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Firmenpräsentation workflow edv GmbH
Optimierung von administrativen und strategischen Personalprozessen bei gleichzeitiger Steigerung der Servicequalität!
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Folie Nr. 2 Folie Nr. 2MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Warum HR Software einsetzen?
Grundlage für effiziente und
proaktive Personalarbeit
Steigerung der Produktivität
Messbarer ROI
Rechtliche Sicherheit
HR Reporting und
Verteilung der Daten
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Folie Nr. 3 Folie Nr. 3MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Wer ist Workflow?
Gründungsjahr 2000 Eigenständiges HR Softwarehaus mit Sitz
der Entwicklung/Beratung in Wien/Österreich
Erfahrenes HR Consulting Team Ingersoll Rand Interflex Vertriebspartner Spezialisten für Webentwicklung IBM / Microsoft Partner
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Folie Nr. 4 Folie Nr. 4MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Die Workflow Philosophie
Einfache Bedienung
Flexibel anpassbar auf Ihre Bedürfnisse
Entwicklung/Beratung aus einer Hand
Erweiterungen/Customizing möglich
Customer-driven Development
Hohe Kundenorientierung bei
Consulting und Support
Fixe Ansprechpartner
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Folie Nr. 5 Folie Nr. 5MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Leistungsspektrum
• Personalverwaltung• Digitale Personalakte• Personalkennzahlen• Personalentwicklung• Seminarverwaltung• Bildungscontrolling• Bewerbermanagement• E-Recruiting & Jobbörse
• Zeitmanagement • Mitarbeiterportal • Prozessmanagement • Individuelle Lösungen • Reisekostenabrechnung • Personaleinsatzplanung • Controlling & Statistiken • Management-Information • Projektzeiterfassung • Workflow
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Folie Nr. 6 Folie Nr. 6MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Graphische Darstellung unseres Leistungsspektrums von Standardsoftware
Schnittstellen in diverse Systeme wie Organisationstools bzw. Lohn- u. GehaltsverrechnungLGA, SAP HR, Loga, LGV Plus, Datasystems, BMD, LDAP, AD, NDS etc.
Basis Zeiterfassung
Interflex 6020 und Interflex Webclient
Bewerber Management
Bewerberverwaltung und Jobbörse
Global Analyse
Personal-EinsatzplanungLogistik, Callcenter, Handel und HealthInterflex SP-Expert
Groupware
Integration von Exchange,Lotus Notes und Groupwise
Zutrittskontrolleund Besucher-
verwaltungInterflex 6020
Seminar u. Ressourcen
ManagementPlanen und Verwalten
Global Analyse
ElektronischerMitarbeiteraktMitarbeiterverwaltung
und InfosystemGlobal Analyse
TimeUrlaubsanträge, Zeit-
korekturen, MonatsjournaleKalenderansichten etc.
TravelReiseantrag,
Genehmigung, Abrechnung, und Fahrtenbuch
SeminarBeantragung,
Genehmigung, Darstellung Von Seminaren
Reporting
Statistiken, AuswertungenReportings verteilen
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Folie Nr. 7 Folie Nr. 7MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Expertensysteme und Mitarbeiterportale
Mitarbeiterportale für:• Anträge• Informationen• Buchungen
Expertensysteme für die HR-Abteilung:Arbeitszeitmodelle, Seminarverwaltung, Stellenbörse etc.
• Planung• Abrechnung• Verteilung• Berechtigungen
Personalverrechnung Personalentwicklung
Mitarbeiterportale
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Folie Nr. 8 Folie Nr. 8MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP Time ESS / Travel
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Folie Nr. 9 Folie Nr. 9MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Global Analyse Potential/Training/Career
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Folie Nr. 10 Folie Nr. 10MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Kernfunktionen:
• Standortunabhängigkeit Webclient
• Berechtigungssteuerung (Zugriff, Einsicht)
• Mehrsprachigkeit
• Integrierter Workflow Designer, integrierter Reporting Designer
• Leichte Anpassbarkeit (Parametrierung)
• Erweiterbarkeit: Möglichkeit Custom Code an verschiedenen Stellen hinzuzufügen
• Skalierbarkeit
•
Die Webdesk EWP Produktfamilie
TIME- Zeitmanagement, Urlaubsverwaltung, WorkflowTRAVEL – Reisekostenabrechnung, Reiseantrag und SpesenPROCESS – Individuelle Workflows und Prozesse
Technologie:• Mind. Java 1.6 am Server (Tomcat 6,
…)
• Datenbank: MS SQL 2000/2005/2008, My-SQL, Oracle oder DB2
• Clients: Internet Explorer (ab 7.0), Firefox (ab 3), Safari, Opera, Chrome
• Mobile Clients für Smartphones via HTML5
• HTML / Javascript am Client
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Folie Nr. 12 Folie Nr. 12MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP : Time
• Persönliches Informationsportal zur Zeitwirtschaft– Stammdaten u. Monatsjournal– Eigener + Gruppenkalender– Lampen-tableau (Anwesenheitsstatus, optionale GW-Integration)
• Gruppeninformation für Führungskräfte– Konten- und Buchungsübersichten– Abteilungskalender (Monats- u. Jahresansichten)– Zugriff auf persönliche Monatsjournale der MA– Filter, Auswertungen u. Statistiken (Export in Excel, PDF)
• Änderungsdienst v. Zeitinfos mit Workflow– Antragsformen: Fehlzeiten, Korrekturen, Berechtigungen– Flexible Workflow mit beliebig vielen Stufen, Rollen..
• Buchen via Webbrowser u. Smartphone– Am Arbeitsplatz, über Infoterminal
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Folie Nr. 13 Folie Nr. 13MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP : ProjectTime
• Projektzeiterfassung • Projektzeitbuchung über Webbrowser oder Smartphone• Vergleich Anwesenheitszeit zu verbuchter Projektzeit• Schnittstellen zu Drittsystemen (z.b. SAP CO)• Projekthierarchie mit beliebiger Tiefe• Projectcontrolling / Reporting für Vorgesetzte,
Controlling und Mitarbeiter• Tätigkeitsverwaltung• Kundenverwaltung u. Verrechenbarkeit von einzelnen
Projektzeiten• Kostenträgerverwaltung
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Folie Nr. 14 Folie Nr. 14MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP : Travel
• Reiseantrag mit Vorbereitung u. Genehmigung– Optional: Einbindung Reisebüro– Genehmigung Vorgesetzter– Ermittelung der geschätzten Kosten
• Reiseabrechnung nach erfolgter Reise– Eingabe von Eckdaten, Etappen, Beleg-Infos, Integration ZEF– Automatische Berechnung auszubezahlende Tagegelder, Km-
Gelder und Belegsvergütungen. – Unterstützung auf von Auslandsdienstreisen– Fahrzeugvervwaltung für betriebliche Fahrten mit privatem PKW
• Kontrolle durch Personalabteilung u. Auszahlung– Kontrolle und manuelle Änderungsmöglichkeit durch Experten der
Lohnverrechnung– Überleitung in Drittsystem zur Auszahlung (Lohn/Gehalt oder FIBU)
oder Erstellung Datenträger
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Folie Nr. 15 Folie Nr. 15MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP : Process
• Standardbasierte Workflow-Engine• Graphischer Prozessdesigner zum Entwurf der
Ablaufdefinition im XPDL-Standard• Flexibles Framework zur Entwicklung von
Webformularen• Aufgabenlisten für den Mitarbeiter (im Web /
Smartphone)• Vorteile:
– Nutzung von Webdesk Standardtechnologie• Rollen• Berechtigungen• Workflow Listen (inkl. Mailverständigung)• Authentifizierung
– Kurze Implementierungsdauer
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Folie Nr. 16 Folie Nr. 16MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig 16
Webdesk EWP: Groupware
• Online-Anzeige von persönlichen Terminen aus Groupware-Systemen in Webdesk Kalender
• Periodischer Export von Fehlzeiten aus der Zeitwirtschaft in das Groupware-System
• Unterstützung von Lotus Notes und MS Exchange• Anzeige von Frei/Gebucht Informationen aus dem
Groupware-System im „Lampentableau“ • Transport von Abwesenheitsinformationen aus dem
Zeitsystem bis zu den PDAs / Smartphones
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Folie Nr. 17 Folie Nr. 17MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP: Planung
– Planung von Mitarbeitern auf• Organisationseinheiten (Springer, flexible
Einsatzplanung)• Skill-Gruppen (z.B.: Fertigung, Montage, IT-
Administrator, Rufbereitschaft,...)• Zeitmodelle (Planung von if6020 Tagesprogrammen
zeitliche Einsatzplanung)• Beliebige andere „Planungsobjekte“
Nutzen: Webdesk & IF6020 wird um Planungsmöglichkeit erweitert Information wird zielgenau an Mitarbeiter verteilt per Webdesk, Hinweis, Kalendereintrag,...
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Folie Nr. 18 Folie Nr. 18MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP: Reporting
– Erstellung von Reports auf Basis Eclipse BIRT (Open-Source)
– Reports werden als Webdesk Aktion eingebunden & an Zielgruppe freigeschalten
– HR Datawarehouse: IF6020 Daten in relationale DB übertragen & auswertbar machen
– Berechnung von HR-Kennzahlen– MIX von HR Daten mit beliebigen anderen Daten (Vertrieb,
Produktion,...) um globale Zusammenhänge und Auswirkungen zu erkennen
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Folie Nr. 19 Folie Nr. 19MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP Connector Framework
• Ermöglicht:– Import von Mitarbeiterstamm- und Organisationsdaten aus
einem führenden HR-System oder zentraler Mitarbeiterdatenbank
– Export von Webdesk und IF6020 Daten in• CSV Files, XML• Relationale Datenbanken• Lotus Notes Datenbanken
– NUTZEN:• Automatisierung von Administrationstasks wie
Mitarbeiteranlage, Vergabe Rollen, Anlage OE‘s, Aufbau Organigramm
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Webdesk Road Map 2.HJ 2013/2014
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Folie Nr. 21 Folie Nr. 21MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP – HR Suite
Workflow(WF)
Webdesk EWPPortal & Organisation (PO)
JEE Servlet Container / Database
Doc-Mgm(DM)
Reporting(RP)
Groupware(GW)
Umplanung (RS) HRM Base (HR)
HRM Recruiting (HRR)
HRM Development (HRD)Time (TA)
Travel (TM)IndividualLösungen
Project (PTM)
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Folie Nr. 22 Folie Nr. 22MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk HRM: Base
• Personalstammdaten• Organisations-Stammdaten
– Organisationsstruktur (Oes, Kostenstellen)– Stellenplan (Stelle vs. Position)– Job-Familien u. Funktionen
• Dokumente– Integration Doc-Mgm-System „Alfresco“– Verwendung als Archiv-System für jegliche Dokumente oder Records eines
Mitarbeiters
• Skills u. Kompetenzen– „Skill Universum“ pro Kunde– Zuweisung von Skill-Ausprägung am Mitarbeiter– Definition der Anforderungen an die Skills und deren Ausprägung
auf der „abstrakten Ebene“:• Auf der Stelle / Funktion• Auf der Position• Auf der Job-Family
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Folie Nr. 23 Folie Nr. 23MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk HRM: Base (2)
• Nachfolgeplanung und Entwicklungspläne– Mögliche Entwicklungspfade auf Stellen- u. MA-Basis– Automatische Ermittlung von möglichen Karrierepfaden anhand
der Skills (ausgehend von Mitarbeiter oder Stelle)– Identifikation von Schlüsselarbeitskräften (High Potentials)– Mögliche Nachfolger anhand der Skills-Ausprägung finden
• Gehaltsinfos & Management– Gehaltsspanne u. aktuelles Gehalt– KV-Einstufung u. KV-Modelle– Import von Lohndaten aus Gehaltsverrechnung
• Reporting & Personalkennzahlen– Manager Selfservice
• Employee Selfservice– Anzeige Organisationsstruktur u. „öffentliche“ MA-Infos– Anzeige eigene Skills / Skills von Kollegen?– „Verbesserung“ von Skills einmelden (via Workflow)
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Folie Nr. 24 Folie Nr. 24MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk HRM: Recruiting• Stellenausschreibung
– Stellenausschreibung (Inserat) anhand von Stellenbeschreibung– Gewünschtes Skill-Set, Gehaltsspanne, Mindest-KV-Gehalt– Publizierung auf Intranet/Internet bzw. andere Medien (z.b. Print)
• Bewerberdaten– Stammdaten, Beruflicher Werdegang, Bildungshistorie, Skills– Gewünschtes Gehalt, Dokumente– Integration von Emails – CV Parsing bei Incoming Mails bzw. auf Jobbörse– Dokumentation jeglicher Kommunikation mit Bewerber (ala CRM)
• Suchen & Finden – Bewerberpools (interne, externe, High Potentials, Positionen)– Profilabgleich anhand von Skills– Bewerberranking
• Job-Börse– Integration in Homepage von Kunden
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Folie Nr. 25 Folie Nr. 25MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk HRM: Recruiting (2)
• Workflows– Pro Bewerber ein Prozess mit mehreren Stufen (Vorselektion,
Kontaktieren, 1. Interview, 2. Interview, Schnuppertag…)– Bei Abschluss Bewerber in Mitarbeiter-DB übernehmen
• Onboarding– Vertragsvorlagen– Prozess neuer Mitarbeiter– Feedbackzyklen im Laufe des 1. Monats– Reminder vor Auslauf der Befristung (Workflow)
• Integration von Headhunter– Schnittstellen zum automatischen Import von
Bewerbervorschlägen von Head-Huntern (Shortlist)
• Feedback / Benchmarking Formulare / Fragebögen– Recruiter / Vorgesetzte / externe Referenzen– Bewertung der Eignung des Bewerbers für die Position
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Folie Nr. 26 Folie Nr. 26MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk HRM: Development
• Schulungen– Interne vs. Externe Schulungen– Schulungsnachweise– Rückzahlungsvereinbarungen– Verknüpfung zu Skills
• Schulungsworkflow– Budgetierungsprozess– Schulungsantrag (inkl. Verknüpfung zu Reisekosten)– Feedbackbögen des MA zur Schulung
• Ausbildungspläne– Schulungsbesuch vs. Training on the Job
• Employee / Manager Selfservice– Besuchte Schulungen (eigene vs. Meine Mitarbeiter)– Schulungsangebot
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Folie Nr. 27 Folie Nr. 27MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk HRM: Development (2)
• Mitarbeitergespräche– Termintracking– Zielvereinbarung und Zielerreichung tracken
• Mitarbeiter Benchmarking / Controlling– Bewertung von Skills u. Kompetenzen– 360 Grad Feedback– Performance-Zahlen aus externen Systemen (Verkaufszahlen,
Produktionszahlen, etc.)
• Veranstaltungsmanagement– Ressourcenmanagement– Raumreservierung