Fokus Interne Kommunikation | Social Intranet

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Leadership & Management

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<ul><li><p>Soci alnetIn tra</p><p> www.interne-kommunikation.net Winter 2013/2014Nr. 01</p><p>FACHBEITRGE ZUM THEMA SOCIAL BUSINESS</p><p>Der Weg zum Social Businessber die Einfhrung eines Social Intranets, den Einsatz von SharePoint und die Erfolgsmessung von Social Business.</p><p>Wissensmanagement 2.0Neue Wege des Wissensaustauschs und der Einsatz von Enterprise Social Networks fr Wissensmanagement.</p><p>Social Business in der PraxisBest-Practice-Beispiele zur Umset-zung von Social-Intranet-Projekten u.a. von Detecon, Vitos und der Volks- bank Bhl</p></li><li><p>www.interne-kommunikation.net</p><p>scmWeichselstrae 610247 Berlin </p><p>Tel: (030) 47989789 Fax: (030) 47989800</p><p>www.scmonline.de info@scmonline.de</p><p> W O R K S H O P </p><p>Social Intranet mit SharePoint 2013 erfolgreich umsetzen16. Mai 2014 in Dsseldorf | 16. Juni 2014 in Frankfurt</p><p> W O R K S H O P</p><p>Intranet und Social Media in der Internen Kommunikation16. Mai 2014 in Dsseldorf</p><p> PRAXISTAGE </p><p>Interne Kommunikation 2.0Social Intranet | Enterprise 2.0 | Wissensmanagement 2.0 und viele weitere Themen </p><p>Am 18. und 19. Mrz 2014 in Frankfurt </p></li><li><p>1Fokus IK Social Intranet</p><p>EDITORIALSich vernetzen, Zusammenarbeit vereinfachen, Wissen teilen und managen Social Busi-ness besitzt vielversprechende Potenziale fr Unternehmen. Gleichzeitig ist die Einfhrung von Social Intranets oder Enterprise Social Networks oft auch eine Herausforderung hin-sichtlich der Akzeptanz und Unternehmenskultur. Fokus IK widmet sich diesen Potenzialen und Herausforderungen von Social Software. Erfahrene Anbieter und Berater im Bereich Social Intranet und Enterprise-2.0-Lsungen zeigen, welche Mglichkeiten Social Software fr die Zusammenarbeit bietet, worauf es ankommt und ebnen Ihnen mit Expertise und Best Practice den erfolgreichen Weg zum Social Business.</p><p>INHALT FACHBEITRGE</p><p>2 Frank Hamm </p><p> Social Collaboration fr Unternehmen</p><p>4 Jan Eisenkrein (Profilwerkstatt)</p><p> Interne Kommunikation 2.0: Abschied von Vorgestern </p><p>6 Lutz Hirsch (HIRSCHTEC)</p><p> Warum Social Intranets scheitern knnen </p><p>8 Jan Marquardt (mindsmash) </p><p> Wissensmanagement mit Enterprise Social Networks</p><p>10 Carsten Rossi (Kuhn, Kammann &amp; Kuhn)</p><p> Ein Mitarbeitermagazin im Social Intranet?</p><p>12 Stefanie Eckart (IPI)</p><p> Social Intranet mit SharePoint </p><p>14 Bianca Gade (netmedia)</p><p> Der Social Workplace der Detecon</p><p>16 Sven Lindenhahn (T-Systems MMS) </p><p> Eines fr alle Das neue Vitos Net </p><p>18 Gerhard Sommer (United Planet) </p><p> Social Business beendet Intranet-Krise</p><p>20 Felix Schrder (Just Software) </p><p> Fallstudie: Volksbank Bhl</p><p>22 Bjrn Adam (btexx) </p><p> Vom Schreibtisch zum Digital Workplace </p><p>24 Dr. Christoph Tempich (inovex) </p><p> Wie misst man den Erfolg von Social Business?</p><p>IMPRESSUM</p><p>Herausgeber: scm c/o prismus communications GmbHWeichselstrae 6 | 10247 BerlinT: +49(0)30 47 98 97 89 | F: +49(0)30 47 98 98 00 </p><p>E: info@scmonline.de | W: www.scmonline.deW: www.interne-kommunikation.netVerantwortlich fr den Inhalt: Nicole Gatz</p></li><li><p>2 Fokus IK Social Intranet</p><p>SOCIAL COLLABORATION FR UNTERNEHMENDie Globalisierung verndert die Wirtschaftswelt. Unternehmen mssen ber klassische Prozesse und Projektarbeit hinausdenken und Potenzi-ale bei der Vernetzung ihrer Mitarbeiter besser nutzen.</p><p>Frank Hamm</p><p>Zum Ende des vergangenen Jahrhunderts </p><p>erreichte die Wirtschaft groe Fortschritte im </p><p>Bereich der Effizienzsteigerung. Getrieben war </p><p>dies durch eine zunehmende Konkurrenz, in </p><p>der die Unternehmensgre Produktions- und </p><p>Kostenvorteile gewhrte. Grundlage fr die </p><p>Effizienzsteigerung ist der Taylorismus, das </p><p>von Frederick Taylor vor ber hundert Jahren </p><p>begrndete Prinzip der Prozesssteuerung von </p><p>Arbeitsablufen. Die Prozesskette kann Ent-</p><p>scheidungsweichen haben, aber Ablauf und </p><p>Beteiligte stehen fest. Dieses Prinzip hat sich im </p><p>Industriezeitalter bewhrt. </p><p>Vernderte Mrkte der ArbeitsweltInzwischen betrgt der Anteil des Industriesek-</p><p>tors am Bruttoinlandsprodukt Deutschlands nur </p><p>noch 31 Prozent. </p><p>Unsere Dienstleistungs- und Wissensgesell-</p><p>schaft dominiert die Wirtschaft. Die Steuerung </p><p>vieler Unternehmen erfolgt aber weiterhin mit </p><p>dem Taylorismus. In heutigen Mrkten lsst sich </p><p>ein Vorsprung immer weniger ber eine Steige-</p><p>rung der Effizienz erreichen, da die Prozesse </p><p>berall optimiert sind. Gleichzeitig ist die Zyk-</p><p>lusdauer von Produkten, Dienstleistungen und </p><p>Geschftsmodellen drastisch verringert. </p><p>Die klassische Zusammenarbeit im Unterneh-</p><p>men orientiert sich an der Projektarbeit mit </p><p>Planung, Ausfhrung und Abschluss. Oft jedoch </p><p>werden diese Zusammenarbeiten so komplex, </p><p>dass das Ergebnis kaum wie ursprnglich </p><p>geplant aussieht. Gleichzeitig nehmen Ad-</p><p>hoc-Aufgaben und -Projekte mit stndigen </p><p>Vernderungen und neuen Anforderungen </p><p>zu. Selbst bei kleineren Aufgaben werden das </p><p>Know-how und die Mitarbeit von anderen Mitar-</p><p>beitern erforderlich. Auch kleine Unternehmen </p><p>sehen sich pltzlich Konkurrenten aus anderen </p><p>Kontinenten und aus gnzlich anderen Wirt-</p><p>schaftsbereichen ausgesetzt.</p><p>FlexibilittDie Anforderungen an die Arbeitswelt verndern </p><p>sich hin zu flexibleren Strukturen, zu vermehrter </p><p>Projektarbeit ber Standorte hinweg und zu </p><p>Unternehmenskooperationen. Dies erfordert von </p><p>den Unternehmen eine neue Art des Arbeitens. </p><p>Im Bereich der Routinettigkeiten sind nach wie </p><p>Im Bereich der Kreativitt brau-chen wir Netz-werke, im Bereich der Umsetzung Hierarchie.Prof. Dr. Peter Kruse</p><p>Bruttoinlandsprodukt (Quelle: Statistisches Bundesamt)</p></li><li><p>3Fokus IK Social Intranet</p><p>vor Hierarchien und Prozesse gefragt. Wenn es </p><p>jedoch um Anpassungsfhigkeit und Kreativitt </p><p>geht, bentigen Unternehmen und ihre Mitarbei-</p><p>ter Netzwerkfhigkeiten.</p><p>Social Collaboration stellt eine Antwort auf </p><p>diese vernderte Wirtschafts- und Arbeitswelt </p><p>dar. Sie ermglicht die flexible und zielorien-</p><p>tierte Zusammenarbeit, um einerseits schnell </p><p>zu reagieren und andererseits implizites Wissen </p><p>zu generieren. Die Zielausprgungen entwickeln </p><p>sich teilweise whrend der Kollaboration, da das </p><p>Netzwerk Vernderungen in der Umwelt und </p><p>weitergehende Mglichkeiten erkennt. Bereits </p><p>whrend der Zusammenarbeit kann sich die </p><p>Zusammensetzung der beteiligten Abteilungen </p><p>und Personen ndern. Dies fhrt zu einem </p><p>dynamischeren Unternehmen. Doch Social </p><p>Collaboration erfordert einen zielorientierten </p><p>Einsatz. Beispiele fr Zielsetzungen bei Social </p><p>Collaboration sind ein verbesserter Zugang zu </p><p>Information und Wissen, die Erhhung von Pro-</p><p>duktivitt und Teamleistung sowie die Erhhung </p><p>von Agilitt und Innovationsfhigkeit.</p><p>Social Collaboration ist ein Rahmengerst fr </p><p>die Erreichung von Zielen und die Erfllung von </p><p>Aufgaben und Projekten. Die Basis sind eine </p><p>Infrastruktur und die Konnektivitt mit anderen </p><p>Systemen. Elemente wie Profile und Dashboards </p><p>dienen der Vernetzung, wobei nur eine einfache </p><p>Benutzbarkeit, insbesondere mit Mobilgerten, </p><p>Akzeptanz schafft. Auch die Verwaltung erfolgt </p><p>innerhalb der Social Collaboration und nicht </p><p>abseits durch eine zentrale Stelle. Die eigentli-</p><p>che Zusammenarbeit erfolgt mittels flieender </p><p>Kommunikation. Erst die Gesamtheit dieses </p><p>Frameworks sorgt fr ein flexibles Netzwerk, </p><p>das umgehend auf Vernderungen reagieren </p><p>und selbst Impulse setzen kann.</p><p>HerausforderungenWenn im Rahmen der Social Collaboration </p><p>abteilungs- und hierarchiebergreifend kom-</p><p>muniziert und Wissen erzeugt wird, so mssen </p><p>Fhrungskrfte und Mitarbeiter sich neuen </p><p>Herausforderungen stellen. Die Fhrung muss </p><p>weit mehr ber Dialog als ber klassische Was-</p><p>serfallkommunikation steuern. </p><p>Eine Distance Leadership muss fhren, auch </p><p>wenn Mitarbeiter stndig in mehreren Projekten </p><p>fr andere Abteilungen arbeiten oder sogar </p><p>an anderen Standorten sitzen. Dabei kann es </p><p>sich um eigene Mitarbeiter, freie Mitarbeiter </p><p>oder Mitarbeiter von Auftragnehmern sowie </p><p>kooperierenden Unternehmen handeln. Social </p><p>Collaboration kann Machtsilos in Unternehmen </p><p>ins Schwanken bringen. Doch reine Wissens-</p><p>macht wird ergnzt durch die Fhigkeit, Wissen </p><p>im Netzwerk zu generieren und Reputation </p><p>aufzubauen. Workshops und Richtlinien zum </p><p>Umgang miteinander oder zu Fragen wie der </p><p>Vertraulichkeit wirken Verunsicherungen bei </p><p>Fhrungskrften und Mitarbeitern entgegen. </p><p>Social Collaboration erfordert zwar Software, </p><p>doch sie darf nicht als isoliertes Softwareprojekt </p><p>gesehen werden.</p><p>Eine strukturierte Einfhrung von Social </p><p>Collaboration bercksichtigt diese Herausfor- </p><p>derungen und verschafft dem Unternehmen </p><p>eine solide Anpassungsfhigkeit in einem </p><p>vernderten Marktumfeld. </p><p>Frank Hamm untersttzt Unternehmen als Berater bei der Optimierung ihrer Kommunikation und dem Aufbau zeitgemer Kollaborations-formen.</p><p>Social Collaboration Framework</p><p>Erluterungen und aktuelle Artikelinje.de/collab</p></li><li><p>4 Fokus IK Social Intranet</p><p>Windows XP, Microsoft Office 2007 und Internet </p><p>Explorer 6: Willkommen an einem durchschnitt-</p><p>lichen Arbeitsplatz im Jahr 2013. Doch in ihrer </p><p>Freizeit twittern viele Arbeitnehmer, treffen </p><p>Freunde auf Facebook und schauen Videos auf </p><p>YouTube. Was ist da schiefgelaufen? Die Antwort: </p><p>In vielen Unternehmen ist die Kommunikations-</p><p>kultur des Social Web noch nicht angekommen. </p><p>Zur erfolgreichen Einfhrung einer Social </p><p>Software brauchen sie einen Plan mit einge-</p><p>bauten Feedbackschleifen. Unabhngig von </p><p>Unternehmensgre und Branche sollten </p><p>Kommunikationsverantwortliche mindestens </p><p>sieben Schritte bei der Einfhrung einer Social </p><p>Software beherzigen.</p><p>1: SondierungHolen Sie die Fhrungskrfte mit ins Boot. ber-</p><p>zeugen Sie sie von den Vorzgen einer Social </p><p>Software. Wenn die Fhrungskrfte nicht davon </p><p>berzeugt sind, dass innerhalb des Unterneh-</p><p>mens moderner und interaktiver kommuniziert </p><p>werden sollte, wird es schwer, die Mitarbeiter </p><p>von der Social Software zu berzeugen. </p><p>Wissen Sie, wie die Mitarbeiter die aktuelle </p><p>interne Kommunikation empfinden? Nein? Dann </p><p>finden Sie es heraus! Sind die Mitarbeiter genervt </p><p>von der tglichen Flut interner E-Mails? Gibt es </p><p>gengend Mglichkeiten, sich auszutauschen? </p><p>Oder sind eher nie endende Meeting-Runden </p><p>das Problem? Nur wenn Sie die Antworten auf </p><p>diese und hnliche Fragen vorliegen haben, </p><p>wissen Sie, welche Anforderungen die sptere </p><p>Software erfllen muss. Sie knnen eine Mitarbei-</p><p>terumfrage oder Interviews mit Fokus-Gruppen </p><p>organisieren je nachdem, ob Sie lieber ein </p><p>umfangreiches Stimmungsbild oder einen tiefe-</p><p>ren Einblick in eine bestimmte Gruppe erhalten </p><p>mchten. </p><p>Bilden Sie ein Core Team, das die Einfhrung </p><p>der Social Software von der Strategieentwick-</p><p>lung bis hin zur Umsetzung kommunikativ </p><p>begleitet.</p><p>2: Ziele und ZielgruppenKlar, Ihre Zielgruppe sind die Mitarbeiter. Aber </p><p>Ihre Zielgruppe ist keineswegs homogen. Die </p><p>einen haben bereits einen eigenen Tumblr, </p><p>die anderen immer noch Probleme beim </p><p>Verschicken von E-Mails. Versuchen Sie he-</p><p>rauszufinden auch mithilfe der in Schritt 1 </p><p>durchgefhrten Befragung wie sich Ihre Ziel-</p><p>gruppe zusammensetzt. </p><p>Damit allen Mitarbeitern klar ist, warum Social </p><p>Software eingefhrt wird, braucht es Ziele.</p><p>Beispiele zur Nutzung von Social Software in Unternehmen.</p><p>INTERNE KOMMUNIKATION 2.0: ABSCHIED VON VORGESTERNDie Zeiten der Einbahnstraenkommunikation sind vorbei auch in Unternehmen. Wie Kommunikationsverantwortliche in sieben Schritten erfolgreich eine Social Software etablieren.</p><p>Jan Eisenkrein</p><p>profilwerkstatt.de</p></li><li><p>5Fokus IK Social Intranet</p><p>3: Software auswhlenSie wissen wie Ihre Zielgruppe tickt und was sie </p><p>an der bisherigen Kommunikation bemngelte. </p><p>Nun mssen Sie entscheiden, welche Social </p><p>Software am besten zu Ihrer Firma passt. Je </p><p>nachdem, ob Sie in erster Linie Wissen spei-</p><p>chern und teilen oder einfach eine zentrale </p><p>Plattform fr den Austausch etablieren mchten, </p><p>bieten sich verschiedene Lsungen an. </p><p>4: SensibilisierungWas bedeutet der Wandel in der internen </p><p>Unternehmenskommunikation fr die Mitar-</p><p>beiter? Was sollten sie tun, was besser nicht? </p><p>Veranstalten Sie technische und inhaltliche </p><p>Schulungen und Workshops auch, um den </p><p>Mitarbeitern die Hemmungen vor dem neuen </p><p>Instrument zu nehmen und ihnen die zuknftige </p><p>Arbeitserleichterung zu prsentieren. Publizie-</p><p>ren Sie verstndliche und aktivierende Social </p><p>Software Guidelines. </p><p>5: Aufmerksamkeit weckenDer erste Teil der Arbeit ist geschafft. Nun folgt </p><p>der zweite. Jetzt gilt es, die Mitarbeiter zur Nut-</p><p>zung der neuen Software zu motivieren. Nutzen </p><p>Sie dazu alle bereits vorhandenen Kanle. Von </p><p>internen Mailings und Beitrgen im Mitarbeiter-</p><p>magazin, ber Plakate, Flyer und Tischauflagen </p><p>bis zu Info-Terminals und Guerilla-Marketing-</p><p>Aktionen sollte die Social Software crossmedial </p><p>beworben werden, um die ntige Aufmerksam-</p><p>keit der Belegschaft zu erhalten. </p><p>6: Interesse weckenVerffentlichen Sie Best-Practice-Beispiele, mit </p><p>denen Sie zeigen, wo der Einsatz der neuen </p><p>Software bereits Kollegen den Arbeitsalltag </p><p>erleichtert hat. Machen Sie aus Mitarbeitern, </p><p>die bereits positive Erfahrungen mit dem Tool </p><p>gemacht haben, Botschafter und Ansprech-</p><p>partner fr andere Kollegen aus der jeweiligen </p><p>Abteilung. </p><p>7: In den Arbeitsalltag integrieren Hierzu sollten Pilotprojekte in unterschiedlichen </p><p>Abteilungen etabliert werden, die je nach Aufga-</p><p>benstellung komplett oder teilweise im Rahmen </p><p>der Social Software umgesetzt werden. Dazu </p><p>zhlen beispielsweise der Aufbau von abtei-</p><p>lungsbergreifenden Wissensdatenbanken, </p><p>die Entwicklung von neuen Ideen im Rahmen </p><p>von Online-Innovation-Labs oder standortber-</p><p>greifende Kommunikation mittels Video- und </p><p>Gruppenchat-Funktionen. </p><p>Wenn Sie den Stufenplan erfolgreich durch-</p><p>laufen haben, ist die Social Software im </p><p>Unternehmen angekommen. Aber: Die Digitali-</p><p>sierung der Unternehmenskultur ist kein Projekt </p><p> sondern eine Philosophie. Das Social Web </p><p>hat das Kommunikationsverhalten der meisten </p><p>Menschen nachhaltig verndert. Interne Unter-</p><p>nehmenskommunikation darf diese Vernderung </p><p>nicht ignorieren, wenn es die eigenen Mitarbei-</p><p>ter auch zuknftig erreichen will.</p><p>Jan Eisenkrein ist Leiter der Unit Social Business Relations bei der Profilwerkstatt.</p><p>Ziele von Social Software</p><p>1) Wissensmanagement</p><p>2) Ideen- und Innovationsmanagement </p><p>3) Informationsmanagement</p><p>4) Kommunikationsmanagement</p><p>BVDW-Leitfaden: bersicht der gngigen Social Software</p></li><li><p>6 Fokus IK Social Intranet</p><p>Durch den Wandel der Kommunikationskultur </p><p>nutzen immer mehr Menschen soziale Platt-</p><p>formen wie Facebook oder Twitter. Es werden </p><p>weniger E-Mails geschrieben, das Telefon </p><p>wird eher zum mobilen Zugriffspunkt fr die </p><p>favorisierten Social Media Sites und ist immer </p><p>weniger ein Sprachgert. Das Beratungsunter-</p><p>nehmen Atos hat fr seine 70.000 Mitarbeiter </p><p>eine Zero Email Initiative ausgerufen und setzt </p><p>sich das Ziel, in 2014 die interne elektronische </p><p>Kommunikation vollstndig auf ein eigenes </p><p>Enterprise Social Network zu verlagern. Der </p><p>Trend fr Unternehmen ist eindeutig: Die im </p><p>Internet etablierten sozialen Mechanismen </p><p>sollen sinnvoll fr die interne Kommunikation </p><p>und Zusammenarbeit genutzt werden. Mitar-</p><p>beiter sollen schneller und dialogischer erreicht </p><p>werden, der Informationsaustausch und Wis-</p><p>senstransfer beschleunigt werden. Aber ist der </p><p>Ansatz von Facebook so einfach auf ein Intranet </p><p>bertragbar?</p><p>Intern ist nicht externMitarbeiter unterscheiden bei der Nutzung </p><p>privater...</p></li></ul>