fulfillment - circulation desk operator limited
TRANSCRIPT
Alma @ ULg - Fulfillment
à l’intention des agents ULgLibrary, des candidats jobistes, des stagiaires
Circulation Desk Operator Limited
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visualiser la fiche d’un lecteur
ajouter une note sur la fiche d’un lecteur
effectuer des opérations de prêt
encaisser des amendes
effectuer des transits d’ouvrages
Le rôle de Circulation Desk Operator Limited
vous permettra de
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Alma @ ULg - Fulfillment
Notions préliminaires
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1. pick-up location ou configuration des bibliothèques de retrait pour les documents en transit
2. Règles de circulation (nombre de documents empruntables, durée initiale du prêt et durée des renouvellements)
3. Statuts de prêt
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3 notions de base pour aborder la circulation des documents au sein des bibliothèques de l’ULg
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Sart Tilman
Zone Sud Sart Tilman
Zone Nord
Gembloux
ArlonLiège centre
Louvrex -Botanique
7 campusavec
9 pick-up location
Bibliothèque des Sciences agronomiques
BST – Campus
Arlon
ALPHA – Bibliothèque
principale
Bibliothèque des Sciences
de la Vie
BibliothèqueGraulich
BSV avec son antenne VT
BST-Sciences
Liège centre XX Août
Liège centre
Outremeuse
BST - Sc. Appl. & Mathématiques
BST-Géosciences
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Direction Générale du Réseau des bibliothèques
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7 campus 9 pick-up location
Arlon BST - Campus Arlon
Gembloux Bibliothèque des Sciences agronomiques
Liège centre – XX Août
Liège centre - Outremeuse Alpha - Bibliothèque principale
Liège centre – Louvrex - BotaniqueSart Tilman zone Nord Bibliothèque Graulich
BST - SciencesBST - Sciences appliquées & MathématiquesBST – GéosciencesDirection Générale du Réseau des bibliothèques
Sart Tilman zone Sud Bibliothèque des Sciences de la Vie
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Règles de circulationnombre de documents empruntables, durée initiale du prêt et durée des renouvellements
Location Type= Fulfillment Unit dans Alma
Personnel ULg + CHU
Master + Doctorant S
ULg Bachelier
ULgEtudiant & personnel NON ULg
Visiteur ( 1 an)
Visiteur(1 mois)
Empruntable long terme Extended 3 mois
R 9 mois3 mois
R 3 mois1 mois
R 1 mois1 mois
R 1 mois1 mois
R 1 moisconsultableuniquement
Empruntable normal Regular 1 mois
R 3 mois1 mois
R 1 mois1 mois
R 1 mois1 mois
R 1 mois1 mois
R 1 moisconsultableuniquement
Consultable sur demande Storage 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours
Empruntable court terme Short Loan 7 jours
R 3 semaines7 jours
R 1 semaine7 jours
R 1 semaine7 jours
R 1 semaine7 jours
R 1 semaineconsultableuniquement
Emprunt 1 jour Limited 1 jour 1 jour 1 jour 1 jour 1 jour consultableuniquement
Total des emprunts/consultations 60 D 60 D 30 D 30 D 30 D 5 D
Légende : D = document, R = durée maximale de renouvellement (durée de prêt initiale non incluse)
2 exceptions : Graulich : pas de prêt aux Bacheliers et MAL section B : durée de consultation plus longue
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• Normal : prêt
• Normal (with user) : emprunt sur place (dans le cadre d’une Reading Room) ou à domicile dans le cadre d’un bureau de prêt normal
• Renew : prêt renouvelé
• Recalled : prêt rappelé par une request (= pas de renouvellement possible)pour le prêt d’un document Extended (emprunt 3 mois pour certains lecteurs), si une Request est faite pour le document - > la durée du prêt est raccourcie (avec une durée incompressible d’1 mois) -> le lecteur reçoit alors un mail lui indiquant la nouvelle date de retour
• Claimed return : retour contesté
• Lost : perdu (ouvrages non rentrés depuis plus de 75 jours)
Statuts de prêt :normal, renew, recalled
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Visualiser la fiche d'un lecteur(user / patron)
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Trouver un lecteur
À partir du menu déroulant en cliquant sur l'icône Alma (ou raccourci F2) -> fulfillment -> Checkout/chekchin-> Manage Patron Services (ou raccourci Alt+F2)
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Trouver un lecteur : 2 options de recherche
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• soit par le prénom et le nom de famille • en commençant par l’un ou par l’autre
• soit par l'identifiant ULg• En scannant la carte d'étudiant ou du membre du
personnel• En introduisant l'identifiant manuellement Al
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attendreque la liste déroulante des noms
apparaisse& sélectionner
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Patron identification
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Si le compte d’un lecteur est expiré : un pop up apparaît
• Ne pas cliquer sur Renew• Possibilité de cliquer sur OK pour visualiser la fiche• Si le lecteur souhaite se réinscrire, faire appel à un documentaliste ou
un scientifique
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Patron Services : 3 zones d'informations différentes
1. informations sur le lecteur2. notes système et notes ajoutées par le personnel3. accès aux services : prêt, retour de prêt et requests (réservations…)
3.
2. 1.
⇒ renvoi au pavé Patron Identification pour chercher un autre lecteur (sans passer par le menu Alma) ou raccourci Ctrl+Alt+D
La fiche lecteur
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pavé User information
date d'expiration du compte lecteur
Purge date : date à partir de laquelle la fiche du lecteur pourrait être supprimée du
systèmeAvec possibilité d’adresser un mail
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pavé User Roles
Les lecteurs ont seulement le rôle de Patron
juste une visualisation !
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- Ac
quisi
tions
- TI
TRE
DU P
PT
…ces informations sont strictement à usage professionnel ;-)
dans le 2e onglet Contact Information
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dans le 3e onglet Identifiers
Juste une visualisation !
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dans le 4e onglet Notes
1. Le premier élément : il peut s’agir d’une information expliquant où travaille le lecteur (u ou c) ou bien où étudie le lecteur (s) ATTENTION, ces informations, héritées de notre ancien logiciel, SONT OBSOLETES. Il ne faut pas pas en tenir compte.
2. Eléments suivants : notes ajoutées par le personnel des bibliothèques
correspond au contenu de l'onglet User Notes du Patron Services
Seuls les Circulation Desk Operators (non limited) pourront supprimer ou modifier une note insérée par un collègue
23User viewable : pour rendre la note visible au lecteur
quand il se connecte sur MyLibrary (Primo)
dans le 4e onglet Notes
Une note peut être ajoutée (Add Note)
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un CD Limited peut uniquement visualiser les blocages (pas d'ajout, ni de suppression)
À partir de cet onglet "Blocks" : on visualise tous les blocages insérés par le personnel (mais pas les blocages générés par le système)
dans le 5e onglet Blocks
Un blocage empêche le lecteur de bénéficier de certains services de la bibliothèque : prêt, renouvellement de prêt, service de prêt interbibliothèques…
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2 types de blocages
Les blocages système
Les blocages insérés par le staff
• outrepassables ou pas en fonction du rôle & de la gravité du motif de blocage
• visualisés (pop up) quand on accède à la fiche du lecteur et si on essaie de faire un prêt
• outrepassables ou pas en fonction du rôle et de la gravité du motif de blocage. Certains blocages ne sont outrepassables par personne
2 blocages système importants : -> conséquence : plus de prêt, ni de renouvellement possibles (sauf pour les U/C)
☑amende > 25 euros (Cash – limit of 25.00 EUR exceeded)
☑au moins 3 documents en retard (overdue limit of 3.0 exceeded)
non outrepassables !
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Avec possibilité de tri sur :• les amendes à payer (Status Active)• les amendes déjà payées (Status Closed)• les amendes contestées (Status in Dispute)
dans le 6e onglet Fines/Fees
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Active balance : montant total des amendes à payer (uniquement pour les documents déjà restitués OU DECLARES “Lost” par le système)
Disputed balance : montant total des amendes contestées (uniquement les documents déjà restitués ou LOST)
ATTENTION : ces Disputed balances ne sont pas bloquantes
Dispute : si contestation
View Loan : donne les détails du prêt (avec toutes
les dates)
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Pour visualiser le montant total des transactions dues pour les documents déjà restitués
ne prend pas en compte les amendes pour les ouvrages en retard non rendus
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L’onglet loan (Alt+1) : pour visualiser tous les prêts
-> permet de visualiser les montant des transactions dues pour les documents non encore restitués ou non déclarés “Lost”
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PAS d’accès au 7e onglet Statistics et au 9e onglet Proxy for
-> non accessibles pour le CD Limited" you do not have permission to access the requested page…"
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dans le 8e onglet Attachment
Permet de visualiser les mails envoyés par Alma au lecteur
Ne rien supprimer
Juste une visualisation !
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Les blocages, les notes et les transactions payantes sont visibles, dans Primo (= le catalogue en ligne d’ULgLibrary), par l'utilisateur lorsqu'il se connecte à MyLibrary
pour le lecteur ;-)
Concernant les notes : uniquement visibles si la fonction User Viewable est activée
! Les notes ajoutées à des blocages ne sont pas visibles par l’utilisateur ! Al
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Zone 2 : notes système (Notes)et notes ajoutées par le personnel (User Notes)
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• Par défaut : apparaissent les notes automatiquement générées par le système (en dessous de l'onglet Notes)
Il s'agit de toutes les notes relatives aux opérations de prêt ou de requests
• User has x overdue item(s)• User has x item(s) waiting for pickup
avec précision de la bibliothèque
concernée
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• onglet User Notes : la première peut indiquer dans quel service la personne travaillait en 2015 (U… ou C…) ou dans quelle section (et année d'étude) l'étudiant était inscrit en 2015 (S… ou B…) (DONC OBSOLETES) + des notes ajoutées par le personnel.
renvoie au contenu de l'onglet Notesdu User Details
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Zone 3 : gestion des prêts, des retours de prêt et des requests
Alma @ ULg - Fulfillment
Gérer les opérations de prêt
Faire un prêt Faire un retour de prêt Percevoir une amende Statuts de prêt et retour de cas particuliers
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Visualiser la zone 3
3 onglets
• Loans (prêts) • Returns (retours)• Requests (réservations ou demandes de déplacement de documents
localisés dans une réserve distante ou dans une autre bibliothèque)
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À partir de l'onglet Loans (Alt+1) : visualiser les prêts d'un lecteur
Par défaut : « All » -> visualise tous les prêts en cours
Pour voir uniquement les prêts de la session, sélectionner
« This session »
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• permet de voir tous les documents en prêt pour un lecteur (tri possible par titre ou par date de retour (due date))
• permet de visualiser les montant des transactions dues pour les documents non encore restitués ou non déclarés “Lost” (pas encore comptabilisés dans l’active balance)
Liste des prêts d'un lecteur
41L’active balance comptabilise uniquement : • Les ouvrages déjà rentrés• Les ouvrages Lost
Les documents en retard et non rentrés (statut de prêt Normal ou Renewed) ne sont pas comptabilisés dans l’active balance
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L’active balance ci-dessous montre que les documents en retard et non rentrés n’y sont pas comptabilisés
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• permet de voir tous les documents en prêt pour un lecteur (tri possible par titre ou par date de retour (due date))
• permet de renouveler (Renew) un prêt (à condition…) : boutons Renew Selected et Renew All ou bouton Actions, avec son menu déroulant
Liste des prêts d'un lecteur
À partir du menu déroulant Actions :
• permet de visualiser l'historique de prêt du document (-> Loan History)
• permet de contester un prêt (-> Claimed Return)
• permet de visualiser la file de réservation (View Queue)
• permet de voir les notes (-> View Notes)
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Renouvellement d'un prêt (Renew)
à partir du bouton Actions disponible pour chaque document en prêtNB : le lecteur peut aussi le faire lui-même à partir de MyLibrary
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1) le renew se calcule en durée maximale (et non pas en actions)
Exemple : Le 1er juillet 2016, un lecteur bachelier a emprunté un document regular (règles : 1 mois + 1 mois de renouvellement). La due date initiale est le 01/08/16. Dans ce cas, le lecteur « pourra » garder le document au plus tard jusqu’au 01/09/16 (si renouvellement).Scénario 1 : renew le 01/08/2016, nouvelle due date le 01/09/16Scénario 2 : 1e renew le 15/07/16 avec une nouvelle due date le 15/08/16 et 2e renew le 14/08/2016 avec une nouvelle due date le 01/09/16
2) Il est possible de renouveler un prêt alors que la première due date est dépassée : mais la nouvelle due date ne dépassera pas la due date initiale + durée maximale de renouvellement. Ce renouvellement ne supprime pas les amendes éventuelles due au dépassement de la due date initiale.
Retour sur notre exemple : Scénario 3 : renew le 4/08/15, nouvelle due date le 01/09/15
Précisions sur le Renouvellement
Le renew n’est pas possible si :- le document est demandé par un autre lecteur- le lecteur est bloqué
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Idéalement en scannant le code-barres de l’ouvrage Alma qui se trouve le plus souvent sur le quatrième de couverture. (si non, taper le code-barres)
Effectuer un prêt
Le code-barres Alma est différent de celui de l’éditeur (généralement au dos de l’ouvrage)
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Due date = date limite à laquelle doit être rentré
Ne pas confondre Due date et Loan Date
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Certains comptes lecteurs sont bloqués (Loan blocked) (pop up). Cela signifie que le lecteur ne peut plus emprunter, ni renouveler ses prêts.
Si le compte du lecteur est expiré, faire appel à un Circulation Desk Operator (Ne jamais cliquer sur le Renew)
En cas de blocage, faire appel à un Circulation desk Operator ou un Manager (si motif plus grave)
Les blocages
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à partir de l'onglet Returns (raccourci Alt+F2) : visualiser l'historique des retours d'un lecteur
Après avoir sélectionné All
Pour visualiser ce qu'il y a derrière le
Effectuer un retour de prêt
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Idéalement en scannant le code-barres(si non, introduire le code-barres)
retour de prêt : 1e option (à partir de l’onglet Returns de la fiche lecteur
ATTENTION : cliquer sur le bouton Done une fois que tous les retours sont effectués pour confirmer l’envoi (mail) de la liste des retours de prêts au lecteur
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• Cette fonction n’apparaît que pour les circulation desk ayant des Reading Room
Retour de prêt Final/Not Final
Final : le lecteur n'a plus besoin du document qui a été mis en hold shelf -> le document passe en Expired Hold Shelf -> on peut donc le ranger en rayon
Not final : le lecteur a encore besoin -> le document restera en Active Hold Shelf
En principe cette fonction est réservée aux Reading Room mais pourrait être utilisée lors d’un retour de prêt. Par défaut, le mode est toujours Final Al
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plus rapide (sans passer par la fiche lecteur) MAIS Le lecteur reçoit un mail « reçu de retour » par document rentré
À partir du menu déroulant en cliquant sur l'icône Alma (ou raccourci Alt+R) -> Fulfillment -> Checkout/chekchin-> Return Items
retour de prêt : 2e option
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Les livres en retard et les amendes
amende due pour le retard de ce livre
Attention : être vigilant car (actuellement) pas de pop up stipulant que l'ouvrage est rentré avec retard et qu'une amende est due
Pay : pour percevoir les amendes
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Exception pour les bibliothèques Alpha :Les lecteurs U/C ne paient pas les fines (amendes de retard)
Encaisser le paiement des amendes
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toutes les amendes (all fines)
amendes spécifiques (specific fines)
percevoir l'entièreté du montant
ouune partie -> payment
amount
percevoir une amende : 2 options
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Exemple de perception de toutes les amendes (all fines)
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amendes spécifiques (specific fines)
✓
1. sélectionner la(les) amende(s) qui seront payées (en totalité ou
partiellement)
Exemple : l'utilisateur va payer une partie de son
amende pour clef perdue
2.
3. clic sur Send pour enregistrer le payement ! + confirmer (pop up)
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Les documents « lost »
Un document a un statut « lost » :• si le lecteur l’a spontanément déclaré perdu au bureau d’accueil• si le document n’a pas été rentré après 75 jours (traitement automatique)
Conséquences pour le lecteur1) Réception d’un mail (et ensuite d’une facture) l’invitant à payer :▪les frais de remplacement du document perdu (30 € ou prix de
remplacement réel)▪les frais de retard
2) Dans la plupart des cas, blocage du compte lecteur, car le montant de 25 € est dépassé (sauf pour les usagers U et C)
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2 options sont possibles et Alma réagit différemment suivant le choix fait (avec des impacts différents sur la fiche du lecteur)
Option alternative : found item (pour nos récidivistes !!)• Les frais de remplacement du document perdu sont crédités de l’active balance• Les amendes sont calculées entre la date du « lost » et la date du « found item »
Option à privilégier : return items• Les frais de remplacement du document perdu sont crédités de l’active balance• Pas de calcul d’amendes supplémentaires
Que faire lors du retour d’un ouvrage « lost » ?
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Les documents « recalled »
Lorsqu’un document est réservé par un autre lecteur (recalled), la demande n’apparaît pas du le Pick from Shelf., MAIS un pop-up apparaît lors du retour de prêt (on doit alors placer le document sur le hold shelf ou le mettre en transit si il doit aller dans une autre Pick up Location).
Bien lire les messages affichés par Alma lors du retour d’un document
Le statut de prêt « recalled » signifie qu’un autre lecteur a réservé ce document
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Les documents « Claimed Return »
en sélectionnant Claimed Return
ajout de note possible
Changement du contenu Actions quand signalé Claim Returned : avec option Found Item si le document est retrouvé
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Claimed Return
Situation peu fréquente à utiliser quand le lecteur affirme avoir rendu le livre précédement stoppe le calcul des amendes (mais celles déjà comptabilisées restent) l’action Claimed Return doit être suivie d’une vérification en rayon
immédiate si le document n’est pas retrouvé en rayon, le problème doit être gardé
à l’œil, car après 75 jours l’ouvrage passera en Lost et les frais de remplacement seront ajoutés sur la fiche lecteur
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Les documents provenant de Services ULg
Lors du retour d’un ouvrage localisé d’un service, un pop-up apparaît indiquant que l’ouvrage doit être transféré vers le service
Prévenir un Circulation Desk Operator qui a les droits sur le Circulation Desk du service qui effectuera le retour physique et le scan in items pour que l’ouvrage soit à nouveau disponible
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Réservation d'un document présent sur place ou commande d'un document localisé dans une réserve distante ou dans une
autre bibliothèque
Si 0 : le lecteur est le premier dans la listeSi 1 : si le traitement de la request n’a pas encore commencé
possibilité d'annuler une request(en cliquant sur Actions)
Visualiser les requests (onglet Requests ou raccourci Alt+3))
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Annulation d'une request (Request Cancellation)
L'ajout d'une note (Cancellation Note) : visible dans Analytics + mail envoyé au lecteur TOUJOURS EXPLIQUER UNE ANNULATION DE MANIÈRE DETAILLEE
Avec toujours l'option
Après accord d’un Circulation Desk Operator /Circulation Desk Manager
Les 4 choix les plus fréquents :
o le lecteur n'est plus intéressé (patron no longer interested)
o annulé à la demande du lecteur (cancelled at patron's request)
o attribué à un autre lecteur (Request switched)
o Livre intransportable par courrier interne (cannot be fulfilled)
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