General Provisions of Narrative reporting

Vispārēji nosacījumi saturiskajām atskaitēm

Joint Technical Secretariat

2

Contractual obligationsLīguma nosacījumi

General conditions Vispārējie nosacījumiArt. 2 Obligation to provide information and financial and narrative reports- Must provide the Contracting Authority with all required information on the implementation of the Action- Interim and final reports (narrative and financial section) - Annex VI- Intervals for submission of reports

Art. 15.2 Approval of report- Report is approved if there is no

written reply from the Contracting Authority within 45 days of its receipt;

- Suspension of the time-limit for approval of a report

2.Pants Pienākums nodrošināt informāciju un finanšu un saturiskās atskaites- Jāsniedz Līgumslēdzēja institūcijai visa nepieciešamā informācija par projekta īstenošanu- Starpposma un gala atskaites (saturiskā un finanšu daļa) – VI pielikums- Intervāli, kādos sniedzamas atskaites

15.2. pants Atskaites apstiprināšana- Atskaite ir apstiprināta, ja 45 dienu laikā kopš tās saņemšanas Līgumslēdzēja institūcijā nav saņemta rakstiska atbilde- Laika ierobežojumi atskaites apstiprināšanas atlikšanai

3

Contractual obligationsLīguma nosacījumi

Special conditions Specifiskie nosacījumiArt. 4 Reporting and payment arrangements- Narrative and financial reports shall be produced in support of payment requests, in compliance with Articles 2 and 15.1 of Annex II

Art. 7.2.3. modifying GC Art.2.1- In case, where no expenditure verification report is required the Beneficiary has to provide a list of the financial and supporting documents covering the respective period and a printout of the project account showing project's income and expenditure and payments received in the period of the current Interim Report.

4.pants Atskaites un maksājumu kārtība- Saturiskās un finanšu atskaites tiek gatavotas kā apliecinājums maksājuma pieprasījumiem, saskaņā ar II Pielikuma 2. un 15.1. pantu

7.2.3. pants, kas groza VN 2.1. pantu- Ja nav nepieciešams izmaksu pārbaudes ziņojums, finansējuma saņēmējam ir jāiesniedz saraksts ar finanšu un pamatojošajiem dokumentiem par attiecīgo laika posmu un projekta konta izdruka, kurā redzami visi projekta ienākumi un izdevumi, kā arī saņemtie maksājumi par attiecīgās starpposma atskaites periodu.

Contractual obligationsLīguma nosacījumi

4

Special conditions Specifiskie nosacījumiArt. 7.2.4. modifying GC Art.2.2 - additional information to the

JMA and the JTS must be supplied within 30 days

Art. 7.2.5. modifying GC Art.2.3 - Supporting documents can be

submitted in national languages;

- Frequency of interim reports:- Payment Option 1 – with

every request for payment;- Payment Option 2 - no

later than one month after each six month period

7.2.4. pants, kas groza VN 2.2. pantu- papildus informācija AVI un ATS

ir jāsniedz 30 dienu laikā

7.2.5. pants, kas groza VN 2.3. pantu- pamatojošie dokumenti var tikt

iesniegti nacionālajā valodā;- starpposma atskaišu

iesniegšanas biežums: - 1.izvēle maksājumu veikšanai – ar katru maksājumu pieprasījumu; - 2.izvēle maksājumu veikšanai – ne vēlāk kā ik pēc sešiem mēnešiem

Contractual obligationsLīguma nosacījumi

5

Special conditions Specifiskie nosacījumi

Art. 7.2.13 modifying GC Art. 15.1 - Payment options and

supporting documents to reports

Art. 7.2.14 modifying GC Art. 15.6 - Cases when expenditure verification report has to be submitted

7.2.13. pants, kas groza VN 15.1.pantu- Maksājumu veikšanas izvēle un

pamatojošie dokumenti atskaitēm

7.2.14. pants, kas groza VN 15.6.pantu- Kādos gadījumos ir jāiesniedz izmaksu pārbaudes ziņojumi

A contractual obligation designed to- inform the JMA on progress in project implementation;- request further pre-financing or the payment of the balance.Līguma saistības, lai

- informētu AVI par projekta īstenošanas gaitu; - pieprasītu nākamo priekšfinansējuma maksājumu vai

gala maksājumu. A monitoring tool to ensure reliable, relevant and timely

information about activities, outputs and outcomes of the project.Uzraudzības instruments, lai nodrošinātu laicīgu,

uzticamu un atbilstošu informāciju par projekta aktivitātēm un rezultātiem.

6

What is narrative reporting? Kas ir saturiskā atskaite?

A communication tool that – if report is jointly agreed – allows all partners- to be aware of each others activities, joint project results;- to communicate externally with one voice.

Komunikācijas instruments, kas – ja tās saturs ir saskaņots – ļauj visiem partneriem- uzzināt vienam par otra aktivitātēm, kopējiem projekta

rezultātiem; - veidot vienotu ārējo komunikāciju.

7

What is narrative reporting? Kas ir saturiskā atskaite?

General provisionsVispārēji nosacījumi

The narrative report must support and demonstrate the eligibility of costs included in the financial report! Reporting should cover the whole of the project, not only the part financed by the grant. Though the Beneficiary is responsible for submission of reports, ALL partners must input to project reporting.

Saturiskajai atskaitei ir jāapliecina finanšu atskaitē iekļauto izdevumu pamatojums un attiecināmība!

Atskaitē ir jāiekļauj informācija par visa projekta aktivitātēm, ne tikai tām, kas tiek finansētas no projekta budžeta granta daļas.

Finansējuma saņēmējs ir atbildīgs par atskaites iesniegšanu, tomēr VISIEM partneriem ir jāsniedz savs ieguldījums informācijas sagatavošanai.

8

General provisionsVispārēji nosacījumi

Templates for reporting are provided in Annex VI of Grant Contract.Both interim and final reports consist of narrative and financial components integrated in one document.

Atskaišu paraugfomas ir ievietotas Granta līguma Pielikumā VI.

Gan starpposma, gan gala atskaite sastāv no saturiskās un finanšu daļas, kas ir apvienotas vienā dokumentā.

9

Granta līguma Specifisko nosacījumu 7.3.4. punktā noteiktā atskaitīšanās kārtība ir atkarīga no projekta ietvaros izvēlētās maksājumu veikšanas kārtības

1. izvēle (≤18 mēneši UN ≤EUR 300 000,00); 2. izvēle (≥18 mēneši [max 36 mēneši] VAI ≥EUR 300

000,00).

Atskaite tiek iesniegta ATS gan papīra versijā, nosūtot pa pastu, gan elektroniski, nosūtot JTS atbildīgajam projektu vadītājam uz e-pastu.

11

Kad un kam atskaitīties?

13

Atskaitīšanās grafiks1.izvēle

Laika grafiks

Projekta īstenošanas laiks

Gala atskaite

GL parakstīšana

UZSĀKŠANA(pakalpojumu

nodrošināšana, piegāžu,

celtniecības darbu veikšana, aktivitāšu

īstenošana u.c.)

Līguma izpildes termiņš

NOSLĒGUMS(sākotnējā

piegāžu un darbu pieņemšana)

Starpposma atskaite

Starpposma atskaite(izvēles)

Atskaitīšanās, noslēguma aktivitātes 3 monthsIzdevumi nav

attiecināmi

Gala maksājums un/vai gala

pieņemšana – tikai piegādēm un būvdarbiem

15

Atskaitīšanās grafiks 2.izvēle

Laika grafiks

Projekta īstenošanas laiks

Gala atskaite

Līguma izpildes termiņš

2. starp-posma

atskaite

... starp-posma

atskaite

Izdevumi nav attiecināmi

1. starp-posma

atskaite

6 mēneši 6 mēneši 6 mēneši 6 mēnešiGL parakstīšana

UZSĀKŠANA(pakalpojumu nodrošināšana, piegāžu, celtniecības darbu

veikšana, aktivitāšu īstenošana u.c.) NOSLĒGUMS(sākotnējā piegāžu un

darbu pieņemšana)

Atskaitīšanās, noslēguma aktivitātes3 mēneši

Gala maksājums un/vai gala

pieņemšana – tikai piegādēm un būvdarbiem

• Mēnesi pirms kārtējā atskaitīšanās perioda beigām finansējuma saņēmējam tiek nosūtīta iepriekš aizpildīta atskaites forma.

• Mēnesi pēc atskaitīšanās perioda beigām starpposma atskaiti ir jāiesniedz ATS.

• Ja atskaite netiek savlaicīgi saņemta ATS atbildīgais projektu vadītājs nosūta atgādinājumu, nosakot jaunu iesniegšanas termiņu.

• NB! Jebkura atskaite tiek uzskatīta par apstiprinātu, ja finansējuma saņēmējs 45 dienu laikā no tās saņemšanas AVI nav saņēmis rakstisku atbildi.

• Ja tiek pieprasīti papildus skaidrojumi, finansējuma saņēmējam tie jāsniedz 30 dienu laikā.

• Ja radušās šaubas par projekta ieviešanas kvalitāti un efektivitāti, var tikt rīkota pārbaude projekta īstenošanas vietā. 17

Atskaišu izskatīšana un apstiprināšana

Joint Technical SecretariatApvienotais tehniskais

sekretariāts

Thank you!Paldies!

1818