGerente de Ventas

- Propuesta Técnica

- Planilla de Diseño y Desarrollo

PR – 06: Gestión Comercial

PR – 07: PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO(resumen)

Análisis propuesta comercial

*Notificación de necesidad RRHH

Planificación Proyecto

Ficha del Proyecto

Correo electrónico de notificación de RR.HH y/o equipamiento

Carta Gantt delproyecto (para serviciode consultoría)

Carpeta Proyectos enEjecución (3) – sub-carpeta “Proyecto”–sub-carpeta (2)Administración delProyecto

* Sólo si aplica

PR – 06: Gestión Comercial

Gerente deConsultoría yProyecto ; Jefede Proyecto

Carpeta Proyectos enEjecución (3) – sub-carpeta “Proyecto”–sub-carpeta (2)Administración delProyecto

Gerente deConsultoría yProyecto ; Jefede Proyecto

PR – 08: EJECUCIÓN Y ENTREGA DEL SERVICIO(resumen)

Ejecución y seguimiento del proyecto

Control Interno de Proyectos

Cierre proyecto

Estado de Avance / Carta Gantt

Control de Proyectos

Encuesta Satisfacción Cliente

*Carpeta Comité deOperaciones (9)

Gerente deConsultoría yProyecto

Sistema de Encuesta deSatisfacción Clientes –Sub menú EncuestasRespondidas

Gerente Comercial ; Gerente de Ventas; Gestor Comercial

Coordinación actividades

proyecto

Calendario Outlook

Entregables

Carpeta Proyectos enEjecución (3) – sub-carpeta “Proyecto” –sub-carpeta (5)Entregables

Jefe de Proyecto

* Sólo el encargado del área responsable poseen perfil de acceso a estacarpeta.

Carpeta Proyectos enEjecución (3) – sub-carpeta “Proyecto” –sub-carpeta (2)Administración delproyecto

Jefe de Proyecto

PR – 11: EVALUACIÓN SATISFACCIÓN CLIENTES(resumen)

Aplicación Encuesta

Satisfacción Cliente:

1. Cierre de proyecto

2. Proyecto no Adjudicado

Tabulación de Encuestas

Revisión y análisis de resultados

Informe Satisfacción Clientes

Carpeta Sistema deGestión de la Calidad(8) – subcarpetaRegistros – subcarpetaClientes Externos

Gerente Comercial ; Gerente de Ventas; Gestor Comercial

1. Evaluación Satisfacción Cliente

2. Evaluación Proyecto no Adjudicado

Sistema de EncuestaSatisfacción Clientes –Sub menú EncuestasRespondidas

Gerente Comercial ; Gerente de Ventas; Gestor Comercial

* Sólo si aplica

*PR – 03: Acciones Correctivas / Preventivas

Gestión de Proyectos

MEJORA CONTÍNUA

Conforme al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001

CICLO DE MEJORA CONTÍNUA

Actuar

PlanificarControlar

Ejecutar

Esta metodología describe los cuatro pasosesenciales que se deben llevar de formasistemática, para lograr la mejora continua(disminución de fallos, aumento de laeficacia y eficiencia, solución de problemas,previsión y eliminación de riesgospotenciales, etc.).

Según la ISO 9001:2015, todosistema de Gestión de Calidaddebe aplicar la metodología demejora continua de formasistematizada, en los procesosdeterminados por el alcance dela certificación.

CICLO DE MEJORA CONTÍNUA

• Asegurar el tratamiento de las No Conformidades del Sistema de Gestión de Calidad.

• Indicar la forma de tratamiento de las No Conformidades mediante la aplicación de accionescorrectivas y preventivas .

No Conformidad: Corresponde al incumplimiento de algunas de las normas, procedimientos, contratos, estándares, acuerdos uotros niveles de desempeños internos acordados por la empresa.

Acción Correctiva: Acción que se define para eliminar la causa raíz de una No Conformidad y evitar su repetición. Esto implicarealizar una investigación para identificar la causa precisa.

Acción Preventiva: Acción implementada para eliminar la causa de una potencial No Conformidad, defecto u otra situaciónindeseable, a fin de prevenir su ocurrencia.

Servicio o producto No Conforme: Servicio o producto que no cumple con los requisitos acordados con los Clientes, por lo queestá fuera de las especificaciones.

PR – 03: ACCIONES CORRECTIVAS / PREVENTIVAS (AC/AP)

No Conformidades requieren una

AC/AP?

Determinar AC/AP

(responsable y plazo)

Seguimiento implementación

-Planilla de Seguimiento AC/ AP

-Planilla de Seguimiento AC/ AP

-Planilla de Seguimiento AC/ AP

Carpeta Sistema deGestión de la Calidad(8) – subcarpetaRegistros – subcarpetaMejora Continua

*Encargado /Coordinador deCalidad

Identificación de No

Conformidades

-Planilla de Seguimiento AC/ AP

-Planilla de Seguimiento AC/ AP

* Dado que la no conformidad puede encontrarse en cualquier aspecto de la organización (dentro delalcance de la certificación), el Encargado (proyecto, área, etc.) es el responsable de la identificación ycomunicación de la oportunidad de mejora y el Coordinador de Calidad, de su tratamiento.

Revisión eficacia de AC/AP

PR – 04: CONTROL DE PRODUCTO / SERVICIO NO CONFORME

Registro Producto o Servicio No Conforme

Determinar tratamiento Producto o Servicio No Conforme

Aplica AC/AP?

Planilla PSNC

Planilla PSNC

Detección de Producto o Servicio No Conforme

Planilla PSNC

Planilla PSNC

PR – 03: Acciones Correctivas / Preventivas

Carpeta Sistema deGestión de la Calidad(8) – subcarpetaRegistros – subcarpetaMejora Continua

*Encargado /Coordinador deCalidad

* Dado que la no conformidad puede encontrarse en cualquier aspecto de la organización (dentro delalcance de la certificación), el Encargado (proyecto, área, etc.) es el responsable de la identificación ycomunicación de la oportunidad de mejora y el Coordinador de Calidad, de su tratamiento.

APROBACIÓN

Revisado por: Representante de la DirecciónAprobado por: Gerente General