QUÉ ES UN FLUJOGRAMA ?

Flujograma o diagrama de flujo

Consiste en representar gráficamente hechos, situacionesmovimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.símbolos.Nos servirá para entender más fácilmente el funcionamiento Nos servirá para entender más fácilmente el funcionamiento de nuestras OIRS, considerando sus diferentes de nuestras OIRS, considerando sus diferentes pasospasos, los , los actoresactores que participan de él y los que participan de él y los tiempostiempos involucrados. involucrados.

Características fundamentales Sintético: debe quedar resumido en una hoja para que sea prácticoSimbolizado: la simbología adecuada evita anotaciones excesivas Da una forma visible: Nos permite observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.

* OJO Nos permite ver las cargas de trabajo y las responsabilidades

Usos de un Flujograma

1. Refleja las actividades asignadas por una o varias oficinas.

2. Enumera las tareas realizadas por cada empleado para el logro de la actividad.

3. Recoge en forma completa y detallada los pasos que incluye un procedimiento.

4. Documenta los procedimientos en un diagrama mediante figuras.

5. Evalúa si el trabajo realizado responde a los objetivos de la unidad.

6. Garantiza el uso efectivo de los recursos humanos, fiscales y físicos.

Operación(acciones)

Límites

documento

Varios documentos

Identifica el inicio y el fin de un proceso

Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y quien la ejecuta se registra al interior del rectángulo

Simboliza el documento resultante de la operación respectiva, en su interior se anota el nombre que corresponda

Varios documentos o copias

Simbología de los flujogramasSimbología de los flujogramas

Simbología de los flujogramasSimbología de los flujogramas

PUNTO DE TOMA DE DECISIONES

TOMA DE DECISIONES: Punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. 2 flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real.

ARCHIVO DEFINITIVO DE UN DOCUMENTO

SENTIDO DEL FLUJO, indica el sentido y la secuencia de las temas del proceso

si no

Sugerencias para hacer un flujograma

1. Hacer un Flujograma borrador entre el Operador OIRS y encargado de Participación. (Flujograma del proceso de gestión de 1 reclamo en el CES).(*Se sugiere aprovechar la ocasión para revisar también los procedimientos frente a una felicitación y una sugerencia).

2. Convocar una reunión interna con la mayor cantidad de funcionarios o representantes de las diferentes unidades o servicios.

3. Trabajar en conjunto el Flujograma “borrador”, y sancionarlo en dicha reunión