fichas de procesos de apoyo, mejorados

Anexo No5. Fichas de Proceso de los Procesos de Apoyo

FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO:ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE:PUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO:

PROPÓSITO DEL PROCESO:

ALCANCE DEL PROCESO:Inicia:

Finaliza:

DIAGRAMA DEL PROCESO

INDICADORES DE DESEMPEÑO

RECURSOS ASOCIADOS

RECURSOS HUMANOS

AMBIENTE DE TRABAJO Oficina, Bodega de MP

MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRUCTUR Herramienta para análisis de necesidades de MPMATERIALES / SUMINISTROS Registros de inventariosMEDIOS DE CONTROL Análisis semanal de inventariosDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

ENTRADAS: Registro de inventarios de materias primas y repuestos

PROVEEDOR: Bodega de MP y Bodega de repuestos

INDICADOR DEL PROCESO:

Kilos faltantes/Kilos requeridos

QUIÉN DEFINE:

Departamento de producción

Encargado de suministrosJefe Administrativo

DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉTODOS)

REGISTROS DE REFERENCIA Registros de inventarios y Registros de necesidades semanales

Existe una tabla programada donde se introducen datos de inventarios actuales e inventario en tránsito, ya con esto da el resultado de las necesidades semanalesde materia prima. Por último se ajustan a pedidos de 1250 kg (una tarima).

Anexo No5. Fichas de Proceso de los Procesos de Apoyo

FICHA DE PROCESO FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO

Proveeduría (Apoyo) NOMBRE DEL PROCESO:Compras ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE:

Encargado de suministros PUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO:


ALCANCE DEL PROCESO:

Envío de solicitud de compra a jefe administrativo

DIAGRAMA DEL PROCESO DIAGRAMA DEL PROCESO

INDICADORES DE DESEMPEÑO INDICADORES DE DESEMPEÑO

0% Mensual

RECURSOS ASOCIADOS RECURSOS ASOCIADOS

RECURSOS HUMANOSOficina, Bodega de MP AMBIENTE DE TRABAJO

Herramienta para análisis de necesidades de MP MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRUCTURARegistros de inventarios MATERIALES / SUMINISTROS

Análisis semanal de inventarios MEDIOS DE CONTROLDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

Cuantificar y comprar necesidades para cumplir el programa de producción

Registro de inventarios en herramienta utilizada para compras

SALIDAS: Solicitud de compra

CLIENTE: Jefe administrativo

ENTRADAS: Registro de entradas y salidas, Solicitudes de capacitaciones

REQUISITO/META:

PERÍODO VALIDEZ DE LA META:


Encargado de suministrosJefe Administrativo

11

Planilla

Capacitaciones


Registros de inventarios y Registros de necesidades semanales REGISTROS DE REFERENCIA

Existe una tabla programada donde se introducen datos de inventarios actuales e inventario en tránsito, ya con esto da el resultado de las necesidades semanalesde materia prima. Por último se ajustan a pedidos de 1250 kg (una tarima).


NOMBRE DEL PROCESO: Gestión Humana (Apoyo)ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE: Recursos HumanosPUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO: Encargado de Recursos Humanos


ALCANCE DEL PROCESO:Inicia: Registro de entradas y salidas por medio de huella digital

Finaliza:Envío de planilla a Jefe Administrativo



QUIÉN DEFIN REQUISITO/META:

RECURSOS ASOCIADOS

RECURSOS HUMANOSAMBIENTE DE TRABAJO Oficina

MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRUCTURA Sistema AnvizMATERIALES / SUMINISTROS Registro de marcaje de relojMEDIOS DE CONTROL Revisión final de planillaDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

Hacer planillas y coordinar capacitaciones para gestionar el pago justo a los colaboradores y ampliar su conocimiento en temas

relacionados con el negocio

ENTRADAS: Registro de entradas y salidas, Solicitudes de capacitaciones

PROVEEDOR: JefaturasSistema Anviz (Marcaje de reloj)

SALIDAS: Planillas, Memorando de capacitaciones

Colaboradores inconformes/Total de colaboradoresCapacitaciones realizadas/Capacitaciones solicitadas

Departamento de Recursos Humanos

Encargado de Recursos HumanosJefe Administrativo

Jefaturas

Planilla

Capacitaciones


REGISTROS DE REFERENCIA Históricos de planillas

Se maneja una tabla programada donde se ingresan datos de horas trabajadas por operario por semana y esta da el resultado de los montos a pagar.


Gestión Humana (Apoyo) NOMBRE DEL PROCESO:Recursos Humanos ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE:

Encargado de Recursos Humanos PUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO:


Registro de entradas y salidas por medio de huella digitalALCANCE DEL PROCESO:

Envío de planilla a Jefe Administrativo



Trimestral

RECURSOS ASOCIADOS RECURSOS ASOCIADOSRECURSOS HUMANOS

Oficina AMBIENTE DE TRABAJO

Sistema Anviz MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRRegistro de marcaje de reloj MATERIALES / SUMINISTROS

Revisión final de planilla MEDIOS DE CONTROLDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

Hacer planillas y coordinar capacitaciones para gestionar el pago justo a los colaboradores y ampliar su conocimiento en temas

relacionados con el negocio

Planillas, Memorando de capacitaciones

CLIENTE: Colaboradores, Jefe Administrativo

ENTRADAS: Boleta de aviso de falla

0%90%



Fallas solucionadas / Total de fallas

113

Históricos de planillas REGISTROS DE REFERENCIA

Se maneja una tabla programada donde se ingresan datos de horas trabajadas por operario por semana y esta da el resultado de los montos a pagar.



NOMBRE DEL PROCESO: Mantenimiento (Apoyo)ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE: Departamento de mantenimientoPUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe de mantenimiento


Inicia:Boleta de aviso de falla

Finaliza:



100% Quincenal

RECURSOS ASOCIADOSRECURSOS HUMANOS

AMBIENTE DE TRABAJO Planta de producción

MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTR Extrusoras, Impresoras, ConvertidorasMATERIALES / SUMINISTROS RepuestosMEDIOS DE CONTROL Revisión de máquinas hasta que producto esté conformeDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

Velar por el buen funcionamiento de los equipos para garantizar el cumplimiento del plan de producción

Registro de boleta de acciones correctivas y tiempo de operación

PROVEEDOR: Producción

SALIDAS: Problema solucionadoBoleta de acciones correctivas y tiempo de operación

CLIENTE: Producción

QUIÉN DEFINE:

Departamento de Mantenimiento

REQUISITO/META:


Jefe de MantenimientoMecánico

11

No existen todavía, esto por motivos de tiempo.

REGISTROS DE REFERENCIA Boletas de aviso de fallo y de registro de paro

DOCUMENTOS DE REFERENCIA


NOMBRE DEL PROCESO: Almacenamiento de producto terminado (Apoyo)ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE: Bodega de producto terminadoPUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO: Encargado de Logística



Finaliza:Acomodo de producto en bodega



No aplica.


AMBIENTE DE TRABAJO Oficina, Bodega

MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTR Perras hidráulicas, Montacargas, TarimasMATERIALES / SUMINISTROS Plástico para forrar tarimasMEDIOS DE CONTROL Lista de chequeoDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

Colocar el produco terminado cerca del área de despacho para la carga del camión

Transporte de bodegas de producción aBodega de producto terminado

ENTRADAS: Producto terminado

PROVEEDOR: Extrusión, Conversión, Imprenta o Gofrado

SALIDAS: Producto almacenado


No se ha definido.

QUIÉN DEFINE:

REQUISITO/META:

Encargado de LogísticaEncargado de Facturación

Chofer

No se han hecho por falta de tiempo.

REGISTROS DE REFERENCIA Lista de chequeo, facturas



Almacenamiento de producto terminado (Apoyo) NOMBRE DEL PROCESO:Bodega de producto terminado ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE:

Encargado de Logística PUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO:


ALCANCE DEL PROCESO:Acomodo de producto en bodega



No aplica. No aplica.

RECURSOS ASOCIADOS RECURSOS ASOCIADOSRECURSOS HUMANOS

Oficina, Bodega AMBIENTE DE TRABAJO

Perras hidráulicas, Montacargas, Tarimas MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRUCTURAPlástico para forrar tarimas MATERIALES / SUMINISTROS

Lista de chequeo MEDIOS DE CONTROLDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

Colocar el produco terminado cerca del área de despacho para la carga del camión

Transporte de bodegas de producción aBodega de producto terminado

SALIDAS: Producto almacenado

CLIENTE: Despacho ENTRADAS: Solicitud de servicio informático



No se ha definido por falta de tiempo

111

No se han hecho por falta de tiempo. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉTODOS)

Lista de chequeo, facturasREGISTROS DE REFERENCIA


NOMBRE DEL PROCESO: Informática (Apoyo)ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE: InformáticaPUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO: Encargado de informática


Inicia: Solicitud de servicio informático

Finaliza: Solución del problemaSALIDAS: Servicio informático



QUIÉN DEFINE: No aplica No aplica


AMBIENTE DE TRABAJO Oficina

MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRUCTURA Computadoras, softwaresMATERIALES / SUMINISTROS Tintas y papel para impresoras, repuestosMEDIOS DE CONTROL No hay. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

Velar por el buen funcionamiento del sistema informático para asegurar el manejo de información entre

departamentos.

PROVEEDOR: Colaboradores administrativos

CLIENTE: Colaboradores administrativos

REQUISITO/META:


Encardado de InformáticaTécnico

11

DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉTODOS) No existen por falta de tiempo.

REGISTROS DE REFERENCIA No existen por falta de tiempo.


Informática (Apoyo) NOMBRE DEL PROCESO:Informática ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE:

Encargado de informática PUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO:


Solicitud de servicio informáticoALCANCE DEL PROCESO:

Inicia:

Solución del problema Finaliza:



No aplica QUIÉN DEFINGerencia


RECURSOS HUMANOSOficina AMBIENTE DE TRABAJO Oficina

Computadoras, softwares MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTR Computadora, teléfonoTintas y papel para impresoras, repuestos MATERIALES / SUMINISTROS No aplica

No hay. MEDIOS DE CONTROL Reuniones de segumiento a los clientesDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

Velar por el buen funcionamiento del sistema informático para asegurar el manejo de información entre

departamentos.

CLIENTE: Colaboradores administrativos

ENTRADAS: Llamadas PROVEEDOR: Clientes internos o externos


Quejas solucionadas / Total de quejas

11

Encargada de Recursos Humanos

No existen por falta de tiempo.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉT No existe

No existen por falta de tiempo.REGISTROS DE REFERENCIA

Hoja de pedidoFacturas


Servicio al Cliente (Apoyo) NOMBRE DEL PROCESO:Servicio al cliente ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE:

Encargada de Servicio al Cliente PUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO:


Llamada telefónicaALCANCE DEL PROCESO:

Entrega, cobro y facturación



100% Mensual


1 RECURSOS HUMANOS

Oficina AMBIENTE DE TRABAJO

Computadora, teléfono MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRNo aplica MATERIALES / SUMINISTROS

Reuniones de segumiento a los clientes MEDIOS DE CONTROLDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

Atender necesidades del cliente para garantizarle una buena atención y satisfacción

SALIDAS: Productos entregadosClientes satisfechos

CLIENTE: Clientes externos o internos

ENTRADAS: movimientos bancarios, movimientos de kilos en cada proceso de producción, facturación de clientes.

REQUISITO/META:



Encargada de Recursos Humanos

No existe

REGISTROS DE REFERENCIA


Hoja de pedidoFacturas


NOMBRE DEL PROCESO: Contabilidad (Apoyo)ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE: Servicios contablesPUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO: Asistente financiero



Finaliza:



No aplica. No aplica.

RECURSOS ASOCIADOS

RECURSOS HUMANOS Asistente financiero 1

AMBIENTE DE TRABAJO Oficina

MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRMATERIALES / SUMINISTROS Información de movimientos de dinero e inventarios. MEDIOS DE CONTROL Revisión de cuentas en estado de resultados y balance general. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

Registrar todos lo movimientos de dinero y de inventario llevados a cabo, para conocer la situación actual de la empresa.

Solicitud y digitalización de resgistros de movimientos de dinero e inventario.

Presentación de informe de situación actual de la empresa a gerencia.

ENTRADAS: movimientos bancarios, movimientos de kilos en cada proceso de producción, facturación de clientes.

PROVEEDOR: Jefe Adminsitrativo, Encargado de Logística, Encargado de Crédito y Cobro.

SALIDAS: Análisis de Estado de resultados y Balance General mensual.

CLIENTE: Gerencia.

No se maneja ninguno.

QUIÉN DEFINE:

REQUISITO/META:


Computadora, Sistema de información, Ampos de facturación, Ampos de compras.

No se han documentado por falta de tiempo.

REGISTROS DE REFERENCIA


Resgistro de entradas y salidas bancarias, registro de facturación de compras, registro de kilos que entran y salen de cada proceso, registro de facturación de ventas.


Contabilidad (Apoyo)Servicios contablesAsistente financiero



No aplica.

RECURSOS ASOCIADOS

1

Oficina

Información de movimientos de dinero e inventarios. Revisión de cuentas en estado de resultados y balance general.

DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

Registrar todos lo movimientos de dinero y de inventario llevados a cabo, para conocer la situación

Solicitud y digitalización de resgistros de movimientos de dinero e inventario.

Presentación de informe de situación actual de la

CLIENTE: Gerencia.

Computadora, Sistema de información, Ampos de facturación,

No se han documentado por falta de tiempo.

Resgistro de entradas y salidas bancarias, registro de facturación de compras, registro de kilos que entran y salen de cada proceso,

fichas de procesos de apoyo, mejorados

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