gazİantep İl saĞlik mÜdÜrlÜĞÜ acİl saĞlik ...gaziantepsaglik.gov.tr/depo/files/İl...

GAZİANTEP İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ İL AMBULANS SERVİSİ BAŞHEKİMLİĞİ

GAZİANTEP İL

SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

ACİL SAĞLIK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI

İL AMBULANS SERVİSİ BAŞHEKİMLİĞİ


İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ


İŞ AKIŞ SÜREÇ VE SEMBOLLERİ


İl Ambulans Komuta Kontrol Merkezi Başhekimlik İş

Akış Şeması

Hizmet Planlama ve

Organizasyon

Afet Eylem Planı

Koordinasyon

Personel Özlük İşlemleri

Malzeme Talep ve Dağıtım

Hastaneler arası Vaka

Nakil koordinasyon

Birim Performans Puan

Değerlendirmesi

Ambulans Arıza ve Bakım

Teknik Destek Lojistik

Hizmeti

Planlı Görevlendirmeler

Kurum personeli Temel

Modül ve Hizmet İçi

Eğitimler

Merkez ve Birimlerin İç Kontrol Eylem Planı

Denetlenmesi

Resmi yazışmalar, evrak

kayıt ve arşivleme süreci


İl Ambulans Komuta Kontrol Merkezi Başhekimlik Sorumluluk Matrisi

İŞİN KODU

İŞİN ADI

I. SORUMLU II. KONTROL

(PARAF) III. KONTROL

(PARAF-İMZA) IV. KONTROL

(PARAF-İMZA) V. KONTROL

(İMZA-ONAY)

İAB.01

HİZMET PLANLAMA VE ORGANİZASYON

İNSAN KAYNAKLARI BİRİM PERSONELİ

SORUMLU BAŞHEKİM YARDIMCISI

BAŞHEKİM

BAŞHEKİM

BAŞKAN

İAB.02

AFET DURUMUNDA KOORDİNASYON

KKM PERSONELİ SORUMLU BAŞHEKİM

YARDIMCISI

BAŞHEKİM

BAŞKAN

İAB.03

PLANLI GÖREVLENDİRMELER

KKM PERSONELİ


BAŞHEKİM

BAŞHEKİM

BAŞKAN

İAB.04

HASTANELER ARASI VAKA NAKİL KOORDİNASYON

KKM PERSONELİ


BAŞHEKİM

BAŞKAN

İAB.05

AMBULANS KAZA VE ARIZA SONRASI İŞLEMLER

TEKNİK DESTEK BİRİM SORUMLUSU


BAŞHEKİM

BAŞHEKİM

BAŞKAN

İAB.06

EĞİTİM İŞLERİ

EĞİTİM BİRİM PERSONELİ


BAŞHEKİM

BAŞKAN

İAB.07

MALZEME TALEP VE DAĞITIM İŞLERİ

DEPO –DEMİRBAŞ BİRİM PERSONELİ


BAŞHEKİM

BAŞHEKİM

BAŞKAN

İAB.08

DENETİM İŞLERİ

KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRLÜĞÜ


BAŞHEKİM

BAŞKAN

İAB.09

KURUMLAR ARASI RESMİ YAZIŞMALAR VE KOORDİNASYON

İNSAN KAYNAKLARI BİRİM PERSONELİ


BAŞHEKİM

BAŞHEKİM

BAŞKAN

İAB.10

PERSONEL ÖZLÜK İŞLERİ İNSAN KAYNAKLARI BİRİM PERSONELİ


BAŞHEKİM

BAŞKAN

İAB.11

BİRİM PERFORMANS PUAN HESAPLANMASI

KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRLÜĞÜ


BAŞHEKİM

BAŞHEKİM

BAŞKAN

İAB.12

İÇ KONTROL EYLEM PLANI

İÇ KONTROL VE PLANLAMA BİRİMİ


BAŞHEKİM

BAŞHEKİM

BAŞKAN


SÜREÇ KODU: İAB.01

İ Ş SÜRECİ : Hizmet Planlama ve Organizasyon İş Akış Süreci

1. Başhekimlik hizmet verilmesi ve geliştirilmesinde merkez ve birimleri oluşturulması için planlama

ve organizasyonu yapar.

2. Acil Sağlık Hizmetleri Yönetmeliğine göre Merkez ve istasyonların kurulmasında gerekli teknik

alt yapı, bina ve araç gereçlerin yeri ve tespitin yapılır.

3. İhtiyaç tespit edilen personel, teknik alt yapı, bina ve araç gereçler başhekim tarafından

değerlendirildikten sonra üst yetkiliye sunulur.

4. Yapılan değerlendirmeler sonucunda uygun görülen bina, personel, araç gereç ve teknik alt yapının

karşılanması ile ilgili üst kuruma talep için resmi yazışmalar yapılır.

5. Üst yetkili kurumlar tarafından bina, personel, araç gereç ve teknik alt yapıların istihdam edilmesi

ve temin edilmesi sonrasında başhekimlik tarafından planlamaya göre merkez ve istasyonların

binaya yerleşimi, personel görevlendirme, ambulans dağıtımı, tıbbi ekipman, ilaç ve demirbaş

malzeme dağıtımı yapılır.

6. Merkez ve istasyonlar arası teknik alt yapının oluşturulması, iletişim ve bilgi işlem sistemi

kurulması için ilgili birim organizasyon yapılarak sistem kurulur.

7. Aktif olarak hizmet vermeye başlayacak istasyon ile ilgili il sağlık müdür onayıyla valilik oluru

alınır.

8. Yapılan tüm iş ve işlemlere ait resmi yazışma kayıtları başhekimlik tarafından görevlendirilen ilgili

başhekim yardımcıları ve birim personeli tarafından dosyalanır.


HİZMET PLANLAMA VE ORGANİZASYON İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Başhekimlik Hizmet verilmesi

amacıyla ihtiyaç tespit ve

organizasyon planlaması yapar.

Planlama yapılırken Acil Sağlık Hizmetleri

Yönetmeliğine göre ihtiyaç tespiti yapılır.

Tekrar değerlendirilmesi için

geri iade edilir.

Uygun değilse;

Değerlendirmede tespit edilen ihtiyaçlar ilgili

üst yetkili onayına sunular.

Uygun ise;

Değerlendirme sonucunda ihtiyacı

karşılayacak kurum ve birimlere resmi yazılar

yazılır.

Karşılanan ihtiyaçlar planlama göre ilgili

birimlere dağıtılır.

İşlemlere ait evraklar dosyalanır.

Merkez ve istasyonlara ait bina, araç gereç ve

teknik alt yapı tamamlandıktan sonra aktif

durumu geçmesiyle ilgili valilik oluru alınır.

Merkez ve istasyon

hizmet vermeye

başlar.



İ Ş SÜRECİ : Afet Eylem Planı Koordinasyon İş Akış Süreci

1. İl genelinde meydana gelebilecek afet durumu Kitlesel Acil Olay olarak

değerlendirilecektir.

Geniş bir kitleyi etkileyen zehirlenme, yangın, uçak düşmesi vb. olaylar,

Deprem, sel vb. doğal afetler sonucu çok sayıda kişinin etkilenmesi,

İl dışı gerçekleşen ve çok sayıda kişiyi etkileyen olaylar,

2. Yukarıdaki durumlarda; Komuta Kontrol Merkezi tüm istasyonlara telsiz çevirimi

yaparak durum bilgisi alacak, il ve İlçelerdeki hastanelere gerekli bilgilendirmeleri yaparak

alarm durumuna geçmesini sağlanır.

3. Bölgesel olaylarda o bölgedeki 112 istasyonu ekibi en kısa zamanda Komuta Kontrol

Merkezini (KKM) bilgilendirecek, Eger ekip çalışamayacak Kadar zarar görmüşse en yakın

ekip bölgeye yönlendirilecek, gerekirse ihtiyaca öncelikle nöbetçi ekiplerden bölgeye

görevlendirme yapılacak.

4. Kitlesel olaylarda öncelikli olarak icapçı personeller olmak üzere tüm personel kendilerine en

yakın istasyona giderek KKM‘ne bilgilendirme yapacak KKM istasyonlarda toplanan

personelleri uygun yerlere yedek ambulanslarla görevlendirme yapacaktır. KKM personeli

ulaşabiliyor ise öncelikle KKM binasında toplanacaktır.

5. KKM ihtiyaç halinde diğer kurum ve kuruluşlara ait ambulans ve personelini Sağlık

Kriz Merkezinin direktifi ile görevlendirme yapacaktır.

6. İl dışından gelen ambulans ve personel görevlendirmeleri KKM tarafından il dışı

ambulans toplanma bölgelerinden yapılacaktır.

7. Kitlesel Acil Durum meydana geldikten sonra KKM ilk 6 saatte saat başı, 6 saatten sonra her

2 saatte bir Sağlık Kriz merkezine durum bilgisi verecektir.

8. Olay sırasında meydana gelen işlemlere ait kayıtlar 112 çağrı merkezi programına

girilir.

9. Afet durumunda yapılan işlere ait yazılı evraklar tamamlanarak dosyalama işlemi

yapılır.

Mevzuat:

1. 11. 05. 2000 tarih ve 24046 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Acil Sağlık Hizmetleri Yönetmeliği, 24.01.2005 tarihli 872 sayılı İl Ambulans Servisi Çalışma Yönergesi

2. İl Afet Planı


AFET DURUMUNDA KOORDİNASYON İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Afet olayı olması durumunda

koordinasyona başlanmalı

İl genelinde meydana gelen afet şekline göre

kitlesel acil durum olarak değerlendirilecektir.

Afetin meydana gelmesi durumunda tüm

istasyonlar telsizden anons geçilerek durum

bilgisi alınır.Tüm il ve ilçe hastanelerinin

alarm durumuna geçmesi sağlanır.

KKM ihtiyaç durumuna göre il genelindeki

tüm ambulansları koordinasyon ile

görevlendirir.

Afet sonrası

koordinasyon

İl Dışından gelen ambulans ve personel il

dışı toplanma alnından yapılacaktır.

Acil müdahale ekiplerine lojistik destek

sağlanarak gerektiğinde ihtiyaçları İl Sağlık

müdürlüğü koordinasyonunda

giderilmektedir.

Kitlesel Acil Durum meydana geldikten

sonra KKM ilk 6 saatte saat başı, 6 saatten

sonra her 2 saatte bir Sağlık Kriz

merkezine durum bilgisi verecektir.

Olay sırasında meydana gelen işlemlere

ait kayıtlar 112 çağrı merkezi programına

girilir.

Afet durumunda yapılan işlere ait

yazılı evraklar tamamlanarak

dosyalama işlemi yapılır.


SÜREÇ KODU : İAB.03

İ Ş SÜRECİ : Planlı Görevlendirmelerde İş Akış Süreci

1. İl Sağlık müdürlüğü veya diğer resim, özel kurumlardan EBYS sisteminden gönderilen sağlık

tedbiri talep yazıları başhekimlik KKM sorumlu başhekim yardımcısına gelir.

2. Yazıyı gören yönetici görevlendirmeyi uygun görürse görevlendirme türünü yazı üzerine paraf

atarak kkm sorumlusuna elden bir nüshasını, EBYS sisteminden ilgili birim personeline

dosyalaması için havale eder.Uygun görmezse görevlendirme yapılmaz ilgili birim sorumlusuna

havale edilerek dosyalanır.

3. Görevlendirme yapılacak gün nöbetçi KKM sorumlu hekim tarafından uygun ekibin görevlendirir.

Bunlar; Protokol, Maç Görevi,İcap Görevi, İl Dışı Görevidir.

4. Görevlendirilen istasyon, personel ve ambulansla ilgili bilgiler, KKM protokol defterine kayıt

edilir.

5. Süresi kısa olan görevlendirmelerde istasyon sorumlusuna telefonla ulaşılarak bilgi verilir.Gerekli

yazıda aynı zamanda yazılarak faks çekilir ve yazının aslı da gönderilir.

6. Bazı görevlendirmeler saatliktir.Günün nöbetçi ekibi belirli bir zaman aralığında Sağlık Tedbiri

amaçlı görevlendirilir. Bu durumlarda görevin zamanı, yeri ve görevlendirilen ekip Komuta Kontrol Merkezine bildirilir.Görev saati geldiğin de ekip Komuta Kontrol Merkezi tarafından Telsiz anonsu ile görev yerine yönlendirilir.

7. Görevlendirilen ambulans veya personelden kaynaklanan herhangi bir sorun oluşursa sırada

bulunan diğer istasyon görevlendirilir.Ancak sırası değişerek göreve gidemeyen istasyon bir sonraki görevlendirmede ilk sırayı alır.

8. Görevlendirme esnasında herhangi bir kişiye müdahale ederse yapılan işlem ile ilgili vaka kayıt

formu açar ve komuta kontrol merkezini bilgilendirir. 9. Görevlendirme tamamlanıp görev yerine getirildikten sonra protokol kayıt defterinde bulunan

açıklama kısmı doldurulur.Açıklama kısmına görev sırasında meydana gelen sorunlar veya sorun olmazsa görevin olağan şekilde tamamlandığı kaydedilir.

10. Komuta kontrol merkezi çağrı karşılama programında bilgiler girilerek kayıt sonlandırılır. 11. Görevlendirme ait evraklar varsa komuta kontrol merkez tarafından kontrol edilerek teslim alınır

vedosyalamayapılır.


PLANLI GÖREVLENDİRMELERDE İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Talep yazısı ilgili başhekim

yardımcısı tarafından

değerlendirilir.

Uygun ise;

Sağlık tedbiri talep yazısı

Uygun değilse; Yazısının üzerine görevlendirme türü

yazılır KKM sorumlu hekimine teslim

edilir.

Görevlendirme yapılmaz evrak

dosyalanır.

Görevlendirme günü yeteri kadar

uygun ekip ve ambulans

görevlendirilir.

Görevlendirme yerinde vaka olursa

gerekli müdahaleler yapılır.

Görevlendirme yerinden görev

süresi bittikten sonra KKM

bilgilendirilerek istasyona veya

KKM dönülür.

Görevlendirme ait veriler KKM ve

istasyon kayıt programına girilerek

görev bilgileri sonlandırılır.

Görevlendirme esnasında ilgili evrak ve

vaka kayıt formları doldurularak KKM

teslim edilir.



İ Ş SÜRECİ : Hastaneler Arası Vaka Nakil İş Akış Süreci

1. Vaka nakil talebinde bulunan sağlık kurumu hastaneler arasında vaka nakil talep formunu

doldurarak merkez faks çekerek ve telefonla irtibata geçer.

2. Merkez vakanın uygun sağlık kuruluşuna sevk edilmesi için gerekli değerlendirmeleri yapar.

3. Merkez hastane koordinasyon ekranında boş yatak durumuna göre sevk edilecek sağlık

kuruluşunu belirler ve koordinasyonu başlatır.

4. Hasta için uygun sağlık kuruluşu bulunmasıyla, sevk edecek sağlık kurumuyla irtibat kurulur

ve hastanın sevk için hazırlanması sağlar.

5. Sevk talep eden sağlık kurumu tarafından her vaka için Sağlık Kurumları Arası Vaka Nakil

Talep formu vakadan sorumlu sağlık personeli tarafından 4 nüsha olarak doldurulmalıdır.

6. Sağlık Kurumları Arası Vaka Nakil Talep Formu Birinci nüsha beyaz ikinci nüsha sarı üçüncü

nüsha açık pembe dördüncü nüsha açık mavi renklerde olup,

1. Nüsha ambulans ekibine verilecek vaka formuna eklenecek.

2.Nüsha hasta sahibine veya nakil isteyen hastaya verilecek.

3.Nüsha nakil edilen hastaya verilecek.

4. Nüsha dip koçanda kalacak.

7. Formu doldurmayan vakalar için ambulans görevlendirilmesi yapılmayacaktır.

8. Nakli gerçekleştirilen ekip vaka formu ile birlikte nakil formundaki ilgili kısımları birlikte

dolduracaktır.

10. Nakledilecek merkez talep eden kurum tarafından aranarak teslim alacak kişi ve telefonları

ayrıntılı olarak kayıt edilmeli, 112 Komuta Merkezine sonrasında ambulans talebi

bildirilmelidir.

11. Bu forma ek olarak vakanın ayrıntılı epikriz, ultrasonografi, röntgen, tomografi ve MRI filmleri

ve raporları da nakil yapacak ekibe teslim edilmelidir.

11. Başhekimlik vaka nakil kurallarına göre vaka nakil işlemi yapılarak nakil yapılacak hastaneye

vaka teslim edilir.

12. Tereddütte kalınan durumlarda 112 Komuta Merkez talimatlarına göre hareket edilecektir.

13. Vaka nakil yapıldıktan sonra istasyona dönüş yapılır.

14. Vakaya ait bilgiler 112 kayıt sistemine girilir ve vaka sonlandırılır.

Mevzuat: 1.Acil Sağlık Hizmetleri Yönetmeliği, 2.İl Ambulans Servisi Çalışma Yönergesi


HASTANLER ARASI VAKA NAKİL İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Talep yazısı ilgili başhekim

yardımcısı tarafından

değerlendirilir.

Hastaneler arası vaka nakil

talep formu

Merkez vakanın uygun sağlık

kuruluşuna sevk edilmesi için

gerekli değerlendirmeleri yapar.

Hastane Koordinasyon ekranında

vakanın tanısına göre uygun

hastanelerle görüşme yapılır.

Sağlık Kurumları arası vaka nakil

talep formu(4 nüsha) düzenlenir.

Hasta için uygun sağlık kuruluşu

bulunmasıyla sevk edecek sağlık

kurumuyla irtibat kurulur ve hastanın

sevk için hazırlanması sağlar.

İlgili evraklar hastayla birlikte

teslim edilir ve istasyona ait evrak

alınır.

Vaka nakil kurallarına göre ambulansla

vaka nakil gerçekleştirilir.

Vaka nakil sonrası KKM bilgi verilir

ve istasyona dönüş yapılır.

Vakaya ait veriler istasyon

programına girilerek

vaka bilgileri sonlandırılır.



İ Ş SÜRECİ : Ambulans Kaza ve Arıza İş Akış Süreci

1. Arıza ve Kaza halinde; Arızanın ve kazanın nedeni şoför tarafından tespit edilip 112 Komuta

Merkeze bildirilir,

2. Ambulansta vaka varsa KKM bilgilendirilerek yeni ekip görevlendirilir ve vaka yeni ekibe

teslim edilir.

3. Araç arızasının nedeni ve aracın durumu hakkında mesai saatinde baş şoförüne, mesai saati

dışında teknik destek nöbetçi sürücüye bilgi verilir,

4. Ambulansın göreve devam etmesiyle ilgili değerlendirme yapıldıktan sonra KKM bilgi verilir.

5. Mesai saatlerinde ambulans arıza ve kazası aracın güvenli hareket etmesine engel değilse KKM

teknik birime gelerek arıza durumu ve yedek ambulans durumu değerlendirilir. Arıza ve tamir

2 saati geçmeyecekse iş emri açılarak ekip ilgili servise yönlendirilir.

6. Arıza giderildikten sonra istasyon aynı ambulansla göreve devam eder.

7. Mesai saatleri dışında teknik destek nöbetçi personeliyle irtibat kurulur, Ambulans güvenli

olarak hareket ediyorsa teknik desteğe giderek ambulans değişimi yapılır.Hareket

edemeyecekse çekici aranır ve ambulans teknik destek veya ilgili servise çekilir.

8. Teknik destek nöbetçi personel tarafından yedek ambulans olay yerine giderek değişim yapar,

9. Kaza halinde;112 komuta Merkeze haber verilir, Trafik polisi çağrılır, Ambulansta bulunan

kaza formu düzenlenir, Bir başka araçla kaza yapılmışsa karşı tarafın ehliyet, ruhsat, sigorta

varsa kasko poliçesi fotokopileri ve kaza tutanağı temin edilir,

10. Kaza, Arıza veya ihmalden kaynaklanan durumlarda aynı iş günü bildirim yapılmamış ise olası

maddi zararlar gerekli disiplin işlemleri yapılır.

Mevzuat:

1.2918 Sayılı Karayolları Trafik Kanunu ve Karayolları Trafik Yönetmeliği çerçevesinde "Maddi

Hasarlı Trafik Kazası Tespit Tutanağı" 2.İl Ambulans Servisi Çalışma Yönergesi Ek.5 formu


AMBULANS KAZA VEYA ARIZA DURUMUNDA İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Ambulansta Arıza ve Kaza meydana

Gelmesi

KKM’ye bilgi verilir. KKM Mesai Saatinde ambulans sürücüsü ile Baş şoför, Mesai saati dışında teknik destek nöbetçi sürücü arasında iletişimi

Ambulansın göreve devam edip edemeyeceğine karar verilir ve durum hakkında Komuta Kontrol Merkezine bilgi verilir.

HAYIR EVET

Ambulans arıza veya kaza göreve devam etmeye

İstasyon Teknik Destek Birimine Yönlendirilir. Ambulans yürür

HAYIR

HAYIR EVET

Yedek ambulans

sayısı

EVET

Çekici aranır ve ambulans ekiple birlikte ilgili servise

yönlendirilir.

HAYIR

Arıza onarımı 2 saati geçecek mi?

EVET

Mesai saatlerindeki veya nöbetçi sürücü ile tıbbi cihaz ve

malzemeleri hazır halde bulunan yedek

ambulans servise gönderilir.

İstasyon Teknik Destek Biriminde ASOS’ ta arıza bildirimi yapar ve

Ulaştırma Birimi iş emri açar ve ilgili servise istasyon yönlendirilir.

Teknik Destek Biriminde ambulans değişimi yapılır.

İstasyon ekibi ilaç ve tıbbi sarf malzemelerini yedek ambulansa aktarır.

İstasyona ait ambulansın arızası ilgili serviste giderilir.

İstasyon ekip sorumlusu ile Teknik Destek Birimi

tarafından ambulans devir teslim formu doldurulup

imzalanır.

İstasyon ekip sorumlusu ile Teknin Destek Birimi

tarafından ambulans devir teslim formu doldurulup

imzalanır.

İstasyon ambulans ile

göreve devam eder. İstasyon yedek ambulans

ile göreve devam eder.

İstasyon yedek ambulans ile göreve devam eder.



İ Ş SÜRECİ : Eğitim İş Akı ş Süreci

1. Bu eğitimlerin amacı; Başhekimlik, komuta kontrol merkezi ve istasyonlarda çalışan

personellerin günün koşullarına uygun olarak yetiştirilmelerini sağlamak ve görevin

gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlara sahip olmalarını sağlamaktır.

2. Başhekimlik personeline hizmet içi eğitimler ve sertifikalı olan temel modül eğitimleri

verilmektedir.

3. Acil Sağlık Hizmetleri istasyonda görev yapacak personel ünvanı göre alması gereken

sertifikalı eğitimler ve toplumu bilgilendirmeye yönelik olan eğitimler(İlk Yardım Eğitimleri)

Acil Sağlık Hizmetleri Birimi ile koordinasyon kurularak yapılan eğitimlerdir.

4. Bu eğitimler Acil Sağlık Hizmetleri Bi r imi tarafından planlanır. İl Ambulans Servisi

Başhekimliği Eğitim Birimi tarafından katılımcı listelerini hazırlanır, personele tebliğ edilir,

ilgili yazışmaları yapılır, eğitim sonuçlarını değerlendirilir ve başarısız olan personele sınav

tekrarı planlanır. 5. Hizmet içi eğitimler ‘’Hizmet İçi Yıllık Eğitim Planı’’ Eğitim Birimi tarafından hazırlanır.

Hazırlanan plan Kalite Yönetim Direktörü tarafından kontrol edilerek, 112 İl Ambulans Servisi

Başhekimi tarafından onaylanır.‘Modül Eğitimleri Yıllık Eğitim Planı’ ise Bölge Eğitim

Koordinatörü tarafından hazırlanır.

6. Eğitim tarihleri belirlenir, eğitim için uygun salonu belirlenir, konuya uygun eğitimci araştırılır,

7. Üniversiteler ve ilgili kurumlarla işbirliği yapılır ve yazışma yapılır, Hizmet içi eğitim tarihi,

konusu ve yeri belirtilerek kurumlardan personel görevlendirmesi istenir.

8. Eğitim sırasında; Eğitimin gündeme uygun olarak zamanında başlaması ve devamı sağlanır,

katılımcılardan imza alınır.

9. Hizmet İçi eğitimlerde; Eğitim Ekibi tarafından hazırlanan katılım belgeleri eğitime katılanlara

verilir.Belgelerin birer suretleri kişilerin özlük dosyalarına konulur.

10. Dış eğitimlerde; Eğitimi veren kişi veya kuruluşça eğitime katılanlara katılım belgesi

düzenlenir.Katılım belgelerinin fotokopisi kişilerin dosyalarında saklanır. 11. Eğitim planları yıl içinde birimlerden gelen hizmet içi eğitim talepleri ve sağlıkta hizmet kalite

standartlarında yer alan eğitimlere göre yılın sonunda Aralık ayında değerlendirme toplantısı yapılarak belirlenir.

12. Eğitim Birimi, personellere verilen eğitimlerin güncellenme durumlarını tutulan kayıtlardan takip eder.

13. Verilen eğitimlerde eğitime katılan personellerin Eğitim Toplantı Katılım Formuna imzası

alınarak kaydı yapılır.

14. Yapılan eğitimler her ayın ilk haftası Aylık Eğitim Formu düzenlenerek bir nüshası Kalite

Yönetim Direktörüne iletir.

Mevzuat:

1. 1-11.12.2009 tarih ve 15296 sayılı HİE Yönetmeliği

2. 2-14.07.1965 tarih 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu


EĞİTİM İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Yıllık Eğitim Planına Göre

Eğitimler

Toplumu bilgilendirme Eğitimleri

Hizmet İçi Eğitimler

Toplumu bilgilendirmeye yönelik verilecek

eğitimlerde başhekimlikle koordinasyonlu yapılmalı, Başhekimlik planlamayı yapar

araç, gereç ve personel temin edilmelidir.

Kurum içi veya kurum dışı eğitmenlerle

görüşülerek eğitmenler belirlenir.

Eğitmenler ve kurumlarla

resmi yazışmalar yapılır.

Eğitime katılacak personelin nöbet

listesine göre uygun olanların eğitime

katılımı sağlanır.

Eğitime katılan personel ve

eğitmenlerin eğitim katılım

çizelgelerine imzaları alınır.

Eğitim günü Eğitim salonu, eğitmen ve

katılacak personellerin listesi

oluşturulur.

Başarısız olan veya devamsız olan personelin eğitimleri

tekrar planlanır. Başarılı olan personel sertifikalı eğitimlerde

sertifika verilir. Sertifikasız eğitimlerde katılım belgesi

Personele ait eğitim evrakları

eğitim birimi ve özlük

dosyasından kayıt altına alınır.



İ Ş SÜRECİ : Malzeme Talep Dağıtım İş Akı ş Süreci

1. Kuruma ait demirbaş malzeme, sarf malzeme ve istasyonlara ait tıbbi cihaz ve ilaçların

ihtiyaçları başhekimlik tarafından yılsonunda değerlendirilerek ihtiyaç tespit listesi oluşturulur.

2. Tespit edilen ihtiyaçlar için resmi yazı ile İl Sağlık Müdürlüğü’ne talepte edilir.

3. Karşılanan talepler fatura, ambar çıkış pusulası veya müdürlük tarafından verilen tutanak

karşılığında bir nüshası Başhekimlik birim sorumlusuna kalacak şekilde teslim alınır.Teslim

alınırken teslim edilen araç, gereç, ilaç ve malzemenin miktarı ve uygunluğu kontrol edilir.

4. Temin işleminden sonra depoya yeni gelen malzeme veya ilaçlar, Depo Stok Takip

Programına kayıt edilir ve uygun renk kodu verilir.

5. İstasyonlar tarafından talep yapılacak demirbaş ve sarflar Taşınır İstek formu, ilaç ve sarf

malzeme talebi ASOS programından istasyon sorumlusu veya uygun gördüğü yetkili kişiler

tarafından yapılmalı.Talepler yapılırken kullanılan Taşınır İstek formunda istasyon sorumlu

imzası mutlaka olması gereklidir. 6. Talepleri zamanında yapılmaması ve talep formunun uygun olmaması durumunda malzeme

yetkilisi talebi değerlendirir ve talep karşılanmaz.Talep yapan sorumluyla görüşülerek yanlışın düzeltilerek tekrar yapılması istenir.

7. Teslim alan ve teslim eden imzaları tamamlandıktan sonra İlaç ve Malzeme Talep Formu, ilgili dosyaya kaldırılarak saklanır.


MALZEME TALEP VE DAĞITIM İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Malzeme talep ihtiyaçları

belirlenir.

Taşınır istek fişi ile

Talep listesi oluşturulur.

İl Sağlık Müdürlüğüne talep listesi

gönderilir.

Karşılanan talepler fatura,

ambar çıkış pusulası veya

müdürlük tarafından verilen

tutanak karşılığında bir nüshası

Başhekimlik birim sorumlusuna kalacak şekilde imza karşılığı teslim alınır.

İl Sağlık Müdürlüğüne talep

listesindeki uygun görmesi durumunda

malzemeleri karşılayarak ilgili birim

sorumlusuna teslim eder.

Teslim alınan malzemeleri sayı, miktar

uyguluğu kontrol edilir ve ASOS

programına kayıt edilir.

Talep karşılanmaz birim

sorumlusu tarafından

tekrar düzeltilerek talep

gönderilir.

Uygun değil ise;

Birimlerden gelen talepler depo

sorumlusu tarafından değerlendirilir.

Uygun ise;

Malzemeler imza karşılığı teslim edilir.

Teslim alan ve teslim eden imzaları

tamamlandıktan sonra İlaç ve

Malzeme Talep Formu, ilgili

dosyaya kaldırılarak saklanır.



İ Ş SÜRECİ : Denetim İş Akış Süreci

1. Başhekimlik bağlı birimlere yapılacak olan denetlemeler (fiziksel ve işlevsel) ve öz

değerlendirme kalite yönetim direktörlüğü tarafından planlanır.

2. İdari işler personeli tarafından görev alacak personelin valilik olurları mevcut yılı kapsayacak

şekilde alınır.

3. Yıl içerisinde denetleme yapılacak birimler, görev alacak personel ve tarihleri değerlendirme

tarihinden önce planlanarak başhekim onayı sunulur.

4. Denetleme şekline göre haberli ve habersiz olarak yapılmaktadır.

5. Haberli denetimler en az 1(bir) hafta öncesi istasyonları EBYS sisteminden istasyon

sorumlularına veya istasyon e-mail adreslerinden duyurulur.

6. Denetleme günü formlar kalite birimi tarafından ekip sorumlusuna teslim edilir.Araç temini

başhekimlik baş şoförle görüşülerek ekibe tahsis edilir.

7. Birimlerde yapılan denetleme kriterlerine ait veriler teslim edilen formlar doldurularak kayıt

altına alınır.

8. Denetleme sonunda değerlendirme raporu hazırlanarak üst yetkili amire sunulur.

9. Denetlemeye ait evrakların bir nüshası ilgili birimde kalacak şekilde asıl evraklar kalite

yönetim birimine teslim edilerek dosyalanır.


DENETLEME İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Yıllık Denetleme Planı

oluşturulur.

Yılın başında Personellerin

valilik oluru alınır.

Denetleme (fiziksel, işlevsel,

öz değerlendirme) şekli,

formlar, gün ve ekip planı

yapılır.

Yapılan plan başhekim onayına

sunulur.

Birimlere denetleme günleri

EBYS veya e-mail üzerinden

duyurulur.

Denetleme günü ekibe araç tahsis

edilir.

Birimlerde değerlendirme kriterlerine

ait veriler formlara kayıt edilir ve

ekip yer alan personel tarafından

imzalanır.

Denetleme ait evraklar bir nüshası

ilgili birimde, asıları kalite yönetim

birimine teslim edilerek dosyalanır.

Değerlendirme raporu hazırlanarak

üst yetkili amire sunulur.



İ Ş SÜRECİ : Kurumlar Arası Koordinasyon ve Yazışma

1. İlgili yazı Başhekime ulaşır.

2. Başhekim söz konusu yazı içeriğiyle ilgili görevli olan personele yazıyı havale eder.

3. İlgili personel tarafından gelen yazının gereği yapılır.

4. Konuyla ilgili gerekli cevabi yazı yazılır.

5. Başhekime onaylanmak üzere gönderilir.


KURUMLARARASI KOORDİNASYON VE YAZIŞMALAR İŞ AKIŞ

SÜRECİ ŞEMASI

İlgili yazılar Başhekime

ulaşır.

Başhekim söz konusu yazı içeriğiyle

ilgili görevli olan personele yazıyı

havale eder.

İlgili personel tarafından gelen yazının

gereği yapılır.

Konuyla ilgili gerekli cevabi yazı

yazılır.



İ Ş SÜRECİ : Personel Özlük İşlemleri İş Akış Süreci

1. Personelin özlük haklarıyla (görev başlayış-ayrılış, izin, istifa, geçici görev onayı, tebliğ, rapor,

şifre işlemleri vb. gibi) ilgili tüm yazışmalar yapılır.

2. Personelin görev esnasında geçirmiş olduğu kaza için işyeri kazası ve beyaz kod

evraklar müdürlükteki ilgili birimi EBYS sisteminden üzerinden resmi yazı ile gönderilir.

3. İstasyon aylık nöbet çizelgelerinin her ayın 25. günü tarihine kadar personel özlük birimine

geldikten sonra kontrolü yapılır uygun olan listelerin onayı verilir.

4. Her ayın son iş günü personelin çalıştığı gün sayısı hesaplanır.

5. Ek ödeme gün bildirim formu hazırlanır.

6. Form başhekim onayına sunulur.ÇKYS programına veri girişleri yapılır.

7. Onaylanan formlar üst yazı Sağlık Müdürlüğüne gönderilir.

8. Başhekimlikte görev yapan personellerin her ayın ilk günü imza çizelgesi hazırlanır, önceki

çizelge arşivlenir.

9. Birim tarafından yapılan tüm resmi yazışmalar işlemler tamamlandıktan sonra dosyalanarak

arşivlenir.


PERSONEL ÖZLÜK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

İnsan Kaynakları Biriminden yazı

gelmesi

Personelin özlük haklarıyla

(izin, rapor, şifre işlemleri vb.

gibi) ilgili tüm yazışmalar

yapılır.

Her ayın son iş günü

Personelin çalıştığı gün

sayısı hesaplanır.

Beyaz Kod veya İş Kazası

Meydana geldiğinde

Her ayın ilk günü imza

çizelgesi hazırlanır.

Ek ödeme gün bildirim formu

hazırlanır. ÇKYS sistemine

giriş yapılır.

Evraklar oluşturulur ve

personel imzası alınır.

Her ayın ilk günü imza

çizelgesi hazırlanır ve takibi

yapılır.

Yazılar onaya sunulur.

Yazılar ilgili birime gönderilir.

Tüm resmi yazışmalar işlemler tamamlandıktan sonra dosyalanarak arşivlenir.



İ Ş SÜRECİ : Birim Performans Puanlarının Hesaplanması İş Akış Süreci

1.Her ayın 5.gününe kadar performans verilerine ait evraklar programdan ve birim personelinden

alınır. 2. Evraklar ve veriler tamamlandıktan sonra kriterlere ait form ve tutanaklara puanlama

hesaplaması yapılır.

3. Başhekimlik ve bağlı birimlerinin Performans Değerlendirme kriterleri formu ve tutanak

hazırlanır. 4. Tutanak ve değerlendirme kriterleri formu Acil Sağlık Hizmetleri Başkanı ve Başhekim onayına

sunulur.

5. Onaylanan yazılar EBYS sisteminden İl sağlık müdürlüğü Performans ve kalite

Koordinatörlüğüne gönderilir.

6. İşlem tamamlanan evraklar dosyalanarak arşivlenir.


BİRİM PERFORMANS PUAN HESAPLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Her Ayın

5.gününe

kadar

Performans Kriterlerine ait evraklar

programdan ve birim personelinden

alınır.

Evraklar ve veriler tamamlandıktan sonra

kriterlere ait form ve tutanaklara puanlama

hesaplaması yapılır.

Formu ve tutanaklar

hazırlanır.

Tutanak ve değerlendirme kriterleri formu

onaya sunulur.

Onaylanan yazılar EBYS sisteminden İl

sağlık müdürlüğü Performans ve Kalite

Koordinatörlüğüne gönderilir.

İşlem tamamlanan

evraklar dosyalanarak

arşivlenir.



İŞ SÜRECİ: İç Kontrol Eylem Planı

(1) Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı’nın talimatı doğrultusunda, İç Kontrol

Eylem Planı Çalışmaları başlatılır.

(2) Birimimize, İç Kontrol Birimi tarafından İç Kontrol Planı hazırlama talimatı verilir.

(3) İş akış süreçlerinin belirlenmesine yönelik çalışmalara başlanır.

(4) Birimimizce yapılan iş ve değerlendirmelerin iş akış süreci oluşturulur.

(5) Sorumluluk Matrisi, İş Akış Süreçleri ve İş Akış Şemaları Birim Sorumlusunun onayına

sunulur.Uygun değilse düzeltilmek üzere birim personeline geri iade edilir.

(6) Birim Sorumlusu tarafından onaylanan Sorumluluk Matrisi, İş Akış Süreçleri ve İş Akış

Şemaları İç Kontrol Birimi’ne gönderilir.


İÇ KONTROL EYLEM PLANI İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Sağlık Bakanlığı Strateji

Geliştirme Başkanlığı’nın Talimatı

Birimimize,İç Kontrol Birimi tarafından

İç Kontrol Planı hazırlama talimatı verilir.

İş akış süreçlerinin belirlenmesine

yönelik çalışmalara başlanır.

Birimimizce yapılan iş ve değerlendirmelerin

iş akış süreci oluşturulur.

Sorumluluk Matrisi,

İş Akış Süreçleri ve İş Akış Şemaları

Birim Sorumlusunun onayına sunulur.

Uygun değilse düzeltilmek üzere

birim personeline geri iade edilir.

Birim Sorumlusu tarafından onaylanan

Sorumluluk Matrisi, İş Akış Süreçleri

ve İş Akış Şemaları İç Kontrol Birimine gönderilir.

Sorumluluk Matrisi, İş Akış Süreçleri

ve İş Akış Şemaları

Uygun Değilse

Uygun İse

gazİantep İl saĞlik mÜdÜrlÜĞÜ acİl saĞlik ...gaziantepsaglik.gov.tr/depo/files/İl...

Documents