garis panduan mengenai penggunaan dan...

GARIS PANDUAN MENGENAI

PENGGUNAAN DAN PENGURUSAN

KOMPUTER

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UiTM)

KEDAH

UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UITM) KEDAH

KEMASKINI OGOS 2014

i

ISI KANDUNGAN PERKARA MUKASURAT ISI KANDUNGAN

i

1. PENGENALAN

1

2. TUJUAN

1

3. SKOP

1

4. PERATURAN PENGGUNAAN KOMPUTER

4.1 PENGGUNAAN PERKAKASAN

2

4.2 PENGGUNAAN PERISIAN

2

4.3 PENGURUSAN SISTEM KOMPUTER

3

4.4 PENGGUNAAN INTERNET DAN E-MEL RASMI

4

4.5 PENGURUSAN KESELAMATAN

4.5.1 KESELAMATAN PERKAKASAN

4

4.5.2 KESELAMATAN PERISIAN

5

5. PENUTUP

5

6. LAMPIRAN

LAMPIRAN A : MENYUSUN SEMULA FAIL DALAM DISK (DEFRAGMENTATION) Untuk Sistem Operasi Windows 7

Untuk Sistem Operasi Windows Vista

Untuk Sistem Operasi Windows XP

iii

vi

ix

LAMPIRAN B : MEMBERSIHKAN DISK (DISK CLEANUP) Untuk Sistem Operasi Windows 7



xii

xv

xviii

LAMPIRAN C : MEMADAM MAKLUMAT YANG DISIMPAN SEMASA MELAYARI INTERNET (DELETE BROWSING HISTORY)

Untuk Sistem Operasi Windows 7



xxii

xxv

xxvii

Garis Panduan Mengenai Penggunaan Dan Pengurusan Komputer Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah

1

1. PENGENALAN

Garis panduan ini adalah untuk memberikan panduan yang khusus kepada semua pegawai dan

kakitangan Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah mengenai tanggungjawab mereka sewaktu

mengguna, mengendali dan menyimpan rekod-rekod di dalam komputer. Ia juga mengariskan

beberapa etika yang perlu dipatuhi ketika menggunakan kemudahan komputer di dalam Universiti

Teknologi MARA (UiTM) Kedah.

2. TUJUAN

Tujuan panduan penggunaan dan pengurusan komputer ini adalah untuk memastikan bahawa:

2.1 Semua pegawai dan kakitangan Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah maklum tentang

adanya panduan dan peraturan terhadap penggunaan komputer;

2.2 Kemudahan komputer digunakan selaras dengan panduan dan peraturan yang ditetapkan;

2.3 Para pengguna kemudahan komputer sedar akan tanggungjawab mereka di dalam

pengurusan rekod-rekod di dalam komputer tersebut; dan

2.4 Dapat meminimakan sebarang permasalahan kepada kemudahan komputer Universiti

Teknologi MARA (UiTM) Kedah.

3. SKOP

Peraturan penggunaan dan pengurusan komputer ini meliputi:

3.1 Semua kemudahan komputer yang disediakan oleh Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah;

dan

3.2 Semua pegawai dan kakitangan Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah.

4. PERATURAN PENGGUNAAN DAN PENGURUSAN KOMPUTER

Peraturan penggunaan dan pengurusan komputer di Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah

terbahagi kepada 5 kategori iaitu Penggunaan Perkakasan, Penggunaan Perisian, Pengurusan

Sistem Komputer, Penggunaan Internet dan E-mel Rasmi, dan Pengurusan Keselamatan. Peraturan-

peraturan yang dikemukakan ini hendaklah dipatuhi sepenuhnya agar satu penggunaan yang

sistematik, efisyen dan berwibawa dapat dilaksanakan secara menyeluruh.


2

4.1 PENGGUNAAN PERKAKASAN

4.1.1 Anda adalah bertanggungjawab dalam menentukan perkakasan komputer seperti

CPU, monitor, papan kekunci, tetikus, Pengawal Voltan Automatik (AVR) dan wayar

sambungan (extension wire) adalah dalam keadaan baik.

4.1.2 Anda adalah bertanggungjawab dalam menentukan persekitaran perkakasan

komputer dalam keadaan selamat seperti tidak terdedah kepada haba yang

keterlaluan, tidak berkeadaan basah atau berair dan berminyak, tidak di tempat

berhabuk, tidak menambah beban berlebihan di atas perkakasan komputer

seperti meletakkan fail atau buku yang berlebihan ke atas CPU atau monitor.

4.1.3 Anda hendaklah memastikan semua komputer, AVR dan suis utama serta soket

penyambungan elektrik ditutup selepas waktu pejabat atau setelah tidak

digunakan lagi.

4.1.4 Anda dinasihatkan supaya tidak selalu atau kerap memindah lokasi perkakasan

komputer. Ini adalah untuk mengelakkan daripada getaran dan kesan terkena

hentakan (tidak sengaja) pada perkakasan komputer yang boleh memendekkan

jangka hayat perkakasan komputer tersebut.

4.1.5 Anda adalah dilarang menggunakan kemudahan komputer dan perkakasan komputer

di luar waktu pejabat. Walau bagaimanapun anda boleh menggunakan kemudahan

tersebut di luar waktu pejabat jika mendapat Pengesahan Kerja dari Ketua Bahagian/

Ketua Unit.

4.1.6 Bagi komputer riba, anda adalah diamanahkan untuk memastikan komputer riba

tidak jatuh, terhempas atau mengalami gegaran yang keterlaluan.

4.2 PENGGUNAAN PERISIAN

4.2.1 Anda adalah bertanggungjawab dalam menentukan komputer menggunakan perisian

yang sah sahaja. Anda dilarang memasang atau memasukkan perisian tidak sah

atau ‘cetak rompak’ ke dalam komputer sama ada melalui floppy disk atau

CD/DVD-ROM atau memindah turun dari Internet atau mana-mana media tanpa

kebenaran dari Unit Teknologi Maklumat (UTM). Perisian yang sah boleh

diinstalasi oleh Juruteknik Komputer.


3

4.2.2 Anda dilarang sama sekali memindah turun (download) fail dari Internet atau

mana-mana program yang memerlukan penggunaan memori besar serta

mempengaruhi kepantasan rangkaian dan jangka hayat komputer.

4.2.3 Anda adalah dilarang menggunakan komputer untuk tujuan pemasangan video

CD atau DVD atau muzik atau permainan komputer dan aktiviti-aktiviti yang tidak

berkaitan dengan urusan pejabat pada bila-bila masa.

4.2.4 Anda adalah dilarang menggunakan komputer untuk tujuan komunikasi peribadi

dan aktiviti-aktiviti yang tidak berkaitan dengan urusan pejabat pada bila-bila masa.

4.3 PENGURUSAN SISTEM KOMPUTER

4.3.1 Anda digalakkan untuk melaksanakan penyelenggaraan komputer sekurang-

kurangnya sebulan sekali untuk memastikan prestasi komputer sentiasa berada

pada tahap yang optimum dengan:

4.3.2 Menyusun semula kedudukan fail dalam disk dengan kaedah ‘Defragmentation’

untuk memastikan kedudukan fail sentiasa berada dalam keadaan yang mudah

diambil oleh sistem (sila rujuk lampiran B).

4.3.3 Membersihkan disk dengan kaedah ‘Disk Cleanup’ untuk memadamkan fail yang

tidak diperlukan oleh sistem komputer (sila rujuk lampiran C).

4.3.4 Memadam maklumat yang disimpan semasa melayari Internet dengan kaedah

‘Delete Browsing History’ (sila rujuk lampiran D).

4.3.5 Anda dilarang untuk mengubah sebarang konfigurasi sedia ada dalam komputer.

Anda perlu memaklumkan kepada Juruteknik Komputer sekiranya sistem komputer

mengeluarkan sebarang mesej asing.

4.3.6 Anda perlu menyimpan semua dokumen di dalam folder dan diletakkan di dalam

Local Disk (D:) untuk memudahkan proses penyelenggaraan sekiranya komputer perlu

di format.

4.3.7 Anda tidak digalakkan untuk menyimpan dokumen di Desktop dan menggunakan

interaktif ‘wallpaper’ kerana ia akan melambatkan operasi sistem komputer.


4

4.4 PENGGUNAAN INTERNET DAN E-MEL RASMI

4.4.1 E-mel yang mempunyai nama domain kedah.uitm.edu.my adalah e-mel rasmi jabatan

dan ia hanyalah untuk tujuan rasmi sahaja.

4.4.2 Anda yang mempunyai kemudahan akaun e-mel dikehendaki untuk menyemak dan

mengemaskini email tersebut sekurang-kurangnya sekali sehari.

4.4.3 E-mel yang telah menghampiri saiz maksimum simpanan perlu dipadam untuk

membolehkan kemudahan e-mel dapat berfungsi dengan baik.

4.4.4 Anda tidak digalakkan mengirim e-mel yang mempunyai lampiran bersaiz besar

melebihi 2 Mb. Ini adalah untuk mengoptimumkan kadar kelajuan kiriman dan

membuka e-mel tersebut. Anda dinasihati supaya menggunakan format .zip atau

compress fail yang bersaiz besar sebelum membuat kiriman.

4.4.5 Sekiranya anda ingin menghantar emel kepada bilangan pengguna yang ramai (200

orang) dan saiz emel yang besar (melebihi 100 K), anda perlu menggunakan

aplikasi emel ‘For Your Information’. Pautan untuk ke aplikasi ‘For Your Information’

tersebut boleh diperolehi daripada Unit Teknologi Maklumat.

4.4.6 Anda tidak digalakkan untuk mengirim e-mel yang tidak berkaitan dengan tugas

rasmi kepada kumpulan pengguna yang tidak berkaitan kerana ruang e-mel yang

diberikan untuk setiap staf adalah terhad.

4.4.7 Anda ditegah daripada melayari laman web yang tidak berkaitan dengan tugas kerja.

4.5 PENGURUSAN KESELAMATAN

4.5.1 KESELAMATAN PERKAKASAN

4.5.1.1 Kemudahan komputer yang diamanahkan kepada anda yang terletak di dalam

bilik atau pejabat terdedah kepada ancaman yang menjejaskan

keselamatannya. Oleh itu, anda hendaklah sentiasa memastikan komputer

hendaklah diletakkan di tempat yang mempunyai kawalan fizikal yang selamat

daripada penceroboh atau sebarang bentuk capaian tidak sah.


5

4.5.1.2 Apabila disedari sebarang kejadian kehilangan perkakasan komputer, anda

hendaklah dengan segera melaporkan kejadian tersebut kepada Pejabat

Polis Bantuan UiTM Kedah berserta butir-butir lengkap perkakasan yang

hilang.

4.5.2 KESELAMATAN PERISIAN

4.5.2.1 Virus komputer merupakan salah satu ancaman kepada keselamatan

perisian komputer yang tersebar luas. Antara langkah yang perlu anda

praktikkan supaya tidak mengalami ancaman virus ialah:

i) Memastikan pattern antivirus terkini diinstall dalam komputer anda.

ii) Mengimbas pen drive atau external hard disk menggunakan pakej

antivirus terlebih dahulu sebelum membukanya di komputer anda.

iii) Tidak muat-turun pakej atau aplikasi baru terutamanya dari sumber yang

tidak dapat dipastikan keselamatannya.

iv) Jangan muat-turun fail tertentu yang dikirimkan melalui e-mel

terutamanya fail yang boleh dilarikan seperti .vbs, .pl, .exe, atau apa

sahaja jenis fail yang berkemungkinan mengandungi virus.

4.5.2.2 Anda dinasihatkan supaya tidak meninggalkan komputer anda ketika sedang

menggunakan aplikasi atas talian kerana dibimbangi akan berlaku

pencerobohan. Pastikan anda telah keluar dari aplikasi tersebut apabila tidak

digunakan.

5. PENUTUP

Garis Panduan ini mengandungi amalan-amalan terbaik mengenai penggunaan dan pengurusan

komputer yang patut diikuti oleh semua kakitangan Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah. Garis

Panduan ini akan dikemaskini dari masa ke semasa selaras dengan perkembangan teknologi

maklumat.

ii

LAMPIRAN A :

MENYUSUN SEMULA FAIL DALAM DISK

(DEFRAGMENTATION)

iii


BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH

1

Skrin 1: Desktop

1. Tutup semua

aplikasi dan

dokumen.

2. Klik kanan pada

ikon Computer.

3. Pilih Open.

2

Skrin 2: Computer

1. Klik kanan pada

Local Disk (C:).

2. Pilih Properties.

iv

3

Skrin 3: Local Disk (C:)

Properties

1. Klik pada tab Tools.

2. Pada ruangan

Defragmentation,

klik butang

Defragment Now...

4

Skrin 4: Disk

Defragmenter

1. Klik partition yang

ingin di defrag.

2. Klik butang Analyze

disk untuk

mengetahui sama

ada partition

tersebut

memerlukan proses

defragmentasi.

v

5

Skrin 5: Disk

Defragmenter

1. Klik pada butang

Defragment disk

6

Skrin 6: Disk

Defragmenter

1. Skrin menunjukkan

sistem sedang

dalam proses

defragmentasi.

vi



1

Skrin 1: Desktop

4. Tutup semua aplikasi

dan dokumen.

5. Klik kanan pada ikon

Computer.

6. Pilih Open.

2

Skrin 2: Computer

3. Klik kanan pada Local

Disk (C:).


vii

3


Properties


4. Pada ruangan

Defragmentation, klik

butang Defragment

Now...

4

Skrin 4: Disk

Defragmenter

2. Klik pada butang

Defragment now....

viii

5

Skrin 5: Disk

Defragmenter:

Defragment Now...

1. Tandakan pada

ruangan yang

berkenaan.

2. Klik butang OK.

6

Skrin 6: Skrin Disk

Defragmenter

1. Skrin menunjukkan

sistem sedang dalam

proses

defragmentasi.

2. Klik butang Cancel

defragmentation

untuk menamatkan

proses

defragmentasi.

ix



1

Skrin 1: Desktop

1. Tutup semua aplikasi

dan dokumen.

2. Klik kanan pada ikon My

Computer.

3. Pilih Open.

2

Skrin 2: My Computer


Disk (C:).


x

3


Properties


2. Pada ruangan

Defragmentation, klik

butang Defragment

Now...

4

Skrin 4: Disk Defragmenter

1. Sila pilih volume untuk

defragment.

2. Klik pada butang

Defragment.

5

Skrin 5: Skrin Disk

Defragmenter

Skrin menunjukkan sistem

sedang dalam proses

defragmentasi.

xi

LAMPIRAN B :

MEMBERSIHKAN DISK

(DISK CLEANUP)

xii


BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH-LANGKAH

1.

Skrin 1: Desktop

1. Untuk membuka

aplikasi, klik:

i. Start

ii. All Programs

iii. Accessories

iv. System Tools

v. Disk CleanUp

xiii

4.

Skrin 2: Disk Cleanup :

Drive Selection

1. Pilih Drive yang akan

dibersihkan.

2. Kemudian, klik butang

OK.

5.

Skrin 3: Disk Cleanup


sedang mengimbas fail-fail

yang akan dipadam.

6.

Skrin 4: Disk Cleanup for

(C:)

1. Pada ruangan Files to

delete:, tandakan pada

kotak yang berkenaan.

2. Klik butang OK.

xiv

7.


1. Klik butang Delete

Files.

8.



sedang dalam proses

memadam fail.

xv



1.

Skrin 1: Desktop

2. Klik kanan pada ikon

Computer.

3. Pilih Open.

2.

Skrin 2: Computer


Disk (C:)


xvi

3.


Properties

1. Klik pada tab General.

2. Klik pada butang Disk

Cleanup.

4.


Options

3. Pilih antara 2 jenis fail.

4. Klik pada pilihan

tersebut.

5.




yang akan dipadam.

xvii

6.


(C:)


delete, tandakan pada


4. Klik butang OK.

7.


2. Klik butang Delete Files.

8.



sedang dalam proses

memadam fail.

xviii



1.

Skrin 1: Desktop

1. Klik kanan pada ikon My

Computer.

2. Pilih Open.

2.

Skrin 2: My Computer


Disk (C:)


xix

3.


Properties


2. Klik pada butang Disk

Cleanup.

4.




yang akan dipadam.

xx

5.


(C:)


delete, tandakan pada


2. Klik butang OK.

6.


(C:)

1. Klik butang Yes.

7.



sedang dalam proses

memadam fail.

xxi

LAMPIRAN C :

MEMADAM MAKLUMAT YANG DISIMPAN

SEMASA MELAYARI INTERNET

(DELETE BROWSING HISTORY)

xxii


PAPARAN SKRIN LANGKAH

1.

Skrin 1: Desktop

1. Klik kanan pada

ikon Internet

Explorer.

2. Pilih Open.

2.

Skrin 2: Windows

Internet Explorer

1. Klik pada tab

Tools.

2. Pilih Internet

Options.

xxiii

3.

Skrin 3: Internet

Options

1. Klik pada tab

General.

2. Pada ruangan

Browsing

history, klik

butang

Delete....

xxiv

4.

Skrin 4: Delete

Browsing History

1. Tandakan pada

kotak yang

dikehendaki.

2. Kemudian klik

butang Delete.

5.

Skrin 5:Delete

Browsing History

Skrin menunjukkan

fail-fail sedang

dalam proses

pemadaman.

xxv


PAPARAN SKRIN LANGKAH

1.

Skrin 1: Desktop

3. Klik kanan pada Internet

Explorer.


2.

Skrin 2: Internet Properties


4. Pada ruangan Browsing

History, klik butang

Delete....

xxvi

3.

Skrin 3: Delete Browsing

History

3. Klik butang Delete all....

4.

Skrin 4: Delete Browsing

History

1. Tandakan kotak Also

delete files setting

stored by add-ons.

2. Klik butang Yes.

5.

Skrin 5:Delete Browsing

History

Skrin menunjukkan fail-fail

sedang dalam proses

pemadaman.

xxvii



1.

Skrin 1: Desktop

1. Klik kanan pada Internet

Explorer.

2. Pilih Internet Properties.

2.



2. Pada ruangan

Temporary Internet

Files, klik pada butang

Delete Cookies....

xxviii

3.

Skrin 3: Delete Cookies

1. Klik butang Ok.

4



2. Pada ruangan

Temporary Internet Files

klik pada butang Delete

Files....

5.

Skrin 5: Delete Files

1. Tandakan kotak Delete

all offline content.

2. Klik butang Ok.

garis panduan mengenai penggunaan dan...

Documents