Müşteri hakkında WOGEM geçmişi onlarca yıl öncesine uzanan, Viyana merkezli kar amacı gütmeyen bir emlak geliştiricisidir. 1950'lerin ortalarından bu yana WOGEM'in ana odağı yerel kamu işçileri için inşa edilen kiralık dairelerin inşaatı ve yönetimi olmuştur. Şirket şu anda yaklaşık 5000 idari birimden sorumludur. On beş çalışan ile mevcut ve gelecekteki kiracıların sorunlarıyla ve önde gelen inşaat veya modernizasyon projeleriyle ilgilenir. Tedarik, bakım, yönetim ve faturalandırma işlemlerini gerçekleştirir. Yıllar geçtikçe şirketin faaliyet alanı genişlemiş ve bununla birlikte süreçleri de değişmiştir.

FATURA/YIL İYİLEŞTİRİLMİŞ İŞ AKIŞI

10.000

Geleceğe hazır sistemler, zaman kazandıran işlemler

OKI örnek olay çalışması

ZorlukKooperatif veya emlak yönetimi derneği tarafından yönetilen bir mülk sahibi olan herkes projelerde pek çok farklı tarafın ve sayısız sürecin olduğunu, çok çeşitli proje yönetimi yaklaşımlarının olduğunu ve buna bağlı olarak belgelere yüksek ihtiyaç duyulduğunu bilir.

Yazdırma açısından çeşitli görevler için yüksek performanslı sistemler gereklidir. Teknik özelliklerin yazdırılması, günlük ofis yönetimi sırasında yazdırma, tarama ve kopyalama işlemleri veya proje çizimleri gibi büyük formatlı belgelerin yazdırılması bu görevlerden bazılarıdır.

Sektör: Emlak Çözüm: Belge yönetimi Konum: Avusturya

WOGEM'in CEO'su Philipp Seifert şirketi modern ve akıllı bir BT sistemiyle tanıştırdı. Bu sürecin parçası olarak OKI'den şirket içi yazıcı altyapısı hakkında uzman görüşü istedi; "Cihazların bazıları çok eskiydi ve diğerleri çok yavaştı veya hatalara eğilimliydi. Birçok farklı model ve üretici olduğundan, mevcut stok ne kadar dolu olursa olsun doğru toneri bulmak her zaman imkansızdı. Çok geçmeden bu yaklaşımın maliyet etkinliğinden şüphe etmeye başladık", diyor Seifert.

Danışmanlık sırasında OKI uzmanları, standartlaşma ihtiyacı ve tasarruf potansiyeli olduğunu ve süreçlerin genel olarak iyileştirilmesi için bir istek olduğunu

belirlediler. Çok fonksiyonlu yazıcıların tedariki zaten gündemdeydi, bu nedenle de sonraki adım doğal olarak iş akışını ve belge yönetimini ele almak oldu.

Çözüm "Süreçlerimizi OKI danışmanına anlattıktan sonra yeni tarama çözümü fikri neredeyse hemen doğdu", diyor Seifert. Amaç, gelen e-postaları daha verimli işlemekti. Yazışma defterlerinin, tarih damgalarının, şirket içi dağıtımın, el ile hesaplanan indirimlerin ve telli klasörlerin olduğu "eski usul" prosedür BT ortamına entegre edilmiş otomatik bir sürece dönüşecekti.

"'Eski usul' prosedürlerimizi modernize etmenin zamanı gelmişti. OKI cihazlar iş akışımızı destekliyor ve BT süreçlerimize sorunsuzca entegre edilebiliyor."Philipp Seifert, CEO, WOGEM

Bir bakışta avantajlar: • İyileştirilmiş iş akışı sayesinde

zaman tasarrufu

• Daha fazla şeffaflık ve maliyet kontrolü

• Cihazların standart işletimi

• Geliştirilmiş sarf malzemesi tedariki ve yönetimi

Yeni çözümün en önemli parçası, Smart Extendable Platform (sXP) ve Sendys Explorer özellikli OKI çok fonksiyonlu yazıcıdır. Bu sistemler, birlikte kullanıldığında "barkod ayırma" olarak bilinen prosedürü kullanılabilir hale getirir. Çalışan, bir barkod çıkartmasını faturaya yapıştırır. Ardından tüm faturalar giriş yuvasında bir araya getirilir ve tek seferde taranır. Ek avantaj olarak, OKI çok fonksiyonlu yazıcı taranan sayfaları barkodlara göre böler. Her barkod için tüm ilgili sayfaların bulunduğu tek bir belgeyi içeren ayrı bir dosya oluşturulur. Dosyaların adı da barkoda göre, sayısal bir algoritmayı temel alarak belirlenir. Dosyaların ilgili alıcılara gönderilmesi, indirimlerin hesaplanması

ve arşivleme gibi sonraki süreçlerin tamamı elektronik olarak gerçekleşir.

İlgili OKI sistemlerinin tedariki sırasında baskı hacimleri değerlendirildi ve sarf malzemeleri için sabit fiyatlı bir paket oluşturuldu. Şimdi WOGEM eski baskı sistemlerini kademeli olarak yeni OKI cihazlarıyla değiştirecek. Bu yeni yazıcıların mevcut havuz sözleşmesine eklenmesi hızlı ve basit bir işlemdir.

Bu dokümanda bulunan görseller yalnızca gösterim amaçlıdır ve görüntü arşivlerinden alınmıştır. Şirketin ürünlerini veya hizmetlerini yansıtmazlar.

OKI tarafından sunulan Smart Managed Print Services, OKI'nin şirketin baskıyla ilgili maliyetlerini ve süreçlerini denetleyip belirleyebileceği, pratik odaklı analizler ve yöntemlerden oluşur. Ardından, OKI müşterinin ihtiyaçlarını ve gereksinimlerini analiz eder ve o müşteri için

özelleştirilmiş bir teklif oluşturur. Satış ve Geliştirme Departmanlarımızdaki çalışanlar müşterilerimizin Managed Print Services'ten en iyi şekilde yararlanmasını sağlamak için önemli iş ortaklarıyla yakından çalışır.

linkedin.com/company/oki-europe-ltd youtube.com/okieurope1twitter.com/OKI_Europe_Ltd

www.oki.com/eu

" Süreçlerimizi OKI danışmanına anlattıktan sonra yeni tarama çözümü fikri neredeyse

hemen doğdu." Philipp Seifert, CEO, WOGEM

Avantajlar "İş arkadaşlarımızın her yıl üç haftalarını indirimleri el ile hesaplamaya ayırdıklarını gördük." açıklamasında bulunan CEO, iş akışı iyileştirmesinin ne kadar kapsamlı olduğunu gözler önüne seriyor. WOGEM, zaman kazanmanın yanı sıra şeffaf yazdırma maliyetlerinden, geliştirilmiş sarf malzemesi tedariki ve yönetiminden ve cihazların aynı şekilde çalışabilmesinden de yararlanıyor. Şirket, gelecek iş akışlarının iyileştirilmesi için ideal bir konumdadır.

Gelecek

WOGEM, OKI'nin garanti ve hizmet sağlamasından yararlandı. Bu da ek bakım ve onarım maliyetlerini ortadan kaldırıyor. WOGEM artık eski baskı sistemlerini genişletmek, bunları yeni OKI modelleriyle değiştirmek ve belge yönetim sistemini büyütmek için ihtiyaç temelli ve kademeli olarak ilerleyen bir yaklaşım benimseyebilir.