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UIMP 2012 Identificación de factores de éxito en la organización de eventos deportivos

“IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE FACTORES DE ÉXITO EN LA GESTIÓN DE GRANDES EVENTOS DEPORTIVOS” Fernando París Roche 20 octubre 2012

Afronta la crisis con innovación en las organizaciones deportivas

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Resumen e Introducción

• Identificación, clasificación y valoración de los factores que contribuyen al éxito de un evento deportivo.

• El evento deportivo como “ejemplo de Proyecto” en el sector de los servicios.

• España como escenario privilegiado para la investigación y el estudio en este campo.

• Consulta a expertos que ha permitido, por un lado, identificar y clasificar un conjunto de “factores de éxito”; y por otro, valorar la importancia de su contribución al mismo, estableciendo “categorías” en función de su mayor aportación.

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Factores de éxito en la gestión de un evento deportivo

¿Qué es el éxito de un proyecto? Es un concepto multi-funcional; no se puede evaluar en una única dimensión*.

Factores de éxito: “Aquellos elementos (inputs) de la gestión o resultado del proyecto que inciden o condicionan directa o indirectamente el éxito del mismo”.

• Factores de Gestión – aquellos que se desarrollan a lo largo de la planificación y gestión del proyecto-.

• Factores de Resultado – aquellos que tienen que ver con el “impacto final” del evento**.

* Aaron J. Shenhar. “Improving PM. Linking success criteria to project type

** De Wit A. “Measurement of project success”. IPMJ, 1988).

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Bibliografía y marco teórico

Análisis extenso de la bibliografía: • Gestión de proyectos: Éxito de proyectos, factores y

criterios de éxito, etc…

• Gestión y organización de eventos deportivos: Manuales de organización…

• Impacto y análisis de eventos deportivos: Memorias, reflexiones, datos objetivos de eventos deportivos.

• La Bibliografía cita las referencias básicas que consideramos más didácticas.

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Cooke- Davis (2002):

• Elementos clásicos en la evalucación de Proyectos: COSTE, CALIDAD Y PLAZO.

• Otros dos factores: IMPACTO Y SATISFACCIÓN DE LOS STAKEHOLDERS Y BENEFICIOS –económicos o de otro tipo- del PROYECTO.

Jeffrey – Pinto (2000)

• AUTORIDAD, COMPROMISO Y LIDERAZGO POLÍTICO.

Bernardo García (2008)

• COMUNICACIÓN ADECUADA EN EL SENO DEL PROYECTO

Westerveld (2002)

• PROJECT EXCELLENCE MODEL. 12 áreas que intervienen en el éxito del proyecto

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Vicente Añó ((2003):

• INFORMACIÓN

• TECNOLOGÍA

• LA ECONOMÍA

• LOS RECURSOS HUMANOS

• BENEFICIOS SOCIO-ECONÓMICOS, POLÍTICOS, IMAGEN Y REPERCUSIÓN PARA TURISMO.

Munteanu (2011)

• FACTORES ECONÓMICOS

• ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE LOS CONSUMIDORES

• EL PAPEL DE LA TELEVISIÓN .

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Funk ((2008):

• PLANIFICACIÓN TEMPORAL

Preuss (2011)

• EL LEGADO: Impacto económico y beneficios derivados de la inversión en Infraestructura (mejora en condiciones para la inversión y negocios futuros)

Navarro Imberlón (2005)

• NIVEL TÉCNICO DE LOS PARTICIPANTES

• ASISTENCIA DE PÚBLICO AL EVENTO

• CALIDAD DE LAS INSTALACIONES Y MATERIAL

• COBERTURA TELEVISIVA E IMPACTO EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

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Gavasa, Aparicio, Lara y París (2007)

• IMPLICACIÓN DE LA POBLACIÓN EN EL EVENTO

• IMPACTO ECONÓMICO Y LEGADO DEL EVENTO

• EQUIPO HUMANO RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO

• ORGANIZACIÓN INTERNA

• PLANIFICACIÓN INICIAL REALISTA.

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Objetivos de la investigación

1. Identificar los Factores que intervienen en el éxito de un proyecto deportivo.

2. Constatar que todos los factores que inciden en el éxito del proyecto no son igualmente importantes.

3. Identificar cuales son los factores claves y determinantes en el éxito del proyecto, y cuales otros son importantes, pero no indispensables.

4. Identificar y comparar la importancia de los factores de gestión y de los factores de resultado

5. Limitar el riesgo al fracaso – o mejorar nuestras posibilidades de éxito- adecuando los esfuerzos organizativos a la importancia de los citados factores.

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Metodología

Consulta a expertos nacionales con experiencia contrastada en organización de eventos internacionales en los últimos 20 años , en dos momentos distintos. Experiencia de los encuestados en organización de eventos deportivos

Universiada de Verano Palma 99; 1

Campeonato del mundo junior de Snow board 2012; 1

Campeonato del Mundo de Baloncesto 2014; 1

VII Campeonato del Mundo de Atletismo al aire libre; 1

Campeonatos del Mundo de Natación Barcelona -2003 y

2013; 4Festival Olímpico de la

Juventud Europea JACA; 4

Jogos Mundiais de Naturaleza (Iguazu, Brasil); 1

Campeonato de Europa de Atletismo; 1

Campeonato de Europa de Hockey sala; 1

Juegos Olímpicos - Barcelona '92; 4

Campeonato del Mundo de media marathon; 1

Universiada de Invierno; 3

Marathon de Gran Canaria; 1

Campeonato Mundo de Esquí Alpino S Nevada ; 1

XV Juegos Mediterráneos. Almería; 5

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Metodología

Inicialmente, 4 expertos para – junto con el análisis de la bibliografía existente- identificar el listado de los factores y su clasificación por tipología.

Cuestionario directo.

Resultado: listado de 28 factores, clasificados en 5 áreas:

1 Calidad técnica del proyecto 2 Coste del proyecto e impacto económico 3 La organización interna en la gestión y ejecución del proyecto 4 Impacto en los “stakeholders”, en la sociedad y su difusión mediática. 5 Factores estrictamente deportivos.

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Metodología

Posteriormente, y para valorar la importancia de los factores, se envió un cuestionario a 30 expertos, de los que obtuvimos 20 respuestas en el plazo establecido.

Encuesta a través de Surveymonkey.

Valoración en una escala de 1 a 10.

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Resultados obtenidos

Factores asociados a la CALIDAD TÉCNICA DEL EVENTO

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Factores asociados a la ORGANIZACIÓN INTERNA DEL PROYECTO

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Factores asociados a la ECONOMÍA DEL EVENTO DEPORTIVO

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Factores asociados al IMPACTO EN LOS AGENTES INTERESADOS, MMCC Y EN LA SOCIEDAD

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Factores asociados a la CALIDAD DEPORTIVA DEL PROYECTO

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ORDENACIÓN DE LA IMPORTANCIA DE LAS 5 GRANDES ÁREAS QUE AGRUPAN A LOS DIFERENTES FACTORES

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Discusión y Conclusiones

1. No todos los factores que inciden en el éxito de un evento deportivo tienen la misma importancia.

2. Determinados factores son claves y determinantes en el éxito del proyecto, mientras que otros factores son importantes, pero no imprescindibles.

Dos clasificaciones distintas: • Los 10 FACTORES MÁS IMPORTANTES, mejor valorados, dos para cada

una de las 5 áreas en las que los hemos agrupado.

• Los 28 factores valorados, clasificados en 4 CATEGORÍAS: FACTORES LÍDERES FACTORES CLAVE FACTORES BÁSICOS FACTORES COMPLEMENTARIOS

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Los 10 factores más importantes

1.- CALIDAD TÉCNICA DEL EVENTO DEPORTIVO Elaboración de Planificación previa y estandarización y sistematización de la gestión del proyecto

Calidad técnica de las Competiciones deportivas -adaptadas a los estándares y exigencias de las Federaciones Internacionales -

2.-ORGANIZACIÓN INTERNA DEL PROYECTO Estructura organizativa y equipo humano: profesional y voluntario capacitado, integración, motivación y cooperación

Liderazgo, composición político -institucional equilibrada y directrices claras en torno al proyecto

3.-COSTE E IMPACTO ECONÓMICO Planificación, seguimiento y control continuo del presupuesto y de su ejecución

Resultado final del proyecto ajustado a lo presupuestado

4.- IMPACTO EN LOS STAKEHOLDERS, MMCC Y EN LA SOCIEDAD

Impacto, presencia, apoyo y difusión del evento en los Medios de Comunicación.

Implicación ciudadana e implicación local -incluida la asistencia de espectadores al evento, proporcional a la magnitud del mismo-

5.-CALIDAD DEPORTIVA Calidad técnica de los participantes en el evento

Resultados deportivos obtenidos por el país -o región, o localidad- anfitrión.

LOS DIEZ FACTORES MÁS IMPORTANTES

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Los 10 factores más importantes • Elaboración de Planificación previa y estandarización y sistematización de la gestión del

proyecto

• Calidad técnica de las Competiciones deportivas -adaptadas a los estándares y exigencias de las Federaciones Internacionales -

• Estructura organizativa y equipo humano: profesional y voluntario capacitado, integración, motivación y cooperación

• Liderazgo, composición político -institucional equilibrada y directrices claras en torno al proyecto

• Planificación, seguimiento y control continuo del presupuesto y de su ejecución

• Resultado final del proyecto ajustado a lo presupuestado

• Impacto, presencia, apoyo y difusión del evento en los Medios de Comunicación.

• Implicación ciudadana e implicación local -incluida la asistencia de espectadores al evento, proporcional a la magnitud del mismo-

• Calidad técnica de los participantes en el evento

• Resultados deportivos obtenidos por el país -o región, o localidad- anfitrión.

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4 Categorías de Factores

• FACTORES LÍDERES - aquellos que han obtenido más de 9 puntos-

4 factores

• FACTORES CLAVE – más de 8,5 puntos-

10 factores

• FACTORES BÁSICOS – más de 8 puntos –

11 factores

• FACTORES COMPLEMENTARIOS – más de 7 puntos-

3 factores

Discusión y Conclusiones. Las 4 categorías de factores

FACTORES LÍDERES (+ 9) FACTORES CLAVE (+8,5) FACTORES BÁSICOS (+8.0) FACTORES COMPLEMENTARIOS (+7,0)

Elaboración de Planificación previa y estandarización y sistematización de la gestión del proyecto

Calidad técnica de las Competiciones deportivas -adaptadas a los estándares y exigencias de las Federaciones Internacionales -

Incorporación de un exhaustivo Análisis de Riesgos del proyecto

Calidad técnica de las Operaciones logísticasCoherencia entre las características y dimensión del evento y la realidad socio-deportiva del entorno -evento ajustado a la realidad -.

Calidad de las Instalaciones en que se desarrolla el evento deportivo

Infraestructuras complementarias del evento, asociadas a las operaciones: hoteles, aeropuertos, transportes públicos,

Estructura organizativa y equipo humano: profesional y voluntario capacitado, integración, motivación y cooperación

Liderazgo, composición político -institucional equilibrada y directrices claras en torno al proyecto

Planificación inicial, procesos y procedimientos organizativos, distribución y delegación de tareas y protocolos de seguimiento y control del proyecto.

Comunicación e información interna en el seno del proyecto

Adaptabilidad: capacidad de adaptación a las circunstancias cambiantes y de afrontamiento de las incertidumbres

Planificación, seguimiento y control continuo del presupuesto y de su ejecución

Proporcionalidad entre el coste previsto y la importancia del evento y la capacidad de generar recursos propios-.

Participación equilibrada entre el sector público y el sector privado

Resultado final del proyecto ajustado a lo presupuestadoLegado material visible para le territorio - uso posterior de infraestructuras-

Impacto económico real del evento en el territorio

Impacto, presencia, apoyo y difusión del evento en los Medios de Comunicación.

Satisfacción de las delegaciones, equipos, deportistas y técnicos participantes

Satisfacción de las autoridades públicas y/o otros promotores del evento

Implicación ciudadana e implicación local -incluida la asistencia de espectadores al evento, proporcional a la magnitud del mismo-

Satisfacción de los patrocinadores y socios comerciales

Calidad técnica de los participantes en el eventoInformación y comunicación eficaz hacia los deportistas, espectadores y Medios de Comunicación

Resultados deportivos obtenidos por el país -o región, o localidad- anfitrión.

Resultados deportivos del evento, igualdad competitiva y records obtenidos

Inexistencia de conflictos graves o incidentes (incluido "dopaje") en la competición

1.- CALIDAD TÉCNICA DEL EVENTO DEPORTIVO

4.- IMPACTO EN LOS STAKEHOLDERS, MMCC Y EN LA

SOCIEDAD

5.-CALIDAD DEPORTIVA

2.-ORGANIZACIÓN INTERNA DEL

PROYECTO

3.- COSTE E IMPACTO ECONÓMICO

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3. La media de valoración de los factores organizativos y de gestión es un valor muy cercano a la media de valoración de los factores de resultado (8,45 y 8,49 respectivamente). No se confirma la percepción inicial de que el resultado es más importante para el éxito del proyecto que la gestión.

4. A pesar de no haberse efectuado un análisis de correlación, los resultados obtenidos sugieren la posible relación de unos factores con otros: todos los factores están interrelacionados y, con carácter general, los factores organizativos condicionan en una parte muy importante, los factores de resultado. Esta debería ser una de las hipótesis a identificar en trabajos posteriores.

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5. Dos nuevos Factores a incluir en el listado inicial, propios de los eventos deportivos: • Marco institucional estable, consensuado y habilitador respecto a la propia

organización, incluida la estabilidad política.

• Idiosincrasia y características del lugar de celebración del evento.

6. El conocimiento de la valoración de la importancia y contribución de los factores de éxito de un proyecto deportivo por parte de los gestores puede ayudar al proceso de planificación y gestión de los nuevos eventos, al seguimiento de los mismos, a la autoevaluación del evento y la focalización de los esfuerzos y recursos hacia los factores más débiles o más importantes

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Agradecimientos

• Área de Proyectos de la EINA de la Universidad de Zaragoza.

• A las 22 expertos que contestaron el cuestionario (20 en el plazo establecido)

• A Ustedes …

Difusión

• Artículo resumen en la revista de Gestión deportiva Instalaciones Deportivas XXI, de Red Bussines Information.

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