formation/réunion des gestionnaires xlab et bfc
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Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC. Mardi 14 Octobre 2008. Ouverture de séance. PLAN. XLAB et BFC : 2 outils de gestion Les écarts entre Xlab et BFC situation des écarts 2007 comprendre les écarts 2008, les identifier, les corriger les bonnes pratiques - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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Formation/Réuniondes gestionnaires XLAB et BFC
Mardi 14 Octobre 2008
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Ouverture de séance
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 3
PLAN1. XLAB et BFC : 2 outils de gestion2. Les écarts entre Xlab et BFC
situation des écarts 2007 comprendre les écarts 2008, les identifier, les corriger les bonnes pratiques
3. Gestion du laboratoire : outils et utilisation4. XLAB : Préparation fin d’exercice
nouvelle version d’XLAB plate-forme support
5. XLAB/UNIV6. Questions diverses
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1. XLAB et BFC
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1. XLAB et BFCDifférences conceptuelles
XLAB logiciel de gestion des crédits du laboratoire comptabilisation de l’engagé sur l’ensemble du
mouvement pas de notion d’annualité de crédits
BFC progiciel de gestion intégrée au CNRS comptabilisation de l’engagé par ligne, quantité,
prix unitaire notion d’annualité des crédits
Communication entre les 2 outils par ftp
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1. XLAB et BFCXLAB : Commande
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1. XLAB et BFCXLAB : Service fait
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1. XLAB et BFCXLAB : Facture
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1. XLAB et BFCXLAB : Mission
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Calcul du montant engagé (Fonct.Equip.Missions) Cde non soldée Engagé = Cdé Cde soldée Engagé = 0 Cde non soldée + (SF) Engagé = Cdé Cde soldée + SF Engagé = 0 Cde non soldée + (SF) + Fré<Cde Engagé = Cdé Cde non soldée + (SF) + Fré>Cde Engagé = Fré Cde soldée + SF + Fré<Cde Engagé = Fré Cde soldée + SF + Fré>Cd Engagé = Fré
1. XLAB et BFCXLAB : Engagé
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Le montant reporté sur l’exercice n+1
par origine de crédit
est égal au montant du
disponible sur facture
1. XLAB et BFCXLAB : Reports des crédits
n+1
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1. XLAB et BFCBFC : Demande d’achat
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1. XLAB et BFCBFC : Commande
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1. XLAB et BFCBFC : Service fait
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1. XLAB et BFCBFC : Facture
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1. XLAB et BFCBFC : Mission
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1. XLAB et BFCBFC : Engagé – Schéma
2006
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Le montant reporté sur l’exercice n+1par adresse budgétaire est égal au montant dudisponible sur engagé
+le montant de chaque ligne de commande
- non complètement facturée (cde prévision. non soldée)
- sans service fait (cde standard non soldée)
1. XLAB et BFCBFC : Reports des crédits
n+1
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2. Les écarts entre XLAB et BFC
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Ouverture de BFC début 2007
Année d’apprentissage et d’appropriation : DFI - ACP - DSI pour les gestionnaires d’unités pour les gestionnaires du SFC
2. Les écarts entre XLAB et BFCExercice
2007
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Montants engagés différents incidence sur les remontées SE en fin 2007 incidence sur les taux de consommation de crédits incidence sur les reports 2007-2008
Règle de report différentes incidence sur les crédits disponibles en 2008
2. Les écarts entre XLAB et BFCConstats
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Des corrections s’imposent Une mobilisation générale des acteurs :
un groupement : la DFI et l’ACP, la DSI (projets
XLAB, BFC, Assistance), SAP, des référents locaux (liens entre agents des délégations
et des laboratoires).
2. Les écarts entre XLAB et BFCOrganisation mise en
place
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Début 2008 DR15 : extraction de données des bases XLAB et
comparaison avec extraction BFC XLAB : correction de certains écarts avant bascule
d’exercice suivant consignes DR15 XLAB : réajustement des reports XLAB aux
reports BFC suivant consignes DR15 (écarts en attendu sur notification pour mémoire)
Janvier à mars 2008 Central : collecte et analyse des données non
corrigées en 2007
2. Les écarts entre XLAB et BFCCalendrier de correction des écarts
2007
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Fin 2007 et depuis février 2008 Central : correction des écarts
Du 14 au 28 avril 2008 Groupement : explication du processus de
correction Avril à juillet 2008
DR15 : interventions correctives dans BFC en relation étroite avec le groupement
2. Les écarts entre XLAB et BFCCalendrier de correction des écarts
2007
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Septembre 2008 ré-attribution des SE remontées en 2007 à hauteur
du montant des commandes non intégrées suite à disponibles insuffisants du fait des écarts
Octobre 2008 ré-attribution de reports RP suite à bascule
15 octobre 2008 : nouvelle vague de corrections faites en central
Certaines anomalies ne seront pas corrigées
2. Les écarts entre XLAB et BFCCalendrier de correction des écarts
2007
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31 cas de déphasage répertoriés sur l’ensemble des délégations CNRS différence sur les indicateurs de solde écarts sur les montants engagés écarts sur les montants facturés écarts sur les montants notifiés écarts sur les disponibles différence sur les mouvements : non présents dans
XLAB et présents dans BFC (commande, service fait, facture, mission) ou l’inverse
2. Les écarts entre XLAB et BFCMouvements 2007 impactés
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Des crédits AE ont été engagés dans BFC alors qu’ils auraient dû être libérés
Des crédits SE ont été remontés à tort Des crédits SE n’ont pas été remontés Des charges à payer ont été constatées dans
BFC et sans régularisation par facturation Écarts sur les reports XLAB et BFC
2. Les écarts entre XLAB et BFCIncidences sur les crédits
2007
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Des corrections effectuées en central dans BFC cas « internes » à BFC ne provoquant pas de
déphasage entre XLAB et BFC avec incidence sur les crédits BFC 2008
avec retour vers XLAB (notifications) sans retour vers XLAB (engagements « artificiels »)
2. Les écarts entre XLAB et BFCRésultat des corrections 2007
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Disparition des cas d’erreurs liés à la TVA rémanente
BFC : il n’est plus possible de comptabiliser de facture sans service fait
Evolutions internes à BFC effectuées
2. Les écarts entre XLAB et BFCNon reproductibilité des cas d’erreur
2007
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Crédits libérés dans XLAB Crédits restant engagés dans BFC
Novembre 2008 : mise à disposition d’un état des services faits présents dans BFC non facturés
Version n°X : impossibilité de solder une commande avec un service fait n’ayant pas donné lieu à facturation
2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Solde de la commande avec services faits non entièrement facturés
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Xlab
Cde : 3 x 36 = 108 €
SF : 3 x 36
Factures HT : 3 x 26,79 = 80,37 €
------------------------
Si la commande n’est pas soldée résiduel cde : 27,63 € reporté
au changement d’exercice
(108 engagé – 80,37 facturé)
BFC
Cde : 3 x 36 = 108 €SF : 3 x 36Factures HT: 3 x 26,79 = 80,37€
--------------------------Commande non reportée au
changement d’exercice carquantités livrées = quantités
commandéesSolde automatique dans BFC
2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Solde de la commande dans BFC
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Cet écart se résorbe au solde de la commande
Solution : engager au plus juste (qualité de l’engagement) novembre 2008 : mise à disposition d’un état facilitant ce
contrôle
2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Différence de prix unitaire entre la commande et la facture
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Cas des factures pré-enregistrées dans BFC ou rejetées vers XLAB
Sans date de prise en charge cette facture (+ commande) est reportés dans XLAB alors que dans BFC elle n’est pas reportée si un service fait est constaté
Solution : intégrer les demandes d’achat et les transformer en
commandes d’achat le plus tôt possible traiter toutes les factures pré-enregistrées avant la clôture
d’exercice
2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Facture transmise mais non prise en charge dans BFC avant la clôture d’exercice
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 34
Novembre 2008 : mise à disposition d’un état des factures pré-enregistrées dans BFC
Si facture prise en charge dans BFC après bascule d’exercice, elle : se rattache à l’engagement constaté sur l’exercice n de
BFC impacte les crédits de l’exercice n+1 dans XLAB
Solution : saisir dans XLAB une notification de crédits du montant
de la facture
2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Facture transmise mais non prise en charge dans BFC avant la clôture d’exercice
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XLAB solde automatiquement les commandes dont le facturé est supérieur ou égal au commandé. La commande n’est pas reportée sur n+1 dans XLAB
Ce solde n’est pas transmis à BFC La commande est reportée sur n+1 dans BFC
Commandes marché hébergement et transport !!!Solution :
XLAB : modifier le montant des commandes avant clôture Version n°X d’XLAB :
suppression du solde automatique sur commandes prévisionnelles envoi du solde automatique des commandes standard vers BFC
2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ En fin d’exercice, solde automatique des commandes dans XLAB
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Facture XLAB transmise avec solde de la commande Commande soldée dans BFC avant prise en charge de
la facture (Problème d’interface) : Commande prévisionnelle :
facture non prise en charge = crédits non réservés Commande standard :
crédits réservés par le service faitsi montant facturé > au montant commandé risque de non disponibilité de crédits en fin d’exercice
XLAB : en fin d’exercice, solder la commande après prise en charge de la facture
2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Solde des commandes avec l’envoi de la facture
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Prévenir le SFC lors de la dernière liquidation sur un OMP La liquidation finale sera bien rattachée à la
commande de l’OMP qui sera ainsi soldée Si non, la commande de l’OMP sera reportée sur
l’exercice suivant.
2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Solde Ordre de Mission Permanent
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Des opérations de réimputation de la dépense peuvent être effectués dans BFC sans retour vers XLAB
Des factures et avoirs en provenance d’XLAB sont toujours renvoyés au laboratoire avec les informations de prise en charge
Des factures et avoirs saisis en facturier dans BFC peuvent ne pas retourner vers XLAB Attention lors de la saisie dans BFC
2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Facture ou Avoir non parvenu à XLAB
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Des notifications de crédits peuvent arriver avec des montants erronés dans XLAB des caractères spéciaux dans le texte peuvent
renvoyer l’année à la place du montant courriel systématique du pôle ressources vers le
laboratoire (sauf dotation de base : courriel adressé par l’institut de rattachement du labo)
2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Notifications de crédits erronées
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Le montant engagé d’une mission est parfois différent entre XLAB et BFC
La liquidation de la mission solde la commande. Il n’y a plus de déphasage sur l’engagé
Rien à faire
2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Cas des missions
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3. Les bonnes pratiques
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3. Les bonnes pratiques
Le guide des bonnes pratiques XLABà lire impérativement
http://www.cnrs.fr/aquitaine-limousin/IMG/doc/MessaXlab-Memento-bonnes_pratiques.doc
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3. Les bonnes pratiquesCommande
prévisionnelle
Utilisation limitée : pour des cas précis Peut être sur 2 exercices mais l’engagement doit
correspondre à la prévision la plus juste possible de la dépense annuelle (qualité de l’engagement)
Montant total facturé toujours inférieur ou égal au montant engagé
Solde de la commande uniquement lorsque la facture finale (ou avoir) est prise en charge et non lors du changement d’exercice cas des commandes sur marché hébergement et transport
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3. Les bonnes pratiquesCommande standard
Qualité de l’engagement prix unitaire le plus juste possible commande détaillée
Pas de ligne négative sur la commande Pas de solde sans facture finale Quantité totale facturée toujours inférieure ou égale à la
quantité totale du service fait pas de solde si les quantités livrées sont supérieures aux quantités
facturées : si aucune facture attendue avant de solder, annuler un service fait non facturé ou créer une service fait avec une quantité négative
cohérence entre les quantités commandées, livrées et facturées Pas de ligne de commentaire avant les lignes d’articles
commandés
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3. Les bonnes pratiquesEngagement individuel
Annuel et indispensable pour toute rémunération imputée en totalité sur ressources propres
Une seule commande Une facture unique mise à jour mensuellement : ajout
d’une ligne mois par mois pour avoir un suivi des versements à l’agent
Ne doit pas être soldé car SIRHUS peut envoyer des régularisations dans le courant de l’année SFC : On doit ramener le montant de l’engagement au
montant facturé pour ne pas pénaliser le laboratoire
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3. Les bonnes pratiquesMission
Ne solder une mission dans XLAB que pour l’annuler Eviter les missions co-financées sur d’autres crédits
CNRS à cause du chevauchement de dates soit prise en charge du transport (TR/AV = cde
prévisionnelle de fonctionnement) par l’un des deux laboratoires et l’autre saisi la mission pour prise en charge des frais de remboursement séjour
soit un laboratoire prend en charge la totalité de la mission et reçoit des crédits de l’autre laboratoire par transfert
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3. Les bonnes pratiquesMission
Liquidation sans frais : une chronologie des opérations très importante 1. l’état de frais est adressé au SFC 2. le SFC procède à la liquidation des frais à zéro 3. le SFC prévient le gestionnaire XLAB 4. saisie dans XLAB d’une facture à zéro + date de prise
en charge et date de règlement à la date du jour.
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3. Les bonnes pratiquesService fait
Constatation des droits = service fait Le service fait est la gestion des quantités sont la base
de tous les calculs de disponibles dans BFC 2007 = 80 % des écarts XLAB/BFC toujours attester du service fait sur chaque ligne de commande standard en fonction des quantités réceptionnées qui doivent être
inférieures ou égales aux quantités commandées au moment de la réception des biens ou de l’exécution des
services toujours annuler les services faits non facturés avant de
solder la commande
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Différence sur service fait montant facturé < montant service faitquantité facturée = quantité service fait
3. Les bonnes pratiquesImportance du service
fait
Xlab
Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 2 x 30 Factures HT: 2 x 27,24 = 54.48 €
------------------------ Tant que la commande n’est pas
soldée résiduel cde : 35.52 € (90 engagé - 54.48 facturé)
Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0
BFC
Cde : 3 x 30 = 90 €SF : 2 x 30 = 60 €Factures HT: 2 x 27,24 = 54.48 €
-------------------------- Tant que la commande n’est pas
soldée résiduel cde : 30 € (reste quantité cdée 1x 30)
Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0
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Différence sur service fait montant facturé = montant service faitquantité facturée < quantité service fait
3. Les bonnes pratiquesImportance du service
fait
Xlab
Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 3 x 30 Factures HT: 2 x 30 = 60 €
------------------------ Tant que la commande n’est pas
soldée résiduel commande : 30 € (90 engagé - 60 facturé)
Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0
BFC
Cde : 3 x 30 = 90 €SF : 3 x 30 = 90 €Factures HT: 2 x 30 = 60 €
-------------------------- Tant que la commande n’est pas
soldée résiduel commande : 30 € (quantité de SF non facturé : 1x30)
Quand la commande est soldée, résiduel commande : 30 € (quantité de SF non facturé : 1x30)
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Différence sur service fait montant facturé > montant service faitet quantité facturé = quantité service fait
3. Les bonnes pratiquesImportance du service
fait
Xlab
Cde : 3 x 30 = 90 €
SF : 2 x 30
Factures HT: 2 x 35 = 70 €
------------------------ Tant que la commande n’est pas
soldée Résiduel commande : 20 € (90 engagé - 70 facturé)
Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0
BFC
Cde : 3 x 30 = 90 €
SF : 2 x 30 = 60 €
Factures HT: 2 x 35 = 70 €
-------------------------- Tant que la commande n’est pas
soldée Résiduel commande : 30 € (reste quantité commandée 1x 30)
Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0
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Différence sur service fait ET facture notion de ligne, de quantité, de montant
3. Les bonnes pratiquesImportance du service
fait
Xlab
Cde L1 : 3 x 30 = 90 €
Cde L2 : 3 x 10 = 30 €
SF L1 : 3 x 30
SF L2 : 3 x 10
Factures HT L1 : 1 x 120 = 120 €
Engagé = 120 €
------------------------
BFC
Cde L1 : 3 x 30 = 90 €
Cde L2 : 3 x 10 = 30 €
SF L1 : 3 x 30
SF L2 : 3 x 10
Factures HT L1 : 1 x 120 = 120 €
Engagé = 210 €
soit Fre L1 : 1 x 120 € = 120 €
+ SF L1 : 2 x 30 € = 60 €
+ SF L2 : 3 x 10 € = 30 €
--------------------------
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3. Les bonnes pratiquesFacture
Indispensable : ligne facture => liée à une ligne commande
Pas de solde sans facture finale Facture détaillée liée au service fait et à la commande Ligne négative possible (avoir) sur la ligne de
commande impactée L’avoir sur une facture prise en charge sur l’exercice
antérieur est une annulation de dépense donc une recette Transmettre l’avoir signé et copie de la facture d’origine (+
n° facture de l’organisme de gestion – bouton « info »)
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3. Les bonnes pratiquesFacture
Quantité toujours inférieure ou égale au service fait et à la commande pour chaque poste
Ajouter un poste de commande (en modification) et effectuer un service fait pour tout article complémentaire présent sur la facture. attention : transfert de la commande modifiée et de tous
les services faits associés avant saisie de la facture
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3. Les bonnes pratiquesTiers
Agents Attention à la typologie choisie
Fonctionnaire CNRS Autre CNRS Fonctionnaire hors CNRS Autre
Fournisseurs Ne pas modifier dans XLAB l’identifiant d’un
fournisseur avec un n° BFC
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 56
3. Les bonnes pratiquesTraitement des
mouvements
BFC priorité : traiter quotidiennement les demandes d’achat en
attente de transformation en commande d’achat en fin d’année : prendre en charge toutes les factures pré-
enregistrées (transmises depuis XLAB) XLAB
envoi des coordonnées fournisseurs dès création d’une fiche absente de BFC (voir COUGUAR)
effectuer quotidiennement des « retours depuis la délégation » et TRAITER les mouvements
Gestionnaires BFC & XLAB : il faut communiquer ! vérifier et traiter régulièrement les motifs de rejets
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 57
Suivis périodiques indispensables pour vérifier la qualité des données saisies et la cohérence XLA/BFC
Effectuer les corrections avant la clôture d’exercice
Débuter 2009 sur de bonnes bases
Sincérité des comptes 2008
3. Les bonnes pratiquesSuivi des crédits
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4. Gestion du laboratoireoutils et utilisation
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 59
Présentation de diverses expériences en laboratoire : comment utiliser les outils mis à disposition ?
Sont disponibles depuis l’URL :http://www.dsi.cnrs.fr/labo/documentation/documentation-2.htm#findex
le guide des bonnes pratiques (juin 2008) :Mémento à l'usage des gestionnaires Xlab
une présentation (Septembre 2008) :Gestion du laboratoire : outils et utilisation
Une note (Juillet 2008) :la note d’information ECCU
une documentation (Septembre 2008) : Conseils pour l’analyse du résultat – outil de
comparaison XLAB-BFC
4. Gestion du laboratoire : outils et utilisation
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 60
5. Préparation fin d’exercice
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 61
Etat récapitulatif des mouvements non reportés = charges à payer (cdes prévisionnelles + standards)
Etat récapitulatif des lignes commandes (postes) livrées non facturées ou facturées partiellement= services faits sur commandes standards non facturéssera diffusé tous les mois
Etat récapitulatif des lignes commande (postes) non soldées dont le prix unitaire est différent de celui de la facture
Liste des factures non prises en charge (= pré-enregistrées)sera diffusé tous les mois
Liste détaillée des notifications (mises en places) de crédits par eOTP
5. Préparation fin d’exerciceNovembre : de nouveaux
états
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 62
Début 2008 envoi de l’indicateur de solde vers BFC
Fin 2008 solde impossible d’une commande si service fait existant
non facturé suppression solde automatique des commandes
prévisionnelles à la bascule d’exercice suppression de la fonction « Etats requêtes »
Plus d’informations seront données lors de la livraison de cette nouvelle version.
5. Préparation fin d’exerciceNouvelle version d’XLAB :
V9
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 63
A partir de la V9 d’XLAB :
les OS suivants ne seront plus supportés : Windows NT, Windows 98 Mac 9.x, Mac X.2 et Mac X.3
les OS suivants seront supportés : Windows 2000, Windows XP et VISTA
Mac X.4 et Mac X.5
Attention à prendre contact avec les équipes informatiques des unités afin d’anticiper tout changement ou adaptation éventuel.
5. Préparation fin d’exercice Information technique/portage pour
la V9
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 64
Approximativement aux mêmes dates que 2007(non connu à ce jour)
Particularité Clôture d’exercice XLAB en deux temps
J : date d’arrêt des transferts J+1 : renvoi possible des commandes
modifiées suite à rejets
5. Préparation fin d’exerciceCalendrier fin
d’exercice
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 65
OPTION 1B
Report des commandessur origines de crédits et entités
dépensières Report automatique des crédits
sur origines de crédits seules
5. Préparation fin d’exerciceConseil choix d’option de bascule d’exercice dans XLAB
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 66
5. Préparation fin d’exerciceUn site DSI mis à
jour
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 67
5. Préparation fin d’exerciceEspace outil de
comparaison
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 68
2009 Seuls ECCU disponibles tous les mois
En csv et pdf
Les historiques disponibles à la demande Exception
Evolution de l’outil de comparaison : les ECCU Ajout d’une colonne : n° cde antérieure + montant
de la facture associée
5. Préparation fin d’exerciceEvolution des ECCU
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 69
6. Petit lexique
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 70
6. Petit lexique
Xlab
Notification de crédit
Commande
Vacation
Ligne commande
Codes gestion 1
Codes gestion 2
Code pour l’organisme
BFC
Mise en place (MEP) de crédit
Demande d’achat (DA) + commande d’achat (CA)
Engagement individuel
Poste
Adresse budgétaire
Adresse analytique ou eOTP
Centre financier ou Code Division
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 71
7. XLABUNIV
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 72
Les Universités de Bordeaux ont orienté leur choix vers JEFYCO
Quel avenir pour XLABUNIV ? (Pierrette Wyss)
6. XLABUNIV
Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 73
8. Questions diverses