0Ministerio de Cultura de España Nº de Formulario: 20Dirección General del Archivo Nacional de Costa RicaFundación Pro-Rescate de Documentos

Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica.

INFORMACIÓN GENERAL

DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO

(*) Nombre del Archivo: Archivo Central de la Municipalidad de Cartago

Formas Excluídas: Departamento o Unidad de Archivo

Nombre Paralelo: ______________________________________________________________

(*) Acrónimo del Archivo: CR-MUCA-AC

DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA

(*) Área Geográfica:

X Iberoamérica

(*) País: Costa Rica

(*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con “X”

Provincia de:

o Alajuela X Cartagoo Guanacasteo Herediao Limóno Puntarenaso San José

Provincia / 2 División Territorial (Cantón): Central

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(*) Municipio (Distrito): Oriental

Núcleo de Población Menor:

Calle: Frente a la Plaza Mayor (Parque de las Ruinas)

Código Postal: 298-7050 Cartago

DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO

Página Web:

http:// www.muni-carta.go.cr

Correo electrónico: cristinamc@muni-carta.go.cr

Teléfono(s): 1. (506) 25-52-80-58 ext. 101

Fax: 1. (506) 25-51-10-57

DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO

Horario de Apertura: L-V: 7:00-12:00, 13:00-16:00 horas

Horario de Cierre: sábados, domingos y feriados de ley

Horas semanales de apertura: 40 horas

Marque con “X”

X Acceso Libreo Acceso restringido

DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO

Apellidos: Mata / Castillo

Nombre: María Cristina

Cargo: Encargada de Archivo Central

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Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 1/06/2004

HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS

TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO

Titularidad:

Marque con “X”

X Público o Privado

Tipo de Archivo: Marque con “X”

o Archivo General del Estadoo Archivo NotarialX Archivo Municipalo Archivo de Registros Públicoso Archivo Diocesanoo Archivo de Catedral o Colegiatao Archivo Parroquialo Archivo de Institución Penitenciariao Archivo de Asociación o Archivo de Colegio Profesionalo Archivo de Partido Políticoo Archivo Empresarialo Archivo Hospitalarioo Archivo de Centro Benéficoo Archivo de Centro Docenteo Archivo Universitarioo Archivo de Institución Científica y de Investigacióno Archivo de Medios de Comunicacióno Archivo de Organización Sindicalo Archivo de Organización Patronalo Archivo de Organismo Internacionalo Archivo Bancarioo Archivo de Cámara Agrariao Archivo de Derechos Humanos

Gestionado por: Marque con “X”

X Administración Autonómica / territorialo Administración Centralo Administración Localo Otras administraciones públicas

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o Poder Judicialo Poder Legislativo

Administración Central: __________________________

(*) Según el Ciclo Vital: Marque con “X”

o Archivo Histórico o Archivo Intermedio X Archivo Centralo Archivo de Gestión

DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO

HISTORIA

Historia del Archivo:

Durante muchos años la Municipalidad de Cartago produjo gran cantidad de documentación sin control, hasta que dos factores influyeron para la creación de la plaza de archivista y el departamento de Archivo Central, el primero por cumplimiento de la Ley de Control Interno y el segundo por la saturación de documentos que padecía la institución. Por tales razones el 1° de junio de 2004 por políticas de la administración y con el fin de contar con una unidad especializada en la gestión documental, se creó el Departamento de Archivo Central y se contrató la profesional en Archivística. Algunos de los funcionarios asistieron a capacitación en el Instituto Nacional de Aprendizaje, INA y se mantuvo comunicación con la Dirección General del Archivo Nacional.

Fundación del Archivo:

Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): 1/06/2004

Norma de Fundación (Día / Mes / Año): Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento artículos 41 y 43. Ley 8292 General de Control artículos 16 inciso (e.

Supresión del Archivo

Fecha de Supresión: ______/_____/_____

Norma de Supresión:

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EDIFICIO

Descripción del Edificio:El espacio físico que ocupa el Archivo dentro de la institución se divide en:• Área de Depósito• Área de Trabajo• Área Administrativa• Área de Consulta.

Debido a su antigüedad, la estructura física del edificio se construyó a base de ladrillo; el piso es de terrazo, techo de zinc, puertas de madera, cielo raso de gypsum.

En relación a la seguridad en el área del Archivo Central hay extintores y salida de emergencia y por ubicarse en el edificio Municipal tiene personal de seguridad las 24 horas.

Metros Cuadrados de Depósito: 190 m 2

(*) Metros lineales de estantería: 170 m/l

(*) Número de puestos de sala: 3

Facilidades para discapacitados:

Marque con “X”X Sío No

DOCUMENTACIÓN

(*) Metros lineales de documentos: 350 m/l aproximadamente

GUÍAS DEL ARCHIVO

Guías: No existen guías de archivo

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO

Estructura Administrativa:

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SERVICIOS TÉCNICOS

RESTAURACIÓN

Marque con “X”

Taller de restauración:o SíX No

REPRODUCCIÓN.

Marque con “X”Servicios de reproducción documental

X Sío No

Servicios de fotocopias

X Sío No

Servicios de fotografías

o SíX No

Servicios de microformas

o SíX No

Servicios de reproducciones digitales

o SíX No

BIBLIOTECA

Marque con “X”

Biblioteca auxiliar SíX No

Nº de monografías: ____________

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Nº de Títulos de publicaciones periódicas: _________________________

INFORMATIZACIÓN

Marque con “X”

Funciones informatizadas:X Sío No

Gestión de usuarios:o SíX No

Descripción de fondosX Sío No

Lenguajes DocumentalesX Sío No

Otra información:

El programa utilizado para las funciones antes mencionadas es conocido como “Sistema Archivo Central”, programa desarrollado internamente sobre una plataforma en base de datos Access y con un lenguaje de programación Visual Fox. Sin embargo, algunas de las aplicaciones del programa se encuentran en desarrollo.

ESTRUCTURA DE LOS FONDOS

AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación

Denominación de la agrupación: Estructura Orgánica-Funcional

Agrupación Superior: Concejo Municipal

CUESTIONARIO

DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO

Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 26/02/2008Datos del informante:

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Apellidos: Mata / CastilloNombre: María CristinaCargo: Archivista

FUENTE EMPLEADA:Entrevista realizada a la señorita María Cristina Mata Castillo.Carta de Servicios del Archivo Central de la Municipalidad de Cartago.

Censo elaborado por: Carolina Tenorio Picado.

OBSERVACIONES

Observaciones:

La Municipalidad se encuentra en un período de reestructuración administrativa, por lo tanto, el organigrama y el Cuadro de Clasificación podrían ser modificados en un futuro.

(*) Campos Obligatorios

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Cuadro de Clasificación de la Municipalidad de Cartago

SUB FONDO NIVEL 1

SUB FONDO NIVEL 2

SUBFONDO 3 SUBFONDO 4 SUBFONDO 5 TIPOS DOCUMENTALES

Concejo Municipal

CorrespondenciaActasResoluciones

AuditoriaCorrespondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalcalificacion de serviciocontratos por serviciodenuncia auditoriaexpediente de auditoriapapeles de trabajoinformes de auditoriainformes de control internoplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalsolicitud para la adquisición de bienes y serviciosValoración de riesgos

Acaldía Municipal

Correspondenciamemorandos enviados y recibidosactas de donacionjunta cantonal de caminoscalificacion de serviciocircularescontratos directosControl de ejecución de los arcuerdos municipalesconvenios internacionalesconvenios nacionales

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consecutivosinforme de labores de la alcaldia al consejo municipalmemorialesplan anual operativo departamentalProgramas de gobiernopresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreferendosResoluciones AdministrativasRevocatorias y apelaciones de procesos administrativossolicitudes de audiencia

Archivo CentralCorrespondenciasolicitud acción de personalSolicitud de eliminación aficheboletas prestamo documentalboletas prestamo material bibliográficobrochuerescircularescontrol de correspondenciaControl de ejecución de los arcuerdos municipalesDiario Oficial la GacetaProyectos de ordenación documentalCriterios Técnicosfotografíasinforme de labores departamentalesInventario DocumentalTransferencia documentalmanuales de procedimientosMemorandos enviadosoficiosplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internos

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Libro de Registro de Asistencia Actividades Culturales solicitud de licencia de estudiossolicitudes de transportesolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Asesoría Jurídica Correspondenciacalificacion de servicioControl de ejecución de los arcuerdos municipalesconsecutivosescrituras de propiedades de bienes inmueblesexpediente de juiciosinforme de acuerdosinforme de comisionesinforme de labores departamentalesplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalsolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Contraloría de ServiciosCorrespondenciasolicitud acción de personalafichecircularesreclamosexpediente de casosfotografíasinforme de labores departamentalesmanuales de procedimientospresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internossolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Oficina Condición de la Mujer

Correspondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personal

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boletinesbrochuerescircularesexpediente de casosfotografíasinforme de acuerdosinforme de comisionesmanuales de procedimientosoficiosplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internossolicitudes de transportesolicitud para la adquisición de bienes y servicios

PlaneamientoCorrespondenciaaficheboletinesbrochuerescircularesmemorandos enviados y recibidosexpediente de proyectofotografíasinforme de comisionesmapasminutas de actas de comisionesplanos de proyectopresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamental

Secretaria GeneralCorrespondenciaCirculares

Planeamiento Administrativo

Correspondenciamemorandos enviados y recibidosacción de personal de vacaciones

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brochuerescalificacion de serviciocircularesControl de ejecución de los arcuerdos municipalesevaluación del PAOinforme de labores departamentalesliquidaciones presupuestariasminutas de actas de comisionesplan anual operativo departamentalplan anual operativo institucionalplanes de proyectopresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto extraordinario institucionalpresupuesto ordinario departamentalpresupuesto ordinario institucionalpresupuestossolicitud de licencia de estudiossolicitud para la adquisición de bienes y serviciosliquidaciones presupuestariasmodificaciones presupuestarias

Programación y Presupuesto

CorrespondenciaCircularesProgramacion presupuestaria

Proyectos Especiales

Area de Acueductos

Correspondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalOrden de trabajoInstalación de Cañeríafotografíasplanos del acueductopresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamental

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solicitudes de pajas de aguasolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Construcción y MejorasCorrespondenciaPlanos

Operación y DistribuciónCorrespondenciaCircularesOrden de trabajo

ProducciónArea de Administración y Finanzas

Correspondenciacopiadores (consecutivos)memorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalactas de juramentacion de juntas de educacionarqueos de caja chicaarqueos de caja recaudadoracalificacion de serviciocircularesControl de ejecución de los arcuerdos municipalesestudios tarifariosexpediente de proyectoexpedientes de casosinforme de acuerdosinforme de comisionesinforme de ejecucion presupuestariainforme de labores departamentalesmanuales de procedimientosminutas de actas de comisionesoficiosplanes de proyectopresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internossolicitud para la adquisición de bienes y servicios

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Contabilidadcartas enviadas y recibidasmemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalasientos diarioschequecircularesconciliaciones bancariascontrol de activoscontrol de correspondenciaControl de ejecución de los arcuerdos municipalesestados financierosestudios tarifariosexpediente de chequesinforme de ejecucion presupuestariainforme mensual de ingresos y egresosinforme de labores departamentaleslibros mayores ingresosasientos contablessolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Medicina de empresaexamenes de laboratorioexamenes de rayos equisreceta-referencias a especialistasrecetas-consulta externaenfermedades cronícasboletas incapacidades de C.C.S.S.incapacidadesreportes de incapacidades de medicos particularesinforme de labores departamentalespresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamental

ProveeduríaCorrespondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalBoletas caja chicacalificacion de servicio

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circularescotizaciones recibidas de diferentes proveedorescontratos de rematecontrol de activoscontrol de correspondenciacontrol de entrega de uniformescontrol de materialesrecortes de la gacetaexpediente de compra directaexpediente de licitacionesexpediente de maquinaria equipo y mobiliariogarantias de participaciongarantias de cumplimientoinventario de bodegalicitaciones públicaslicitaciones privadasoficiosorden de comprarecortes de periódico artículos de interesplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamental

Recursos HumanosCorrespondenciacopiadores (consecutivos)memorandos enviados y recibidosacción de personal de incapacidadesacción de personal de vacacionessolicitud acción de personalcalificacion de serviciocircularesconstancias de salariocontrol de horas extrascontrol de marcasestudios de clasificacion de puestosexpediente administrativoexpediente de concursos externosexpediente de concursos internosexpediente de personal

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libros de salariosplanillas de salarioplanillas de la cajapresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internosreportes de dietassolicitudes de trabajo y oferta de servicio

Salud Ocupacionalpresupuesto ordinario departamentalsolicitud para la adquisición de bienes y serviciossalidas de bodegasolicitud acción de personalactas de inspeccioncircularesMaquinaria y equipo de riesto en el trabajodenuncias del I.N.S.expediente de casosinformes de incapacidadesordenes de compraplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalsolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Seguridad y VigilanciaCorrespondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalbítacoras de vigilanciacalificacion de serviciocircularesinforme de acuerdosinforme de labores departamentalesoficiosplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internos

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solicitud para la adquisición de bienes y serviciosServicios Generales

Correspondenciamemorandos enviados y recibidos

solicitud acción de personalcalificacion de serviciocontratos por serviciolimpiezaFotocopiasllamadas telefónicasmateriales metálicos, maderas y electricosControl de ejecución de los arcuerdos municipalesprestamo de toldosagenda salas sesiones, comisionesinventario de bodegaplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internossolicitud para la adquisición de bienes y servicios

TesoreríaCorrespondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalarqueos de caja chicaarqueos de caja recaudadoracalificacion de serviciochequecircularescomprobantes de chequescomprobantes de ingresos y recibos multiplesconciliaciones bancariascontrol de chequescontrol de depósitoscontrol de egresosdepósitos de dineroestados de cuentas bancarias

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estados diarios de tesoreríagarantias de participaciongarantias de cumplimientoinforme cierre de cajainforme de labores departamentaleslibros auxiliares de tesoreríalibros de diarioliquidaciones de gastos de viajemanuales de procedimientosnominas de pagonotas de credito bancarionotas de debito bancarioplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internossolicitud para la adquisición de bienes y serviciossalidas de bodegavales de caja chica

Transportescartas enviadas y recibidasmemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalcalificacion de serviciode riteve, polizas INS, tarjetas de circulación, aceite y gasolinavehículosinforme de labores departamentalesliquidaciones de gastos de viajeplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internossolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Area de Informática

Correspondenciamemorandos enviados y recibidos

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ingreso al cuarto de maquinascircularesexpediente de equipo de computoinventarios activo de computo y sus característicaslista de cobrolistado de moviemientos de emisiónmanuales de procedimientoseliminación equipo computaplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalsolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Análisis de Sistemas y Programación

cintas de respaldoSistemas de Información Gerencial

CD de respaldo mensuallistados de inconsistencias

Soporte Tecnicocalificacion de serviciomantenimiento de equipo de computo de los departamentos

Area de Operaciones Municipales

Correspondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalactas de devolucionactas de donacionactas de inspeccionboleta de inspección boletinescircularescontrol salida de materialesreclamosexpediene de proyecto

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fotografíasinforme de acuerdosinforme de labores departamentalesinformes ejecución de obrasmanuales de procedimientosminutas de actas de comisionesplan anual operativo departamentalplanos de construccionplanos de proyectopresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internossolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Alcantarillado Sanitariocalificacion de servicio

Caminos y CallesCorrespondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalactas de devolucionactas de donacion de materialesactas de inspeccionjunta cantonal de caminosboleta de inspección calificacion de serviciocircularesreclamosfotografíasinforme de acuerdosinforme de labores departamentalesinformes ejecución de obrasinventario de bodegaminutas de actas de comisionesplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internossolicitud para la adquisición de bienes y servicios

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salidas de bodegaConstrucción y Mejoras de obras

CorrespondenciaCaños, Aceras y Otros

Solicitud de acción de PersonalHigiene

Limpieza de Vias

CorrespondenciaOrnato, parque y Sitios Públicos

Correspondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalcontroles herramientasinforme de labores departamentalesinventario de bodegaplanes de proyectopresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalsolicitudes de gasolinasolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Recolección y Desechos Solidos

Solicitud de accion de personalRelleno Sanitario

CorrespondenciaArea de Servicio al Cliente

Correspondenciasolicitud acción de personalafichecalificacion de servicio

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circularesinforme de labores departamentalesmanuales de procedimientosoficiosplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internossolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Actualización de DatosCorrespondenciainforme de labores departamentalesoficiossolicitud para la adquisición de bienes y serviciosmemorandos enviados y recibidos

Bienes Inmueblescorrespondenciaacciones de personalactas|

avaluosBoletasbrochurescalificaciones circularescintascontrolescopiadoresdeclaracionesdenunciasescrituraevaluacionesexpedientesFotografíasInformesliquidacioneslistasmanuales

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mapasmodificacionesoficiosplanes de trabajopresupuestostramites de proveeduriavolantes

Valoración de Bienes Inmuebles

expedientesCatastro cartas enviadas y recibidas

solicitud acción de personalboleta de inspección calificacion de serviciocircularescintas de respaldocontratos por serviciocontrol de correspondenciaControl de ejecución de los arcuerdos municipalesproyecto SIGmemorandos enviados y recibidosinforme de comisionesinforme de labores departamentalesmanuales de procedimientosmapasde modificación al Archivo de Serviciostrámites de Instalación de serviciosinforme de visita de campoplan anual operativo departamentalplanos de catastropresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalsolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Topografíacorrespondenciaplanos

Cobro Administrativo

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Correspondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalcircularescontrol de horas extrasexpediente de arreglo de pagoinforme de labores departamentalesplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalregistros de lecturas de medidoresreglamentos internossolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Estacionómetros y terminales

Correspondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalBoletas de parquímetroscalificacion de serviciocontrol de correspondenciacontrol de entrega de uniformescontrol de materialesconsecutivosfotografíasinforme de labores departamentalespresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalreglamentos internosreportes de inspectoressolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Mercadocorrespondencia

Patentes y TarifasCorrespondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalactas de devolucion

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actas de inspeccionlactas de decomisocalificacion de servicioconstancias de patentesconsecutivosdeclaraciones de patentesexpediente administrativoexpediente de casosexpediente de patentesfotografíasinforme de labores departamentalesmanuales de procedimientosplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalpresupuesto ordinario institucionalreglamentos internosampliación activicad en patente comercialcambio actividad patente comercialcambio de dueñoderecho de explotación de licoreseliminación equipo computaLicenciaLicencias nuevaspatente temporaltraslados de patentes comercialestraspaso de licorestraspasos de patentes comercialestraspasos de piso y alquilersolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Unidad ResolutoraCorrespondenciasolicitud acción de personalexpediente de juiciosinforme de acuerdosinforme de comisionesinforme de labores departamentalesMemorandos enviados

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memorialesoficiosplan anual operativo departamentalpresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalsolicitud para la adquisición de bienes y servicios

UrbanismoCorrespondenciamemorandos enviados y recibidossolicitud acción de personalboleta de inspección calificacion de serviciocontrol de correspondenciareclamosexpediente administrativoexpediente de arreglo de pagofotografíasinforme de labores departamentalesmanuales de procedimientosmapaspermisos de construccionplan anual operativo departamentalplanes reguladorespresupuesto extraordinario departamentalpresupuesto ordinario departamentalsolicitud para la adquisición de bienes y servicios

Oficina Metropolitana

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