garis panduan jawatankuasa penyiasat kehilangan aset ... · pdf filebuku daftar kunci nama ......
TRANSCRIPT
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 2
Perutusan Ketua Pengarah Pertanian 3
Objektif Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset 4
Format Laporan Akhir Kehilangan Aset 5 Alih Kerajaan (KEW.PA-30)
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset 7 Kes 1 - Kehilangan Aset oleh Pegawai yang
Bertanggungjawab 8 Kes 2 - Kehilangan Aset yang dipinjamkan Kepada Pegawai (Aset Gunasama) 20
Kes 3 - Kehilangan Aset yang dipinjamkan Kepada Golongan Sasar 32
Kes 4 - Kehilangan Kenderaan Jabatan 44
KANDUNGAN
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 4
OBJEKTIF
KETUA
PENGARAH
PERANIAN
Objektif utama Garis Panduan ini adalah
untuk menyediakan satu prosedur dan
tatacara standard yang boleh diguna pakai
oleh semua Pegawai Penyiasat Kehilangan
Aset ketika menjalankan tugas dalam
menyiasat kes kehilangan aset kerajaan
Memudahkan serta memberi lebih
kefahaman kepada Pegawai Penyiasat
Kehilangan Aset Jabatan Pertanian dalam
Menjalankan Penyiasatan Kes Kehilangan
Aset dengan lebih telus dan berintegriti
Memudahkan Pegawai Penyiasat
Menyempurnakan Laporan Kehilangan Aset
Kerajaan (Kew.Pa 30)
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 5
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan:
1. Keterangan Aset yang Hilang:
(a) Jenis Aset
(b) Jenama dan Model
(c) Kuantiti
(d) Tarikh Perolehan
(e) Harga Perolehan Asal
(f) Anggaran Nilai Semasa
2. Perihal Kehilangan:
(a) Tarikh diketahui
(b) Tarikh sebenar berlaku
(c) Tempat kejadian.
(d) Bagaimana kehilangan diketahui
(e) Bagaimana kehilangan berlaku
3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.
4. (a) Nama pegawai yang:
(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.
(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia.
(iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu.
(b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan:- (i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan
(ii) Tugasnya (sertakan senarai tugas)
(iii) Taraf Jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/ sementara/ kontrak)
(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan tarikh
kuatkuasa hukuman.
(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan
(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada,
berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)
(vii) Maklumat lain, jika ada.
KEW.PA - 30
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 6
5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.
6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.
7. Rumusan Siasatan
8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.
Tandatangan : ………………………………………….. (Pengerusi) Nama : ………………………………………….. Jawatan : ………………………………………….. Tarikh : …………………………………………..
Tandatangan : ………………………………………….. (Ahli) Nama : ………………………………………….. Jawatan : ………………………………………….. Tarikh : …………………………………………..
Tandatangan : ………………………………………….. (Ahli) Nama : ………………………………………….. Jawatan : ………………………………………….. Tarikh : …………………………………………..
9. Syor dan Ulasan Pegawai Pengawal :-
Syor : Ulasan: Tandatangan : Nama : Jawatan : Tarikh : Cap Kementerian / Jabatan :
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 7
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian ini
disediakan mengikut empat (4) kes, iaitu:
KES
1
KEHILANGAN ASET OLEH PEGAWAI
YANG BERTANGGUNGJAWAB
KES
2
KEHILANGAN ASET YANG
DIPINJAMKAN KEPADA PEGAWAI
(ASET GUNASAMA)
KES
3
KEHILANGAN ASET YANG
DIPINJAMKAN KEPADA KUMPULAN
SASAR
KES
4
KEHILANGAN KENDERAAN JABATAN
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 8
KES
1
KEHILANGAN ASET OLEH
PEGAWAI YANG
BERTANGGUNGJAWAB
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 9
SOALAN :
1) Keterangan Aset Yang Hilang
2) Perihal Kehilangan
Dokumen-dokumen yang perlu dirujuk oleh Pegawai Penyiasat bagi menyediakan Laporan Akhir
Kehilangan Aset Alih Kerajaan, ialah:
i. Laporan Polis
ii. Daftar Harta Modal / Daftar Inventori (KEW.PA-2 / KEW.PA-3)
iii. Daftar Pergerakan Harta Modal (KEW.PA-6)
iv. Surat Kebenaran Penggunaan Aset Di Luar Pejabat
v. Senarai Aset di Lokasi (KEW.PA-7)
vi. Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-28)
vii. Hasil soal siasat dan lawatan / gambar lokasi
BIL
DOKUMEN /
SUMBER
RUJUKAN
PERKARA YANG PERLU DITELITI CATATAN
1 Laporan Polis Perihal kejadian Tarikh & masa Lokasi Pegawai yang melapor Aset yang hilang Sebab-sebab kehilangan
Laporan Polis merupakan
RUJUKAN RASMI bagi
tujuan siasatan
2 Laporan Awal
Kehilangan Aset
Alih Kerajaan,
(KEW.PA-28)
Tarikh diketahui Tarikh sebenar berlaku Tempat kejadian Bagaimana kehilangan diketahui Bagaimana kehilangan dilaporkan Nama pegawai terakhir yang
menyimpan atau menggunakan aset tersebut
Teliti Laporan Awal
Kehilangan Aset Alih
Kerajaan (KEW PA-28)
untuk mengetahui perihal
aset yang hilang
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 10
BIL
DOKUMEN /
SUMBER
RUJUKAN
PERKARA YANG PERLU DITELITI CATATAN
3 Daftar Harta Modal
/ Daftar Inventori
(KEW.PA-2 /
KEW.PA-3)
Maklumat Aset seperti yang tercatat di Bahagian A , KEW.PA-2 / KEW.PA-3
Maklumat Aset seperti tercatat dalam
KEW.PA-2/ KEW.PA-3 Teliti KEW.PA-2 / KEW.PA-3 dan
pastikan ia dikemas kini
4 Daftar Pergerakan
Harta Modal
(KEW.PA-6)
Jenis aset Nama peminjam Tarikh dikeluarkan Pegawai pengeluar Tarikh dipulangkan
KEW PA 6 diperlukan
sekiranya kehilangan
berlaku di luar kawasan
pejabat.
Periksa KEW PA 6
pastikan dikemas kini.
Perlu diisi mengikut
keadaan semasa
5 Surat Kebenaran
penggunaan Aset
di luar pejabat
Kebenaran bertulis dipohon dan diluluskan/ditandatangani oleh Ketua Jabatan
Tempoh penggunaan perlu diteliti
sama ada semasa dalam tempoh penggunaan atau selepas penggunaan.
Sekiranya kehilangan
berlaku di luar kawasan
pejabat
6 Senarai Aset di
Lokasi
(KEW.PA-7)
Periksa senarai Aset di lokasi penempatan.
Periksa KEW.PA-7, pastikan
sentiasa dikemas kini dan dipaparkan di tempat yang selamat.
7 Hasil soal siasat Temu bual bersama pegawai terbabit Lawatan lokasi kejadian Bukti bergambar Cara bagaimana kejadian kehilangan
aset boleh berlaku.
Merupakan Dokumen bagi
menyokong laporan yang
dibuat.
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 11
SOALAN :
3) Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis Telah Diterima
4) Maklumat Pegawai yang Berkenaan
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
Sama ada Laporan
Hasil Penyiasatan
Polis telah diperoleh
Ketua Jabatan Pegawai Penyelia Pegawai yang
bertanggungjawab ke atas aset tersebut
1. Adakah tuan telah
menerima laporan hasil
penyiasatan polis?
Jika ada, dapatkan
salinannya
2. Jika tiada, adakah tuan
telah menghubungi
pihak polis bagi
mendapatkan laporan
tersebut?
Kehilangan oleh
pegawai yang
bertanggungjawab:
a. Nama pegawai
yang secara
langsung menjaga
aset tersebut
b. Nama pegawai
yang
bertanggungjawab
sebagai penyelia
Pegawai Aset
Ketua Jabatan /
Pegawai Aset
1. Adakah KEW.PA-2
atau KEW. PA-3
disediakan?
2. Boleh saya dapatkan
salinan KEW.PA-2
atau KEW. PA-3?
1. Siapakah pegawai
penyelia kepada
pegawai yang
bertanggungjawab ke
atas aset yang hilang?
2. Boleh saya dapatkan
salinan carta
organisasi?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 12
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
c. Nama pegawai
yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
itu.
Ketua Jabatan /
Pegawai Aset
1. Siapakah yang
bertanggungjawab ke
atas kehilangan aset
tersebut?
Semak KEW.PA-2 atau
KEW.PA-3 untuk
pengesahan
Mengenai setiap
pegawai di atas,
nyatakan:
a. Jawatan hakiki
pada masa
kehilangan
b. Tugasnya
(sertakan senarai
tugas)
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Apakah jawatan hakiki
tuan/puan pada masa
kehilangan?
Boleh saya dapatkan
senarai tugas tuan/puan?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 13
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
c. Taraf jawatan
(sama ada
tetap/dalam
percubaan /
sementara /
kontrak)
d. Sama ada ditahan
kerja atau
digantung. Jika
ada nyatakan
tarikh kuatkuasa
hukuman.
e. Tarikh bersara
atau penamatan
perkhidmatan
f. Sama ada pernah
melakukan apa-
apa kesalahan dan
hukumannya. (Jika
ada, berikan butir-
butir ringkas dan
rujukannya)
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA- 3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Apakah taraf jawatan
tuan/puan?
1. Pernahkah tuan
ditahan kerja atau
digantung kerja?
2. Jika ada, boleh
tuan/puan nyatakan
tarikh kuatkuasa
hukumannya?
Bilakah tarikh tuan/puan
bersara?
1. Adakah tuan/puan
pernah dikenakan
tindakan tatatertib atau
surcaj?
2. Jika ada, apakah
hukumannya?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 14
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
g. Maklumat lain jika
ada
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
3. Bolehkan tuan/puan
nyatakan secara
ringkas dan
rujukannya?
Adakah tuan ingin
memberitahu apa-apa
maklumat lain kepada
saya?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 15
SOALAN :
5) Pematuhan Terhadap Pekeliling berkaitan dan Arahan Keselamatan
6) Langkah-langkah Pencegahan yang Diambil
BIL DOKUMEN PERKARA YANG
PERLU DITELITI
CATATAN
1.
ARAHAN KESELAMATAN /
TATACARA PENGURUSAN
ASET
Surat Lantikan Pegawai
Keselamatan Jabatan
Nama
Jawatan
Peranan
Pegawai Keselamatan Jabatan perlu
memiliki Buku Arahan Keselamatan
2. a. Surat Lantikan Pegawai
Daftar Kunci
b. Buku Daftar Kunci
Nama, Jawatan &
Peranan
Pergerakan kunci
asal dan pendua
Penyimpanan dan penggunaan kunci
dan kunci pendua mestilah mematuhi
Arahan Keselamatan
3. Arahan Keselamatan:
Keselamatan Bangunan
Ciri-ciri
keselamatan
bangunan di mana
berlaku kehilangan
aset dsb
a. Pengubahsuaian dan bangunan-
bangunan baru perlu mematuhi
Arahan Keselamatan Kerajaan
b. Jadual harga pembinaan
pintu,gril, kunci hendaklah
mematuhi Arahan Keselamatan
4. Surat Lantikan Pegawai Aset Nama
Jawatan
Peranan
Carta Organisasi
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 16
5. KEW.PA-2 / KEW.PA-3
KEW.PA-7
KEW.PA-10 / KEW.PA-11
Penempatan
(adakah
ditempatkan pada
pegawai dan lokasi
yang berkenaan)
Senarai Aset Alih
Kerajaan
(adakah aset yang
telah hilang
disenaraikan dalam
Kew.PA-7 di bilik /
lokasi yang
berkenaan)
Pemeriksaan
(dakah aset
tersebut telah
diperiksa secara
tahunan)
6. Surat Kelulusan dan
Akuterima Aset Alih yang
dikhaskan untuk kegunaan
pegawai (jika berkenaan).
Contoh; Notebook, kereta,
alat PDA, iPad dan lain-lain.
Nama dan
tandatangan
Pegawai
berkenaan
Jawatan Pegawai
Nama dan
tandatangan
Pegawai yang
melulus
Hanya untuk Pegawai yang telah
dikhaskan memiliki aset untuk
menjalankan tugas rasmi dan perlu
dipulangkan jika bersara atau
diarahkan bertukar
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 17
I. Langkah-langkah Keselamatan – Lokasi Penyimpanan
a. Menjaga dalam keadaan yang maksimum
b. Lokasi penyimpanan adalah di tempat yang tidak dapat dilihat oleh orang lain
(seperti peti besi)
c. Pelawat berurusan di kaunter dan ruang bincang sahaja dan pelawat perlu didaftar
di bahagian masuk
d. Penyediaan CCTV di sekitar pejabat yang strategik
e. Pengawal keselamatan perlulah mencatat kenderaan keluar dan masuk pejabat
terutamanya selepas waktu pejabat
f. Pengawal keselamatan perlu disediakan kunci perakam waktu dan di check point di
tempat-tempat strategik
II. Langkah-langkah Keselamatan – Kawalan & Penjagaan Aset yang Bernilai dan
Menarik
a. Gril perlu dipasang pada pintu dan tingkap
b. Bilik/stor dan kabinet perlu dikunci / berpalang / bermangga semasa ketiadaan
pegawai
c. Pejabat perlu dikunci / berpalang / bermangga
d. Pintu pagar perlu bermangga
e. Gambar aset dan lokasi perlu diambil sebagai rekod
f. Label HAK KERAJAAN MALAYSIA bersaiz besar /jelas
g. Menandakan lokasi aset dan inventori (spt dalam 5S) untuk pengesanan awal
kehilangan
III. Langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencegah kejadian berulang
a. Tindakan baru seperti langkah-langkah mengetatkan kawalan keselamatan
b. Menukar mangga kepada yang berkualiti, membaiki kerosakan kepada infrastruktur
kawalan, pemasangan CCTV, Sistem Penggera dan sebagainya.
c. Arahan-arahan baru bertulis daripada Ketua Pejabat atau Pegawai Keselamatan
d. Pemantauan dan lawatan mengejut oleh Pegawai Keselamatan pada luar waktu
pejabat
e. Penyusunan semula agihan kerja (jika perlu)
*Semua perlu berada dalam keadaan yang baik dan berfungsi
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 18
SOALAN :
7) Rumusan Siasatan
8) Hukuman dan Justifikasi
PEGAWAI
TERLIBAT
FAKTA KES
CONTOH RUMUSAN
SYOR
Maklumat Pegawai:
1. Nama
2. Jawatan
3. Gred
Tarikh kejadian
Lokasi kejadian
Jenis aset yang
hilang
Cara kehilangan
Langkah-langkah keselamatan sedia ada
Prosedur pengurusan aset
Arahan keselamatan
Langkah-langkah pencegahan yang diambil
Rumusan Siasatan mendapati:
Kehilangan berlaku pada
30 Mei 2012.
Lokasi kejadian di Hotel Admiral Cove.
Jenis aset yang hilang ialah Komputer Riba jenama Toshiba Protégé 150.
Cara kehilangan tertinggal di dalam Dewan Commrode.
Langkah-langkah keselamatan sedia ada dipatuhi/tidak dipatuhi kerana:
a. ...................... b. ...................... c. ...................... d. ......................
Prosedur pengurusan aset
dipatuhi/tidak dipatuhi kerana:
a. ...................... b. ...................... c. ...................... e. ......................
Setelah siasatan dan
pemerhatian dibuat,
Jawatankuasa
Penyiasat Kehilangan
Aset mendapati
terdapat..........
KECUAIAN /
TIADA KECUAIAN
yang dilakukan oleh
pegawai (nama /
jawatan / gred)
yang
dipertanggungjawabkan
secara langsung pada
aset tersebut.
Sehubungan dengan
itu, disyorkan pegawai
tersebut.......
Tidak dikenakan
sebarang hukuman /
tindakan tatatertib
atau
Dikenakan surcaj
atau
Dikenakan tindakan
tatatertib
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 19
Arahan keselamatan
dipatuhi/tidak dipatuhi kerana:
a. ...................... b. ...................... c. ...................... d. ......................
Langkah-langkah
pencegahan yang telah diambil ialah:
a. ...................... b. ...................... c. ...................... d. ......................
atau
Dikenakan surcaj &
tindakan tatatertib
(kedua-duanya sekali)
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 20
KES
2
KEHILANGAN ASET YANG
DIPINJAMKAN KEPADA
PEGAWAI (ASET GUNASAMA)
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 21
SOALAN :
1) Keterangan Aset Yang Hilang
2) Perihal Kehilangan
Dokumen-dokumen yang perlu dirujuk oleh Pegawai Penyiasat bagi menyediakan Laporan Akhir
Kehilangan Aset Alih Kerajaan, ialah:
i. Laporan Polis
ii. Daftar Harta Modal / Daftar Inventori (KEW.PA-2 / KEW.PA-3)
iii. Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-28)
iv. Daftar Pergerakan Harta Modal (KEW.PA-6)
v. Surat kebenaran penggunaan aset di luar pejabat
vi. Hasil soal siasat dan lawatan / gambar lokasi
BIL
DOKUMEN /
SUMBER
RUJUKAN
PERKARA YANG PERLU DITELITI CATATAN
1 Laporan Polis Perihal kejadian
Tarikh & masa Lokasi
Pegawai yang melapor
Aset yang hilang
Sebab-sebab kehilangan
Laporan Polis merupakan
RUJUKAN RASMI bagi
tujuan siasatan
2 Laporan Awal
Kehilangan Aset
Alih Kerajaan,
(KEW.PA-28)
Tarikh diketahui Tarikh sebenar berlaku
Tempat kejadian
Bagaimana kehilangan diketahui
Bagaimana kehilangan dilapor
Nama pegawai terakhir yang
menyimpan atau menggunakan aset tersebut
Teliti Laporan Awal
Kehilangan Aset Alih
Kerajaan (KEW PA-28)
untuk mengetahui perihal
aset yang hilang
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 22
BIL
DOKUMEN /
SUMBER
RUJUKAN
PERKARA YANG PERLU DITELITI CATATAN
3 Daftar Harta Modal
/ Daftar Inventori
(KEW.PA-2 /
KEW.PA-3)
Maklumat Aset seperti yang tercatat di Bahagian A , KEW.PA-2 / KEW.PA-3
Maklumat Aset seperti tercatat dalam KEW.PA-2 / KEW.PA-3.
Periksa KEW PA-2 / KEW.PA-3
pastikan dikemas kini
4 Daftar Pergerakan
Harta Modal
(KEW.PA-6)
Jenis aset
Nama peminjam Tarikh dikeluarkan
Pegawai pengeluar
Tarikh dipulangkan
KEW PA 6 diperlukan
sama ada kehilangan
berlaku di dalam dan di luar
kawasan pejabat.
5 Surat Kebenaran
penggunaan Aset
di luar pejabat
Kebenaran bertulis dipohon dan diluluskan/ ditandatangani oleh Ketua Jabatan
Tempoh penggunaan perlu diteliti sama ada semasa dalam tempoh penggunaan atau selepas penggunaan
Sekiranya kehilangan
berlaku selepas tempoh
dibenarkan, pegawai
penyiasat perlu meneliti
sama ada pengguna ada
mohon kebenaran lanjutan
pinjaman.
6 Hasil soal siasat Temu bual bersama pegawai terbabit
Lawatan lokasi kejadian Bukti bergambar
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 23
SOALAN :
3) Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis Telah Diterima
4) Maklumat Pegawai yang Berkenaan
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
Sama ada Laporan
Hasil Penyiasatan
Polis telah diperoleh
Ketua Jabatan Pegawai Penyelia Pegawai yang
bertanggungjawab ke atas aset tersebut
1. Adakah tuan telah
menerima laporan
hasil penyiasatan
polis?
Jika ada, dapatkan
salinannya
2. Jika tiada, adakah
tuan telah
menghubungi pihak
polis bagi
mendapatkan laporan
tersebut?
Kehilangan oleh
pegawai yang
bertanggungjawab:
a. Nama pegawai
yang secara
langsung menjaga
aset tersebut
b. Nama pegawai
yang
bertanggungjawab
sebagai penyelia
Pegawai Aset
Ketua Jabatan /
Pegawai Aset
1. Adakah KEW.PA-2
atau KEW. PA-3
disediakan?
2. Boleh saya dapatkan
salinan KEW.PA-2
atau KEW. PA-3 dan
KEW.PA-6?
1. Siapakah pegawai
penyelia kepada
pegawai yang
bertanggungjawab ke
atas aset yang hilang?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 24
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
c. Nama pegawai
yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
itu.
Ketua Jabatan /
Pegawai Aset
2. Boleh saya dapatkan
salinan carta
organisasi?
1. Siapakah yang
bertanggungjawab ke
atas kehilangan aset
tersebut?
Semak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 dan KEW.PA-6 untuk pengesahan
2. Sekiranya kes
kehilangan berlaku di
kediaman peminjam,
adakah Pegawai yang
menggunakan telah
mendapat kebenaran
bertulis daripada Ketua
Jabatan atau Pegawai
Aset untuk membawa
pulang ke rumah (atas
urusan kerja)?
3. Adakah KEW.PA-2 /
KEW.PA-3 dan
KEW.PA-6 ini telah
dikemas kini?
4. Jika tidak, nyatakan
sebabnya dan
siapakah pengguna
terakhir aset tersebut?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 25
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
Mengenai setiap
pegawai di atas,
nyatakan:
a. Jawatan hakiki
pada masa
kehilangan
b. Tugasnya
(sertakan senarai
tugas)
c. Taraf jawatan
(sama ada
tetap/dalam
percubaan /
sementara /
kontrak)
d. Sama ada ditahan
kerja atau
digantung. Jika
ada nyatakan
tarikh kuatkuasa
hukuman.
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Apakah jawatan hakiki
tuan/puan pada masa
kehilangan?
Boleh saya dapatkan
senarai tugas tuan/puan?
Apakah taraf jawatan
tuan/puan?
1. Pernahkah tuan
ditahan kerja atau
digantung kerja?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 26
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
e. Tarikh bersara
atau penamatan
perkhidmatan
f. Sama ada pernah
melakukan apa-
apa kesalahan dan
hukumannya. (Jika
ada, berikan butir-
butir ringkas dan
rujukannya)
g. Maklumat lain jika
ada
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA- 3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
2. Jika ada, boleh
tuan/puan nyatakan
tarikh kuatkuasa
hukumannya?
Bilakah tarikh tuan/puan
bersara?
1. Adakah tuan/puan
pernah dikenakan
tindakan tatatertib atau
surcaj?
2. Jika ada, apakah
hukumannya?
3. Bolehkan tuan/puan
nyatakan secara
ringkas dan
rujukannya?
Adakah tuan ingin
memberitahu apa-apa
maklumat lain kepada
saya?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 27
SOALAN :
5) Pematuhan Terhadap Pekeliling berkaitan dan Arahan Keselamatan
6) Langkah-langkah Pencegahan yang Diambil
BIL DOKUMEN PERKARA YANG
PERLU DITELITI
CATATAN
1.
ARAHAN KESELAMATAN /
TATACARA PENGURUSAN
ASET
Surat Lantikan Pegawai
Keselamatan Jabatan
Nama
Jawatan
Peranan
Pegawai Keselamatan Jabatan perlu
memiliki Buku Arahan Keselamatan
2. a. Surat Lantikan Pegawai
Daftar Kunci
b. Buku Daftar Kunci
Nama, Jawatan &
Peranan
Pergerakan kunci
asal dan pendua
Penyimpanan dan penggunaan kunci
dan kunci pendua mestilah mematuhi
Arahan Keselamatan
3. Arahan Keselamatan:
Keselamatan Bangunan
Ciri-ciri
keselamatan
bangunan di mana
berlaku kehilangan
aset dsb
a. Pengubahsuaian dan bangunan-
bangunan baru perlu mematuhi
Arahan Keselamatan Kerajaan
b. Jadual harga pembinaan
pintu,gril, kunci hendaklah
mematuhi Arahan Keselamatan
4. Surat Lantikan Pegawai Aset Nama
Jawatan
Peranan
Carta Organisasi
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 28
5. KEW.PA-2 / KEW.PA-3
KEW.PA-7
KEW.PA-10 / KEW.PA-11
Penempatan
(adakah
ditempatkan pada
pegawai dan lokasi
yang berkenaan)
Senarai Aset Alih
Kerajaan
(adakah aset yang
telah hilang
disenaraikan dalam
Kew.PA-7 di bilik /
lokasi yang
berkenaan)
Pemeriksaan
(adakah aset
tersebut telah
diperiksa secara
tahunan)
6. Surat Permohonan dan
Kelulusan daripada Ketua
Jabatan
Pegawai yang
meminjam
Tempoh Pinjaman
Tujuan
Peminjaman
Lokasi
Penggunaan untuk aset guna sama
perlulah untuk TUJUAN RASMI
sahaja
7. KEW.PA-6 Pegawai yang
meminjam
Tempoh Meminjam
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 29
I. Langkah-langkah Keselamatan – Lokasi Penyimpanan
a. Menjaga dalam keadaan yang maksimum
b. Lokasi penyimpanan adalah di tempat yang tidak dapat dilihat oleh orang lain
(seperti peti besi) atau tempat yang sesuai dan selamat
II. Langkah-langkah Keselamatan – Kawalan & Penjagaan Aset yang Bernilai dan
Menarik
a. Kabinet yang digunakan untuk penyimpanan mestilah mempunyai ciri-ciri
keselamatan
b. Menjaga, memantau dan memastikan aset tersebut berada dalam keadaan
keselamatan yang maksimum
c. Aset tersebut perlu sentiasa bersama dengan Pegawai yang meminjam
d. Tidak boleh meminjamkan aset tersebut kepada pihak ketiga (perlu mengisi semula
KEW.PA-6)
e. Gambar aset dan lokasi perlu diambil sebagai rekod
III. Langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencegah kejadian berulang
a. Arahan-arahan baru bertulis daripada Ketua Pejabat atau Pegawai Keselamatan
seperti mengetatkan kawalan dan prosedur meminjam
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 30
SOALAN :
7) Rumusan Siasatan
8) Hukuman dan Justifikasi
PEGAWAI
TERLIBAT
FAKTA KES
CONTOH RUMUSAN
SYOR
Maklumat Pegawai:
1. Nama
2. Jawatan
3. Gred
Tarikh kejadian
Lokasi kejadian
Jenis aset yang
hilang
Cara kehilangan
Langkah-langkah keselamatan sedia ada
Prosedur pengurusan aset
Arahan keselamatan
Langkah-langkah pencegahan yang diambil
Rumusan Siasatan mendapati:
Kehilangan berlaku pada
30 Mei 2012.
Lokasi kejadian di Hotel Admiral Cove.
Jenis aset yang hilang ialah Komputer Riba jenama Toshiba Protégé 150.
Cara kehilangan tertinggal di dalam Dewan Commrode.
Langkah-langkah keselamatan sedia ada dipatuhi/tidak dipatuhi kerana:
a. ...................... b. ...................... c. ...................... d. ......................
Prosedur pengurusan aset
dipatuhi/tidak dipatuhi kerana:
a. ...................... b. ...................... c. ...................... d. ......................
Setelah siasatan dan
pemerhatian dibuat,
Jawatankuasa
Penyiasat Kehilangan
Aset mendapati
terdapat..........
KECUAIAN /
TIADA KECUAIAN
yang dilakukan oleh
pegawai (nama /
jawatan / gred)
yang
dipertanggungjawabkan
secara langsung pada
aset tersebut.
Sehubungan dengan
itu, disyorkan pegawai
tersebut.......
Tidak dikenakan
sebarang hukuman /
tindakan tatatertib
atau
Dikenakan surcaj
atau
Dikenakan tindakan
tatatertib
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 31
Arahan keselamatan
dipatuhi/tidak dipatuhi kerana:
a. ...................... b. ...................... c. ...................... d. ......................
Langkah-langkah
pencegahan yang telah diambil ialah:
a. ...................... b. ...................... c. ...................... d. ......................
atau
Dikenakan surcaj &
tindakan tatatertib
(kedua-duanya sekali)
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 32
KES
3
KEHILANGAN ASET YANG
DIPINJAMKAN KEPADA
KUMPULAN SASAR
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 33
SOALAN :
1) Keterangan Aset Yang Hilang
2) Perihal Kehilangan
Dokumen-dokumen yang perlu dirujuk oleh Pegawai Penyiasat bagi menyediakan Laporan Akhir
Kehilangan Aset Alih Kerajaan, ialah:
i. Laporan Polis
ii. Daftar Harta Modal / Daftar Inventori (KEW.PA-2 / KEW.PA-3)
iii. Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-28)
iv. Surat kebenaran penggunaan aset
v. Surat Akujanji
vi. Hasil soal siasat dan lawatan / gambar lokasi
BIL
DOKUMEN /
SUMBER
RUJUKAN
PERKARA YANG PERLU DITELITI CATATAN
1 Laporan Polis Perihal kejadian
Tarikh & masa Lokasi
Pegawai yang melapor
Aset yang hilang
Sebab-sebab kehilangan
Laporan Polis merupakan
RUJUKAN RASMI bagi
tujuan siasatan
2 Laporan Awal
Kehilangan Aset
Alih Kerajaan,
(KEW.PA-28)
Tarikh diketahui
Tarikh sebenar berlaku Tempat kejadian
Bagaimana kehilangan diketahui
Bagaimana kehilangan dilapor
Nama pegawai terakhir yang
menyimpan atau menggunakan aset tersebut
Teliti Laporan Awal
Kehilangan Aset Alih
Kerajaan (KEW PA-28)
untuk mengetahui perihal
aset yang hilang
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 34
BIL
DOKUMEN /
SUMBER
RUJUKAN
PERKARA YANG PERLU DITELITI CATATAN
3 Daftar Harta Modal
/ Daftar Inventori
(KEW.PA-2 /
KEW.PA-3)
Maklumat Aset sepertimana yang tercatat di Bahagian A , KEW.PA-2 / KEW.PA-3
Periksa KEW.PA-2 / KEW.PA-3 pastikan dikemas kini.
4 Surat Kebenaran
penggunaan Aset
Kebenaran bertulis dipohon dan diluluskan / ditandatangani oleh Ketua Jabatan
Tempoh penggunaan perlu diteliti sama ada semasa dalam tempoh penggunaan atau selepas penggunaan.
Sekiranya kehilangan
berlaku di luar kawasan
penempatan.
Surat / dokumen arahan
seperti jemputan
menghadiri kursus atau
mesyuarat.
5 Surat Akujanji Butiran peribadi peminjam
Butiran aset Butiran penempatan aset (lokasi)
Tempoh / tarikh perjanjian pinjaman
aset Tandatangan peminjam, pihak
kerajaan dan saksi Terma dan syarat akujanji
Butir-butir perjanjian perlu
disemak untuk memastikan
tempoh peminjaman masih
sah dan syarat dipatuhi.
6 Hasil soal siasat Temu bual bersama pegawai terbabit .
Lawatan lokasi kejadian
Bukti bergambar
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 35
SOALAN :
3) Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis Telah Diterima
4) Maklumat Pegawai yang Berkenaan
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
Sama ada Laporan
Hasil Penyiasatan
Polis telah diperoleh
Ketua Jabatan Pegawai Penyelia Pegawai yang
bertanggungjawab ke atas aset tersebut
1. Adakah tuan telah
menerima laporan
hasil penyiasatan
polis?
Jika ada, dapatkan
salinannya
2. Jika tiada, adakah
tuan telah
menghubungi pihak
polis bagi
mendapatkan laporan
tersebut?
Kehilangan oleh
pegawai yang
bertanggungjawab:
a. Nama pegawai
yang secara
langsung menjaga
aset tersebut
b. Nama pegawai
yang
bertanggungjawab
sebagai penyelia
Pegawai Aset
Ketua Jabatan /
Pegawai Aset
1. Adakah KEW.PA-2
atau KEW. PA-3
disediakan?
2. Boleh saya dapatkan
salinan KEW.PA-2
atau KEW. PA-3 dan
KEW.PA-6?
1. Siapakah pegawai
penyelia kepada
pegawai yang
bertanggungjawab ke
atas aset yang hilang?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 36
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
c. Nama pegawai
yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
itu.
Ketua Jabatan /
Pegawai Aset
2. Boleh saya dapatkan
salinan carta
organisasi?
1. Siapakah yang
bertanggungjawab
menyerahkan aset
tersebut kepada
golongan sasar?
2. Boleh saya dapatkan
salinan dokumen
penyerahan aset
(Surat Aku janji)
kepada golongan
sasar?
Mengenai setiap
pegawai di atas,
nyatakan:
a. Jawatan hakiki
pada masa
kehilangan
b. Tugasnya
(sertakan senarai
tugas)
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Apakah jawatan hakiki
tuan/puan pada masa
kehilangan?
Boleh saya dapatkan
senarai tugas tuan/puan?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 37
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
c. Taraf jawatan
(sama ada
tetap/dalam
percubaan /
sementara /
kontrak)
d. Sama ada ditahan
kerja atau
digantung. Jika
ada nyatakan
tarikh kuatkuasa
hukuman.
e. Tarikh bersara
atau penamatan
perkhidmatan
f. Sama ada pernah
melakukan apa-
apa kesalahan dan
hukumannya. (Jika
ada, berikan butir-
butir ringkas dan
rujukannya)
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA- 3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Apakah taraf jawatan
tuan/puan?
1. Pernahkah tuan/puan
ditahan kerja atau
digantung kerja?
2. Jika ada, boleh
tuan/puan nyatakan
tarikh kuatkuasa
hukumannya?
Bilakah tarikh tuan/puan
bersara?
1. Adakah tuan/puan
pernah dikenakan
tindakan tatatertib atau
surcaj?
2. Jika ada, apakah
hukumannya?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 38
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
g. Maklumat lain jika
ada
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
3. Bolehkan tuan/puan
nyatakan secara
ringkas dan
rujukannya?
Adakah tuan ingin
memberitahu apa-apa
maklumat lain kepada
saya?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 39
SOALAN :
5) Pematuhan Terhadap Pekeliling berkaitan dan Arahan Keselamatan
6) Langkah-langkah Pencegahan yang Diambil
BIL DOKUMEN PERKARA YANG
PERLU DITELITI
CATATAN
1.
ARAHAN KESELAMATAN /
TATACARA PENGURUSAN
ASET
Surat Lantikan Pegawai
Keselamatan Jabatan
Nama
Jawatan
Peranan
Pegawai Keselamatan Jabatan perlu
memiliki Buku Arahan Keselamatan
2. c. Surat Lantikan Pegawai
Daftar Kunci
d. Buku Daftar Kunci
Nama, Jawatan &
Peranan
Pergerakan kunci
asal dan pendua
Penyimpanan dan penggunaan kunci
dan kunci pendua mestilah mematuhi
Arahan Keselamatan
3. Arahan Keselamatan:
Keselamatan Bangunan
Ciri-ciri
keselamatan
bangunan di mana
berlaku kehilangan
aset dsb
a. Pengubahsuaian dan bangunan-
bangunan baru perlu mematuhi
Arahan Keselamatan Kerajaan
b. Jadual harga pembinaan
pintu,gril, kunci hendaklah
mematuhi Arahan Keselamatan
4. Surat Lantikan Pegawai Aset Nama
Jawatan
Peranan
Carta Organisasi
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 40
5. KEW.PA-2 / KEW.PA-3
KEW.PA-10 / KEW.PA-11
Penempatan
(adakah
ditempatkan pada
pegawai dan lokasi
yang berkenaan)
Pemeriksaan
(dakah aset
tersebut telah
diperiksa secara
tahunan)
6. Surat Perjanjian dengan
Kumpulan Sasar
Syarat-syarat
pinjaman dan
pengurusan
keselamatan ada
dinyatakan di
dalam perjanjian
Perjanjian dikemas
kini setiap tahun
(sebagai satu
langkah
pemantauan oleh
Pegawai Aset)
Surat Aku janji yang menjelaskan
berkaitan penggunaan, penyimpanan
dan keselamatan aset
7. Buku Catatan
Pengembangan
Catatan Keadaan
Fizikal Aset
Dicadangkan Pegawai Kawasan
membuat catatan berkaitan keadaan
aset semasa lawatan 2 mingguan
(selain catatan aktiviti
pengembangan)
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 41
I. Langkah-langkah Keselamatan – Lokasi Penyimpanan
a. Aset yang dipinjam perlu disimpan di dalam tempat yang berkunci (contoh, pam air
disimpan di dalam rumah pam yang berkunci, oven dan mixer disimpan di dalam
bengkel yang berkunci)
b. Rekod bergambar lokasi penyimpanan aset Jabatan di ladang peserta
II. Langkah-langkah Keselamatan – Kawalan & Penjagaan Aset yang dipinjamkan
Kepada Golongan Sasar
a. Menjaga dalam keadaan keselamatan yang maksimum
b. Lokasi penyimpanan adalah di tempat yang selamat, mudah dipantau tetapi tidak
boleh dilihat secara terang oleh orang lain /orang awam
c. Agen Pengembangan Kawasan atau pengurus projek perlulah memastikan tempat
(ladang) penggunaan dan penyimpanan aset yang disediakan adalah selamat
sebelum pinjaman aset diluluskan
Cadangan;
Flying Squad (di peringkat negeri) boleh diwujudkan untuk membuat lawatan
mengejut
Aset mudah alih yang dipinjamkan seperti pam air mudah alih, peralatan IAT dan
Sprayer perlulah dilupuskan apabila sudah tamat tempoh jangka hayat secara
hadiah kepada peserta atau petani
Peserta yang menerima aset kerajaan perlu diberi kursus atau taklimat
keselamatan dengan melibatkan pihak polis
Aset yang dipinjam perlulah dilabel ‘Hak Kerajaan Malaysia’ dan ‘Tidak boleh dijual
beli’
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 42
SOALAN :
7) Rumusan Siasatan
8) Hukuman dan Justifikasi
PEGAWAI
TERLIBAT
FAKTA KES
CONTOH RUMUSAN
SYOR
Maklumat Pegawai:
1. Nama
2. Jawatan
3. Gred
Tarikh kejadian
Lokasi kejadian
Jenis aset yang
hilang
Cara kehilangan
Langkah-langkah keselamatan sedia ada
Prosedur pengurusan aset
Arahan keselamatan
Langkah-langkah pencegahan yang diambil
Rumusan Siasatan mendapati:
Kehilangan berlaku pada
30 Mei 2012.
Lokasi kejadian di Hotel Admiral Cove.
Jenis aset yang hilang ialah Komputer Riba jenama Toshiba Protégé 150.
Cara kehilangan tertinggal di dalam Dewan Commrode.
Langkah-langkah keselamatan sedia ada dipatuhi/tidak dipatuhi kerana:
a. ...................... b. ...................... c. ...................... d. ......................
Prosedur pengurusan aset
dipatuhi/tidak dipatuhi kerana:
a. ...................... b. ...................... c. ...................... d. ......................
Setelah siasatan dan
pemerhatian dibuat,
Jawatankuasa
Penyiasat Kehilangan
Aset mendapati
terdapat..........
KECUAIAN /
TIADA KECUAIAN
yang dilakukan oleh
pegawai (nama /
jawatan / gred)
yang
dipertanggungjawabkan
secara langsung pada
aset tersebut.
Sehubungan dengan
itu, disyorkan pegawai
tersebut.......
Tidak dikenakan
sebarang hukuman /
tindakan tatatertib
atau
Dikenakan surcaj
atau
Dikenakan tindakan
tatatertib
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 43
Arahan keselamatan
dipatuhi/tidak dipatuhi kerana:
a. ...................... b. ...................... c. ...................... d. ......................
Langkah-langkah
pencegahan yang telah diambil ialah:
a. ...................... b. ...................... c. ...................... d. ......................
atau
Dikenakan surcaj &
tindakan tatatertib
(kedua-duanya sekali)
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 44
KES
4
KEHILANGAN KENDERAAN
JABATAN
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 45
SOALAN :
1) Keterangan Aset Yang Hilang
2) Perihal Kehilangan
Dokumen-dokumen yang perlu dirujuk oleh Pegawai Penyiasat bagi menyediakan Laporan Akhir
Kehilangan Aset Alih Kerajaan, ialah:
i. Laporan Polis
ii. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)
iii. Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-28)
iv. Borang permohonan penggunaan kenderaan/ buku daftar pergerakan kenderaan
v. Buku log (sekiranya ada)
vi. Hasil soal siasat dan lawatan / gambar lokasi
BIL
DOKUMEN /
SUMBER
RUJUKAN
PERKARA YANG PERLU DITELITI CATATAN
1 Laporan Polis Perihal kejadian
Tarikh & masa
Lokasi
Pegawai yang melapor
Aset yang hilang
Sebab-sebab kehilangan
Laporan Polis
merupakan RUJUKAN
RASMI bagi tujuan
siasatan
Lokasi Kejadian
(Tempat Meletak
Kenderaan) sangat
penting disemak bagi
memastikan
pemandu/pegawai telah
meletakkan kenderaan
di tempat yang paling
selamat.
2 Laporan Awal
Kehilangan Aset
Alih Kerajaan,
(KEW.PA-28)
Tarikh diketahui
Tarikh sebenar berlaku
Tempat kejadian
Bagaimana kehilangan diketahui
Bagaimana kehilangan dilapor
Teliti Laporan Awal
Kehilangan Aset Alih
Kerajaan (KEW PA-28)
untuk mengetahui perihal
aset yang hilang
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 46
BIL
DOKUMEN /
SUMBER
RUJUKAN
PERKARA YANG PERLU DITELITI CATATAN
Nama pegawai terakhir yang
menyimpan atau menggunakan aset
tersebut
3 Daftar Harta Modal
(KEW.PA-2)
Maklumat Aset sepertimana yang
tercatat di Bahagian A , KEW PA 2.
Periksa KEW PA 2 pastikan
dikemas kini.
4 Borang
permohonan
penggunaan
kenderaan / buku
daftar pergerakan
kenderaan / Buku
Log (jika ada)
Nama Pegawai memohon
Pegawai yang turut serta
Tujuan penggunaan
Tempoh masa / Tarikh
Nama Pemandu / Nama Pegawai
yang mendapat kebenaran
memandu Kenderaan Jabatan
Nama Pegawai Pelulus
Maklumat Kenderaan (No
Pendaftaran)
Nama pemohon kebenaran jika
selain dari pengguna kenderaan
Pegawai Penyiasat perlu
meneliti ceraian buku log
(jika ada) bagi memastikan
nama pegawai yang
menggunakan dan
destinasi sama dengan
yang tercatat di dalam
borang kelulusan.
Jika yang memohon
kebenaran bukan pegawai
yang mengguna
kenderaan, perlu juga
diambil perhatian. Contoh :
urus setia memohon
penggunaan kenderaan,
pegawai pengiring petani
yang mengguna.
6 Hasil soal siasat Temu bual bersama pegawai
terbabit.
Lawatan lokasi kejadian
Bukti bergambar
Nota :
i. Semua salinan dokumen yang dirujuk perlu dilampirkan bersama laporan akhir kehilangan aset alih kerajaan.
ii. Mana-mana dokumen yang dianggap penting bagi menyokong siasatan, perlulah dilampirkan bersama. Dokumen yang dimaksudkan adalah seperti Salinan Kad Perakam Waktu dan lain-lain.
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 47
SOALAN :
3) Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis Telah Diterima
4) Maklumat Pegawai yang Berkenaan
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
Sama ada Laporan
Hasil Penyiasatan
Polis telah diperoleh
Ketua Jabatan Pegawai Penyelia Pegawai yang
bertanggungjawab ke atas aset tersebut (pemandu)
1. Adakah tuan telah
menerima laporan hasil
penyiasatan polis?
Jika ada, dapatkan
salinannya
2. Jika tiada, adakah tuan
telah menghubungi
pihak polis bagi
mendapatkan laporan
tersebut?
Kehilangan oleh
pegawai yang
bertanggungjawab:
a. Nama pegawai
yang secara
langsung menjaga
aset tersebut
b. Nama pegawai
yang
bertanggungjawab
sebagai penyelia
Pegawai Aset
Pemandu
Kenderaan
Ketua Jabatan /
Pegawai Aset
1. Adakah KEW.PA-2
atau KEW. PA-3
disediakan?
2. Boleh saya dapatkan
salinan KEW.PA-2?
1. Siapakah pegawai
penyelia kepada
pemandu yang
bertanggungjawab ke
atas kehilangan
kenderaan tersebut?
2. Boleh saya dapatkan
salinan carta
organisasi?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 48
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
c. Nama pegawai
yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
itu.
Ketua Jabatan /
Pegawai Aset
Pegawai Penyelia
Kenderaan
Pemandu
Kenderaan
1. Siapakah yang
bertanggungjawab ke
atas kehilangan
kenderaan tersebut?
2. Boleh saya dapatkan
Buku Daftar
Pergerakan
Kenderaan?
3. Siapakah Pegawai
yang menggunakan
kenderaan tersebut
semasa kehilangan
berlaku?
4. Boleh saya dapatkan
salinan borang
tempahan kenderaan
tersebut?
5. Adakah arahan rasmi
telah dikeluarkan
daripada Ketua
Jabatan kepada
pemandu/pegawai
terbabit untuk
memandu kenderaan
tersebut?
Mengenai setiap
pegawai di atas,
nyatakan:
a. Jawatan hakiki
pada masa
kehilangan
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
Apakah jawatan hakiki
tuan/puan pada masa
kehilangan?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 49
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
b. Tugasnya
(sertakan senarai
tugas)
c. Taraf jawatan
(sama ada
tetap/dalam
percubaan /
sementara /
kontrak)
d. Sama ada ditahan
kerja atau
digantung. Jika
ada nyatakan
tarikh kuatkuasa
hukuman.
e. Tarikh bersara
atau penamatan
perkhidmatan
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA- 3
Boleh saya dapatkan
senarai tugas tuan/puan?
Apakah taraf jawatan
tuan/puan?
1. Pernahkah tuan
ditahan kerja atau
digantung kerja?
2. Jika ada, boleh
tuan/puan nyatakan
tarikh kuatkuasa
hukumannya?
Bilakah tarikh tuan/puan
bersara?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 50
SKOP
PERTANYAAN DITUJUKAN KEPADA SOALAN
MAKLUMBALAS
f. Sama ada pernah
melakukan apa-
apa kesalahan dan
hukumannya. (Jika
ada, berikan butir-
butir ringkas dan
rujukannya)
g. Maklumat lain jika
ada
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
Pegawai di dalam
KEW.PA-2 /
KEW.PA-3
Pegawai Penyelia
Pegawai yang
bertanggungjawab
ke atas kehilangan
aset tersebut
1. Adakah tuan/puan
pernah dikenakan
tindakan tatatertib atau
surcaj?
2. Jika ada, apakah
hukumannya?
3. Bolehkan tuan/puan
nyatakan secara
ringkas dan
rujukannya?
Adakah tuan ingin
memberitahu apa-apa
maklumat lain kepada
saya?
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 51
SOALAN :
5) Pematuhan Terhadap Pekeliling berkaitan dan Arahan Keselamatan
6) Langkah-langkah Pencegahan yang Diambil
BIL DOKUMEN PERKARA YANG
PERLU DITELITI
CATATAN
1.
KEW.PA-2
KEW.PA-10 & KEW.PA-14
Penempatan
(adakah mengikut
penempatan
seperti yang
dicatatkan?)
Pemeriksaan dan
Penyelenggaraan
(adakah dijalankan
secara berkala)
2. a. Buku Log Kenderaan
b. Rekod Arahan Tugas
c. Penyata Touch n Go dan
Penyata minyak
Buku Log Kenderaan
mestilah sentiasa
dikemas kini dan
disemak oleh Penyelia
Kenderaan atau
Pegawai Pengangkutan
Setiap pergerakan
kenderaan mestilah
mempunyai arahan
memandu daripada
Penyelia Kenderaan
atau Pegawai
Pengangkutan
Menyemak Penyata
Touch n Go dan penyata
minyak bagi mengesan
pergerakan kenderaan
Penyimpanan dan penggunaan kunci
dan kunci pendua mestilah mematuhi
Arahan Keselamatan
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 52
d. Buku Catatan Pengawal
Keselamatan
Pengawal Keselamatan
perlu mencatat
kenderaan keluar dan
masuk pejabat di dalam
Buku Rekod
terutamanya selepas
waktu pejabat
3. Borang Tempahan
Kenderaan dan Dokumen
Sokongan Urusan Perjalanan
(Surat Mesyuarat, Surat
Jemputan Kursus dan
sebagainya)
Pegawai yang
memohon
Tujuan
Lokasi
Tarikh
Tandatangan
Pegawai yang
Memohon
Tandatangan
Pegawai yang
Melulus
4. Buku Log Kenderaan /
Ceraian Bulanan
Pegawai yang
menggunakan
Pegawai yang
Melulus
Tujuan
Lokasi Tarikh
Jika Buku Log hilang, semakan
dibuat pada ceraian bulanan yang
lepas
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 53
I. Lokasi kenderaan disimpan
a. Di tempat yang dikhaskan seperti di lot parkir
b. Pastikan di tempat yang selamat
II. Pemantauan /Kawalan Kenderaan Jabatan
a. Buku log Kenderaan
b. Kenderaan jabatan dibekalkan dengan kunci-kunci keselamatan tambahan seperti
kunci stereng, immobilizer dan GPS
c. Kenderaan hanya dihantar ke bengkel swasta yang disediakan khidmat
keselamatan seperti bengkel-bengkel Toyota dan Ford
d. Kenderaan jabatan hanya boleh dipandu oleh pemandu tetap dan mempunyai
kebenaran memandu sahaja
e. Kenderaan jabatan perlulah sentiasa dikunci sekiranya tidak digunakan
f. Ketua Jabatan perlulah menyediakan ‘Key Drop’ untuk menyimpan kunci
kenderaan selepas waktu pejabat
g. Penyimpanan Kenderaan Jabatan di rumah pemandu perlulah mendapat
kebenaran Ketua Jabatan terlebih dahulu dan perlulah memastikan kenderaan
Jabatan disimpan dengan dihalang oleh kenderaan persendirian
III. Langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencegah kejadian berulang
a. Tindakan baru seperti; langkah-langkah mengetatkan kawalan keselamatan
Contoh; Kemudahan di kawasan depo kenderaan di pejabat;
Lampu limpah
CCTV
Alarm
Perakam kunci
b. Arahan-arahan baru bertulis daripada Ketua Pejabat atau Pegawai Keselamatan
c. Pemantauan dan lawatan mengejut oleh Pegawai Keselamatan pada luar waktu
pejabat
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 54
SOALAN :
7) Rumusan Siasatan
8) Hukuman dan Justifikasi
PEGAWAI
TERLIBAT
FAKTA KES
CONTOH RUMUSAN
SYOR
Maklumat Pegawai:
4. Nama
5. Jawatan
6. Gred
Tarikh kejadian
Lokasi kejadian
Jenis aset yang
hilang
Cara kehilangan
Langkah-langkah keselamatan sedia ada
Prosedur pengurusan aset
Arahan keselamatan
Langkah-langkah pencegahan yang diambil
Rumusan Siasatan mendapati:
Kehilangan berlaku pada
30 Mei 2012.
Lokasi kejadian di Hotel Admiral Cove.
Jenis aset yang hilang ialah Komputer Riba jenama Toshiba Protégé 150.
Cara kehilangan tertinggal di dalam Dewan Commrode.
Langkah-langkah keselamatan sedia ada dipatuhi/tidak dipatuhi kerana:
e. ...................... f. ...................... g. ...................... h. ......................
Prosedur pengurusan aset
dipatuhi/tidak dipatuhi kerana:
d. ...................... e. ...................... f. ...................... e. ......................
Setelah siasatan dan
pemerhatian dibuat,
Jawatankuasa
Penyiasat Kehilangan
Aset mendapati
terdapat..........
KECUAIAN /
TIADA KECUAIAN
yang dilakukan oleh
pegawai (nama /
jawatan / gred)
yang
dipertanggungjawabkan
secara langsung pada
aset tersebut.
Sehubungan dengan
itu, disyorkan pegawai
tersebut.......
Tidak dikenakan
sebarang hukuman /
tindakan tatatertib
atau
Dikenakan surcaj
atau
Dikenakan tindakan
tatatertib
Garis Panduan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Jabatan Pertanian Page 55
Arahan keselamatan
dipatuhi/tidak dipatuhi kerana:
e. ...................... f. ...................... g. ...................... h. ......................
Langkah-langkah
pencegahan yang telah diambil ialah:
e. ...................... f. ...................... g. ...................... h. ......................
atau
Dikenakan surcaj &
tindakan tatatertib
(kedua-duanya sekali)