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FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Arne Franz Präsentationstechniken Ergebnisse der Forschungsprojekte „Regieren und Verwalten im Informationszeitalter“ und „Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung“ Präsentation http://www.dhv-speyer.de/lba/lucke/ArneFranzPraesTechniken.ppt Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung bei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer Freiherr-vom-Stein-Straße 2 - Postfach 1409 - D 67324 Speyer am Rhein Tel.: + 49 - 6232 - 654-386 - Fax: + 49 - 6232 - 654-290 E-Mail: [email protected] - Internet: http://www.foev-speyer.de

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Page 1: FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Arne Franz Präsentationstechniken Ergebnisse der Forschungsprojekte

FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNGFORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG

Arne Franz  

Präsentationstechniken

Ergebnisse der Forschungsprojekte„Regieren und Verwalten im Informationszeitalter“ und

„Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung“

Präsentation

http://www.dhv-speyer.de/lba/lucke/ArneFranzPraesTechniken.ppt

Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltungbei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer

Freiherr-vom-Stein-Straße 2 - Postfach 1409 - D 67324 Speyer am Rhein Tel.: + 49 - 6232 - 654-386 - Fax: + 49 - 6232 - 654-290 E-Mail: [email protected] - Internet: http://www.foev-speyer.de

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Sommersemester 2004:A 523: E-Business und E-Government

Wirtschaft und Verwaltung im Informationszeitalter

Wintersemester 2003/2004:A 533: Electronic Government

Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung

Wintersemester 2001/2002:A 513: Electronic Government

Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung

Sommersemester 2001:A 516: Electronic Government

Regieren und Verwalten im Informationszeitalter

Wintersemester 2000/2001:A 514: Electronic Government

Regieren und Verwalten im Informationszeitalter

Die folgenden Empfehlungen basieren auf den Erfahrungen und enthalten

Beispiele aus Lehrveranstaltungen an der DHV Speyer:

Die folgenden Empfehlungen basieren auf den Erfahrungen und enthalten

Beispiele aus Lehrveranstaltungen an der DHV Speyer:

Dr. Jörn von Lucke

Page 3: FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Arne Franz Präsentationstechniken Ergebnisse der Forschungsprojekte

• Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen

• Farbwahl und -gestaltung

• Schriftgröße und Schriftart

• Seitenlayout

• Animationen, Grafiken und Effekte

• Corporate Design und Abschluss

• Vortragstechniken und PowerPoint

ÜbersichtÜbersicht

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• Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen

• Farbwahl und –gestaltung

• Schriftgröße und Schriftart

• Seitenlayout

• Animationen, Grafiken und Effekte

• Corporate Design und Abschluss

• Vortragstechniken und PowerPoint

ÜbersichtÜbersicht

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• Die Präsentation soll den Vortrag unterstützen.

• Sie soll wichtige Punkte visualisieren und so mithelfen, dass das Gesagte lange erinnert wird.

• Erinnerungsleistung abhängig von der Art der Aufnahme:Größter Effekt durch Sehen und Hören.

• Eine Präsentation ist kein Selbstzweck! Schlechte Präsentationen können kontraproduktiv sein und dem Vortrag mehr schaden als nutzen.

Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen

Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen

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• Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen

• Farbwahl und -gestaltung

• Schriftgröße und Schriftart

• Seitenlayout

• Animationen, Grafiken und Effekte

• Corporate Design und Abschluss

• Vortragstechniken und PowerPoint

ÜbersichtÜbersicht

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Hintergrundgestaltungen können angenehm wirken und zu einer optisch gelungenen Präsentation beitragen.

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Allerdings können sie auch störend sein und die Aufmerksamkeit völlig vom Vortrag ablenken.

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Wichtig ist auch das Zusammenspiel mit der Schriftfarbe.

Fehlende Kontraste sind hier ebenso hinderlich,

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... wie unangenehm starke Kontraste, z.B. Rot auf Blau. Das menschliche Auge kann beide Farben nicht parallel sehen, weshalb es immer wieder hin und her springt. Der Effekt ist für den Betrachter fast unerträglich.

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In der Regel eignen sich helle Schriftfarben gut für dunkle Hintergründe,

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... wohingegen dunkle Schriftfarben für helle Hintergründe besser geeignet sind.

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• Angenehme Farben auswählen, sowohl für den Hintergrund, wie auch für die Schrift.

• Akzeptable Kontraste suchen.

• Bizarre Kombinationen vermeiden.

• Einheitliche Farbgestaltung in einer

Präsentation.

Farbwahl und -gestaltungFarbwahl und -gestaltung

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• Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen

• Farbwahl und -gestaltung

• Schriftgröße und Schriftart

• Seitenlayout

• Animationen, Grafiken und Effekte

• Corporate Design und Abschluss

• Vortragstechniken und PowerPoint

ÜbersichtÜbersicht

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• Schriftgröße 10 Punkt

• Schriftgröße 12 Punkt

• Schriftgröße 16 Punkt

• Schriftgröße 20 Punkt

• Schriftgröße 24 Punkt

• Schriftgröße 28 Punkt• Schriftgröße 32 Punkt• Schriftgröße 36 Punkt•Schriftgröße 40 Punkt•Schriftgröße 44 Punkt

SchriftgrößenSchriftgrößen

Die Schrift kann in verschiedensten Größen

verwendet werden.

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Die Schrift sollte nicht zu klein sein...

...aber den Zuhörer auch nicht erschlagen.

Ein gesunder Mittelweg passt meistens.

SchriftgrößenSchriftgrößen

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Besonders gut geeignet für Folien sind „Sans-Serif“-Schriften: Arial,

Verdana,Tahoma

Die Möglichkeiten

sind

vor allem

in diesem Bereich

nahezu

Unbegrenzt.

„Sans-Serif“-Schriften, wie:

Arial, Verdana, Tahoma

sind aufgrund ihres schlichten Schriftbildes für Präsentationen am besten

geeignet.

Aber auch hier gilt:

Weniger ist mehr!

SchriftartenSchriftarten

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• Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen

• Farbwahl und -gestaltung

• Schriftgröße und Schriftart

• Seitenlayout

• Animationen, Grafiken und Effekte

• Corporate Design und Abschluss

• Vortragstechniken und PowerPoint

ÜbersichtÜbersicht

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D. Republik ItalienI. Nationale Institutionen - 1. Teil

• Parlamento Italiano [Italian Parliament] (www.parlamento.it/)• Camera dei Deputati [Chamber of Deputies] (www.camera.it/)• Senato delle Repubblica [Senate of the Republic] (www.senato.it/senato.htm)• Presidenza del Consiglio dei Ministri [Presidency of the Council of Ministers] www.palazzochigi.

it/)• Istituto Nazionale di Statistica (ISTAT) [National Institute of Statistics] (www.istat.it/)• Ministero per le Politiche Agricole (MiPA) [Ministry for Agricultural Policies] (www.

politicheagricole.it/)• Ministero delle Comunicazioni [Ministry of Communications] (www.comunicazioni.it/)• Ministero della Difesa [Ministry of Defence] (www.difesa.it/)• Ministero delle Finanze [Ministry of Finance] (www.finanze.it/)

– Guardia di Finanza (www.gdf.it/)• Ministero degli Affari Esteri (MAE) [Ministry of Foreign Affairs] www.esteri.it/)• Ministero per il Commercio con l'Estero (MCE) [Ministry for Foreign Commerce] (www.mincomes

.it/) • Ministero dell'Industria, del Commercio e dell'Artigianato (MICA) [Ministry of Industry,

Commerce and Handicraft] (www.minindustria.it/)Beispiel, wie es nicht geht:

- Schrift zu klein - Folie viel zu voll

- Text zu eng platziert- Kontraste unerträglich

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Stichwörter oder Sätze?Stichwörter oder Sätze?

Bei der Beschriftung von Folien sollte darauf geachtet werden, dass keine zu langen Sätze formuliert werden, die die Aufmerksamkeit und Konzentration des Publikums für längere Zeit binden. In dieser Zeitspanne kann das Publikum Ihnen nur sehr schwer folgen, weil es mit dem Lesen von Informationen beschäftigt ist. Also nicht zu viele Infos auf eine Folie und diese klar strukturieren, damit das Publikum was mitnimmt und nicht verwirrt wird, was leicht geschehen kann.

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Stichwörter statt Sätze

• Stichwörter verwenden.

• Stichwörter lenken weniger ab.

• Texte nicht vorlesen.

• Definitionen ausformulieren.

• Zeit lassen zum Lesen (Faustformel: 1 min pro Folie).

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Verschiedene Textgrößen können ein wichtiges Gestaltungselement sein.

Aber auch hiermit sollte man es nicht übertreiben.

Denn sonst überlagert die Gestaltung den Inhalt.

Und das ist kontraproduktiv.

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• Seiten nicht überfrachten.

• Nicht mehr 6-8 Zeilen pro Seite.

• Stichworte statt langer Sätze.

• Maximal 3 Schriftgrößen pro Folie.

• GROSSBUCHSTABEN SIND SCHWERER LESBAR.

SeitenlayoutSeitenlayout

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• Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen

• Farbwahl und -gestaltung

• Schriftgröße und Schriftart

• Seitenlayout

• Animationen, Grafiken und Effekte

• Corporate Design und Abschluss

• Vortragstechniken und PowerPoint

ÜbersichtÜbersicht

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PowerPoint liefert zahlreiche Möglichkeiten der optischen Gestaltung

Im Gegensatz

zu denMöglichkeiten

früherer Jahre,

bietet PowerPoint

nahezu unzählige

Optionen derOptionen derVisualisierung.Visualisierung.

Schatten, Fülleffekte, Strukturen

und 3-D-Effekte

Schatten, Fülleffekte, Strukturen

und 3-D-Effekte

verleihen den Objekten noch

mehr Lebendigkeit.

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Auch Animationen und Sounds sollte man sparsam einsetzen.

Animationen können Dynamik und Leben in

eine Präsentation bringen,

Animationen können Dynamik und Leben in

eine Präsentation bringen,

... aber... abersie könnensie können

schnell auch ziemlich albern

wirken!

schnell auch ziemlich albern

wirken!

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Hilfreich sind grafische Elemente immer dann, wenn man komplexe Sachverhalte damit visualisieren kann.

Sinnvoll sind Visualisierungen zur Darstellung abstrakter Zusammenhänge.

Sinnvoll sind Visualisierungen zur Darstellung abstrakter Zusammenhänge.

WissenschaftWissenschaft

PolitikPolitik

WirtschaftWirtschaft

GesellschaftGesellschaft

VerwaltungVerwaltung

BürgerBürger

NetzwerkNetzwerkIn diesem Beispiel ist das

Netzwerk, das sich durch den Kontakt der verschiedenen Beteiligten entwickelt, als solches leicht erkennbar.

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Der schrittweise Aufbau von Darstellungen ist

der eigentliche Vorteil von PowerPoint

Technische UmsetzungOrganisation Rechtliche Gestaltung

Grobkonzept

Pflichtenheft

Programmierung

Auswahl Partner für Programmierung

Liveschaltung

Schulungen

Anpassung Datenhaltung

Anpassung der Prozesse

Testläufe

Partnersuche / Team Gesch.Modell, LoI, MoU

Finanzplanung

Konsortialverträge

Gesellschaftsgründung

Treuhandgesellschaften

Entwicklungsverträge

Lizenzabkommen

Betreibervertrag

So können auch komplizierte Sachverhalte

veranschaulicht werden. DieZuhörer werden nicht mit

Grafiken und Zahlen „erschlagen“, sondern

„mitgenommen“.

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Online-Auktionen: DaimlerChrysler

TerminierungOnline-Auktion

• Einladungsschreiben• OA Leitfaden *• Formblatt Erfassung Bieterdaten *

• Teilnahmebestätigung per E-Mail• ausgefülltes Formblatt zurück an DC *

• Einladungsschreiben• Auction Rules• Antragsformular *• Vertragsbedingungen *• technische Anleitung• Bieterleitfaden

unterschriebeneVertragsbedingungen& Antragsformular zurück an Covisint *

Versand UserID& Passwort

Live-OA

Formulare von:

Covisint

DaimlerChrysler

Lieferant

* Nur bei erster OA notwendig Quelle: Online Bidding Leitfaden DaimlerChrysler

• Ablaufplan• Spezifikationen

Hier ist die Chronologie der Entwicklung durch den

Pfeil und die Tätigkeit der Beteiligten

durch die Farben schön visualisiert. Die verlaufenden

Farben erzeugen einen angenehmen Gesamteindruck.

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Man kann Grafiken auch mit PowerPoint-Elementen

verbindenDeutsch-

französische Region

„PAMINA“

Deutsch-niederländische

Region „Euregio“

Sinnvoll kann auch die Verknüpfung von

PowerPoint-Elementen und Grafiken aller Art sein.

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Online-Auktionen: Durchführung

Verzeichnisbaum, in demdie jeweilige Auktion

ausgewählt werden muss

Eingabe des Geboteserfolgt entweder direkt im

Feld oder über +/-Angabe der Auktionsdetails

Anzeige der einzelnen Auktionen; Zeile anklicken,um diese Auktion zu bearbeiten

Hier werden auf diese Weisebestimmte Elemente einer Website für die Zuhörer

nachvollziehbar erläutert.

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atrada

Gebotsassistent

[http://www.atrada.de/Homepage.asp]Hier wird ein Element

der Website als Einzelgrafikherausgehoben.

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Piktogramme können die Verständlichkeit erhöhen und

„Textwüsten“ auflockern.

• über sprachtelefonische Kanäle Call Center mit Zugriff zum Portal über elektronische Kanäle

• über einen persönlichen Kanalbei Kundenberatern in deren Büros, die direkten Zugriff zum Portal haben

• über den direkten elektronischen Kanal Internet, interaktives Fernsehen, Kioske

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• Nutzen Sie die Vorteile von PowerPoint: - Visualisierungsmöglichkeiten - Gestaffelter Seitenaufbau.

• Effekte sparsam einsetzen, keine Show!

• Grafiken und Piktogramme unterstützend verwenden, nicht als Selbstzweck.

Animationen, Grafiken und EffekteAnimationen, Grafiken und Effekte

Page 35: FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Arne Franz Präsentationstechniken Ergebnisse der Forschungsprojekte

• Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen

• Farbwahl und –gestaltung

• Schriftgröße und Schriftart

• Seitenlayout

• Animationen, Grafiken und Effekte

• Corporate Design und Abschluss

• Vortragstechniken und PowerPoint

ÜbersichtÜbersicht

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Logos dienen dem Corporate Design. Sinnvoll kann auch die Angabe von

Datum, Referent und Thema sein.

13.07.04 – Arne Franz: Präsentationstechniken - 7 -

Logos dienen dem Corporate Design. Sinnvoll kann

auch die Angabe von Datum, Referent, Thema und

die Seitenzahl sein.

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Ein einheitliches Corporate Design erhöht den Wiedererkennungswert, birgt aber auch die Gefahr der Überfrachtung der Folie und beschränkt die Möglichkeiten

der Visualisierung.

FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNGFORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG

13.07.04 – Arne Franz: Präsentationstechniken - 7 -

Ein einheitliches Corporate Design erhöht den Wiedererkennungswert, birgt aber auch die Gefahr der Überfrachtung der Folie und beschränkt die Möglichkeiten der Visualisierung.

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Definition von Wissensmanagement

„Wissensmanagement beschäftigt sich mit den Möglichkeiten der Einflussnahme auf die Ressource

Wissen in Organisationen. Wissensmanagement versucht gezielt in die organisationale Wissensbasis

einzugreifen und entwickelt zu diesem Zweck Konzepte und Methoden.“

Quelle: K. Romhardt, Die Organisation aus wissensorientierter Perspektive, 1998, S. 56

Bei Zitaten und Bildern sind Quellenangaben unerlässlich. Diese müssen nicht unbedingt bibliographisch vollständig sein, aber die Wiederauffindbarkeit auf jeden Fall gewährleisten.

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Vielen Dank für Ihr Interesse

Ihr Ansprechpartner: TreebeardShepherd of Trees

Fangorn Forest Tel: 03434-43534Middle-Earth [email protected]

http://www.herr-der-ringe-film.de/v2/de/galerie/galerie.php

http://www.lordoftherings.net/Wichtig ist eine abschließende

Folie auf der auch die wichtigsten Kontaktdaten

stehen.

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• Auf Zweck und Zielgruppe zuschneiden.

• Logos veranstaltender Organisationen einbinden.

• Einheitliches Corporate Design.

• Name (Autor), Thema, Präsentationsdatum, Seite.

• Quellenangaben bei Definitionen, Zitaten, Bildern.

• Abschlussbild mit Ansprechpartner.

Corporate Design und AbschlussCorporate Design und Abschluss

Page 41: FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Arne Franz Präsentationstechniken Ergebnisse der Forschungsprojekte

• Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen

• Farbwahl und -gestaltung

• Schriftgröße und Schriftart

• Seitenlayout

• Animationen, Grafiken und Effekte

• Corporate Design und Abschluss

• Vortragstechniken und PowerPoint

ÜbersichtÜbersicht

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• Handout möglichst auf eine Seite reduzieren.

• Handout sollte umfassen: - zentrale Positionen und Thesen

- wichtige Verweise.

• Verteilung vor Beginn oder nach Ende des Vortrages (Ablenkungsgefahr bei Verteilung vor Beginn).

HandoutHandout

Page 43: FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Arne Franz Präsentationstechniken Ergebnisse der Forschungsprojekte

• Freie Rede, stehend

• Blick zum Publikum:- Nicht zu sehr auf die Leinwand sehen - Monitor als „Teleprompter“ verwenden

• Hilfsmittel: Karteikarten, Redetext PowerPoint macht das überflüssig!

• Präsentation vorher lokal speichernund im Saal live testen

• Übung bringt Routine und Sicherheit und verhindert Zeitüberschreitungen

VortragVortrag

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• Multimedia ersetzt nicht den Inhalt.

• Aufgabenstellung berücksichtigen.

• Gedanken über Gliederung machen.

• Konzentration auf das Wesentliche.

• Auswahl von wirklich prägnanten

Beispielen.

• Stets das Zeitlimit im Hinterkopf behalten.

Inhalte und Multimedia Inhalte und Multimedia

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Arne Franz M.A., Mag.rer.publ.ForschungsreferentForschungsinstitut für Öffentliche VerwaltungBei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften SpeyerPostfach 14 09, 67324 Speyer Tel.: 06232/654 388E-Mail: [email protected]

Diplom-Wirtschaftsinformatiker Dr. rer. publ. Joern von LuckeSektionsreferent am Forschungsinstitut für Öffentliche VerwaltungBei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer

Postfach 14 09, 67324 SpeyerTel.: 06232/654 376E-Mail: [email protected] http://www.foev-speyer.de/portale,http://www.dhv-speyer.de/lba/Lucke und  http://mitglied.lycos.de/Lucke

Bei Fragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an:

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