formation «organisation et déroulement titre de la d’une … · avant l’assemblée générale...
TRANSCRIPT
Titre de la
présentation
Association de parents d’élèves
de l’enseignement libre
0
Lundi 15 juin 2020
Formation « organisation et déroulement
d’une Assemblée Générale d’Apel »
Intertitre
1
BIENVENUE !
1
Programme de la soirée
1.Préparation et déroulement d’une
AG Ordinaire
2. Préparation et déroulement
d’une AG Extraordinaire
2
Intertitre
3
L’ Assemblée Générale
Ordinaire
3
L’Apel est une association Loi 1901
4
Une
association
est
constituée
d’adhérents
Les adhérents
élisent les membres
du Conseil
d’Administration
lors de l’Assemblée
Générale Ordinaire
Les membres du
Conseil
d’Administration
élisent le bureau
qui comprend :
PrésidentVice
PrésidentTrésorier Secrétaire
4
Assemblée Générale Ordinaire
5
Ouverte à tous, Adhérents et non Adhérents
Seuls les adhérents ont le droit de vote
D’où l’importance d’avoir la liste d’émargement avec le nom des adhérents
Le vote se fait à la majorité par les votes des adhérents présents ou
représentés (2 pouvoirs maximum par votant).
5
Préparation de l’Assemblée Générale
6
Avant les vacances d’été :
• Prévoir une date d’Assemblée Générale en accord avec le chef
d’établissement pour garantir sa présence.
• Réserver une salle avec vidéoprojecteur, micro… et éventuellement
connexion internet. (attention les manifestations sont souvent
nombreuses en début d’année scolaire et les salles peuvent être déjà
réservées)
6
Préparation de l’Assemblée Générale
7
Organisation des AG à distance
Voici quelques éléments de réponse en attendant de pouvoir vous
communiquer des informations plus précises :
Une ordonnance du gouvernement donne la possibilité d’organiser des
réunions statutaires et réunions avec prise de décision à distance lorsque
cela n’a pas été prévu dans les statuts.
L’Apel Nationale étudie les solutions dans le respect des règles et
communiquera une réponse dès que possible.
Ce sujet est à l’ordre du jour de la commission « vie associative » de l’Apel
nationale qui se réunira demain.
7
Préparation de l’Assemblée Générale
8
L’AG doit être préparée par le Conseil d’administration au minimum 1
mois avant le jour J :
• Rédiger le rapport d’activité (vie de l’association de l’année qui vient
de s’écouler) et le rapport d’orientations (projets à venir ou en cours)
• Valider le rapport financier du trésorier (comptes de l’association
clôturés au 31 juillet) ; préparer et valider le budget prévisionnel qui
sera présenté au vote de l’A.G.;
• Discuter et arrêter le coût de l’A.G. (intervenant, pot d’accueil…)
• Pour la présentation du rapport d’activité, chaque responsable de
commission est invité à s’exprimer.
• Nous vous conseillons de préparer un diaporama, ainsi qu’un
document récapitulatif des comptes de l’association.
• Afin de bien rendre visible votre Apel, prévoir des Kakémonos, des
flyers expliquant le mouvement aux familles, des Tee-Shirt Apel et
badges nominatifs pour vos administrateurs (permettant d’être
identifiable lors de votre AG)…
8
Avant l’Assemblée Générale
9
Rédiger l’ordre du jour
• De « horaire » à « horaire » : Accueil du chef d’établissement et du
Président de l’Apel
• De « horaire » à « horaire » :
Partie statutaire : - Rapport d’activité
- Rapport financier
- Rapport d’orientation
- Présentation du budget prévisionnel
- Présentation des membres du Conseil d’Administration
souhaitant renouveler leur mandat
- Présentation des personnes souhaitant être
nouvellement élues au Conseil d’Administration
- Votes
9
Avant l’Assemblée Générale
10
Envoyer les convocations
• A tous les adhérents
• Au membre de droit (l’Apel du Rhône)
Elles doivent être envoyées dans les délais fixés par les statuts
Attention, un manquement des délais peut être à l’origine d’une
annulation de toutes les décisions prises au cours d’une Assemblée
Générale !
Envoyer les invitations
• Aux familles non adhérents
• Aux membres de la communauté educative (chef d’établissement,
president de l’OGEC, enseignants…)
• Aux partenaires : prêtre référent (ou de la Paroisse), représentant de la
mairie…
L’envoi de la convocation peut se faire par courier ou par mail (verifier sur vos
statuts), à condition qu’elles puissent parvenir à tous les adherents. 10
Avant l’Assemblée Générale
11www.apel.fr
Avant l’Assemblée Générale
Préparer les documents nécessaires le jour de l’AG
• Les statuts de l’association
• Le livre des comptes de l’association
• Les actes de candidatures au CA de l’Apel
• Des pouvoirs vierges
• La liste d’émargement
• Des bulletins de vote à bulletin secret
12www.apel.fr
Avant l’Assemblée Générale
13www.apel.fr
Avant l’Assemblée Générale
14
Le jour de l’Assemblée Générale
15
Arrivée des participants
• Déléguer à 2 membres de l’équipe la mission de contrôle
de la liste d’émargement et de la comptabilisation des
pouvoirs. (Attention : chaque adhérent présent ne peutpas avoir plus de 2 pouvoir, cf statuts types)
• Désigner 2 scrutateurs pour le dépouillement des votes
15
Ouverture de la séance
16
16
• Se présenter (président) puis présenter les membres du conseil
d’administration
• Mot du chef d’établissement
• Accueillir les participants et déclarer l’ouverture de l’Assemblée
Générale
• Rappeler l’ordre du jour
• Commencer l’AG proprement dite.
Déroulement de l’Assemblée Générale
17
• Présentation du rapport d’activité (par le président ou une autre
personnes) de l’année qui s’est écoulée
• Présentation du rapport financier (trésorier)
• Présentation du rapport d’orientation pour l’année scolaire à venir
(president ou une autre personne)
• Présentation de la cotisation et du budget prévisionnel qui est en accord
avec les orientations présentées (trésorier)
• Si necessaire, proposition d’augmentation de la cotisation Apel de
l’établissement (si necessaire) (il faudra bien le rajouter sur le bulletin de
vote)
• Présentation des membres sortants du conseil d’administration
souhaitant renouveler leur mandat
• Présentations des des personnes souhaitant être nouvellement élues au
Conseil d’Administration
Le vote a lieu à la fin de toutes ces présentations.17
Lecture et approbation des rapports
18
• Après la lecture des rapports, donner la parole aux participants
et répondre aux questions éventuelles
• Désigner deux personnes scrutateurs pour comptabiliser les
voix lors du vote (Rappel : En AGO, le vote se fait à la majorité
par les votes des adhérents présents ou représentés. Maximum
de 2 pouvoirs par votant)
• Procéder au vote ( possibilité de le faire à bulletin secret).
18
• Le rapport moral est rédigé par le Président.
• Il comprend :
- la restitution de la vie de l’Association de l’année qui vient de s’écouler,
- la réalisation des objectifs fixés avec l’explication des éventuelsécarts,
- les remerciements (ciblés ou globaux).
• Le rapport d’activité peut être lu par le secrétaire de l’association.
• Un rapport d’activité (ou rapport moral) est destiné à restituer
l’activité de l’Association de l’exercice concerné et à montrer le
respect de l’objet de l’Association défini dans les statuts.
19
Le rapport d’activité
• Le rapport d’orientation est rédigé par le Président.
• Il comprend :
- les actions en cours
- la présentation des orientations et des projets pour le prochain
exercice
• Le rapport d’orientation peut être lu par le secrétaire de l’association.
20
Le rapport d’orientation
• Le rapport financier est rédigé par le Trésorier et validé par le Conseil
d’administration de l’exercice en cours lors du CA précédent l’AG.
• Il est présenté par le Trésorier. Il doit être rédigé accompagné de deux
tableaux :
- le compte de résultat,
- La trésorerie.
• Le rapport financier est principalement destiné à montrer la situation
financière de l’Association en commentant les tableaux de compte de
résultat.
• Rappel : chaque association est exonérée de TVA pour 6 manifestations de
soutien ou de bienfaisance… ne pas dépasser cela. Bien synthétiser vos
actions par temps forts de l’année par exemple : actions pour la Toussaint,
pour Noël, pour le Carême, pour Pâques, pour la Kermesse, etc…
21
Le rapport financier
• Le Trésorier doit présenter de façon neutre le compte de
résultat ;
• Après la lecture du rapport financier, le Trésorier, sur
demande du président, répond aux questions qui lui sont
posées au sujet des finances de l’Association ;
• Le rapport financier est soumis au vote.
22
Le rapport financier
23
DEPENSES RECETTES SOLDE
Cotisations N-1 (reçues des familles & payées à l’Apel du Rhône)
Dépenses à destination des familles (accueil des parents à la rentrée, portes -
ouvertes, conférences, repas fin d'année…)---------------
Action 1 * =
* À préciser. Exemples : vente de gâteaux ou autres, activités autour de Noël, y
compris vente de sapins ou de chocolats, photos de classe, activités autour du Carême-
Pâques, loto, kermesse, fête de l'école...
Action 2 * =
Action 3 * =
Action 4 * =
Action 5 * =
Action 6 * =
Cadeaux, dons, remerciements…
Subventions (données à l'OGEC, l’école ou les familles comme participation aux voyages
scolaires / reçues de la mairie, reçues de l'Apel du Rhône….)
Frais de fonctionnement (fournitures de bureau, affranchissement…) ---------------
Entretien et réparation du matériel de votre Apel ---------------
Frais de déplacements ---------------
Achats de matériel durable (par exemple ordinateur, cafetière, sono…) ---------------
Frais bancaires (tenue de compte, cotisation carte bancaire, agios…) ---------------
Intérêts des livrets d’épargne (total de tous les livrets) ---------------
TOTAL de chaque colonne
NB: les actions (toute manifestation ayant des recettes) sont limitées à 6 par an(62 250 € de recettes maximum sur 2018) pour éviter une déclaration fiscale (TVA).
Le bilan financier de l’année scolaire n-1
24
Il est important de présenter également après le compte de résultat, la totalité de votre trésorerie de fin d’exercice.
Cela comprend : votre disponibilité sur votre compte courant, la
totalité des livrets, comptes de placement éventuels ainsi que la caisse.
COMPTE SOLDE de DEBUT d'exercice (1er août 2017) SOLDE de FIN d'exercice (31 juillet 2018)
COMPTE COURANT
LIVRET A
AUTRE COMPTE
CAISSE
TOTAL
L’ETAT DES COMPTES AU 31/07/2018 :
Préciser le montant des emprunts éventuels (ainsi que l'organisme, le taux et la durée):
Présentation de la trésorerie
Si le résultat est négatif :
• On peut alors prendre sur les réserves de l’association
• On peut aussi l’intégrer dans les comptes de l’année.
Si le résultat est positif :
• On peut l’intégrer dans les comptes de l’année suivantes.
• On peut aussi l’utiliser pour faire un don, ou pour payer une
dépense exceptionnelle.
25
A quoi va-t-on attribuer le résultat financier de l’année ?
• Le trésorier, au nom du C.A, présente le budget prévisionnelpour l’année à venir ;
• Les choix budgétaires sont le reflet des orientations présentéesdans le rapport d’orientation ;
• Ce budget prévisionnel, qui comprend souvent l’étape de laprésentation de la cotisation, est soumis au vote
• Il peut bien entendu donner lieu à un temps de questionnement
et d’ajustement si certaines orientations annoncées par leprésident ont été modifiées lors de la tenue de l’A.G.
26
Le budget prévisionnel
27
DEPENSES RECETTES SOLDE
Cotisations de l’année en cours (reçues des familles & payées à l’Apel du Rhône)
Dépenses à destination des familles (accueil des parents à la rentrée, portes -
ouvertes, conférences, repas fin d'année…)---------------
Action 1 * =
* À préciser. Exemples : vente de gâteaux ou autres, activités autour de Noël, y
compris vente de sapins ou de chocolats, photos de classe, activités autour du Carême-
Pâques, loto, kermesse, fête de l'école...
Action 2 * =
Action 3 * =
Action 4 * =
Action 5 * =
Action 6 * =
Cadeaux, dons, remerciements…
Subventions (données à l'OGEC, l’école ou les familles comme participation aux voyages
scolaires / reçues de la mairie, reçues de l'Apel du Rhône….)
Frais de fonctionnement (fournitures de bureau, affranchissement…) ---------------
Entretien et réparation du matériel de votre Apel ---------------
Frais de déplacements ---------------
Achats de matériel durable (par exemple ordinateur, cafetière, sono…) ---------------
Frais bancaires (tenue de compte, cotisation carte bancaire, agios…) ---------------
Intérêts des livrets d’épargne (total de tous les livrets) ---------------
TOTAL de chaque colonne
NB: les actions (toute manifestation ayant des recettes) sont limitées à 6 par an(62 250 € de recettes maximum sur 2018) pour éviter une déclaration fiscale (TVA).
Exemple de présentation du budget prévionnel
• Présentation du Conseil d’Administration actuel selon les statuts
• Présentation des membres sortants (ils peuvent se représenter
(voir les statuts) ;
• Présentation des nouvelles candidatures + appel aux candidatures
spontanées ;
• En profiter pour présenter et rappeler vos commissions de travail
pour mobiliser d’éventuels volontaires ;
28
Election des administrateurs
Une fois que les rapport d’activités et d’orientation, les comptes de
l’association, le rapport financier, le budget prévisionnel, et les candidats
ont été présentés, que vous avez répondu aux éventuelles questions,vous pouvez procéder au vote global.
Voir exemple de bulletin de vote ci-après :
29
Votes
• Rédiger le procès-verbal (la restitution écrite d’une réunionstatutaire est un Procès-verbal ; la restitution écrite d’uneautre réunion est un compte-rendu)
• Envoyer une première convocation au conseil
d’administration pour procéder à l’élection du bureau
(après chaque AG, il y a élection du bureau)
30
Après l’Assemblée Générale
Effectuer les déclarations légales auprès de la préfecture :
• Déclaration du nouveau Conseil d’Administration.
Possibilité de le faire par internet (voir lien sur le site de
l’Apel du Rhône).
• Procès verbal
Une association doit déclarer en préfecture les changements
survenus dans son administration dans un délais de 3
mois.
31
Après l’Assemblée Générale
Intertitre
32
L’ Assemblée Générale
Extraordinaire
32
OBLIGATION DE FAIRE UNE AGE
POUR LES CAUSES CI-DESSOUS :
33
Ouverte à tous Adhérents et non Adhérents
Seuls les adhérents ont le droit de vote
(idem AGO).
Assemblée Générale Extraordinaire
Toute modification des statuts impose l’organisation d’une
Assemblée Générale Extraordinaire
(laquelle peut être accolée à l’Assemblée Générale Ordinaire en
utilisant une seule convocation mais avec 2 ordres du jour et
horaires différents)
• Toutes les Apel d’établissement doivent adopter les Statuts types
Apel
• Soumettre à l’Apel départementale le projet des statuts modifiés
avant tout vote.
• Valider les nouveaux statuts en CA
• Joignez à la convocation, le projet des nouveaux statuts, et les
pouvoirs.
• Les statuts modifiés doivent être déclarés et envoyés à la
préfecture.
• Envoyer une copie des statuts à l’Apel Départementale en y
joignant le récépissé de la déclaration de la préfecture.
34
Modification des statuts
• Se présenter (président) puis présenter les membres du
conseil d’administration ;
• Accueillir les participants et déclarer l’ouverture de
l’Assemblée Générale ;
• Rappeler l’ordre du jour
• Bien prévoir le calcul du quorum avant de commencer l’AGE.
35
Ouverture de la séance
• Dans les statuts types : « L’association ne peut valablement
délibérer qu’à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés.
Chaque membre présent ne peut détenir plus de deux pouvoir
de représentation : l’ensemble des membres présents doit
constituer le quart au moins des membres de l’association. Une
feuille de présence sera émargée et certifiée par les membres
du bureau. Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée sera à
nouveau convoquée à 15 jours d’intervalle et pourra délibérer,quel que soit le nombre de membres présents. »
• Bien calculer à l’avance le quorum pour savoir si l’AGE peut
avoir lieu. Si le quorum est atteint, calculer ensuite le nombre de
voix en prenant en compte les pouvoirs, selon l’exemple ci-après :
36
A faire seulement pour l’Assemblée Générale Extraordinaire
AGE : Calcul du Quorum
37
AGE : calcul du quorum et des votes
• Rédiger le procès-verbal
• Effectuer les déclarations légales auprès de la prefecture :
Possibilité de le faire par internet (voir lien sur le site de l’Apel
du Rhône) dans un délais de 3 mois
38
Après l’Assemblée Générale Extraordinaire
39
• Penser à parler de l’AG dès la rentrée scolaire : lors de votre
soirée pour les nouvelles familles, lors du café de rentrée, dans
votre message/lettre de rentrée, lors des soirées de réunions derentrée dans chaque classe quand vous présentez l’Apel.
• Faire parvenir à toutes les familles de l’établissement uncalendrier avec toutes vos dates clés d’événements à réserver.
• Envoyer vos convocations par courrier ou par mail afin que cetévénement.
• Demander le soutien et l’aide du Président d’Ogec et du chefd’établissement pour inviter les familles largement !
• Prévoir une conférence avec un intervenant sur un sujetd’actualité après l’AG, ou faire participer un membre connu,
• Pas d’Apel sans convivialité… donc bien prévoir le verre del’amitié, ou un buffet dînatoire pour clore la soirée ☺ !
Comment faire venir les familles de votre établissement à l’AG ?
40
Merci
à tous !