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7/24/2019 Fon Dorota Tivo

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REGLAMENTO INTERNO PARA LAADMINISTRACIN DEL FONDO ROTATORIODEL CENTRO DE COMUNICACIONES LA PAZ

CAPITULO IDISPOSICIONES GENERALES

Artculo 1 (Concepto de Fondo Rotatorio).-

El Fondo Rotatorio es un fondo de recursos econmicos establecido por la institucin y otorgadodentro de las previsiones establecidas por los recursos asignados en el presupuesto ajustado paracada gestin del Centro de Comunicaciones La Paz. Se encuentra destinado a garantizar la

operatividad en la administracin de los recursos destinados para Caja Chica y a cubrir aquellosgastos relativos a compras menores y suministro de servicios contemplados bajo la modalidad decontratacin menor en el Decreto Supremo N 181 NBSABS- y que superen el monto mximoestablecido para la administracin de Caja Chica.

Artculo 2 (Objetivos del Reglamento).-

El presente Reglamento tiene como objetivos:

Definir y regular los procedimientos, los elementos de organizacin, funcionamiento y controrelativos a la adquisicin de bienes y servicios que se encuentran contemplados bajo lamodalidad de contratacin menor dentro de las previsiones contenidas en el Decreto

Supremo N 181 Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios y quesuperen el lmite mximo establecido para gastos de Caja Chica. Garantizar la operatividad y establecer los lineamientos generales para la administracin de

los fondos de Caja Chica. Facilitar el proceso de contabilizacin y registro de gastos efectuados por concepto de

adquisicin de bienes y servicios, hasta el monto mximo establecido en el presenteReglamento.

Facilitar un eficiente control de las compras y contrataciones menores. Establecer las competencias y responsabilidades del (os) servidor (es) pblico (os) designados

para la administracin del Fondo Rotatorio.

Artculo 3 (Marco Legal del Reglamento).-

El presente Reglamento Interno para la Administracin del Fondo Rotatorio se encuentraenmarcado dentro de las disposiciones establecidas por la Ley 1178 de Administracin y ControGubernamentales, Normas Bsicas de Control Interno relativas al Sistema de Tesorera y CrditoPblico, Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios y dems disposicionesconexas.

Artculo 4 (Alcances del Reglamento y mbito de Aplicacin).-


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El presente Reglamento es de aplicacin obligatoria y alcanza, de manera general, a todas lasJefaturas y Unidades funcionales dependientes del Centro de Comunicaciones La Paz y, de maneraespecfica, a la Jefatura de Administracin y al funcionario responsable de la administracin deFondo Rotatorio.

Artculo 5 (Responsabilidades de la Jefatura Administrativa).-

Son responsabilidades de la Jefatura Administrativa del Centro de Comunicaciones La Paz, lassiguientes:

Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno para la Administracin del Fondo Rotatorio. Implantar el presente Reglamento, difundirlo y realizar el seguimiento constante de su

aplicacin. Supervisar y controlar el manejo de los recursos del Fondo Rotatorio, en el marco de las

disposiciones contenidas dentro del presente Reglamento. Autorizar, supervisar y controlar el reintegro de recursos para el Fondo Rotatorio, previa

revisin de los respectivos descargos. Realizar arqueos de manera peridica a los fines de garantizar un mejor y ms eficiente

control de la utilizacin de estos fondos.

En coordinacin con la Direccin General Ejecutiva, realizar arqueos generales cuando seproceda al cierre de cuenta.

Artculo 6 (Incumplimiento al Reglamento Interno para la Administracin del Fondo Rotatorio).-

El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones normativas contenidas en el presenteReglamento, generar responsabilidades de acuerdo a los establecido en el Captulo V (De laResponsabilidad por la Funcin Pblica) de la Ley 1178 y en el Decreto Supremo Reglamentario23318-A.

CAPITULO IIPROCEDIMIENTOS PREVIOS

Artculo 7 (Apertura de Cuenta y Asignacin de Recursos para el Fondo Rotatorio).-

Al inicio de cada gestin, los recursos para el Fondo Rotatorio, sern asignados a travs de laapertura, en el Banco Mercantil Santa Cruz S.A., de la Cuenta Fiscal Mixta N4030001406, asignacinque deber ser efectuada mediante Resolucin Administrativa especfica, la misma que deber seemitida por la Direccin General Ejecutiva del Centro de Comunicaciones La Paz, en la cual,adems de proceder a la autorizacin de su apertura formal y registro en el SIGMA, se debersealar tambin el monto del fondo y la designacin del funcionario encargado de suadministracin.

Artculo 8 (Monto Mximo del Fondo Rotatorio).-

El monto mximo del Fondo Rotatorio es el importe autorizado por el Director General Ejecutivo deCentro de Comunicaciones La Paz para su apertura formal, mediante Resolucin Administrativaexpresa, cuyo total en ningn caso podr superar el 5% de la cuota mensual de compromiso


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otorgado al Centro de Comunicaciones La Paz, excluyendo las clases de gasto 01 ServiciosPersonales y 02 Otros Servicios Personales.

Artculo 9 (Uso de los Recursos del Fondo Rotatorio).-

Los recursos previstos para el Fondo Rotatorio sern nica y exclusivamente destinados a los finessealados en el presente Reglamento, es decir para cubrir gastos destinados a operativizar efuncionamiento de Caja Chica y a cubrir aquellos gastos relativos a compras menores y provisin deservicios que superen el monto mximo establecido para la administracin de Caja Chica, y que serequieran adquirir para el normal y eficiente desenvolvimiento de las actividades del Centro deComunicaciones La Paz y sern de responsabilidad directa del funcionario encargado de suadministracin.

Artculo 10 (Designacin del Funcionario Responsable de la Administracin de los Recursos delFondo Rotatorio).-

La designacin del funcionario responsable del manejo y administracin de los recursos del FondoRotatorio, ser realizada mediante Resolucin Administrativa expresa de la Direccin GeneraEjecutiva y Memorndum de asignacin de funciones.

Esta designacin deber recaer en un servidor pblico dependiente de la Jefatura Administrativadel Centro de Comunicaciones La Paz, cuyos antecedentes laborales y personales denotensolvencia profesional y moral y su estabilidad en el cargo se encuentre razonablementegarantizada.

Artculo 11 (Responsabilidades y Prohibiciones del Funcionario Encargado del Fondo Rotatorio).-

El funcionario responsable de administrar los recursos del Fondo Rotatorio tiene las siguientesresponsabilidades y prohibiciones:

Administrar los recursos del Fondo Rotatorio. Velar por el uso correcto de los recursos y por el fiel cumplimiento de las disposiciones

contenidas en el presente Reglamento. Atender los requerimientos de compras o contrataciones menores de bienes y servicios, con

cargo a los recursos del Fondo Rotatorio, conforme los procedimientos establecidos en epresente Reglamento.

Solicitar a la Direccin General Ejecutiva la apertura de la cuenta especial para FondoRotatorio en tiempo oportuno.

Practicar arqueos y conciliaciones peridicas, mnimo una vez al mes, para efectos de contropersonal.

Mantener bajo custodia la documentacin emergente de la administracin y manejo de losrecursos del Fondo Rotatorio.

Participar en arqueos y conciliaciones de cuentas, cuando as lo requiera la Direccin

General Ejecutiva. A tal efecto deber presentar toda la documentacin pertinente en emomento que sea requerida. Brindar capacitacin y asesora a todos los funcionarios que tengan relacin con los

procedimientos sealados en el presente Reglamento. Proponer modificaciones a las disposiciones contenidas en el presente Reglamento en

funcin a la dinmica administrativa, la experiencia de su aplicacin y las modificaciones alos sistemas bsicos de la Ley 1178.

No cotizar, comprar ni contratar los bienes y/o servicios de manera personal sino con lapresencia de otro funcionario.


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No fraccionar la compra de los materiales y suministros que sean requeridos. No utilizar los fondos que les son encomendados para fines personales y ajenos a los de la

Institucin.

Artculo 12 (Designacin del Funcionario Encargado de Efectuar las Compras de Bienes o Realizar lasContrataciones Menores de Servicios).-

Deber procederse a la designacin de un funcionario encargado de realizar las compras y/oefectuar las contrataciones que sean requeridas con los recursos provenientes del Fondo Rotatoriodesignacin que deber ser realizada mediante Resolucin Administrativa expresa de la DireccinGeneral Ejecutiva y Memorndum de asignacin de funciones. Este funcionario podr ser el mismodesignado para efectuar las compras con recursos de Caja Chica

Esta designacin deber recaer en un servidor pblico dependiente del Centro de ComunicacionesLa Paz, cuyos antecedentes laborales y personales denoten solvencia profesional y moral y suestabilidad en el cargo se encuentre razonablemente garantizada

Artculo 13 (Responsabilidades y Prohibiciones del Funcionario Encargado de Efectuar lasCompras).-

El Funcionario encargado de realizar las compras tiene las siguientes responsabilidades yprohibiciones:

Coordinar con el funcionario encargado y responsable de la administracin del FondoRotatorio los alcances del requerimiento.

Realizar las respectivas cotizaciones y la compra de los bienes o servicios requeridos previaverificacin de la calidad de los mismos y del precio ms conveniente.

Presentar al funcionario responsable de administrar los recursos del Fondo Rotatorio, lasrespectivas facturas y/o recibos de las compras realizadas inmediatamente despus dehaberlas realizado.

Participar en arqueos y conciliaciones de cuentas, cuando as lo requiera la Jefatura

Administrativa o el encargado de administracin del Fondo Rotatorio. En lo posible tratar de realizar las respectivas cotizaciones y las compras de los bienes y/oservicios de manera conjunta con otro funcionario de la Institucin.

No fraccionar la compra de los materiales y suministros que sean requeridos. No utilizar los fondos que les son desembolsados para fines personales y ajenos a los de la

Institucin.

CAPTULO IIIPROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZACIN DE LOS RECURSOS DEL FONDO ROTATORIO

Artculo 14 (Procedimiento para el Desembolso de Recursos).-La adquisicin de bienes y la provisin de servicios con recursos del Fondo Rotatorio estarn sujetasal monto mximo autorizado por la Direccin General Ejecutiva en la respectiva ResolucinAdministrativa, monto que en ningn caso podr ser superior al 5% de la cuota mensual decompromiso otorgado al Centro de Comunicaciones La Paz. El procedimiento que se debe seguirpara el desembolso de fondos es el siguiente:


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A) Para compras o servicios menores o iguales a Bs400,00:

Se deber aplicar las disposiciones contenidas en el Reglamento Especfico para la Administracinde Fondos de Caja Chica.

B) Para compras o servicios desde Bs401,00 hasta iguales o menores a Bs20.000,00:

Informe especfico de la Unidad Solicitante.

Formulario CCLP 0010 de solicitud de compra o de servicios, debidamente firmado por launidad solicitante.

Boleta de autorizacin de desembolso firmado por el Jefe de Administracin, previaverificacin de disponibilidad de fondos efectuada a travs de la certificacin presupuestariacorrespondiente y cumplimiento de requisitos generales, la que deber contar en ltimainstancia con el Vo.Bo. del Director General Ejecutivo.

Certificado de conformidad o comprobante de ingreso a almacenes firmado por la unidadsolicitante y el Vo.Bo. de la Jefatura Administrativa.

Factura o formulario de retencin de impuestos a las transacciones y utilidades a nombre deCentro de Comunicaciones La Paz con su respectivo NIT.

Para cada contratacin de servicios hasta el monto lmite establecido, la Jefatura Administrativadeber formar un expediente con todas las actuaciones administrativas relativas a la contratacinLos materiales e insumos adquiridos debern ser entregados al encargado de almacenes del Centrode Comunicaciones La Paz, por el funcionario a quien se entregaron los fondos.

El encargado de almacenes inmediatamente despus de recibidos los materiales emitir ecorrespondiente recibo en el formulario CCLP 0013, cuyo original deber ser entregado aencargado del Fondo Rotatorio y una copia al encargado de contabilidad.

Artculo 15 (Autorizacin de los Desembolsos).-

A los fines de efectuar un mejor control sobre los recursos del Fondo Rotatorio, los cheques, rdenesde pago y las trasferencias electrnicas de fondos debern ser firmados en forma mancomunada yen calidad de autorizacin, por el Jefe Administrativo y el Director General Ejecutivo del Centro deComunicaciones La Paz.

Artculo 16 (Cheques Previos).-

La Jefatura de Administracin podr emitir cheques previos a solicitud de cualquier unidadmediante informe especfico, con el fin de cancelar aquellos compromisos en los cuales eproveedor no brinda crdito al Centro de Comunicaciones La Paz. El mismo deber ser liquidado ams tardar dentro de los siete das siguientes a su emisin contra la presentacin de los documentosoriginales que debern cumplir con los requisitos establecidos en el presente Reglamento. Lacantidad total de cheques previos pendientes de liquidar no podr ser mayor a diez.

Artculo 17 (Fondo Fijo).-

Los recursos del Fondo Rotatorio operarn mediante el sistema de fondo fijo, lo que implica que losresponsables del mismo tendrn, en todo momento, la suma total asignada, representada por uno opor varios de los siguientes conceptos:

Saldo en cuenta corriente. Documentos originales cancelados pendientes de ser incluidos en el reintegro del Fondo

Rotatorio.


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Solicitudes de reintegro de recursos del Fondo Rotatorio que se encuentren en trmite. Cheques previos pendientes de liquidar para el Fondo Rotatorio. Descargos de gastos efectuados con montos de Caja Chica pendientes de incluir en e

reintegro. Solicitudes de reposicin de recursos para Caja Chica que se encuentren en trmite. Cheques pendientes de liquidar para Caja Chica. Otros comprobantes.

Artculo 18 (Requisitos de los Comprobantes).-

Toda factura comercial que respalde la compra de bienes y/o servicios con recursos del FondoRotatorio, deber cumplir con los siguientes requisitos:

i) Factura: Ejemplar original a nombre del Centro de Comunicaciones La Paz con NIT N1002769020, en la cual se deber indicar claramente los bienes y/o equipos adquiridos y/oservicios suministrados haciendo referencia al formulario CCLP 0010 o solicitud expresa.

Las facturas que se presenten al cobro deben estar debidamente autorizadas por eServicio de Impuestos Nacionales.

En el caso de que la persona fsica o jurdica est inscrita en otros regmenes tributariosdistintos, se deber presentar una fotocopia del rgimen al que estuviere inscrito y unafotocopia de la cdula de identidad en caso de tratarse de una empresa unipersonal ysta deber tener pleno conocimiento de la retencin de impuestos.

ii) Certificado de Conformidad o Comprobante de Ingreso a Almacenes: Tener nombre ynmero de cdula de identidad o razn social de la persona fsica o jurdica proveedorade los bienes y/o servicios adquiridos. Asimismo debe poseer la firma de conformidad dela unidad solicitante y el Vo.Bo. del Jefe Administrativo.

Ningn documento relativo a la compra de bienes y/o provisin de servicios deber contener

borrones, tachaduras, sobre posiciones o alteraciones de ningn tipo que hagan dudar sobre lalegitimidad del documento. Los montos consignados debern coincidir tanto en numeral como enliteral. Si existiera diferencia prevalecer el monto consignado en literal.

Artculo 19 (Prohibiciones para el Desembolso de Recursos del Fondo Rotatorio).-

Ser considerado como USO INDEBIDO DE FONDOS PBLICOS y por lo tanto NO RECONOCIDOScomo obligaciones del Centro de Comunicaciones La Paz, los siguientes tems:

Gastos elegibles para Caja Chica. Pagos a clnicas y mdicos particulares. Atenciones, salutaciones, homenajes, padrinazgos, agasajos, festejos, etc. Ayudas econmicas, subsidios, subvenciones y donaciones de cualquier naturaleza.

Concesiones de prstamos y anticipos de sueldos a personal y otros.

Debindose entender el presente listado como meramente enunciativo y no limitativo de otrascircunstancias que pudieran encontrarse prohibidas para el desembolso.

No se reconocern aquellas compras realizadas de materiales y suministros existentes en almacenesdel Centro de Comunicaciones La Paz, ni de aquellos servicios que puedan ser suministradosdirectamente por personal dependiente de la institucin. Los daos ocasionados por estos actos denegligencia funcionaria darn lugar a la devolucin inmediata de los fondos utilizados para este


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efecto y a la imposicin de las sanciones disciplinarias previstas en el Estatuto del FuncionarioPblico as como en el Reglamento Interno de Personal de la Institucin.

Artculo 20 (Medios de Pago).-

Todo giro contra el Fondo Rotatorio deber hacerse mediante cheque o transferencia electrnicade fondos en el SIGMA y en todos ellos deber constar el nombre y la cdula de identidad de lapersona a quien se gira.

CAPITULO IVPROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO DE RECURSOS DEL FONDO ROTATORIO

Artculo 21(Reintegros).-

El presente Fondo por su carcter de monto fijo y rotatorio, recuperar las sumas pagadas mediante

solicitudes de reposiciones que debern ser realizadas mediante informe expreso por el funcionarioresponsable de su administracin. Estas solicitudes debern ser realizadas oportunamente a fin decontar con los recursos necesarios para el normal desarrollo de las actividades.

Las solicitudes de reintegro debern estar autorizadas por la Jefatura Administrativa y contar enltima instancia con el Vo.Bo. de la Direccin General Ejecutiva de Centro de Comunicaciones LaPaz.

Artculo 22 (Depsitos).-

El cheque y la transferencia electrnica de fondos realizados mediante el SIGMA, que emita yrealice, respectivamente, la Jefatura de Administracin, producto del acuerdo de pago por

concepto de reintegro de recursos del Fondo Rotatorio, ser depositado en la cuenta bancariaespecfica aperturada para el Fondo Rotatorio.

Artculo 23 (Cheques No Retirados).-

Los cheques con ms de treinta das hbiles de emitidos y no cobrados por el (los) beneficiario(s) yque se encuentren todava en poder de la Jefatura Administrativa del Centro de ComunicacionesLa Paz, debern ser anulados y el monto deber ser revertido a su cuenta original.

Artculo 24 (Del Control Arqueos de Caja).-

El funcionario responsable de la administracin y manejo de los recursos del Fondo Rotatorio estobligado a mantener al da en forma ordenada todos los registros del movimiento financieroefectuado, la documentacin sustentatoria de los gastos realizados y los saldos de efectivoexistentes.

Por su parte la Jefatura Administrativa del Centro de Comunicaciones La Paz se encuentra obligadade realizar arqueos de caja rutinarios y sorpresivos, mediante formulario especfico para este fin.


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CAPITULO VDISPOSICIONES FINALES

Artculo 25 (Cierre de Gestin).-

El funcionario responsable de administrar los recursos del Fondo Rotatorio, hasta el 27 de diciembrede cada gestin deber presentar el cierre de la cuenta respectiva, debiendo realizar los arqueosrespectivos y presentar los descargos correspondientes mediante Informe expreso dirigido a laJefatura Administrativa con copia a la Direccin General Ejecutiva, debiendo efectuar el depsitodel saldo a la fecha en la cuenta del Fondo Rotatorio del Centro de Comunicaciones La Paz.

Artculo 26 (Compatibilizacin del Reglamento).-

Toda vez que el Centro de Comunicaciones La Paz se constituye en una Institucin PblicaDesconcentrada dependiente del Ministerio de Obras Pblicas, Servicios y Vivienda, el presenteReglamento se encuentra plenamente compatibilizado con el Reglamento Especfico para laAdministracin del Fondo Rotatorio del Ministerio cabeza de sector.

Artculo 27 (Implementacin y Difusin del Reglamento).-

Es responsabilidad de la Direccin General Ejecutiva del Centro de Comunicaciones La Paz, encoordinacin con la Jefatura de Administracin y el funcionario responsable de la administracin delos recursos del fondo rotatorio, proceder a la implementacin, difusin y control del cumplimientode las disposiciones contenidas en el presente Reglamento.

Artculo 28 (Revisin, Modificacin y Actualizacin del Reglamento).-

El presente Reglamento podr ser revisado, modificado y actualizado a requerimiento decualquiera de las Jefaturas y Unidades del Centro de Comunicaciones La Paz siempre en

coordinacin con la Direccin General Ejecutiva y en funcin a la dinmica administrativa, laexperiencia de su aplicacin y los cambios efectuados en las normas bsicas de los sistemas de laLey N1178.

Artculo 29 (Aprobacin y Puesta en Vigencia del Reglamento).-

El presente Reglamento entrar en vigencia a partir de su aprobacin expresa mediante Resolucinadministrativa emitida por la Directora o Director General Ejecutivo del Centro de ComunicacionesLa Paz, toda vez que el mismo se encuentra compatibilizado con el Reglamento correspondientedel Ministerio de Obras Pblicas, Servicios y Vivienda.


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