TjeklistenKunsten at finde den rigtige ejendomsadministrator

Valget skal tages på et solidt grundlag...Basisydelsen skal være helt på plads, for en problemfri ejendomsadministration starter med en velfungerende hverdag...

Når I laver jeres liste over mulige samarbejdspartnere inden for ejendomsadministration, er det først og

fremmest vigtigt, at I vælger en ordentlig og solid virksomhed, som kan leve op til sit ansvar. Det kan

hurtigt blive dyrt for jer, hvis administrator ikke har de rigtige forsikringsforhold og ikke hviler på et solidt

økonomisk grundlag.

Derefter skal I sikre jer, at I møder jeres fremtidige administrator, og at det er en ansvarlig, kompetent

og erfaren person, som kan levere i forhold til jeres behov. Både når det gælder den daglige admini-

stration og evnen til at kunne rådgive jer.

Tjekliste:Er jeres kommende administrator medlem af Ejendomsforeningen Danmarks administratorsektion

(den officielle brancheforening), så I kan være sikre på, at de lever op til branchens uddannelseskrav og

etiske regler?

Er administrator ansvars-, kautions- og kriminalitetsforsikret?

Har administrator en IT-erklæring, der dokumenterer og sikrer IT-forretningsgange og data ved

nedbrud, brand o.lign.

Vurdér deres tilgængelighed. Hvordan er administrators kontortid? Kan de nås pr. mail og telefon uden

for almindelig åbningstid, og hvor længe er de om at besvare forespørgsler?

Jeres daglige, ansvarlige administrator bør være erfaren og evne at være samlingspunktet for hele jeres

engagement, så I ikke skal bruge unødig tid på at koordinere selv.

Ring til et par af administrationsselskabets andre kunder og hør, hvad de mener om administrator.

Referencer er altid den bedste kilde.

Basisydelsen

Valget skal tages på et solidt grundlag...

Tip:

Det tager normalt et år at lære en ejendom at kende og skabe en optimal drift. Derfor skal personaleomsætningen

være lav hos jeres administrator, så I ikke skal starte forfra hele tiden.

Forsikring: Administrators forsikringsforhold er en vigtig garanti mod ubehagelige overraskelser

Regnskab: Jeres administrator skal have et solidt økonomisk fundament, så I ikke løber unødige risici

Det virker måske lidt omstændigt, men jeres valg skal tages på et

sikkert grundlag. Med denne dokumentation er I godt på vej, og det

kan være risikabelt at lade være...

Brancheforening: Medlemsskab af den officielle brancheforening er jeres sikkerhed for kvalitet

Online er et “must” – vælg den bedste løsning!Man kan ikke forestille sig en bank uden netadgang, og på samme måde er en god onlineløsning hos administrator altafgørende for gennemsigtighed og over-blik i hverdagen

Der er mange administrationsselskaber, som praler af deres facilitet. Men da det er et så vigtigt værk-

tøj i hverdagen, skal I forlange at se det demonstreret i virkeligheden, så I er sikre på, at det er “ægte”

online og ikke bare gamle, indscannede oplysninger.

Ligesom der findes gode og dårlige netbanker, findes der også gode og dårlige faciliteter inden for

ejendomsadministration, og I skal gøre jer selv den store tjeneste at vælge den bedste og mest flek-

sible løsning. Og så er der det med økonomien. Få afklaring om, hvad det koster at bruge faciliteten,

for gratis er ikke altid gratis, når man først kigger efter.

Tjekliste:Se rigtige demoer af systemerne og vurdér dem op mod hinanden med fordele og ulemper.

Tjek at systemet kan imødekomme bestyrelsens behov for en særlig adgang til løbende online-status,

så I kan følge med minut for minut.

Giver systemet mulighed for at gemme vigtige dokumenter, som f.eks. årsrapport, vedtægter, forsik-

ringspolice, referater og andre aftaler af betydning for bestyrelsens arbejde?

Betaler I noget for det – og i givet fald hvor meget? Og husk at læse det med småt…

Onlinefacilitet

Online er et “must” – vælg den bedste løsning!

Tip:

IT-systemer forældes hurtigt. Det kan være en god ide at forhøre sig om administrators IT-politik, og om hvor

meget de investerer i udviklingen af IT-faciliteter for kunderne de kommende 3 år.

Log ind på onlineløsningen direkte fra websitet

Onlineløsningens forside viser ejendommens grundlæggende data

Systemet giver adgang til alle ejendommens dokumenter,overblik til budgetopfølgning, kontakt- og beboerinformation mm.

Ydelserne skal tilpasses jer - ikke omvendt...Enhver forening kan få behov for specialiserede ydelser som f.eks. advokat-bistand, ejendomsinspektører, rådgivning om revision og bankforbindelser.Sørg for, at I er dækket godt ind…

Individuelle ydelser

Der findes ikke to foreninger, der er ens, og det er administrators opgave at tilpasse sig jeres

behov og kunne tilbyde spidskompetent hjælp, når det kræves. Det kan nemlig blive et spørgsmål

om mange penge, hvis eksperterne kommer for sent på banen.

Jurist- og ejendomsinspektørservice er naturlige og logiske følgeydelser af ejendomsadministration,

men det afgørende er, at jeres administrator arbejder proaktivt og individuelt for jer.

Tjekliste:Har administrator egne jurister, eller er de nødt til at købe ydelsen fra andre? Hvis de ikke har dem selv,

kan det hurtigt blive en temmelig dyr fornøjelse.

Har administrator egne inspektører, eller er de nødt til at købe ydelsen fra andre? Her gælder det

samme.

Har administrator gode forbindelser til kreditforeninger og revisorer, og kan de sikre kvalificeret

rådgivning fra disse?

Det er også vigtigt at vurdere kapaciteten hos administrator, så I kan sikre jer en hurtig hjælp og

problemløsning.

Se på medarbejdernes kvalifikationer. Opfylder administrator branchens krav til videreuddannelse af

medarbejderne?

Bed administrator dokumentere og redegøre for, hvilke typer opgaver, de udfører flest af. Og om de

er kompetencemæssigt dækket ind i forhold til netop jeres behov.

Ydelserne skal tilpasses jer - ikke omvendt...

Tip:

For at være spidskompetent på de individuelle ydelser kræver det normalt et administrationsselskab af en vis

størrelse. Det er svært at være dækket tilfredsstillende ind med generalister.

Ejendomsadministration:Birgitte Bonde

Jurister:Karsten Gerlif

Ejendomsinspektører:Flemming Ingstrup

Administrator skal arbejde for jeres økonomi...En god ejendomsadministrator er proaktiv i forhold til kunderne. Det gælder om at udfordre nuværende løsninger og aftaler – og hele tiden vurdere, om tingene kan gøres bedre…

Hurtigt skiftende regler og ny lovgivning på området gør, at administrator skal holde vågent øje med

den enkelte forening. Ellers risikerer I utidssvarende, unødigt besværlige og dyre løsninger.

Administrator er eksperten, og det er derfor ubetinget deres ansvar at gribe til handling uden unødig

forsinkelse og sørge for, at alt fungerer optimalt – altid.

Sammen med jer skal de lægge en langsigtet strategi for ejendommen, som kan justeres og optimeres

løbende. Det kan være mange penge værd.

Tjekliste:Hvordan sikrer administrator, at I hele tiden har de bedste aftaler og administrerer optimalt?

Hvordan vil administrator arbejde proaktivt for netop jeres forening?

Spørg ind til værktøjer som f.eks. nøgletalsanalyser. Her kan den gode administrator identificere

forbedringsområder på baggrund af, hvordan generelle niveauer i sammenlignelige ejendomme

forholder sig.

Hvad er sparet, er tjent. Kan administrator tilbyde jer attraktive storkundeforhold inden for

bank og forsikring, så I kan spare penge fra første dag?

Er der andre værdiskabende partnerskaber, f.eks. på energiområdet, som I kan have glæde af?

Forretningsorienteret tilgang

Administrator skal arbejde for jeres økonomi...

Tip:

Mange glemmer at fokusere på disse ting i tilbudsfasen. Faktum er, at de penge, som kan spares gennem

administrators aftaler, går direkte i jeres kalkule og kommer medlemmerne til gode med det samme.

Overblik og gennemskuelighedEt udsnit af de analyser, som en god administrator skal forsyne jer med

0

20

40

60

80

100

Fors

ikring

Udvend

ig ve

dligeh

oldels

e

Renho

ldelse

Abonne

men

ter

Eludgif

ter

Vand

udgif

ter

Varm

eudgif

ter

A/B Demo CEJ gns.Driftsanalyse 2XXX

Abonnementer - 1%Forsikring - 3%Eludgifter - 4%Vandudgifter - 15%Varmeudgifter - 21%Renholdelse - 28%Udv. vedligeholdelse - 28%

Fordeling af driftsudgifterAnden renholdelse - 31%Renovation - 24%Snerydning - 0%Trappevask/vinduespolering - 29%Viceværtservice - 11%Viceværtslønninger - 5%

Fordeling af renholdelsesudgifter

Undgå at sammenligne æbler og pærer...Tilbud ser ofte forskellige ud, og det kan være en krævende opgaveat sikre et fair og rigtigt sammenligningsgrundlag…

Prissammenligning

I tilbudsfasen gælder det om at se på det samlede regnestykke for jeres forening, og det kan være

svært at komme frem til fakta. I skal have en fast pris på basisydelsen samt klare vilkår for tillægs-

ydelser – og herfra trækker I eventuelle økonomiske gevinster gennem administrators aftaler.

Vi har udarbejdet et skema, som sikrer, at I får det hele med. Bed jeres tilbudsgivere om at anvende dette

skema, så I får mulighed for at vurdere forholdene objektivt. Vi kan evt. maile det til jer, hvis I har behov for det.

Tjekliste:Udlevér skemaet til den eller de administratorer, I vil vurdere, og gør det klart, at de kun kommer i

betragtning, hvis de vil arbejde inden for disse rammer. Det er jer, der bestemmer!

Sørg for at basisydelsen er klart beskrevet. Det er den ydelse, som er nemmest at definere, så her kan

I godt kræve, at de er meget præcise.

Pris for tillægsydelser kan let blive elastik i metermål, hvis I kun får timepriser. Prøv, så vidt muligt, at få

rammebudgetter på arbejder, som allerede nu kan forudses eller er fast tilbagevendende.

Det er vigtigt, at der generelt arbejdes med faste budgetter. Det er en forudsætning for god forvent-

ningsstyring.

Få indblik i prisniveauer på tillægsydelser for opgaver udført i sammenlignelige ejendomme.

Evaluér samarbejdet første gang efter 12 måneder, så eventuelle uhensigtsmæssigheder kan tages

allerede i opløbet.

Undgå at sammenligne æbler og pærer...

Tip:

Det er administrator, der er ekspert på området, så det er kun rimeligt at anvende et skema, som giver jer overblik.

Ingen er tjent med at skulle vælge på et uigennemskueligt grundlag.

BASISYDELSERSom udgangspunkt varierer basisydelserne ikke meget. Det er dog vigtigt at sikre sig, at flg. er inkluderet:

Online adgang

Deltagelse i ordinær generalforsamling

Deltagelse i budgetmøde

Referat fra generalforsamling

Lønadministration for ansatte

Nøgletalsanalyser

TILLÆGSYDELSERInden for tillægsydelser kan der være mange penge på spil. Få specificerede priser på:

Juridisk rådgivning

Ekstraordinære generalforsamlinger

Deltagelse i bestyrelsesmøder

Administration af ventelister

Administration af P-anlæg

Administration af vaskeri

Administration af fælles lån

Inspektørydelser: Vedligeholdelsesplaner, tilsyn med ejendommens drift, energioptimering

BESPARELSER Mulige besparelser skal retfærdighedsvist trækkes fra den samlede udgift, f.eks. besparelser på:

Forsikringspræmier pr. kvm ift. dækningens omfang

Bidrags- og rentesatser på kreditforenings- og banklån

Revisionshonorarer

Abonnementer, f.eks. på elevatorer, energiovervågning og renholdelse

Andet

Total

Skema

Ingen ejer- eller andelsboligforening er ens, og valget af ejendomsadministrator kan være en kompleks beslut-

ning med mange konsekvenser. Så det gælder om at finde den helt rigtige for netop jer – første gang.

Denne guide sikrer, at I tager jeres beslutning på det rigtige grundlag. CEJ er et af Danmarks førende ejen-

domsadministrationsselskaber, og vores mangeårige erfaring har efterhånden lært os lidt om behovene og

processerne i en valgsituation.

At finde den rigtige ejendomsadministration kræver information om ydelserne, men opgørelserne er ikke

altid umiddelbart sammenlignelige. Derfor er det nødvendigt at skære ind til benet og forlange klare svar på

jeres spørgsmål.

Vi håber, at denne guide vil hjælpe jer i processen.

Med venlig hilsen,

Anne Marie Oksen, administrerende direktør, CEJ Ejendomsadministration A/S

CEJ Ejendomsadministration A/S I Meldahlsgade 5 I 1613 København V I t: 33 33 82 82 I f: 33 33 85 85 I e: cej@cej.dk I w: cej.dk