folleto de información para proveedores 2011 -...

2011Folleto de información para Proveedores

Proceso de la compra al pago

Puntos Destacados

Orden de Compra (PO) y proceso de modificación de la PO

Subcontratación de Cuentas por Pagar (AP) y Vendor Portalen línea

Acceso en línea a los Términos y Condiciones de SLB (T y C de Compra)

1Folleto de información para Proveedores 2011

Contenido

Página

2 Introducción

3 Proceso de compras

6 Facturación y pago

10 Archivo de documentos

10 Normas de ética comercial

11 Apéndice 1: Muestra de una Orden de Compra (PO)

12 Apéndice 2: Plantilla para facturas Sin PO

Folleto de información para Proveedores 20112

Schlumberger es proveedor líder mundial de tecnología,administración integrada de proyectos y soluciones deinformación para clientes que trabajan en la industria del gasy el petróleo de todo el mundo.

La cadena de suministro de Schlumberger (SLB)proporciona en todas sus locaciones los servicios deadministración de proveedores, subcontrataciónestratégica, compras, logística y manejo deinventarios. En la competida economía global denuestros días, tener relaciones sólidas con losproveedores es más importante que nunca paracubrir las expectativas de los clientes finales.

Nuestra misión:

Elevar la competitividad de Schlumberger medianteun Plan de Demanda óptimo, SubcontrataciónEstratégica, Administración de Proveedores,Administración de Contratos, Manejo de Inventariosy Logística.

Nuestros Proveedores preferentes son los quecolaboran con nosotros en forma profesional, ética,competitiva y asequible, en congruencia con lasnormas, procedimientos y objetivos de negocios deSchlumberger. Así, Schlumberger aspira a unarelación con los Proveedores preferentes en la que sefomente la aplicación de las mejores prácticas de lacadena de suministro y se agregue valor a todos losque participan en el proceso.

Este documento contiene toda la informaciónrelevante para los Proveedores de productos yservicios de las Operaciones de Campo deSchlumberger.

Introducción

Este material es una ayudapara que nuestrosProveedores sefamiliaricen con el procesode la compras al pago deSchlumberger, desde laemisión de la orden decompra hasta el pago de lafactura


Proceso de Compras

Una Orden de Compra (PO) generada en SWPS estransmitida a los proveedores a través de un correoelectrónico, fax o medios electrónicos al suscribirseal eMarketplace. En el Apéndice 1 se encuentra lamuestra de una PO de SWPS.

Todos los Proveedores de productos y servicios deSchlumberger deben cumplir con las siguientesinstrucciones, según corresponda. Lo anteriorpermite un eficiente suministro de bienes y serviciosy asegura un pago oportuno de las facturas.

Procesamiento de órdenes compra

Cada orden de compra de SWPS lleva asignado unnúmero de referencia único (Formato:AAAAnnnnnA) el cual está vinculado con alguna delas locaciones de Schlumberger. Una orden decompra puede tener varias líneas, cada unaespecifica un artículo o número de parte y lacantidad solicitada.

Al aceptar una orden de compra de Schlumberger,el Proveedor reconoce que acepta los Términos yCondiciones de Compra de Schlumberger (T y C deCompra) que se encuentran disponibles en línea.Schlumberger no hace llegar los T y C de Compracon cada una de las órdenes de compra generadas.Los T y C de Compra se pueden consultar en:www.slb.com/resources/supply/supplierinfo.aspx

Sin embargo, si se firma un contrato entre unProveedor y Schlumberger, los Términos yCondiciones que se incorporan en el acuerdoreemplazan los T y C de Compra antedichos.

El sistema electrónico de compras deSchlumberger (SWPS), es utilizado paraadministrar eficientemente las órdenes de comprade productos y servicios.

Este folleto de informaciónpara Proveedores se refiereespecíficamente a lascompras hechas a través deSWPS para las operacionesen CAMPO. La división deIngeniería, Manufactura ySostenimiento (EMS) deSchlumberger utiliza unsistema diferente (MFGPro)para sus compras. Para losproveedores quemantengan negocios tantocon las operaciones encampo como con EMS,ambos sistemaselectrónicos para compraestán autorizados.

Este folleto de informaciónpara los Proveedores noaplica para Smith OFS, MISwaco, Wilson niGeoservices, querecientemente sefusionaron con SLB.


Aceptar una Orden de Compra (PO)y el proceso de modificación de la PO

Schlumberger se complace en anunciar laautomatización de del proceso de modificación deórdenes de compra mediante el Sistema Electrónicode Compras de Schlumberger (SWPS).

La modificación de órdenes de compra representabauna dificultad tanto para los Proveedores como paraSchlumberger puesto que se dedicaba mucho tiempoa tareas manuales y repetitivas que causaban erroresde comunicación, facturas sin conciliar y, a fin decuentas, demora en los pagos.

Hoy en día, cuando Schlumberger envía una ordende compra de SWPS a la dirección electrónica de losProveedores, éstos reciben la PO en formato PDF deAdobe Acrobat más un enlace para acusar el recibode la PO. Al aceptar (o rechazar) la PO través de esteenlace el Proveedor confirma que puede cumplircon los requisitos de SLB para la PO. La entrega debienes y servicios sin haber aceptado la PO debeevitarse pues aumenta el riesgo demora en el pagopor discrepancias en las facturas.

La nueva funcionalidadpara manejo de lasmodificaciones a lasórdenes de compra permiteque los Proveedor por víaelectrónica:

• Revisen los cambiospropuestos a la PO

• Acepten o rechacen loscambios

• Reciban una copiaactualizada de la PO

A continuación un ejemplo del mensaje de correo electrónico que recibirán losProveedores con la orden de compra de SWPS anexa como archivo .pdf:

De: [email protected] [De: [email protected]]Enviado: Martes 17 de agosto de 2010, 7:41 PM Para: [email protected]: Pedido de compra: AAUE04892Z

18 de agosto de 2010Nombre del proveedor

Dirección de contacto del proveedor

Estimado ProveedorRevise el pedido anexoResumen del pedido:ID del pedido: AAUE04892ZNúmero de artículos: 3Cantidad total: USDFecha solicitada de entrega: 26 de agosto de 2010Contacto del pedido: USUARIO SWPSSiga el siguiente enlace para indicar que acepta o rechaza la orden de compra anexa:

Tiene 5 días para responder a partir de la fecha deeste mensaje

CordialmenteUSUARIO SWPS

Haga clic en el enlace para vernuestra página para aceptarautomáticamente la PO

Asunto Contacto

Detalles en las líneas de la PO(como precio, moneda, cantidadsolicitada, disponibilidad)

El contacto indicado en la sección “Cliente”(Sold to) de la PO

Envío, entrega y logística El contacto indicado en la sección “Dirección deenvío” (Ship to) de la PO

Pago y facturación

Para los países donde Cuentas por Pagar (AP) seha subcontratado, contactar al Centro de Atenciónde Accenture o consultar el status de las facturasen el Vendor Portal. Para el resto, contactar aldepartamento local de AP

Actualizar la información decontacto del Proveedor

El contacto indicado en la sección “Cliente”(Sold to) de la PO


Después de aceptada la orden de compra, no se aceptarán facturas con discrepanciasde moneda, cantidad, precio unitario, entidad legal de facturación, etc. Cualquier discrepancia ameritará el rechazo de la factura; es decir, se pedirá alProveedor que vuelva a facturar. * Una PO que sea rechazada por el Proveedor vía el sistema automático de acuse de recibo darápor resultado una cancelación automática de la PO en nuestro sistema.

1. Revisar la PO anexa en formato .pdf y enviar una respuesta electrónica(Acuse de recibo) como se muestra en la siguiente pantalla:

2. Comunicar inmediatamente las irregularidades al contacto señalado en laorden de compra, según se muestra en la siguiente tabla:

Con el fin de evitar las demoras antes mencionadas, cuando reciba una PO deSchlumberger, deben tomarse en cuenta los siguientes puntos:

Solicitud de respuesta del proveedor de Schlumberger Ayuda

Responda a Pedido de Compra

Nombre del Comprador: John Smith

Número PO: AAUE04892ZResponda antes del: Mar 7 sep 2010 02:40:44 GMT

Seleccione su respuesta

Seleccione un valor de respuestaSeleccione un valor de respuestaAceptar Pedido de compra

Enviar Cerrar

Haga clic y seleccione la

respuesta

Haga clic en enviar para transmitir

su respuesta

Facturación y pago

La factura comercial debe ser emitida a la entidadlegal indicada en la sección “Cliente” (Sold to) dela PO y debe ser enviada a la “Dirección defacturación” (Bill to) indicada en la misma PO.

En ciertas circunstancias, SLB NO generará una PO deSWPS. Estas transacciones sedenominan “Sin-PO”.

En estos casos se deben seguirestas indicaciones:

• Los casos Sin PO sólo aplicanpara servicios (La adquisición deproductos siempre debe teneruna PO de SWPS)

• Todas las compras Sin PO debenestar soportadas por la PlantillaSin PO proporcionada por elcomprador de SLB, como semuestra en el Apéndice 2.

• La factura debe reflejar

- La entidad legal de SLB

- Dirección de facturación

- Nombre completo delcomprador de SLB

(persona que solicita los servicios)

- Información contable de SLBEl Centro de Costos o UnidadContable (AU) y la Clave deActividad (AC)

• Es responsabilidad del Proveedorasegurar que el formato incluyatoda la información anterior y deque se imprima y anexe a sufactura. El proveedor deberechazar cualquier solicitud deSLB si el comprador no entregala información completa.

• No cumplir con los lineamientosanteriores puede dar lugar a quela factura se rechace, se tengaque presentar una nueva y quese demore el pago.

Para garantizar el pago oportuno de las facturas, debenseguirse las siguientes instrucciones:

1. Las facturas comerciales deben ser emitidas a laentidad legal indicada en la sección “Cliente” (Sold to)de la PO.

2. Las facturas deben ser enviadas únicamente a la“Dirección de facturación” (Bill to) indicada en la PO.

3. Las facturas deben ser enviadas después de haberprovisto los bienes o servicios.

4. Las facturas enviadas deben ser las originales, salvoque el Proveedor haya usado el Proceso deFacturación Electrónica.

5. Las facturas deben incluir:• Número de la PO (Formato: AAAAnnnnnA)• Número de línea de la PO para cada artículo • Número de parte• Descripción• Cantidad• Unidad de medida (La misma unidad del PO)• Precio unitario (En la misma moneda del PO)• Precio total (En la misma moneda del PO)

6. Es esencial que los productos y servicios de la facturacorrespondan con la orden compra y con la lista deempaque. Antes del pago, la factura será conciliadacon la PO y con los bienes recibidos. No se pagará lafactura si: i) Hay una discrepancia en la cantidadfacturada y la cantidad recibida; ii) La entidad a laque se factura es incorrecta; iii) La moneda de lafactura no concuerda con la moneda de la PO; iv) Launidad de medida de la factura no concuerda con launidad de la PO. Si los bienes no fueron enviados a uncentro de logística, sino directamente a una ubicaciónen el campo, debe anexarse a la factura una pruebade entrega al destinatario.


7. Si hay cualquier cambio en la estructura de la compañía del Proveedor o de lainformación bancaria (número de cuenta, información de contacto, banco, etc.), elProveedor debe anunciar estos cambios a SLB en carta membretada y firmada por unfuncionario autorizado y enviada al Comprador local según se identifique en la PO.

Cobro de fleteLas normas aduanales internacionales exigen que se paguen aranceles sobre el valorneto real de los bienes importados. Por este motivo, cargos como empaque, manejo, flete(cuando se aplique) de los bienes abastecidos deben formar parte del precio que cotiza elproveedor y no deben desglosarse aparte en la factura. VAT/Ventas e impuestos similares,cuando se apliquen, deben cotizarse en un rubro aparte de la factura.

Subcontratación de Cuentas por pagar (AP) SLB subcontrató el proceso de Cuentas por Pagar (AP) con Accenture. Los principalesbeneficios para los Proveedores de esta subcontratación son:

- Disponibilidad del Vendor Portal, donde los Proveedor pueden verificar el estado de lasfacturas.

- Centro de Atención donde los Proveedores pueden consultar directamente a Accentureel estado de sus facturas.

- Instrucciones claras sobre los requisitos de las facturas de Proveedores, lo que setraduce en un mejor procesamiento de pagos.

Actualmente, SLB ha subcontratado el proceso de AP en más de 60 países:


Subcontratación de AP por área y paísPaíses donde se ha subcontratado Cuentas por Pagar (AP)

Más de 60 países

MEAAustraliaTimor OrientalNueva ZelandaPapua NGTailandiaVietnamMalasiaBruneiFilipinasEmiratos ÁrabesOmánYemenQatarEgiptoIndonesiaIndiaBangladeshArabia SauditaKuwaitBahreinSingapur

EAFReino UnidoNigeriaNoruegaDinamarcaHolandaIrlandaRumaniaAlemaniaItaliaEspañaAustriaHungríaTurquíaCamerúnChadGuinea EcuatorialGhanaCosta de MarfilAngolaCongoGabónSudáfricaFranciaKazajstánAzerbaiyánTurkmenistánUzbekistánLibiaArgelia,Túnez

NAMCanadá Estados Unidos

LAMMéxicoBrasilArgentinaBoliviaChileVenezuelaTrinidad y TobagoPerúColombiaEcuador


Notificación de pago:

• SLB notifica los detalles delpago través de unacomunicación de correoelectrónico.

• Para poder recibir los detallesdel pago, es necesario que lainformación de contacto delProveedor este actualizada(Consultar la página 6, punto 7).

El Vendor Portal permite alProveedor consultar el estadode las transacciones, así comolos detalles y el desglose delpago de de las facturas.

Proceso de pago

Leyenda

Expediciónde PO opedido Sin PO

Recepciónde bienesy servicios

Facturaciónsegún lasreglas deSLB

Pago de lafactura a 45 días derecibida

Responsabilidadde SLB

Responsabilidaddel Proveedor

• Las facturas recibidas que nocumplan con las reglas de SLBserán rechazadas para que sevuelvan a presentar.

• Conciliación con la PO: La cantidadfacturada debe coincidir con lacantidad recibida y el precio de lafactura debe coincidir con el preciode la PO.

Toda discrepancia puede dar lugar alrechazo de la factura y a demora enlos pagos.

Acuse derecibo yentrega del pedido

Registro en el Vendor Portal

Para asegurar que el proceso de pagos sea fluido, losProveedores deben registrarse en:

www.mysupplierportal.com/SLB y dar de alta asu compañía.

El registro al Vendor Portal dará mayor visibilidad yrastreabilidad durante el ciclo de pago de facturas.

En correspondencia con los T y C de Compra, notarque los plazos de pago son a 45 días a partir de lafecha en que una factura en regla se recibe y se subeal sistema de AP de Accenture.

Más información sobre la subcontratación de AP conAccenture, así como de los beneficios del VendorPortal, se encuentra disponible en:www.slb.com/resources/supply/supplierinfo.aspx

Para optimizar el ciclo de pago de facturas, es buena práctica de negocios el enviar lafactura inmediatamente después de emitida (siempre y cuando SLB haya recibido losbienes y servicios). El plazo de pago de 45 días inicia una vez que la Oficina de SLB oAccenture recibe una factura en regla.

Conciliaciónde facturarecibida con la PO


Resumen de la subcontratación de AP: Guía del Proveedor

EMISIÓN DE FACTURASEnvíe las facturas DIRECTAMENTE a la Oficina de SLB o a los centros de escaneo de Accenture; es decir, sigalas instrucciones de la PO cuando entregue la factura.

La entrega de facturas SIN PO DEBE cumplirestrictamente con las instrucciones de facturación de laPlantilla SIN PO entregada por el solicitante.

El proceso de entrega de facturas electrónicas no debecambiar con respecto a lo se haya informado a losProveedores.

VENDOR PORTAL (El Proveedor se registra por si mismo)Herramienta destinada a los Proveedores para la consulta en líneadel estado de sus facturas: www.mysupplierportal.com/SLB

CONSULTAS POR CORREOELECTRÓNICOLas consultas acerca de sus cuentaspueden hacerse por correo electrónico yserán resueltas por el Centro de Atenciónde Accenture.

[email protected]

CENTRO DE ATENCIONLos proveedores pueden contactar a Accenture y hablar con unrepresentante especialmente capacitado:

+ 1 312 237 2810 (Inglés)+ 40 372 286 214 (Árabe)+ 40 372 286 215 (Francés)+ 40 372 286 216 (Ruso)+ 40 372 286 249 (Alemán, Húngaro, Italiano, Rumano,

Turco)+ 35 314 078 748 (Portugués, Español)

• Acuse de recibo defacturas• Etapa del proceso• Pago de facturas

• Consultas en línea


Archivo de documentos

Los documentos sedeben conservar porsiete años o más, siasí lo exige lalegislación local

Las leyes y normas nacionales de control delcomercio varían, pero casi todas imponen algunaforma de archivo de documentos. Por lo tanto,Schlumberger solicita que los Proveedores guardenuna copia de todos los documentos relativos aexportaciones, importaciones y a otras actividades deintercambio comercial, lo que incluye mensajes decorreo electrónico, otros medios electrónicos ycopias impresas documentos relevantes. Todos losdocumentos deben ser legibles y deben resguardarseen un lugar del cual puedan recuperarse fácilmentesi lo solicitara el departamento de Cumplimiento deControl Comercial de Schlumberger.

Normas de ética comercial

Schlumberger estácomprometido con lasmás altas normas deconducta en lo querespecta a la éticacomercial y exige lomismo a susempleados ycontratistas

Todo Proveedor que haga negocios o tenga contratocon Schlumberger se compromete y declara quepromoverá y acatará rigurosamente el Código deÉtica de Schlumberger (Puede obtenerse a una copiaen www.ethics.slb.com). Todo Proveedor que haganegocios o que tenga contrato con Schlumbergertiene la obligación de informar a Schlumberger decualquier acto (u omisión) de infracción de losempleados de Schlumberger con respecto al Códigode Ética. El no hacerlo así se considerará unincumplimiento que otorga el derecho aSchlumberger de dar por terminado de inmediato suacuerdo con el Proveedor, independientemente deotros derechos señalados.

Los reportes pueden presentarse en el númerotelefónico +(1) 888 884 8849, o en el siguiente sitio odirección de correo electrónico:

www.slbethics.ethicspoint.com

o [email protected]


MUESTRSA DE UNA ORDEN DE COMPRA DE SWPS

Dirección de entrega de los artículos

Número de referencia que debe incluirse en el encabezado de la factura

Persona de contacto para la orden de compra

Descripción, cantidad, unidad de medida y precio de los artículos ordenados

Entidad legal a la cual debe emitirse la factura

Dirección a la cual debe enviarse la factura

Apéndice 1ORDEN DE COMPRA (PO) DE SCHLUMBERGER (SWPS)

LA ORDEN DE COMPRA ESTÁ SUJETA A LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE COMPRADE SCHLUMBERGER PARA LA COMPRA DE PRODUCTOS Y / O SERVICIOS SALVO QUESE HAYA ESTABLECIDO UN CONTRATO VÁLIDO APARTE ENTRE SCHLUMBERGER Y ELPROVEEDOR.

Entidad legal a lacual debe emitirsela factura

MUESTRA DE LA ORDEN DE COMPRA DE SWPS

Persona decontactopara la ordende compra

Dirección deentrega delos artículos

Dirección ala que debeenviarse lafactura

Descripción,cantidad, unidad de medida y preciode los artículosordenados

Número de referenciade la orden de compraque debe incluirse enla factura


Apéndice 2Plantilla para Facturas SIN PO

PPaarraa:: IIDD ddeell pprroovveeeeddoorr

NNoommbbrree ddeell pprroovveeeeddoorrDirección (línea 1)Dirección (línea 2) Dirección (línea 3)

FFeecchhaa:: DD-MMM-AAAA

PPeerrssoonnaa ddee ccoonnttaaccttoo eenn SSLLBB:: XXXXX YYYYYY !"#$#%&#'()#*(+,%)-%'#%$-*-.*(+,/

UUnniiddaadd CCoonnttaabbllee ((AAUU)):: 1234567 !"#$#%#.$01#*(+,%)-%2(,#,3#4/

CCllaavvee ddee llaa AAccttiivviiddaadd ((AACC)):: 87654321 !"#$#%#.$01#*(+,%)-%2(,#,3#4/

CCeennttrroo ddee CCoossttooss CCllaavvee ddee AAccttiivviiddaadd CCuueennttaa CCoonnttaabbllee ((GGLL)) MMoonnttoo yy MMoonneeddaa DDeessccrriippcciióónn ddeell SSeerrvviicciioo

VVAATT oo iimmppuueessttoo ssiimmiillaarrVVaalloorr ttoottaall

Plazo de pago según los "T y C de Compra" de Schlumberger

EEMMIITTIIRR FFAACCTTUURRAA AA:: EENNVVIIAARR FFAACCTTUURRAA AA::

El cumplimiento de estos requisitos será reforzado por Cuentas por Pagar. Todas las facturas recibidas que no cumplan con estos requisitos serán rechazadas y devueltas al proveedor para que sean corregidas y entregadas nuevamente. Antes de aceptar una solicitud, el Proveedor DDEEBBEE insistir en recibir este formato o como mínimo la información indicada en él. El formato puede variar dependiendo de los requerimientos locales de cada país.

Entidad legal de SLB para facturación Entidad legal de SLB para envío de la factuNúmero de edificio/Calle

Ciudad/Localidad/Código postalPaís

546#%,0%-4%7,#%0$)-,%)-%*08.$#%)-%9:"9

!"#$%&'"#$(")*#$*+(*,-&.$&/*),-0)$*)$12*$.&$3-#*,,-0)$3*$*)'4"$3*$.&$%&,/2#&$(2*3*$+*#$3-%*#*)/*$

&$.&$3-#*,,-0)$3*$%&,/2#&,-0)

PPllaannttiillllaa ppaarraa ffaaccttuurraass SSIINN PPOO

PPOORR FFAAVVOORR AANNEEXXAARR EESSTTEE DDOOCCUUMMEENNTTOO AA SSUU FFAACCTTUURRAA

Ya que la factura no está soportada por una orden de compra de SWPS, es crítico que el proveedor presente este documento o la información abajo indicada junto con la factura para asegurar su eficiente procesamiento en Cuentas por

Pagar. El no hacerlo resultará en un atraso en el pago.

Número de edificio/Calle

Población/Ciudad/Código postalPaís

www.slb.com/resources/supply/supplierinfo.aspx

folleto de información para proveedores 2011 -...

Documents