ged gerenciamento eletrÔnico de documentos, gestÃo … · consultor. graduado em administração...
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GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS,
GESTÃO DA INFORMAÇÃO E TECNOLOGIAS CORRELATAS.
informacaotecnologia
www.zaptrade.com.bredição 2009
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Objetivo da apresentação2
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O objetivo desta apresentação é transmitir aimportância da “gestão da informação” atravésdas tecnologias GED/ECM no ambientecorporativo.
A informação hoje é um dos ativos maisimportantes da Organização. É precisocada vez mais, reter o conhecimento, nãopermitindo que o mesmo fique centralizadoapenas em seus profissionais. E éjustamente neste ponto que os sistemas detecnologia da informação aliados aosconceitos de gestão estão trazendosoluções que permitem resolver estesproblemas.
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GED/ECM3
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Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é o conjunto de ferramentas quepermite o gerenciamento dos ativos de informação, compreendendo todo o seuciclo de vida, seu processo, sua forma e tempo de armazenamento e descarte,efetuados de forma digital e legalmente embasados.
Enterprise Content Management – ECM[Gestão de Conteúdo Empresarial] é vertente GED das aplicações/softwares na web.
Serviços Agregados
Tecnologia
Conjunto
Integração
GED
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GED/ECM CORPORATIVO4
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INDÍCIOS‐ Geração de grandes volumes de papel /documento físico [impressão/cópia].‐ Duplicidade de documentos em arquivo.‐Morosidade para obter informações.‐ Conhecimento centralizado em pessoas/departamentos.‐ Caixas de entrada de e‐mails lotada.‐ Desperdício com os insumos que geram os documentos físicos.
OBSTÁCULOS‐Mudança de cultura na empresa.‐ Resistência por parte dos usuários/departamentos.‐Mudança nas rotinas dos processos de trabalho .
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GED/ECM CORPORATIVO
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VANTAGENS e BENEFÍCIOS
Redução de custos com armazenamento de documentos;Redução de custos com impressão; Ganho de espaço físico;Organização;Compartilhamento de informações com segurança;Conhecimento preciso do tempo de guarda dos documentos; Alta velocidade e precisão na localização de documentos;Aumento na produtividade;Grande melhoria no processo de tomada de decisões;Melhor atendimento ao cliente, proporcionando respostas rápidas e
precisas.
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GED/ECM Serviços
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METODOLOGIAPara a implantação da solução GED/ECM nos departamentos de uma Empresa,devem ser realizados os seguintes procedimentos:
MAPEAMENTO ‐ Consiste em entender os tipos de documento que odepartamento utiliza, como são gerados, como são consultados, como é feito seuarmazenamento e classificação dos mesmos com relação à guarda ou descarte[pós digitalização].
TAXONOMIA ‐ Criação da estrutura de armazenamento [índices] dos documentoseletrônicos que serão inseridos na aplicação ORGANIZER, pertinentes aodepartamento.
PREPARAÇÃO ‐ é o processo em que os documentos são preparados para a etapaseguinte, a digitalização. Nesta etapa, os documentos devem ser : limpos [remoçãode grampos, clipes, etc], desdobrados / desamassados e separados por tipo.
DIGITALIZAÇÃO ‐ os documentos são digitalizados em lotes, em um ambiente deprodução.
CONTROLE DE QUALIDADE ‐ Verificação da qualidade das imagens digitalizadas
GUARDA/DESCARTE ‐ Destinação dos documentos pós digitalização. Trata‐se depromover sua destruição para os documentos classificados com status “DESCARTE”ou seu arquivamento para os documentos classificados com status “GUARDA”.
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GED/ECM Serviços
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arquivo
Armazenamento ConsultaDigitalização/
IndexaçãoPreparação
documento estação de captura
servidor estação
AMBIENTE DE PRODUÇÃO [digitalização]
Controle de qualidade
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TECNOLOGIA BREVE DESCRIÇÃO
Document Imaging (DI)
Document Management (DM)
*OCR/ICR
Workflow
*COLD/ERM...
Gerenciamento eletrônico da informação
Aplicativos que reconhecem caracteres a partir da imagem.
Gerencia a regra do negócio através de aplicação
Gerenciamento de relatórios e massa de dados
*OCR = Optical Character Recognition
*ICR = Intelligent Character Recognition
*COLD = Computer Output to Laser Disc
*ERM = Enterprise Reports Management
Conversão do documento físico papel em documento eletrônico
GED/ECM Tecnologia6
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Organizer7
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Organizer7
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Organizer7
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Sócio proprietário da empresa ZAP Trade onde atua comoconsultor. Graduado em administração de empresas e MBAem gestão empresarial (FGV) é especialista em soluçõesGED/ECM, estudos e consultoria com ênfase emplanejamento e gestão estratégica. Ministra cursos e palestrassobre temas comportamentais para o segmento corporativo.
Reinaldo Silvestre
Av. Ana Costa, 493, cj. 22Gonzaga – Santos (SP)13 32862277e-mail: [email protected] r