サイボウズ office 8 ワークフローマニュアル...はじめに...

ワークフローマニュアル

Copyright (C) 2010 Cybozu, Inc.

目次

管理者マニュアル

■ はじめに････････････････････････････････････・・・ 1

「ワークフロー」のシステム管理／運用管理について･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 3

■ システム管理の設定

申請番号を表示する／しない、経路変更の可否を設定する･･････････････････・・・・・・・・・ 5

申請フォームのカテゴリを設定する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 6

運用管理者を登録する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 9

申請データを一括削除する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 10

「ワークフロー」の使用を開始／停止する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 11

「ワークフロー」を利用するユーザーを設定する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 12

■ 運用管理の設定

申請フォーム作成の流れ･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 13

申請フォームを追加する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 15

申請項目を設定する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 17

申請経路を設定する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 23

申請フォームを管理する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 29

役割を設定する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 33

申請データを管理する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 34

ユーザーマニュアル

■ はじめに････････････････････････････････････・・・ 39

■ ワークフローの操作

申請の流れ･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 41

申請データを送信する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 43

申請データ作成の流れ･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 43

申請データを送信する･･････････････････････････・・・・・・・・・・ 45

再利用して申請データを送信する･･････････････････････････・・・・・・・・・・ 46

下書きから申請データを送信する･･････････････････････････・・・・・・・・・・ 46

申請を取り消す･･････････････････････････・・・・・・・・・・ 47

申請経路を変更する･･････････････････････････・・・・・・・・・・ 48

申請データを閲覧する･･････････････････････････・・・・・・・・・・ 50

申請データを閲覧する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 50

結果一覧から表示を削除する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 51

「ワークフロー（最新一覧）」画面について･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 51

「申請内容の詳細」画面について･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 52

画面に表示される申請の状況について･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 53

申請データを検索する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 54

申請データを処理する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 55

申請を承認する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 55

申請を決裁する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 56

申請を確認する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 57

申請データを削除する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 58

申請データを印刷する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 59

■ ワークフローの便利な操作

トップページと連携する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 60

スケジュールと連携する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 61

予定に関連した申請データを送信する･･･････････････････････････・・・・・・・・・ 61

はじめに

「ワークフロー」のシステム管理／運用管理について

システム管理者について

運用管理者について

システム管理の設定

番号の表示と経路

変更可否

申請番号を表示する／しない、経路変更の可否を設定する

申請フォームのカテ

ゴリの設定

申請フォームのカテゴリを設定する

カテゴリを追加する

カテゴリを変更する

カテゴリの表示順を変更する

カテゴリを削除する

運用管理者の登録

運用管理者を登録する

申請データの一括削

除

申請データを一括削除する

使用する

アプリケーション

「ワークフロー」の使用を開始／停止する

利用するユーザー

「ワークフロー」を利用するユーザーを設定する

運用管理の設定

申請フォーム作成の流れ

申請フォームの設定

申請フォームを追加する


再利用して申請フォームを追加する

申請項目を設定する

申請項目を追加する

申請項目を変更する

申請項目の表示順を変更する

申請項目を削除する

申請項目をプレビューする

申請経路を設定する

申請経路を追加する

1

申請経路を変更する

申請経路の表示順を変更する

申請経路を削除する

申請経路をプレビューする

申請フォームを管理する

申請フォームを変更する

申請フォームの表示順を変更する

申請フォームを削除する

CSV ファイルで申請フォームを管理する

役割の設定

役割を設定する

全申請データ一覧

申請データを管理する

申請データを閲覧する

申請データを検索する

申請データを削除する


申請データを代理で確認する

申請データを印刷する

申請データを CSV ファイルに書き出す

2

「ワークフロー」のシステム管理／運用管理について

「ワークフロー」の管理は、「システム管理者」と「運用管理者」が行います。




「ワークフロー」のシステム管理者は、次の管理を行います。

項目説明

番号の表示と経路変更可否

ワークフローの一般設定（申請番号を表示する／しない、申請後の経

路変更の可否）を設定します。

申請フォームのカテゴリの

設定

申請フォームを分類するカテゴリを設定します。

運用管理者の登録ワークフローの運用管理者を設定します。

申請データの一括削除

指定した申請フォームの指定した日付より前に申請された申請データ

を一括削除します。

ワークフローのシステム管理は、画面右下のシステム設定をクリックし、「詳細設定」タブの各アプリケー

ションの中のワークフローから行います。

「「システム設定」画面へのアクセス方法」

システム管理者は、次の操作を行うこともできます。

「ワークフロー」を使用するかどうかを設定する

「「ワークフロー」の使用を開始／停止する」


「「ワークフロー」を利用するユーザーを設定する」


「ワークフロー」の運用管理者は、次の管理を行います。

運用管理者は、システム管理者によって指定されたユーザーです。

項目説明

申請フォームの設定

申請フォームを追加／変更／削除します。

「申請フォーム作成の流れ」

役割の設定

役割を設定します。

「「役割」とは」

3

全申請データ一覧

すべての申請データを閲覧／経路変更／代理確認／削除／CSVファイルへ

書き出します。

ワークフローの運用管理は、「ワークフロー（最新一覧）」画面（ユーザーの操作画面）の運用管理から行います。

4

申請番号を表示する／しない、経路変更の可否を設定する

「ワークフロー」の一般設定（申請番号を表示する／しない、経路変更の可否）を設定します。

「システム設定」画面で、「詳細設定」タブから、各アプリケーションのワーク

フローをクリックし、番号の表示と経路変更可否をクリックする

「番号の表示と経路変更可否」画面が表示されます。


必要な項目を設定し、をクリックする

一般設定の設定項目

項目説明

申請番号の表示申請番号を表示しない場合、「番号を表示する」のチェックを外します。

申請後の経路変更申請後の経路の変更を許可する場合、「申請後に経路の変更を許可

する」にチェックを入れます。

「申請番号の表示」を変更すると

申請データごとに割り振られる番号（申請番号）を表示するかどうかが変更されます。申請番号の

リセット／変更はできません。申請データが削除された場合に番号をつめることもできません。「申

請番号」は、ワークフローの一覧画面や詳細画面で標題の横に表示されます。

「申請後の経路変更」を変更すると

申請後の申請データの経路の変更を、申請者／運用管理者に許可するかどうかが変更されます。

経路変更を許可すると、経路に設定されている処理者が不在の場合でも、経路を変更し、申請を処

理するユーザーを変更できます。

「申請経路を変更する」

5

申請フォームのカテゴリを設定する

申請フォームを分類するカテゴリを設定します。





「カテゴリ」とは

「申請フォーム一覧」画面（ユーザーの操作画面）／「全申請データ一覧」画面（運用管理者の設定

画面）に表示される申請フォームは、「カテゴリ」に分類して表示できます。また、カテゴリごとに運

用管理者を設定することもできます。

申請フォームは、複数のカテゴリに所属できません。


カテゴリを追加します。

カテゴリが未設定の申請フォームがある場合、カテゴリに所属させることもできます。

「システム設定」画面で、「詳細設定」タブから、各アプリケーションのワークフ

ローをクリックし、申請フォームのカテゴリの設定をクリックする

「申請フォームのカテゴリの設定」画面が表示されます。


追加するをクリックする

「申請フォームのカテゴリの追加」画面が表示されます。


カテゴリの設定項目

画面の項目欄に「*」が付いている項目は必ず入力してください。

6

項目説明

カテゴリ名カテゴリ名を入力します。

所属する申請

フォーム

所属させる申請フォームを選択します。

「ユーザー（候補）を選択する」

運用管理者カテゴリの運用管理者を選択します。


カテゴリが未設定の申請フォームがない場合、手順 3 で「所属する申請フォーム」欄は表示されま

せん。


カテゴリの設定を変更します。

カテゴリに所属する申請フォームも変更できます。





設定を変更するカテゴリの変更するをクリックする

「申請フォームのカテゴリの変更」画面が表示されます。

必要な項目を変更し、をクリックする

「カテゴリの設定項目」


カテゴリの表示順を変更します。





順番を変更するをクリックする

「申請フォームのカテゴリの順番変更」画面が表示されます。

表示順を変更し、をクリックする

「表示順を変更する」

7


カテゴリを削除します。

カテゴリを削除すると、削除したカテゴリに所属していた申請フォームは、（未分類）になります。





削除するカテゴリの削除するをクリックする

「申請フォームのカテゴリの削除」画面が表示されます。

削除する場合は、をクリックする

8

運用管理者を登録する

「ワークフロー」の運用管理者を設定します。

「運用管理者について」

ワークフローの運用管理者に登録されたユーザーは、ワークフローの一覧画面に運用管理が表示されます。

カテゴリごとに運用管理者を設定する場合は、運用管理者を設定する前に、カテゴリを設定してください。

「申請フォームのカテゴリを設定する」


フローをクリックし、運用管理者の登録をクリックする

「ワークフローの運用管理者の登録」画面が表示されます。


運用管理者を設定するをクリックする

「運用管理者の設定」画面が表示されます。

登録方法を選択し、をクリックする

運用管理者の登録方法

項目説明

登録ユーザー全員

を運用管理者に登録す

る

すべてのユーザーを運用管理者に登録する場合に選択します。

特定のユーザーを

運用管理者に登録する

特定のユーザーを運用管理者に登録する｜特定のユーザーを運用管理

者に登録する場合に選択し、登録するユーザーを選択します。


運用管理するカテゴリを設定するユーザーの変更するをクリックする。

「運用管理権限の変更」画面が表示されます。

運用管理するカテゴリを設定し、をクリックする

運用管理権限の設定項目

項目説明

運用管理権限

運用管理者に登録するかどうかを設定します。

運用管理者から外す場合、「運用管理者に登録する」のチェックを外し

ます。

手順３で「登録ユーザー全員を運用管理者に登録する」を選択してい

る場合は表示されません。

管理するカテゴリ管理するカテゴリを選択します。


9

申請データを一括削除する

申請データを一括削除します。

削除する対象の申請フォームを選択し、指定した日付より前に申請された申請データを削除できます。

「申請データの一括削除」の実行中は、他のユーザーがワークフローを使用できません。申請デー

タの一括削除は、ユーザーの利用が少ない時間帯に実施してください。


フローをクリックし、申請データの一括削除をクリックする

「申請データの一括削除」画面が表示されます。


削除の対象となる申請フォームを選択し、削除の基準となる日付を選択して、

をクリックする

「日付指定カレンダーを使う」


申請データを一括削除すると、申請の「状況」に関わらず、決裁前の申請データを含めすべての申

請データが削除され、元に戻すことができません。重要なデータは、削除の前にバックアップを行

い、保管しておくことをお勧めします。

「データをバックアップする」「申請データをCSVファイルに書き出す」

削除対象の申請データが多いときは、一度の操作で削除できず、申請データの削除を続けるかど

うかを確認するメッセージが表示される場合があります。メッセージはすべての申請データが削除さ

れるまで表示されます。続けて削除する場合は、をクリックし、残りのデータを削除し

てください。

10

「ワークフロー」の使用を開始／停止する

「ワークフロー」の使用を開始／停止します。

「システム設定」画面で、「詳細設定」タブから、カスタマイズの使用するアプ

リケーションをクリックする

「使用するアプリケーション」画面が表示されます。


「ワークフロー」の使用を停止する場合は、「ワークフロー」のチェックを外し、

をクリックする

ワークフローの使用を開始する場合は、チェックを入れます。

「ワークフロー」の使用を停止しても、申請データは削除されません。再び使用を開始すると、すべ

ての申請データが表示されます。

「ワークフロー」の使用を停止すると、アプリケーションメニューからワークフローが削除され、

通知一覧やトップページに表示されたワークフローのリンクも削除されます。

11


「ワークフロー」を利用するユーザーを設定します。

利用ユーザーに設定されていないユーザーは、「ワークフロー」を利用できません。

「システム設定」画面で、「詳細設定」タブから、ライセンスの利用するユー

ザーをクリックする

「利用するユーザーの登録」画面が表示されます。


ワークフローの変更するをクリックする

「利用するユーザーの変更」画面が表示されます。

利用するユーザーを設定し、をクリックする


12

申請フォーム作成の流れ

「申請フォーム」を作成する流れは次のとおりです。

運用管理権限のないカテゴリに、申請フォームは作成できません。各カテゴリの運用管理権限につ

いては、システム管理者に確認してください。

「申請フォーム」は、次のステップにしたがって作成します。


「申請フォーム」を作成する前に、「申請内容の詳細」画面に表示される「役

割」を設定します。

「役割を設定する」


申請フォーム名／分類するカテゴリ／申請フォームの説明を設定し、「申請

フォーム」を追加します。設定した内容は、「申請フォームの変更」画面で変

更できます。また、管理者用のメモを設定することもできます。

「申請フォームを追加する」「申請フォームを変更する」


「申請項目」（申請者が必要な内容を入力するための項目）を設定します。

「申請項目を設定する」


申請を承認／決裁／回覧するための「申請経路」を設定します。

「申請経路を設定する」

「申請フォームの変更」画面と手順

13


「申請フォーム」を追加します。

申請フォームとは

「ワークフロー」では、申請データを作成する際に選択する、申請データのひな形を「申請フォーム」

と呼びます。運用管理者は、用途に応じた入力項目や申請経路を、申請フォームごとに設定しま

す。



運用管理権限のないカテゴリに、申請フォームは作成できません。各カテゴリの運用管理権限につ

いては、システム管理者に確認してください。

申請フォームを追加する前に、「申請内容の詳細」画面に表示される役割を設定してください。



申請フォームを新規に追加します。

アプリケーションメニューのワークフローをクリックする

「ワークフロー（最新一覧）」画面が表示されます。

「アプリケーションメニューを使う」

運用管理をクリックし、申請フォームの設定をクリックする

「申請フォームの設定」画面が表示されます。

追加するをクリックする

「申請フォームの追加」画面が表示されます。


申請フォーム情報の設定項目


項目説明

申請フォーム名申請フォーム名を入力します。

カテゴリ登録するカテゴリを選択します。

説明

申請フォームの説明を入力します。

※入力した説明は、「申請フォーム一覧」画面（ユーザーの操作画面）で申請

フォーム名の下に表示されます。

ひき続き、申請項目や経路の設定を行ってください

15

「申請フォームを変更する」「申請項目を設定する」「申請経路を設定する」

申請フォームを、複数のカテゴリに所属させることはできません。


申請フォームを再利用して追加します。

申請フォームのすべての項目を再利用し、申請フォームを追加できます。






再利用する申請フォームの再利用して追加するをクリックする

「申請フォームを再利用して追加する」画面が表示されます。

必要な項目を変更し、申請フォームを追加する

「申請フォームを追加する」

16


申請項目を設定します。

申請項目とは

「ワークフロー」では、ユーザーが申請時に申請データに入力する項目を「申請項目」と呼びます。

申請項目には、文字列（1行）／文字列（複数行）／数値／日付／チェックボックス／ラジオボタン

／メニュー／ファイル添付／自動計算のタイプが用意されています。運用管理者は、用途に応じた

申請項目を、申請フォームごとに設定します。







申請項目を追加します。


コピーして申請項目を追加する


申請フォームに、申請項目を新規に追加します。

申請フォームの追加時は、手順 4 から操作を行ってください。






申請項目を変更する申請フォームの変更するをクリックする

「申請フォームの変更」画面が表示されます。

「申請フォームの項目一覧」の追加するをクリックする

「申請フォームの項目の追加」画面が表示されます。


申請項目の設定項目

17


設定項目は、選択するタイプによって異なります。

項目説明

タイプ項目のタイプをプルダウンメニューから選択します。

項目名項目名を入力します。

コメント項目についての説明や注意書きなどを入力します。

必須項目の設定を必須項目にする場合、「必須項目である」にチェックを入れま

す。

右隣への配置

項目欄を直前の項目の右隣に並べて表示するかどうかを設定します。

直前の項目の右隣に配置する場合、「直前の項目につづけて、右隣に配置

する。」にチェックを入れ、セパレータ（項目の間に表示される文字）を入力しま

す。（改行して表示させる場合は、チェックを外します。）

タ

イ

プ

別

の

設

定

項

目

文字列（1行）：1 行のテキスト入力欄で表示される項目タイプです。

　サイズ入力欄のサイズを、半角（0～99）で入力します。

初期値「申請の作成（内容の入力）」画面で、最初に表示されるテキストを入力します。

文字列（複数行）：複数行のテキスト入力欄で表示される項目タイプです。

　

サイズ

（桁×行）テキスト入力欄のサイズ（桁×行）を、半角（0～99）で入力します。

初期値「申請の作成（内容の入力）」画面で、最初に表示されるテキストを入力します。

数値：数値を入力できる項目タイプです。

　

初期値「申請の作成（内容の入力）」画面で、最初に表示される数値を半角で入力しま

す。

単位任意の単位を入力し、入力欄の前後どちらに表示するかを選択します。

表示入力欄での数値の表示位置を右寄せで表示するかどうかを選択します。

日付：プルダウンメニューから年／月／日を選択できる項目タイプです。

　初期値

「申請の作成（内容の入力）」画面で最初に表示される日付を入力します。特定

の日付を指定する場合は、「特定の日付」を選択し、指定する日付を設定しま

す。

チェックボックス：チェックボックス形式で表示される項目タイプです。

　初期値「申請の作成（内容の入力）」画面で、最初に表示されるチェック状態を選択しま

す。

ラジオボタン：ラジオボタン形式で表示される項目タイプです。

　ラジオ項

目選択対象になる項目を、1 行 1 項目で入力します。

メニュー：プルダウンメニューで表示される項目タイプです。

　

メニュー

項目

プルダウンメニューに表示される項目を、表示する順番に、1 行 1 項目で入力し

ます。

初期値「申請の作成（内容の入力）」画面で、最初に表示される項目を、メニュー項目の

中から選択します。

ファイル添付：ファイルを添付できる項目タイプです。

　「ファイル添付」は、設定項目はありません。

18

自動計算：指定した数値項目を、自動的に四則演算または合計で表示する項目タイプです。

　

単位任意の単位を入力し、入力欄の前後どちらに表示するかを選択します。

小数点以

下の有効

な桁数

計算時に切り捨てる桁数を、プルダウンメニュー（小数点第 2 位まで）から選択

します。

計算内容

計算内容を選択します。計算内容を「四則演算」にする場合は、「四則演算」を選

択し、詳細の計算内容を設定します。左右のプルダウンメニューからフォームに

設定されている数値項目、または「定数」を選択し、中央のプルダウンメニューか

ら、四則演算記号を選択します。「定数」を選択した場合は、テキスト欄に定数を

入力します。計算内容を「合計」にする場合は、「合計」を選択し、合計を出す項

目を選択します。

表示表示方法を選択します。

コピーして申請項目を追加する

申請項目をコピーして追加します。

申請項目のすべての項目を再利用し、申請項目を追加できます。









「申請フォームの項目一覧」でコピーする申請項目にチェックを入れ、をクリッ

クする

チェックを入れた申請項目が追加されます。

コピーされた申請項目は、項目名が「（コピー元の申請項目の項目名）のコピー」になり、申請項目の一番下に追

加されます。

必要に応じて、申請項目を変更する

「申請項目を変更する」


申請項目を変更します。

申請項目のタイプも変更できます。

運用中の申請項目の変更については、「運用中の申請フォームの管理について」を参照してください。

「自動計算」の計算対象に選択した項目を、「数値」以外のタイプに変更すると、計算結果が正しく

19

表示されず「0」と表示される場合があります。「自動計算」で計算対象に指定した項目のタイプを

変更する場合は、「自動計算」の設定も確認してください。









「申請フォームの項目一覧」で内容を変更する申請項目の変更するをクリックする

「申請項目の変更」画面が表示されます。


「申請項目の設定項目」


申請項目の表示順を変更します。

運用中の申請項目の表示順の変更については、「運用中の申請フォームの管理について」を参照してください。






「申請フォームの項目の設定」画面が表示されます。



「申請フォームの項目一覧」の順番を変更するをクリックする

「申請フォームの項目の順番変更」画面が表示されます。




20

申請項目を削除します。

運用中の申請項目の削除については、「運用中の申請フォームの管理について」を参照してください。









「申請フォームの項目一覧」で削除する申請項目の削除するをクリックする

「申請項目の削除」画面が表示されます。


複数の申請項目の選択削除について

申請フォームの項目一覧で、削除する申請項目にチェックを入れ、をクリックすると、選

択したすべての項目をまとめて削除できます。複数の項目にチェックを入れ、まとめて削除するこ

ともできます。


申請項目のプレビューを表示します。

申請項目のプレビューとは

現在追加されている申請項目を、ユーザーが申請時に表示される状態で表示できます。

申請時の状態を確認しながら申請項目を追加できます。









「申請フォームの項目一覧」の申請フォームのプレビューをクリックする

「申請フォームのプレビュー」画面が表示されます。

プレビュー表示を確認する

21

「申請フォームの変更」画面に戻る場合は、画面左下の申請フォームの変更へをクリックします。

22


申請経路を設定します。

申請経路の設定では、「申請の作成（経路の設定）」画面で表示される申請経路の役割や初期値を設定します。

申請経路を設定する前に、役割を設定してください。経路追加時に役割の選択が必須項目のた

め、あらかじめ役割を設定しておく必要があります。


決裁経路が未設定の申請フォームは、「申請フォーム一覧」画面で申請フォーム名のあとに「（申請

経路が未設定）」と表示され、ユーザーが使用できません。

申請経路とは

「ワークフロー」では、申請フォームごとに設定できる申請時の承認経路を「申請経路」と呼びます。

申請経路には、申請を承認する「承認経路」と、申請の決裁を行う「決裁経路」、決裁結果を確認で

きる「確認経路」の経路が用意されています。運用管理者は、用途に応じた申請経路を、申請

フォームごとに設定します。







申請経路を追加します。

申請経路には、申請を承認する「承認経路」と、申請の決裁を行う「決裁経路」、決裁結果を確認できる「確認経路」の経

路が用意されています。

決裁経路を設定する

承認経路を追加する

確認経路を追加する

各経路の追加／変更画面で、説明をクリックすると、各経路の説明を表示します。

決裁経路を設定する

決裁経路を追加します。

決裁経路は必須項目です。必ず設定してください。

決裁経路とは

「ワークフロー」では、申請データの最終的な承認を行う経路を「決裁経路」と呼びます。決裁経路

23

は、「申請フォームの変更」画面の承認経路の「決裁」欄に表示されます。確認経路が設定されて

いる場合は、決裁経路で承認された申請は、確認経路に進みます。









「承認経路」の「」欄の決裁経路を設定するをクリックする

「決裁経路の設定」画面が表示されます。


決裁経路の設定項目


項目説明

役割役割を選択します。

「役割とは」

初期値初期状態で決裁者に設定されるユーザーを選択します。


手順 4 で決裁経路を設定するが表示されていない申請フォームは、決裁経路がすでに設定

されています。

承認経路を追加する

承認経路を追加します。

承認経路とは

「ワークフロー」では、申請データの承認を行う経路を「承認経路」と呼びます。承認経路は、承認

者を 1 人／複数から選択でき、承認経路自体を複数設定することもできます。承認者が 1 人（承

認）の場合は、1 人の承認者が承認すると次の経路に進み、承認者が複数（承認（複数））の場合

は、すべての承認者が承認すると次の経路に進みます。経路種別にかかわらず、承認者のうち 1

人が却下すると、申請は終了します。ユーザーは申請時に、承認者を省略することもできます。





24





「承認経路」の追加するをクリックする

「承認経路の追加」画面が表示されます。


承認経路の設定項目


項目説明

経路種別

経路種別を選択します。

承認：1 人の承認者が承認すると次の経路に進みます。

承認（複数）：すべての承認者が承認すると次の経路に進みます。


「役割とは」

初期値初期状態で承認者に設定されるユーザーを選択します。


確認経路を追加する

確認経路を追加します。

確認経路とは

「ワークフロー」では、決裁された申請データの確認を行う経路を「確認経路」と呼びます。確認経

路は、複数設定でき、それぞれの経路で複数の処理者を設定できます。処理者は申請データを確

認するだけで、申請を承認／却下できません。すべての処理者が確認すると、次の経路へ進みま

す。









「決裁結果の確認経路」の追加するをクリックする

「確認経路の追加」画面が表示されます。


25

確認経路の設定項目


項目説明


「役割とは」

初期値初期状態で決裁者に設定されるユーザーを選択します。



申請経路を変更します。

運用中の申請経路の変更については、「運用中の申請フォームの管理について」を参照してください。









変更する経路の変更するをクリックする

選択した経路の変更画面が表示されます。


「決裁経路の設定項目」「承認経路の設定項目」「確認経路の設定項目」


「承認経路」「確認経路」内の経路の表示順を変更します。

決裁経路／承認経路／確認経路の順番は変更できません。必ず、承認経路→決裁経路→確認経路の順に表示

されます。

運用中の申請経路の表示順の変更については、「運用中の申請フォームの管理について」を参照してください。




26






申請の経路の順番を変更するをクリックする

「経路の順番変更」画面が表示されます。




申請経路を削除します。

決裁経路は削除できません。

運用中の申請経路の削除については、「運用中の申請フォームの管理について」を参照してください。









削除する経路の削除するをクリックする

選択した経路の削除画面が表示されます。



申請経路のプレビューを表示します。

申請経路のプレビューとは

現在追加されている申請経路を、ユーザーが申請時に表示される状態で表示できます。申請時の

状態を確認しながら申請経路を追加できます。



27







「申請の経路」の経路フォームのプレビューをクリックする

「経路フォームのプレビュー」画面が表示されます。

プレビュー表示を確認する

「申請フォームの変更」画面に戻る場合は、画面左下の申請フォームの変更へをクリックします。

28

申請フォームを管理する

申請フォームを管理します。


申請フォームの表⽰順を変更する


CSVファイルで申請フォームを管理する

運⽤中の申請フォームの管理について申請は、申請時の申請フォームの設定にしたがって申請処理を⾏います。申請中の申請データには、申請後に⾏った申請項⽬や申請経路の変更／削除は反映されません。再利⽤申請は、変更後の申請フォームを使⽤します。また、申請中の申請データがある申請フォームを削除した場合も、引き続き申請を処理できます。ただし、再利⽤申請はできません。申請中の申請データがある申請フォームを削除しても、「全申請データ⼀覧」から申請

フォームは削除されません。（アイコンがになり、申請フォーム名のあとに「（運⽤停⽌中）」と表⽰されます。ただし、削除した申請フォームを使⽤した申請データをすべて削除すると、「全申請データ⼀覧」から削除されます。）


申請フォームを変更します。

運⽤中の申請フォームの変更については、「運⽤中の申請フォームの管理について」を参照してください。

管理者⽤メモを変更する

アプリケーションメニューのワークフローをクリックする「ワークフロー（最新⼀覧）」画⾯が表⽰されます。


運⽤管理をクリックし、申請フォームの設定をクリックする「申請フォームの設定」画⾯が表⽰されます。

申請項⽬を変更する申請フォームの変更するをクリックする「申請フォームの変更」画⾯が表⽰されます。

必要な項⽬を変更する「申請項⽬を変更する」「申請経路を変更する」

管理者⽤メモを変更する

管理者⽤のメモを変更します。

29

管理者⽤メモとは「ワークフロー」では、「申請フォームの変更」画⾯に表⽰される管理者⽤のメモを⽤意しています。管理者⽤のメモは、ユーザーの操作画⾯には表⽰されません。申請フォームの変更履歴など、管理⽤のメモを⼊⼒します。

申請フォームの追加時は、⼿順 4 から操作を⾏ってください。




申請項⽬を変更する申請フォームの変更するをクリックする「申請フォームの変更」画⾯が表⽰されます。

「管理者⽤メモ」欄の変更するをクリックする「運⽤管理者メモの変更」画⾯が表⽰されます。

管理者⽤のメモを⼊⼒し、「変更する」をクリックする

申請フォームの表⽰順を変更する

申請フォームの表⽰順を変更します。




表⽰順を変更するカテゴリを選択し、順番を変更するをクリックする「申請フォームの順番変更」画⾯が表⽰されます。

表⽰順を変更し、をクリックする「表⽰順を変更する」


申請フォームを削除します。

申請フォームを削除すると、「申請の作成」画⾯からリンクが消え、削除した申請フォームを利⽤して新しく申請データを作成できなくなります。運⽤中の申請フォームの削除については、「運⽤中の申請フォームの管理について」を参照してください。


30

「ワークフロー（最新⼀覧）」画⾯が表⽰されます。「アプリケーションメニューを使う」


削除する申請フォームの削除するをクリックする「申請フォームの削除」画⾯が表⽰されます。


削除した申請フォームの運⽤を再開したり、元に戻すことはできません。重要なデータは、削除の前にバックアップを⾏い、保管しておくことをお勧めします。


CSVファイルで申請フォームを管理する

申請フォームデータをCSVファイルで管理します。

申請フォームデータのCSVファイルを読み込む

申請フォームデータをCSVファイルに書き出す

「申請フォームのCSVファイルからの読み込み／書き出し」画⾯で項⽬順の説明をクリックすると、CSVファイルのフォーマットについての説明が表⽰されます。「ワークフロー 4」の項⽬順の説明をクリックすると、「ワークフロー 4」の CSVファイルのフォーマットが表⽰されます。

「サイボウズ Office 8 ワークフロー」の CSV ファイルは、「サイボウズワークフロー4」以前の CSV ファイルとはフォーマットが異なりますが、そのまま読み込みできます。

申請フォームデータのCSVファイルを読み込む

申請フォームデータのCSVファイルを読み込みます。

CSVファイルから読み込んだ申請フォームデータは、新しい申請フォームとして登録されます（上書き登録されません）。書き出したCSVファイルを編集し、再度読み込みを⾏っても、新しい申請フォームとして登録されます。CSVファイルを作成するときの注意点については、「CSVファイルを作成するときの注意点」を参照してください。




CSVファイルから読み込むをクリックする「申請フォームのCSVファイルからの読み込み」画⾯が表⽰されます。

読み込むCSVファイルを選択し、をクリックする

31

「ファイルを選択する」

CSVファイルの読み込み時にエラーが発⽣した場合は、「エラー」画⾯が表⽰され、データを読み込めません。

申請フォームデータをCSVファイルに書き出す

申請フォームデータをCSVファイルに書き出します。




CSVファイルへ書き出すをクリックする「申請フォームのCSVファイルへの書き出し」画⾯が表⽰されます。

書き出す申請フォームを選択し、をクリックする

ファイルを保存する表⽰される画⾯にしたがって、ファイルを保存する操作を⾏ってください。

32


役割を設定します。

「役割」とは

「役割」とは、申請経路に設定する項目のひとつで、申請データの進行状況の役割欄に表示されま

す。各経路の処理者の役職や、処理時の注意事項などを記載します。役割は、「決裁経路の設

定」画面／「承認経路の追加／変更」画面／「確認経路の追加／変更」画面で経路ごとに設定しま

す。

役割は、申請経路を設定する前に設定してください。経路追加時に役割の選択が必須項目のた

め、あらかじめ役割を設定しておく必要があります。




運用管理をクリックし、役割の設定をクリックする

「役割の設定」画面が表示されます。

役割を入力し、をクリックする

「メニュー項目を設定する」

使用中の役割を変更／削除しても、すでに設定されている経路には反映されません。

33

申請データを管理する

申請データを管理します。

管理権限のあるカテゴリの申請データのみ、データを閲覧・検索・削除・経路変更・代理確認・印刷・CSVファイル

への書き出しができます。







申請データをCSVファイルに書き出す


処理の進行状況に関わらず、申請されたすべての申請データを閲覧します。

削除された申請フォームを使用している申請データも閲覧できます。




運用管理をクリックし、全申請データ一覧をクリックする

「全申請データ一覧」画面が表示されます。

画面左のプルダウンメニューから閲覧する申請フォームのカテゴリを選択する

選択した申請フォームのカテゴリに所属する申請フォームが表示されます。すべての申請フォームを表示する場

合は、プルダウンメニューから「（全て）」を選択します。

申請フォームを選択し、閲覧する申請データを選択する

「申請内容の詳細」画面が表示されます。

削除された申請フォームは、アイコンがになり申請フォーム名の後に「（運用停止中）」と表示されます。

すべての申請データを表示する場合は、全申請データを選択します。


選択した申請データの申請内容と進行状況を確認できます。

『ユーザーマニュアル』の「「申請内容の詳細」画面について」


申請データを検索します。

申請データの検索は、申請フォームごとに行います。

34






画面左のプルダウンメニューから検索する申請フォームのカテゴリを選択する

選択した申請フォームのカテゴリに所属する申請フォームが表示されます。すべての申請フォームを表示する場

合は、プルダウンメニューから「（全て）」を選択します。

検索する申請フォームを選択する

選択した申請フォームを使用した申請データが表示されます。

すべての申請データから検索する場合は、全申請データを選択します。

検索するをクリックする

「ワークフローの検索」画面が表示されます。

検索条件を設定し、をクリックする

「検索結果」タブに検索結果が表示されます。

再検索する場合は、「検索設定」タブを選択し、検索条件を変更し、をクリックします。

条件を指定しない項目は、設定する必要はありません。

検索条件の設定項目

項目説明

番号

検索する申請番号を半角数字で入力します。

※申請番号を表示しない設定の場合は、項目が表示されません。

「申請番号を表示する／しない、経路変更の可否を設定する」

標題標題に含まれる文字列を入力します。

申請者申請者名に含まれる文字列を入力します。

入力項目（文

字列）

「文字列（1行）」「文字列（複数行）」「メニュー」タイプの項目に、指定した文字列に含

まれる文字列を入力します。

検索対象状

況

検索する申請データの状況を、チェックボックスで選択します。状況を複数選択する

こともできます。

申請日(期

間)検索対象の申請日を、年／月／日のプルダウンメニューから選択します。

検索結果を確認する

申請フォーム名をクリックすると、「申請データの詳細」画面を表示します。


申請データを削除します。

申請状況に関わらず、すべての申請データを削除できます。

申請データを削除すると、すべてのユーザーの申請一覧から削除した申請データの表示が削除されます。

稟議に使用される書類は一定期間の保存が定められている場合が一般的です。削除しても問題

ない申請データであることを十分に確認の上、削除してください。

35

削除する申請データの「申請内容の詳細」画面を表示する

「申請データを閲覧する」「申請データを検索する」

削除するをクリックする

「申請の削除」画面が表示されます。


本操作を実行すると、申請データの実データを削除し、元に戻すことができません。重要なデータ

は、削除の前にバックアップを行い、保管しておくことをお勧めします。


申請データに添付ファイルがある場合は、添付ファイルも削除されます。


申請経路を変更します。

システム管理者の設定により、申請経路の変更が許可されていない場合は、申請経路を変更でき

ません。

処理された申請経路は変更できません。処理されていない申請経路のみ、処理者を変更できま

す。決裁後に確認者を追加することもできます。

経路を変更する申請データの「申請内容の詳細」画面を表示する


経路を変更するをクリックする

「経路の変更」画面が表示されます。

変更する経路種別の変更するをクリックする

「新しい経路の設定」画面が表示されます。

処理済みの経路の処理者は変更できません。

確認経路に新しい確認者を追加する場合は、確認経路の確認者を追加するをクリックし、確認者を選択してく

ださい。

経路欄で、変更するユーザーを右のリストから選択し、をクリックする

必要に応じてコメントを入力し、をクリックする

入力したコメントは、「経路変更履歴」画面に表示されます。

経路を変更すると、「経路の変更」画面や「申請内容の詳細」画面の進行状況に経路変更履歴

のリンクが表示されます。経路変更履歴をクリックすると、経路の変更者や変更時に記入した

コメントの履歴を確認できます。

36


申請データを代理で確認します。

代理では、承認／決裁の操作はできません。

代理確認すると

・「結果」欄に「確認（代理：代理者名）」と表示されます。

・代理で確認しても、情報更新の通知は行われません。

代理で確認する申請データの「申請内容の詳細」画面を表示する



代理確認の設定項目


項目説明

名前代理になるユーザーを選択します。

コメント必要に応じてコメントを入力します。


申請データを印刷します。

画面に表示されるすべての項目を印刷します。

印刷する申請データの「申請内容の詳細」画面を表示する


印刷用画面をクリックする

「申請印刷用」画面が表示されます。


Webブラウザーの印刷機能を利用し、画面を印刷する操作を行ってください。

申請データをCSVファイルに書き出す

申請データを CSV ファイルに書き出します。

CSV ファイルへの書き出しは、申請フォームごとに条件を設定して行います。






37

画面左のプルダウンメニューから CSV ファイルに書き出す申請フォームのカテゴリを選

択する

選択した申請フォームのカテゴリに所属する申請フォームが表示されます。

すべての申請フォームを表示する場合は、プルダウンメニューから「（全て）」を選択します。

CSV ファイルに書き出す申請フォームを選択する

選択した申請フォームを使用した申請データが表示されます。すべての申請データから CSV ファイルに書き出

す場合は、全申請データを選択します。

CSV ファイルへ書き出すをクリックする

「申請データの CSV ファイルへの書き出し」画面が表示されます。

書き出す申請データの条件を設定し、をクリックする

CSVファイルの書き出しを中止する場合は、全申請データ一覧へをクリックします。

書き出す条件の設定項目（条件を指定しない項目は、設定する必要はありません。）

項目説明

番号

検索する申請番号の範囲を半角数字で入力します。※申請番号を表示しない設定の

場合は、項目が表示されません。

「申請番号を表示する／しない、経路変更の可否を設定する」

標題標題に含まれる文字列を入力します。

申請者申請者名に含まれる文字列を入力します。

検索対象状

況

検索する申請データの状況を、チェックボックスで選択します。状況を複数選択する

こともできます。

申請日(期

間)検索対象の申請日を、年／月／日のプルダウンメニューから選択します。

ファイルを保存する

表示される画面にしたがって、ファイルを保存する操作を行ってください。

「ファイル添付」タイプの項目に添付したファイルは、CSVファイルに書き出せません。

38

はじめに

「ワークフロー」は、「申請フォーム」と呼ばれるひな形を利用し、申請データを作成／送信するアプリケーションです。

システム管理者が設定する稟議や購買申請などの申請フォームを利用し、さまざまな申請を行うことができます。

申請の経路に設定されている「承認者」「決裁者」は、受信した申請を処理します。

申請から決裁までのすべての操作を Web ブラウザー上で行えます。

次の項目は、システム管理者に設定されています。詳しくは、システム管理者にお問い合わせくだ

さい。

申請番号を表示する／しない

経路変更の可否

申請フォームのカテゴリ

次の項目は、運用管理者に設定されています。詳しくは、運用管理者にお問い合わせください。

申請フォームの設定項目（「申請項目」／「申請経路」／「役割」など）

ワークフローの操作

申請の流れ

申請する

申請データを送信する

申請データ作成の流れ


再利用して申請データを送信する

下書きから申請データを送信する

申請を取り消す


申請を処理する



結果一覧から表示を削除する

「ワークフロー（最新一覧）」画面について

「申請内容の詳細」画面について

画面に表示される申請の状況について


申請データを処理する

申請を承認する

申請を決裁する

申請を確認する

申請データを整理する



39

ワークフローの便利な操作

「ケータイ」で「ワークフロー」を操作する

トップページと連携する

スケジュールと連携する

予定に関連する申請データを送信する

40

申請の流れ

申請時の申請から処理までの流れを説明します。

申請は、次のステップにしたがって処理されます。

申請する

申請者が申請データを作成します。

申請フォームを選択し、設定された項目と経路を設定します。

「申請データを送信する」

承認する

※申請フォームの設定により、Step2は省略される場合があります。また、1

つの承認経路に複数のユーザーが承認経路に設定されている場合もありま

す。

承認者に設定されたユーザーが、受信した申請データを処理します。

必要に応じてコメントを入力し、申請データを「承認」または、「却下」します。

「申請を承認する」

申請者は、この期間、申請の取り消し／申請経路の変更ができます。

「申請を取り消す」「申請経路を変更する」

※システム管理者が申請経路の変更を許可していない場合は、申請経路は

変更できません。

決裁する

決裁者に設定されたユーザーが、受信した申請データを処理します。

必要に応じてコメントを入力し、申請データを「決裁」または、「却下」します。

「申請を決裁する」

申請が決裁されるまでの期間、申請者は申請経路を変更できます。




確認する

※申請フォームの設定により、Step 4 は省略される場合があります。

確認者に設定されたユーザーが、受信した申請データを処理します。

必要に応じてコメントを入力し、申請データを「確認」します。

「申請を確認する」

申請の確認が完了されるまでの間、申請者は確認経路を変更できます。




申請データとは

「ワークフロー」では、申請時に作成する個々のデータを「申請データ」と呼びます。

申請フォームとは

「ワークフロー」では、申請データを作成する際に選択する、申請データのひな形を「申請フォーム」

41

と呼びます。申請フォームごとに入力項目や申請経路が異なります。

現在の申請状況は、申請データの一覧画面や詳細画面で確認できます。

「「ワークフロー（最新一覧）」画面について」「「申請内容の詳細」画面について」

42

＜「申請フォーム一覧」

画面＞


申請データを作成／送信します。

申請データの入力項目は、申請フォームごとに異なります。

申請データを送信すると

状況は「進行中」になります。

最初の経路に設定したユーザーに、更新情報が通知されます。

作成した申請データは送信一覧に追加されます。






申請データを作成する流れを説明します。

申請データは、次のステップにしたがって作成します。

43

＜「申請の作成（内容

の入力）」画面＞

＜「申請の作成（経路

の設定）」画面＞

＜「申請の作成（内容

の確認）」画面＞

申請フォームを選択し、「申請の作成」画面を表示する

次の方法のいずれかで「申請フォーム一覧」画面を表示し、目的に応じた申

44

請フォームを選択します。

ワークフローの一覧画面で、画面左上の申請するをクリックする

「予定の詳細」画面で、をクリックし、予定に関

する申請をするをクリックする

「始めるメニュー」から申請するをクリックする

申請内容を設定する

申請データのタイトルや入力項目を設定します。

※入力項目は申請フォームごとに異なります。


経路ごとの処理者を設定します。

※申請経路は申請フォームごとに異なります。

内容を確認し、申請する

作成した申請データの内容／申請経路を確認し、申請します。最初の経路

に設定したユーザーに更新情報が通知され、申請が処理されます。


申請データを新規に作成／送信します。




申請するをクリックする

「申請フォーム一覧」画面が表示されます。

画面左のリストからカテゴリを選択し、目的の申請フォームを選択する

「申請の作成（内容の入力）」画面が表示されます。


「申請の作成（経路の設定）」画面が表示されます。


設定する項目は、申請フォームごとに異なります。

申請データの作成を中止する場合は、をクリックします。下書きフォルダに保存されます。

経路を設定し、をクリックする


処理を省略する場合は、「（省略）」を選択します。ただし、決裁経路は省略できません。

内容を変更する場合は、をクリックします。

内容を確認し、をクリックする

内容を変更する場合は、をクリックします。

報告書の作成を中止する場合は、をクリックします。

経路が設定されていない申請フォームは、「申請フォーム一覧」画面で「（申請経路が未設定）」と表

示され、選択できません。

申請は、申請時の申請フォームの設定にしたがって処理されます。申請後に申請フォームの設定

45

が変更された場合も、申請時の設定で処理されます。

申請後に、決裁される前の申請を取り消したり、承認／決裁の処理者を変更することができます。

「申請を取り消す」「申請経路を変更する」

始めるメニューを利用し、申請データを送信することもできます。

「「始める」メニューを使う」

下書きとして保存した申請データの「申請内容（下書き）の詳細」画面から申請データを作成するこ

ともできます。

「下書きから申請データを送信する」

「予定の詳細」画面から申請データを作成することもできます。

「予定に関連した申請データを送信する」


申請データを再利用して作成／送信します。

表示している申請データのすべての項目を再利用し、申請データを作成できます。ただし、申請処理中に使用して

いる申請フォームに変更があった場合は、変更後の申請フォームの項目を再利用します。

使用している申請フォームが削除されている申請データは、再利用できません。

再利用する申請データの「申請内容の詳細」画面を表示する


受信一覧や最新一覧の未処理一覧の申請データからは再利用申請できません。

再利用して申請するをクリックする


必要な項目を変更し、申請データを送信する



下書きフォルダに保存されている作成中の申請データを完成し、送信します。

完成させる下書きの申請データの「申請内容（下書き）の詳細」画面を表示する


変更または申請するをクリックする


必要な項目を変更し、申請データを送信する


46

申請を取り消す

申請を取り消します。

決裁された申請データは取り消しできません。「状況」欄が「進行中」の申請データのみ、申請を取り消しできます。

申請を取り消すと

現在の処理者に、申請が取り消された旨の更新情報が通知されます。

状況が「取消」になります。

送信一覧から、取り消す申請データの「申請内容の詳細」画面を表示する


送信一覧以外から表示した申請データは取り消しできません。

申請を取り消すをクリックする

「申請の取り消し」画面が表示されます。


処理者が取り消された申請データを閲覧すると、次のように表示されます。をクリック

すると、進行状況の結果欄に「確認」と表示され、未処理一覧から表示が削除されます。

47


申請を処理するユーザーを変更します。

決裁者が処理作業をできないときなどに処理するユーザーを変更できます。

処理済みの申請経路は変更できません。「状況」欄が「進行中」の申請データのみ、承認／決裁を変更できます。

決裁済みの申請データは、確認経路のみ変更できます。

経路を変更できるのは、申請データの申請者と運用管理者だけです。

経路を変更できるかどうかはシステム管理者によって設定されます。システム管理者が申請経路

の変更を許可していない場合は、申請経路は変更できません。

申請経路を変更すると

現在の処理者に、申請経路が変更された旨の連絡が通知されます。

送信一覧から、申請経路を変更する申請データの「申請内容の詳細」画面を表示する

送信一覧以外から表示した申請データは取り消しできません。


経路を変更するをクリックする

「経路の変更」画面が表示されます。

確認経路に新しい確認者を追加する場合は、確認経路の確認者を追加するをクリックし、確認者を選択しま

す。

変更する申請経路の変更するをクリックする

「新しい経路の設定」画面が表示されます。

申請経路の変更履歴を確認する場合は、経路変更履歴をクリックします。

経路を変更して、必要に応じてコメントを入力し、をクリックする


処理者が、経路が変更された申請データを閲覧すると、次のように表示されます。

をクリックすると、未処理一覧から表示が削除されます。また、申請経路を変更した履

歴は、申請データの詳細画面に表示される経路変更履歴から確認できます。

48


申請データを閲覧します。


結果⼀覧から表⽰を削除する

「ワークフロー（最新⼀覧）」画⾯について

「申請内容の詳細」画⾯について

画⾯に表⽰される申請の状況について


⾃分が送信／処理した申請データを閲覧します。



画⾯左のリストから、表⽰する申請データの⼀覧を選択する画⾯右に、選択した申請データの⼀覧が表⽰されます。

申請データの⼀覧

⼀覧説明

最新⼀覧

次の申請データの⼀覧が表⽰されます。表⽰順は、申請⽇の古い順です。・未処理⼀覧・結果⼀覧

未処理⼀覧と結果⼀覧にに表⽰される項⽬の詳細については、次のページを参照してください。

「未処理⼀覧とは」「結果⼀覧とは」

送信⼀覧⾃分が送信した申請データの⼀覧です。表⽰順は、申請⽇の新しい順です。

受信⼀覧

次の申請データの⼀覧が表⽰されます。表⽰順は、申請⽇の新しい順です。・⾃分が送信した結果が出た申請データ・⾃分が処理した申請データ

下書き下書きの申請データが⼀覧で表⽰されます。表⽰順は、作成⽇の新しい順です。

閲覧する申請データをクリックし、申請内容や申請状況を閲覧する「申請内容の詳細」画⾯が表⽰されます。

「「申請内容の詳細」画⾯について」「画⾯に表⽰される申請の状況について」

50

「ワークフロー（最新⼀覧）」画⾯

未処理⼀覧とは「ワークフロー（最新⼀覧）」画⾯の「未処理⼀覧」には、⾃分が処理者の順番になった申請データが表⽰されます。申請フォーム名をクリックすると、「未処理申請の処理」画⾯が表⽰されます。未処理⼀覧に表⽰されている項⽬は、申請処理を⾏うと表⽰が消えます。

結果⼀覧とは「ワークフロー（最新⼀覧）」画⾯の「結果⼀覧」には、⾃分が送信した申請データの結果（決裁／却下）が表⽰されます。結果⼀覧に表⽰されている項⽬は、表⽰されている申請データを確認しても表⽰が消えません。表⽰を削除する場合は、「結果⼀覧から表⽰を削除する」を参照してください。

結果⼀覧から表⽰を削除する

「ワークフロー（最新⼀覧）」画⾯の結果⼀覧から、項⽬の表⽰を削除します。



結果⼀覧で、削除する項⽬にチェックを⼊れ、をクリックする

結果⼀覧から表⽰を削除しても、申請データ⾃体は削除されません。結果⼀覧から表⽰を削除した申請データは、送信⼀覧から閲覧できます。

「ワークフロー（最新⼀覧）」画⾯について

「ワークフロー（最新⼀覧）」画⾯の⾒かたについて説明します。

「ワークフロー（最新⼀覧）」画⾯の表⽰⽅法については、「申請データを閲覧する」を参照してください。

申請データを作成します。


申請データを検索します

「申請データを検索する」

閲覧する申請データの⼀覧を選択します。

51

＜「申請内容の詳細」共通＞画⾯

＜未処理申請の「申請内容の詳細」＞画⾯

＜送信⼀覧の「申請内容の詳細」＞画⾯

＜受信⼀覧の「申請内容の詳細」＞画⾯

＜下書き⼀覧の「申請内容の詳細」＞画⾯

「申請データの⼀覧」

選択した申請データの⼀覧が表⽰されます。

「申請内容の詳細」画⾯について

「申請内容の詳細」画⾯の⾒かたについて説明します。

「申請内容の詳細」画⾯の表⽰⽅法については、「申請データを閲覧する」を参照してください。

申請内容が表⽰されます。

52

申請内容に表⽰される項⽬

項⽬説明

標題申請の標題名が太字で表⽰されます。※申請番号が表⽰されているかどうかはシステム管理者の設定により異なります。

作成者／申請⽇

申請データの作成者と申請⽇時が表⽰されます。

⼊⼒項⽬申請データ作成時の⼊⼒項⽬が表⽰されます。※⼊⼒項⽬は、申請フォームごとに異なります。

処理状況が表⽰されます。経路が変更されている場合は、経路変更履歴が表⽰されます。クリックすると、経路の変更地歴を確認できます。

「申請データを処理する」

必要に応じてコメントを⼊⼒し、処理結果を選択できます。「申請を承認する」「申請を決裁する」「申請を確認する」

表⽰している申請データを、変更または申請／再利⽤／印刷／削除／取り消し／経路変更します。

「下書きから申請データを送信する」「再利⽤して申請データを送信する」「申請データを印刷する」「申請データを削除する」「申請を取り消す」「申請経路を変更する」

画⾯に表⽰される申請の状況について

報告書の⼀覧画⾯や、トップページの「ワークフロー」パーツに表⽰されるワークフローの状況について説明します。

状況説明

進⾏中決裁待ちになっている申請データです。

決裁「決裁」処理された申請データです。「確認」処理が残っています。

完了すべての処理が終了した申請データです。

却下却下された申請データです。

取消決裁前に取り消された申請データです。

53


申請データに含まれているキーワードを入力し、申請データを検索します。

ワークフローの検索条件については、「各アプリケーションの検索条件について」を参照してください。




検索のテキスト欄にキーワードを入力し、をクリックする

「ワークフローの検索」画面が表示されます。

AND 検索を行う場合は、文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入れてください。

条件を絞り込んで検索する場合は、詳細検索をクリックし、手順 5 に進みます。


該当する申請データが、「申請日」の新しい順に表示されます。

申請フォーム名（標題）をクリックすると、「申請内容の詳細」画面が表示されます。

再検索する場合は、検索のテキスト欄にキーワードを入力し、をクリックします。

条件を絞り込んで検索する場合は、詳細検索をクリックする

「ワークフローの検索」画面に検索設定タブが表示されます。

検索条件を設定し、をクリックする

「検索結果」タブに検索結果が表示されます。

再検索する場合は、「検索設定」タブを選択し、検索条件を変更し、をクリックします。

検索条件の設定項目

項目説明

検索対象検索対象の申請の種類を選択します。

表示件数 1 画面に表示する検索結果の件数を選択します。

検索条件検索条件を設定します。

「検索条件を設定する」


申請フォーム名（標題）をクリックすると、「申請内容の詳細」画面が表示されます

54

申請データを処理する

申請データを処理します。

申請データの処理には、申請を承認する「承認処理」、申請を決裁する「決裁処理」、決裁された申請を確認する

「確認処理」の処理があります。

進行状況について

申請データの申請処理の進行状況は、申請データの詳細画面に表示される「進行状況」で確認で

きます。申請処理を行うときは、申請状況を確認し、処理してください。

申請状況

項目説明

経路種別

経路の種別（承認、決裁、確認）が表示されます。が表示され

た経路は、現在処理中の経路です。経路が変更された場合は、

経路変更履歴が表示され、クリックすると申請経路の変更履

歴を閲覧できます。

役割役割が表示されます。

名前該当する経路を処理するユーザーが表示されます。

結果処理結果が反映されます。

代理確認されている場合は、代理者名が表示されます。

コメント処理時に入力したコメントが表示されます。

日時処理した日時が表示されます。

送信一覧や受信一覧から申請データを表示した場合は、申請データを処理できません。申請処理

は、最新情報の通知または、最新一覧の未処理一覧から行ってください。





申請を承認します。

複数の処理者が設定されている場合は、すべての処理者が処理すると、次の経路に進みます。

申請を承認すると

「結果」欄に「承認」と表示されます。状況は「進行中」のままです。

すべての処理者が処理を終えると、次の処理者に更新情報が通知されます。

55

申請を却下すると

「結果」欄に「却下」と表示され、状況は「却下」になります。

申請者に更新情報が通知されます。複数の承認者が設定されている場合は、処理していないユーザーにも更

新情報が通知されます。

未処理一覧から、申請処理する申請データの「未処理申請の処理」画面を表示する

未処理一覧以外から表示した申請データは処理できません。



申請を却下する場合は、をクリックします。

同じ承認経路の他のユーザーが却下した申請データを閲覧すると、以下のように表示されます。

をクリックすると、進行状況の結果欄に「確認」と表示され、未処理一覧から表示が削

除されます。


申請を決裁します。

決裁は最終承認のため、決裁された申請は却下できません。

申請を決済すると

「結果」欄に「決裁」と表示され、状況が「決裁」になります。

申請者に更新情報が通知されます。確認経路が設定されている場合は、確認経路に設定されたユーザーにも

更新情報が通知されます。

申請を却下すると

「結果」欄に「却下」と表示され、状況が「却下」になります。

申請者に更新情報が通知されます。

56





申請を却下する場合は、をクリックします。


申請を確認します。

確認経路では、承認／却下の操作はできません。

申請を確認すると

「結果」欄に「確認」と表示され、すべてのユーザーが確認を終えると、状況が「完了」になります。

確認したことによる情報更新の通知は行われません。





代理確認された申請データを閲覧すると、次のように表示されます。をクリック

すると、未処理一覧から表示が削除されます。

57


申請データを削除します。

送信一覧で処理が終了していない申請は削除できません。削除できる申請は、「状況」欄が、「取消」／「完了」／

「却下」の申請データです。

削除する申請データの「申請内容の詳細」画面を表示する


送信一覧から削除するまたは、受信一覧から削除するをクリックする

「送信／受信一覧から削除」画面が表示されます。


送信／受信一覧から削除した申請データは、システムからは完全に削除されません。運用管理者

／処理者はデータを確認できます。

「ワークフロー（最新一覧）」画面の結果一覧からの表示の削除については、「結果一覧から表示を

削除する」を参照してください。

58


申請データを印刷します。

画面に表示されるすべての項目を印刷します。

印刷する申請データの「申請内容の詳細」画面を表示する


印刷用画面をクリックする

申請印刷用画面が表示されます。


Webブラウザーの印刷機能を利用し、画面を印刷する操作を行ってください。

59

トップページと連携する

ワークフローとトップページを連携して使用します。

トップページと連携すると、次の操作が可能になります。

トップページの「最新情報」パーツで、ワークフローの更新情報を確認する

トップページの「お知らせ」欄で、申請結果を確認する

トップページの「ワークフロー」パーツで、ワークフローの一覧を閲覧する

トップページの「最新情報」パーツ／お知らせ欄でのワークフローの更新情報の確認については、

「「最新情報」パーツで、更新情報を確認する」　「「お知らせ」欄で、未確認の情報を確認する」　

を参照してください。

トップページの「ワークフロー」パーツでのワークフローの操作については、「「ワークフロー」パーツ

を操作する」を参照してください。

60

スケジュールと連携する

ワークフローとスケジュールを連携して使用します。

スケジュールと連携すると、次の操作が可能になります。

「スケジュールの詳細」画面から関連した申請データを送信する

予定に関連した申請データを送信する

予定に関連した申請データを送信する

「予定の詳細」画面から、表示している予定に関連した申請データを送信します。

関連する申請データを作成／送信する予定の「予定の詳細」画面を表示する

「予定を閲覧する」「予定を検索する」

をクリックし、予定に関する申請をするをクリックする

「申請フォーム一覧」画面が表示されます。



61

サイボウズ office 8 ワークフローマニュアル...はじめに...

Documents