サイボウズガルーン 3 ワークフローマニュアル46 2.1 管理の流れ...

22

管理者の操作

管理者の操作2.1 管理の流れ ...............................................................................................................................46

2.2 利用ユーザーを管理する ........................................................................................................50

2.3 基本的な動作を設定する ........................................................................................................54

2.4 カテゴリを管理する................................................................................................................63

2.5 申請経路を管理する................................................................................................................692.5.1 共有経路を作成する................................................................................................722.5.2 経路を編集する........................................................................................................842.5.3 経路一覧を管理する................................................................................................94

2.6 申請フォームを管理する ........................................................................................................992.6.1 申請フォームを作成する......................................................................................1022.6.2 申請フォームを編集する......................................................................................1322.6.3 申請フォーム一覧を管理する..............................................................................152

2.7 カテゴリのアクセス権を管理する......................................................................................158

2.8 カテゴリの運用管理権限を管理する..................................................................................164

2.9 申請データを管理する .........................................................................................................1682.9.1 目的の申請データを表示する..............................................................................1712.9.2 申請データの詳細を確認する..............................................................................1742.9.3 申請経路を変更する.............................................................................................1792.9.4 申請データを削除する .........................................................................................1812.9.5 申請データを公開する .........................................................................................183

2.10 代理人を設定する.................................................................................................................189

2.11 ファイルで管理する.............................................................................................................1912.11.1 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権／代理人データの CSVファイルを読み

込む................................................................................................................... 1922.11.2 共有経路／申請フォームデータの XMLファイルを読み込む........................2062.11.3 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権／代理人データを CSVファイルに書き

出す................................................................................................................... 2092.11.4 共有経路／申請フォームデータを XMLファイルに書き出す........................2142.11.5 申請データを CSVファイルに書き出す ...........................................................216

46

2.1 管理の流れ初期導入時や運用開始後など、さまざまな場面での「ワークフロー」における管理の流れについて説明します。

■初期導入時に必要な設定初期導入時にシステム管理者／アプリケーション管理者が行う設定の流れは以下のとおりです。

利用ユーザーを設定する

「ワークフロー」を利用するユーザーを登録します。「ガルーン 3」のアプリケーションの利用ユーザーとは別に設定する必要があります。

「利用ユーザーを管理する」→P.50

「ワークフロー」の一般設定を行う

申請番号を切り替える日時、申請の差し戻しや経路変更の可否といった「ワークフロー」の機能について設定します。

「基本的な動作を設定する」→P.54

カテゴリを作成する

申請フォームのカテゴリを作成します。

カテゴリの中にカテゴリを作成して、カテゴリを階層化できます。

「カテゴリを管理する」→P.63

2.1

管理の流れ

47

補足

• 利用ユーザーデータ／カテゴリデータ／アクセス権データをファイルから「ワークフロー」に読み込んで設定できます。「ファイルで管理する」→P.191

• システム管理者は「ワークフロー」をアプリケーションポートレットとして「ガルーン 3」のポータル画面に設定できます。「ポートレットについて」→P.17

•「ガルーン2.0.x」からバージョンアップしてご使用の場合、「ワークフロー」の初期設定は「使用停止」になっています。この場合、システム管理者は「ワークフロー」の設定を始める前に、基本システムの管理→ アプリケーション→ アプリケーション一覧で「ワークフロー」を使用開始にしてください。

アクセス権を設定する

カテゴリに対するアクセス権を設定します。

アクセス権を設定することによって、組織やユーザー、所持しているロールに対して申請フォームの使用が制限できます。

「カテゴリのアクセス権を管理する」→P.158

運用管理権限を設定する

カテゴリの運用管理を行うユーザーを、カテゴリごとに設定します。運用管理者を指定することによって、カテゴリの管理を分散できます。

「カテゴリの運用管理権限を管理する」→P.164

管理の流れ

2.1

48

■ユーザーが申請を行うまでに必要な設定初期導入時の設定が終わった後、実際にユーザーが申請できる状態にするまでに各管理者が行う設定の流れは以下のとおりです。

補足

• カテゴリデータ／共有経路データ／申請フォームデータをファイルから「ワークフロー」に読み込んで設定できます。「ファイルで管理する」→P.191

申請フォームを分類するカテゴリを検討する

運用管理者も必要に応じ、運用管理権限のあるカテゴリ内でさらにカテゴリを作成できます。

「カテゴリを管理する」→P.63

共有経路を作成する

アプリケーション管理者は現在使用している承認などの手続きの流れを元にして、「ワークフロー」で使用する共有経路を作成できます。

申請フォームごとに経路を作成する場合は、申請フォームを作成するときに専用経路を作成できます。

「申請経路を管理する」→P.69

申請フォームを作成し、ユーザーに公開する

ユーザーが申請を行うための申請フォームを作成し、ユーザーに公開します。

「申請フォームを管理する」→P.99

2.1

管理の流れ

49

■運用開始後の管理運用を開始した後の管理については以下のとおりです。

補足

• 申請データなど各種データを「ワークフロー」からファイルに書き出せます。「ファイルで管理する」→P.191

申請データを管理する

申請フォームを使ってユーザーが申請を行ったデータを管理します。

必要に応じて申請データを検索し、削除したり、離席や休暇などで停滞した承認／回覧の経路を変更したりして円滑に業務を進められます。

「申請データを管理する」→P.168

管理の流れ

2.1

50

2.2 利用ユーザーを管理する「ワークフロー」の利用ユーザーを追加します。

追加した利用ユーザーごとに利用権限を設定できます。

● 試用期間中は利用ユーザーを登録しなくても、「ワークフロー」を使用できます。

1 「システム管理」画面で、各アプリケーションの管理→ ワークフローの

順にクリックし、利用ユーザーの設定をクリックする

「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14 2 必要な項目を設定する

補足

• 試用期間中は、利用ユーザーの設定は表示されません。

「利用ユーザーを一括削除する」→ P.53

「利用権限を確認／変更する」→P.52「利用ユーザーを選択して削除する」→P.53

「利用ユーザーを追加する」→ P.51

2.2

利用ユーザーを管理する

51

■利用ユーザーを追加する「ワークフロー」を利用できるように利用ユーザーを追加します。

● 利用ユーザー数が多い場合は CSVファイルで作成し、「ワークフロー」に読み込むことを推奨します。「利用ユーザーデータの CSVファイルを読み込む」→P.193

1 「利用ユーザーの設定」画面で、追加するをクリックする

2 利用ユーザーを選択し、をクリックする

補足

•「ケータイ」の利用権限のみを追加することはできません。

クリック

「ユーザー検索」→ P.37

追加する対象を選択する「対象の選択方法」→ P.34

設定後、クリック

追加する利用権限にチェックを入れる選択した機能が使用可能になります。


2.2

52

■利用権限を確認／変更する

1 「利用ユーザーの設定」画面で、「利用権限一覧」を確認し、利用権限を変更す

るユーザーを選択して変更をクリックする

2 利用権限を選択し、をクリックする

補足

•「ケータイ」の利用権限のみを追加することはできません。 • 利用権限の設定で、「ワークフロー」と「ケータイ」の両方のチェックを外した場合、そのユーザーは利用ユーザーではなくなります。

選択し、クリック

使用する利用権限にチェックを入れる


2.2


53

■利用ユーザーを選択して削除する

1 「利用ユーザーの設定」画面で、削除するユーザーにチェックを入れ、

をクリックする

2 をクリックする

※ 利用ユーザーの削除を中止する場合、をクリックします。

■利用ユーザーを一括削除する

1 「利用ユーザーの設定」画面で、すべて削除をクリックする

2 をクリックする※ 利用ユーザーの一括削除を中止する場合、をクリックします。

をクリックすると、表示されているすべての対象にチェックが入ります。

削除する対象にチェックを入れる設定後、クリック

クリック


2.2

54

2.3 基本的な動作を設定する「一般設定」では、「ワークフロー」の基本的な動作について設定できます。


順にクリックし、一般設定をクリックする


■申請番号を切り替える日時を設定する申請に割り振られる申請番号について 1年ごとに初期化し、切り替える期日を設定できます。

● この設定は申請番号を「申請フォームごとの申請番号を使用する」に設定している場合に適用されます。

● 申請番号の書式に「%YYYY」「%YY%」を使用していた場合、設定した切替日時で年度が変更されます。「申請番号を設定する」→P.137

「承認予定の使用を許可する」→ P.58

「申請番号を切り替える日時を設定する」→ P.54

「差し戻しの使用を許可する」→ P.56

「経路の変更を許可する」→ P.57

「代理人による申請／承認を許可する」→P.59

「ユーザーによる代理人の設定を許可する」→ P.60

「メール通知の使用を許可する」→ P.61

「自動書き出し時の文字コードを設定する」→ P.62

2.3

基本的な動作を設定する

55

1 「一般設定」画面の、「申請番号の年次切替」のドロップダウンリストで月、日、

時、分をそれぞれ選択する

2 をクリックする※ 設定を中止する場合、をクリックします。

注意

● 年次切替を利用する場合、「ガルーン 3」のスケジューリングサービスが起動している必要があります。スケジューリングサービスの起動方法については、『管理者マニュアル』を参照してください。

● 申請番号の年次切替の日時は、ガルーン3を運用するサーバーのタイムゾーンで設定されます。

補足

• 申請番号は年次切替ができるほか、いつでも手動で初期化できます。ただし、申請番号を「申請フォームごとの申請番号を使用する」に設定している必要があります。「申請番号を初期化する」→P.139

• 申請番号の年次切替の設定を無効にする場合は、ドロップダウンリストから「-- 月」「-- 日」「-- 時」「-- 分」を選択し、をクリックします。

ドロップダウンリストで選択


2.3

56

■差し戻しの使用を許可する申請の承認者が、申請を「差し戻し」できるかどうかを選択します。差し戻しを「許可しない」に設定すると、承認者は申請に対して承認／却下のいずれかしか選択できなくなります。

「申請を承認する」→P.260

1 「一般設定」画面の、「差し戻しの使用許可」のラジオボタンで「許可する」／

「許可しない」を選択する


※ 設定を中止する場合、をクリックします。

補足

•「差し戻し」ができるのは申請を承認する場合のみです。回覧する場合は使用できません。

ラジオボタンで選択

2.3


57

■経路の変更を許可する申請者／運用管理者／システム管理者のそれぞれに、申請後の経路変更を許可するかどうかを設定します。

● 申請経路の変更については以下を参照してください。システム管理者／運用管理者→P.179ユーザー→P.247

1 「一般設定」画面で、必要な項目の「許可する」／「許可しない」を選択する


● 設定できる項目と変更内容

「申請者の経路変更の許可」....................申請者による経路の変更を許可するかどうかを設定します。「許可しない」を選択すると、申請者は送信一覧から申請データの経路を変更できなくなります。

「運用管理者の経路変更の許可」............運用管理者による経路の変更を許可するかどうかを設定します。「許可しない」を選択すると、運用管理画面で、申請者が送信した申請データの経路を変更できなくなります。

「システム管理者の経路変更の許可」.....システム管理者による経路の変更を許可するかどうかを設定します。「許可しない」を選択すると、システム管理画面で、申請者が送信した申請データの経路を変更できなくなります。



2.3

58

■承認予定の使用を許可する承認予定一覧の使用を許可するかどうかを設定します。承認予定の使用を「許可しない」に設定すると、承認経路に設定された処理者は、「承認予定一覧」画面を閲覧できなくなります。

「処理が必要な申請を事前に確認する」→P.264

1 「一般設定」画面の、「承認予定の使用の許可」のラジオボタンで「許可する」／

「許可しない」を選択する



補足

• 承認予定一覧は、自分がまだ処理していない申請の進行状況を表示します。回覧経路の処理者としてのみ設定されている場合は、その申請の進行状況は表示されません。


2.3


59

■代理人による申請／承認を許可する代理人による申請／承認を許可するかどうかを設定します。

● 代理人の設定については以下を参照してください。システム管理者／運用管理者→P.189ユーザー→P.231

1 「一般設定」画面で、必要な項目の「許可する」／「許可しない」を選択する



● 設定できる項目と変更内容

「代理申請の許可」....................................代理人による申請を許可するかどうかを設定します。「許可しない」を選択すると、代理人は委任者として申請できなくなります。

「代理承認の許可」....................................代理人による承認を許可するかどうかを設定します。「許可しない」を選択すると、代理人は委任者として申請を処理できなくなります。



2.3

60

■ユーザーによる代理人の設定を許可するユーザーに代理申請者／代理承認者の設定を許可するかどうかを設定します。ユーザーによる代理人の設定を「許可しない」に設定すると、ユーザーは「個人設定」画面で代理申請者／代理承認者を設定できなくなります。

「自分の代理人を設定する」→P.231

1 「一般設定」画面の、「ユーザーによる代理人の設定の許可」のラジオボタンで

「許可する」／「許可しない」を選択する



2.3


61

■メール通知の使用を許可するメール通知の使用をユーザーに許可するかどうかを設定します。

1 「一般設定」画面の、「メール通知の使用許可」のラジオボタンで「許可する」

／「許可しない」を選択する



2.3


62

■自動書き出し時の文字コードを設定する申請データを自動でCSVファイルに書き出す場合に使用する文字コードを設定します。

1 「一般設定」画面の「自動書き出し時の文字コード」から、使用する文字コー

ドを選択する次の文字コードを選択できます。● ユニコード（UTF-8）● 日本語（シフト JIS）● ASCII● Latin1（ISO-8859-1）● 簡体字中国語（GB2312）● タイ語（TIS-620）

2 をクリックする※設定を中止する場合、をクリックします。


2.3


63

2.4 カテゴリを管理する申請フォームのカテゴリを階層的に作成できます。

カテゴリに合わせて申請フォームを作成することで、申請フォームを整理できます。

● 管理画面では、申請データも使用された申請フォームのカテゴリごとに表示します。

● カテゴリごとにユーザーのアクセス権を設定できます。「カテゴリのアクセス権を管理する」→P.158

● カテゴリごとに運用管理権限を設定できます。「カテゴリの運用管理権限を管理する」→P.164


順にクリックし、申請フォームの一覧をクリックする


■カテゴリを追加する申請フォームのカテゴリを追加します。カテゴリの中に更にサブカテゴリを追加できます。あらかじめ設定されている（ルート）が一番上の階層で、その中にカテゴリを階層的に追加できます。

「カテゴリを追加する」→ P.63

「カテゴリの詳細を確認／変更する」→ P.65「カテゴリを移動する」→ P.66「サブカテゴリの表示順を変更する」→ P.67「カテゴリを削除する」→ P.68

（ルート）カテゴリサブカテゴリ

カテゴリ

（未分類）

サブカテゴリサブカテゴリ

・・・

カテゴリを管理する

2.4

64

1 「申請フォームの一覧」画面で、追加するカテゴリを選択し、カテゴリを追

加するをクリックするこの画面は、最初に最上位の階層である（ルート）が選択された状態で表示されます。

2 必要な項目を設定し、をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。

※ カテゴリコードは、すでに登録されているカテゴリのコードと異なる必要があります。

※ カテゴリの追加を中止する場合、をクリックします。

補足

• 運用管理者も管理権限が与えられたカテゴリの中にサブカテゴリを作成できます。 • （未分類）は、どのカテゴリを選択している場合でも常に表示されます。また、（未分類）内にはサブカテゴリを作成できません。

• カテゴリコードとは、カテゴリを区別するための項目です。同じタイトルのカテゴリを作成しても、カテゴリコードで区別できます。

• カテゴリのタイトルは、ユーザーのロケールの設定に合わせて表示されます。 • タイトル欄で設定する標準のタイトルとは、カテゴリの名称の初期値です。各ユーザーが使用する表示言語でタイトルが登録されていなかった場合は、標準のタイトルでカテゴリの名称が表示されます。

選択したカテゴリにメモが入力されている場合に表示されます。

カテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→P.26

選択後、クリック


カテゴリコードを入力する

タイトル（カテゴリの名称）を入力する「申請フォームの一覧」画面で表示されるカテゴリ名になります。

カテゴリに関するメモを入力する「申請フォームの一覧」画面で「メモ」欄に表示されるほか、ユーザーが申請するときに、カテゴリを選択した場合にも表示されます。

日本語、中文、Englishから言語を選択する

2.4


65

■カテゴリの詳細を確認／変更するカテゴリの詳細を確認／変更します。

1 「申請フォームの一覧」画面で、確認／変更するカテゴリを選択し、詳細を

クリックする

2 カテゴリの詳細を確認し、変更するをクリックする

3 設定を変更し、をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。

※ カテゴリの変更を中止する場合、をクリックします。

カテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26


確認後、クリック

カテゴリの詳細を確認する


2.4

66

■カテゴリを移動するカテゴリを移動します。カテゴリ内に申請フォームやサブカテゴリがある場合は、一緒に移動されます。

● （ルート）および（未分類）は移動できません。

1 「申請フォームの一覧」画面で、移動するカテゴリを選択し、詳細をクリッ

クする

2 移動するをクリックする

3 移動先のカテゴリを選択し、をクリックする

※ カテゴリの移動を中止する場合、をクリックします。



クリック


「カテゴリ検索」→ P.39

移動先のカテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26

2.4


67

■サブカテゴリの表示順を変更するサブカテゴリの表示順を変更します。

1 「申請フォームの一覧」画面で、表示順を変更するサブカテゴリの親カテゴリ

を選択し、詳細をクリックする複数のサブカテゴリがあるカテゴリを選択しないと、順番を変更できません。

2 サブカテゴリを順番変更するをクリックする

3 順番を変更し、をクリックする「順番の変更方法」→P.40

※ 表示順の変更を中止する場合、をクリックします。


詳細をクリックするときに、ここに表示されているサブカテゴリが、表示順の変更対象になります。


クリック

表示順の変更対象となるサブカテゴリ


2.4

68

■カテゴリを削除するカテゴリを削除します。カテゴリを削除すると、そのカテゴリに含まれるサブカテゴリも削除されます。また、削除されたカテゴリとそのサブカテゴリ内に含まれる申請フォームは、すべて未分類）に移動します。これにより、申請フォームや申請データは、アクセス権や運用管理権限の対象外になります。特に進行中の申請データがある場合など、カテゴリの削除はよく確認してから行ってください。

● （ルート）および（未分類）は削除できません。

注意

● 15階層以上の子カテゴリが設定されているカテゴリは、削除できません。カテゴリを削除する場合は、階層を14個以下に減らしてから削除します。

1 「申請フォームの一覧」画面で、削除するカテゴリを選択し、詳細をクリッ

クする

2 削除するをクリックする

3 をクリックする※ カテゴリの削除を中止する場合、をクリックします。

削除するカテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26


クリック

2.4


69

2.5 申請経路を管理する申請を申請者以外のユーザーに承認／回覧してもらうための経路を作成します。作成した経路は「経路一覧」画面で一覧表示されます。


順にクリックし、経路一覧をクリックする


「共有経路データの XMLファイルを読み込む」→P.206「共有経路データを XMLファイルに書き出す」→P.214

「共有経路を追加する」→ P.72「共有経路一覧に区切り線を追加する」→ P.95「共有経路一覧の表示順を変更する」→ P.96

「経路を編集する」→ P.84「経路の詳細を確認して削除する」→ P.97「専用経路を共有する」→ P.98

「経路を選択して削除する」→ P.96

タブで共有経路一覧／専用経路一覧を切替

申請経路を管理する

2.5

70

■共有経路と専用経路「ワークフロー」では、「共有経路」と「専用経路」を作成できます。「共有経路」は複数の申請フォームで共用できます。「専用経路」は、その申請フォーム専用の経路です。「専用経路」は設定後に「共有経路」に変更できます。「共有経路」から「専用経路」へは変更できません。

「専用経路を共有する」→P.98

● 共有経路

あらかじめ作成しておき、複数の申請フォームで共有できる経路です。

・作成／編集：「経路一覧」画面から行います。→P.72

申請フォームを作成するときに作成済みの共有経路を選択できますが、「申請フォームの詳細」画面からは編集できません。

・表示：申請フォームに設定すると、承認／回覧それぞれの経路ステップを「申請経路」としてまとめて表示します。

● 専用経路

申請フォームを作成するときに、その申請フォーム専用のものとして作成する経路です。

・作成／編集：申請フォームの作成時に作成します。→P.123

作成／編集は「申請フォームの詳細」画面で行います。「経路一覧」画面からは、管理者用メモ／経路情報が変更できます。また、共有経路への変更ができます。

・表示：「経路一覧」画面から詳細を確認すると、承認／回覧それぞれの経路ステップを「申請経路」としてまとめて表示します。

■経路の組み合わせ申請経路は、以下のような組み合わせで作成できます。

● 承認経路のみ

回覧を省略し、承認を受けるための経路のみで構成します。

承認経路に選択された承認者は、申請に対して「承認」するか「却下」するか、あるいは「差し戻し」を行うかなどを選択できます。

申請に対して回覧まで行う必要がない場合は、この構成で経路を作成します。

● 回覧経路のみ

承認／却下などの決裁を不要として、申請に関して回覧する経路のみで構成します。

回覧のみの目的の場合、この構成で経路を作成します。回覧経路に選択された回覧者は、申請に対して「確認」をすることで次の回覧先に申請が通知されます。

● 承認経路＋回覧経路

まず申請内容の承認を受けるための経路を経て、次に回覧するための経路に移る最大構成です。重要な決裁を含む申請を行う場合などに、この構成で経路を作成します。

2.5


71

■経路の作成についてこの章では、共有経路の作成について説明していますが、専用経路も同様の手順で作成できます。共有経路を作成／編集できるのはシステム管理者のみです。具体的な操作手順はそれぞれの参照先で確認してください。

共有経路を追加する

まず、経路情報として、経路名や経路コードなどの基本的な設定をします。「共有経路を追加する」→P.72

承認経路を設定する

必要に応じて、申請内容に承認を受けるための経路を設定します。複数の経路ステップで構成でき、各ステップにそれぞれ初期値を設定しておくことで申請者の操作を効率化できます。「承認経路を設定する」→P.73

回覧経路を設定する

必要に応じて、申請内容を回覧するための経路を設定します。複数の経路ステップで構成でき、各ステップにそれぞれ初期値を設定しておくことで申請者の操作を効率化できます。「回覧経路を設定する」→P.80

経路の表示を確認する

設定した経路を確認します。

経路の確認は、作成した経路を申請フォームに設定した後に行えます。確認するユーザーを選択すると、そのユーザーを申請者とした経路が確認できます。「経路の表示を確認する」→P.129


2.5

72

2.5.1 共有経路を作成する

共有経路の作成では、はじめに経路情報を設定し、経路一覧に登録します。その後、一覧から経路を選択し、経路の詳細を設定します。

共有経路を追加する

1 「経路一覧」画面で、共有経路一覧が表示されていることを確認し、共有経

路を追加するをクリックする


※ 経路コードは、すでに登録されている経路のコードと異なる必要があります。

※ 共有経路の追加を中止する場合、をクリックします。

Stepq


専用経路一覧が表示されている場合、タブをクリックして共有経路一覧に切替


「申請の作成（経路の設定）」画面で説明文へのリンクをアイコン表示にする場合、チェックを入れる

経路に関する説明を入力する

書式編集が使用できます。「書式編集を使う」→P.42

経路名を入力する「経路一覧」画面で表示される名称です。

経路コードを入力する

2.5


73

補足

• 経路コードとは、経路を区別するための項目です。共有経路や専用経路に同じ経路名の経路を作成しても、経路コードで区別できます。

承認経路を設定する

経路情報を設定しただけでは、まだ経路の内容がありません。ここでは、申請を承認してもらうための経路を設定します。承認経路は、複数の経路ステップ（組織／ユーザー／ロール）で設定できます。

1 「経路一覧」画面で、共有経路一覧から承認経路を設定する経路を選択する

2 必要な項目を設定する

Stepw

共有経路をクリック

設定した経路情報が表示されます。

「管理者用メモを変更する」→ P.86

「経路ステップを追加する」→ P.74

「経路ステップに初期値を設定する」→ P.76


2.5

74

■経路ステップを追加する承認経路は、1つまたは複数の「経路ステップ」で構成されます。ひとつの経路ステップに複数の承認者を設定できます。

例えば、承認者として「課長ロール」「部長ロール」などを用意し、「課長ロール」に承認を得た後に「部長ロール」の承認を得るといった順番で経路ステップを追加したり、経理責任者を最終承認者に設定したりして、承認経路の経路ステップを構成します。

1 「経路の詳細」画面で、「承認経路」欄の追加するをクリックする

クリック

2.5


75


※ 経路ステップの追加を中止する場合、をクリックします。

補足

• 経路ステップにひとりの承認者しか設定しない場合、経路種別の設定が「承認（全員）」でも「承認（誰か1人）」でも処理の流れは同じです。

• 経路種別に「承認（全員）」を設定した場合、同じ経路ステップに設定した複数の処理者のうち、誰かひとりが差し戻すか却下すると、その時点で申請は差し戻されるか却下されます。

• 経路変更を許可すると、処理者に設定されたユーザーがこの経路ステップで処理する際、同じ経路ステップ内に設定されたほかの処理者や、以後の経路ステップの処理者を変更できます。


経路ステップ名を入力する

経路種別を選択する承認（全員）............経路ステップに設定した複数

の承認者全員が承認すると、次の経路ステップに進みます。

承認（誰か1 人）...経路ステップに設定した複数の承認者のうち、誰かひとりが承認すると、次の経路ステップに進みます。

処理者に「未処理一覧」からの経路変更を許可する場合、チェックを入れる

経路種別についての説明を表示します。初めて操作するときはお読みください。申

請経路を管理する

2.5

76

■経路ステップに初期値を設定する経路ステップに初期値を設定しておくと、申請を行うユーザーの作業を効率化できます。初期値は「ガルーン 3」の組織／ユーザー／ロールを使って設定します。

1 「経路の詳細」画面で、「承認経路」欄から初期値を設定する経路ステップを選

択する

2 「経路ステップの詳細」画面で、経路ステップを選択し、初期値を設定する

をクリックする 3 「初期値の設定」画面で、追加するをクリックする

経路ステップをクリック

初期値に（省略）を設定する場合、（省略）の設定をクリック

「ロールから申請者の上長を選択表示させる」→ P.78

クリック

2.5


77

4 組織／ユーザー／ロールを選択し、をクリックする

補足

• 続いて回覧経路の設定を行う場合、経路ステップの詳細へ→ 経路の詳細への順にクリックして「経路の詳細」画面に戻ります。

• 申請者を初期値として設定する場合、ロールから「（申請者本人）」を選択します。





2.5

78

● ロールから申請者の上長を選択表示させる

経路ステップの初期値にロールを追加した場合、ユーザーが申請する際に、設定したロールを所持するユーザーから申請者の上長（「優先する組織」または、その上位の組織に属しているユーザー）のみを表示するかどうかを設定できます。

「優先する組織」については『管理者マニュアル』を参照してください。

1 「初期値の設定」画面で、初期値一覧から上長選択を設定するロールを選択し、

変更をクリックする

2 「申請者の上長を選択する」にチェックを入れ、をクリックする

※ 上長選択設定の変更を中止する場合、をクリックします。

補足

• 上長選択を設定した場合、「経路の詳細」画面では、ロール名の後に（上長）と表示されます。 • 複数の組織に所属するユーザーの場合、上長選択を設定した経路ステップには、「優先する組織」の上長が表示されます。また、「優先する組織」に上長が存在しない場合は、その上位の組織の上長が表示されます。


上長選択を設定する場合、チェックを入れる


2.5


79

● 申請者による初期値の変更を許可する

経路ステップに設定した初期値を、申請データを作成する場合に申請者が変更できるかどうかを設定できます。

1 「初期値の設定」画面で、変更するをクリックする

2 「申請者による初期値の変更を許可する」にチェックを入れ、をク

リックする


注意

● 申請者の初期値変更の許可を「許可しない」に設定した場合、申請データを作成する際に必ず処理者が設定されるように、適切な初期値を設定する必要があります。

クリック

初期値の変更を許可する場合、チェックを入れる



2.5

80

回覧経路を設定する

ここでは、申請を回覧するための経路を設定します。回覧経路は、複数の経路ステップ（組織／ユーザー／ロール）で設定できます。

1 「経路一覧」画面で、共有経路一覧から回覧経路を設定する経路を選択する

2 必要な項目を設定する

Stepe


「経路ステップを追加する」→ P.81

「経路ステップに初期値を設定する」→ P.82

2.5


81

■経路ステップを追加する回覧経路は、1つまたは複数の「経路ステップ」で構成されます。

ひとつの経路ステップに複数の回覧者を設定できます。

例えば、回覧してもらう部署別に経路ステップを作り、回覧してもらう順番に設定して回覧経路の経路ステップを構成します。

1 「経路の詳細」画面で、「回覧経路」欄の追加するをクリックする


※ 経路ステップの追加を中止する場合、をクリックします。

クリック

経路ステップについての説明を表示します。初めて操作するときはお読みください。

経路ステップ名を入力する

処理者に「未処理一覧」からの経路変更を許可する場合、チェックを入れる



2.5

82

■経路ステップに初期値を設定する経路ステップに初期値を設定しておくと、申請を行うユーザーの作業を簡略化できます。初期値は「ガルーン 3」の組織／ユーザー／ロールを使って設定します。

1 「経路の詳細」画面で、「回覧経路」欄から初期値を設定する経路ステップを選

択する

2 「経路ステップの詳細」画面で、経路ステップを選択し、初期値を設定する

をクリックする 3 「初期値の設定」画面で、追加するをクリックする

経路ステップをクリック

「申請者による初期値の変更を許可する」→ P.79

「ロールから申請者の上長を選択表示させる」→ P.78

初期値に（省略）を設定する場合、（省略）の設定をクリック

クリック

2.5


83

4 組織／ユーザー／ロールを選択し、をクリックする

補足

• 作成した経路を確認するには、申請フォームに経路を設定し、仮の申請者を設定して経路の表示を確認します。「経路の表示を確認する」→P.129





2.5

84

2.5.2 経路を編集する

経路を編集します。基本的に共有経路は「経路一覧」から、専用経路は「申請フォームの詳細」から編集しますが、編集方法は同じです。ここでは、主に共有経路の編集を例にして説明しています。

● 共有経路の編集は、その経路を使用しているすべての申請フォームに影響します。編集前に使用している申請フォームを確認してください。また、運用上のトラブルを防ぐため、使用している申請フォームを無効にしてから編集してください。「経路を使用している申請フォームを確認する」→P.95「申請フォームを有効にする」→P.131

1 「経路一覧」画面で、編集する経路を選択する

経路をクリック

2.5


85

2 必要な項目を編集する

補足

• 経路を編集した場合、以下の申請データに編集後の経路が適用されます。・下書きから作成する申請データ・取り戻し後に作成する申請データ・再利用して作成する申請データ

• 経路を編集しても、以下の申請データでは適用されず、編集前の申請経路が適用されます。・進行中の申請データ・差し戻された申請データ

「経路ステップの順番を変更する」→ P.88「経路ステップの詳細を確認／変更する」→ P.89「経路ステップに初期値を設定する」（承認経路）→ P.76「経路ステップに初期値を設定する」（回覧経路）→ P.82「初期値を選択して削除する」→ P.90「初期値を一括削除する」→ P.91「経路ステップを選択して削除する」→ P.92「経路ステップの詳細を確認して削除する」→ P.93


「経路を使用している申請フォームを確認する」→P.95

「経路情報を変更する」→ P.87


2.5

86

■管理者用メモを変更する管理者用メモは、「経路一覧」画面に表示されます。

共有経路／専用経路のいずれも同様に確認／変更ができます。

1 「経路の詳細」画面で、「管理者用メモ」欄の変更するをクリックする

2 メモを入力し、をクリックする※ 管理者用メモの変更を中止する場合、をクリックします。

クリック

2.5


87

■経路情報を変更する経路の名称や経路コードなどの基本的な情報を変更します。

共有経路／専用経路のいずれも同様に確認／変更ができます。

1 「経路の詳細」画面で、「経路情報」欄の変更するをクリックする

2 必要な項目を変更し、をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。

※ 経路情報の変更を中止する場合、をクリックします。

クリック


2.5

88

■経路ステップの順番を変更する承認経路／回覧経路に複数の経路ステップがある場合、順番を変更できます。

● 共有経路は「経路の詳細」画面から経路ステップの順番を変更できます。

● 専用経路は「申請フォームの詳細」画面から、経路ステップの順番を変更できます。変更方法は共有経路の場合と同じです。「申請フォームを編集する」→P.132

1 「経路の詳細」画面で、順序を変更する経路を選択し、順番変更するをクリッ

クする


※ 順番の変更を中止する場合、をクリックします。

承認経路の順番を変更する場合、クリック

回覧経路の順番を変更する場合、クリック

2.5


89

■経路ステップの詳細を確認／変更する経路ステップの詳細を確認／変更します。

● 共有経路は「経路の詳細」画面から経路ステップの詳細を確認／変更できます。

● 専用経路は「申請フォームの詳細」画面から、経路ステップの詳細を確認／変更できます。変更方法は共有経路の場合と同じです。「申請フォームを編集する」→P.132

1 「経路の詳細」画面で、詳細を確認／変更する経路ステップを選択する

2 「経路ステップの詳細」画面で、変更するをクリックする 3 必要な項目を設定し、をクリックする

「＊」が付いている項目は必ず入力してください。

※ 詳細の変更を中止する場合、をクリックします。

詳細を確認／変更する経路ステップをクリック


2.5

90

■経路ステップの初期値を削除する経路ステップの初期値を削除します。

● 共有経路は「経路の詳細」画面から経路ステップの初期値を追加／削除できます。

● 専用経路は「申請フォームの詳細」画面から、経路ステップの初期値を追加／削除できます。変更方法は共有経路の場合と同じです。「申請フォームを編集する」→P.132

● 初期値を選択して削除する

経路ステップに設定されている初期値を選択して削除します。

1 「経路の詳細」画面で、初期値を削除する経路ステップを選択する

2 「経路ステップの詳細」画面で、初期値を設定するをクリックする 3 削除する対象にチェックを入れ、をクリックする

初期値を削除する経路ステップをクリック

削除する対象にチェックを入れる



2.5


91

4 をクリックする※ 初期値の削除を中止する場合、をクリックします。

● 初期値を一括削除する

選択した経路ステップに設定されている初期値を一括削除します。

1 「経路の詳細」画面で、初期値を削除する経路ステップを選択する

2 「経路ステップの詳細」画面で、初期値を設定するをクリックする 3 すべて削除をクリックする

4 をクリックする※ 初期値の一括削除を中止する場合、をクリックします。

初期値を削除する経路ステップをクリック

クリック


2.5

92

■経路ステップを削除する経路ステップを削除します。削除は「承認経路」と「回覧経路」でそれぞれ別に行います。

● 共有経路は「経路の詳細」画面から経路ステップを削除できます。

● 専用経路は「申請フォームの詳細」画面から、経路ステップを削除できます。削除方法は共有経路の場合と同じです。「申請フォームを編集する」→P.132

● 経路ステップを選択して削除する

1 「経路の詳細」画面で、削除する経路ステップにチェックを入れ、を

クリックする

2 をクリックする※ 経路ステップの削除を中止する場合、をクリックします。

承認経路の経路ステップを削除する

をクリックすると、表示されているすべての対象にチェックが入ります。削除する対象にチェックを入れる設定後、クリック

回覧経路の経路ステップを削除する

をクリックすると、表示されているすべての対象にチェックが入ります。削除する対象にチェックを入れる設定後、クリック

2.5


93

● 経路ステップの詳細を確認して削除する

経路ステップの詳細を確認し、削除します。

1 「経路の詳細」画面で、削除する経路ステップを選択する

2 詳細を確認し、削除するをクリックする

3 をクリックする※ 経路ステップの削除を中止する場合、をクリックします。

削除する経路ステップをクリック



2.5

94

2.5.3 経路一覧を管理する

経路一覧を管理します。

● 共有経路一覧では、区切り線を追加して経路一覧の表示を見やすく編集したり、経路の表示順を変更したりできます。

1 「経路一覧」画面で、必要な項目を設定する

「共有経路データを XMLファイルに書き出す」→P.214

「経路を使用している申請フォームを確認する」→ P.95「経路を選択して削除する」→ P.96「経路の詳細を確認して削除する」→ P.97「専用経路を共有する」→ P.98

「共有経路一覧に区切り線を追加する」→ P.95

「共有経路一覧の表示順を変更する」→ P.96

「共有経路データの XMLファイルを読み込む」→ P.206

2.5


95

■経路を使用している申請フォームを確認する経路一覧から選択した経路を利用している申請フォームを一覧表示できます。共有経路／専用経路のいずれも同様に確認できます。

1 「経路一覧」画面で、使用状況を確認する経路名を選択する

2 「経路の詳細」画面で、使用している申請フォームを参照するをクリックす

る 3 「申請フォームの一覧」を確認する

■共有経路一覧に区切り線を追加する共有経路一覧に区切り線を追加します。追加した区切り線は、共有経路一覧の一番下に追加されます。必要に応じて表示順を変更し、表示を見やすく編集できます。

1 「経路一覧」画面で、区切り線を追加するをクリックする 2 をクリックする

※ 区切り線の追加を中止する場合、をクリックします。

経路をクリック

経路を利用している申請フォームの数が表示されます。

申請フォーム名、カテゴリ、有効／無効が一覧表示されます。

申請フォーム名をクリックすると、申請フォームの詳細を確認／編集できます。「申請フォームを編集する」→P.132


2.5

96

■共有経路一覧の表示順を変更する共有経路一覧の表示順を変更します。

1 「経路一覧」画面で、経路/ 区切り線を順番変更するをクリックする 2 表示順を変更し、をクリックする

「順番の変更方法」→P.40


■共有経路を削除する共有経路を削除します。

● 共有経路は、使用している申請フォームが編集／削除されても、「経路一覧」画面からは削除されません。ただし、「経路一覧」画面から共有経路を削除すると、その共有経路を使用している申請フォームの経路設定も削除されます。経路が設定されていない申請フォームは使用できません。ご注意ください。

● 経路を選択して削除する

共有経路を「経路一覧」画面から選択して削除します。

1 「経路一覧」画面で、削除する共有経路にチェックを入れ、をクリッ

クする


※ 共有経路の削除を中止する場合、をクリックします。




2.5


97

● 経路の詳細を確認して削除する

共有経路の詳細を確認し、削除します。

1 「経路一覧」画面で、削除する共有経路を選択する



※ 共有経路の削除を中止する場合、をクリックします。

補足

• 専用経路は、以下の条件で自動的に削除されます。・使用している申請フォームを削除した場合・申請フォーム上で専用経路を設定した後に、共有経路を設定して上書きした場合


「経路を使用している申請フォームを確認する」→P.95


2.5


98

■専用経路を共有する専用経路を共有し、共有経路に変更します。共有経路に変更した専用経路は、専用経路一覧から共有経路一覧に移動します。

● 共有経路から専用経路には変更できません。

1 「経路一覧」画面で、共有する専用経路を選択する「経路の詳細」画面に切り替わります。

2 共有経路に設定するをクリックする

3 をクリックする※ 専用経路の共有を中止する場合、をクリックします。

専用経路をクリック

タブで専用経路一覧に表示を切替

クリック

2.5


99

2.6 申請フォームを管理するユーザーが申請を行うためのテンプレートを「申請フォーム」と呼びます。管理者はユーザーが申請できるように、あらかじめ申請フォームを作成しておく必要があります。




「申請フォーム一覧の表示順を変更する」→ P.153

「申請項目を設定する」→ P.104「経路を設定する」→ P.122「申請フォームを編集する」→ P.132「申請フォームの表示を確認する」→ P.120「申請フォームを別のカテゴリに移動する」→ P.155「申請フォームをコピーする」→ P.154「申請フォームを選択して削除する」→ P.156「申請フォームの詳細を確認して削除する」→ P.157

「申請フォームを追加する」→ P.102「申請フォーム一覧に区切り線を追加する」→ P.153

「申請フォームデータの XMLファイルを読み込む」→ P.207「申請フォームデータを XMLファイルに書き出す」→ P.215

「カテゴリ内の申請フォームを一括削除する」→ P.157

申請フォームを管理する

2.6

100

■申請フォームの作成について申請フォームの作成の大まかな流れは以下のとおりです。具体的な操作手順はそれぞれの参照先で確認してください。

申請フォームを追加する

まず、申請フォームの情報として、申請フォーム名や申請フォームコードなどの基本的な設定をします。「申請フォームを追加する」→P.102

申請項目を設定する

申請者が必要な内容を入力するための項目を設定します。「申請項目を設定する」→P.104

申請フォームの表示を確認する

作成した申請フォームの表示を確認します。「申請フォームの表示を確認する」→P.120

申請経路を設定する

申請を承認／回覧するための経路を設定します。

・あらかじめ設定済みの共有経路から選択します。「共有経路を設定する」→P.122

・新規に専用経路を設定します。「専用経路を設定する」→P.123

2.6


101

経路分岐を設定する

申請項目の入力内容によって、承認経路の経路ステップを省略できるように設定します。「経路分岐を設定する」→P.125


設定した経路の表示を確認します。確認するユーザーを選択すると、そのユーザーを申請者とした経路を確認できます。「経路の表示を確認する」→P.129

申請フォームを有効にする

作成した申請フォームは、有効設定をして初めてユーザーに公開され、使用できるようになります。「申請フォームを有効にする」→P.131


2.6

102

2.6.1 申請フォームを作成する

申請フォームの作成では、はじめに申請フォームを分類するためのカテゴリを選択します。次に、申請フォームの情報を設定し、カテゴリごとの申請フォームの一覧に登録します。その後、一覧から申請フォームを選択し、申請フォームの詳細を設定します。

● （ルート）には申請フォームを作成できません。申請フォームは、必ずカテゴリ内で作成してください。「カテゴリを追加する」→P.63

● （未分類）には、カテゴリに属さない申請フォームや属していたカテゴリが削除された申請フォームが分類されます。アクセス権／運用管理権限の設定の対象外ですので、先にカテゴリを設定し、そこに申請フォームを作成することを推奨します。

申請フォームを追加する

1 「申請フォームの一覧」画面で、申請フォームを追加するカテゴリを選択し、

申請フォームを追加するをクリックする

Stepq



2.6


103


※ 申請フォームコードは、すでに登録されている申請フォームのコードと異なる必要があります。

※ 申請フォームの追加を中止する場合、をクリックします。

注意

● 完了した申請データをCSVファイルに自動で書き出す場合に、「自動的に書き出す」を選択します。書き出す項目をチェックし、申請データを書き出すディレクトリ名を指定します。ディレクトリ名が未入力の場合、エラーになります。

補足

• すでに作成した申請フォームを、同じカテゴリ内にコピーできます。「申請フォームをコピーする」→P.154

• 申請フォームコードとは、申請フォームを区別するための項目です。同じ申請フォーム名の申請フォームを作成しても、申請フォームコードで区別できます。


この申請フォームで作成された申請データを自動書き出しする場合、チェックを入れる

申請フォーム名を入力する「申請フォームの一覧」画面で表示される名称です。

申請フォームコードを入力する

申請フォームに関する説明を入力する説明は、ユーザーの操作画面で申請フォームを選択するときに表示されます。

申請データを書き出すディレクトリ名を入力する※使用できる文字は半角英数字と -（ハイフン）および _（アンダーバー）です。「申請データの自動書き出しについて」→P.216

CSVファイルに申請者のログイン名を書き出す場合、チェックを入れる

CSVファイルの先頭行に項目名を書き出す場合、チェックを入れる


2.6

104

申請項目を設定する

●「標題」項目は最初から設定されています。項目名などの内容の編集はできますが、項目タイプ／順番の変更、および削除はできません。

● 項目一覧には表示されませんが、申請フォームでは「標題」項目の下に必ず申請者名が表示されます。

● 自動的に設定される「標題」「申請者」以外のすべての項目タイプは、「右隣に配置する」で、複数の項目を１行に配置できます。ただし、その場合には以下の制限があります。

・「項目名」と「説明」の表示は先頭（左端）の項目のみとなります。

・「右隣への配置」で配置した項目に誤った値を入力した場合、エラーメッセージはエラー対象の項目ではなく、先頭（左端）の項目名を表示します。

1 「申請フォームの一覧」画面で、申請項目を追加する申請フォームを選択する

2 項目を追加するをクリックする

Stepw


申請フォームをクリック

クリック

2.6


105

3 項目タイプを選択して必要な項目を設定し、をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。

「＃」が付いている項目は数値を入力してください。

※ 申請項目の追加を中止する場合、をクリックします。

補足

• 申請項目にはユーザーが参照できる説明を付けることができます。例えば入力文字数や種類（全角／半角）を制限した場合に、そのことをユーザーに伝えるなどの活用方法があります。

• すでに作成した申請項目をコピーできます。「項目をコピーする」→P.144

項目タイプを選択する

必要な項目を設定後、クリック


2.6

106

■項目タイプについて申請項目として、以下の項目を選択できます。

設定項目は選択した項目タイプにより異なります。

補足

• 項目にアクセス権を設定すると、その項目に入力された値の閲覧や編集を許可するかどうかを設定できます。項目のアクセス権は、承認経路の経路ステップに対してのみ設定できます。「項目にアクセス権を設定する」→P.142

• 項目と項目の間に空行を追加し、表示を見やすく編集できます。「項目一覧に空行を追加する」→P.140

• 項目の設定に数値を入力する場合と、申請時に「数値」項目を入力する場合に、先頭に「0」を付けて入力すると、その「0」は無視されます。例えば「01」「001」はいずれも「1」とみなされます。

• 自動計算の対象となる項目が削除された場合は、「0」として計算します。「路線ナビ連携」項目が自動計算の対象になっている場合に、経路しか入力されていない場合も同様に「0」として計算します。

項目タイプ概　要アクセス権の設定

文字列（1行） 1 行分の文章を入力する項目です。「標題」項目もこれにあたります。→ P.107

○

文字列（複数行）複数行の文章を入力する項目です。複数行にわたる長い文章を入力する場合に設定します。→ P.108

○

メニュードロップダウンリストを利用する項目です→ P.109 ×

ラジオボタンラジオボタンを利用する項目です。→ P.111 ×

チェックボックスチェックボックスを利用する項目です。→ P.112 ×

数値価格など、数値を入力する項目です。数値は「自動計算」の対象になります。→ P.113

×

自動計算

この項目より上に表示される項目の値を利用して、四則演算や合計の計算を行う項目です。自動計算の対象は「数値」／「自動計算」項目の値と、「路線ナビ」の運賃です。→ P.114

×

日付日付を入力する項目です。→ P.116 ○

ファイル添付申請フォームにファイルを添付する項目です。→ P.117

○

路線ナビ連携路線ナビ連携サービスの、路線検索で得た情報を取り込む機能を利用し、経路や運賃を入力する項目です。→ P.119

×

2.6


107

■「文字列（1行）」項目タイプを設定する

● 設定できる項目と設定内容

「項目名」と「入力幅」が設定されていないと追加できません。

「項目名」................... 申請フォームで表示される項目名です。

「入力幅」................... 入力欄の幅を設定します。初期値は20です。

「最大入力文字数」.... 入力できる最大文字数を設定します。初期値は100です。

「入力文字制限」.......入力文字を半角／全角に制限できます。ラジオボタンで選択します。

「初期値」................... 入力欄に最初に入力されている文字列を設定します。

「説明」.......................ユーザーが参照できる説明を必要に応じて入力します。

「項目の条件」...........申請フォームの項目に、次の条件を設定します。

「入力欄の前 /後の文字」

...................................項目の先頭（左）か末尾（右）に文字列を表示させます。入力欄に文字列を入力し、配置位置をドロップダウンリストで選択します。

「右隣への配置」.......直前の項目の右側に配置します。この場合、直前の項目との間に、「セパレータ」欄や「入力欄の前 / 後の文字」で設定した文字や記号が表示できます。

注意

● 初期値に以下の値を設定した場合、エラーになります。・「最大入力文字」に設定した数値より大きい値・「入力文字制限」に設定した値と異なる値

申請フォームでの表示例

直接入力入力した内容が初期値として表示されます。

ユーザー情報申請者のユーザー情報をドロップダウンリストから選択します。

書式編集文字色の変更や文字の大きさなどの書式編集ができます。→ P.42

アイコンで表示する

申請フォームから説明文へのリンクがアイコン（［説明］）で表示されます。アイコンで表示しない場合は、説明文が項目の下に表示されます。

必須項目にする申請を作成する際に、この項目の入力を必須にします。

書き出す項目にする

完了した申請データを自動的に CSV ファイルで書き出す場合、この項目を含めて書き出します。


2.6

108

補足

• 申請者や経路ステップごとに、文字列の閲覧や変更を許可するかどうか、アクセス権を設定できます。項目のアクセス権は、「文字列（1 行）」項目と承認経路を追加した後に設定します。「項目にアクセス権を設定する」→P.142

■「文字列（複数行）」項目タイプを設定する


「項目名」と「サイズ」が設定されていないと追加できません。


「サイズ」................... 桁（幅）×行（高さ）で設定します。初期値は40桁×3行です。

「初期値」................... 入力欄に最初に入力されている文字列を設定します。













2.6


109

補足

•「説明」に「http://」や「https://」で始まる文字列を入力すると、記述したページにリンクできます。

• 申請者や経路ステップごとに、文字列の閲覧や変更を許可するかどうか、アクセス権を設定できます。項目のアクセス権は、「文字列（複数行）」項目と承認経路を追加した後に設定します。「項目にアクセス権を設定する」→P.142

■「メニュー」項目タイプを設定する


「項目名」が設定されていないと追加できません。

また、申請フォーム上の項目として、メニュー項目が入力されている必要があります。


「メニュー項目」.......ドロップダウンリストで表示する選択項目を設定します。

直接入力

選択項目を 1 行１項目で設定し、メニューで最初に選択されている項目を設定します。初期値に何も設定しないか、「メニュー項目」に設定されていない内容を設定した場合、メニューには「（選んでください）」と表示されます。

所属する組織（入力時にユーザー情報を読み込む）

選択項目に所属する組織を設定します。メニューで最初に選択されている項目は、優先する組織になります。ユーザーが組織に未所属の場合、メニューには「（選んでください）」と表示されます。













2.6

110


注意

●「項目の条件」の「必須項目にする」を選択した場合、次の操作をするとエラーが発生します。・「メニュー項目」で「直接入力」を設定し、何も入力しない

●「メニュー項目」で「所属する組織（入力時にユーザー情報を読み込む）」を選択し、「必須項目」にチェックを入れた場合、組織に未所属のユーザーは申請データを申請できません。

2.6


111

■「ラジオボタン」項目タイプを設定する



また、申請フォーム上の項目として、ラジオ項目が入力されている必要があります。


「ラジオ項目」...........ラジオボタンで表示する選択項目を、1 行1項目で設定します。ラジオ項目は申請フォーム上では横並びに表示されます。

「初期値」................... ラジオボタンで最初に選択されている項目を設定します。何も設定しないか、「ラジオ項目」に設定されていない内容を設定した場合、いずれのラジオボタンも選択されません。






注意

●「項目の条件」の「必須項目にする」を選択した場合、次の操作をするとエラーが発生します。・「ラジオ項目」に、何も入力しない









2.6

112

■「チェックボックス」項目タイプを設定する




「初期値」................... チェックボックスが最初からチェックが入っているかどうかを設定します。












2.6


113

■「数値」項目タイプを設定する




「入力値制限」...........入力値の制限に関する設定をします。

・「制限なし」を選択すると、入力数値を制限しません。

・「制限あり」を選択すると、入力数値の最大値と最小値を設定できます。

「初期値」................... 入力欄に最初に入力されている数値を設定します。

「小数点以下の有効な桁数」

...................................小数点以下の何桁までを有効として表示するかを設定します。初期値は0桁で、最大10桁まで設定できます。

「マイナス値の表示方法」

...................................負の数値を入力した場合の表示形式を設定します。



「表示」.......................数値の表示に関する設定です。

「必須項目」...............申請の際にこの項目への入力を必須にします。


-1234 負の数値の先頭に「-」を付けて表示します。

▲ 1234 負の数値の先頭に「▲」を付けて表示します。

△ 1234 負の数値の先頭に「△」を付けて表示します。







右寄せで表示する数値を右寄せで表示します。

桁区切りを表示する

数値の 3桁ごとに桁区切り（,）を表示します。


2.6

114




注意

●「入力値制限」にチェックを入れると、以下の場合にエラーになります。・最大値より最小値が大きい場合・初期値が最大値より大きい場合・初期値が最小値より小さい場合

■「自動計算」項目タイプを設定する




「小数点以下の有効な桁数」

...................................小数点以下の何桁までを有効として表示するかを設定します。初期値は 0桁で、最大 10 桁まで設定できます。「自動計算」では有効な桁数以下は切り捨てられます。

「マイナス値の表示方法」

...................................計算結果が負の数値の場合の表示形式を設定します。



-1234 負の数値の先頭に「-」を付けて表示します。

▲ 1234 負の数値の先頭に「▲」を付けて表示します。

△ 1234 負の数値の先頭に「△」を付けて表示します。




2.6


115


「計算内容」...............自動計算の内容を設定します。

「表示」.......................数値の表示に関する設定です。




補足

• 自動計算の対象に、経路のみが設定された「路線ナビ連携」項目が含まれる場合、値を「0」として計算します。



四則演算

2 つの項目から、四則演算をします。・この項目以前に入力した「数値」「自動計算」「路線ナビ連携」の各項

目、またはここで設定する定数から、2つをドロップダウンリストで選択します。

・定数を設定する場合、（定数の場合：）欄に数値を入力します。・演算方法もドロップダウンリストで選択します。

合　計

左側のボックスに追加した項目の合計値を計算します。・右側のボックスから、この項目以前に入力した「数値」「自動計算」「路線ナビ連携」の各項目から項目を選択し、をクリックして左側のボックスへ追加します。

・左側のボックスから項目を削除する場合は、削除する項目を選択し、をクリックします。

右寄せで表示する数値を右寄せで表示します。

桁区切りを表示する

数値の 3桁ごとに桁区切り（,）を表示します。

申請フォームに計算結果を表示しない

計算結果を申請フォーム上に表示しません。・項目を一時的な計算結果として更に自動計算の対象にする場合などに

使用します。・チェックを入れると、ほかの表示に関する設定は無効になります。


2.6

116

■「日付」項目タイプを設定する




「初期値」................... 最初に表示されている日付を設定します。






補足

• 申請者や経路ステップごとに、日付の閲覧や変更を許可するかどうか、アクセス権を設定できます。項目のアクセス権は、「日付」項目と承認経路を追加した後に設定します。「項目にアクセス権を設定する」→P.142


入力時の現在日付にする

ユーザーが申請を行う日付を初期値とします。

特定の日付初期値に特定の日付を設定します。ドロップダウンリストで日付を設定できるほか、カレンダーを使って日付を設定できます→ P.29

指定しない（空欄）

日付を設定しません。・「---- 年 -- 月 -- 日」を初期値とします。・「必須項目」を設定した場合は 2年前の 1月 1日を初期値とします。「---- 年 -- 月 -- 日」は表示されません。







2.6


117

■「ファイル添付」項目タイプを設定する




「最大ファイル数」.... 添付できるファイルの数をドロップダウンリストで設定します。初期値は1件で、最大は5件まで設定できます。



補足

• ファイルの添付が許可されているユーザーに対して、ファイルの添付を必須にします。ただし、ひとつでもファイルが添付されていれば、経路ステップでファイルを添付しなくてもエラーにはなりません。

「表示」.......................添付したファイルの表示方法を設定します。この設定は、ファイル形式がgif/jpeg/pjpeg/pngの画像ファイルのみ有効です。










イメージを本文と一緒に表示する

添付した画像ファイルを、申請データ上に表示します。

イメージを縮小する

添付した画像ファイルを縮小して、申請データ上に表示します。・「幅：」「高さ：」欄に数値を入力し、表示する大きさを設定します。

初期値は 50× 50ピクセルで、最大 999 ×999ピクセルまで設定できます。

・「イメージを縮小する」にチェックを入れると、「イメージを本文と一緒に表示する」にも自動的にチェックが入ります。


2.6

118


補足

• 申請者や経路ステップごとに、ファイルの添付や閲覧を許可するかどうか、アクセス権を設定できます。項目のアクセス権は、「ファイル添付」項目と承認経路を追加した後に設定します。「項目にアクセス権を設定する」→P.142

• 添付できるファイル形式、およびファイルサイズの上限は「ガルーン 3」の設定に準じます。詳しくは『管理者マニュアル』を参照してください。

2.6


119

■「路線ナビ連携」項目タイプを設定する




「取り込む項目」.......路線検索から取り込む項目を設定します。






補足

•「路線ナビ連携」項目の「運賃」は自動計算の対象になります。経路のみ設定した場合は、「0」として計算されます。「「自動計算」項目タイプを設定する」→P.114

• この機能は、「ガルーン 3」の「ネット連携サービス」機能で、連携のサイトに個別 IDを送信する設定になっていないと使用できません。詳しくは『管理者マニュアル』を参照してください。


経路／運賃路線検索から経路と運賃を取り込みます。

経路路線検索から経路のみを取り込みます。

運賃路線検索から運賃のみを取り込みます。








2.6

120

申請フォームの表示を確認する

1 「申請フォームの詳細」画面で、申請フォームのプレビューをクリックする

2 組織を選択し、プレビューするユーザーを選択する

別ウィンドウで「申請フォームのプレビュー｣画面が表示されます。

Stepe

クリック

組織を選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26

プレビューするユーザーをクリック

2.6


121

3 「申請フォームのプレビュー」画面を確認する確認後、閉じるをクリックして画面を閉じます。

補足

• 申請フォームのアイコンを変更している場合、「申請フォームの詳細」画面の申請フォームのプレビューは、変更したアイコンと同じアイコンで表示されます。「申請フォームにアイコンを設定する」→P.136

•「文字列（1行）」項目タイプ、「文字列（複数行）」項目タイプ、「日付」項目タイプで申請者に項目の編集を許可しない設定にしていると、初期値のみが表示され、入力欄は表示されません。「項目にアクセス権を設定する」→P.142

•「ファイル添付」項目タイプで、申請者にファイル添付を許可しない設定にしていると、「（**申請時のファイル添付が許可されていません **）」と表示されます。「項目にアクセス権を設定する」→P.142

•「自動計算」項目で、「申請フォームに計算結果を表示しない」にチェックを入れていると、「自動計算」項目は表示されません。

•「文字列（1行）」項目で、初期値に「ユーザー情報」を選択していると、手順2で選択したユーザーのユーザー情報が初期値として表示されます。

申請フォーム名が表示されます。

「標題」欄は自動的に設定されます。

手順 2で選択した申請者の名前が表示されます。

入力した項目の説明は、項目の入力欄の下に表示されます。また、「アイコンで表示する」を選択すると、同じ位置に「［説明］」と説明文へのリンクが表示されます。

「空行」を挿入して項目と項目の間を空け、表示を見やすく編集できます。「項目一覧に空行を追加する」→P.140

ファイルを複数添付できるように設定していると、表示されます。クリックすると、2件目以降の添付ファイルを追加できます。


2.6

122

経路を設定する

あらかじめ作成した共有経路を設定する方法と、新たに専用経路を作成する方法の2通りがあります。

■共有経路を設定するここでは、あらかじめ作成済みの共有経路から選択して経路を設定する方法を説明します。

1 「申請フォームの詳細」画面で、共有経路を設定するをクリックする

2 共有経路を選択し、をクリックするSTEP t へ進んでください。

※ 共有経路の選択を中止する場合、をクリックします。

Stepr

クリック

選択した共有経路の詳細経路ステップは、承認経路と回覧経路をまとめて表示します。


ドロップダウンリストで共有経路を選択する

2.6


123

補足

• 別の共有経路を選択するか、専用経路を作成すると申請経路の設定が上書きされます。 • 共有経路は、「経路一覧」画面から編集します。「経路を編集する」→P.84

■専用経路を設定するここでは、申請フォームの作成時に専用経路を作成する方法を説明します。

● 専用経路を設定する

専用経路の経路情報を設定します。

1 「申請フォームの詳細」画面で、専用経路を設定するをクリックする

2 必要な項目を設定する共有経路を追加する場合と同じように、経路情報を設定します。

「共有経路を追加する」→P.72


※ 専用経路の設定を中止する場合、をクリックします。

クリック


2.6

124

● 専用経路の各種設定をする

承認経路／回覧経路のそれぞれで、必要に応じて経路ステップと初期値を設定します。設定方法は共有経路の場合と同じです。

1 「申請フォームの詳細」画面の「承認経路」／「回覧経路」欄で、必要な項目

を設定する

承認経路を設定する「経路ステップを追加する」→ P.74「経路ステップに初期値を設定する」→ P.76

回覧経路を設定する「経路ステップを追加する」→ P.81「経路ステップに初期値を設定する」→ P.82

2.6


125

経路分岐を設定する

申請フォームの各項目で申請者が入力した特定の条件により、設定された経路の一部の経路ステップを省略し、経路を分岐できます。経路の分岐が必要なければ、設定する必要はありません。STEP yへ進んでください。

● 専用経路／共有経路のいずれも、経路分岐を設定できます。ただし、申請フォームに「数値」「ラジオボタン」「チェックボックス」「自動計算」のいずれかの項目が設定されている必要があります。また、経路全体で複数の経路ステップが必要です。

●「ラジオボタン」の場合、1つ以上の「ラジオ項目」が必要です。

■経路分岐情報を設定する申請フォーム上のどの項目が分岐の条件となるかを設定します。複数の項目を分岐の条件とすることはできません。

1 「申請フォームの詳細」画面の「経路の分岐情報」欄で、設定するをクリッ

クする

Stept

クリック


2.6

126

2 必要な項目を設定し、をクリックする

※ 経路分岐の設定を中止する場合、をクリックします。

補足

• 経路分岐情報を共有することはできません。共有経路を使用した場合も、必要に応じて申請フォームごとに経路分岐の設定が必要になります。

• 経路分岐情報は、後から編集できません。設定を間違った場合は、一度削除してから、新たに経路分岐情報を設定してください。「経路分岐を削除する」→P.151

分岐項目を選択します。設定後、クリック

項目タイプを選択します。「項目タイプ」を選択すると、申請フォームに使用されている該当項目の項目名が「分岐項目」に表示されます。

2.6


127

■経路分岐条件を設定する「経路分岐情報」で選択した項目による分岐の条件と、その分岐の内容を設定します。

● 設定した経路分岐条件は一覧の上から順に適用されます。

1 「申請フォームの詳細」画面の「経路分岐条件一覧」欄で、追加するをクリッ

クする


「＃」が付いている項目は数値を入力してください。

※ 分岐条件の追加を中止する場合、をクリックします。

クリック

経路分岐名を入力します。



分岐条件を設定します。条件は選択した項目タイプによって異なります。「分岐条件について」→P.128

承認経路→回覧経路の順に設定したすべての経路ステップが表示されます。省略する対象からチェックを外し、経路分岐を設定します。


2.6

128

● 分岐条件について

分岐条件は、項目タイプによって異なります。

項目タイプが「数値」／「自動計算」.......申請者が入力した値、または申請フォーム上で計算された値と、ここで入力した値との比較で分岐条件を設定します。

項目タイプが「ラジオボタン」...................申請者がラジオボタンで選択した選択肢と、ここで設定した選択肢との比較で分岐条件を設定します。

項目タイプが「チェックボックス」...........申請者がチェックボックスにチェックを入れたかどうかで分岐条件を設定します。

「数値」／「自動計算」項目に設定した項目名

比較する数値を入力

「ラジオボタン」項目に設定した項目名

「ラジオボタン」項目に設定した選択肢を選択

「チェックボックス」項目に設定した項目名

2.6


129


仮の申請者を設定して、経路の表示を確認します。

1 「申請フォームの詳細」画面で、経路のプレビューをクリックする

2 組織を選択し、プレビューするユーザーを選択する別ウィンドウで「申請経路のプレビュー｣画面が表示されます。

Stepy

クリック

組織を選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26

プレビューするユーザーをクリック


2.6

130

3 「申請経路のプレビュー」画面を確認する確認後、閉じるをクリックして画面を閉じます。

補足

• 経路の初期値に上長選択を設定した場合、経路ステップの処理者として、手順2で選択したユーザーの上長が表示されます。

経路名が表示されます。

承認経路→回覧経路の順に設定したすべての経路ステップが表示されます。

各経路ステップで設定した初期値が表示されます。省略）の設定を選択した場合は（省略）が表示さ

れます。

2.6


131

申請フォームを有効にする

申請フォームは、作成後に公開してはじめてユーザーが利用できる状態になります。

1 「申請フォームの詳細」画面で、有効にするをクリックする


※ 申請フォームを有効にしない場合、をクリックします。

注意

● 経路が設定されていない場合、申請フォームを有効にできません。

補足

• 申請フォームを有効にすると、「申請フォームの詳細」画面の有効にするが無効にするに変わります。無効にするをクリックすると、有効になった申請フォームを無効に変更できます。

•「申請データの一覧」画面では、「無効」状態の申請フォームは申請フォーム名の後に［無効］と表示されます。「申請データを管理する」→P.168

Stepu

クリック


2.6

132

2.6.2 申請フォームを編集する

申請フォームを編集します。

● 運用上のトラブルを防ぐため、編集前に申請フォームを無効にしてください。「申請フォームを有効にする」→P.131

● ユーザーが申請フォームを使って申請した「申請データ」は、申請フォームごとに管理されます。申請フォームの編集の前後で内容が異なる場合にも、申請データは同じ申請フォームを使用して申請したものとして分類されます。

補足

• 申請フォームを編集した場合、以下の申請データに編集後の申請フォームが適用されます。・下書きから作成する申請データ・取り戻し後に作成する申請データ・再利用して作成する申請データ

• 申請フォームを編集しても、以下の申請データでは適用されず、編集前の申請フォームが適用されます。・進行中の申請データ・差し戻された申請データ

1 「申請フォームの一覧」画面で、カテゴリを選択し、編集する申請フォームを

選択する


一覧から申請フォームをクリック

2.6


133

2 必要な項目を編集する

「申請フォーム情報を変更する」→ P.135

「項目の詳細を確認／変更する」→ P.142「申請項目の詳細を確認して削除する」→ P.146


「申請番号を設定する」→ P.137

「申請フォームにアイコンを設定する」→ P.136

「申請番号を初期化する」→ P.139

「項目一覧の順番を変更する」→ P.141

「申請項目を一括削除する」→ P.147

「申請項目を選択して削除する」→ P.145「項目をコピーする」→P.144「専用経路を共有する」→ P.148

「経路情報を変更する」→ P.87

「経路ステップの順番を変更する」→ P.88「経路ステップの詳細を確認／変更する」→ P.89「経路ステップに初期値を設定する」→ P.76、P.82「初期値を選択して削除する」→ P.90「初期値を一括削除する」→ P.91「経路ステップを選択して削除する」→ P.92「経路ステップの詳細を確認して削除する」→P.93

「経路分岐条件の順番を変更する」→ P.149「経路分岐条件の詳細を確認／変更する」→ P.149「経路分岐条件を選択して削除する」→ P.150「経路分岐条件の詳細を確認して削除する」→ P.150

「経路分岐を削除する」→ P.151

「項目一覧に空行を追加する」→ P.140


2.6

134

■管理者用メモを変更する申請フォームの管理者用メモを入力／変更します。

1 「申請フォームの詳細」画面で、「管理者用メモ」欄の変更するをクリック

する

2 メモを入力し、をクリックする※ 管理者用メモの変更を中止する場合、をクリックします。

クリック

2.6


135

■申請フォーム情報を変更する申請フォームの名称や申請フォームコードなどの基本的な情報を変更します。

1 「申請フォームの詳細」画面で、「申請フォーム情報」欄の変更するをクリッ

クする

2 必要な項目を変更し、をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。

※ 申請フォーム情報の変更を中止する場合、をクリックします。

クリック


2.6

136

■申請フォームにアイコンを設定するユーザー画面や「申請フォームの一覧」画面で表示されるアイコンを設定します。

アイコンは標準アイコンのほか、11種類用意されています。

また、任意の画像ファイルのURL を指定してアイコンに使用できます。

● この操作は必ず行う必要はありません。何も設定しない場合、「標準」のアイコンが設定されます。

1 「申請フォームの詳細」画面で、「申請フォーム情報」欄のアイコンを設定

するをクリックする

2 必要な項目を変更し、をクリックする

※ アイコンの設定を中止する場合、をクリックします。

クリック

アイコンを選択する

Web サーバーにある画像を設定する場合、画像のURL を入力する


2.6


137

■申請番号を設定する申請フォームを使用して作成された申請データに付ける申請番号の形式と書式を設定します。何も設定しない場合、「全申請フォームで共通の申請番号を使用する」設定になります。申請データには、申請された順に１から始まる連続した番号が付けられます。

1 「申請フォームの詳細」画面で、「申請フォーム情報」欄の申請番号を設定


2 必要な項目を変更し、をクリックする

※ 申請番号の設定を中止する場合、をクリックします。

クリック

使用したフォームに関係なく、申請順に番号を付けます。

使用した申請フォームごとに、申請順に番号を付けます。


申請に番号を付けません。

申請番号の書式を設定する「申請番号の書式について」→ P.138


2.6

138

● 申請番号の書式について

申請番号を「申請フォームごとの申請番号を使用する」に設定している場合、以下のキーワードを使用して申請番号の書式を設定できます。キーワードは半角で入力します。「%SN%」が設定されていないと、連番が表示されませんのでご注意ください。

%SN%.....................連番を設定します。

%YYYY% ...............西暦を 4桁で設定します。

%YY% .....................西暦の下2桁を設定します。

%MM% ................... 月を設定します。

%DD% .................... 日を設定します。

補足

•「申請番号の年次切替」が設定されていると、「%YYYY%」や「%YY%」には、年度が設定されます。「申請番号を切り替える日時を設定する」→P.54

• 申請番号の連番の最大値は2147483647 です。最大値を超えた場合は、最終申請番号に「0」が設定され、申請番号が1からの連番になります。

設定の例申請番号の例

A-%SN% A-1、A-2、A-3…

設定の例申請番号の例（2006年の場合）

%YYYY%-%SN%

2006-1、2006-2、2006-3…

設定の例申請番号の例（2006年の場合）

%YY%-%SN% 06-1、06-2、06-3…

設定の例申請番号の例（2006年5月の場合）

%YY%-%MM%-%SN%

06-5-1、06-5-2、06-5-3…

設定の例申請番号の例（2006年 5月 15日の場合）

%YY%%MM%%DD%-%SN%

06515-1、06515-2、06515-3…

2.6


139

● 申請番号を初期化する

申請番号を「申請フォームごとの申請番号を使用する」に設定している場合、「申請フォームの詳細」画面で申請番号を初期化できます。また、初期化の際に申請番号の初期値を指定できます。

1 「申請フォームの詳細」画面で、をクリックする

2 新しい申請番号の初期値を設定し、をクリックする

※ 申請番号の初期化を中止する場合、をクリックします。 3 をクリックする

※ 申請番号の初期化を中止する場合、をクリックします。

補足

• 申請番号の設定で、「全申請フォームで共通の申請番号を使用する」を設定している場合、申請番号を初期化できません。

クリック

最終申請番号の連番のみが表示されます。

新しい申請番号の初期値を入力する

入力後、クリック


2.6

140

■項目一覧に空行を追加する項目一覧に空行を追加し、申請フォームの表示を見やすく編集できます。この操作は、必ず行う必要はありません。追加した空行は、項目一覧の一番下に表示され、項目と同様に順番を変更できます。空行を追加すると、申請フォームの上下の項目の間に１行分のスペースが設定されます。

「項目一覧の順番を変更する」→P.141

1 「申請フォームの詳細」画面で、「申請フォームの項目一覧」の空行を追加


2 をクリックする※ 空行の追加を中止する場合、をクリックします。

クリック

2.6


141

■項目一覧の順番を変更する項目一覧の順番を変更します。

● 一覧の表示順だけでなく、申請フォームでも項目の順番が変更されます。

●「標題」項目は順番を変更できません。

1 「申請フォームの詳細」画面で、「申請フォームの項目一覧」欄の順番変更




クリック


2.6

142

■項目の詳細を確認／変更する

1 「申請フォームの詳細」画面で、詳細を確認／変更する項目を選択する

2 「項目の詳細」画面で、変更するをクリックする 3 必要な項目を設定し、をクリックする


※ 項目の詳細の変更を中止する場合、をクリックします。

● 項目にアクセス権を設定する

申請者や、申請経路の経路ステップごとに、項目に入力した値の変更を許可するかどうかを設定できます。設定できる項目タイプは、「文字列（1 行）」「文字列（複数行）」「日付」「ファイル」です。

「項目タイプについて」→P.106

1 「申請フォームの詳細」画面の「申請フォームの項目一覧」欄で、項目にア

クセス権を設定するをクリックする

詳細を確認／変更する項目をクリック

クリック

2.6


143

2 変更をクリックする

3 必要な項目を設定し、をクリックする

※ アクセス権の設定を中止する場合、をクリックします。

補足

• 項目のアクセス権は承認経路に対してのみ設定できます。承認経路が設定されていない場合、項目にアクセス権を設定するは使用できません。

•「ファイル添付」項目タイプが「必須項目」に設定されている場合、アクセス権が設定された経路ステップのユーザーは、ファイルを添付する必要があります。ただし、すでにひとつでもファイルが添付されていれば、添付ファイルを追加しなくてもエラーにはなりません。

• 異なるアクセス権を設定した複数の経路ステップに同一のユーザーが設定されていた場合、表示する一覧画面によって、そのユーザーに適用されるアクセス権が異なります。・送信一覧：申請者のアクセス権・結果一覧：申請者のアクセス権・受信一覧：現在の経路までで、最も近い経路ステップのアクセス権・未処理一覧：現在の経路ステップのアクセス権・代理承認一覧：現在の経路ステップのアクセス権・承認予定一覧：所属する承認経路ステップのうち、最終承認に最も近い経路ステップのア

クセス権・公開一覧：アクセス権は適用されません。

クリック

入力した値の変更やファイル添付を許可する場合、チェックを入れる

入力した値や添付したファイルの閲覧を許可する場合、チェックを入れる



2.6

144

■項目をコピーする申請フォームの項目をコピーして項目一覧に追加します。

● コピーした項目は一覧の一番下に追加されます。

● 項目タイプや詳細の設定はコピー元の項目と同じで、「（コピー元の項目名）のコピー」という項目名が自動的に付けられます。

1 「申請フォームの詳細」画面で、コピーする項目にチェックを入れ、


コピーする対象にチェックを入れる



2.6


145

■申請項目を削除する申請項目を削除します。

●「標題」は削除できません。また、項目一覧には表示されませんが、申請フォームに表示される申請者名も削除できません。

●「経路の分岐情報」に設定されている項目を削除すると、経路分岐の設定も削除されます。

● 申請項目を選択して削除する

申請項目を項目一覧から選択して削除します。

1 「申請フォームの詳細」画面で、削除する項目にチェックを入れ、を

クリックする

2 をクリックする※ 項目の削除を中止する場合、をクリックします。





2.6

146

● 申請項目の詳細を確認して削除する

申請項目の詳細を確認し、削除します。

1 「申請フォームの詳細」画面で、削除する項目を選択する


3 をクリックする※ 項目の削除を中止する場合、をクリックします。

削除する項目をクリック

クリック

2.6


147

● 申請項目を一括削除する

申請項目をすべて削除します。

1 「申請フォームの詳細」画面で、申請フォーム内の項目をすべて削除するを

クリックする

2 をクリックする※ 項目の一括削除を中止する場合、をクリックします。

クリック


2.6

148

■専用経路を共有する「申請フォームの詳細」画面で作成した専用経路を共有し、共有経路に変更します。

● 共有経路から専用経路には変更できません。

1 「申請フォームの詳細」画面で、この経路を共有するをクリックする共有経路を設定しているときは、この経路を共有するは表示されません。

2 をクリックする※ 専用経路の共有を中止する場合、をクリックします。

補足

• 共有経路に変更した専用経路は、専用経路一覧から共有経路一覧に移動します。 • 共有した経路は「経路一覧」画面から編集できます。「経路を編集する」→P.84

• 専用経路の共有は、「経路一覧」からも行えます。「専用経路を共有する」→P.98

専用経路の設定を確認する


2.6


149

■経路分岐条件の順番を変更する複数の経路分岐条件がある場合、順番を変更できます。

● 経路分岐条件は一覧の上から順に適用されます。

1 「申請フォームの詳細」画面で、「経路分岐条件一覧」欄の順番変更するを

クリックする



■経路分岐条件の詳細を確認／変更する経路分岐条件の詳細を確認／変更します。

1 「申請フォームの詳細」画面で、詳細を確認／変更する経路分岐条件を選択する

2 「申請経路ステップの分岐条件の詳細」画面で、変更するをクリックする 3 必要な項目を設定し、をクリックする


※ 経路分岐条件の変更を中止する場合、をクリックします。

クリック

詳細を確認／変更する経路ステップをクリック


2.6

150

■経路分岐条件を削除する経路分岐条件を削除します。

● 経路分岐条件を選択して削除する

経路分岐条件を一覧から選択して削除します。

1 「申請フォームの詳細」画面で、削除する経路分岐条件にチェックを入れ、


2 をクリックする※ 経路分岐条件の削除を中止する場合、をクリックします。

● 経路分岐条件の詳細を確認して削除する

経路分岐条件の詳細を確認し、削除します。

1 「申請フォームの詳細」画面で、削除する経路分岐条件を選択する


3 をクリックする※ 経路分岐条件の削除を中止する場合、をクリックします。




削除する経路分岐条件をクリック

クリック

2.6


151

■経路分岐を削除する経路分岐情報を削除することで、設定した経路分岐を申請フォームから削除します。

1 「申請フォームの詳細」画面で、「経路分岐情報」欄の削除するをクリック

する

2 をクリックする※ 経路分岐の削除を中止する場合、をクリックします。

補足

• 経路分岐情報を削除すると、経路分岐条件もすべて削除されます。

クリック申請フォームを管理する

2.6

152

2.6.3 申請フォーム一覧を管理する

申請フォーム一覧では、区切り線を追加して一覧の表示を整理したり、申請フォームの表示順を変更したりできます。

1 「申請フォームの一覧」画面で、管理するカテゴリを選択し、必要な項目を設

定する

「申請フォーム一覧に区切り線を追加する」→P.153

「カテゴリ内の申請フォームを一括削除する」→P.157

「申請フォームデータのXMLファイルを読み込む」→ P.207

「申請フォームデータをXMLファイルに書き出す」→ P.215

「申請フォーム一覧の表示順を変更する」→ P.153

「申請フォームをコピーする」→ P.154「申請フォームを別のカテゴリに移動する」→ P.155「申請フォームを選択して削除する」→ P.156「申請フォームの詳細を確認して削除する」→ P.157


2.6


153

■申請フォーム一覧に区切り線を追加する申請フォーム一覧に区切り線を追加します。追加した区切り線は、申請フォーム一覧の一番下に追加されます。必要に応じて表示順を変更し、表示を見やすく編集できます。

「申請フォーム一覧の表示順を変更する」→P.153

1 「申請フォームの一覧」画面で、区切り線を追加するをクリックする 2 をクリックする

※ 区切り線の追加を中止する場合、をクリックします。

補足

• ユーザーが申請を行うとき、ユーザー画面に表示される申請フォームの一覧にも同様に区切り線が表示されます。

■申請フォーム一覧の表示順を変更する申請フォーム一覧の表示順を変更します。

1 「申請フォームの一覧」画面で、詳細をクリックする

2 「カテゴリの詳細」画面で、申請フォーム/区切り線を順番変更するをクリッ

クする 3 表示順を変更し、をクリックする

「順番の変更方法」→P.40


クリック

表示順の変更の対象になる申請フォーム


2.6

154

■申請フォームをコピーする作成した申請フォームをコピーします。コピーされた申請フォームは、同じカテゴリの申請フォームの一覧の一番下に追加されます。

コピー元とコピーした申請フォームの内容は以下のとおりです。

● 申請フォーム名と申請フォームコード

「（コピー元の内容）のコピー」と自動的に入力されます。そのままでも使用できますが、必要に応じて編集してください。

● その他の申請フォーム情報／管理者用メモ／申請項目

コピー元と同じ内容です。申請フォームごとの申請番号を使用している場合、同じ書式が入力されていますので、区別するためには編集する必要があります。

● 経路／経路分岐

コピー元で専用経路を使用していた場合、コピーした申請フォームでは経路および経路分岐の設定が削除されます。

コピー元で共有経路を使用していた場合、コピーした申請フォームでは経路および経路分岐の設定がそのままコピーされ、経路分岐名もコピー元と同じになります。

● 有効／無効

コピー元が「有効」で、共有経路を使用していた場合、コピーした申請フォームも「有効」になります。

コピー元が「有効」で、専用経路を使用していた場合、コピーした申請フォームは経路が削除されるため、「無効」になります。

1 「申請フォームの一覧」画面で、コピーする申請フォームにチェックを入れ、



コピーする対象にチェックを入れる


2.6


155

■ 申請フォームを別のカテゴリに移動する申請フォームをほかのカテゴリに移動します。申請フォームを移動すると、申請データも移動先のカテゴリに分類されます。

1 「申請フォームの一覧」画面で、移動する申請フォームを選択する

2 移動するをクリックする

3 移動先のカテゴリを選択し、をクリックする

※ 申請フォームの移動を中止する場合、をクリックします。

移動する申請フォームをクリック

クリック


「カテゴリ検索」→ P.39


2.6


156

■申請フォームを削除する申請フォームを削除します。

● 削除した申請フォームで使用していた専用経路は、「経路一覧」から削除されます。

● 削除した申請フォームで使用していた共有経路は、「経路一覧」にそのまま残ります。

● 削除した申請フォームを使用している申請データは、「状況」に関係なく、削除する前のカテゴリに残ります。この場合、「申請データの一覧」画面では削除された申請フォーム名の後に［削除］と表示されます。申請フォームを削除した後、その申請フォームを使用している申請データをすべて削除すると、すでに削除されている申請フォームの表示も削除されます。

● 申請フォームを選択して削除する

申請フォームを申請フォームの一覧から選択して削除します。

1 「申請フォームの一覧」画面で、削除する申請フォームにチェックを入れ、


2 をクリックする※ 申請フォームの削除を中止する場合、をクリックします。




2.6


157

● 申請フォームの詳細を確認して削除する

申請フォームの詳細を確認し、削除します。

1 「申請フォームの一覧」画面で、削除する申請フォームを選択する

2 詳細を確認し、申請フォーム情報欄の削除するをクリックする

3 をクリックする※ 申請フォームの削除を中止する場合、をクリックします。

● カテゴリ内の申請フォームを一括削除する

カテゴリ内の申請フォームをすべて削除します。

1 「申請フォームの一覧」画面で、カテゴリ内の全申請フォームを削除するを

クリックする 2 をクリックする

※ 申請フォームの一括削除を中止する場合、をクリックします。

削除する申請フォームをクリック

クリック

2.6


158

2.7 カテゴリのアクセス権を管理する作成したカテゴリごとにアクセス権を設定できます。

カテゴリのアクセス権とは、そのカテゴリに含まれる申請フォームに対しての閲覧／使用権限を決めるものです。アクセス権は、以下の要素で構成されます。


順にクリックし、アクセス権の設定をクリックする

「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14 2 アクセス権を設定するカテゴリを選択し、設定するをクリックする

3 「アクセス権の一覧」画面で、追加するをクリックする

アクセス権の要素内　容

対　象「ガルーン 3」で設定した組織／ユーザー／ロールが対象となります。組織／ユーザー／ロールの設定については、『管理者マニュアル』を参照してください。

セキュリティモデル選択した対象に、アクセス権を許可するか制限するかを設定します。


アクセス権を設定するカテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26

選択したカテゴリのアクセス権の設定状況を確認できます。

「カテゴリのセキュリティモデルを設定する」→ P.160

「アクセス権を一括削除する」→ P.163

「アクセス権を選択して削除する」→ P.162

クリック

2.7

カテゴリのアクセス権を管理する

159

4 「アクセス権の追加」画面で、組織／ユーザー／ロールを選択し、を

クリックする

注意

● サブカテゴリの閲覧を許可する場合、そのカテゴリのすべての親カテゴリの閲覧を許可する必要があります。

● （未分類）は、アクセス権設定の対象外です。

「カテゴリにアクセス権を追加する」→ P.161



2.7

160

■カテゴリのセキュリティモデルを設定するカテゴリに新たにアクセス権を設定する場合、はじめにセキュリティモデルを設定します。セキュリティモデルには以下の2種類があります。

1 「アクセス権の一覧」画面で、変更をクリックする

2 セキュリティモデルを選択し、をクリックする

※ セキュリティモデルの変更を中止する場合、をクリックします。 3 をクリックする

※ セキュリティモデルの設定を中止する場合、をクリックします。

注意

● カテゴリのセキュリティモデルを変更すると、アクセス権の対象が初期化されます。セキュリティモデルの変更は内容をよく確認してから行ってください。

セキュリティモデル説　明

GRANT（許可の対象を選択する）：

アクセス権一覧に登録された対象だけが、カテゴリ内の申請フォームの閲覧／使用を許可されます。

REVOKE（制限の対象を選択する）：

アクセス権一覧に登録された対象は、カテゴリ内の申請フォームの閲覧／使用を制限されます。

クリック

セキュリティモデルを選択


2.7


161

■カテゴリにアクセス権を追加するカテゴリごとにアクセス権を追加します。

1 「アクセス権の一覧」の画面で、追加するをクリックする

2 「アクセス権の追加」画面で、組織／ユーザー／ロールを選択し、を

クリックする

クリック



追加する対象を選択する「対象の選択方法」→P.34


2.7

162

■カテゴリのアクセス権を確認するカテゴリに設定されているアクセス権を確認します。

1 「アクセス権の一覧」画面で、設定されているアクセス権を確認する

■アクセス権を選択して削除するカテゴリに設定されているアクセス権を選択して削除します。

1 「アクセス権の一覧」画面で、削除する対象にチェックを入れ、をク

リックする

2 をクリックする※ アクセス権の削除を中止する場合、をクリックします。

設定されているアクセス権の対象／権限を確認する




2.7


163

■アクセス権を一括削除するカテゴリに設定されているアクセス権を一括削除します。

1 「アクセス権の一覧」画面で、すべて削除をクリックする


※ アクセス権の一括削除を中止する場合、をクリックします。

クリック


2.7

164

2.8 カテゴリの運用管理権限を管理するカテゴリごとに組織／ユーザー／ロール単位で運用管理権限を設定します。運用管理権限が与えられたユーザーは、ユーザーの操作画面からカテゴリの追加／削除／アクセス権の設定、申請データや申請フォームの管理が行えます。

● 運用管理について

運用管理者の「ワークフロー」のユーザー画面には、申請データの管理、申請フォームの管理、アクセス権の設定、申請データの公開設定が表示されます。


順にクリックし、運用管理権限の設定をクリックする「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14

2 運用管理権限を設定するカテゴリを選択し、設定するをクリックする

「カテゴリのアクセス権を管理する」→P.158

「申請フォームを管理する」→ P.99

「申請データを管理する」→ P.168

「申請データを公開する」→ P.183


運用管理権限を設定するカテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26

2.8

カテゴリの運用管理権限を管理する

165

3 「運用管理権限の一覧」画面で、必要な項目を設定をする

「運用管理権限を選択して削除する」→ P.167

「運用管理権限を一括削除する」→P.167

「運用管理権限を追加する」→ P.166


2.8

166

■運用管理権限を追加する選択したカテゴリに運用管理権限を追加します。

● （ルート）カテゴリに運用管理者を設定すると、すべてのカテゴリ／サブカテゴリの申請フォームに対し、運用管理権限を持たせることができます。

● （未分類）は、運用管理の対象外です。

1 「運用管理権限の一覧」画面で、追加するをクリックする

2 運用管理権限を持つユーザーを選択し、をクリックする

■運用管理権限を確認するカテゴリに設定されている運用管理権限を確認します。

1 「運用管理権限の一覧」画面で、設定されている運用管理権限を確認する

クリック




設定されている運用管理権限を確認する

2.8


167

■運用管理権限を選択して削除するカテゴリに設定されている運用管理権限を選択して削除します。

1 「運用管理権限の一覧」画面で、削除する対象にチェックを入れて、を

クリックする

2 をクリックする※ 運用管理権限の削除を中止する場合、をクリックします。

■運用管理権限を一括削除するカテゴリに設定されている運用管理権限を一括削除します。

1 「運用管理権限の一覧」画面で、すべて削除をクリックする

2 をクリックする※ 運用管理権限の一括削除を中止する場合、をクリックします。




クリック


2.8

168

2.9 申請データを管理するユーザーが申請したデータを「申請データ」と呼びます。管理者は権限の範囲内で申請データの確認／削除、および経路の変更ができます。


順にクリックし、申請データの管理をクリックする

「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14 2 カテゴリ／組織を選択して申請フォーム別の申請データ一覧を表示し、必要な

項目を設定する

申請データ一覧は、必要に応じて条件を絞り込んで表示したり、申請データを検索して表示したりできます。

補足

• カテゴリを削除した場合、そのカテゴリにある申請フォームを使用した申請データは（未分類）に移動します。

•「申請データの管理」画面では、申請データの元になった申請フォームの状態によって申請フォーム名が以下のように表示されます。・申請フォームが「無効」で、現在ユーザーに公開されていない状態の場合、申請フォー

ム名の後に［無効］と表示されます。・申請フォームがすでに削除されていて、その申請フォームを使用した申請データが存在

する場合、申請フォーム名の後に［削除］と表示されます。

「申請データを検索する」→ P.172

「申請データを選択して削除する」→ P.181

「申請データを手動で書き出す」→ P.217

「一覧を絞り込んで表示する」→P.171

「申請フォームごとに申請データを一括削除する」→ P.182

カテゴリを選択し、カテゴリ内の申請フォームを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26

「一覧表示を並び替える（ソート）」→ P.41

「申請データの詳細を確認する」→ P.174「申請データを印刷する」→ P.177「申請経路を変更する」→P.179「申請データの詳細を確認して削除する」→ P.182

2.9


169

■申請データの状況についてユーザーが申請を行うと、申請データ一覧に申請データとして登録されます。以後、申請データは申請者、承認者、回覧者のそれぞれの処理によって「状況」が変化します。

承認者1申請者

承認者2

最終承認者

・・・

承認

回覧者1

回覧者2

最終回覧者

確認

承認

確認「ワークフロー」は、申請が「完了」したことを各ユーザーに通知します。

「ワークフロー」は、申請が「承認」されたことを各ユーザーに通知します。

取り戻し

却下／差し戻し

・・・

承認経路

回覧経路

申請データ

取り消し

：申請経路

：処理者の操作

：申請者の操作

：通知


2.9

170

● 下書き

申請者が申請データを下書きとして保存している状況です。

申請者が申請すると、申請データの状況は「進行中」に変わります。

● 進行中

申請者が申請したあと、最終承認者が承認するまでの状況です。

承認者が申請を「差し戻し」した場合は、「進行中」のままです。

また、回覧経路のみの申請の場合も、最終回覧者が「確認」するまでは「進行中」になります。

● 承認

最終承認者が承認すると、申請データの状況は「完了」に変わります。ただし、承認経路の後に回覧経路が設定されている場合、状況は回覧が終了するまで「承認」になります。

● 却下

承認者が却下した場合、申請データの状況は「進行中」から「却下」に変わります。却下された場合、そこで経路ステップは終了し、後に続く承認者や回覧者には申請データが通知されません。

● 取消

以下のような場合に、申請データの状況は「進行中」から「取消」に変わります。

・申請者が申請が最初の処理者によって処理される前に「取り戻し」を行った場合

・承認経路を含む経路で、申請者が最終承認者が処理する前に「取り消し」を行った場合

・回覧経路のみの経路で、申請者が最終回覧者が処理する前に「取り消し」を行った場合

● 完了

経路ステップのすべてを経て、申請が「完了」した状態です。

2.9


171

2.9.1 目的の申請データを表示する

申請データ一覧は申請フォームごとに表示されます。また、申請データの「状況」で絞り込んだり、申請データを検索して目的の申請データを表示できます。

■一覧を絞り込んで表示する申請フォームごとに表示された申請データの一覧を、更に申請データの状況によって絞り込んで表示します。

1 「申請データの管理」画面で、絞り込みの条件を選択し、をクリック

する


ドロップダウンリストで状況を選択

選択した状況で絞り込んだ結果が表示されます。


2.9

172

■申請データを検索する標題や申請日／申請期間、状況などをキーワードにして申請データを検索します。

●「申請データの管理」画面からの検索では、同じ申請フォームで申請した申請データの中から検索します。ユーザー画面の「ワークフロー（最新一覧）」画面などから検索する場合とは検索範囲が異なりますので、運用管理者はご注意ください。

1 「申請データの管理」画面で、検索する申請データを使用している申請フォー

ムで一覧を表示する検索範囲は、選択した申請フォームで申請したデータです。

2 キーワードを入力し、をクリックする申請番号、標題、状況、申請者など、一覧に表示されている項目をキーワードとして入力します。

検索するキーワードを入力する

入力後、クリック

検索条件を詳細に設定する場合、クリック→手順 4へ

2.9


173

3 検索結果を確認する

4 再検索する場合は、必要な項目を設定し、をクリックする

検索した申請データが表示されます。「申請データの管理」画面と同様に、検索結果からも申請データの詳細を表示できます。「申請データの詳細を確認する」→ P.174「申請データを印刷する」→ P.177「申請経路を変更する」→ P.179「申請データの詳細を確認して削除する」→ P.182

検索結果の表示も並び替えることができます。「一覧表示を並び替える（ソート）」→ P.41

検索結果から申請データを選択して削除できます。「申請データを選択して削除する」→P.181

設定後、クリック→手順3へ戻る

検索するキーワードだけを変更して再検索する場合、キーワードを変更してをクリックする→手順 3へ戻る

キーワードに指定する項目を選択する通常はすべてチェックが入っています。必要に応じてチェックを外してください。

申請日／申請期間を設定する「日付指定カレンダーを使う」→ P.29

キーワードの大文字小文字を区別する場合、チェックを入れる

検索する状況を選択する通常はすべてチェックが入っています。必要に応じてチェックを外してください。

手順１で選択した申請フォームが表示されます。

キーワードを入力する


2.9

174

2.9.2 申請データの詳細を確認する

「申請データの管理」画面や、「申請データの検索」画面で表示されている申請データの一覧から、申請データの詳細を確認します。

1 詳細を確認する申請データの標題をクリックする 2 申請データの詳細を確認する

申請内容が表示されます。

「申請データを印刷する」→P.177

「申請データの詳細を確認して削除する」→ P.182

状況によってアイコンが表示されます。

：次に処理される経路ステップです。

：申請が却下された場合に表示されます。

：申請が差し戻された場合に表示されます。

「経路変更の履歴を確認する」→ P.176

「申請経路を変更する」→ P.179

承認者および回覧者が、申請を処理する際に入力したコメントが表示されます。

2.9


175

補足

•「申請データの詳細」画面の「進行状況」欄は、2通りの表示ができます。

進行状況をすべて表示通常はこの状態で表示されます。

経路ステップ、経路種別のみを表示処理者やコメントの表示を省略して表示します。

クリックすると、処理者／結果／コメントを隠し、経路ステップと種別のみを表示します。

クリックすると、進行状況をすべて表示します。


2.9

176

■経路変更の履歴を確認する経路変更を行ったユーザーや変更の内容などを一覧で確認できます。

「申請経路を変更する」→P.179

1 「申請データの詳細」画面で、経路変更履歴をクリックする

2 経路変更の履歴を確認する

クリック

経路変更を行ったユーザーが入力したコメントが表示されます。

2.9


177

■ 申請データを印刷する

1 「申請データの詳細」画面で、印刷用画面をクリックする

2 文字サイズを選択し、をクリックする

※ 印刷を中止する場合、をクリックします。 3 申請データを印刷する

Webブラウザーの印刷機能を利用して印刷します。

クリック

背景が灰色の領域は印刷されません。

ドロップダウンリストで文字サイズを選択する

ロケールの設定を選択する



2.9

178

補足

• ユーザーのロケール設定を選択すると、ユーザーが使用しているロケールの設定を印刷用画面に適用します。

• 印刷用の設定を選択すると、システム管理者が設定した印刷用のロケールの設定を印刷用画面に適用します。

• ユーザーのタイムゾーンは、印刷用画面の下部に表示されます。

2.9


179

2.9.3 申請経路を変更する

管理者権限で、進行中の経路を変更します。

「一般設定」で経路の変更を許可されていない場合には経路を変更できません。

「経路の変更を許可する」→P.57

1 「申請データの詳細」画面で、経路ステップを選択するすでに終了し結果が表示されている経路ステップは選択できません。が表示されている以降の経路ステップを選択します。

2 「経路ステップの詳細」画面で、変更するをクリックする

クリック


2.9

180

3 設定を変更し、をクリックする

※ 経路の変更を中止する場合、をクリックします。

補足

• 経路変更で（省略）を追加した場合、その経路ステップの処理は省略されます。ただし、承認経路の最終経路ステップは省略できません。

• 経路変更を行うのが最終の経路ステップで、それまでの経路ステップすべてで（省略）が選択されている場合は、最終の経路ステップに（省略）を追加できません。

「処理者や代理人を選択する」→ P.30


経路の変更にあたって、コメントを入力できます。入力したコメントは「経路変更履歴」画面に表示されます。

「ユーザーを選択する」→ P.28


2.9


181

2.9.4 申請データを削除する

管理者が申請データを削除すると、ユーザー画面からもその申請データは削除され、申請者や承認者などのユーザーが参照できなくなります。

● 申請データを削除した場合、「受信一覧」などに送信された通知も削除されます。「「ワークフロー」の画面について」→P.227

■申請データを選択して削除する「申請データの管理」画面や、「申請データの検索」画面で表示されている申請データの一覧から、申請データを選択して削除します。

1 削除する申請データにチェックを入れ、をクリックする

2 をクリックする※ 申請データの削除を中止する場合、をクリックします。





2.9

182

■申請データの詳細を確認して削除する「申請データの管理」画面や、「申請データの検索」画面で表示されている申請データの一覧から、申請データの詳細を確認し、削除します。

1 削除する申請データの標題をクリックする 2 詳細を確認し、削除するをクリックする

3 をクリックする※ 申請データの削除を中止する場合、をクリックします。

■申請フォームごとに申請データを一括削除する申請フォームごとの申請データ一覧をすべて削除します。表示を絞り込んでいても、この方法では申請フォームごとの申請データがすべて削除されます。

検索結果や絞り込んで表示した結果を削除する場合→P.181

1 「申請データの管理」画面で、申請フォームの全データを削除するをクリッ

クする 2 をクリックする

※ 申請データの一括削除を中止する場合、をクリックします。

申請内容や進行状況を確認する


2.9


183

2.9.5 申請データを公開する

申請データの公開とは、公開設定したカテゴリの申請フォームを使用している申請データに対して、申請者や申請経路の処理者以外のユーザーにも、申請内容の閲覧を許可する機能です。

● カテゴリごとに申請データを公開するかどうかを設定できます。

● 公開されるのは処理が完了した申請です。進行中の申請は公開されません。


順にクリックし、申請データの公開設定をクリックする「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14

2 公開設定を設定するカテゴリを選択し、設定するをクリックする

3 「公開設定の一覧」画面で、必要な項目を設定する

アクセス権の要素内　容

対　象「ガルーン 3」で設定した組織／ユーザー／ロールが対象となります。組織／ユーザー／ロールの設定については、『管理者マニュアル』を参照してください。

セキュリティモデル選択した対象に、アクセス権を許可するか制限するかを設定します。


公開設定を設定するカテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26

選択したカテゴリの公開設定の設定状況を確認できます。

「カテゴリのセキュリティモデルを設定する」→ P.160

「公開設定を選択して削除する」→P.188

「公開設定を一括削除する」→ P.188


2.9

184

注意

● 公開設定は、設定したカテゴリのみ有効です。サブカテゴリに公開設定を設定する場合、対象のカテゴリが属するすべての親カテゴリに、同様の公開設定を設定する必要があります。

● 公開した申請データの項目は、アクセス権にかかわらずすべて閲覧できます。項目にアクセス権を設定している場合は、その項目を公開してもよいかどうか確認してください。

● （未分類）は、公開設定の対象外です。

2.9


185

■カテゴリのセキュリティモデルを設定するカテゴリに新たに公開設定を設定する場合、はじめにセキュリティモデルを設定します。セキュリティモデルには以下の2種類があります。

1 「公開設定の一覧」画面で、変更をクリックする

2 セキュリティモデルを選択し、をクリックする

※ セキュリティモデルの変更を中止する場合、をクリックします。 3 をクリックする

※ セキュリティモデルの設定を中止する場合、をクリックします。

注意

● カテゴリのセキュリティモデルを変更すると、公開設定の対象が初期化されます。セキュリティモデルの変更は内容をよく確認してから行ってください。

セキュリティモデル説　明

GRANT（許可の対象を選択する）：

公開設定一覧に登録された対象だけが、カテゴリ内の申請フォームを使用している申請データの閲覧を許可されます。

REVOKE（制限の対象を選択する）：

公開設定一覧に登録された対象は、カテゴリ内の申請フォームを使用している申請データの閲覧を制限されます。

クリック


セキュリティモデルを選択


2.9

186

■カテゴリに公開設定を追加するカテゴリごとに公開設定を追加します。

1 「公開設定の一覧」画面で、追加するをクリックする

2 「公開先の追加」画面で、組織／ユーザー／ロールを設定し、をク

リックする

クリック




2.9


187

■カテゴリの公開設定を確認するカテゴリに設定されている公開設定を確認します。

1 「公開設定の一覧」画面で、設定されている公開設定を確認する

設定されている公開設定の対象／権限を確認する


2.9

188

■公開設定を選択して削除するカテゴリに設定されている公開設定を選択して削除します。

1 「公開設定の一覧」画面で、削除する対象にチェックを入れ、をクリッ

クする

2 をクリックする※ 公開設定の削除を中止する場合、をクリックします。

■公開設定を一括削除するカテゴリに設定されている公開設定を一括削除します。

1 「公開設定の一覧」画面で、すべて削除をクリックする

2 をクリックする※ 公開設定の一括削除を中止する場合、をクリックします。




クリック

2.9


189

2.10 代理人を設定するユーザーの代理人を設定できます。1人のユーザーに対して、代理承認者と代理申請者を 1人ずつ設定できます。

● 代理承認者と代理申請者は同一のユーザーを設定できます。

● 代理申請者によって送信された申請データは、委任者も閲覧／取り戻し／取り消し／再利用して申請できます。

● 代理申請や代理承認を行うには、「一般設定」で代理申請や代理承認を許可する必要があります。「代理人による申請／承認を許可する」→P.59


順にクリックし、代理人の設定をクリックする

「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14 2 代理人を設定するユーザーを選択する

3 変更をクリックする


組織の「（トップ）」をクリックすると、代理人を設定している件数が表示されます。

ユーザーが所属する組織を選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→P.26

クリック

代理人を設定する

2.10

190

4 代理申請者と代理承認者を選択し、をクリックする

※ 代理人の変更を中止する場合、をクリックします。

補足

• 代理人を追加／削除しても、代理申請者または代理承認者に設定されたユーザーに対して、通知などは送信されません。


代理申請者や代理承認者を選択する「処理者や代理人を選択する」→ P.30


代理人を設定する

2.10

191

2.11 ファイルで管理するあらかじめ作成した各種設定ファイルを「ワークフロー」上で読み込んで設定したり、運用された申請データを書き出したりできます。

● 利用ユーザー、カテゴリ、アクセス権、代理人の設定データは、CSVファイルの読み込み／書き出しができます。

● 共有経路／申請フォームの設定データはXML ファイルの読み込み／書き出しができます。

● 申請データはCSVファイルの書き出しができます。

CSVファイルを作成するときの注意点

● レコードの区切りである改行コードには、CRLF（Windows ／ MS-DOSの改行コード）またはLF（Linux の改行コード）を使用してください。

● フィールドのデータ中に「,」（カンマ）や LF（ラインフィード、Microsoft Excelのセル中の改行コード）が含まれる場合は、フィールドを「"」（二重引用符）で囲む必要があります。

● フィールド中に「"」を含む場合は、「""」のようにふたつ並べて記述し、さらにフィールド全体を「"」で囲む必要があります。

【例】「・・・,abc"gd,・・・」の表記

・・・,"abc""gd",・・・

ファイルで管理する

2.11

192

2.11.1 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権／代理人データのCSVファイルを読み込む

「ワークフロー」の利用ユーザーデータ／カテゴリデータ／アクセス権データ／代理申請者データ／代理承認者データのCSVファイルを読み込みます。


順にクリックし、 CSVファイルからの読み込みをクリックする「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14

2 読み込む項目をクリックする

補足

• 試用期間中は、利用ユーザーの読み込みは表示されません。

「利用ユーザーデータのCSVファイルを読み込む」→P.193

「カテゴリデータの CSV ファイルを読み込む」→ P.195

「カテゴリ名データの CSVファイルを読み込む」→ P.197

「代理承認者データの CSVファイルを読み込む」→ P.204

「アクセス権データのCSV ファイルを読み込む」→ P.199

「代理申請者データの CSV ファイルを読み込む」→P.202

2.11


193

■利用ユーザーデータの CSVファイルを読み込む利用ユーザーデータのCSVファイルを読み込みます。

「利用ユーザーデータのCSVファイルについて」→P.194

● すでに利用ユーザーが設定されている環境で、利用ユーザーデータのCSV ファイルを読み込むと、既存のデータを削除してから CSVファイルのデータを読み込みます。

● CSV ファイルの読み込み中にエラーが発生した場合、読み込みが中止され、途中まで読み込まれた内容は反映されません。

1 「CSVファイルからの読み込み」画面で、利用ユーザーの読み込みをクリッ

クする 2 読み込む方法を設定し、をクリックする

※ 読み込みを中止する場合、をクリックします。

注意

● 登録されていないログイン名など、不正なログイン名は読み込まれません。

● 同一のログイン名は、最後のログイン名で上書きされます。

CSV ファイルを選択する

文字コードを選択する

CSVファイルの先頭行が項目名の場合は、「はい」を選択する



2.11

194

3 利用ユーザーデータを確認し、をクリックする

※ 読み込みを中止する場合、をクリックします。前の画面に戻る場合は、をクリックします。

利用ユーザーデータのCSVファイルについて

利用ユーザーのデータをCSVファイルで管理できます。

● CSVファイルの作成にあたっては、「CSV ファイルを作成するときの注意点」（P.191）を参照してください。

● 利用ユーザーデータのCSV ファイルのフォーマット

利用ユーザーデータを確認する


ログイン名 ,「ケータイ」の利用権限

※ 使用できる文字コードは、シフト JIS ／ UTF-8のいずれかです。

項　目フィールド長備　考

ログイン名 100文字「ガルーン 3」におけるログイン名と同じである必要があります。

「ケータイ」の利用権限

－「ケータイ」の利用権限がある場合「1」を記述します。「ワークフロー」の利用権限のみがある場合、空欄にします。

2.11


195

■カテゴリデータの CSVファイルを読み込むカテゴリデータのCSVファイルを読み込みます。

CSVファイルに記述されている内容で、カテゴリのデータを追加または変更します。

「カテゴリデータのCSVファイルについて」→P.196


1 「CSVファイルからの読み込み」画面で、カテゴリの読み込みをクリックす

る 2 読み込む方法を設定し、をクリックする

※ 読み込みを中止する場合、をクリックします。 3 カテゴリデータを確認し、をクリックする




CSV ファイルの先頭行が項目名の場合は、「はい」を選択する


カテゴリデータを確認する



2.11

196

カテゴリデータのCSVファイルについて

カテゴリのデータをCSVファイルで管理できます。


● カテゴリデータのCSV ファイルのフォーマット

親カテゴリコード , カテゴリコード , カテゴリ名, メモ

※ 使用できる文字コードは、次のとおりです。

・ユニコード（UTF-8）

・日本語（シフト JIS）

・ASCII

・Latin1（ISO-8859-1）

・簡体字中国語（GB2312）

・タイ語（TIS-620）


親カテゴリコード

100文字（ルート）に配置するカテゴリは、「ROOT_CATEGORY」と記述します。

カテゴリコード

100文字－

カテゴリ名 100文字－

メモ 65535文字1バイト文字で最大 65535文字を記述できます。使用する文字のバイト数によって、記述できる文字数が異なります。

2.11


197

■カテゴリ名データの CSVファイルを読み込むカテゴリ名データのCSVファイルを読み込みます。

「カテゴリ名データのCSVファイルについて」→P.198


1 「CSV ファイルからの読み込み」画面で、カテゴリ名の読み込みをクリッ

クする 2 読み込む方法を設定し、をクリックする

※読み込みを中止する場合、をクリックします。

3 カテゴリ名データを確認し、をクリックする







カテゴリ名データを確認する


2.11

198

カテゴリ名データのCSVファイルについて

カテゴリ名をCSVファイルで管理できます。

● CSV ファイルの作成にあたっては、「CSV ファイルを作成するときの注意点」（P.191）を参照してください。

● カテゴリデータのCSV ファイルのフォーマット

カテゴリコード , 言語コード , カテゴリ名




・ASCII




項目名フィールド長

カテゴリーコード 100 文字

言語コード－

カテゴリ名 100 文字

2.11


199

■アクセス権データの CSVファイルを読み込むアクセス権データのCSVファイルを読み込みます。

CSVファイルに記述されている組織／ユーザー／ロールのアクセス権データを、追加または変更します。

「アクセス権データのCSVファイルについて」→P.200

● アクセス権データの CSV ファイルに記述されているカテゴリが登録されている必要があります。カテゴリが登録されていない場合は、エラーになりますのでご注意ください。


● セキュリティモデルが変更された場合、アクセス権の対象は初期化されます。

1 「CSVファイルからの読み込み」画面で、アクセス権の読み込みをクリック

する 2 読み込む方法を設定し、をクリックする

※ 読み込みを中止する場合、をクリックします。 3 アクセス権データを確認し、をクリックする

既存のアクセス権データとの差分を読み込みます。




CSV ファイルの先頭行が項目名の場合は、「はい」を選択する設定後、クリック

アクセス権データを確認する



2.11

200

アクセス権データのCSVファイルについて

アクセス権のデータをCSVファイルで管理できます。


● アクセス権データのCSV ファイルのフォーマット

カテゴリコード , 設定項目 , 設定値, 設定対象

※ アクセス権データのCSV ファイルは以下のように、設定されているセキュリティモデルと設定されているアクセス権を複数の行で記述します。

1行目：カテゴリコード , 設定項目 , 設定値（セキュリティモードの記述）

2行目以降：カテゴリコード , 設定項目 , 設定値 , 設定対象（アクセス権の記述）

1行目

2行目以降




・ASCII






100文字（ルート）に配置するカテゴリは、「ROOT_CATEGORY」と記述します。

設定項目－ security_model と記述します。

設定値－revoke（制限の対象を選択する）またはgrant（許可の対象を選択する）で指定します。



100文字－

設定項目－アクセス権の対象を user（ユーザー）／group（組織）／ dynamic_role（動的ロール）／ static_role（静的ロール）で記述します。

設定値－REVOKE の場合は何も記述しません。GRANT の場合は「B」を記述します。

設定対象 100文字組織／ユーザー／ロールのコードを記述します。

2.11


201

※ dynamic_role（動的ロール）はシステムに組み込まれているロールで、ログインした場合などに付与されます。

static_role（静的ロール）はロールの設定画面で設定するロールで、初期設定では「（Administrators）」が用意されています。

※ アクセス権については、『管理者マニュアル』の「アクセス権について」を参照してください。フ

ァイルで管理する

2.11

202

■代理申請者データの CSVファイルを読み込む代理申請者データのCSVファイルを読み込みます。

「代理申請者データのCSVファイルについて」→P.203

● 代理申請者データの CSVファイルに記述されているログイン名、代理申請者ログイン名は、あらかじめ「ガルーン3」のユーザー情報に登録されている必要があります。対象のユーザーが登録されていない場合は、エラーになりますのでご注意ください。


1 「CSVファイルからの読み込み」画面で、代理申請者の読み込みをクリック



補足

• 複数のログイン名に対して、同一の代理申請者ログイン名を登録できます。





2.11


203

3 代理申請者データを確認し、をクリックする


代理申請者データのCSVファイルについて

代理申請者のデータをCSVファイルで管理できます。


● 代理申請者データのCSV ファイルのフォーマット

代理申請者データを確認する


ログイン名 ,代理申請者ログイン名




・ASCII






代理申請者ログイン名

100文字「ガルーン 3」におけるログイン名と同じである必要があります。


2.11

204

■代理承認者データの CSVファイルを読み込む代理承認者データのCSVファイルを読み込みます。

「代理承認者データのCSVファイルについて」→P.205

● 代理承認者データの CSVファイルに記述されているログイン名、代理承認者ログイン名は、あらかじめ「ガルーン3」のユーザー情報に登録されている必要があります。対象のユーザーが登録されていない場合は、エラーになりますのでご注意ください。


1 「CSVファイルからの読み込み」画面で、代理承認者の読み込みをクリック



補足

• 複数のログイン名に対して、同一の代理承認者ログイン名を登録できます。





2.11


205

3 代理承認者データを確認し、をクリックする


代理承認者データのCSVファイルについて

代理承認者のデータをCSVファイルで管理できます。


● 代理承認者データのCSV ファイルのフォーマット

代理承認者データを確認する


ログイン名 ,代理承認者ログイン名




・ASCII






代理承認者ログイン名

100文字「ガルーン 3」におけるログイン名と同じである必要があります。


2.11

206

2.11.2 共有経路／申請フォームデータのXMLファイルを読み込む

共有経路データ／申請フォームデータのXML ファイルを読み込みます。

注意

● XML ファイルの編集は推奨されていません。

■共有経路データの XMLファイルを読み込む共有経路データのXML ファイルを読み込みます。

● 共有経路一覧に読み込むデータと経路コードが重複する経路がある場合、読み込むデータの内容で上書きされます。

● 専用経路一覧に読み込むデータと経路コードが重複する経路がある場合、エラーになります。読み込みは中止され、経路コードが重複しないものが含まれていても、データは読み込まれません。

● 既存の共有経路を上書きする場合、上書きした共有経路を使用している申請フォームについて、以下の項目で制限があります。読み込み後、再度設定してください。

・経路分岐で設定した分岐条件

　すべての経路ステップにチェックが入った状態（経路を省略せず、もとの申請経路のままの状態）で読み込まれます。

・項目のアクセス権

　経路ステップごとのアクセス権は、すべての経路に対して「閲覧」のみにチェックが入った（閲覧のみ許可された）状態で読み込まれます。申請者のアクセス権設定は正常に読み込まれます。


順にクリックし、経路一覧をクリックする「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14

2 「経路一覧」画面で、 XML ファイルから読み込むをクリックする 3 XMLファイルを選択し、をクリックする


XMLファイルを選択する


2.11


207

補足

• 読み込みができるのは、共有経路一覧が表示されているときのみです。専用経路が表示されている場合は、タブで共有経路一覧の表示に切り替えてください。

■申請フォームデータの XMLファイルを読み込む選択したカテゴリに申請フォームデータのXML ファイルを読み込みます。

● 選択したカテゴリに、読み込むデータと申請フォームコードが重複する申請フォームがある場合、読み込むデータの内容で上書きされます。

● 選択したカテゴリ以外のいずれかのカテゴリ（（未分類）を含みます）に読み込むデータと申請フォームコードが重複する申請フォームがある場合、エラーになります。読み込みは中止され、申請フォームコードが重複しないものが含まれていても、データは読み込まれません。

● 読み込むデータ内で使用している共有経路が存在しない場合、エラーになり、申請フォームデータは読み込まれません。申請フォームデータを読み込む前に共有経路を確認してください。

● 共有経路を使用した申請フォームを XML ファイルから読み込んだ場合、以下の項目で制限があります。読み込み後、再度設定してください。なお、専用経路を使用している場合は、これらの項目が正常に読み込まれます。

・経路分岐で設定した分岐条件

　すべての経路ステップにチェックが入った状態（経路を省略せず、もとの申請経路のままの状態）で読み込まれます。



「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14


2.11

208

2 申請フォームデータを読み込むカテゴリを選択し、 XMLファイルから読み

込むをクリックする

3 XMLファイルを選択し、をクリックする


クリック

申請フォームデータを読み込むカテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26


XMLファイルを選択する

2.11


209

2.11.3 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権／代理人データをCSVファイルに書き出す

利用ユーザーデータ／カテゴリデータ／アクセス権データ／代理申請者データ／代理承認者データをCSVファイルに書き出します。


順にクリックし、 CSVファイルへの書き出しをクリックする「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14

2 書き出す項目をクリックする

補足

• 試用期間中は、利用ユーザーの書き出しは表示されません。

「利用ユーザーデータをCSV ファイルに書き出す」→ P.210

「カテゴリデータを CSV ファイルに書き出す」→P.210

「カテゴリデータ名を CSV ファイルに書き出す」→ P.211

「アクセス権データを CSV ファイルに書き出す」→ P.212

「代理承認者データを CSVファイルに書き出す」→ P.213

「代理申請者データを CSVファイルに書き出す」→ P.212


2.11

210

■利用ユーザーデータを CSVファイルに書き出す利用ユーザーデータをCSVファイルに書き出します。

「利用ユーザーデータのCSVファイルについて」→P.194

1 「CSVファイルへの書き出し」画面で、利用ユーザーの書き出しをクリック

する 2 書き出す方法を設定し、をクリックする

※ 書き出しを中止する場合、をクリックします。 3 ファイルを保存する

Webブラウザーでファイルを保存する操作を行ってください。

■カテゴリデータを CSVファイルに書き出すカテゴリデータをCSVファイルに書き出します。

「カテゴリデータのCSVファイルについて」→P.196

1 「CSVファイルへの書き出し」画面で、カテゴリの書き出しをクリックする 2 書き出す方法を設定し、をクリックする





CSV ファイルの先頭行に項目名を書き出す場合は、「はい」を選択する




2.11


211

■カテゴリデータ名を CSVファイルに書き出すカテゴリ名をCSV ファイルに書き出します。

「カテゴリ名データのCSVファイルについて」→P.198

1 「CSV ファイルへの書き出し」画面で、カテゴリ名の書き出しをクリック

する 2 書き出す方法を設定し、をクリックする

※書き出しを中止する場合、をクリックします。

3 ファイルを保存するWebブラウザーでファイルを保存する操作を行ってください。




書き出す言語を選択する


2.11

212

■アクセス権データを CSVファイルに書き出すアクセス権データをCSVファイルに書き出します。

「アクセス権データのCSVファイルについて」→P.200

1 「CSVファイルへの書き出し」画面で、アクセス権の書き出しをクリックす

る 2 書き出す方法を設定し、をクリックする



■代理申請者データを CSVファイルに書き出す代理申請者データをCSVファイルに書き出します。

「代理申請者データのCSVファイルについて」→P.203

1 「CSVファイルへの書き出し」画面で、代理申請者の書き出しをクリックす










2.11


213

■代理承認者データを CSVファイルに書き出す代理承認者データをCSVファイルに書き出します。

「代理承認者データのCSVファイルについて」→P.205

1 「CSVファイルへの書き出し」画面で、代理承認者の書き出しをクリックす








2.11

214

2.11.4 共有経路／申請フォームデータをXMLファイルに書き出す

共有経路データ／申請フォームデータをXML ファイルに書き出します。

注意

● 書き出した XML ファイルは編集しないでください。XML データの書き出しは、バックアップに使用することを推奨します。

■共有経路データを XMLファイルに書き出す共有経路データをXML ファイルに書き出します。


順にクリックし、経路一覧をクリックする「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14

2 「経路一覧」画面で、［共有経路］のタブをクリックし、 XML ファイル

へ書き出すをクリックする 3 をクリックする



2.11


215

■申請フォームデータを XMLファイルに書き出す申請フォームデータをカテゴリごとにXML ファイルに書き出します。


順にクリックし、申請フォームの一覧をクリックする「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14

2 申請フォームデータを書き出すカテゴリを選択し、 XMLファイルへ書き出

すをクリックする




クリック

申請フォームデータを書き出すカテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26


2.11

216

2.11.5 申請データをCSVファイルに書き出す

申請データをCSVファイルに書き出します。

「申請データのCSVファイルについて」→P.219

書き出し方法には、以下の2種類があります。

● 自動書き出し ..............申請ごとに、最終承認後、自動的に書き出します。

● 手動書き出し ..............申請フォームごとに、あるいは申請日などで条件を絞り込み、複数の申請データをひとつのファイルにまとめて書き出します。「申請データを手動で書き出す」→P.217

■申請データの自動書き出しについて申請フォームの作成時に「申請データの自動書き出し」を設定できます。

「申請フォームを追加する」→P.102

「申請データの自動書き出し」を設定すると、以下のように最終承認後の申請データが1件ずつ保存されます。

● 保存先 ....................Windows で、既定のインストール識別子でインストールした場合（インストールディレクトリ）¥mysql-5.0¥files¥cbgrn¥workflow¥" 設定したディレクトリ名"

Linux で、既定のインストール識別子でインストールした場合（インストールディレクトリ）/mysql-5.0/files/cbgrn/workflow/" 設定したディレクトリ名 "

● 保存ファイル名 .....（内部 ID）.csv

2.11


217

■申請データを手動で書き出す申請データ一覧から申請データを手動でCSV ファイルに書き出します。

申請データは使用している申請フォームごとに書き出します。また、書き出すデータを申請日時などの条件で絞り込めます。


順にクリックし、申請データの管理をクリックする「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14

2 申請データを書き出す申請フォームを選択し、 CSVファイルへ書き出すを

クリックする


カテゴリを選択し、申請データを書き出す申請フォームを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26


2.11

218

3 絞り込み条件と書き出す方法を設定し、をクリックする同じ申請フォームで作成された申請データから、更に条件を絞り込み、書き出す申請データを選択します。



補足

• CSVファイルを出力する前に申請番号などの条件で申請データを絞り込んだ結果を確認する場合は、「申請データの検索」画面で同じ絞り込み条件で検索します。「申請データを検索する」→P.172

標題で絞り込む場合に入力します。

申請者で絞り込む場合に入力します。

申請番号で絞り込む場合に入力します。

状況で絞り込む場合に、必要に応じてチェックを外します。1つ以上の状況にチェックが入っている必要があります。

申請日／申請期間を絞り込みます。「日付指定カレンダーを使う」→ P.29




申請者のログイン名を書き出すかどうかを選択する

2.11


219

申請データのCSVファイルについて

申請データをCSVファイルで管理できます。

● 申請データの書き出しの目的は、申請業務の記録です。そのため、ファイルの書き出しのみに対応しています。作成したファイルを読み込むことはできません。

● 自動書き出しの場合と、手動書き出しの場合で、CSVファイルのフォーマットが異なります。

● 申請データのCSV ファイルのフォーマット（手動書き出しの場合）

申請データは1行で1つの申請を記述します。

はじめに申請フォームや申請番号などの概要を、以降に各経路ステップでの詳細を記述しています。

申請フォーム情報

経路情報

番号 , 申請者名 , 申請日時, 申請フォーム名, 標題 , 状況 , 項目名 1, 項目値 1,項目名 2, 項目値 2, ･･･

経路ステップ名 , ユーザー名 1, 結果 1, コメント 1, 処理日時 1, ユーザー名2,結果 2, コメント 2, 処理日時 2, ･･･



番号－申請番号が記述されます。

申請者名－申請者名が記述されます。

申請者のログイン名を書き出す

－申請者のログイン名が記述されます。

申請日時－申請者が申請を行った日時が記述されます。

申請フォーム名－使用された申請フォーム名が記述されます。

標題－申請者が入力した標題が記述されます。

状況－申請データの状況が記述されます。

項目名－申請項目名が記述されます。

項目値－申請項目に申請者によって入力された内容が記述されます。


2.11

220

● 申請データのCSV ファイルのフォーマット（自動書き出しの場合）

申請データは1行で1つの申請を記述します。手動書き出しのフォーマットに項目情報／経路情報が追加されています。

はじめに申請フォームや申請番号などの概要を、以降に各経路ステップでの詳細を記述しています。


経路情報

経路情報




・ASCII





経路ステップ名－経路ステップの名称が記述されます。

ユーザー名－処理を行ったユーザー名が記述されます。

結果－ユーザーの処理結果が記述されます。

コメント－ユーザーが入力したコメントが記述されます。

処理日時－経路ステップの処理が行われた日時が記述されます。

番号 , 申請者名, 申請日時 , 申請フォーム名, 項目情報 , 経路情報, 標題 , 状況 ,項目名 1, 項目値 1, 項目名 2, 項目値2, ･･･

経路ステップ名 , ユーザー名 1, 結果 1, コメント 1, 処理日時 1, ユーザー名2,結果 2, コメント 2, 処理日時 2, ･･･



番号－申請番号が記述されます。

申請者名－申請者名が記述されます。

申請日時－申請者が申請を行った日時が記述されます。

申請フォーム名－使用された申請フォーム名が記述されます。

項目情報－書き出された CSV 上で、申請データの項目情報が記述された位置（記述を開始した列および終了した列）が記述されます。

2.11


221

経路情報

※ 出力されるデータの文字コードは、一般設定で設定した文字コードです。


経路情報－書き出された CSV 上で、申請データの各経路情報が記述された位置（各経路情報の記述を開始した列）が記述されます。

標題－申請者が入力した標題が記述されます

状況－申請データの状況が記述されます。

項目名－申請項目名が記述されます。

項目値－申請項目に申請者によって入力された内容が記述されます。


経路ステップ名－経路ステップの名称が記述されます。

ユーザー名－処理を行ったユーザー名が記述されます。

結果－ユーザーの処理結果が記述されます。

コメント－ユーザーが入力したコメントが記述されます。

処理日時－経路ステップの処理が行われた日時が記述されます。


2.11

サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー マニュアル46 2.1 管理の流れ...

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