El Monitoreo y Control de Proyecto es un conjunto de actividades de gestión que permiten verificar si el proyecto va marchando según lo planificado.

Monitoreo y Control

Para lograr el resultado deseado en un proyecto y la satisfacción del cliente se debe efectuar un seguimiento

durante todo el desarrollo del proyecto. Es preciso llevar un control de las actividades que se realizan en el

proyecto, de los recursos necesarios para llevar a cabo su ejecución, así como todos los componentes

necesarios para que el proyecto se desarrolle adecuadamente y no se desvíe del cumplimiento de los

objetivos planteados inicialmente. Como consecuencia de este control será posible conocer en todo momento

qué problemas se producen a fin de resolverlos o aminorarlos de manera inmediata.

Se requiere además de una adecuada planificación para que las tareas, hitos o metas a cumplir se desarrollen

en tiempo. El monitoreo y control es un conjunto de actividades de gestión que permiten verificar si el proyecto

va marchando según lo planificado. Controla el avance del proyecto en su ejecución, compara el desempeño

y mide los resultados reales contra lo planeado, y revisa el comportamiento de los indicadores de desempeño.

El monitoreo y control es una necesidad de cada proyecto para lograr resultados exitosos. Debe hacerse de

forma regular y consistente, y debe monitorear la diferencia entre lo planificado y lo real. Es una actividad que

muestra cuándo y dónde existieron desviaciones al plan y pone en marcha las acciones correctivas para que

el proyecto retorne a su camino normal. Para realizar un control efectivo se deben tener en cuenta dos

aspectos fundamentales: la función del control debe centrarse más en prevenir los problemas que en

arreglarlos y debe relacionarse tanto con la calidad del producto, como con su cantidad y oportunidad.

El seguimiento de las actividades del proyecto es una de las razones del 95% de su progreso, pues permite

medir la verdadera situación del proyecto, y por consiguiente, el avance real del mismo. La supervisión de las

actividades incluye la recopilación, medición y difusión de información sobre el rendimiento, así como la

evaluación de las mediciones y tendencias para llevar a cabo las mejoras del proceso. Esta supervisión

continua le proporciona al equipo de dirección del proyecto una idea acerca del estado del proyecto e

identifica cualquier área que necesite más atención.

Mediante el monitoreo y control se puede comprobar la gestión del alcance, la gestión del tiempo y la gestión

del costo, o sea, que el alcance del proyecto se haya establecido correctamente, se examina la programación

del proyecto, se revisa la línea base y se controla que se hayan estimado los recursos, en calidad, cantidad y

oportunidad. El monitoreo y control es la acción de verificar que se realicen adecuadamente los reportes

previstos para el control del cumplimiento del proyecto, y se valoren los resultados operativos que va teniendo

el proyecto durante todo su desarrollo.

Estos tres factores deben quedar plasmados en el Reporte de Estado del proyecto, para que éste, como parte

del monitoreo y control del proyecto, gestione toda la información necesaria con el objetivo de comunicarle al

receptor cómo se va desarrollando el proyecto según lo planeado y por qué.

Reporte

Como resultado del seguimiento y control de las actividades de un proyecto se realizarán reportes en el

mismo, donde quedará plasmada la situación del proyecto con el objetivo de que los responsables puedan

evaluar su desarrollo. Un Reporte es un informe que se formula o se presenta por una persona, entidad o

sistema. Crear reportes es un proceso crítico para tareas y proyectos de investigación. Siempre que se piense

en elaborar reportes, se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes:

Definición del reporte: el autor del reporte precisa los datos y la manera de presentación de los mismos.

Se definen las conexiones a los diferentes orígenes de datos para obtener los resultados que debe

reflejar el reporte.

Administración del reporte: puesto que en las organizaciones actuales existen varias categorías de

usuarios, como los gerentes, los usuarios de servicio al cliente, etc.; es importante que se definan los

usuarios del reporte, para ello es necesario publicar los reportes.

Entrega del reporte: normalmente en las organizaciones los reportes se entregan de manera periódica.

Para que los reportes lleguen a los usuarios requeridos se pueden aprovechar varios servicios como el de

mensajería.

Estas tres acciones conforman lo que se denomina "El Ciclo de Vida de un reporte".

Reporte de Estado

Un Reporte de Estado es un documento que informa el estado actual de un proyecto. Su principal propósito

es comunicar al receptor si el proyecto se va desarrollando según lo planeado y por qué, o si no se va

desarrollando según lo planeado, también por qué. Este reporte no es producido para registrar qué trabajo

hizo o hará el equipo del proyecto, sino que su intención es describir los desvíos del plan y cómo serán

corregidos. En dicho informe deben constar, al menos, un resumen que describa si el proyecto se está

desarrollando según lo planeado, si está cumpliendo con las fechas estimadas de los hitos y fechas de

entrega de los entregables, si surgieron riesgos nuevos, o aumentó la probabilidad o el impacto de riesgos

conocidos. También debe tener una breve descripción de aquellas partes del proyecto que no se desarrollan

según lo planeado y qué se está haciendo para corregir este problema, detallar los hitos principales

alcanzados y por alcanzar en el corto plazo, el porcentaje de avance en los entregables más importantes y el

costo actual del proyecto

Fuentes

ESTERKIN, JOSÉ. 2008. IAAP. Qué es y cómo se hace un reporte de estado del proyecto. [En línea]

2008.

GÓMEZ SÁNCHEZ S, RUBÉN. 2007. Necesidad de lograr proyectos exitosos. 2007.

HIDALGO, M. 2001. SQL MAX Connections. SQL MAX Connections. [En línea] 2001.

HUMPHREY, W. S. 1999. Introduction to the team software process(sm). s.l. : Addison-Wesley, 1999.

LLORENS FABREGAS, JUAN. 2005. Gerencia de proyectos de tecnología de información: Cómo

organizar, planificar, estimar, evaluar y controlar exitosamente proyectos de tecnología de información.

Nociones y criterios fundamentales para la gestión de riesgos, alcance y calidad. s.l. : El Nacional, 2005.

9803881868.

Categoría: Ingeniería de software

GESTIÓN DE ALMACENES

A lo largo de los años, y conforme evoluciona el fenómeno logístico, el concepto de almacén ha

ido variando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén es una unidad de servicio y

soporte en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos

bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Hoy

por hoy lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organización que tenía el

piso de hormigón, es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de

incluso generar valor agregado.

¿QUE ES LA GESTIÓN DE ALMACENES?LA GESTIÓN DE ALMACENES DENTRO DEL MAPA DE PROCESOS LOGÍSTICOS: LÍMITES Y RESPONSABILIDADES

La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción,

almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de

cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e

información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como objetivo optimizar un

área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la

distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes

para el funcionamiento de una organización.

El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro

continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para

asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.

La Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de

Existencias y el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución. De esta manera el ámbito de

responsabilidad (en cuya ampliación recae la evolución conceptual del almacenamiento) del área

de almacenes nace en la recepción de la unidad física en las propias instalaciones y se extiende

hasta el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.

El común interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa logístico es: ¿Qué

funciones corresponden a la Gestión de Inventarios (gestión de existencias) y que a la Gestión de

Almacenes?. La siguiente gráfica despeja con exactitud el interrogante.

Basado en: Manual Práctico de Logística - PriceWaterhouseCoopers

Vale la pena recordar que la función de la Gestión de Almacenes termina cuándo las unidades

pasan a ser pedido, a partir de entonces la responsabilidad pasa a la Gestión de Pedidos y

distribución.

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de los

fundamentos y principios que enmarcan la razón de ser de la misma, sin embargo tal como lo

observamos en la gráfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones

de fundamento y principio es la gestión de inventario o existencia, y en estas se basa la gestión

de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos.

 

Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:

OBJETIVOS

Rapidez de entregas

Fiabilidad

Reducción de costes

Maximización del volumen disponible

Minimización de las operaciones de manipulación y

transporte

y los beneficios (que justifican su importancia) son:

BENEFICIOS

Reducción de tareas administrativas

Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos

Optimización de la gestión del nivel de inversión del

circulante

Mejora de la calidad del producto

Optimización de costes

Reducción de tiempos de proceso

Nivel de satisfacción del cliente

FUNCIONES DEL ALMACÉN

Aunque el derrotero de funciones de un almacén depende de la incidencia de múltiples factores

tanto físicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno,

dichas funciones comunes son:

 

Recepción de Materiales.

Registro de entradas y salidas del Almacén.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacén.

Despacho de materiales.

Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y

contabilidad.1

 1TREJOS NOREÑA, Alexander. Gestión logística, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos.

PRINCIPIOS DEL ALMACÉN

Como ya ha sido tratado en el módulo deAdministración de Inventarios, todo manejo y

almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin

agregarle valor, en teoría es un mal necesario, razón por la cual se debe conservar el mínimo de

existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

Para llevar a cabo tal empresa, la gestión de almacenes debe establecer y regirse por unos

principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacén (aplicables a

cualquier entorno):

 

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo

la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.

El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción,

almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.

Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con

su debido control).

Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los

movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de producción

sobre las existencias.

Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y

conocido de compras, control de inventario y producción.

La identificación debe estar codificada.

Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en

pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización

debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por un personal ajeno al almacén.

Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada

según sistemas existentes.

La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y

estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de

inventarios.

La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar

modificaciones pertinentes con mínima inversión.

Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.

La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente

dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.2

 2TREJOS NOREÑA, Alexander. Gestión logística, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone de dos ejes transversales que

representan los procesos principales - Planificación y Oraganización y Manejo de la

información - y tres subprocesos que componen la gestión de actividades y que abarca

la recepción, el almacén y el movimiento.

PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que tiene

que brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y objetivos generales que

contempla la estrategia de la compañía, en aras de potenciar las ventajas competitivas por las

que apuesta la misma. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el

proceso de planificación y organización se encuentran:

 

Diseño de la red de distribución de la compañía:  Toda compañía necesita

establecer políticas respecto a su red de distribución, dado que esta debe ser acorde a

su mercado y óptima en capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su

demanda. La complejidad de las decisiones respecto al diseño de la red de distribución

es tal, dado que requiere de la combinación precisa de instalaciones, modalidades de

transporte, y estrategias. El Diseño de una Red de Distribución es la planificación y

ubicación estratégica de los almacenes y centros de distribución de manera que

permitan gestionar el flujo de productos desde uno o más orígenes hasta el cliente.

Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compañía y los clientes requiere

considerar una cantidad significativa de elementos: Número de almacenes, las

ubicaciones, la propiedad de la gestión o el tamaño de los mismos.

Tras tener identificadas las necesidades de distribución y almacenamiento, la compañía

debe decidir qué tipos de almacenes y centros de distribución se ajustan a sus

necesidades de manera más eficiente, así como la ubicación de los mismos.

 

Responsabilidades de la Gestión de Almacenes (Gestión Propia o

Subcontratación): Una vez se ha diseñado la red de distribución se procede a

determinar si se autogestionará el almacén o si se subcontratará. Una vez más la

decisión depende de muchos factores dependientes de la estrategia de la organización,

de su mercado, tamaño y cadena de abastecimiento, sin embargo existen claras

ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de gestión (propia o por subcontratación),

dentro de las más significativas se encuentran:

Basado en: Pricewaterhousecoopers. - Click para ampliar

Dado que regularmente para la determinación de la responsabilidad de la gestión se

preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior profundizaremos en métodos

matemáticos que permitan establecer elementos cuantitativos de juicio para este subproceso de

la planificación y organización.

 

Ubicación de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la

localización de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:

- Una visión general del mercado: Para acotarse geograficamente a un área amplia, y

- Una visión local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la

visión general.

Historicamente desde el plano de la Ingeniería Industrial se ha abordado el tema de la

localización de almacenes mediante múltiples métodos matemáticos, entre los que se

encuentran los métodos de: Von Thünen, Hoover, Weber, Greenhut y el método de Centro de

Gravedad (Este último lo abordaremos desde el módulo de Diseño y Distribución en Planta). Sin

embargo los factores no son meramente cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios

cualitativos (que evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los que se destacan:

Fuente: BASTIDAS, Edwin Jair. Enfasis en Logística y Cadena de Abastecimiento (Gestión de Almacenamiento) - Click

para ampliar

Tamaño de los almacenes: Un almacén debe ser dimensionado principalmente en

función de los productos a almacenar (en tamaño, características propias y cantidad de

referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de

la demanda). Pero además de estos, intervienen otros factores que deben ser

considerados a la hora de dimensionar el tamaño de un almacén. Los factores a tener en

cuenta para el cálculo del tamaño de un almacén son:

- Productos a almacenar (cantidad y tamaños)

- Demanda de los mercados

- Niveles de Servicio al cliente

- Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar

- Tiempos de producción

- Economías de escala

- Lay out de existencias

- Requisitos de pasillos

- Oficinas necesarias

Es importante la consideración de las tres dimensiones para determinar la capacidad del

almacén, es decir determinar la magnitud en función de metros cúbicos.

En el módulo de Diseño, Tamaño y Lay-out de almacenes abordaremos matemáticamente el

aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.

Diseño y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus

ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales más

eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseño efectivo optimiza

las actividades de un almacén. En el módulo deDiseño, Tamaño y Lay-out de

almacenes abordaremos este tema a profundidad.

RECEPCIÓN

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere

de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. La recepción es el

proceso de planificación de las entradas de unidades, descarga y verificación tal y como se

solicitaron mediante la actualización de los registros de inventario.

 

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepción de mercancías es la

automatización tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones

humanas que no añaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena práctica

logística es la implementación de programas de entregas certificadas que no solo eliminan

burocracia sino que reducen al mínimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero

que no añaden valor.

En primer lugar, el proceso de recepción de mercancías debe cimentarse en una previsión de

entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el

horario, artículos, y procedencia de cada recepción, este proceso se conoce como cita previa ya

que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy específicos como

montacargas, plataformas moviles, rampas, entre otros.

 

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las externas.

En el primero de los casos, los requerimientos de recepción son significativamente menores que

las mercancías de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo

de la vida de las mercancía.Además, una correcta metodología de identificaciones a lo largo de

la compañía también favorece enormemente la actividad de recepción. Es el caso de traslado de

mercancías entre almacenes o de proceso de transformación a almacén. Las mercancías de

procedencia externa requieren unas condiciones de llegada más exhaustivas y deben haber sido

establecidas previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor

actuación y responsabilidad desde el almacén.

Detalle de Actividades de Recepción mediante la implementación de EDI

Tras la descarga e identificación, las cuales deben realizarse de manera inmediata y en zona

específica habilitada a tal efecto, las mercancías deben pasar a almacenamiento, bien sea

temporal a la espera de su ubicación definitiva, bien sea fijo en su ubicación definitiva.ALMACÉN

El almacenamiento o almacén es el subproceso operativo concerniente a la guarda y

conservación de los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y

optimizando el espacio físico del almacén. El almacén puede dividirse en las siguientes zonas:

ZONAS DE UN ALMACÉN

Recepción: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepción

Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De

adaptación absoluta a las mercancías albergadas, incluye zonas específicas de stock para

mercancías especiales, devoluciones, etc

Preparación de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancías tras pasar por la

zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedición

Salida, verificación o consolidación: desde donde se produce la expedición y la inspección

final de las mercancías

Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y máquinas. Diseñados también para

permitir la total maniobrabilidad de las máquinas. Oficinas: zona destinada a la ubicación de

puestos de trabajo

auxiliares a las operaciones propias de almacén

Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones

propias de almacén

Basado en: PricewaterhousecoopersLos Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacén serán abordados en módulos

independientes.MOVIMIENTO

Es el subproceso del almacén de carácter operativo relativo al traslado de los

materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacén o desde la zona de recepción a la

ubicación de almacenamiento. La actividad de mover físicamente mercancías se puede lograr

por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulación de materiales.

El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:

Volumen del almacén

Volumen de las mercancías

Vida de las mercancías

Coste del equipo frente a la finalidad

Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas

Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las características de las mercancías, los flujos de

entrada y salida del almacén de las mercancías son variadas, como por

ejemplo:

Last In – First Out (LIFO): la última mercancía que entra en almacén, es la primera

que sale para expedición. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos

frescos.

First In – First Out (FIFO): la primera mercancía que entra en almacén, es la primera

que es sacada de almacén. Es la modalidad más utilizada para evitar las obsolescencias

First Expired – First Out (FEFO): el de fecha más próxima de caducidad

es el primero en salir.

INFORMACIÓN

Si bien la función principal de la Gestión de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo

físico, su consecución está a expensas del flujo de información, este es un eje transversal de los

procesos de gestión logística, y la gestión de almacenes no son la excepción. Debe ser su

optimización, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestión de Almacenes. Su ámbito se

extiende a todos los procesos anteriormente descritos – Planificación y organización, recepción,

almacén y movimiento – y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vías:

Información para gestión.

Identificación de ubicaciones.

Identificación y trazabilidad de mercancías.

Dentro de la información para la gestión se incluyen:

Configuración del almacén: instalaciones, lay-out…

Datos relativos a los medios disponibles

Datos técnicos de las mercancías almacenadas

Informes de actividad para Dirección

Evolución de indicadores

Procedimientos e instrucciones de trabajo

Perfiles y requisitos de los puestos

Registros de la actividad diaria

La identificación de las ubicaciones la profundizaremos en el módulo de Diseño y Lay-out de

almacenes. Por otro lado la identificación y trazabilidad de mercancías se detalla en el módulo

de identificación de mercancías.

INDICADORES DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

Los indicadores para la gestión de almacenes se encuentran en: INDICADORES PARA LA GESTIÓN

DE ALMACENES