formation igénieurs support– v1.0 1 cnrs – projet bfc etablissement support de formation...

Formation Igénieurs Support– v1.01

CNRS – Projet BFC Etablissement

Support de formation

Formation Ingénieurs SupportV1.0

Date : 25 juin 2009

Formation Igénieurs Support – v1.02

1. BFC

Présentation de BFC et liens avec les autres applications (notamment pour les référentiels et les crédits) ( Labintel, Passerelle, sirhus, Xlab)

2. Les concepts de base• Représentation des unités et autres structures du CNRS

• Les structuresLe domaine d’activitéLe périmètre analytiqueLe périmètre financierL’organisation des recettesL’organisation des achats

• Les données de base analytiquesOTPLes natures comptablesLes centres de coûts

• Les données de base budgétairesLes centres financiersLes comptes budgétairesLes domaines fonctionnelsLes fondsLes programmes CB

Sommaire


2. Les concepts de base (suite)• Les données de base logistiques Les fournisseurs

Les agents

• Les données de base Recette Les clients

Les articles

3. Les flux de gestion

• Budget Préparation du budget primitif

Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution

• Dépense et missionFlux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte

achat

Flux mission et consommation budgétaire

• Recette

• Gestion des contrats

Sommaire




Formation Ingénieurs Support

Cartographie des flux autour de BFC


APPLICATIONS CNRSAPPLICATIONS CNRS

BFC Cartographie des flux – Les référentiels

BFCBFC

MINEFIMINEFI

PARTENAIREPARTENAIRE

XLABXLAB

SIRHUSSIRHUS

Banque de FranceBanque de France

Flux entrantsFlux entrants

NOUBANOUBA

Flux sortantsFlux sortants

F45, F50, F74,

F74bis

F45, F50, F74,

F74bis

F21, F22F21, F22

F97, F98F97, F98

F7, F7bisF7, F7bis

F13F13

F15bis, F20

F15bis, F20

F15F15

F70F70


Flux entrants :

F7 : MINEFI - Devises

F7bis : MINEFI – Missions à l’étranger

F13 : PARTENAIRE – Tiers clients

F15 : SIRHUS – Agents

F15bis : XLAB – Agents Xlab

F20 : XLAB – constantes UFOT

F70 : Banque de France – Agences bancaires

Flux sortants

F21 : SIRHUS – Référentiels budgétaires et analytiques

F22 : SIRHUS – Nomenclature comptable

F45 : XLAB – Marchés

F50 : XLAB – Constantes

F74 : XLAB – Agents SIRHUS

F74bis : XLAB – Référence BFC des agents XLAB

F97 : NOUBA – Les fournisseurs

F98 : NOUBA - Marchés

BFC Cartographie des flux – Les référentiels


APPLICATIONS CNRSAPPLICATIONS CNRS

BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion

BFCBFC

COUGARCOUGAR

XLABXLAB

SIRHUSSIRHUS

Banque de FranceBanque de France

Flux entrantsFlux entrants

NOUBANOUBA

Flux sortantsFlux sortants

F43, F43bis, F44, F47,

F50bis, F52, F52bis, F53,

F54, F76, F89, F90, F95

F43, F43bis, F44, F47,

F50bis, F52, F52bis, F53,

F54, F76, F89, F90, F95

F100, F102F100, F102

F29, F30, F33, F72F29, F30, F33, F72

F24, F28F24, F28

F26, F96F26, F96

PASSERELLEPASSERELLEF99F99

AmbassadesAmbassades

SESAMESESAME

F46F46

F51, F58, F103F51, F58, F103

LABINTELLABINTELF92F92

F101F101

F41F41


Flux entrants :

F24 : SIRHUS – Avances et acomptes

F26 : Banque de France - Opérations Carte Achat

F28 : SIRHUS – Données mensuelles de paie

F29 : XLAB – Commandes d’achat

F30 : XLAB – Missions

F33 : XLAB – Factures achats

F72 : XLAB – Services faits

F96 : Banque de France – Opérations Carte Logée

F99 : PASSERELLE – Notifications sur dotations annuelles



Flux sortants

F41 : Ambassades – Courriers aux ambassades (missions à l’étranger)

F43 : XLAB – Engagements individuels de rémunération

F43bis : XLAB – Référence BFC des fournisseurs

F44 : XLAB – Factures achat

F46 : SESAME – Missions à l’étranger

F47 : XLAB – Mise en place des crédits

F50bis : XLAB – Constantes des flux missions

F51 : Banque de France – Règlements

F52 : XLAB – Rejet d’intégration des commandes

F53 : XLAB – Rejet Missions

F54 : XLAB – Rejet Factures

F58 : Banque de France – Virements personnel

F76 : XLAB – Rejet Services faits

F89 : XLAB – Liquidation des engagements individuels de rémunération

F90 : XLAB – Liquidation des frais de mission

F92 : LABINTEL – Crédits répartis

F95 : XLAB – Marchés

F100 : NOUBA – Commandes d’achat

F101 : COUGAR – Commandes d’achat

F102 : NOUBA – Divisions

F103 : Banque de France – Règlement Cartes Achat





Formation Ingénieurs Support

Les concepts de base






• Les données de base logistiquesLes fournisseursLes agents

• Les données de base RecetteLes clientsLes articles

Sommaire


BFC Concepts de base – Représentation des unités et autres structures








Sommaire


BFC Concepts de base – Les structures

Domaine d’activité

DélégDomaine d’activité

DélégDomaine d’activité

Société Z900


0002


0009


0020

Plan de comptes

ZPCG Périmètre

financier 9000

Plan d’évaluation

ZFR

Périmètre analytique

9000

Agence comptable principale

DR Paris B

Les domaines comptables


Le domaine Achat

…Midi PyrénéesParis A

Société Z900

Org. d’achat

0001

Division 0001

Struct. Opérat

Division

LaboDivision

LaboDivision

LaboDivision 0050

Struct. Opérat

Org. d’achat

0014

Division

0014

Division

LaboDivision

LaboDivision

LaboDivision

0352

Org. d’achat

Délégation

Division

Struct. Opérat

Organisation

d’achat centrale 9999

Domaine

d’activité 0001

Domaine

d’activité 0014

DDA - DR16 (PMA)



Le domaine Ventes

Paris AMidi Pyrénées

Division

LaboDivision

LaboDivision

LaboDivision

0001

Organisation

Commerciale

0001

…

Société Z900

Division

LaboDivision

LaboDivision

LaboDivision

0014

Organisation

Commerciale

0014


0014 Domaine d’activité

0001









Sommaire


Les OTP La gestion d’un projet est constituée de 4 objets :

1-Définition projet– Identification projet– Dates de référence de l'ensemble du projet– Paramètres de planification (dates, coûts)– Cadre organisationnel (Société, division,domaine d’activité ...)

3- GRAPHEOU RESEAU Le COMMENT

– Activités organisées, charges– Liaisons, contraintes– Ressources – Ordonnancement, planification

4-JALONS Evénement significatif

Le QUOI– Structure hiérarchique– Base de l'organisation et de la coordination– Budgétisation, imputation, facturation– Responsabilités

2-OTP

BFC Concepts de base – Les données de base analytiques


La structure OTP (Organigramme Technique de Projet)

Elle est constituée d’Eléments d’OTP (EOTP)Elle représente l’organisation opérationnelle et/ou financière du projetChaque EOTP peut être collecteur de coûts et/ou de recettes

Ces coûts et recettes peuvent être pré budgétés, engagés ou réalisésCes coûts et recettes sont liés directement à la réalisation du projet

Chaque EOTP est relié à une entité organisationnelleDomaine d’activité (Délégation Régionale)Division (Unité)Centre de coût responsable (Unité)…

Chaque EOTP possède sa propre gestion de statut



Les projets dans BFC

• LES CONTRATS• LES OIP

• LES COLLOQUES

• LES CONVOCATIONS DE L’AC

• Les Autres Dépenses Opérationnelles



Les natures comptables primairesElles permettent de tracer la nature de dépense ou de recette. Elles représentent le niveau le plus fin de l’information.Elles correspondent aux comptes généraux.

L’existence de la NC primaire rend obligatoire l’imputation analytique lors d’une comptabilisation sur le compte général correspondant

Tous les comptes généraux ne sont pas concernés :Les comptes de charge Natures comptables primaires de dépenseLes comptes de produits Natures comptables primaires de recette

Les natures comptables primaires statistiquesElles permettent de tracer des dépenses/recettes inscrites au bilan (investissements/subventions)Tous les comptes généraux ne sont pas concernés :

Les comptes d’investissement Natures comptables primaires statistiquesLes comptes de subvention Natures comptables primaires statistiques

Les natures comptables secondairesElles permettent de tracer les opérations analytiques internes de reclassement ou de ventilation des dépenses (imputation de temps chercheurs, ventilation des frais de structure)



Les groupes de natures comptables

Ils permettent d’organiser les natures comptables en hiérarchies. Ces hiérarchies permettent de structurer la présentation de certains états d’analyse.Chaque groupe de natures comptables de l’arborescence représente un niveau de totalisation.

Ils permettent de définir des sélections de natures comptables utilisées lors du lancement des états d’analyses ou lors de traitements analytiques.



Les centres de coûtsIls représentent les entités structurelles de l’entreprise, stables dans le temps (au moins un exercice). Ils représentent le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de structure (unité).

Le centre de coût est un collecteur de coûtsCes coûts peuvent être pré budgétés, engagés, réels, Ces coûts représentent les flux primaires des dépenses de structure (salaires,

énergie, amortissements)

Le centre de coût peut être un collecteur de recettesC’est le cas actuellement pour la subvention d’état et pour les écritures

d’ajustements de CA

Les groupes de centres de coûtsLes centres de coûts sont organisés en hiérarchies

Une Hiérarchie Standard obligatoire représentant le principal axe d’analyse des fais généraux

Des hiérarchies alternatives permettent de gérer d’autres axes d’analyseCes hiérarchies sont constituées de Groupes de Centres de Coûts

Les groupes de centres permettent de réaliser des sélections partielles



La Hiérarchie Standard des centres de coûts

TOTAL_CNRS

TOT-DIR

DIR-SO DIR-IDF

A0014 Del Midi Pyr.

R0229 Ctre Anthropo

R0229001 Ctre Anthropo

PACR0229 Ctre Anthropo

A0014001 D14 Aff. Géné

A0014003 D14 Sce Info

A0325001 Rsce & Cptce Tech

A0325 Rsce & Cptce Tech

PAAA0325 Rsce & Cptce Tech

Unités administratives

centrales

Unités administratives

régionales

Unités de

recherche

DIR-IDF

A0014001

Grpes de C.Cts (agrégation)

C.Cts (Imputation)









Sommaire


Les adresses budgétaires :

Une adresse budgétaire est constituée de 5 données de base : Le centre financier Le compte budgétaire Le fonds Le domaine fonctionnel Le Programme CB

Le cadre NCBC :

L’organisation des données de base budgétaire respecte les principes du Nouveau Cadre Budgétaire et Comptable.

BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires


En ligne les destinations

En colonne les natures de dépense

Catégorie de recette

Ligne de recette

Budget de recetteBudget de dépense



NA NB1 NB2 NB3 NC NC

SurSE

SurRP

Fonction-nement

Investis-sement non programmé

Autorisa- tions d'enga-

gement

Crédits de paiement

DÉPENSES DE PERSONNEL

OPÉRATIONS D'INVESTISSEMENT

PROGRAMMÉES ET OPÉRATIONS

EN CAPITAL

B - DOTATIONGLOBALE


Les Comptes Budgétaires de Dépenses

Les Comptes Budgétaires de Dépenses


Domaines Fonctionnels




Centres Financiers




Les Comptes Budgétaires de Recettes

Les Comptes Budgétaires de Recettes



Les fonds :

Ils permettent de connaître l’origine principale des crédits

Les Programmes CB :

Ils permettent de suivre les enveloppes budgétaires des contrats en ressources propresIls permettent de suivre les enveloppes des Opérations d’Investissements Programmés


• Les adresses budgétaires de dépenses

• Les adresses budgétaires de recettes

Centre financierUnité2504

Compte BudgétaireNature dépense

NB2

FondsOrigine du fonds

1

Dom. FonctionnelGrpe Discipline

A1MATH

Programme CBOIP, contrat

000235/256987


Compte BudgétaireLigne recette

R2SUB-PROJETS-OU-PGM


1

Dom. FonctionnelSans objet

N/A

Programme CBSans objet

N/A

BFC Concepts de base – Les données de base budgétairesLes adresses budgétaires

Les adresses budgétaires








Sommaire


FournisseurFournisseur

Données d’Achats

Données de Base

Données Comptables

MandantMandant

SociétéSociété

Numéro FournisseurAdresseDescriptionCommunicationPilotage

AchatsDevisesPartenaires

Gestion de comptesCoordonnées bancairesCorrespondanceAssurance

Organisation d’Achat

Organisation d’Achat

BFC Concepts de base – Les données de base logistiquesLes fournisseursLes fournisseurs


BFC Concepts de base – Les données de base logistiques

Le référentiel tiers « Fournisseur » :

Il est unique et partagé par l’ensemble des gestionnaires du CNRSIl est créé :

* dans une organisation d’achat : délégation* avec des données Générales : adresse, de pilotage et de paiement * avec des données Société : Tenue de compte, Opérations de paiement, Correspondance* avec des données d’Organisation d’Achat : données d’achat et rôles partenaires

Des cas particuliers : * Les fournisseurs internes représentent les unités du CNRS pour la facturation interne* Les fournisseurs agents pour les flux de règlements de missions

Les fournisseursLes fournisseurs


1. 2 types d’agents dans BFC

1. Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS

2. Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab

1. Mise à jour des données

1. Agent CNRS : SIRHUS BFC XLAB

Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée.

BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les agentsLes agents


1. Les infotypes :

Dans BFC les informations d’un agent sont définies par fiche, appelée « infotype ». Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC. Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes ce qui permet de créer des historiques. Les données utilisées sont celles des infotypes en cours de validité.

1. 000 Mesures

2. 001 Affectation

3. 017 Régime d'indemnisation frais dépl.

4. 009 Coordonnées bancaires

5. 002 Données individuelles

6. 006 Adresses

BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les agentsLes agents








Sommaire


ClientClient

Numéro ClientAdresseDescriptionCommunicationContacts

Gestion de comptesCoordonnées bancairesMoyens de paiementAssurance

VentesFacturationPartenaires

MandantMandant

SociétéSociété

Organisation CommercialeOrganisation Commerciale

Données de Base

Données Comptables

Données de Vente

BFC Concepts de base – Les données de base logistiquesLes ClientsLes Clients


BFC Concepts de base – Les données de base logistiques

Le référentiel tiers « Client » :

Il est unique et partagé par l’ensemble des gestionnaires du CNRSIl est créé :

* dans une organisation commerciale : délégation* avec des données Générales : adresse, de pilotage et de paiement * avec des données Société : Tenue de compte, Opérations de paiement, Correspondance* avec des données d’Organisation Commerciales : détermination des prix, du compte de recette, de la classification fiscale, les partenaires

Des cas particuliers : * Les clients internes représentent les unités du CNRS pour la facturation interne

Les ClientsLes Clients


MandantMandant

Administration des ventes

Administration des ventes

DivisionDivision

ARTICLE

Données de base

Numéro ArticleDésignation / Unités / ConversionsClassification

Données de Gestion

Données ADV

Groupe d’imputation articleClassification fiscaleGroupe d’articlesStatut de l’article

Pays de départ livraison

BFC Concepts de base – Les données de base logistiquesLes ArticlesLes Articles


ADV : org. comm. 1 :

- Classification fisc., Code permettant de déterminer lors de la gestion des documents commerciaux, la TVA collectée pour l’article.



1. ADV : org. comm. 2 :

1. Groupe d’articles, regroupement d’articles par nature, pour effectuer des statistiques de vente.

2. Groupe imputation art., regroupement d’articles dont l’imputation comptable est similaire (définit les comptes de produits)

3. Groupe types de poste (Cas particulier : uniquement pour les articles loyers, sélectionner ZLOY)







achat


• Recette


Sommaire


Préparation du budget

HO

RS

SI

XL

AB

BF

C

Intégration dans BFC des données Excel

Excel

Chargement de données de la comptabilité analytique (Prébudget des OIP et des contrats à justifier)

Proposition de Budget primitif

Saisies complémentaires

Conseil d’administrationProposition non votéeProposition non votée

Budget primitif voté

Budget d’exécution

Affectation Répartition Mise en place

Affectation Répartition Mise en place

Unité consommationconsommation

Proposition votéeProposition votée

OptionOption OptionOption

DFIDFI

DRDR

BFC Les flux de gestion – BudgetPréparation du Budget PrimitifPréparation du Budget Primitif

PASSERELLEPASSERELLEF99 : Envoi des répartitionsF99 : Envoi des répartitions


Préparation du budget par la DFI

Ouverture calendrier Budgétaire

(version XLS et BP en

budgétisation)

Excel

Intégration dans version XLS puis

copie de la version XLS dans

la version BP

Chargement des données de la comptabilité

analytique de BP CO dans BP FM

(OTP)

Intégration version BP FM dans version 0

d’exécution

Ajustement pré budget des recettes et saisie pré budget des dépenses dans

CO

Intégration du pré budget CO dans BP

CO

FM

CO

DFIDFI

DRDROptionOption

BFC Les flux de gestion – BudgetPréparation du Budget PrimitifPréparation du Budget Primitif


Budget d’engagementBudget d’engagement

Les deux catégories de budget associées au budget de dépense

VOTEVOTE

AFFECTEAFFECTE

REPARTIREPARTI

MIS EN PLACEMIS EN PLACE

Budget de paiementBudget de paiement

VOTEVOTE

AFFECTEAFFECTE

REPARTIREPARTI

DELEGUE CPDELEGUE CP

DFIDFI

Correspondance dans BFCCorrespondance dans BFC

= VOTE = VOTE

= AFF = AFF

= REP = REP

= MEP = MEP

BFC Les flux de gestion – Budget Mise en œuvre dans la version d’exécution

Mise en œuvre dans la version d’exécution

PASSERELLEPASSERELLE

F99 : Envoi des répartitionsF99 : Envoi des répartitions


**

Budget de paiementBudget de paiement

VOTEVOTE

DELEGUE CPDELEGUE CP

Une catégorie de budget associées au budget de recette

Correspondance dans BFCCorrespondance dans BFC

= VOTE = VOTE

= DEL = DEL

DFIDFI

BFC Les flux de gestion – Budget Mise en œuvre dans la version d’exécution



• Les adresses budgétaires de dépenses

BFC Les flux de gestion – Budget



NB


1


A1MATH


000000/256987



NB


1

Dom. FonctionnelTotal agrégat

A1


000000/256987

Centre financierDR

0014


NB


1

Dom. FonctionnelTotal agrégat

A1


000000/256987

Centre financierDR

0014


NB


Tous fonds


A1

Programme CBDotation globale

N/A



Adresse de

MEP des crédits

Adresse de

MEP des crédits

Adresse de Contrôle

des AE niveau 1


des AE niveau 1


des AE niveau 2


des AE niveau 2


des CP


des CP

Centre financierDR

0014


NB


Tous fonds


A1


N/A

Adresse de

Délégation CP

Adresse de

Délégation CP



NB2


1


A1MATH


000000/256987

Adresse d’exécution

De la dépense

Adresse d’exécution

De la dépense






achat


• Recette


Sommaire


Commande

XL

AB

XL

AB

BF

C

Demande d’achat

C

Rejet commande

R R

C = Création

M = modification R = rejet

Consommation AE

Engagement CO

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Commande d’achat

M

Rejet auto vers xlab

Rejet auto vers xlab

BFC Les flux de gestion – Dépenses et missionsLes commandes

d’achatLes commandes

d’achat


Chaque commande porte des informations qui vont permettre de dériver dans BFCE :• un schéma comptable (commandes standard avec service fait valorisé/commandes

prévisionnelles avec service fait non valorisé)

• l’imputation de la dépense dans les 3 comptabilités (budgétaire/analytique /générale)

Ex / l’imputation comptable de la facture est déterminée par la nature de la commande et par le code famille du poste

La commande porte aussi des informations sur le caractère de l’achat :

Achats ponctuels ou réguliers

Se rattachant ou non à un contrat plus formalisé ( contrôle de la commande par rapport aux dates de validité et à la valeur cible du contrat)

Surveillance des cumuls de chiffre d’affaires réalisés par code famille et impacts sur la politique d’achats

La commande porte également référence à un tiers fournisseur qui est, par défaut, considéré dans BFC comme l’auteur de facture et le bénéficiaire du paiement

La commande doit être, dans la mesure du possible, standard, exhaustive et détaillée

BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Les commandes d’achat

Les commandes d’achat


Commande

XL

AB

XL

AB

BF

C

Demande d’achat

C

Rejet commande

R R

C = Création A = Annulation


M-à-j AE

Cons CP

D 6xxx

C 408

Réel CO

Consommation AE

Engagement CO

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Service fait

Réception

C, A

Commande d’achat

M

BFC Les flux de gestion – Dépenses et missionsLe service faitLe service fait


1. Lors de la réception des marchandises ou l’exécution des services, le gestionnaire d’unité renseigne dans XLAB les quantitésquantités réceptionnées sur chaque ligne de commande standard concernée.

2. L’intégration du « service fait » dans BFC entraîne une comptabilisation automatique des charges à payer

(Débit c/ 6xx ou 2xx par Crédit c/40810000)

3. …ainsi que la consommation des crédits de paiement à hauteur de la valeur HT commandée correspondant à la quantité réceptionnée.

XLAB et BFC contrôlent automatiquement que « Q réceptionnées ≤ Q commandées »

Rappel : Pour les commandes prévisionnelles, le service fait n’est pas valorisé au fil de l’eau (la valorisation du service fait se confond avec la liquidation de la facture sauf en fin d’exercice)

service fait XLAB = « entrée de marchandises » (EM) dans BFC

BFC Les flux de gestion – Dépenses et missionsLe service faitLe service fait


Commande

XL

AB

XL

AB

BF

C

Demande d’achat

C

Rejet commande

R R



M-à-j AE

Cons CP

D 6xxx

C 408

Réel CO

Consommation AE

Engagement CO

Facture avec SF

Facture hors SF

C CMA

M, A

Prise en charge

D 408

C 401

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Service fait

Réception

C, A

Commande d’achat

M

M-à-j AE

BFC Les flux de gestion – Dépenses et missionsLa prise en charge

des facturesLa prise en charge

des factures


1. Selon le choix de l’unité, la facture est créée dans BFC :1. Soit par intégration d’une facture saisie par l’unité dans XLAB

2. Soit par saisie directe (service facturier, intégration des ROP, liquidation des frais de déplacement, facture libellée en devise étrangère)

2. La facture qui vient d’XLAB passe par un statut pré-enregistrée où elle peut être modifiée ou complétée par le SFC. Elle reste dans ce statut tant qu’elle n’a pas été validée par l’utilisateur pour prise en charge (…ou supprimée)

3. La plupart des factures peuvent faire l’objet d’une vérification allégée avant prise en charge compte tenu des contrôles dynamiques assurés par l’outil

3. Toutes les factures doivent en revanche faire l’objet d’un contrôle de caissier (contrôle du caractère libératoire du règlement)

BFC Les flux de gestion – Dépenses et missionsLa prise en charge

des facturesLa prise en charge

des factures


Commande

XL

AB

XL

AB

BF

C

Demande d’achat

C

Rejet commande

R R



M-à-j AE

Cons CP

D 6xxx

C 401

Réel CO

Consommation AE

Engagement CO

Facture SFFacture

Hors SF

C CMA

M, A

Prise en charge

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Commande d’achat

M

BFC Les flux de gestion – Dépenses et missionsLes commandes prévisionnelles

Les commandes prévisionnelles


La Carte Logée est une carte virtuelle permettant d’acheter des prestations auprès de FRAM

Le but de la carte logée est de simplifier les flux avec FRAM Achats par le biais d’une carte virtuelle unique pour chaque DR Réception d’autant de factures que de transactions FRAM est payé directement par AMEX à chaque transaction

La Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois

Spécificités d’intégration Réception d’un fichier global

BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Carte LogéeCarte Logée


1. XLAB envoie vers BFC des commandes prévisionnelles qui génèrent des Demandes d’Achat prévisionnelles (DA) dans BFC qui deviendront des commandes prévisionnelles dans BFC.

2. Une commande XLAB est identifiée Carte Logée si le fournisseur est le fournisseur Carte Logée.

3. Les contrôles suivants sont effectués dès l’intégration de la DA :1. Une commande Carte logée doit être prévisionnelle

2. Elle doit référencer le marché Carte logée

3. Elle ne doit avoir qu’un seul poste

4. Chaque fichier ROP (Relevé d’Opérations) contient les factures Carte Logée pour une DR et un mois donné ayant le fournisseur Carte Logée.

Carte LogéeCarte LogéeBFC Les flux de gestion – Dépenses et missions


Carte Achat : carte bancaire classique, achats auprès de n’importe quel fournisseur acceptant les cartes VISA.

Carte achat : offre de service aux laboratoires pour faciliter les menues dépenses et les achats en ligne.

But de la carte achat : simplifier les flux avec les fournisseurs Achats par le biais d’une carte nominative Réception d’autant de factures que de transactions Le fournisseur est payé directement par BNPP à chaque transaction

Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois

BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Carte AchatCarte Achat


Utilisation de la carte achat

CNRSCNRS

FOURNISSEURFOURNISSEUR

BNPPBNPP11 AchatAchat

22

33

44

PaiementPaiement

Relevé d’opération dématérialiséRelevé d’opération dématérialisé

RemboursementRemboursement

Intégration dans BFC

Intégration dans BFC



1. Import du ROP dans NOUBA (quotidien)

2. Import des commandes dans NOUBA (quotidien)

3. Rapprochement dans NOUBA des factures ROP avec les commandes (quotidien)

4. Intégration dans BFC des factures ROP mises à jour des commandes (mensuel)

5. Traitement des erreurs pour les factures non intégrées par BW

6. Traitement des factures intégrées et non comptabilisées par MIR6

7. Comptabilisation en masse des factures ROP (quotidien)

8. Paiement du ROP (mensuel)



Xla

bB

FC

E

C = Création S = Suppression

M = Modification R = Rejet

D 47211x

C 4xxx

Saisie des frais réels

/liquidation

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Ordre de mission

Ordre de mission

CPrise en

charge de l’avance

Facture

D 6256xx

C 4xxx et 47211xx

Maj. des AE

Conso des CP

Réel CO

6256xx

Contrôle CMOD à posteriori

SC M

Consommation AE

Consommation AE

Comptabi-lisation

Règlement

Facture

BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Missions hors OM permanent

Missions hors OM permanent


Xla

bB

FC

E

Ordre de mission permanent

C

C = Création S = Suppression

M = Modification R = Rejet

Création liquidation sur

OMp

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Ordre de mission permanent

Facture

D 6256xx

C 4xxx

Conso des AE

Conso des CP

Réel CO

6256xx

Contrôle CMOD à posteriori

C M

Consommation AE

Consommation AE

Comptabi-lisation

Règlement

Facture

Régularisation AE

Régularisation AE

BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Missions sur OM permanent

Missions sur OM permanent





• Dépense et missionFlux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée,

carte achat


• Recette


Sommaire


Lab

oX

LA

BB

FC

E

Création commande(manuelle)

C



Cons prév Recette

D 411

C 700

Réel CO

Édition

Facture

D 5xx

C 411

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Commande Exécution de la prestation

Saisie facture

Encaissement

BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Les recettesLes recettes


Deux flux principaux de recettes• Recettes récurrentes et ponctuelles (commandes clients)

• Recettes sur contrats et subventions (contrats clients)

Chaque commande (ou contrat) porte des informations qui vont permettre de dériver dans BFC :

• Le schéma de prix et le régime fiscal

• l’imputation de la recette dans les 3 comptabilités (budgétaire/analytique /générale)

Deux flux de génération de factures :• La gestion de l’échéancier de facturation

• La génération automatique par batch



Clients

Articles

Prix

ZCS

Commande client

ZWV1

Loyer

ZG2

Demande d’avoir

ZF2B

FactureLoyer

ZF2A

FactureClient

ZG2A

Avoirclient

ZL2A

Annulationavoir client

Référentiels

Documents de vente

Documents de facturation

Types article :

Article tarifé Type 1Article tarifé Type 2Article non tarifé

Groupes de compte client :

Clients France public et SociétéClients France IndépendantsClients UE public et sociétésClients étrangers et autres UEClients provenant de SIRHClients de provenant pas de SIRHClients occasionnels CPD

Conditions de prix :

Prix unitaireRemise en %Remise en montantMajoration en %Majoration en montant

ZL2Demande

d’annulationavoir client

ZWV2Contrat &

Subvention

ZF2C

Fact Contrat & Subv

ZFAZDemande d’acompte

ZFAS Annul. demande

acompte






• Dépense et missionFlux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée,

carte achat


• Recette


Sommaire


Deux types de contrats• Les contrats suivis

o Suivi administratif par la création d’un contrat client associé à un échéancier de facturation ;

o Suivi budgétaire par la création d’un programme CB et d’adresses budgétaires permettant l’attribution et le suivi d’enveloppes budgétaires dédiées ;

o Suivi analytique par la création de structures OTP dédiées permettant : Le pilotage des échéances de facturation par l’intermédiaire de jalons ; L’expression de besoin en crédit et de la prévision de recette (pluri annuelle)

par l’intermédiaire des pré budgets ; Le suivi de l’exécution des dépenses et recettes par contrat, unité et nature

de dépense ; Le calcul des montant d’ajustement de chiffre d’affaire pour certains

contrats.

• Les contrats non suivis ou « banalisés »o Suivi administratif par la création d’un contrat client associé à un échéancier de

facturation ;

o Pas de suivi budgétaire, ces contrats sont cumulés dans une dotation globale matérialisée par le programme CB « N/A » ;

o Pas de suivi analytique, ces contrats sont cumulés dans un élément d’OTP (par unité) dédié au suivi des dépenses de la dotation globale.

Les contratsLes contratsBFC Les flux de gestion – Gestion des contrats


Gestion budgétaire des contrats Doc. commercial du contratGestion analytique des contrats

2nnnContrat

2nnnContrat

2nnnRRecette

2nnn1Unité 1

Dépenses

2nnn2Unité 2

Dépenses

Contrat Client N° 100000038Poste 1 : Unité 1 – EOTP 2nnnR Echéancier de facturation Échéance 1 ….

Prg. CB = 000000/A300042

Jalon Fac. 1

…

Unité 1 NB GD1 1 000000/A300042

Unité 2 NB GD1 1 000000/A300042

XLAB

2nnn1Unité 1

NB1 GD1

Code gestion 1 Code gestion 2

2nnnUnité 2 NB1 GD1

BFC Les flux de gestion – Gestion des contrats Les contrats suivisLes contrats suivis


Gestion budgétaire des contrats Doc. commercial du contratGestion analytique des contrats

ADO-CNRS

ADO-CNRS

2nnnRRecette

9ADO0001Unité 1

Dépenses

2nnn2Unité 2

Dépenses

Contrat Client N° 100000038Poste 1 : Unité 1 – EOTP 2nnnR Echéancier de facturation Échéance 1 ….

Prg. CB = 000000/A300042

Jalon Fac. 1

…

Unité 1 NB GD1 1 000000/A300042

Unité 2 NB GD1 1 000000/A300042

XLAB

2nnn1Unité 1

NB1 GD1

Code gestion 1 Code gestion 2

2nnnUnité 2 NB1 GD1

Les contrats non suivis

Les contrats non suivis

BFC Les flux de gestion – Gestion des contrats