Sustav administrativnog i financijskog praćenja

FP7 i ostalih projekata u Centru za proteomiku Medicinskog fakulteta

u Rijeci

Ani Gerbin

Zagreb, 17.04.2015.

Znanstvenici na projektu

Interesi skupina u sustavu provedbe projekata na istraživačkim ustanovama

Uprava institucije

Fokus na znanost Maksimalna administrativna podrška Fleksibilnost u provedbi Promptna provedba nabave

Rast broja međunarodnih projekata Dobra reputacija ustanove Financijski održivo poslovanje Efikasan sustav upravljanja projektima

Projektni menadžeri -

administratori

Nedvosmislene odredbe vodiča o upravljanju projektima Brzi i jasni odgovori agencija na upite i izvještaje Prihvatljivost ostvarenih troškova

Središnje stručne službe

Agencije koje dodjeljuju

bespovratna sredstva

Vrednovanje rada za potrebe projekata kao dodatnog posla Ažurne i precizne upute o postupanju u skladu s pravilima o upravljanju projektima

Pravovremena dostava izvještaja Provedba u potpunosti u skladu s pravilima natječaja Poštivanje pravila vidljivosti

Zavod za histologiju i embriologiju, Centar za proteomiku, Laboratorij za uzgoj i inženjering laboratorijskih miševa

• tri odjela; 49 zaposlenika: 22 iz MZOS proračuna, 27 iz kompetitivnih projekata

• voditelj: prof. dr. sc. Stipan Jonjić

• 3 redovita profesora, 3 izvanredna profesora, 8 postdoktoranada, 14 doktoranada, 12 laboratorijskih inženjera, 6 ekonomista, 3 člana tehničkog osoblja

Zavod za histologiju i embriologiju: • osnovan 1958.; 700 m2 laboratorija • nastavna i znanstvena djelatnost u području imunologije i virusologije Centar za proteomiku: • osnovan 2006.; 300 m2 laboratorija • fokus na proizvodnju monoklonskih protutijela u istraživačke, dijagnostičke i terapeutske svrhe • jedinstven odjel u hrvatskom akademskom sektoru: financira se isključivo iz kompetitivnih projekata

Projektne prijave 2003.-2015. - grupa prof. dr. Jonjića

1 2

3

1 2

12

5

8

10 11

15

8

2 1

2 3

1 2

4

2 2 3

4

8

3

0 0

2

4

6

8

10

12

14

16

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Broj prijavljenih projekata Broj projekata prihvaćenih za financiranje

1 1 2

7 8

9 10 10

8 8

16

14

16

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Projekti u provedbi 2003.-2015.

Projektne prijave 2003.-2015. - grupa prof. dr. Jonjića

Ukupni broj prijava: 80 Broj projekata u fazi evaluacije: 2

Stopa uspješnosti: 35/78 = 45% Ukupni iznos financiranja za laboratorij: >10 mil EUR

* ne uključuje Z-projekte MZOS-a niti sveučilišne potpore

35; 44%

43; 54%

2; 2%

Financirani

Nisu financirani

U evaluaciji

Kakve projekte provodimo?

Projekti jačanja

istraživačkih kapaciteta

Projekti s fokusom na prijenos znanja

i inovacije

Bazični znanstveni

projekti

StAdvInn 2013-2018 EUR 1.754.897

3 projekta (1 koordinacija) 2010-2016 USD 1.219.000

VISTRIE 2011-2016 EUR 400.000

2 projekta 2014-2018 HRK 1.844.460

+ Centar izvrsnosti za virusnu imunologiju i cjepiva, 2014-2019

JEZGRA-17 2005-2008 HRK 3.500.000

CAPRI 2006-2008 EUR 250.000

CAPRI 2010 2009-2012 EUR 619.770

TransMedRi 2010-2013 EUR 1.853.941

EntrepMEDRI 2013-2015 EUR 440.000

PACINNO 2013-2016 EUR 530.000

HTP-GlycoMet 2013-2017 EUR 320.000

MAT promotor 2012-2013 HRK 350.000

Specifičnosti sustava upravljanja projektima u Centru za proteomiku

PRIJAVA PROVEDBA IZVJEŠTAVANJE

• pretraga i filtriranje natječaja glasnici: Centar za EU projekte Sveučilišta u Rijeci, AMPEU / NCP, MZOS, SAFU,

MRRFEU, MINPO, STeP Ri, EEN, Zaklada UNIRI, NIH, Danube-INCO.NET, Bill & Melinda Gates Foundation, HHMI, Wellcome Trust, LinkedIn

• priprema i slanje sažetaka natječaja odgovarajućim potencijalnim prijaviteljima • vođenje on-line evidencije (Google Calendar) o rokovima za prijave • analiza natječajne dokumentacije • podjela zaduženja oko pripreme projektnog prijedloga ovisi o ulozi u projektu (koordinator vs. partner) i vrsti natječaja (znanost / tehnologija /

mobilnost / transfer tehnologije) • komunikacija s partnerskim ustanovama • priprema proračuna u skladu s planiranim aktivnostima • pregled usklađenosti projektnog prijedloga s uvjetima natječaja, lektoriranje, predaja

prijave • vođenje evidencije o svim prijavama i rezultatima evaluacije

Specifičnosti sustava upravljanja projektima u Centru za proteomiku

- podračun žiro-računa Fakulteta (od 2007.)

- prikupljanje i arhiviranje ponuda

- priprema i slanje narudžbenica u skladu s potrebama i pravilima projekata

- provedba postupaka nabave koji se provode po PRAG-u

- procedure oslobođenja od plaćanja PDV-a prema Pravilniku o PDV-u

- materijalno i saldakonti knjigovodstvo

- organizacija ekspresnog transporta pošiljki

- priprema dokumentacije vezane uz uvozno carinjenje pošiljki

- plaćanje računa (višestruke kontrole)

- organizacija službenih putovanja zaposlenika

- organizacija kongresa, ljetnih škola, radionica (oko 20 od 2009.)

- obračun, kontrola i isplate putnih naloga

PRIJAVA PROVEDBA IZVJEŠTAVANJE

Decentralizirano administriranje projekata (1):

Specifičnosti sustava upravljanja projektima u Centru za proteomiku

PRIJAVA PROVEDBA IZVJEŠTAVANJE

Decentralizirano administriranje projekata (2): - praćenje potrošnje po projektima, upravljanje likvidnošću

-kontrola usklađenosti svih prihoda i rashoda projekata te popratnih dokumenata (vremenici, platne liste) sa zakonskim i projektnim zahtjevima -vođenje paralelne (Excel) financijske evidencije u skladu sa zahtjevima pojedinog projekta -komunikacija s projektnim partnerima i agencijama koje dodjeljuju bespovratna sredstva -provedba natječaja za radna mjesta, objave u međunarodnim glasilima -procedure zapošljavanja inozemnih istraživača -pripreme ugovora o suradnji, konzorcijskih ugovora, ugovora o transferu tehnologije, licenciranju -komunikacija s patentnim odvjetnicima -komunikacija s kupcima proizvoda i usluga -održavanje web-stranice www.capri.com.hr -priprema dokumentacije za etička povjerenstva financiranje službe administriranja projekata, održavanja prostorija i potrošnog materijala, troškova održavanja i servisiranja opreme, rada vivarija, komunikacijskih troškova iz sredstava projekata

Specifičnosti sustava upravljanja projektima u Centru za proteomiku

PRIJAVA PROVEDBA IZVJEŠTAVANJE

• centralizirane aktivnosti – Uprava i stručne službe Fakulteta: - ovjera ugovora i drugih pravnih dokumenata -objavljivanje natječaja za radna mjesta u hrvatskim glasilima, priprema ugovora o radu - provedba postupaka javne nabave koji se provode po Zakonu o javnoj nabavi - obračun i isplate plaća - ispisi iz glavne knjige - informatičke i tehničke intervencije

Specifičnosti sustava upravljanja projektima u Centru za proteomiku

PRIJAVA PROVEDBA IZVJEŠTAVANJE

• vođenje on-line evidencije (Google Calendar) o rokovima izvještavanja • podjela zaduženja oko pripreme izvještaja (znanstveni i financijski dio) • komunikacija s partnerskim ustanovama i agencijama koje financiraju projekte • priprema popratne izvještajne dokumentacije u skladu sa zahtjevima agencija

Prednosti i nedostaci sustava upravljanja projektima Centra za proteomiku

• mali i mlad sustav – lakša uska suradnja, povezanost i razumijevanje znanstvenika i administrativnog osoblja • manja vjerojatnost pogrešaka u provedbi i izvješćivanju • kontinuirane edukacije u projektnom menadžmentu • zapošljavanje kvalitetnog osoblja • sloboda, kreativnost, inovativnost, interdisciplinarnost

PREDNOSTI

• specijalizacija je efikasnija • veliki raskorak u znanjima i kompetencijama u odnosu na institucijsku administraciju s godinama se samo povećava • “oni i mi”, “ovo nije naš posao”, “mi nećemo raditi za vas” • softverski sustav institucije sub-optimalan u odnosu na zahtjeve projekata

NEDOSTACI

Neki specifični problemi i rješenja kod administrativnog i financijskog praćenja

provedbe FP7 i ostalih projekata

#1 Opće pravilo: procedure, pravila, politike

• Zahtjev revizora za dostavom / uvidom u pravilnike i druge interne dokumente koji reguliraju procedure poslovanja:

- statut ustanove

- ustroj ustanove

- pravilnik o radu

- procedure o otvaranju, obračunu i isplati putnih naloga

- računovodstveni pravilnici

- procedure kolanja računa i druge dokumentacije, općenito i na projektima

- procedure nabave

- odluke o ovlaštenim potpisnicima

- prethodna mišljenja internih i eksternih revizora

- pravilnici o etičkim pitanjima

Kakav sustav je uspostavljen – utjecaj na sistemske pogreške I EU i NIH revizija!

#2 Troškovi rada

• ugovori o radu osoblja zaposlenog na projektu – dokaz o provedbi natječaja, razdoblje važenja ugovora, datumi potpisa ugovora, opis poslova, usporedivost dohotka s naknadom za rad ostalih zaposlenika na instituciji

• ugovori o radu stalno zaposlenog osoblja - preporučljivo je imati dodatni dokument (npr. odluku) o poslovima koje te osobe obavljaju na projektu i s kojim postotkom radnog vremena

• naknade za prijevoz na posao i s posla – dokazi o osnovi za isplatu

• dodaci na plaću - nisu problematični ako su dio institucijske prakse / pisanih procedura i isplaćuju se pod jednakim uvjetima za sve projekte / zaposlenike

• “ne isplati mi se prijavljivati projekte ako od toga nemam nikakvih dodatnih primanja”

• pitanje za raspravu: porezni tretman Marie Curie stipendija

#2 Troškovi rada

• vremenici – 3 vrste obrazaca za istu osobu!

• 8 h vs. 7,5 h produktivni dan

• Najčešća pitanja / provjere revizora: Kako osiguravate da jedna osoba ne radi preko 100% radnog vremena? Da li su Vaši sustavi evidencije radnog vremena i obračuna plaća integrirani? Tko ispunjava vremenike? Da li su vremenici potpisani i točno zbrojeni sati?

#2 Troškovi rada

• izračun satnice na FP7 projektima: osnovica za obračun?

• Centar za proteomiku koristi individualne stvarne produktivne sate po zaposleniku

• inicijalno korištena i prihvaćena od strane revizora metoda mjesečnog izračuna satnice te terećenja projekata, uz priloženu kalkulaciju usporedbe ukupnog troška rada po mjesečnoj i periodičnoj metodi obračuna (minimalne devijacije)

• potom usvojena i prihvaćena metoda obračuna satnice na osnovi izvještajnog perioda

Važno je kalkulacije prikazati sistematično i pregledno, uz dostupnu popratnu dokumentaciju (platne liste, vremenici)

#3 Troškovi putovanja

• samo osoba koje rade u projektnom timu te gostujućih predavača

• revizori vrše detaljan pregled priloga putnom nalogu:

- poziv organizatora, program, potpisna lista

- originali računa

- datumi na računima za cestarine i drugim

- veza s projektom

- veza s vremenicima

- u FP7 projektima: PDV na računima za prijevozne karte i smještaj – prihvatljiv ili neprihvatljiv trošak?

- zahtjev EC projektnog službenika za dostavom liste svih putovanja u sklopu projekta i obrazloženje veze s projektom (“Please note that until we clarify the issues here above the approval of the Financial report and payment procedures are suspended.”)

- kotizacije za sudjelovanje na tečajevima i ljetnim školama izvan institucije (ne kongresima) – podugovaranje?

#4 Troškovi opreme

• FP7 projekti: procedure nabave prema Zakonu o javnoj nabavi

• uvid revizora u kompletnu dokumentaciju postupka i fizički u opremu

• oprema mora imati inventarni broj (ispis iz računovodstvene evidencije) te naljepnicu s nazivom projekta

• oslobođenje od plaćanja PDV-a

• amortizacija: sukladno Pravilniku o proračunskom računovodstvu, ne iskazuje se rashod amortizacije nefinancijske dugotrajne imovine – nije bilo problematično niti za jednog revizora ni EC projektnog službenika

• važno dokazati da se oprema koristi samo za potrebe određenog projekta ako trošak nabave tereti samo jedan projekt (dnevnici korištenja, i sl.)

• izbjegavanje nabave u zadnjoj godini projekta (da bi se potrošila sredstva)

#5 Troškovi potrošnog materijala

• Veza s projektom: preporuka je na svakom računu naznačiti šifru knjigovodstvene kartice projekta, a na pripadajućoj ponudi i kratki opis veze s projektom (lakše pojasniti revizoru kasnije)

• revizori zahtijevaju na uvid: originalni račun, dostavnicu, narudžbenicu, ponudu(e), dokaz plaćanja

• zavisni troškovi (transport) – podugovaranje ukoliko zasebno naplaćeni • sitne usluge vezane uz istraživanje (analiza gena, i sl.) - podugovaranje • praksa Centra za proteomiku: 3 ponude za svaku nabavu za koju ne

postoji ugovor Fakulteta s određenim dobavljačem temeljem provedenog postupka javne nabave

• problem: plan nabave institucije i specifičnost nabavki materijala za potrebe istraživanja i razvoja – nepredvidivost

#6 Troškovi podugovaranja

• obvezno trebaju biti specificirani u Annexu I Ugovora o financiranju projekta, osim sitnih usluga (catering, printanje – u Horizon 2020 pravilima ovo se mijenja i više nije podugovor ukoliko nije specifičan projektni zadatak!)

• revizori zahtijevaju na uvid ugovore s podugovarateljima, dokaze o izvršenju posla i dokaze o plaćanju

• ugovori o djelu – nisu podugovor

#7 Indirektni troškovi

• u FP7 – nije potrebno pravdati, na uvid tražena samo kalkulacija obračuna ako primjenjivan flat rate

• u nekim drugim grant shemama (IPA Adriatic) potrebno dostaviti račune i za sve neizravne troškove i metodu (ključ) terećenja projekta

Što napraviti u slučaju problema / pitanja?

• Projektni službenik u agenciji koja dodjeljuje bespovratna sredstva - pisani upit!

• Kolege s drugih ustanova u Hrvatskoj sa sličnim projektima

(specifičnosti nacionalnog zakonodavstva) • Nacionalne kontakt točke • On-line Helpdesk obrasci EU i drugih programa

Zahvaljujem na pažnji!