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SERIE

ACTA

CODIGO

01

ACTA

CODIGO

01

ACTA

CODIGO

01

ACTA

CODIGO

01

ACTA

CODIGO

01

ACTA

CODIGO

01

ACTA

CODIGO

01

ACTA

CODIGO

01

ACTA

CODIGO

01

ACTA

CODIGO

01

DEFINICION:

TERMINOS ESPECIFICO:

TERMINOS RELACIONADOS:

FUENTE:

COPNIA

SUBSERIE

DIRECCION GENERAL 1000 CODIGO

Documento que evidencia las diversas reuniones dentro de la institucion, se reflejan la toma de desiciones, tiene un

numero consecutivo, una fecha, el nombre de las personas asistentes, la finalidad, temas a tratar,entre algunos

campos, ademas sirve como documento probatorio en caso que se requiera y conforma parte de la memoria de

historica del Copnia.

Acto Administrativo

Actas de Consejo Nacional.

UNIDAD PRODUCTORA CODIGO

NIVEL

ÁREA DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES 1002 CODIGO

FICHA DEL BANCO TERMINOLOGICO - COPNIA

TERMINO GENERAL:

ACTAS

UNIDADES PRODUCTORAS

CODIGO

ÁREA ADMINISTRATIVA 1301 CODIGO

OFICINA DE CONTROL INTERNO 1100

ÁREA DE CONTRATACIÓN 1303 CODIGO

ÁREA DE GESTIÓN HUMANA 1304 CODIGO

ÁREA DE CONTABILIDAD 1305 CODIGO

SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN,

CONTROL Y SEGUIMIENTO1400 CODIGO

SECRETARIAS SECCIONALES 1405 - 1476 CODIGO

SUBDIRECCIÓN JURÍDICA 1500 CODIGO

Actas de Comité de Sostenibilidad Contable.

Actas de Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Actas de Subcomité de Seguridad de la Información.

Actas de Subcomité Interno de Archivo.

Actas de Subcomité Interno de Gestión Integral.

Actas de Consejo Seccional.

Actas de Comité Coordinador del Sistema de Control Interno.

Actas de Comité de Conciliación.

Actas de Comité de Contratación.

Actas de Comité de Convivencia Laboral.

SERIE

ACTA

CODIGO

01

DEFINICIÓN:



FUENTE:


TERMINO GENERAL:

ACTAS DE CONSEJO NACIONAL



NIVEL

SUBSERIE

Acto Administrativo

Actas de Consejo Seccional.

COPNIA

DIRECCIÓN GENERAL 1000

ACTA DE CONSEJO

NACIONAL

CODIGO

01

Documento escrito que resume lo sucedido en reunion de Consejo Nacional , donde se incluye el avance de los

procesos disciplinarios, la divulgación, la aprobacion de matriculas en segunda instancia e informacion administrativa

en general.

SERIE

ACTA

CODIGO

01

DEFINICIÓN:



FUENTE:


NOMBRE DEL TERMINO:

ACTAS DE CONSEJO SECCIONAL



NIVEL

SUBSERIE

Documento escrito que resume lo sucedido en reunion de Consejo Seccional, donde se incluye el avance de los

procesos disciplinarios, la divulgación, la aprobacion de matriculas en primera instancia e informacion administrativa

en general.

Acto Administrativo

Actas de Consejo Nacional.

COPNIA

SECRETARIAS SECCIONALES 1405 - 1476

ACTA DE CONSEJO

SECCIONAL

CODIGO

02

SERIE

ACTA

CODIGO

01

DEFINICIÓN:



FUENTE:

Acto Administrativo

COPNIA






Documento escrito que resume lo sucedido en reunion del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno, donde

se incluye el resultado de las auditorias, los riesgps identificados en las areas, el cumplimiento de los planes de

mejoramiento, los indicadores de gestion y las recomendaciones para la mejora del sistema e informacion

administrativa en general.


NOMBRE DEL TERMINO:

ACTAS DE COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO



NIVEL

SUBSERIE


ACTA DE COMITÉ

COORDINADOR DEL

SISTEMA DE CONTROL

INTERNO

CODIGO

03

SERIE

ACTA

CODIGO

01

DEFINICION:



FUENTE:

COPNIA





Documento escrito que se genera con base en el decreto 1716 de 2009 por el cual se establece el Comite de

Conciliación como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas

sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de una entidad. Igualmente decidirá en cada caso

específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos.

Acto Administrativo


SUBDIRECCIÓN JURÍDICA 1500

ACTA DE COMITÉ DE

CONCILIACION

CODIGO

04


TERMINO GENERAL:

ACTAS DE COMITÉ DE CONCILIACIÓN



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

ACTA

CODIGO

01

DEFINICION:



FUENTE:

COPNIA

Acto Administrativo






Documento escrito que resume lo sucedido en reunion del Comité Contratacion, donde se exponen los procesos de

selección y se autoriza la respectiva publicacion y demas informacion contraactual en general.


TERMINO GENERAL:

ACTAS DE COMITÉ DE CONTRATACION



NIVEL

SUBSERIE

AREA DE CONTRATACIÓN 1303

ACTA DE COMITÉ DE

CONTRATACION

CODIGO

11

SERIE

ACTA

CODIGO

01

DEFINICION:



FUENTE:

Actos administrativos por medio de los cuales se deja evidencia y memoria de las reuniones adelantadas por parte del

Comité de Convivencia Laboral de conformidad con el trámite y seguimiento a las quejas presentadas en las que se

describan situaciones que puedan constituir acoso laboral al interior del COPNIA.


TERMINO GENERAL:

ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL



NIVEL

SUBSERIE

AREA DE GESTION HUMANA 1304

ACTAS DE COMITÉ DE

CONVIVENCIA

CODIGO

05

COPNIA

Acto Administrativo






SERIE

ACTA

CODIGO

01

DEFINICION:



FUENTE:

Actos administrativos por medio de los cuales se deja evidencia y memoria de las reuniones adelantadas por parte del

Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del COPNIA. En ellas se reflejan las recomendaciones de gestiones

administrativas tendientes a evaluar y depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes

contables, de tal forma que éstos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y

comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública


TERMINO GENERAL:

ACTAS DE COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE



NIVEL

SUBSERIE

AREA DE CONTABILIDAD 1305

ACTAS DE COMITÉ DE

SOSTENIBILIDAD

CONTABLE

CODIGO

06

COPNIA

Acto Administrativo






SERIE

ACTA

CODIGO

01

DEFINICION:



FUENTE:

COPNIA

Acto Administrativo






Actos administrativos emitido como memoria y testimonio de cada una de las reuniones del Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo en el que se consignan todos los temas tratados referentes a las políticas de desarrollo

administrativo y demás componentes del modelo. Este comité sustituye a los demás comités que tengan relación con

el modelo y no sean obligatorios por mandato legal


TERMINO GENERAL:

ACTAS DE COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO



NIVEL

SUBSERIE


CONTROL Y SEGUIMIENTO1400

ACTAS DE COMITÉ

INSTITUCIONAL DE

DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

CODIGO

07

SERIE

ACTA

CODIGO

01

DEFINICION:



FUENTE:

COPNIA

Acto Administrativo

Actas de Subcomité Interno de Archivo.

Actas de Subcomité Interno de Gestión Integral

ÁREA DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES1002

ACTAS DE SUBCOMITE

DE SEGURIDAD DE LA

INFORMACION

CODIGO

08

Actos administrativos por medio de los cuales se deja evidencia y memoria de cada una de las reuniones adelantadas

por el Subcomité de Seguridad de la Información, órgano dependiente del Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo del COPNIA, mediante el cual se determinan, aprueban y realiza seguimiento de las políticas, planes y

proyectos que requiera la Entidad en materia de seguridad de la información


TERMINO GENERAL:

ACTAS DE SUBCOMITE DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

ACTA

CODIGO

01

DEFINICION:



FUENTE:

Acto Administrativo

Actas de Subcomité de Seguridad de la Informacion.

Actas de Subcomité Interno de Gestión Integral

COPNIA

ÁREA ADMINISTRATIVA 1301

ACTAS DE SUBCOMITE

INTERNO DE ARCHIVO

CODIGO

09

Documento escrito que se genera con base en el decreto 2578 de 2012, decreto 1080 del 25 de mayo de 2015 y la

resolución 1767 del 26 de noviembre 2014 por medio de la cual se crea el comité Interno de Archivo del COPNIA,

soporta decisiones administrativas relativas a la Gestión Documental de la Entidad y registra los temas tratados y los

acuerdos adoptados en reuniones del comité interno de archivo.


TERMINO GENERAL:

ACTAS DE SUBCOMITE INTERNO DE ARCHIVO



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

ACTA

CODIGO

01

DEFINICION:



FUENTE:

Acto Administrativo

Actas de Subcomite Interno de Archivo.

Actas de Subcomité de Seguridad de la Informacion.

COPNIA

SUBDIRECCION DE PLANEACION Y

SEGUIMIENTO1400

ACTAS DE SUBCOMITE

INTERNO DE GESTION

INTEGRAL

CODIGO

10

Actos administrativos por medio de los cuales se deja evidencia y memoria de cada una de las reuniones adelantadas

por el Subcomité Interno de Gestión Integral, órgano dependiente del Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo del COPNIA, como apoyo en el fortalecimiento y desarrollo del Modelo Integrado de Planeación y

Gestión, especialmente en el seguimiento de los indicadores de gestión, riesgos y en general los lineamientos

institucionales.


TERMINO GENERAL:

ACTAS DE SUBCOMITE INTERNO DE GESTION INTEGRAL



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

CODIGO

DEFINICION:



FUENTE:

Actas.

Resoluciones.

SENTENCIA C - 1436 de 2000

Informes.

Leyes.

El acto administrativo definido como la manifestación de la voluntad de la administración, tendiente a producir efectos

jurídicos ya sea creando, modificando o extinguiendo derechos para los administrados o en contra de éstos, tiene

como presupuestos esenciales su sujeción al orden jurídico y el respeto por las garantías y derechos de los

administrados.


TERMINO GENERAL:

ACTO ADMINISTRATIVO



NIVEL

SUBSERIE

CODIGO

SERIE

APORTES AL

SISTEMA GENERAL

EN SEGURIDAD

SOCIAL

CODIGO

02

DEFINICION:



Soportes Pago de Aportes.

FUENTE:

Seguridad Social Integral.

Nomina.

Ley 100 de 1993

Reclamaciones y Novedades.


CODIGO

Son las obligaciones del Estado y la Sociedad, las instituciones y los recursos destinados a garantizar la cobertura de

las prestaciones de carácter economico, de salud y servicios complementarios, materias de la Ley 100, u otras que se

incorporen en el futuro.


TERMINO GENERAL:

APORTES AL SISTEMA GENERAL EN SEGURIDAD SOCIAL



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

CODIGO

DEFINICION:



FUENTE:


TERMINO GENERAL:

AUDITORIAS



NIVEL

SUBSERIE

Sistema de Gestion Integral

Auditorias Externas.

Control de Documentos Sistema de Gestion de Calidad.

NTC - ISO 19011

CODIGO

Proceso sistematico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria, y evaluarlas de manera

objetiva con el fin de determinar la extension en que se cumplen los criterios de auditoria.

Auditorias Internas.

SERIE

AUDITORIAS

CODIGO

03

DEFINICION:



FUENTE:


TERMINO GENERAL:

AUDITORIAS EXTERNAS



NIVEL

SUBSERIE

Sistema de Gestion Integral.


MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL


AUDITORIAS EXTERNAS

CODIGO

01

Validación de procesos y procedimientos de la gestión de la institución, esta es realizada por un ente externo o una

autoridad competente, con el propósito de mantener los controles pertinentes.


SERIE

AUDITORIAS

CODIGO

03

DEFINICION:



FUENTE:


TERMINO GENERAL:

AUDITORIAS INTERNAS



NIVEL

SUBSERIE

Sistema de Gestion Integral


GUIA DE AUDITORIA PARA ENTIDADES PUBLICAS


AUDITORIAS INTERNAS

CODIGO

02

El proceso de Auditoría Interna, adelantado por las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces en las

Entidades del Estado, debe estar enfocado hacia “una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y

consultoría, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la Entidad. Adicionalmente, éste ayuda a las

organizaciones a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la

eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.


SERIE

ESTADOS

FINANCIEROS

CODIGO

14

DEFINICION:



Estado de actividad Financiera Económica, Social y Ambiental.

Estado de Cambios en el Patrimonio.

Estado Flujo de Caja.

Notas a los Estados Contables.

FUENTE:

DECRETO 2649 DE 1993

Estados Financieros

Comprobantes de Egreso.

Comprobantes de Causación Cuentas por Pagar.

Comprobantes de Cierre Contable.

Soportes Pago de Aportes. Comprobantes de Reembolsos y Cierre de Caja Menor.

Es el informe financiero que muestra el importe de los activos, pasivos y capital, en una fecha específica.


TERMINO GENERAL:

BALANCE GENERAL



NIVEL

SUBSERIE


BALANCE GENERAL

CODIGO

01

SERIE

CODIGO

DEFINICION:



FUENTE:

Gestion de Bienes Inmuebles.

Historial de Bienes Inmuebles.

LEY 675 del 2001

Bienes Inmuebles

Los bienes privados o de dominio particular como los inmuebles debidamente delimitados, funcionalmente

independientes, de propiedad y aprovechamiento exclusivo, integrantes de un edificio o conjunto sometido al regimen

de propiedad horizontal, con salida directa a la via publica o por un pasaje comun.


TERMINO GENERAL:

BIENES



NIVEL

SUBSERIE

CODIGO

SERIE

BIENES

INMUEBLES

CODIGO

04

DEFINICION:



FUENTE:


TERMINO GENERAL:

BIENES INMUEBLES



NIVEL

SUBSERIE

Bienes



COPNIA

AREA ADMINISTRATIVA 1301

CODIGO

Conjunto de propiedades pertenecientes a una entidad a la cual se le aplican un conjunto de estrategias

organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos

SERIE

CERTIFICADOS DE

DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL

CODIGO

05

DEFINICION:



FUENTE:

Presupuesto.

Obligaciones Presupuestales

COPNIA

AREA DE PRESUPUESTO 1306

CODIGO

el certificado de disponibilidad presupuestal es un documento garante de la existencia de dinero disponible para

solventar las obligaciones de la entidad y el pago de las obligaciones contraactuales de la entidad.


TERMINO GENERAL:

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

COMPROBANTES

CODIGO

06

COMPROBANTES

CODIGO

06

DEFINICION:



FUENTE:

Notas a los Estados Contables




Estado de actividad Financiera Económica, Social y Ambiental

Estado de Cambios en el Patrimonio

Resolucion 989 de 1995

AREA DE TESORERIA 1302

CODIGO

Son los soportes que para efectos que sirven para la comprobación de cada gasto las facturas, recibos, cuentas o

demás comprobantes que expida el proveedor o el prestatario del servicio.


CODIGO

Estado Flujo de Caja

Estados Financieros.

Balance General.



TERMINO GENERAL:

COMPROBANTES



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

COMPROBANTES

CODIGO

06

DEFINICION:



FUENTE:





COPNIA

Son los soportes de las obligaciones de la entidad contable pública con terceros relacionadas con la adquisición de

bienes y servicios para el desarrollo de su cometido estatal. Se reconocen por el valor neto adeudado que se define

como la cantidad a pagar después de que el COPNIA hace las respectivas deducciones de impuestos. Las cuentas por

pagar se revelan en función de los hechos que originan la obligación tales como la adquisición de Bienes y servicios,

transferencias, impuestos, depósitos, avances y anticipos, reembolsos de fondos, entre otros.


TERMINO GENERAL:

COMPROBANTES DE CAUSACION CUENTAS POR PAGAR



NIVEL

SUBSERIE


COMPROBANTES DE

CAUSACION CUENTAS

POR PAGAR

CODIGO

01

ESTADOS FINANCIEROS

Balance General.




SERIE

COMPROBANTES

CODIGO

06

DEFINICION:



FUENTE:





COPNIA


Balance General.




Son los documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, que sirven como fuente para registrar el

cierre de movimientos contables de la vigencia correspondiente.


TERMINO GENERAL:

COMPROBANTES DE CIERRE CONTABLE



NIVEL

SUBSERIE


COMPROBANTES DE

CIERRE CONTABLE

CODIGO

02

SERIE

COMPROBANTES

CODIGO

06

DEFINICION:



FUENTE:





COPNIA


Es un soporte contable que respalda el pago de una determinada suma de dinero.


Balance General.




COMPROBANTES DE

EGRESO

CODIGO

03


TERMINO GENERAL:

COMPROBANTES DE EGRESO



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

COMPROBANTES

CODIGO

06

DEFINICION:



FUENTE:





COPNIA


Balance General.



Son los soportes contables de los gastos en que incurra el COPNIA, al adquirir con recursos de caja menor,

bienes o servicios de personas inscritas en el Régimen Simplificado, donde se necesita que el beneficiario del

pago perteneciente firme el respectivo comprobante de caja menor expedido por la entidad.




TERMINO GENERAL:

COMPROBANTES DE REEMBOLSOS Y CIERRE DE CAJA MENOR



NIVEL

SUBSERIE


COMPROBANTES DE

REEMBOLSOS Y CIERRE

DE CAJA MENOR

CODIGO

04

SERIE

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

CODIGO

09

DEFINICION:



FUENTE:


TERMINO GENERAL:

COMUNICACIONES EXTERNAS UNIDAD NACIONAL



NIVEL

SUBSERIE

Comunicaciones Oficiales.

Comunicaciones Internas Unidad Nacional.

COPNIA


COMUNICACIONES

EXTERNAS UNIDAD

NACIONAL

CODIGO

01

Comunicaciones generadas con destino a otras entidades o personas naturales, se refleja en esta el cumplimiento de

las funciones asignadas de la Sede Nacional del COPNIA.

SERIE

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

CODIGO

09

DEFINICION:



FUENTE:



COPNIA


COMUNICACIONES

EXTERNAS UNIDAD

SECCIONAL

CODIGO

03

Comunicaciones generadas con destino a otras entidades o personas naturales, se refleja en esta el cumplimiento de

las funciones asignadas de la Sede Seccional del COPNIA.


TERMINO GENERAL:

COMUNICACIONES EXTERNAS UNIDAD SECCIONAL



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

CODIGO

09

DEFINICION:



FUENTE:


TERMINO GENERAL:

COMUNICACIONES INTERNAS UNIDAD NACIONAL



NIVEL

SUBSERIE


Comunicaciones Externas Unidad Nacional.

COPNIA


COMUNICACIONES

INTERNAS UNIDAD

NACIONAL

CODIGO

02

Comunicaciones generadas entre áreas y funcionarios del COPNIA con el fin de comunicar desiciones o lineamientos

en cumplimiento de sus funciones.

SERIE

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

CODIGO

09

DEFINICION:



FUENTE:


Comunicaciones Externas Unidad Seccional.

COPNIA


COMUNICACIONES

INTERNAS UNIDAD

SECCIONAL

CODIGO

04

Comunicaciones generadas entre áreas, seccionales y funcionarios del COPNIA con el fin de comunicar desiciones o

lineamientos en cumplimiento de sus funciones.


TERMINO GENERAL:

COMUNICACIONES INTERNAS UNIDAD SECCIONAL



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

CODIGO

DEFINICION:



FUENTE:


ACUERDO 060 DE 2001

Comunicaciones Externas Unidad Nacional.

Comunicaciones Externas Unidad Seccional.

Comunicaciones Internas Unidad Seccional.

Consecutivo de Comunicaciones Oficiales.

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,

independientemente del medio utilizado.


TERMINO GENERAL:

COMUNICACIONES OFICIALES



NIVEL

SUBSERIE

CODIGO

SERIE

CONCEPTOS

JURIDICOS

CODIGO

07

DEFINICION:



FUENTE:


TERMINO GENERAL:

CONCEPTOS JURIDICOS



NIVEL

SUBSERIE

CONSEJO DE ESTADO

SUBDIRECCION JURIDICA 1500

CODIGO

Como todo concepto jurídico no obligatorio jurídicamente, se trata de una opinión, apreciación o juicio, que por lo

mismo se expresa en términos de conclusiones, sin efecto jurídico directo sobre la materia de que trata, que sirve

como simple elemento de información o criterio de orientación, en este caso, para la consultante, sobre las cuestiones

planteadas por ella.

SERIE

CONCILIACIONES

FINANCIERAS

CODIGO

08

DEFINICION:



FUENTE:

Estados Financieros

COPNIA

Conciliacion de Ingresos


CONCILIACION

BANCARIA

CODIGO

01

Comparacion entre los datos informados o reportados por la Institucion Bancaria de una cuenta corriente o de

ahorros, con los registros contables incluyendo la explicacion de diferencias y ajustes si los hubiere.


TERMINO GENERAL:

CONCILIACION BANCARIA



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

CONCILIACIONES

FINANCIERAS

CODIGO

08

DEFINICION:



FUENTE:

Estados Financieros

COPNIA

Conciliacion Bancaria


CONCILIAICION DE

INGRESOS

CODIGO

02

Desde el principio de causación y con el ánimo de no subestimar los ingresos mensuales, el procedimiento inicia con

el análisis y registro de los recaudos diarios por entidad bancaria y termina con la elaboración de un reporte

consolidado de ingresos por trámites del mes con el cual se realiza la amortización mensual de la cuenta de ingresos

recibidos por anticipado.


TERMINO GENERAL:

CONCILIAICION DE INGRESOS



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

CONCILIACIONES

FINANCIERAS

CODIGO

08

DEFINICION:



FUENTE:

Estados Financieros

Conciliacion de Ingresos

COPNIA

Conciliacion Bancaria


CODIGO

En estos documentos en los que se realiza una comparación que se hace entre los apuntes contables que lleva el

COPNIA de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza sobre las mismas

cuentas.


TERMINO GENERAL:

CONCILIACIONES FINANCIERAS



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

CODIGO

09

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

CODIGO

09

DEFINICION:



Comunicaciones Internas Unidad Nacional

Comunicaciones Externas Unidad Seccional

FUENTE:


TERMINO GENERAL:

CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES



NIVEL

SUBSERIE


Comunicaciones Externas Unidad Nacional

Comunicaciones Internas Unidad Seccional

COPNIA

AREA ADMINISTRATIVA 1301 CODIGO


CODIGO

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente al COPNIA,

independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso

del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales”

señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

SERIE

CONTRATOS

CODIGO

10

DEFINICION:



Contratos de Consultoria.

Contratos de Interventoria.

Contratos de Seguros.

Contratos de Suministro.

FUENTE:


TERMINO GENERAL:

CONTRATOS



NIVEL

SUBSERIE

AREA DE CONTRATACION 1303 CODIGO

Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades públicas,

previstos en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus Decretos reglamentarios, así como en el derecho privado o

en disposiciones especiales o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.

Convenios

Contratos de Prestación de Servicios.

Contratos de Ordenes de Compra (Acuerdo marco).

Ley 80 de 1993

Contratos de Arrendamientos.

Contratos de Comodato.

Contratos de Compraventa.

Contratos de Obra Publica.

SERIE

CONTRATOS

CODIGO

10

DEFINICION:







FUENTE:


CODIGO CIVIL COLOMBIANO

Convenios





El arrendamiento es un contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una

cosa, o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio

determinado.


TERMINO GENERAL:

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO



NIVEL

SUBSERIE

AREA DE CONTRATACION 1303

CONTRATO DE

ARRENDAMIENTO

CODIGO

01

SERIE

CONTRATOS

CODIGO

10

DEFINICION:







FUENTE:



Convenios





El comodato o préstamo de uso es un contrato en que la una de las partes entrega a la otra gratuitamente una

especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el

uso.


TERMINO GENERAL:

CONTRATO DE COMODATO



NIVEL

SUBSERIE


CONTRATO DE

COMODATO

CODIGO

02

SERIE

CONTRATOS

CODIGO

10

DEFINICION:







FUENTE:


Convenios






La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero.

Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.


TERMINO GENERAL:

CONTRATO DE COMPRAVENTA



NIVEL

SUBSERIE


CONTRATOS DE

COMPRAVENTA

CODIGO

03

SERIE

CONTRATOS

CODIGO

10

DEFINICION:







FUENTE:

LEY 80 DE 1993

Convenios






Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la

ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos

específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.


TERMINO GENERAL:

CONTRATOS DE CONSULTORIA



NIVEL

SUBSERIE


CONTRATOS DE

CONSULTORIA

CODIGO

04

SERIE

CONTRATOS

CODIGO

10

DEFINICION:







FUENTE:

COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

Convenios






La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona

natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga

conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No

obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá

contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la

interventoría.


TERMINO GENERAL:

CONTRATOS DE INTERVENTORIA



NIVEL

SUBSERIE


CONTRATOS DE

INTERVENTORIA

CODIGO

05

SERIE

CONTRATOS

CODIGO

10

DEFINICION:







FUENTE:

LEY 80 DE 1993

Convenios






Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en

general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la

modalidad de ejecución y pago.


TERMINO GENERAL:

CONTRATOS DE OBRA PUBLICA



NIVEL

SUBSERIE


CONTRATOS DE OBRA

PUBLICA

CODIGO

06

SERIE

CONTRATOS

CODIGO

10

DEFINICION:







FUENTE:

LEY 80 DE 1993

Convenios






Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades

relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con

personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimiento

especializados.


TERMINO GENERAL:

CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS



NIVEL

SUBSERIE


CONTRATOS DE

PRESTACION DE

SERVICIOS

CODIGO

07

SERIE

CONTRATOS

CODIGO

10

DEFINICION:





Contratos de Prestacion de Servicios.


FUENTE:

COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

Convenios





Contratos de Suministros.

El Acuerdo Marco de Precios es un contrato entre un representante de los compradores y uno o varios proveedores,

que contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisicion, las garantías mínimas y el plazo

mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo.

Generalmente, los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su

compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una orden de comprar para la adquisición de los

bienes o servicios previstos en el acuerdo.


TERMINO GENERAL:

CONTRATOS DE ORDENES DE COMPRA (Acuerdo marco)



NIVEL

SUBSERIE


CONTRATOS DE

ORDENES DE COMPRA

(Acuerdo marco)

CODIGO

10

SERIE

CONTRATOS

CODIGO

10

DEFINICION:







FUENTE:


Convenios






El seguro de responsabilidad impone a cargo del asegurador la obligación de indemnizar los perjuicios patrimoniales

que cause el asegurado con motivo de determinada responsabilidad en que incurra de acuerdo con la ley y tiene

como propósito el resarcimiento de la víctima, la cual, en tal virtud, se constituye en el beneficiario de la

indemnización, sin perjuicio de las prestaciones que se le reconozcan al asegurado; Son asegurables la

responsabilidad contractual y la extracontractual, al igual que la culpa grave, con la restricción indicada en el artículo

1055.


TERMINO GENERAL:

CONTRATOS DE SEGUROS



NIVEL

SUBSERIE


CONTRATOS DE

SEGUROS

CODIGO

08

SERIE

CONTRATOS

CODIGO

10

DEFINICION:







FUENTE:


Convenios






El suministro es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de

otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.


TERMINO GENERAL:

CONTRATOS DE SUMINISTROS



NIVEL

SUBSERIE


CONTRATOS DE

SUMINISTROS

CODIGO

09

SERIE

CONTROL DE

DOCUMENTOS

SISTEMA DE

GESTION DE

CALIDAD

CODIGO

11

DEFINICION:



FUENTE:



ISO 9001 - 2015



CODIGO

La información documentada que se requiere debe estar controlada para asegurarse de que:

a) Se encuentre disponible y sea idóneo para utilizarlo, cuando y donde se necesite.

b) Se encuentre adecuadamente protegida.


TERMINO GENERAL:

CONTROL DE DOCUMENTOS SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

CONVENIOS

CODIGO

12

CONVENIOS

CODIGO

12

CONVENIOS

CODIGO

12

DEFINICION:



FUENTE:


TERMINO GENERAL:

CONVENIOS



NIVEL

SUBSERIE

AREA DE TESORERIA 1302 CODIGO

COOPERACION TECNICA INTERNACIONAL

AREA DE CONTRATACION

Un convenio es un acuerdo de voluntades entre dos o más personas o instituciones.

Convenios Bancarios.

Convenios Interadministrativos.

Convenios Interinstitucionales.

1303 CODIGO


CONTROL Y SEGUIMIENTO1400 CODIGO

SERIE

CONVENIOS

CODIGO

12

DEFINICION:



FUENTE:

Convenios



COPNIA

Acuerdos celebrados entre el banco y el COPNIA, por virtud de los cuales se accede a la prestación de los servicios

bancarios que libremente ha determinado, es accesorio al contrato de cuenta de ahorros y/o cuenta corriente de

la(s) Cuenta(s) Operativa(s), de manera que constituye una adición a su reglamento.


CONVENIOS

BANCARIOS

CODIGO

01


TERMINO GENERAL:

CONVENIOS BANCARIOS



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

CONVENIOS

CODIGO

12

DEFINICION:



FUENTE:



SENTENCIA CE SIII E 17860 DE 2010


CONVENIOS

INTERADMINISTRATIVOS

CODIGO

03

Son formas de gestión conjunta de competencias administrativas que asumen el ropaje del negocio jurídico y, al

hacerlo, regulan intereses que aunque coincidentes son perfectamente delimitables, por tanto se trata de relaciones en

la que mínimo participan dos partes. Adicionalmente, mediante este instrumento se crean vínculos jurídicos que antes

de su utilización no existían y que se traducen en obligaciones concretas. Finalmente, dichas obligaciones son

emanaciones de los efectos jurídicos que puedan llegar a desprenderse, son un reflejo directo de las voluntades

involucradas.


TERMINO GENERAL:

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

CONVENIOS

CODIGO

12

DEFINICION:



FUENTE:

Convenios.



COOPERACION TECNICA INTERNACIONAL



CONVENIOS

INTERINSTITUCIONALES

CODIGO

02

Se entiende por convenio de cooperación interinstitucional a todo acto celebrado entre una institución y otras personas

jurídicas de derecho público o privado, nacionales o extranjeras y cuya finalidad es aprovechar mutuamente sus

recursos o fortalezas.


TERMINO GENERAL:

CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

ESTADOS

FINANCIEROS

CODIGO

14

DEFINICION:



FUENTE:

Estados Financieros

Balance General.




DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA





El Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental presenta las operaciones ordinarias y

extraordinarias con el fin de calcular el exedente o déficit operacional del ejercicio.


TERMINO GENERAL:

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL



NIVEL

SUBSERIE


ESTADO DE ACTIVIDAD

FINANCIERA,

ECONOMICA, SOCIAL Y

AMBIENTAL

CODIGO

02

SERIE

ESTADOS

FINANCIEROS

CODIGO

14

DEFINICION:






FUENTE:

INSTITUTO NACIONAL DE CONTADORES PUBLICOS DE COLOMBIA

Estados Financieros

Balance General.





El estado de cambios en el patrimonio es uno de los estados contables obligatorio para todas las empresas, que junto

con el balance, el estado de pérdidas y ganancias y el estado de flujos de efectivo conforman las cuentas anuales.


TERMINO GENERAL:

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO



NIVEL

SUBSERIE


ESTADOS DE CAMBIOS

EN EL PATRIMONIO

CODIGO

03

SERIE

ESTADOS

FINANCIEROS

CODIGO

14

DEFINICION:






FUENTE:

Los estados de flujo de caja facilitan información acerca de la capacidad financiera de la Entidad para pagar sus

deudas y una buena herramienta para medir el nivel de liquidez de la Entidad


TERMINO GENERAL:

ESTADO FLUJO DE CAJA



NIVEL

SUBSERIE


ESTADO FLUJO DE CAJA

CODIGO

04

COPNIA

Estados Financieros

Balance General.





SERIE

ESTADOS

FINANCIEROS

CODIGO

14

DEFINICION:



Comprobantes





FUENTE:


Son estados financieros de propósito general aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por

usuarios indeterminados, con el animo principal de satisfacer el interés común del publico en evaluar la capacidad de

un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad,

neutralidad y fácil consulta.Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados

financieros consolidados.

Balance General.






CODIGO


TERMINO GENERAL:

ESTADOS FINANCIEROS



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

BIENES

INMUEBLES

CODIGO

04

DEFINICION:



FUENTE:


TERMINO GENERAL:

GESTION DE BIENES INMUEBLES



NIVEL

SUBSERIE

Bienes

Bienes Inmuebles.


COPNIA


GESTION DE BIENES

INMUEBLES

CODIGO

01

Subserie documental que recaba y acopia todas las gestiones de tipo administrativo en cada uno de los bienes

inmuebles del COPNIA

SERIE

BIENES

INMUEBLES

CODIGO

04

DEFINICION:



FUENTE:


TERMINO GENERAL:

HISTORIAL DE BIENES INMUEBLES



NIVEL

SUBSERIE

Bienes

Bienes Inmuebles.


COPNIA


HISTORIAL DE BIENES

INMUEBLES

CODIGO

02

Es la descripción de la adquisicion, administración o eliminación de propiedades del COPNIA en relación a

edificaciones o bienes raices.

SERIE

ESTADOS

FINANCIEROS

CODIGO

14

DEFINICION:






FUENTE:

Son las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y

cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores


TERMINO GENERAL:

NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES



NIVEL

SUBSERIE


NOTAS A LOS ESTADOS

CONTABLES

CODIGO

05


Estados Financieros

Balance General.





SERIE

OBLIGACIONES

PRESUPUESTALES

CODIGO

23

DEFINICION:



FUENTE:

Presupuesto.

Certificados de Disponibilidad Presupuestal

AGENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA

AREA DE PRESUPUESTO 1306

CODIGO

Se entiende por obligación exigible de pago el monto adeudado por el Ente Público como consecuencia del

perfeccionamiento y cumplimiento total o parcial de los compromisos adquiridos equivalentes al valor de los bienes

recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados, que se

hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa


TERMINO GENERAL:

OBLIGACIONES PRESUPUESTALES



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

CODIGO

DEFINICION:



FUENTE:

Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

BANCO DE LA REPUBLICA

Obligaciones Presupuestales.

CODIGO

Un presupuesto es un resumen sistemático elaborado en períodos regulares de las previsiones, en principio

obligatorias, de todos los gastos proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos.

Un presupuesto se basa en la idea de equilibrio entre gastos e ingresos. Lo natural debe de ser la igualdad, el

equilibrio, no sólo en el cálculo o en las probabilidades, sino en los resultados efectivos. Cuando esto sucede, se dice

que el presupuesto está nivelado; cuando exceden los ingresos a los gastos, que hay superávit (excedente o

remanente), y cuando por el contrario, superan los gastos a los ingresos hay déficit. Como el presupuesto es

básicamente un acto de previsión, este debe ser reflejo de la actuación conjunta de todos los servicios de la empresa:

compras, fabricación, ventas, finanzas, etc., tendiente a alcanzar los objetivos empresariales. El presupuesto adopta

una forma determinada, es decir, un lenguaje contable, subdividiendo las operaciones de recursos y gastos de

acuerdo con determinados puntos de vista racionales.


TERMINO GENERAL:

PRESUPUESTO



NIVEL

SUBSERIE

SERIE

CODIGO

DEFINICION:




FUENTE:

Auditorias.


Ley 100 de 1993


El Sistema de Gestión Integral es el conjunto de actividades que interrelacionadas y a través de acciones específicas,

permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operación de la Institución, con el fin de alcanzar los

objetivos de acuerdo a estándares adoptados.

El conjunto de actividades que se interrelacionan es lo que se conoce como la gestión por procesos, los lineamientos

generales están constituidos por la políticas y directrices que gobiernan esta gestión.


TERMINO GENERAL:

SISTEMA DE GESTION INTEGRAL



NIVEL

SUBSERIE

CODIGO

SERIE

CODIGO

DEFINICION:




FUENTE:

Aportes al Sistema General en Seguridad Social.

Nomina.


Ley 100 de 1993

La Seguridad Social Integral es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la persona y

la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programaas

que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias, especialmente

las que menoscaban la salud y la capacidad economica, de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr

bienestar individual y la integracion de la comunidad.


TERMINO GENERAL:

SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL



NIVEL

SUBSERIE

CODIGO

SERIE

APORTES AL

SISTEMA GENERAL

EN SEGURIDAD

SOCIAL

CODIGO

02

DEFINICION:



FUENTE:



Nomina.


Ley 100 de 1993

Son los soportes que durante la vigencia de la relación laboral se realizaron de acuerdo a las cotizaciones obligatorias

a los regimenes del Sitema General en Seguridad Social.


TERMINO GENERAL:

SOPORTES PAGO DE APORTES



NIVEL

SUBSERIE


SOPORTES PAGO DE

APORTES

CODIGO

01

SERIE

APORTES AL

SISTEMA GENERAL

EN SEGURIDAD

SOCIAL

CODIGO

02

DEFINICION:



FUENTE:

Profesional Universitario / Técnico Administrativo

Área Administrativa

ELABORÓ

Profesional de Gestión Área

Administrativa

REVISÓ

RUBEN DARIO OCHOA

Presidente Comité

Institucional de Desarrollo

APROBÓ

Se establece como aquellas reclamaciones de tipo administrativo frente a novedades o inconsistencias frente al

trámite de licencias o incapacidades por enfermedad general o accidente de trabajo, maternidad o paternidad de

funcionarios o en general cualquier evento que se relacione con la seguridad social y su correspondiente pago de

aportes.


TERMINO GENERAL:

RECLAMACIONES Y NOVEDADES



NIVEL

SUBSERIE


RECLAMACIONES Y

NOVEDADES

CODIGO

02

ANDRÉS CORRALES RUBIANO / MARLON

STIVEL MARTINEZ MARTINEZ



Nomina.


COPNIA

DIEGO FERNANDO BRIÑEZ

HERNANDEZ

ficha del banco terminologico - copnia.gov.co · actas de comité de convivencia laboral ... lo...

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