feria sena aprendicez

CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACION

ORGANIZACIÓN EMPRESARIALORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

Necesidad de que los archivos tengan una constante modernización

Organización de Archivos Universidad de los Andes

Universidad Jorge Tadeo Lozano.

ARCHIVIUM

FORMACION DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

Ges tión Documental

Los Archivos Adminis trativos

PRODUCCION

TRAMITEDISTRIBUCION

CONSULTA

RETENCION •Recuperación•Protección•Almacenamiento

CONSERVACION PERMANENTE

ELIMINACION

ACTUAR

ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTION



PRODUCCION



TRAMITE



DISTRIBUCION



CONSULTA

ORDENACION DOCUMENTAL

Ubicación física de los documentos dentro

De las respectivas series y unidades

Documentales en el orden previamente

Establecido.



RETENCION

•Recuperación

•Protección

•Almacenamiento



ELIMINACION

CONSERVACION PERMANENTE

DISPOSICION FINAL

TRAMITE DOCUMENTAL

Recorrido que surte un documento desdeSu producción hasta su disposición final,En cumplimiento de una función Específica y para lograr un propósitoComún.

ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN DE LOS DE LOS

ARCHIVOSARCHIVOS

Base para la toma de Base para la toma de decisiones en ladecisiones en laAdministración:Administración:

Gestión y ControlGestión y Control

Para los Para los ciudadanosciudadanos

Para la cienciaPara la cienciala investigaciónla investigación

y la culturay la cultura

LEGISLACIÓN VIGENTELEGISLACIÓN VIGENTE

Constitución Política

Diagnostico de la Situación del fondo acumulado de Hospital San Andrés.

DEL RESULTADO DEL TRABAJO SE BASA EN EL 90% DE TRANSPIRACIÓN Y EL 10% DE INSPIRACIÓN. (THOMAS ALBA EDISON)

Fondo Acumulado Universidad de Nariño.


S O L O E N M O M E N T O S D E C R IS IS L A IM A G IN A C IO N E S M A S IM P O R T A N T E Q U E E L C O N O C IM IE N T O .(Alberth Einsten)

Archivo Cámara de Comercio de Pasto.


El principal objeto garantizar la conservación y permanencia de los acervos documentales, producidos y custódianos por las entidades.

Documentos del Archivo Departamental y Archivo

Municipal.Fuente: Archivo de esta

investigación


CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTION - ACTIVO

Generación y/o

Recepción de documentos

Radicación / Registro

Trámite

Almacenamiento en archivo de

gestión

Clasificación / Ordenación

Transferencia Primaria

VALORES PRIMARIOSLegales

AdministrativosContables

Fiscal

ARCHIVO CENTRAL - SEMIACTIVO

Almacenamiento en Archivo Central

Descripción y Consulta

Selección

Conservación/Restauración

Transferencia Secundaria


VALORES PRIMARIOSLegales

AdministrativosContables

Fiscal

Disposición Final


ARCHIVO HISTORICO - INACTIVO

Conservación Total

Eliminación

Selección

Microfilmación

VALORES SECUNDARIOSHistóricos

TestimonialesInformativos

CONTRATOS

CONTRATOS DE OBRA

CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS

Subserie especifica: Contratos de Cons ultoría

Contratos de Obra

Contratos de Pres tac ión de

Servic ios

Contratos de Servic io

Ordenes de Compra

Copias de condic iones es pec ificas de contratac ión

( )CEC

Copias de Contratos

Copias de informes

Clasificación Documental

Identificar el asunto del documento y ubicarlo en el expediente correspondiente, según la Serie Documental.

No se debe clasificar por nombre del funcionario o por nombre de la dependencia.

12/11/2003

GERENCIA 12/11/2003

Doctor

Ricardo Cabrera

Todos las carpetas o expedientes se deben identificar mediante rotulo.

C O D I G O S E R I E C O D I G O I N T E R N OO F I C I N A

2 1 0 - 1 0 - 0 1 0 0 1 - 2 0 0 3S I S T E M A S L A U -

C A B L E A D O E S T R U C T U R A L

A S U N T OE S P E C I F I C O

ROTULACIÓN

C.U.A0.00.000

¿Qué es una Tabla de Retención Documental?

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada

etapa del de los documentos.

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen

carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de

archivo.

Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

Para la administración:

IMPORTANCIA DE LAS TRD

33

CODIFICACION

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN

100 - 110 - 111 -

HospitalSan AndrésDe Tumaco

DirectorGeneral

Oficina Juridica

34

CODIFICACIÓN DOCUMENTAL

SERIE SUBSERIE TIPOSDOCUMENTALES

100- 02 100 - 02.3

ActasActas de la Junta Directiva

Anexos

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CÓDIGO Serie y Tipos DocumentalesArchivo Central C.T. M S E

PROCEDIMIENTOS

RETENCIÓN Disposición final

Entidad Productora:..............................Hoja.....de.....Oficina productora:.............................

Convenciones: CT - Conservación Total M - Microfilmación Firma responsable:............................ S - Selección E - Eliminación Fecha:................................................

Microfilmar la totalidad de la seriey seleccionar un contrato por cada modalidad.Ley 80/93.

XX20

•Cronogramas actividades•Listado Asistencia•Ofertas•Documentos de existencia•Actas (Inicio y Liquidación)

Actas de la Junta DirectivaACTAS100.02.

100.02.3

Permite establecer los tiempos de retención

Permite definir la disposición final de los documentos


HistóricoCultural

InvestigaciónCientífico

ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN

ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL

ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO

AdministrativoLegalFiscal

ContableTécnico

Valores Primario

s

Valores secundario

s

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

SUBDIRECCION CIENTIFICA

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

JUNTA DIRECTIVAREVISORIA FISCAL

CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA HOSPITAL SAN ANDRES DE TUMACO

DIRECTOR GENERAL

OFICINA JURIDICA

OFICINA DE PLANEACION

OFICINA DE CONTROLINTERNO

G ARANTIA DE LA CALIDAD

OFICINA DE CONTROL CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

SUBDIRECCION CIENTIFICA

130

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

120

JUNTA DIRECTIVA

100

REVISORIA FISCAL

CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA HOSPITAL SAN ANDRES DE TUMACO

DIRECTOR GENERAL110

OFICINA JURIDICA111

OFICINA DE PLANEACION112

OFICINA DE CONTROLINTERNO

114

G ARANTIA DE LA CALIDAD113

OFICINA DE CONTROL CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

115

CONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Fecha:..........................................................

Formato de Tabla de Retención

Entidad Productora: Hospital San Andrés de TumacoOficina productora: JUNTA DIRECTIVA

A.G A.C C.T M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOSRETENCIÓN Disposición Final

101-01 ACUERDOS

3 10 X101-01.2 Acuerdos del ConsejoDirectivo

3 10 X101-02 Actas101-02.3 Actas del Junta

Directiva

2 5

101-015 CONCECUTIVO DECORRESPONDENCIA

xConsecutivo deCorrespondencia Consejo Directivo

101-015.1


Entidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: DIRECTOR GENERAL


110-02 ACTAS

10110-02.4 3

3

X

110-08 CIRCULARES

110-08.1Circulares Internas 1 4

110-08.2 Circulares Externas 2

Acta Comité de Dirección

x

x

110-015CONSECUTIVO DE CORRESPONENCIA

110-015.2Consecutivo CorrespondenciaDirección 2 5 x



Entidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: DIRECCION GENERAL


RESOLUCIONES

3 5 X110-036

110-036.1

3 5110-036.2

Informe a Entes de Control

1

INFORMES

LIBROS

Informes de Gestión

Libro Radicador de comunicaciones

Resoluciones de DirecciónGeneral

110-038

110-038.1

110-053

110-053.1

X

5 X

X1 5


Entidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: OFICINA JURIDICA


111-012 CONTRATOS 2 18 X111-012.1 Contratos de Comodato

2 18 X111-012.2 Contratos de Compraventay Suministro

111-012.3Contratos de PrestaciónServicios

3 17

111-012.4 Contratos de ObraPublica

2

Contratos de Arrendamiento

Contratos de ConsultoriaContratos Interadministrativo

111-012.5

111-012.6

111-012.7

18

22

1818

X

X

X

X

3 17 X




111-013 CONCEPTOS 2 5 X111-013.1 Conceptos Jurídicos

•Solicitud•Propuestas

2 5

X

111-015 CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA

111-015.3 Consecutivo de correspondenciaJurídica

5 5

111-016CONCILIACIONESADMINISTRATIVAS•Solicitud•Citación Procuraduría•Acta de Conciliación•Auto Aprobatorio

X




111-017 CONVENIOS

3

17

X111-017.1 Convenios de Cooperación

3

2

X111-017.2

ConveniosInteradministrativos deCooperación

111-025 DERECHOS DE PETICION•Solicitud•Respuesta 2

5

111-038 LIBROS

1

x

Libro Radicador deComunicaciones

111-038.1

17

X





111-050 PROCESOS

3 20 X111-050.2 Procesos Judiciales•Demanda•Fallo 3 20 X

111-055 TUTELAS•Auto Admisorio•Copia de Tutela•Contestación•Fallo de la Tutela•Impugnación•Fallo Tribunal

1 5

1x

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: OFICINA DE PLANEACION


112-015 CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA

112-015.4 Consecutivo deCorrespondenciaOficina de Planeacion

3 20

X

FORMULACIONPROYECTOS INSTITUCIONALES YAMBIENTALES

112-023

5112-023.1 Fichas de Proyectos Presentación ante Diferentes fuentes definanciación

1

x


Entidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: OFICINA DE PLANEACION


112-023.1 Fichas de Proyectos presentados ante diferentesfuentes de financiación

3

10

X

112-023.2

INFORMES

3

5

X

112-036

Informe de evaluación dePOT a los municipios

112-036.3Informe de gestión de CORPONARIÑO por la oficina de Planeacion

2

5112-036.4

Ficha de proyectos del Bancode proyectos

5

10

X

X

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: OFICINA DE PLANEACION


112-036.5 Informes de seguimientofísicos a la ejecución de Contratos y Convenios

3

15

X

112-042PLANES

15

10X

112-048

Plan de Acción Trianual

112-048.1 Plan de GestiónAmbiental Regional 3

6112-048.2

MAPAS

3

10

X

X

PROCESOSProcesos de Sistemas deinformación

112-050112-050.1 2 10 X


Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: OFICINA DE CONTROL INTERNO


113-012 ACTAS

2113-02.5

CONSECUTIVO DECORRESPONDENCIA

5 X

113-015

Informe austeridad y Eficiencia en el gasto publico

112-015.5 Consecutivo de correspondencia de Control Interno 2

10

113-036

Actas comité de ControlInterno

2

3 X

X

INFORMES

Informes de evaluación deControl Interno

113-036.7

113-036.6

2 5

X

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: OFICINA DE CONTROL INTERNO


113-036.8 Informes de autoridad de Control Interno 2

5113-036.9

PLANES

5

Plan de mejoramiento Suscrito con la Contraloría General de la Republica

113-048

Informe de seguimiento alPlan de mejoramiento Suscrito con la Contraloría General de la Republica

5

X

X

113-048.32 5 X


Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO


130.9-036.34

EXPEDIENTES

7130.9-030

3

X

130.9-030.6

130.9-036

7

Expediente de Procesos Disciplinarios Ordinarios•Oficio•Pruebas•Actos Administrativos•Notificación

3

X

Informe a organismos deControl

INFORMES

CONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................M- Microfilmación S- Selección Fecha:..........................................................

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA


130-036

CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

3130-06.1 1

5

X

130-015 CONCECUTIVO DE CORRESPONDENCIA

130-015.7 Consecutivo de correspondencia Subdirección Administrativa y Financiera

2

5130-036.12

Constancias laborales de contratistas

2

X

Informe Comité paritario de SaludOcupacional

INFORMES

130-036.14 Informe programa de salud ocupacional

130-06

Informe Programa de capacitación130-036.13 2

2

5

5

X

X

X

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA


130-051

Informe programa de bienestarsocial 5

X

130-036

2

5

X

130-040Libro Radicador de comunicaciones

130-040.1

MANUALES2

5130-051.1

LIBROS

1

X

PROGRAMAS

Manuales de funciones y requisitosmínimos

130-053.3RESOLUCIONES

130-036.15

Programa de desarrollo y fortalecimiento institucional de capacitación, salud ocupacional, bienestar social

130-0531

5 10

5

X

XResoluciones de Subdirección Administrativa y Financiera

130-038.1

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: S.A.F PRESUPUESTO


130.1-036.18

CERTIFICADOS DEDISPONIBILIDADPRESUPUESTAL

9

X

130.1-036

1

17

X

130.1-036.16Informe presupuestales de rentasy gastos de Corponariño

130.1-036.17


3

1130.1-036.19

INFORMES

19

X

Informe al ministerio de hacienday crédito publico

Informe a la Contraloría Generalde la Republica

130.1-038 LIBROS

130.1-04

Informe al Departamento Nacional de Planeacion

130.1-036.20

1

1

1 19

19

19

X

X

XInforme al ministerio de ambientevivienda y desarrollo territorial

130.1-038.1 2 5 X

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: S.A.F CONTABILIDAD


130.2-036.22

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 10

X

130.2-028

1

17

X

130.2-036 INFORMES

130.2-036.21


3

10

130.2-038

ESTADOS FINANCIEROS

1

X

Informe Contaduría General de la Nación

Informe a la Contraloría Generalde la Republica

130.2-038.4 Libro Auxiliar de Contabilidad

130.2-010

Informe Dirección de Impuestosy Aduanas Nacionales

130.2-038.1

1

2

1 10

10

5

X

X

XLIBROS

130.2-038.5 Libro de Mayor y balances

Libro Diario Columnario130.2-038.6

1

11

999

XXX

130.2-036.17

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: S.A. TESORERIA


130.3-038

INFORMES

9

X

130.3-036.23 1

9

X

130.3-036.24 Informe de Operaciones deefectivos de caja

130.3036.25

Libro de Cuentas mensual de Tesorería

1

5130.3-038.1

Informe recaudo de aporte predial de los municipios

2

X


LIBROS

130.3-036

Libro de Bancos130.3-038.7 33

1 9

77

X

XXLibro de Conciliaciones

Bancarias130.3-038.8

Informes de Solicitudes de Giro

X51130.3-038.9

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: S.A. TALENTO HUMANO


130.4-034

CUADROS SUELDOS YPRESTACIONES 10

X

130.4-06

2

1

X

130.4-06.2 Constancias Laborales Funcionarios de Planta

130.4-026

NOMINA

1

17130.4-038

CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

3

X

HISTORIAS LABORALES

DESPRENDIBLES DE PAGO

130.4-044

Plan anual de vacaciones

130.4-021

LIBROS130.4-038.1 2

2

1 5

518

XX

XLibro Radicador de comunicaciones

130.4-048

130.4-048.4

PLANES1 3 X

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: S.A. SUMINISTROS


130.5-02.10

ACTAS

10

X

130.5-02.7 310

X

130.5-02.8Acta Destrucción de bienesdevolutivos en mal estado

130.5-02.9

3

10

130.5-036.26

Acta Bajas de bienes devolutivos

3

X

Acta de Traspaso de ElementosDe persona a persona

Acta Subasta Publica

130.5-036.27 Informe de inventarios por funcionarios de bienes devolutivos en servicio

130.5-02

INFORMES130.5-036

3

1

3 10

10

5

X

X

XInforme control de inventarios debienes devolutivos

Acta de Traspaso de Elementosdevolutivos a consumo

130.5-02.11

1 5 X

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: S.A. SUMINISTROS


130.6-038

INFORMES

18

X

130.6-036.28 2

LIBROS

130.6-038.1

Informe cuenta de Almacén•Consolidado balance de Almacén•Relación Ordenes de Compra•Relación de Ingresos•Relación de Egresos

X

PLANES

Libro Radicador de Comunicaciones

130.6-048.5

130.6-036

Plan Anual de Compras

130.6-048

3

2 10

17 X

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: S.A. ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA


130.7-036

ACTAS

9

X

130.7-02.6 1

7

X

130.7-02.12 Acta Selección y Eliminación deDocumentos

130.7-032

Libro Radicador Comunicaciones

3

3130.7-036.29

Acta Comité de Archivo

1

X

GUIA DOCUMENTAL

130.7-036.31Informe de T.R.D.

130.7-02

INFORMES

130.7-036.30 13

1 2

35

X

XX

Informe de inventarios documentales

130.7-036.32

Informe de T.V.D.

Informe de Transferencias Documentales

130.7-038 LIBROS

Libro Radicador Prestamos deDocumentos

130.7-038.1

130.7-038.2

3 5 X

22

55

XX

Formato de Tabla de RetenciónEntidad Productora: Hospital San Andres de TumacoOficina productora: S.A. ATENCION DE QUEJAS Y RECLAMOS


INFORMES

X

130.8-036.33 3

130.8-038

Informe de Quejas y Reclamos•Formato Registro de Atención•De Quejas y Reclamos•Informe de Visita Ocular•Concepto Técnico•Resolución

X

130.8-036

LIBROS

130.8-038.1 2 5

7

Libro Radicador comunicaciones

feria sena aprendicez

Documents