Sesiones 2Ciclo de Vida de los Proyectos y Procesos de

Dirección

Peter M. Yamakawa T.Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMPpyamakawa@esan.edu.pe

Fundamentos de la Gerencia de Proyectos

Agenda

• Caso: OLPC Perú: Implementación Más Grande del Mundo

• Ciclo de vida de los proyectos– Estructura

– Fases

– Activos

• Procesos de dirección de proyectos– Grupos de procesos

– Sistema de gestión de cambios

OLPC Perú: Implementación Más Grande del Mundo

Ciclo de vida de los proyectos

Estructura del ciclo de vida

Inicio Organización y preparación

Ejecución

Cierre

Costos y dotación de personal durante el ciclo de vida del proyecto

Impacto de los interesados, riesgos y la incertidumbre

Fases del proyecto

• Son las divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario un control adicional con el fin de gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor.

• Las fases pueden completarse de manera secuencial, pero en determinados casos de un proyecto pueden superponerse.

• La estructuración de fases permite la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección, planificación y control.

Proyecto de una sola fase

Proyecto de tres fases

Proyecto de fases superpuestas

Activos de los procesos de la organización

• Son algunos o todos los activos relativos a procesos de alguna o todas las organizaciones participantes en el proyecto que puedan utilizarse para influir en el éxito de un proyecto.

• Estos activos contemplan planes, políticas, procedimientos y lineamientos, formales e informales.

Procesos de la organización

Procesos y procedimientos

•Procesos estándar de la organización•Lineamientos, instrucciones de trabajo, etc.•Lineamientos y criterios para adaptar el conjunto de procesos•Requisitos de comunicación de la organización•Lineamientos del cierre del proyecto•Procedimientos de control financiero•Procedimientos para la gestión de problemas y defectos•Procedimientos de control de cambios•Procedimientos de control de riesgos•Procedimientos para priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo.

Base corporativa del conocimiento

•Base de datos para la medición de procesos•Archivo de proyectos •Información histórica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas•Base de datos sobre la gestión de problemas y defectos •Base del conocimiento de la gestión de la configuración•Base de datos financieros que contienen informaciones como horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y déficit presupuestario.

Procesos de dirección de proyectos

El grupo de procesos de la gestión de proyectos

Procesos de iniciación

Proceso de Planificación

Procesos de control Procesos de ejecución

Procesos de cierre

Grupos de procesos de la dirección de proyectos

Grupo de procesos que interactúan en una fase o proyecto

El grupo de procesos de la gestión de proyectos

• La gestión de proyectos puede ser visto como un número de procesos relacionados entre sí.

• Los grupos incluyen:– Procesos de iniciación– Procesos de planeamiento– Procesos de ejecución– Procesos de control– Procesos de finalización

Procesos de Iniciación

• Acciones para empezar el proyecto

• Definición del caso de negocio

• Definición del apoyo ejecutivo del proyecto

• Definición del gerente de proyectos

• Otros

Procesos de planificación

• Desarrollo del plan del proyecto

• Definición del alcance

• Definición de fechas y tiempos

• Estimación de costos

• Recursos necesitados

• Definición de riesgos

• Otros

Procesos de ejecución

• Incluye coordinación de la gente y otros recursos para llevar a cabo el plan del proyecto

• Formar el equipo

• Ejercer liderazgo

• Asegurar la calidad del proyecto

• Diseminar información

• Otros

Procesos de control

• Asegurar que los objetivos del proyecto son satisfechos

• El gerente de proyectos y el equipo miden el progreso del proyecto frente a lo establecido en el plan

• Revisión del rendimiento y del “status” del proyecto

• Si se requiere cambios, deben identificarse, analizarse y administrarse estos cambios

• Otros

Procesos de cierre

• Incluye la aceptación formal de la finalización del proyecto

• Actividades administrativas tales como documentar los archivos del proyecto, lecciones aprendidas, y recibir la aceptación formal de los entregables del proyecto

• Otros

Actividad del grupo de procesos

Control integrado de cambios

• Involucra identificar, evaluar, y gestionar los cambios durante el ciclo de vida del proyecto

• Los objetivos principales de control de cambios:– Asegurar que cambios son beneficiosos

– Gestionar los cambios

Sistema de control de cambios

• Un proceso formal, documentado que describe cuando y como son los cambios

• Describe quien está autorizado para realizar los cambios

• Incluye un proceso de comunicación de los cambios

• Algunas organizaciones tienen políticas para los cambios sensitivos al tiempo– “política de 48 horas”