fungsi utama (umum) fungsi 4: pengurusan audit … · fungsi pejabat perakaunan/ audit susulan...

FUNGSI UTAMA (UMUM)

FUNGSI 4:

PENGURUSAN AUDIT DALAM

SENARAI SUB-FUNGSI

BIL SUB-FUNGSI

4.1 Menjalankan Pengauditan

SUB-FUNGSI 4.1:

Menjalankan Pengauditan

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

4.1.1 Menjalankan Pengauditan Terhadap Program / Aktiviti / Fungsi Bahagian

Berdasarkan Arahan ANM

4.1.2 Menjalankan Pengauditan Terhadap Program / Aktiviti / Fungsi Bahagian

Berdasarkan Risk Based Auditing (RBA)

4.1.3 Menjalankan Pengauditan Ke Atas Syarikat Milik Kerajaan Berdasarkan

Arahan MOF

4.1.4

Menjalankan Verifikasi Pengurusan Kewangan Dan Akaun Bagi

Tujuan Pengesahan Jawatan Utama Sektor Awam Bagi Ketua

Jabatan.

4.1.5 Menjalankan Pengauditan Pengurusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

4.1.6 Menjalankan Pra Pengauditan Indeks Akauntabiliti (IA)/ Prestasi Bahagian/

Fungsi Pejabat Perakaunan/ Audit Susulan

4.1.7 Menjalankan Pra Pengauditan Penarafan Bintang (Indeks SSR)

4.1.8 Menjalankan Pra Pengauditan Melalui Sistem Self Assessment Audit

4.1.9

Menjalankan Pengauditan Ke Atas Prestasi Pindahan Hasil GST Ke Dalam

Akaun Bank Jabatan Akauntan Negara Malaysia / Pematuhan Pengurusan

Terimaan Hasil GST / Pematuhan Pengurusan Terimaan Hasil Lain JKDM.

4.1.10

Melaksanakan Pengauditan Pemantauan Praktis Di Bahagian Akaun

Kementerian, Cawangan Akaun Jabatan Kastam Diraja Malaysia (JKDM)

Dan Unit Pemantauan LHDNM Di Zon

4.1.11 Melaksanakan Pemantauan Prestasi Pengurusan Kawalan Terimaan

Bahagian Akaun Kementerian/ Cawangan Akaun JKDM.

4.1.12 Menjalankan Pengauditan Pengurusan Perakaunan Hasil Cukai dan Duti

Setem di LHDNM.

AKTIVITI 4.1.1:

Menjalankan Pengauditan Terhadap

Program / Aktiviti / Fungsi Bahagian


PROSES KERJA

AKTIVITI 4.1.1: Menjalankan Pengauditan Terhadap Program / Aktiviti / Fungsi

Bahagian Berdasarkan Arahan ANM

JAWATAN PROSES KERJA

Pengarah Terima arahan daripada ANM untuk menjalankan pengauditan.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Tentukan pasukan audit.

Penolong Akauntan

Kanan

Buka dan daftar fail melalui Unit Pentadbiran (bagi kes baru).

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Bincang dengan Pengarah BPAD untuk menentukan perkara-

perkara berikut:

i. Objektif pengauditan;

ii. Skop pengauditan;

iii. Terma rujukan;

iv. Tarikh pengauditan; dan

v. Hal-hal lain yang berkaitan dengan pengauditan

berkenaan.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Sedia program audit dan garis masa (timeline) pengauditan.

Penolong Akauntan

Kanan

Sedia surat kuasa menjalankan pra-pengauditan dan

pengauditan penuh daripada Pengarah BPAD.

Penolong Pengarah Maklum dan kemuka senarai dokumen yang diperlukan untuk

pra-pengauditan kepada auditi.


Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Laksana entrance meeting dan pra-pengauditan bagi tujuan

memahami latar belakang organisasi dan mengenalpasti isu

berkaitan pengauditan.

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Bincang dan kemaskini program audit dan garis masa

(timeline) pengauditan.


pengauditan penuh kepada auditi.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Laksana pengauditan penuh berdasarkan program audit yang

dikemaskini.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Bincang penemuan audit.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Sedia draf laporan pengauditan.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan

Semak draf laporan pengauditan.


Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Mohon dokumen sokongan tambahan (jika perlu).

Penolong Pengarah Hantar pertanyaan audit kepada auditi bagi memohon maklum

balas ke atas penemuan awal audit (jika perlu).

Penolong Pengarah Lengkapkan laporan pengauditan.

Pengarah/ Timbalan

Pengarah/ Ketua

Penolong Pengarah

Kanan

Semak laporan pengauditan.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Sedia memo kepada auditi.

Pengarah/ Timbalan

Pengarah

Tandatangan memo kepada auditi.

Penolong Akauntan

Kanan

Hantar memo dan laporan pengauditan kepada auditi dan

disalinkan kepada ANM.

Pengarah Terima arahan daripada ANM untuk membentangkan

penemuan audit.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Sedia slide Powerpoint dan nota ringkas.

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan

Bentang penemuan audit kepada ANM.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 4.1.1:

Menjalankan Pengauditan Terhadap Program /

Aktiviti / Fungsi Bahagian Berdasarkan Arahan

ANM

CARTA ALIRAN KERJA



Tidak

Terima arahan daripada ANM untuk

menjalankan pengauditan

Buka dan daftar fail melalui Unit Pentadbiran

Bincang dengan Pengarah BPAD

Sedia program audit dan garis masa (timeline)

pengauditan

Sedia surat kuasa menjalankan pra-

pengauditan dan pengauditan penuh daripada

Pengarah BPAD

Maklum dan kemuka senarai dokumen yang

diperlukan untuk pra-pengauditan kepada

auditi

Ya

Tentukan pasukan audit

Kes baru?

A

B

Laksana entrance meeting dan pra-

pengauditan

Bincang dan kemaskini program audit

dan garis masa (timeline) pengauditan

Maklum dan kemuka senarai dokumen

yang diperlukan untuk pengauditan

penuh kepada auditi

Laksana pengauditan penuh berdasarkan

program audit yang dikemaskini

Bincang penemuan audit

A

Semak draf laporan pengauditan

Mohon

Perlu dokumen sokongan tambahan/

maklum balas?

Tidak

Lengkapkan laporan pengauditan

Ya

Sedia draf laporan pengauditan

B

Semak laporan pengauditan

Sedia memo kepada auditi

Tandatangan memo kepada auditi

Hantar memo dan laporan pengauditan

kepada auditi dan disalinkan kepada

ANM

Terima arahan daripada ANM untuk

membentangkan penemuan audit

Sedia slide Powerpoint dan nota ringkas

Bentang penemuan audit kepada ANM

Ada pindaan?

Ya

Tidak

Buat

pindaan

SENARAI BORANG

Aktiviti 4.1.1:




BORANG



BIL. SENARAI BORANG

1. BORANG KELUAR RASMI (BORANG KELUAR PEJABAT)

2. BORANG TEMPAHAN TIKET KAPAL TERBANG/ BORANG TEMPAHAN KENDERAAN

3. BORANG PENDAHULUAN DIRI

AKTIVITI 4.1.2:




PROSES KERJA


Bahagian Berdasarkan Risk Based Auditing (RBA)


Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Bincangkan tajuk pengauditan prestasi yang akan

dilaksanakan pada tahun akan datang.

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan

Bentang rancangan tajuk pengauditan prestasi dalam

mesyuarat di peringkat jabatan untuk kelulusan.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan


Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Bincang dan sediakan program audit setelah tajuk

pengauditan prestasi diluluskan. Program audit mengandungi

perkara berikut:



iii. Senarai semak;

iv. Pejabat yang akan diaudit;

v. Terma rujukan; dan

vi. Hal-hal lain yang berkaitan dengan pengauditan

berkenaan.


Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Sedia garis masa (timeline) pengauditan.

Penolong Akauntan

Kanan

Sedia surat kuasa menjalankan pra-pengauditan dan

pengauditan penuh daripada ANM.


pra-pengauditan kepada auditi.

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan


memahami latar belakang organisasi dan mengenal pasti isu


Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Bincang dan kemaskini program audit dan garis masa

(timeline) pengauditan.



Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan


dikemaskini.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan /



Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan


Ketua Penolong

Pengarah Kanan


Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan





Pengarah/ TP/ Ketua

Penolong Pengarah

Kanan


Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Sedia memo kepada ANM.

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah Kanan

Semak memo kepada ANM.

Pengarah/ Timbalan

Pengarah

Tandatangan memo kepada ANM.

Penolong Akauntan

Kanan

Hantar memo dan laporan pengauditan kepada ANM.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan

Bentang penemuan audit di dalam Mesyuarat Jawatankuasa

Audit JANM.


Pengarah/ Timbalan

Pengarah / Ketua

Penolong Pengarah

Kanan

Bentang penemuan audit di dalam Mesyuarat Pengarah

JANM Negeri/Cawangan dan Ketua Akauntan JMS ( MPKA )

(Sekiranya perlu)

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 4.1.2:

Menjalankan Pengauditan Terhadap Program /

Aktiviti / Fungsi Bahagian Berdasarkan Risk

Based Auditing (RBA)

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.2 : Menjalankan Pengauditan Terhadap Program / Aktiviti / Fungsi


Bincangkan tajuk pengauditan prestasi yang

akan dilaksanakan pada tahun akan datang

Bentang rancangan tajuk pengauditan prestasi

dalam mesyuarat di peringkat jabatan

Tidak Lulus

Bincang tajuk lain bagi

pengauditan prestasi

Lulus


Bincang dan sediakan program

audit

Sedia garis masa (timeline)

pengauditan

Sedia surat kuasa menjalankan pra-pengauditan

dan pengauditan penuh daripada ANM


diperlukan untuk pra-pengauditan kepada auditi

Laksana entrance meeting dan pra-pengauditan

A

Keputusan mesyuarat

Bincang dan kemaskini program audit dan garis

masa (timeline) pengauditan


diperlukan untuk pengauditan penuh kepada

auditi







maklum balas?

Ya

Tidak


Mohon

B

A

B


Ada pindaan?

Tidak

Buat pindaan ke atas

laporan pengauditan

Ya

Sedia memo kepada ANM

Semak memo kepada ANM

Ada pindaan?

Ya

Buat pindaan ke atas

memo

Tandatangan memo kepada auditi

Hantar memo dan laporan

pengauditan kepada ANM

Bentang penemuan audit di dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Audit JANM

Bentang penemuan audit di dalam Mesyuarat

Pengarah JANM Negeri/ Cawangan dan Ketua

Akauntan JMS (MPKA) (sekiranya perlu)

Tidak

SENARAI BORANG

Aktiviti 4.1.2:




BORANG



BIL. SENARAI BORANG




AKTIVITI 4.1.3:

Menjalankan Pengauditan Ke Atas Syarikat

Milik Kerajaan Berdasarkan Arahan MOF

PROSES KERJA

AKTIVITI 4.1.3: Menjalankan Pengauditan Ke Atas Syarikat Milik Kerajaan Berdasarkan Arahan MOF


Pengarah Terima arahan daripada Kementerian Kewangan untuk

menjalankan pengauditan.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan


Penolong Akauntan

Kanan

Buka dan daftar fail melalui Unit Pentadbiran (bagi kes baru).

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Bincang dengan Kementerian Kewangan untuk menentukan

perkara-perkara berikut:



iii. Terma rujukan;

iv. Tarikh pengauditan; dan

v. Hal-hal lain yang berkaitan dengan pengauditan berkenaan.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Sedia program audit dan garis masa (timeline) pengauditan.

Penolong Akauntan

Kanan

Sedia surat kuasa menjalankan pra-pengauditan dan pengauditan

penuh daripada ANM.

Penolong Pengarah Maklum dan kemuka senarai dokumen yang diperlukan untuk pra-

pengauditan kepada auditi melalui Kementerian Kewangan.


Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan


memahami latar belakang organisasi dan mengenalpasti isu


Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Bincang dan kemaskini program audit dan garis masa (timeline)

pengauditan.



Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan


dikemaskini.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan


Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan


Ketua Penolong

Pengarah Kanan



Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan





Pengarah/ Timbalan

Pengarah/ Ketua

Penolong Pengarah

Kanan


Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Sedia memo kepada ANM dan surat iringan kepada Kementerian

Kewangan.

Pengarah/ Timbalan

Pengarah


Penolong Akauntan

Kanan

Hantar laporan pengauditan dan surat iringan kepada Kementerian

Kewangan melalui memo kepada ANM untuk ditandatangan.

Penolong Akauntan

Kanan

Hantar surat iringan dan laporan pengauditan kepada Kementerian

Kewangan.

Pengarah Terima arahan daripada Kementerian Kewangan untuk

membentangkan penemuan audit.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Sedia slide Powerpoint dan nota ringkas.

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan

Bentang penemuan audit kepada Kementerian Kewangan.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 4.1.3:

Menjalankan Pengauditan Ke Atas Syarikat Milik Kerajaan Berdasarkan Arahan MOF

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.3 : Menjalankan Pengauditan Ke Atas Syarikat Milik Kerajaan Berdasarkan Arahan MOF

Tidak

Terima arahan daripada Kementerian

Kewangan untuk menjalankan pengauditan

Buka dan daftar fail melalui Unit Pentadbiran

Bincang dengan Kementerian Kewangan

Sedia program audit dan garis masa (timeline)

pengauditan

Sedia surat kuasa menjalankan pra-

pengauditan dan pengauditan penuh daripada

ANM


diperlukan untuk pra-pengauditan kepada

auditi

Ya


Kes baru?

A

B

Laksana entrance meeting dan pra-

pengauditan

Bincang dan kemaskini program audit

dan garis masa (timeline) pengauditan

Maklum dan kemuka senarai dokumen

yang diperlukan untuk pengauditan

penuh kepada auditi




A


Mohon


maklum balas?

Tidak


Ya


B


Sedia memo kepada ANM dan surat

iringan kepada Kementerian Kewangan

Tandatangan memo kepada ANM

Hantar laporan pengauditan dan surat

iringan kepada Kementerian Kewangan

melalui memo kepada ANM

Hantar surat iringan dan laporan

pengauditan kepada Kementerian

Kewangan

Terima arahan daripada Kementerian

Kewangan untuk membentangkan

penemuan audit

Sedia slide Powerpoint dan nota ringkas

Bentang penemuan audit kepada

Kementerian Kewangan

Ada pindaan?

Ya

Tidak

Buat

pindaan

SENARAI BORANG

Aktiviti 4.1.3:

Menjalankan Pengauditan Ke Atas Syarikat

Milik Kerajaan Berdasarkan Arahan MOF

BORANG

AKTIVITI 4.1.3: Menjalankan Pengauditan Ke Atas Syarikat Milik Kerajaan

Berdasarkan Arahan MOF

BIL. SENARAI BORANG




AKTIVITI 4.1.4:

Menjalankan Verifikasi Pengurusan

Kewangan Dan Akaun Bagi

Tujuan Pengesahan Jawatan Utama Sektor

Awam Bagi Ketua Jabatan

PROSES KERJA

AKTIVITI 4.1.4: Menjalankan Verifikasi Pengurusan Kewangan Dan Akaun

Bagi Tujuan Pengesahan Jawatan Utama Sektor Awam Bagi

Ketua Jabatan.


Pengarah/ Timbalan

Pengarah/ Ketua

Penolong Pengarah

Kanan

Terima surat arahan dari Kementerian Kewangan/

Kementerian/ Jabatan Pegawai Yang Dinilai (PYD) beserta

LPPKA.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Tentukan pasukan verifikasi.

Penolong Akauntan

Kanan

Semak maklumat pemangkuan PYD.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Hantar emel/surat kepada JPA jika:

i. Jawatan PYD tiada dalam senarai jawatan ketua jabatan

yang perlu menyediakan LPPKA; atau

ii. Tempoh pemangkuan PYD kurang dari 6 bulan bagi kes

bersara wajib.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Maklum PYD melalui surat jika verifikasi tidak perlu

dijalankan.

Penolong Akauntan

Kanan

Maklum PYD melalui telefon dan emel mengenai cadangan

tarikh verifikasi LPPKA dan dokumen yang perlu diemelkan

seperti berikut:

i. Jadual yang perlu dilengkapkan; dan

ii. Senarai dokumen yang perlu disediakan semasa

verifikasi.


Penolong Akauntan

Kanan

Sedia surat makluman bersama senarai semak verifikasi

kepada PYD.

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan

Semak dan tandatangan surat makluman verifikasi kepada

PYD.

Penolong Akauntan

Kanan

Hantar surat makluman verifikasi kepada PYD.

Penolong Akauntan

Kanan

Sedia memo kepada ANM dan surat kebenaran

menjalankan verifikasi.

Pengarah/ Timbalan

Pengarah


Penolong Akauntan

Kanan

Hantar memo dan surat kebenaran menjalankan verifikasi

kepada ANM untuk ditandatangan.

Penolong Akauntan

Kanan

Hantar surat kebenaran menjalankan verifikasi kepada PYD

dan Pengarah JANM Negeri (jika berkaitan).

Penolong Akauntan

Kanan

Terima jadual yang telah dilengkapkan dan dokumen

sokongan daripada PYD.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Semak jadual yang telah dilengkapkan oleh PYD dengan

dokumen sokongan. Jika tidak lengkap, mohon dokumen

sokongan tambahan.

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Laksana entrance meeting dan verifikasi di pejabat PYD

pada tarikh yang telah ditetapkan.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Sediakan Laporan Pemerhatian Verifikasi Ringkas (LPVR).


Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan

Semak dan bentang LPVR semasa exit meeting untuk

pengesahan PYD.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Sedia Laporan Penilaian Prestasi Pengurusan Kewangan

Dan Akaun (LPPPKA).

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan

Semak LPPPKA.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Sedia memo kepada ANM dan surat iringan kepada

Kementerian Kewangan.

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan

Semak memo kepada ANM dan surat iringan kepada


Pengarah/ Timbalan

Pengarah


Penolong Akauntan

Kanan

Hantar surat iringan dan LPPPKA untuk Kementerian

Kewangan melalui memo kepada ANM untuk

ditandatangan.

Penolong Akauntan

Kanan

Isi Jadual Tindakan Kerja dan Borang Pergerakan Dokumen

Terperingkat seperti Arahan Keselamatan- Pengurusan

Dokumen Terperingkat (Am 492A).

Ketua Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah

Tandatangan Jadual Tindakan Kerja.

Penolong Akauntan

Kanan

Hantar surat iringan, LPPPKA dan Jadual Tindakan Kerja

kepada Kementerian Kewangan.


Penolong Akauntan

Kanan

Fail salinan LPPPKA, LPVR dan Jadual Tindakan Kerja

yang telah ditandatangani oleh Kementerian Kewangan.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Emel softcopy LPPPKA yang telah diencrypt kepada


CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 4.1.4:





CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.4: Menjalankan Verifikasi Pengurusan Kewangan Dan Akaun Bagi

Tujuan Pengesahan Jawatan Utama Sektor Awam Bagi Ketua Jabatan.

A

Terima surat arahan dari Kementerian Kewangan/

Kementerian/ Jabatan Pegawai Yang Dinilai

beserta LPPKA

Hantar emel/ surat kepada JPA

Maklum PYD

Maklum PYD melalui telefon dan emel mengenai

cadangan tarikh verifikasi LPPKA dan dokumen

yang diperlukan

Sedia surat makluman bersama senarai semak

veriikasi kepada PYD

Semak dan tandatangan surat makluman verifikasi

kepada PYD

Hantar surat makluman verifikasi kepada PYD

Jawatan PYD tiada dalam senarai jawatan ketua jabatan yang perlu menyediakan LPPKA/ tempoh pemangkuan kurang 6 bulan ?


Semak maklumat pemangkuan PYD

Perlu jalankan

verifikasi ?

Ya

Tidak

Ya

Tidak

B

Sedia memo kepada ANM dan surat kebenaran

menjalankan verifikasi


Hantar memo dan surat kebenaran menjalankan

verifikasi kepada ANM untuk ditandatangan

Hantar surat kebenaran menjalankan verifikasi

kepada PYD dan Pengarah JANM Negeri (jika

berkaitan)

A

Semak jadual yang telah dilengkapkan oleh PYD

Mohon dokumen sokonganbahan

Laksana entrance meeting dan verifikasi di pejabat

PYD pada tarikh yang telah ditetapkan

Lengkap?

Ya

Tidak

Terima jadual yang telah dilengkapkan dan dokumen sokongan daripada PYD

B

Semak LPVR

Sedia Laporan Penilaian Prestasi Pengrusan

Kewangan Dan Akaun (LPPPKA)

Sedia memo kepada ANM dan surat iringan

kepada Kementerian Kewangan

Sediakan Laporan Pemerhatian Verifikasi Ringkas (LPVR)

Ada pindaan?

Bentang LPVR semasa exit meeting untuk

pengesahan PYD

Semak LPPPKA

Buat pindaan

Ya

Tidak

Ada pindaan?

Buat pindaan

Ya

Tidak

C

C

Semak memo kepada ANM dan surat iringan kepada Kementerian Kewangan

Ada pindaan?

a pindaan?

Buat pindaan

Ya

Tidak


Hantar surat iringan dan LPPPKA untuk

Kementerian Kewangan melalui memo kepada

ANM untuk ditandatangan

Isi Jadual Tindakan Kerja dan Borang Pergerakan

Dokumen Terperingkat

Tandatangan Jadual Tindakan Kerja

Emel softcopy LPPPKA yang telah diencrypt

kepada Kementerian Kewangan

Fail salinan LPPPKA, LPVR dan Jadual Tindakan

Kerja yang telah ditandatangani oleh Kementerian

Kewangan

Hantar surat iringan, LPPPKA dan Jadual Tindakan

Kerja kepada Kementerian Kewangan

SENARAI BORANG

Aktiviti 4.1.4:





BORANG

AKTIVITI 4.1.4: Menjalankan Verifikasi Pengurusan Kewangan Dan Akaun

Bagi Tujuan Pengesahan Jawatan Utama Sektor Awam Bagi

Ketua Jabatan.

BIL. SENARAI BORANG




AKTIVITI 4.1.5:

Menjalankan Pengauditan Pengurusan

Rekod Kewangan dan Perakaunan

PROSES KERJA

AKTIVITI 4.1.5 : Menjalankan Pengauditan Pengurusan Rekod Kewangan Dan

Perakaunan


Penolong Akauntan

Kanan/

Pembantu Akauntan

Kemukakan borang soal selidik maklumat asas kepada

jabatan/agensi yang telah disenarai pendek berdasarkan

maklumat dari data permohonan setiap tahun

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan/

Pembantu Akauntan

Terima maklumbalas borang soal selidik dan

mengadakan perbincangan untuk pemilihan

jabatan/agensi untuk diaudit.

Penolong Pengarah

Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan/

Pembantu Akauntan

Sediakan surat kuasa bagi menjalankan pengauditan

yang ditandatangi oleh Akauntan Negara Malaysia.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan/

Pembantu Akauntan

Kemukakan surat kuasa pengauditan yang telah

ditandatangani kepada Jabatan/Agensi yang dipilih.

Penolong Akauntan

Kanan

Sediakan keperluan seperti kamera, senarai semak dan

lain-lain keperluan untuk pengauditan

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Laksanakan pengauditan berasaskan risiko dari aspek

kawalan dalam ke atas pengurusan rekod kewangan dan

perakuanan di Jabatan/Agensi.

Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan



Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan

Kemukakan draf laporan pengauditan untuk ulasan dan

semakan Ketua Penolong Pengarah/Timbalan Pengarah.

Pinda laporan jika perlu.

Timbalan Pengarah Hantar laporan pengauditan beserta memo iringan

kepada Pengarah BPAD untuk kelulusan.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan/

Imbas laporan pengauditan dan surat iringan dan

disimpan dalam bentuk PDF.

Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan

Hantar laporan pengauditan serta surat iringan kepada

Agensi/Jabatan melalui emel.

Penolong Akauntan

Kanan/

Pembantu Akauntan

Failkan surat iringan, laporan asal dan salinan emel

penghantaran laporan.

Ketua Penolong

Pengarah/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Terima borang maklum balas Pengauditan Pengurusan

Rekod Kewangan dan Perakaunan daripada

jabatan/agensi

Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan

Semak dan pastikan borang maklum balas lengkap

daripada jabatan/agensi berkenaan.

Penolong Akauntan

Kanan/

Pembantu Akauntan

Failkan dan kemaskini dan rekod tarikh terima dalam

daftar pengauditan (sistem akses).

Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan

Semak daftar pengauditan (sistem akses) dan kenalpasti

jabatan/agensi yang masih belum mengemukakan

maklum balas dalam tempoh 30 hari dari tarikh laporan

audit.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan/

Pembantu Akauntan

Sediakan surat peringatan kepada jabatan/agensi yang

belum mengemukakan maklumbalas.

Penolong Akauntan

Kanan/ Kemukakan surat peringatan kepada Jabatan/Agensi


Pembantu Akauntan

Penolong Akauntan

Kanan/

Pembantu Akauntan

Failkan dan kemaskini dalam daftar pengauditan

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.5:

Menjalankan Pengauditan Pengurusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

CARTA ALIRAN KERJA


Perakaunan

Kemukakan borang soal selidik maklumat asas kepada jabatan/agensi

Semak, kaji dan bincang maklumbalas borang soal selidik

Kemukakan surat kuasa pengauditan yang telah ditandatangani kepada Jabatan/Agensi

Sediakan surat kuasa bagi menjalankan pengauditan

BERSETUJU

TIDAK

YA

Pinda

Laksanakan pengauditan berasaskan risiko dari aspek kawalan Pengurusan Rekod Kewangan dan Perakakaunan

Kemukakan Draf Laporan Pengauditan kepada Ketua Penolong Pengarah Kanan/ Timbalan Pengarah untuk semakan.

Sediakan keperluan seperti kamera, senarai semak dan lain-lain keperluan untuk pengauditan

Sedia draf laporan pengauditan. Laporan perlu

dikeluarkan dalam tempoh 21 hari daripada tarikh pengauditan

Imbas laporan pengauditan dan surat iringan dan disimpan dalam bentuk PDF.

Hantar laporan pengauditan beserta surat iringan kepada Pengarah BPAD untuk kelulusan

A

Hantar laporan pengauditan serta surat iringan kepada Agensi/Jabatan melalui emel.

Failkan surat iringan, laporan asal dan salinan emel penghantaran laporan.

A

Terima borang maklum balas Pengauditan daripada

jabatan/agensi.

Semak dan pastikan borang maklum balas lengkap daripada jabatan/agensi berkenaan.

Failkan dan kemaskini dan rekod tarikh terima dalam daftar pengauditan.

Semak daftar pengauditan (sistem akses) dan

kenalpasti jabatan/agensi yang masih belum

mengemukakan maklum balas dalam tempoh 30 hari

dari tarikh laporan audit.

Sediakan surat peringatan kepada jabatan/agensi yang belum mengemukakan maklumbalas.

Kemukakan surat peringatan kepada Jabatan/Agensi.

Failkan dan kemaskini dalam daftar pengauditan

SENARAI BORANG

AKTIVITI 4.1.5:


BORANG


Perakaunan

BIL. SENARAI BORANG




AKTIVITI 4.1.6:

Menjalankan Pra Pengauditan Indeks Akauntabiliti (IA)/ Prestasi Bahagian/

Fungsi Pejabat Perakaunan/ Audit Susulan.

PROSES KERJA

AKTIVITI 6 : Menjalankan Pra Pengauditan Indeks Akauntabiliti (IA)/ Prestasi

Bahagian/ Fungsi Pejabat Perakaunan/ Audit Susulan.


Penolong Akauntan Sedia dan kemukakan Surat Kebenaran Menjalankan

Pengauditan untuk ditandatangani oleh Pengarah BPAD.

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Kemukakan Surat Kebenaran Menjalankan Pengauditan

dan senarai dokumen yang diperlukan kepada auditi dua

(2) minggu sebelum pengauditan.

Penolong Akauntan Failkan surat salinan pejabat.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Terima maklumat yang diperlukan daripada auditi untuk

tujuan pra audit.

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan

Kanan/Penolong

Akauntan

Buat analisis dan catat maklumat dalam RCM yang

berkaitan terhadap maklumat yang diterima daripada

auditi.

Penolong Akauntan Sediakan folder yang mengandungi dokumen-dokumen

berikut:-

i) Senarai Semak/RCM

ii) Skop Pengauditan

iii) Keputusan Pra Pengauditan melalui Sistem SAA

iv) Maklum Balas Laporan Pengauditan Terdahulu

(Laporan IA Ketua Audit Negara/ Audit Dalam

Perbendaharaan/ Inspektorat BPOPP/ Audit BPAD)

v) Borang Penilaian Keberkesanan Pengauditan

vi) Laporan Beban Kerja (Jadual 2)


Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan Kanan/

Penolong Akauntan

Dapatkan kebenaran keluar pejabat dengan sediakan

Borang Keluar Rasmi (Lampiran A).

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan Kanan/

Penolong Akauntan

Isi Borang Tempahan Tiket Kapal Terbang/ Borang

Tempahan Kenderaan dan Borang Pendahuluan Diri (jika

perlu). Borang Pendahuluan Diri hendaklah dikemukakan

kepada Unit Pentadbiran selewat-lewatnya 14 hari

sebelum tarikh perjalanan.

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan Kanan

Buat temujanji dengan wakil auditi melalui emel atau

panggilan telefon untuk mengadakan entrance meeting

di pejabat auditi. Tanggungjawab Ketua Pasukan Audit

semasa entrance meeting adalah:

i) Maklumkan mengenai objektif, skop pengauditan,

metodologi; dan kenalkan ahli pasukan audit.

ii) Terangkan lain-lain aspek penting yang perlu diberi

penekanan.

iii) Serahkan Borang Penilaian Keberkesanan

Pengauditan semasa entrance meeting dan dapatkan

semula semasa exit meeting.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan Kanan/

Penolong Akauntan

Jalankan pengauditan berdasarkan senarai semak/ RCM

dan Hasil Penilaian SAA.


Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan Kanan/

Penolong Akauntan

Rekod maklumat dan penemuan yang diperolehi ke

dalam senarai semak/ RCM dan Jadual Lampiran. Buat

salinan dokumen bagi menyokong setiap penemuan.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan Kanan/

Penolong Akauntan

Bincangkan penemuan bersama-sama ahli pasukan audit

untuk dimuktamadkan oleh Ketua Pasukan.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Sediakan Penemuan Audit bagi tujuan exit meeting dan

buat salinan untuk edaran ahli mesyuarat.

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Adakan exit meeting dengan wakil pejabat auditi. Ketua

Pasukan Audit:

i) Maklumkan penemuan audit;

ii) Syorkan langkah-langkah pembetulan dan

penambahbaikan;

iii) Dapatkan maklum balas dari auditi terhadap

penemuan audit yang dibentangkan; dan

iv) Maklumkan tempoh penghantaran laporan dan

maklum balas perlu dikemukakan.

v) Dapatkan semula Borang Penilaian Keberkesanan

Pengauditan

vi) Berikan penghargaan di atas kerjasama yang

diberikan

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Kemaskini RCM beserta markah (rating) dan sediakan

lampiran bagi setiap penemuan yang mempunyai sampel.


Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan Kanan/

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan

Kemukakan RCM, Rating dan lampiran kepada Penolong

Pengarah bagi penyediaan laporan.

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Analisis dan perincikan penemuan audit yang diperolehi

berdasarkan maklum balas semasa exit meeting.

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Sediakan draf Laporan Pengauditan. Laporan

Pengauditan perlu dikeluarkan dalam tempoh 21 hari dari

tarikh exit meeting pengauditan.

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Hantar draf laporan untuk semakan Ketua Penolong

Pengarah Kanan bersama:-

i) Borang Tindakan Kerja

ii) RCM

iii) Rating

iv) Dokumen sokongan

v) Pinda draf jika perlu.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan

Hantar draf laporan untuk semakan Timbalan Pengarah

bersama:-

i) Borang Tindakan Kerja

ii) RCM

iii) Rating

iv) Dokumen sokongan

v) Pinda draf jika perlu.

Timbalan Pengarah Hantar laporan dan surat iringan kepada Pengarah untuk

kelulusan/pengesahan. Salinkan surat kepada Pengarah

BPOPP. Pinda laporan jika perlu (RCM dan Rating tidak

perlu disertakan).

Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Imbas Laporan Pengauditan dan Surat Iringan dan

disimpan dalam bentuk PDF.


Akauntan

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Hantar Laporan Pengauditan, surat/memo iringan dan

format maklum balas kepada pejabat auditi melalui emel.

Salinkan emel laporan kepada Pengarah Bahagian

Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan (BPOPP) bagi

pengauditan di Pejabat JANM Negeri dan Cawangan.

Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan

Kemaskini Laporan Piagam berdasarkan Borang

Tindakan Kerja, Surat Iringan dan Rating.

Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan

Bukukan RCM, Rating, Senarai Semak, Borang Tindakan

Kerja dan dokumen-dokumen yang diperolehi semasa

pengauditan.

Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan



Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan

Simpan dalam bilik fail mengikut tarikh pengauditan.

Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan

Terima maklum balas daripada auditi dan failkan.

Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan

Hubungi pihak auditi sekiranya maklum balas tidak

diterima dalam tempoh 28 hari.

Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan

Kemaskini tarikh telefon / tarikh maklum balas diterima

dalam Laporan Piagam.

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Hantar surat peringatan pertama (SP1) yang

ditandatangani oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah

sekiranya maklum balas tidak diterima sehari selepas

tamat tempoh maklum balas sepatutnya diterima.

Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan

Kemaskini tarikh SP1/ tarikh maklum balas diterima


Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan

Hubungi auditi sekiranya maklum balas belum diterima

dalam tempoh 12 hari dari tarikh SP1.


Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan

Kemaskini tarikh telefon/ tarikh maklum balas diterima


Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Hantar surat peringatan kedua (SP2) sekiranya maklum

balas tidak diterima dalam tempoh 14 hari daripada tarikh

surat/memo iringan SP1, dan disalinkan kepada

Pengarah BPOPP bagi JANM Negeri/Cawangan.

Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan



Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan



Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan

Kemaskini tarikh telefon/ tarikh maklum balas diterima


Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Hantar surat peringatan ketiga (SP3) sekiranya maklum

balas tidak diterima dalam tempoh 7 hari daripada tarikh

surat/memo iringan SP2, dan disalinkan kepada:-

i) TAN(O);dan ii) Pengarah BPOPP

Penolong Akauntan

Kanan/ Penolong

Akauntan



Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Kemukakan surat arahan tunjuk sebab yang

ditandatangani oleh ANM sekiranya tiada maklum balas

diterima dalam tempoh 3 hari selepas SP3.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.6:

Menjalankan Pra Pengauditan Indeks Akauntabiliti (IA)/ Prestasi Bahagian/

Fungsi Pejabat Perakaunan/ Audit Susulan.

Sedia dan kemukakan Surat Kebenaran Pengauditan untuk

ditandatangan oleh PBPAD

Kemukakan Surat Kebenaran Pengauditan kepada auditi

Failkan surat salinan pejabat

Terima maklumat dari auditi

Buat analisis dan catat maklumat dalam RCM

Sediakan folder pengauditan

Dapatkan kebenaran keluar pejabat

Isi Borang Perjalanan/ Borang Pendahuluan diri (jika perlu)

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.6 : Menjalankan Pra Pengauditan Indeks Akauntabiliti (IA)/

Prestasi Bahagian/ Fungsi Pejabat Perakaunan/ Audit

Susulan.

A

Adakan entrance meeting.

Jalankan pengauditan berdasarkan senarai semak/ RCM

dan Hasil Penilaian SAA.

Rekod maklumat dan penemuan ke dalam senarai semak/

RCM dan Jadual Lampiran.

Bincangkan penemuan bersama-sama ahli pasukan audit.

Sediakan Penemuan Audit dan buat salinan untuk edaran

ahli mesyuarat.

Adakan exit meeting.

Kemaskini RCM beserta markah (rating) dan sediakan

lampiran.

Kemukakan RCM, Rating dan lampiran kepada Penolong

Pengarah bagi penyediaan laporan.

A

A

Pinda

Pinda

Ya

Ya

Analisis penemuan audit berdasarkan maklum balas semasa

exit meeting.

Sediakan draf Laporan Pengauditan.

Hantar draf laporan untuk ulasan/ semakan kepada Ketua

Penolong Pengarah Kanan.

Setuju?

Hantar draf laporan untuk ulasan/ semakan kepada

Timbalan Pengarah.

Setuju?

.

Hantar laporan dan surat iringan kepada Pengarah untuk

kelulusan/pengesahan

Tidak

A

Tidak

A

Pinda Ya

Setuju?

Imbas Laporan Pengauditan dan Surat Iringan.

Hantar Laporan Pengauditan, surat/memo iringan dan format

maklum balas kepada pejabat auditi.

Kemaskini Laporan Piagam.

Bukukan RCM, Rating, Senarai Semak, Borang Tindakan

Kerja dan dokumen-dokumen lain.



Simpan dalam bilik fail

A

Tidak

A

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Ya

Ya

Tidak

Terima maklum balas daripada auditi dan failkan.

Diterima?

Hubungi auditi sekiranya maklum balas tidak diterima dalam tempoh 28 hari.

Diterima?

Hantar SP1 sekiranya maklum balas tidak diterima 30

hari daripada tarikh surat/memo iringan kepada pejabat

auditi.

Diterima?



Diterima?

Hantar SP2 sekiranya maklum balas tidak diterima dalam tempoh 14 hari daripada tarikh surat/memo iringan SP1. Diterima?



Ya

Tidak

B A

A

Ya

Tidak

Diterima?

Hantar SP3 sekiranya maklum balas tidak diterima


Diterima?


Kemukakan surat arahan tunjuk sebab sekiranya tiada

maklum balas diterima.

B

Ya Tidak

A

SENARAI BORANG

AKTIVITI 4.1.6:


BORANG

AKTIVITI 4.1.6 : Menjalankan Pra Pengauditan Indeks Akauntabiliti (IA)/ Prestasi

Bahagian/ Fungsi Pejabat Perakaunan/ Audit Susulan.

BIL. SENARAI BORANG




4. BORANG PENILAIAN KEBERKESANAN PENGAUDITAN

AKTIVITI 4.1.7:

Menjalankan Pra Pengauditan Penarafan Bintang (Indeks SSR)

PROSES KERJA

AKTIVITI 4.1.7 : Menjalankan Pra Pengauditan Penarafan Bintang (Indeks SSR)

JAWATAN PROSES

Timbalan Pengarah/ Ketua

Penolong Pengarah Kanan

Terima senarai semak pelaksanaan kriteria SSR dari

Bahagian Pembangunan Perakaunan Dan Pengurusan

(BPPP).


Penolong Pengarah Kanan/


Penolong Pengarah

Semak, kaji dan bincang senarai semak tersebut.

Penolong Akauntan Sedia dan kemukakan Surat Kebenaran Menjalankan

Pengauditan untuk ditandatangani oleh Pengarah BPAD.


Penolong Pengarah

Kemukakan Surat Kebenaran Menjalankan Pengauditan

dan senarai dokumen yang diperlukan kepada auditi dua (2)

minggu sebelum pengauditan.

Penolong Akauntan Failkan surat salinan pejabat.

Ketua Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong Pengarah


Terima maklumat yang diperlukan daripada auditi untuk

tujuan pra audit.


Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan/Penolong Akauntan

Buat analisis dan catat maklumat dalam RCM yang

berkaitan terhadap maklumat yang diterima daripada auditi.

Penolong Akauntan

Sediakan folder yang mengandungi dokumen-dokumen

berikut:-

i) Senarai Semak/RCM ii) Skop Pengauditan iii) Borang Penilaian Keberkesanan Pengauditan




Penolong Pengarah/

Dapatkan kebenaran keluar pejabat dengan sediakan

Borang Keluar Rasmi (Lampiran A).

JAWATAN PROSES

Penolong Akauntan Kanan/

Penolong Akauntan


Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan Kanan

Buat temujanji dengan wakil auditi melalui emel atau

panggilan telefon untuk mengadakan entrance meeting di

pejabat auditi. Tanggungjawab Ketua Pasukan Audit

semasa entrance meeting adalah:

iv) Maklumkan mengenai objektif, skop pengauditan,

metodologi; dan kenalkan ahli pasukan audit.

v) Terangkan lain-lain aspek penting yang perlu diberi

penekanan.

vi) Serahkan Borang Penilaian Keberkesanan Pengauditan

semasa entrance meeting dan dapatkan semula

semasa exit meeting.



Kanan/ Penolong Pengarah/


Penolong Akauntan

Laksanakan pengauditan ke atas urus setia di BPPP

berdasarkan senarai semak yang diterima.




Sedia draf laporan pengauditan urus setia di BPPP.


Penolong Pengarah

Kemukakan draf laporan pengauditan untuk ulasan dan

semakan TP.

Timbalan Pengarah Hantar laporan pengauditan beserta memo iringan kepada P

BPAD untuk kelulusan. Pinda laporan jika perlu.


Penolong Akauntan

Imbas laporan pengauditan dan surat iringan dan disimpan

dalam bentuk PDF.


Penolong Pengarah

Hantar laporan pengauditan urus setia di BPPP serta memo

iringan kepada urus setia di BPPP melalui emel.


Penolong Akauntan



CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.7:


CARTA ALIRAN KERJA


Sedia dan kemukakan Surat Kebenaran Pengauditan untuk

ditandatangan oleh PBPAD

Kemukakan Surat Kebenaran Pengauditan kepada auditi

Failkan surat salinan pejabat

Terima maklumat dari auditi

Buat analisis dan catat maklumat dalam RCM

Sediakan folder pengauditan

Dapatkan kebenaran keluar pejabat

Semak, kaji dan bincang senarai semak

A

Terima senarai semak pelaksanaan kriteria SSR dari BPPP

Buat temujanji dengan wakil auditi untuk adakan entrance.

Diterima?

Laksanakan pengauditan ke atas urus setia di BPPP

Sedia draf laporan pengauditan urus setia di BPPP

Kemuka draf laporan pengauditan kepada TP untuk ulasan dan semakan

TIDAK

BERSETUJU

BERSETUJU

Pinda

Imbas laporan pengauditan dan surat iringan dan disimpan dalam bentuk PDF

Failkan surat iringan, laporan asal dan salinan emel penghantaran laporan

Hantar laporan pengauditan urus setia di BPPP serta memo iringan melalui emel

A

SENARAI BORANG

AKTIVITI 4.1.7:


BORANG


BIL. SENARAI BORANG


2. BORANG PENILAIAN KEBERKESANAN PENGAUDITAN

AKTIVITI 4.1.8:

Menjalankan Pra Pengauditan melalui Sistem Self Assessment Audit

PROSES KERJA

AKTIVITI 4.1.8 : Menjalankan Pra Pengauditan melalui Sistem Self Assessment

Audit


Timbalan Pengarah/Ketua


Dapatkan Senarai Semak terkini daripada Jabatan

Audit Negara.


Kanan

/Penolong Pengarah

Kanan/Penolong

Pengarah/Penolong Akauntan


Kumpul maklumat dan mengadakan perbincangan

bagi menyediakan soalan-soalan objektif untuk

dimuat naik dalam Sistem Self Audit Assessment

(SAA).

Penolong Pengarah

Kanan/Penolong



Adakan perbincangan untuk memuktamadkan

soalan-soalan objektif untuk dimuat naik dalam

Sistem SAA.

Penolong Pengarah

Kanan/Penolong



Sediakan draf bagi memuktamadkan soalan-soalan

objektif untuk dimuat naik dalam Sistem SAA.

Penolong Pengarah

Kanan/Penolong Pengarah

Kemukakan draf soalan-soalan objektif untuk dimuat

naik dalam Sistem SAA kepada Ketua Penolong

Pengarah Kanan untuk semakan.


Kemukakan draf soalan kepada Timbalan Pengarah untuk ulasan/semakan. Buat pindaan jika perlu.

Penolong Akauntan


Kunci masuk soalan-soalan dalam Sistem SAA.

Penolong Pengarah

Kanan/Penolong



Agihkan soalan SAA kepada JANM Bahagian/

Negeri/ Cawangan oleh Pentadbir Sistem SAA.

Penolong Pengarah

Kanan/Penolong

Semak serta menjawab emel dan panggilan telefon

daripada responden. Contoh:




i) Mengemaskini peranan Pegawai Pengesah dan

Penyedia;

ii) Reset Kata Laluan;

iii) Hantar semula notifikasi agihan soalan SAA;

dan

iv) Memberi khidmat nasihat berkaitan menjawab

soalan SAA.

Penolong Akauntan


Semak status penilaian entiti sekurang-kurangnya 3

kali seminggu dan laporkan kepada Penolong

Pengarah Kanan/ Penolong Pengarah.

Penolong Pengarah


Laporkan status penilaian entiti kepada Ketua


Penolong Pengarah


Buat peringatan mesra kepada entiti yang masih

belum melengkapkan soalan SAA seminggu

sebelum tarikh akhir menjawab melalui emel dan

panggilan telefon.

Penolong Pengarah

Kanan/Penolong



Kemaskini Daftar Status Penilaian SAA dengan

melengkapkan:

i) Tarikh semakan status Penilaian SAA;

ii) Status penilaian SAA oleh entiti;

iii) Tarikh emel peringatan mesra; dan

iv) Tarikh panggilan telefon.




Adakan perbincangan mengenai perlanjutan tempoh

Penilaian IA sekiranya terdapat permohonan

daripada entiti atau peratusan responden menjawab

kurang memuaskan.

Penolong Pengarah


Hantar emel pemakluman pelanjutan tempoh

menjawab Penilaian IA kepada Pegawai Penyedia

dan Pegawai Pengesah di JANM Bahagian/ Negeri/

Cawangan yang masih belum berstatus selesai.

Penolong Akauntan


Kumpul semua maklum balas Penilaian SAA

daripada responden.

Penolong Akauntan


Jalankan analisis maklum balas Penilaian SAA


Penolong Pengarah


Sediakan Draf Laporan Pra Pengauditan IA dan

slaid pembentangan. Laporan Pra Pengauditan IA

perlu dikeluarkan dalam tempoh 21 hari dari tarikh

tutup penilaian.

Penolong Pengarah


Kemukakan Draf Laporan Pra Pengauditan IA dan

slaid pembentangan kepada Ketua Penolong

Pengarah Kanan untuk semakan.


Kanan

Kemukakan Draf Laporan Pra Pengauditan IA dan

slaid pembentangan untuk ulasan/semakan

Timbalan Pengarah. Pinda draf jika perlu.

Timbalan Pengarah

Adakan pembentangan Slaid Laporan Pra

Pengauditan IA kepada Pengarah BPAD untuk

ulasan. Meminda slaid pembentangan jika perlu.

Timbalan Pengarah

Hantar Laporan SAA dan memo iringan kepada

Pengarah BPAD untuk kelulusan/pengesahan.

Pinda laporan jika perlu dan failkan.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.8:


CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.8: Menjalankan Pra Pengauditan melalui Sistem Self Assessment

Audit

BERSETUJU

TIDAK

YA

Pinda

Kumpul maklumat dan adakan perbincangan bagi menyediakan soalan-soalan objektif untuk dimuat naik dalam Sistem SAA

Kemuka draf soalan-soalan objektif untuk dimuat naik dalam Sistem SAA kepada Ketua Penolong Pengarah Kanan untuk semakan

Dapatkan Senarai Semak terkini daripada Jabatan Audit Negara

Muktamadkan soalan-soalan objektif untuk dimuat naik dalam Sistem SAA

Kemuka draf soalan kepada Timbalan Pengarah untuk ulasan dan semakan.

Agihkan soalan SAA kepada JANM Bahagian/Negeri/Cawangan oleh Pentadbir Sistem SAA

Kunci masuk soalan dalam Sistem SAA

A

Semak status penilaian entiti

Buat peringatan mesra kepada entiti seminggu sebelum tarikh akhir menjawab melalui emel dan panggilan telefon

Semak dan jawab emel serta panggilan telefon daripada responden

Laporkan status penilaian entiti kepada Ketua Penolong Pengarah Kanan

Kemaskini Daftar Status Penilaian SAA

Hantar emel pemakluman pelanjutan tempoh menjawab Penilaian SAA

Bincang mengenai perlanjutan tempoh Penilaian SAA

A

A

BERSETUJU

TIDAK

YA

Pinda

Jalankan analisis maklum balas Penilaian SAA

Kemukakan Draf Laporan Pra Pengauditan SAA dan slaid pembentangan kepada Ketua Penolong Pengarah Kanan untuk semakan.

Kumpul semua maklum balas Penilaian SAA daripada responden

Sediakan draf Laporan Pra Pengauditan SAA dan slaid pembentangan. Laporan perlu dikeluarkan dalam tempoh 21 hari dari tarikh tutup penilaian

Kemukakan Laporan Pra Pengauditan SAA dan memo iringan kepada P BPAD untuk kelulusan

Bentangkan slaid Laporan Pra Pengauditan SAA kepada P BPAD

A

SENARAI BORANG

AKTIVITI 4.1.8:


BORANG

AKTIVITI 4.1.8 : Menjalankan Pra Pengauditan melalui Sistem Self Assessment

Audit

BIL. SENARAI BORANG

TIDAK BERKENAAN

AKTIVITI 4.1.9:

Menjalankan Pengauditan Ke Atas Prestasi

Pindahan Hasil GST Ke Dalam Akaun Bank

Jabatan Akauntan Negara Malaysia/

Pematuhan Pengurusan Terimaan Hasil

GST/ Pematuhan Pengurusan Terimaan

Hasil Lain JKDM

PROSES KERJA

AKTIVITI 4.1.9: Menjalankan pengauditan ke atas Prestasi Pindahan Hasil GST Ke

Dalam Akaun Bank Jabatan Akauntan Negara Malaysia /

Pematuhan Pengurusan Terimaan Hasil GST / Pematuhan

Pengurusan Terimaan Hasil Lain JKDM


Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Sedia memo serta surat kuasa menjalankan

pengauditan dan kemukakan kepada Akauntan Negara

Malaysia (ANM) untuk ditandatangan.

Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Sedia surat pemakluman tarikh pengauditan dan

kemukakan kepada Pengarah untuk ditandatangan.

Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Kemuka surat kuasa, surat pemakluman pengauditan

dan senarai dokumen diperlukan kepada auditi dalam

tempoh 14 hari sebelum tarikh pengauditan.

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Adakan perbincangan mengenai isu berbangkit, analisa

ketidakpatuhan berdasarkan laporan audit terdahulu

dan perkara-perkara yang perlu diberi penekanan

semasa pengauditan dijalankan

Penolong Pengarah

Kanan / Penolong

Pengarah / Penolong

Akauntan Kanan

Sedia draf slaid Entrance Meeting dan senarai semak

sebelum pengauditan.


Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Pastikan keperluan logistik dan peralatan telah lengkap

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Adakan Entrance Meeting dengan ketua pejabat yang

diaudit dan maklumkan objektif, skop, metodologi dan

lain-lain aspek penting yang perlu diberi penekanan.

Ketua Penolong

Penolong / Pengarah

Kanan / Penolong

Pengarah / Penolong

Akauntan Kanan /

Pembantu Akauntan

Jalankan pengauditan berasaskan risiko menggunakan

RCM dan garis panduan pengauditan.

Ketua Penolong

Penolong / Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Rekod maklumat yang dikumpul dan buat analisis

penemuan pengauditan dalam kertas kerja

pengauditan.


Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Adakan perbincangan pasukan audit mengenai isu-isu

penting dalam penemuan pengauditan sebelum Exit

Meeting dan sediakan ringkasan pememuan audit.

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Adakan exit meeting dengan Ketua Pejabat dan

maklumkan perkara-perkara berikut:

i. penghargaan atas kerjasama yang diberi;

ii. penemuan audit;

iii. syor langkah-langkah pembetulan /

penambahbaikan (jika ada);

iv. dapatkan ulasan auditi terhadap penemuan audit

dan syor-syor yang dikemukakan.

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Kemaskini RCM dan sediakan dokumen sokongan bagi

setiap penemuan audit.

Penolong Pengarah

Kanan / Penolong

Pengarah / Penolong

Akauntan Kanan

Sedia draf Laporan Pengauditan bersama dokumen

sokongan dalam tempoh 21 hari dari tarikh exit meeting

dijalankan.

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah

Kemuka draf Laporan Pengauditan beserta dokumen

berikut untuk semakan KPP:

i. Borang Tindakan Kerja ii. Risk Control Matrix (RCM) iii. Lembaran Kerja


iv. Dokumen sokongan.

Pinda draf Laporan Pengauditan sekiranya perlu.

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah

Semak draf Laporan Pengauditan beserta dokumen

sokongan dan kemukakan kepada Timbalan Pengarah

untuk pengesahan sekiranya tiada pindaan.

Pengarah / Timbalan

Pengarah / Ketua

Penolong Pengarah

Kemuka Laporan Pengauditan kepada Pengarah untuk

kelulusan.

Penolong Pengarah

Kanan / Penolong

Pengarah / Penolong

Akauntan Kanan /

Pembantu Akauntan

Kemuka Laporan Pengauditan yang telah

ditandatangani, format maklumbalas dan surat iringan

maklumbalas kepada berikut :

i. Pengarah Bahagian GST JKDM ( Bahagian auditi

berkaitan)

ii. Ketua Pengarah JKDM

iii. Ketua Akauntan JKDM

Failkan salinan Laporan Pengauditan dan surat iringan

serta salinan emel.

Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Kemaskini Laporan Piagam Pengauditan

Penolong Pengarah

Kanan / Penolong

Pengarah / Penolong

Akauntan Kanan /

Pembantu Akauntan

Pantau penerimaan maklum balas Laporan

Pengauditan daripada auditi. Maklum balas hendaklah

diterima dalam tempoh 30 hari daripada tarikh Laporan

Pengauditan dikeluarkan.


Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Sekiranya maklumbalas tidak diterima, Surat

Peringatan Pertama yang ditandatangani oleh KPP

dikeluarkan pada hari pertama bekerja selepas tarikh

akhir maklumbalas sepatutnya diterima.

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pengarah /

Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Surat Peringatan Kedua yang ditandatangani oleh TP

dikeluarkan jika maklum balas masih belum diterima

selepas tempoh Empat Belas (14) hari daripada tarikh

surat peringatan pertama dikeluarkan.

Pengarah / Ketua

Penolong Pengarah /

Penolong Pengarah

Kanan / Penolong

Pengarah / Penolong

Akauntan Kanan /

Pembantu Akauntan

Surat Peringatan Ketiga yang ditandatangani oleh

Pengarah jika maklum balas masih belum diterima

selepas tempoh Tujuh (7) hari daripada tarikh surat

peringatan kedua dikeluarkan.

Pengarah / Timbalan

Pengarah

Tentukan tindakan yang perlu diambil diatas kegagalan

auditi mengemukakan maklum balas setelah surat

peringatan dikeluarkan.

Kanan / Penolong

Pengarah / Penolong

Akauntan Kanan /

Pembantu Akauntan

Kaji maklum balas Laporan Pengauditan yang diterima.

Beri komen jika jawapan / ulasan tidak memuaskan dan

minta bukti pengesahan jawapan serta penjelasan

lanjut.

Penolong Akauntan

Kanan / Pembantu

Akauntan

Kemaskini Laporan Piagam Pengauditan dan failkan

semua surat serta dokumen berkaitan

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.9:






Hasil Lain JKDM

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.9 : Menjalankan pengauditan ke atas Prestasi Pindahan Hasil GST

Ke Dalam Akaun Bank Jabatan Akauntan Negara Malaysia /


Pengurusan Terimaan Hasil Lain JKDM.

Sediakan memo dan Surat Kuasa Menjalankan

Pengauditan untuk tandatangan ANM.

Sedia surat pemakluman pengauditan untuk tandatangan

Pengarah

Kemuka Surat Kuasa Menjalankan pengauditan dan

Surat Pemakluman Pengauditan dan senarai dokumen

yang diperlukan kepada auditi.

Adakan perbincangan dan sediakan slaid Entrance

Meeting serta senarai pengauditan

Pastikan keperluan logistik dan peralatan lengkap

A

Adakan Entrance Meeting dengan Ketua Pejabat yang

diaudit.

Jalankan pengauditan berasaskan risiko menggunakan

RCM dan garis panduan pengauditan.

Rekod penemuan dalam kertas kerja audit.

Adakan perbincangan mengenai isu-isu penting dalam

penemuan pengauditan sebelum Exit Meeting dan

sediakan ringkasan pememuan audit.

Adakan Mesyuarat Exit.

A

B

SENARAI BORANG

AKTIVITI 4.1.9:






Hasil Lain JKDM

BORANG

AKTIVITI 4.1.9 : Menjalankan pengauditan ke atas Prestasi Pindahan Hasil GST Ke

Dalam Akaun Bank Jabatan Akauntan Negara Malaysia /


Pengurusan Terimaan Hasil Lain JKDM.

BIL. SENARAI BORANG




AKTIVITI 4.1.10:

Melaksanakan Pengauditan Pemantauan Praktis di Bahagian Akaun Kementerian, Cawangan Akaun Jabatan Kastam Diraja Malaysia (JKDM) dan Unit Pemantauan

LHDNM di Zon

PROSES KERJA

AKTIVITI 4.1.10: Melaksanakan Pengauditan Pemantauan Praktis di Bahagian

Akaun Kementerian, Cawangan Akaun Jabatan Kastam Diraja

Malaysia (JKDM) dan Unit Pemantauan LHDNM di Zon.


ANM / Pengarah /

Pasukan Audit

Menyedia dan mengemukakan Surat Kebenaran

melaksanakan Pengauditan Pemantauan Praktis di

Bahagian Akaun Kementerian, Cawangan Akauan

Jabatan Kastam Diraja Malaysia (JKDM) dan Unit

Pemantauan LHDNM di Zon untuk kelulusan

Akauntan Negara Malaysia.

Pengarah / Pasukan Audit Menyedia dan mengemukakan Surat melaksanakan

Pengauditan Pemantauan Praktis di Bahagian

Akaun Kementerian, Cawangan Akauan Jabatan

Kastam Diraja Malaysia (JKDM) dan Unit

Pemantauan LHDNM di Zon untuk ditandatangan

oleh Pengarah Bahagian.

Pasukan Audit Kemukakan surat/memo Kebenaran melaksanakan

Pengauditan Pemantauan Praktis dan senarai

dokumen yang diperlukan dalam tempoh 14 hari

sebelum Pengauditan Pemantauan Praktis

dilaksanakan.

Pasukan Audit Memfailkan surat/memo salinan pejabat.

Pasukan Audit Mengadakan mesyuarat Pra Pengauditan

Pemantauan Praktis di Bahagian Akaun

Kementerian, Cawangan Akauan Jabatan Kastam

Diraja Malaysia (JKDM) dan Unit Pemantauan

LHDNM di Zon bagi membincangkan:


i. Analisis Laporan Prestasi Kawalan Terimaan

yang merangkumi 4 laporan secara terperinci.

(Format C1,C2,C3 dan C4 di dalam GPKT)

ii. Pengumpulan maklumat auditi

(Carta organisasi, lokasi dan lain-lain)

iii. Slaid Entrance Meeting

iv. Templat slaid Exit Meeting

v. Practice Review Matrix / Risk Control Matrix

vi. Program Pematuhan GPKT / Program

Pengauditan.

Pasukan Audit Sediakan catatan perbincangan dan failkan.

Pengarah/ Timbalan

Pengarah / Pasukan Audit

Mendapatkan kebenaran keluar pejabat daripada

Timbalan Pengarah dan Pengarah Bahagian.

Pasukan Audit Mengadakan Entrance Meeting dengan auditi.

Ketua pasukan hendaklah:

i. Memperkenalkan ahli pasukan;

ii. Menerangkan objektif, skop dan metodologi

penyemakan; dan

iii. Lain-lain aspek penting yang perlu diberi

penekanan.

Pasukan Audit Menjalankan penyemakan berdasarkan Program

Pematuhan GPKT / Program Pengauditan.

Pasukan Audit Merekod maklumat dan penemuan yang diperolehi

ke dalam Program Pematuhan GPKT / Program

Pengauditan. Membuat salinan dokumen bagi

menyokong setiap penemuan.

Pasukan Audit Membincangkan penemuan bersama-sama ahli

pasukan untuk dimuktamadkan oleh Ketua

Pasukan.


Pasukan Audit Menyediakan slaid pembentangan bagi Exit

Meeting.

Pengarah / Timbalan

Pengarah / Pasukan Audit

Mengadakan Exit Meeting dengan auditi. Ketua

pasukan hendaklah:

i. Memberikan penghargaan di atas kerjasama

yang diberikan;

ii. Memaklumkan penemuan pemantauan praktis;

iii. Mengesyorkan langkah-langkah pembetulan dan

penambahbaikan;

iv. Mendapatkan maklum balas dari auditi terhadap

penemuan yang dibentangkan; dan

v. Memaklumkan tempoh penghantaran laporan dan

maklum balas perlu dikemukakan.

Pasukan Audit Menganalisis penemuan audit dengan

mengambilkira maklum balas semasa Exit Meeting.

Pasukan Audit Mengemaskini PRM / RCM berserta markah

(rating). Sediakan dokumen sokongan bagi setiap

penemuan audit.

Ketua Pasukan / Pasukan

Audit

Mengemukakan PRM / RCM berserta markah

(rating) dan dokumen sokongan kepada Ketua

Pasukan Pemantauan Praktis / Pengauditan Sistem

Pengurusan Terimaan Agensi bagi tujuan

penyediaan laporan.

Ketua Pasukan/ Pasukan

Audit

Draf Laporan Pengauditan Pemantauan Praktis di

Bahagian Akaun Kementerian, Cawangan Akauan

Jabatan Kastam Diraja Malaysia (JKDM) dan Unit

Pemantauan LHDNM di Zon disediakan

berdasarkan maklumat Program Pematuhan GPKT,

PRM / Program Pengauditan / RCM.


Timbalan Pengarah /

Pasukan Audit Mengemukakan draf Pengauditan Pemantauan

Praktis di Bahagian Akaun Kementerian, Cawangan

Akauan Jabatan Kastam Diraja Malaysia (JKDM)

dan Unit Pemantauan LHDNM di Zon kepada

Timbalan Pengarah untuk semakan/pengesahan

berserta dokumen berikut:

i. Borang Tindakan Kerja

ii. Program Pematuhan GPKT / Program

Pengauditan

iii. Practice Review Matrix / Risk Control Matrix

iv. Dokumen sokongan

Pengarah/ Timbalan

Pengarah / Ketua Pasukan Laporan yang telah disemak dan disahkan oleh

Timbalan Pengarah dikemukakan kepada Pengarah

untuk kelulusan.

Pengarah / Pasukan Audit Selepas kelulusan, Surat Penghantaran Laporan

disediakan untuk ditandatangan oleh Pengarah

Bahagian.

Pengarah BPOPP /

Pasukan Audit

Laporan Pengauditan Pemantauan Praktis

dikemukakan kepada auditi dalam format PDF

melalui emel dan disalinkan kepada Pengarah

Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan

(BPOPP).

Pasukan Audit Failkan salinan Pengauditan Pemantauan Praktis

dan Surat Penghantaran Laporan beserta salinan

emel.

Pasukan Audit Menyemak Laporan Piagam untuk memastikan

maklum balas telah diterima atau belum.

Pasukan Audit Menghubungi pihak auditi sekiranya maklum balas

tidak diterima dalam tempoh 14 hari. Ini adalah

bertujuan untuk memberi peringatan awal kepada

auditi.


Pasukan Audit Mengemaskini tarikh panggilan / tarikh maklum

balas diterima dalam fail auditi.


Kanan / Pasukan Audit

Menghantar Surat Peringatan Pertama (SP1)

melalui emel yang ditandatangan oleh Ketua Unit

sekiranya maklum balas tidak diterima sehari

selepas tamat tempoh maklum balas.

Pasukan Audit Mengemaskini tarikh SP1 dalam Laporan Piagam.

Timbalan Pengarah /

Pasukan Audit

Menghantar Surat Peringatan Kedua (SP2) melalui

emel yang ditandatangan oleh Timbalan Pengarah

sekiranya maklum balas tidak diterima dalam

tempoh tujuh (7) hari daripada tarikh SP1 dan

disalinkan kepada Pengarah Bahagian Pengurusan

Operasi Pejabat Perakaunan (BPOPP).


Pengarah / Pasukan Audit Menghantar Surat Peringatan Ketiga (SP3) melalui

emel yang ditandatangan oleh Pengarah Bahagian

sekiranya maklum balas tidak diterima dalam

tempoh lima (5) hari daripada tarikh SP2 dan

disalinkan kepada Timbalan Akauntan Negara

(Operasi).


ANM / Pasukan Audit Menyediakan surat arahan tunjuk sebab untuk

ditandatangan oleh Akauntan Negara Malaysia

sekiranya tiada maklum balas diterima dalam

tempoh tiga (3) hari selepas SP3.

Pasukan Audit Menghantar surat arahan tunjuk sebab kepada

auditi secara emel dan diposkan / serahan tangan


Pasukan Audit Menerima maklumbalas daripada auditi.

Pasukan Audit Menyemak maklum balas:-

i) Sekiranya berpuas hati, maklum balas

tersebut difailkan.

ii) Jika tidak, dapatkan penjelasan lanjut melalui

emel/surat/memo daripada pejabat yang diaudit.

Pasukan Audit Failkan maklumbalas.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.10:


LHDNM di Zon

Sedia dan kemukakan Surat Kebenaran untuk kelulusan ANM Sedia dan kemukakan Surat melaksanakan Pengauditan Pemantauan Praktis untuk ditandatangan Pengarah Bahagian. Kemukakan surat dan senarai dokumen melalui emel kepada auditi. Failkan surat. Mengadakan mesyuarat Pra melaksanakan Pengauditan Pemantauan Praktis. Sediakan catatan perbincangan dan failkan. Dapatkan kebenaran keluar pejabat daripada Timbalan Pengarah dan Pengarah Bahagian

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.10 : Melaksanakan Pengauditan Pemantauan Praktis di Bahagian Akaun

Kementerian, Cawangan Akaun Jabatan Kastam Diraja Malaysia (JKDM) dan Unit

Pemantauan LHDNM di Zon

A

Pinda

Adakan Entrance Meeting dengan auditi. Jalankan penyemakan berdasarkan Program Pematuhan GPKT / Program Pengauditan. Rekod maklumat dan penemuan yang diperolehi ke dalam Program Pematuhan GPKT / Program Pengauditan. Buat salinan dokumen bagi menyokong setiap penemuan. Bincangkan penemuan bersama-sama ahli pasukan untuk dimuktamadkan oleh Ketua Pasukan. Sediakan slaid pembentangan bagi Exit Meeting. Adakan Exit Meeting dengan auditi. Analisis penemuan audit. Kemaskini PRM / RCM beserta markah (rating) dan sediakan dokumen sokongan.

A

A

Semak Laporan Piagam

Maklum balas diterima dalam tempoh 14 hari?

Hubungi auditi Terima maklum balas dalam tempoh 24 hari?

Hantar Surat Peringatan Pertama (SP1).

Kemaskini Laporan Piagam

Terima maklum balas dalam tempoh 7 hari? . Hantar Surat Peringatan Kedua (SP2) dan salinan kepada Pengarah BPOPP.

Kemaskini Laporan Piagam

Terima maklum balas dalam tempoh lima (5) hari?

Hantar Surat Peringatan Ketiga (SP3) dan salinan kepada TAN (O).


Tidak

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Ya

A

A B

Terima maklum balas dalam tempoh tiga (3) hari?

Sedia surat arahan tunjuk sebab untuk ditandatangan oleh ANM.

Hantar surat arahan tunjuk sebab kepada auditi.

Terima maklum balas

Semak maklum balas. Berpuas hati?

Dapatkan penjelasan lanjut daripada auditi

Failkan maklum balas.

Tidak

Ya

Tidak

A B

SENARAI BORANG

AKTIVITI 4.1.10:


LHDNM di Zon

BORANG

AKTIVITI 4.1.10: Melaksanakan Pengauditan Pemantauan Praktis di Bahagian

Akaun Kementerian, Cawangan Akauan Jabatan Kastam Diraja

Malaysia (JKDM) dan Unit Pemantauan LHDNM di Zon.

BIL. SENARAI BORANG

TIDAK BERKENAAN

AKTIVITI 4.1.11:

Melaksanakan Pemantauan Prestasi Pengurusan Kawalan Terimaan Bahagian

Akaun Kementerian/ Cawangan Akaun JKDM

PROSES KERJA

AKTIVITI 4.1.11 : Melaksanakan Pemantauan Prestasi Pengurusan Kawalan

Terimaan Bahagian Akaun Kementerian/ Cawangan Akaun

JKDM


Penolong Akauntan /

Pembantu Akauntan

Menerima Laporan daripada BA Kementerian.

a)Laporan Prestasi Penerimaan dan Penyemakan

Dokumen Akaun Terimaan (C1)

b)Laporan Ketidakpatuhan Peraturan Kewangan (C2)

c)Laporan Prestasi Naziran Terimaan (C3)

d)Laporan Penemuan Ketidakpatuhan Naziran

Terimaan (C4)

Penolong Akauntan Menyatukan Laporan Prestasi Kawalan Terimaan

Bahagian Akaun Kementerian/ Cawangan Akaun

JKDM mengikut format.

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Mengemukakan laporan kepada Penolong Pengarah

Kanan untuk analisa.

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Menganalisa dan menyediakan draf Laporan Prestasi

Kawalan Terimaan.

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah

Mengemukakan analisa Laporan Prestasi Kawalan

Terimaan kepada Ketua Penolong Pengarah untuk

semakan

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Penagrah Kanan /

Penolong Pengarah

Mengemukakan analisa Laporan Prestasi Kawalan

Terimaan kepada Timbalan Pengarah untuk

pengesahan.

Timbalan Pengarah /

Ketua Pengarah

Mengemukakan Laporan Prestasi Kawalan Terimaan

kepada BA Kementerian/ CA JKDM beserta Surat

Iringan.

Pembantu Akauntan Failkan Laporan Prestasi Kawalan Terimaan.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.11:



Pinda

Pinda

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.11 : Melaksanakan Pemantauan Prestasi Pengurusan Kawalan


JKDM

Terima laporan dari BA Kementerian

Satukan laporan Prestasi Kawalan Terimaan

Bahagian Akaun Kementerian.

Kemukakan kepada Ketua Penolong Penagarah

untuk analisa.

Analisa dan sediakan draf Laporan Prestasi

Kawalan Terimaan.

Serahkan draf analisa Laporan Prestasi Kawalan

Terimaan kepada Ketua Penolong Pengarah

untuk semakan.

Pinda Laporan Prestasi Kawalan Terimaan (jika

perlu).

Laporan diperakukan.

Kemukakan analisa Laporan Prestasi Kawalan

Terimaan kepada Timbalan Pengarah.

Pinda Laporan Prestasi Kawalan Terimaan (jika

perlu).

Kemukakan analisa Laporan Prestasi

Pengurusan Kawalan Terimaan kepada BA

Kementerian

Failkan Laporan Prestasi Pengurusan Kawalan

Terimaan.

Ya

Tidak

Ya

Tidak

SENARAI BORANG

AKTIVITI 4.1.11:



BORANG

AKTIVITI 4.1.11: Melaksanakan Pemantauan Prestasi Pengurusan Kawalan


JKDM

BIL. SENARAI BORANG

TIDAK BERKENAAN

AKTIVITI 4.1.12:

Menjalankan Pengauditan Pengurusan Perakaunan Hasil Cukai dan Duti Setem di

LHDNM.

PROSES KERJA

AKTIVITI 4.1.12: Menjalankan Pengauditan Pengurusan Perakaunan Hasil Cukai

Dan Duti Setem di LHDNM.


Pembantu Akauntan

Sediakan memo serta surat kuasa menjalankan

pengauditan untuk ditandatangani Akauntan Negara

Malaysia setiap awal suku tahun.

Ketua Penolong

Pengarah

Semak memo serta surat kuasa menjalankan

pengauditan dan kemukakan memo kepada pengarah

untuk ditandatangan.

Pembantu Akauntan

Kemukakan memo serta surat kuasa menjalankan

pengauditan kepada Akauntan Negara Malaysia untuk

ditandatangan setiap awal suku tahun.

Pembantu Akauntan

Sediakan surat pemakluman tarikh pengauditan untuk

ditandatangan oleh pengarah.

Ketua Penolong

Pengarah

Semak surat pemakluman tarikh pengauditan.

Pembantu Akauntan

Kemukakan surat pemakluman tarikh pengauditan untuk


Penolong Pengarah

Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Kemukakan surat kuasa, surat pemakluman tarikh

pengauditan dan senarai dokumen diperlukan kepada

pejabat LHDNM yang akan diaudit melalui emel dalam

tempoh 14 hari sebelum tarikh pengauditan.


Penolong Pengarah

Kanan/

Penolong Pengarah

Sediakan Analisa Pertanyaan Perbendaharaan, Tentatif

Pengauditan dan Slaid ‘Entrance Meeting’ sebelum

pengauditan dijalankan.

Timbalan

Pengarah/Ketua

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan Kanan

Adakan perbincangan pra audit sebelum pengauditan

dijalankan.

Ketua Penolong

Pengarah/Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Adakan ‘Entrance Meeting’ dengan pejabat LHDNM yang

diaudit.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Jalankan pengauditan berdasarkan Risk Control Matrix

(RCM), Audit Test Programme (ATP) dan garis panduan

audit.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Adakan perbincangan pasukan audit mengenai

penemuan audit dan persediaan Slaid ‘Exit Meeting’.

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Adakan ‘Exit Meeting’ dengan pejabat LHDNM yang

diaudit.


Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Kanan

Sediakan deraf laporan pengauditan, RCM, ATP dan

surat iringan pengauditan untuk semakan Ketua Penolong

Pengarah dan dihantar melalui emel dalam tempoh 10

hari dari tarikh akhir pengauditan.

Ketua Penolong

Pengarah

Semak dan pinda deraf laporan pengauditan, RCM, ATP

serta surat iringan pengauditan kepada Timbalan

Pengarah untuk semakan kedua melalui emel dalam

tempoh 3 hari dari tarikh terima deraf laporan

pengauditan dari Penolong Pengarah.

Timbalan Pengarah

Semak dan pinda deraf laporan pengauditan, RCM, ATP

serta surat iringan pengauditan kepada Pengarah untuk

semakan dan pengesahan dalam tempoh 4 hari dari

tarikh terima deraf laporan pengauditan dari Ketua

Penolong Pengarah.

Pengarah

Semak dan sahkan dengan menandatangani laporan

pengauditan dan surat iringan pengauditan dalam tempoh

3 hari dari tarikh terima deraf laporan pengauditan dari

Timbalan Pengarah.

Penolong Pengarah

Kanan/Penolong

Pengarah/Penolong

Akauntan Kanan

Kemukakan laporan pengauditan yang telah


laporan melalui emel dalam tempoh 21 hari dari tarikh

akhir pengauditan kepada :

i. Pengarah pejabat LHDNM yang diaudit;

ii. Ketua Unit Akaun Cukai / Duti Setem pejabat

LHDNM yang diaudit;

iii. Pengarah Bahagian Hasil LHDNM;

iv. Pengarah Jabatan Audit Dalam LHDNM.

Penolong Pengarah

Kemukakan Surat Peringatan pertama melalui emel jika


Kanan/Penolong

Pengarah

maklumbalas tidak diterima dalam tempoh 30 hari

daripada tarikh laporan dikemukakan kepada :



LHDNM yang diaudit;



Penolong Pengarah

Kanan/Penolong

Pengarah

Kemukakan Surat Peringatan kedua melalui emel jika

maklumbalas masih belum diterima selepas tempoh 5 hari

daripada tarikh surat peringatan pertama kepada :



LHDNM yang diaudit;



Penolong Pengarah

Kanan/Penolong

Pengarah

Kemukakan Surat Peringatan ketiga melalui emel jika

maklumbalas masih belum diterima selepas tempoh 3 hari

daripada tarikh surat peringatan kedua kepada :



LHDNM yang diaudit;



Ketua Penolong

Pengarah/Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Semak maklumbalas yang diterima melalui emel dan kuiri

jika jawapan tidak memuaskan kepada pejabat LHDNM

yang diaudit.

Pembantu Akauntan

Failkan semua surat serta dokumen berkaitan.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.12:


LHDNM.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4.1.12: Menjalankan Pengauditan Pengurusan Perakaunan Hasil Cukai

dan Duti Setem di LHDNM.

A

Semak memo serta surat kuasa menjalankan pengauditan dan kemukakan memo kepada pengarah untuk ditandatangan.

Sediakan surat pemakluman tarikh pengauditan untuk


Sediakan memo serta surat kuasa menjalankan

pengauditan untuk ditandatangani Akauntan Negara

Malaysia setiap awal suku tahun.

Kemukakan memo serta surat kuasa menjalankan

pengauditan kepada Akauntan Negara Malaysia untuk

ditandatangan setiap awal suku tahun.

Semak surat pemakluman tarikh pengauditan.

Kemukakan surat kuasa, surat pemakluman tarikh pengauditan dan senarai dokumen diperlukan kepada pejabat LHDNM yang akan diaudit melalui emel dalam tempoh 14 hari sebelum tarikh pengauditan.

Kemukakan surat pemakluman tarikh pengauditan

untuk ditandatangan oleh pengarah.

Sediakan Analisa Pertanyaan Perbendaharaan, Tentatif Pengauditan dan Slaid ‘Entrance Meeting’ sebelum pengauditan dijalankan.

Adakan perbincangan pra audit sebelum pengauditan

dijalankan.

Adakan ‘Entrance Meeting’ dengan pejabat LHDNM yang diaudit.

YA

DISAHKAN

YA

DISAHKAN

Pinda

YA Semak dan pinda deraf laporan pengauditan, RCM,

ATP serta surat iringan pengauditan kepada Timbalan

Pengarah untuk semakan kedua melalui emel dalam


pengauditan dari Penolong Pengarah.

A

Kemukakan laporan pengauditan yang telah


laporan melalui emel dalam tempoh 21 hari dari tarikh

akhir pengauditan kepada Pengarah pejabat LHDNM

yang diaudit; Ketua Unit Akaun Cukai / Duti Setem

pejabat LHDNM yang diaudit; Pengarah Bahagian Hasil

LHDNM; Pengarah Jabatan Audit Dalam LHDNM.

DISAHKAN TIDAK

Jalankan pengauditan berdasarkan Risk Control Matrix

(RCM), Audit Test Programme (ATP) dan garis panduan

audit.

Adakan perbincangan pasukan audit mengenai

penemuan audit dan persediaan Slaid ‘Exit Meeting’.

Adakan ‘Exit Meeting’ dengan pejabat LHDNM yang

diaudit.

Sediakan deraf laporan pengauditan, RCM, ATP dan

surat iringan pengauditan untuk semakan Ketua

Penolong Pengarah dan dihantar melalui emel dalam

tempoh 10 hari dari tarikh akhir pengauditan.

Pinda

Semak dan pinda deraf laporan pengauditan, RCM,

ATP serta surat iringan pengauditan kepada

Pengarah untuk semakan dan pengesahan dalam


pengauditan dari Ketua Penolong Pengarah.

DISAHKAN TIDAK

Pinda

Semak dan sahkan dengan menandatangani laporan

pengauditan dan surat iringan pengauditan dalam


pengauditan dari Timbalan Pengarah.

TIDAK

A

YA

Maklumbalas diterima melalui emel dalam tempoh 30 hari dari tarikh laporan pengauditan diemelkan.

Kemukakan Surat Peringatan ketiga melalui emel jika

maklumbalas masih belum diterima selepas tempoh 3

hari daripada tarikh surat peringatan kedua kepada

Pengarah pejabat LHDNM yang diaudit; Ketua Unit

Akaun Cukai / Duti Setem pejabat LHDNM yang diaudit;

Pengarah Bahagian Hasil LHDNM; Pengarah Jabatan

Audit Dalam LHDNM.

Kemukakan Surat Peringatan pertama melalui emel jika

maklumbalas tidak diterima dalam tempoh 30 hari

daripada tarikh laporan dikemukakan kepada Pengarah

pejabat LHDNM yang diaudit; Ketua Unit Akaun Cukai /

Duti Setem pejabat LHDNM yang diaudit; Pengarah

Bahagian Hasil LHDNM;

Pengarah Jabatan Audit Dalam LHDNM. Kemukakan Surat Peringatan kedua melalui emel jika

maklumbalas masih belum diterima selepas tempoh 5

hari daripada tarikh surat peringatan pertama kepada

Pengarah pejabat LHDNM yang diaudit; Ketua Unit

Akaun Cukai / Duti Setem pejabat LHDNM yang diaudit;

Pengarah Bahagian Hasil LHDNM;

i. Pengarah Jabatan Audit Dalam LHDNM.

Semak maklumbalas yang diterima melalui emel

dan kuiri jika jawapan tidak memuaskan kepada

pejabat LHDNM yang diaudit.

Failkan semua surat serta dokumen berkaitan.

TIDAK

A

Kuiri DISEMAK TIDAK

YA

SENARAI BORANG

AKTIVITI 4.1.12:


LHDNM.

BORANG

AKTIVITI 4.1.12 : Menjalankan Pengauditan Pengurusan Perakaunan Hasil Cukai

dan Duti Setem di LHDNM.

BIL. SENARAI BORANG

TIDAK BERKENAAN

fungsi utama (umum) fungsi 4: pengurusan audit … · fungsi pejabat perakaunan/ audit susulan...

Documents