faster access to archival collections in nsla libraries...faster access to archival collections in...

45
Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported License . All written text in this document is available for re-use under the terms of this Creative Commons licence. All rights are reserved for any text that has been referenced with appropriate attribution, which should not be copied, adapted, redistributed, or otherwise used without the prior permission of the copyright owner. Re-imagining Libraries Project 8: Description and Cataloguing Faster access to archival collections in NSLA libraries Project report Marie-Louise Ayres National Library of Australia October 2010 Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing 1 of 45

Upload: others

Post on 17-Jul-2020

7 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

 

Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported License. All written text in this document is available for re-use under the terms of this Creative Commons licence. All rights are reserved for any text that has been referenced with appropriate attribution, which should not be copied, adapted, redistributed, or otherwise used without the prior permission of the copyright owner.

Re-imagining Libraries Project 8: Description and

Cataloguing Faster access to archival

collections in NSLA libraries

Project report

Marie-Louise Ayres

National Library of Australia October 2010

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

1 of 45

Page 2: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

Table of Contents 

1  Purpose  4 

2  Executive summary  4 

3  Recommendations  7 

Human resources  7 

Infrastructure  8 

‘One library’  8 

Rapid access to collections  8 

Optimising use of scarce resources  8 

Backlogs  9 

Beyond local discoverability  9 

New challenges  9 

4  Background  10 

4.1  Surveys and response rates  10 

5  Findings on archival context  11 

5.1  Organisational structure  11 

5.2  Staff  12 

5.3  Volunteers and student workers  13 

5.4  Collection size  13 

5.5  Collection growth  14 

5.5.1  Acquisition opportunities  14 

5.5.2  Receipts  14 

5.6  Percentage of staff time devoted to individual collection activities  15 

5.7  Ratio of staff to collection growth  17 

5.7.1  Staff required to achieve equilibrium  17 

5.8  Arrearages  18 

5.8.1  Accessioning arrearages  18 

5.8.2  Arrangement and description arrearages  18 

5.9  Approach to description  19 

5.10 Descriptive standards  20 

5.11 Access points  20 

5.12 Encoding standards  21 

5.13 Collection management systems  21 

5.14 Digitising archival material  22 

5.15 Born‐digital archives  23 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

2 of 45

Page 3: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

5.16 Online access to collections  23 

5.16.1 Catalogue records  23 

5.16.2 Records on Libraries Australia/Trove  24 

5.16.3 Finding aids  25 

5.17 Physical infrastructure  25 

5.18 Discoverability of new collections and additions to collections  26 

5.19 Ways of handling additions to collections  26 

5.20 Processing policies  27 

5.21 Access to unprocessed collections  27 

6  Findings on archival practice and performance  28 

6.1  Supplier requirements  28 

6.2  Accessioning practice  30 

6.2.1  Note on access conditions  32 

6.2.2  Assigning processing priorities  32 

6.3  Arrangement and description practice  33 

6.3.1  Arrangement  33 

6.3.2  Description  34 

6.3.3  Preservation actions  35 

6.4  Processing performance  36 

6.5  Accessioning performance  37 

6.6  Factors affecting accessioning performance  38 

6.7  Arrangement and description performance  38 

6.8  Factors affecting arrangement and description productivity  39 

6.9  Recent changes to processing archival collections  40 

6.10 Blue sky  41 

6.11 The real world  42 

6.11.1 Worries  43 

6.11.2 Things that would help  43 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

3 of 45

Page 4: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

1 Purpose

This work package aimed to identify the key issues that impact on the timeliness and 

effectiveness of providing end user access to NSLA’s archival (Manuscripts1) collections. The 

work package was designed to deliver NSLA wide information on archival processing 

practices and performance, and a set of recommendations that NSLA’s collections managers 

can use to improve performance.  The agreed deliverables were: 

▪ NSLA wide comparative data on all aspects of archival processing – from pre‐acquisition to 

full processing – to assist collection managers to review current practice and performance.  

▪ A common framework for assessing archival processing practice and performance. 

The agreed list of products was: 

▪ A survey of archival processing practices and performance in NSLA libraries. 

▪ Analysis of the results of the survey.  

▪ Recommendations for reducing the time required from receipt to accessibility of archival 

collections.  

▪ A workshop to discuss recommendations 

▪ Agreed procedures and approaches for implementing recommendations.   

▪ Evaluation reports 6 and 12 months after completion of project on progress with 

implementation of recommendations  

This document documents the findings of two surveys conducted to determine the context in 

which archival processing occurs in NSLA libraries, and to document current practice and 

performance.  It delivers all but the final two products of the work package.  

2 Executive summary

In recent years, the international library community has increasingly turned its attention to 

how to expose ‘hidden’ collections, and how to maximise access to the very ‘long tail’ of rare 

and unique collections.  The OCLC Research Libraries Group is currently conducting a suite of 

projects aimed at analysing current practice, the aim of which is to ‘achieve economies and 

efficiencies that permit the unique materials in libraries, archives and museums to be 

effectively described, properly disclosed, successfully discovered and appropriately 

delivered’i. 

The work leading to this report has been conducted in the context of, and in consultation with 

those working on the RLG projects.  Where international comparisons are available, they have 

been included in the report analysis.  

The most striking overall impression arising from the surveys and analysis of their results is 

the relative lack of standardisation of practice and performance across the NSLA libraries.  

Areas where context, practice and performance vary markedly include: 

1 Pictorial and oral history collections were specifically excluded from this work package. 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

4 of 45

Page 5: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

▪ Nomenclature.  ‘To accession’ has significantly different meanings across the NSLA 

libraries.  For some, ‘to accession’ means initial registration of collections, often invisible to 

the end users.  For others, ‘to accession’ means to describe receipts to the point of usability, 

but not to describe contents below the summary level, i.e. not to arrange and describe.  For 

others, ‘to accession’ means to fully process the collection, down to description at the item 

(i.e. volume or file) level.   

▪ Organisational structure.  NSLA libraries are split 50/50 on organisation by format and by 

function.  This means that the experience of archival management staff is very different 

across the NSLA libraries.  Remaining alert to those differences, and working actively to 

mitigate against the disadvantages of each model should allow archival staff working in 

different organisational structures to communicate more effectively at the national level.  

▪ Collection growth.  Some NSLA libraries are experiencing very significant growth in 

acquisition offers and receipts (whether measured in numbers of metres); others are in a 

more static phase.  

▪ Staff to growth ratios.  There seems to be a weak relationship between collection growth 

and workload on the one hand, and availability of staffing resources on the other.  While 

this obviously reflects the constrained resourcing environments in which all libraries exist, 

it also suggests that NSLA libraries are unable or unwilling to shift resources to strained 

special collections areas.   

▪ Systems infrastructure.  Some libraries use specialist archival management systems; some 

use a combination of library management and archival management systems; others do the 

best they can with a library management system and standard office software.  Most have 

to patch together work in various systems, resulting in duplication of data, churn, and 

inevitable asynchonicity of data sources.  

▪ Physical infrastructure.  Processing large archival collections takes space and equipment.  

Some libraries have good facilities for efficiently handling large collections. Others 

effectively force staff to work on small subsets of collections at their desk, packing up 

whenever their opportunity to work on the collection is over.  

▪ Processing policies.  Some libraries retain policies that assume that all archival collections 

will be fully arranged and described to the same level (despite large and rapidly growing 

backlogs).  Some libraries have shifted to more nuanced processing policies which see even 

very large collections deemed out of scope for processing beyond the collection level 

record.  Several libraries are feeling their way towards a ‘fit for purpose’ processing 

environment.  

▪ Accessioning practice.  The only common elements across the NSLA libraries for what 

constitutes ‘completed’ accessioning are labelling and shelving the receipt.  This speaks 

volumes for the variety of practice and variety of capacity to provide the fastest possible 

access to archives in NSLA custody.  

▪ Arrangement and description practice.  There is significant variation in both physical and 

descriptive practices for collections being ‘fully’ processed.  On the other hand, the survey 

results showed that NSLA libraries are less bogged down in the kinds of ‘processing’ that 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

5 of 45

Page 6: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

inhibits delivery of product than a large sample of US libraries surveyed in 2005.  NSLA 

libraries appear to be more efficient than their US counterparts.  

▪ Content and encoding standards.  While most libraries conform to the AACR2 content 

standard for summary records, there is no common content standard or approach for 

deeper description of the contents of archives.  MARC is not used by all libraries to 

describe archival collections; EAD is used by only a few libraries to encode finding aids.  

▪ Online discoverability.  Some libraries create brief records for new collections on their 

OPACs almost immediately after receipt.  Some libraries do not expose any descriptions of 

new collections until accessioning (according to local definitions) is complete.  

▪ Discoverability in federated environments.  Only some Australian libraries contribute all 

records for archival collections to Libraries Australia/Trove.  Given that discoverability 

through Trove (and through OCLC) significantly enhances visibility of collections, many 

archives in NSLA custody are much less discoverable than they could be.  

There are, of course, ‘common’ features across the NSLA community.  Many of these give 

great cause for optimism.  Archival management staff are highly educated and highly 

committed to their work.  Great strides have been made in the last 10 years in increasing the 

percentage of collections catalogued, of catalogue records available online, and of finding aids 

available online.  A number of NSLA libraries are in the throes of major reengineering of their 

archival management workflows, and have taken to heart the lessons of the international 

archival literature of the last 5 years.  Most libraries recognise that they must change their 

culture and practices – and rapidly increase throughput – if they are to meet researcher needs 

in a static or diminishing resourcing environment.  Most respondents put a high premium on 

redeveloping workflows, and most libraries are investing more in archival management 

systems than has been the case in the past.  

Other ‘common’ features are more worrying.  NSLA libraries have very poor information on 

processing performance; most cannot even begin to estimate how long core and repeatable 

activities (such as arrangement and description) should take.  Archival collection management 

work is severely under‐measured, making it difficult for senior managers to decide whether 

the programs in their library are efficient, inefficient, or vary between those points.  

Backlogs of unaccessioned or poorly described material are very significant, and remain 

stubbornly high even where policies and practices have changed.  Significant quantities of 

unique archival material in NSLA custody are completely invisible to potential researchers.  

Very large numbers of useful finding aids are still not available online, making the contents of 

collections less discoverable, and tying library staff to a ‘mediator’ role for researchers 

wanting further information.   

Most libraries are very concerned at their inability to effectively manage born digital archives, 

and very few libraries have any but the most limited capacity to digitise parts of their archival 

collections.   

These differences – and commonalities – mean there is significant scope for working towards 

‘one library’ standardisation where this is feasible and useful, and great scope for illuminating 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

6 of 45

Page 7: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

aspects of archival context, practice and performance that are impeding rapid access to 

archival collections.  

The time seems to be ‘ripe’ for tackling these issues within the NSLA archival community: a 

good body of international literature exists to provide context to our efforts; new systems 

options make streamlined collection management more possible; and generational change 

within NSLA libraries is encouraging new ways of thinking about collections.  More archival 

staff are thinking, as this Project 8 participant did: 

Our processes are too often focused on what we want and can do, not what our clients 

want, and inflict delays on clients who want to access collections quickly2. 

With sufficient direction and leadership from the NSLA CEOs, changing our practices and 

performances to get archives into the hands of researchers as soon as possible after they are 

transferred to our libraries is both possible and necessary.  

3 Recommendations

1. That all NSLA CEOs consider the following recommendations, and indicate within 3 

months as to whether they agree broadly to each of the recommendations, and nominating 

their top priorities for action.  This collaborative approach to prioritising work will then be 

used to develop a specific work plan.   

2. That NSLA considers providing funding (of approximately $30,000 to support a 12 week 

project) to support production of the following next‐stage deliverables, to be returned to 

CEOs for endorsement on completion: 

a) Library‐specific versions of the report, showing each CEO where their library sits in 

relation to other NSLA libraries across the various report elements.  

b) Best practice guide to providing rapid access to recent receipts.  

c) Best practice guide to arrangement and description for collections requiring further 

description. 

d) Guidelines for donors preparing their personal digital archives for transfer to NSLA 

libraries. 

3. That NSLA CEOs consider whether activities and reporting against the specific 

recommendations should be conducted within the NSLA Project 8 group, or within a 

Heritage Collections NSLA sub‐group.  

 

Specific recommendations arising from analysis of the survey results are grouped into several 

categories below.  

Human resources

4. Note the modesty of resources devoted to archival collection management, the rapidly 

escalating workload in most libraries, and consider increasing archival collection 

2 Kevin Marsh, State Library of Western Australia 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

7 of 45

Page 8: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

management resources, especially in the light of international work on the importance of 

prioritising description of unique and rare collections.  

5. Consider the benefits and drawbacks of the two main organisational models, and develop 

clear strategies to minimise the disadvantages of whichever model is in place for the 

library.  

Infrastructure

6. Invest in new or existing archival collection management systems – and in the integration 

of these systems with other corporate systems – as this has a significant benefit on 

processing productivity 

7. Invest in physical infrastructure available for processing large and often unwieldy 

collections, as this has a significant benefit on processing productivity.  

‘One library’

8. Standardise use of key (but differently understood terms), especially ‘accession’ and 

‘arrangement and description’.   

9. Create clear and publicly available statements on which content and encoding standards 

each library follows for description of archival collections, and the degree of compliance.   

10.  Undertake further research on the consequences of the lack of a uniform approach or 

content standard, in the Trove and federated discovery environment, and how to minimise 

these consequencesii.  

Rapid access to collections

11. Shift staffing resources and skills to pre‐transfer activities, e.g. appraisal and donor liaison.  

The quality of pre‐transfer actions by suppliers and libraries has a major impact on the 

quality and timeliness of collection description.  

12. Require most donors to provide archival collections boxed and listed, so that every receipt 

is usable soon after transfer.  For those libraries paying for valuations, require valuers to 

supply detailed lists in re‐usable form (e.g. spreadsheet or table) 

13. Create visible online records for new receipts as soon as possible after receipt, while 

awaiting completion of initial accessioning.  

14. Create the best possible collection level record as soon as possible after receipt, as further 

description may be years or decades away, or be declared permanently out of scope.  

15. Allow researchers to use ‘unprocessed’ collections, unless there are very pressing reasons 

to deny access.  

Optimising use of scarce resources

16. Adopt common policies on which collections are in scope for full processing, and which 

should be considered fully processed on production of a good collection level record.    

17. Adopt common policy on assigning processing priorities to archival collections (both 

retrospectively and at point of receipt), and recording these in machine readable records. 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

8 of 45

Page 9: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

18. Stop referring to collections as ‘processed’ or ‘unprocessed’.  Develop common vocabulary 

to recognise different levels of archival processing.   

19. Analyse tasks associated with initial accessioning.  Plan to reduce churn, and to develop 

reliable resourcing models for the accessioning workflow.   

20. Set a performance benchmark for full arrangement and description of at least 80 metres per 

year per full‐time processing archivist (the most efficient processing model).  For libraries 

which cannot assign staff to full‐time A&D activity, set a performance benchmark of no 

more than an average of 2 hours per archives box, or 12 hours per linear metre processed.    

21. Mandate use of detailed project plans and reports for all arrangement and description 

projects.  This will progressively support accurate predictions on the time and resources 

required to arrange and describe large archival collections, and will hold processing staff 

accountable to reasonable performance benchmarks. Insist that time spent on processing is 

both planned and recorded. 

Backlogs

22. Consider redefining existing backlogs by assigning processing priorities and considering 

lower priority collections as fully processed on production of a good collection level record. 

23. Develop plans for managing backlogs.  Prioritise audit of completely uncontrolled material, 

followed by creation of collection level records from available brief accession records, 

followed by expansion of collection level records.  Delay deeper levels of description until 

all collections are ‘unhidden’, at least at this basic level.    

24. Distinguish between legacy backlogs (which will require special projects to tackle), and 

current accrual backlogs.  The latter indicate a mismatch between collection growth, 

available resources, and the library’s processing policies and practices.  If resources cannot 

be increased, consider changing collection development policies, processing policies and 

practices to avoid the paralysis and hopelessness that can ensue when staff feel they have 

no control over mounting backlogs.  

Beyond local discoverability

25. Prioritise addition of collection level records to Libraries Australia, and ensure that they are 

correctly coded to maximise discovery within Trove.  

26. Standardise the representation of additions to archival collections in MARC records, at the 

local and federated discovery (Trove and OCLC) levels.  

27. Invest in access to the rich intellectual content of lists and finding aids by using the models 

outlined in the Project 8 Lists project undertaken by Linda Newbown in 2010.   

New challenges

28. Develop joint guidelines for suppliers of born‐digital records, maximising preparation and 

description of records before transfer to the library.  These guidelines will be useful 

regardless of whether individual libraries are in a position to preserve, manage and 

provide access to this material in the near or medium terms.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

9 of 45

Page 10: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

4 Background

4.1 Surveys and response rates

Two surveys on archival processing were conducted in March and April 2010, using Survey 

Monkey as the data gathering platform:  

▪ A 97 question survey on the context in which archival processing occurs within NSLA 

libraries. 

▪ A 49 question survey on archival processing practice and performance.  

Respondents were asked to limit their responses to management of personal papers and 

organisational records; other original formats including pictorial collections, oral histories, and 

the institution’s own records were excluded from the survey.  As several libraries handle all 

original materials within a single team, extrapolating data on the specified formats was a 

challenge for some.  A number of statistics are therefore approximate; these have been noted.  

Both surveys included mandatory, optional and contingent (i.e. responses were only required 

if a ‘yes’ response was made to an earlier question) questions.  Many questions gave 

participants the opportunity to add qualitative comments to their quantitative answers.  The 

survey instruments are at Attachment A.   

Nine libraries are participants in the Project 8 group:  the National Libraries of Australia and 

New Zealand; the State Libraries of New South Wales, Victoria, Queensland, Western 

Australia, South Australia and Tasmania; and the ACT Library Service.  

All 9 libraries completed the first survey on archival processing.  58 of the 97 questions were 

answered by all 9 libraries.  Of the 39 questions which at least one institution skipped, around 

2/3 were contingent questions where a full response rate was not expected.  

8 of 9 libraries completed the second survey on archival processing practice and performance. 

31 of the 49 questions were answered by all 8 completing libraries.  Of the 18 questions which 

at least one institution skipped, most related to complex performance measurement.  Further 

commentary on the difficulty of measuring archival processing performance is provided later 

in this report.  

After initial analysis of the survey answers, each library was asked to provide further and/or 

clarifying data on a varying number of issues.  Responses were received as emails and are 

incorporated into this report.  

Most participating libraries provided extensive textual comments in addition to qualitative 

data.  These comments were extremely illuminating and the respondents are thanked for their 

willingness to provide this level of analysis.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

10 of 45

Page 11: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

5 Findings on archival context

5.1 Organisational structure

Of the libraries answering this question, 50% are organised primarily by format, and 50% are 

organised primarily by function.  As expected, the larger libraries (the National Libraries of 

Australia and New Zealand, the State Library of New South Wales and the State Library of 

Victoria) are organised by format; the smaller libraries are organised by function.  

Those organised by format nominated a number of strengths and weaknesses of their existing 

structure.  None of these will be surprising to those who have debated the relative merits of 

the approaches.  

Libraries organised primarily by format nominated the following strengths: 

Committed and deeply knowledgeable staff 

Significant expertise on the needs of specific formats 

Staff work on collections from beginning to end; lifecycle understanding of records 

Awareness of the consequences of decisions made, especially entering into 

commitments that will require significant resources 

Consistent approach that supports descriptive work reflecting the creation, provenance 

and use of records 

Smooth and effective flows of information through the collection’s lifecycle within the 

library 

And weaknesses: 

Loss of key staff can mean severe loss of knowledge 

Tendency to silo mentality where processes, procedures and workflows get out of step 

with those for published materials 

Tendency for policies and processes to be underdocumented, especially in comparison 

with other areas of the library 

Staff are inevitably fragmented across a large range of duties and responsibilities, rather 

than focusing on just one activity 

Difficulty in securing paraprofessional or lower level support for lower level activities 

Tendency to ‘split’ collections along format lines, disturbing archival integrity 

Libraries organised primarily by function nominated the following strengths: 

Potential to integrate workflows and align descriptive practice across published and 

unpublished formats 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

11 of 45

Page 12: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

Staff are very knowledgeable about the processes required for their part of the workflow 

and develop strong ‘ownership’ and a sense of pride in their part of the process 

Potential to reduce duplication of work (although this was seen by others as a weakness 

of this model) 

And weaknesses: 

‘Backroom’ staff never get to enjoy seeing collections being used; ‘front room’ staff miss 

detailed knowledge of the collections, and lack insight into what is required to make 

collections accessible.  

 ‘Single point’ sensitivities, i.e. only one person may know how a particular process is 

carried out – a particular difficulty in planning for succession 

Tendency for staff not to trust others undertaking functions at different points in the workflow 

Potential for significant communication difficulties, with different expectations, 

interpretations, schedules, priorities and processes 

‘The left hand doesn’t know what the right is doing’ 

Significant delays caused by the need for frequent cross‐team liaison 

Possibility for imbalance of resources across the library 

Stages in the workflow may not be clearly defined and understood, leading to ‘churn’ 

The same thing can be done many times by different teams 

Significant travel of collection items through the library building as it moves from team 

to team 

5.2 Staff

Four libraries reported that their archival management staffing has decreased in the last 5 

years; four reported that their staffing has stayed the same in the last 5 years; only 1 library 

reported an increase in archival management staffing in this period.  

Five libraries expect their staffing to remain static for the next 5 years; 1 expects an increase; 1 

expects a decrease; 2 respondents did not know what to expect.  

Six libraries require library or archival qualifications for some archival management positions; 

2 require professional qualifications for all archival management positions; 1 library does not 

require professional qualifications.   

Predictably, archival staff are well qualified.  The respondents reported the highest 

qualification level for a total of 75 staff working full time or part time in archival collection 

management.  Of these: 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

12 of 45

Page 13: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

2 had no post Year 12 qualifications 

2 had TAFE qualifications in fields other than librarianship or archives 

11 had undergraduate degrees in fields other than librarianship or archives 

9 had postgraduate degrees in fields other than librarianship or archives 

9 had TAFE qualifications in librarianship or archives 

10 had undergraduate degrees in librarianship or archives 

32 had postgraduate degrees in librarianship or archives 

This means that 82% of staff working in archives have at least an undergraduate degree. 22 

staff (29%) do not hold qualifications in librarianship or archives. By far the most common 

highest qualification (42%) for staff working in archival management is a postgraduate degree 

in librarianship or archives.  

5.3 Volunteers and student workers

Most libraries have significant numbers of volunteers working in their archival areas.  The 

exception is the National Library of New Zealand which has no volunteers, the result of an 

active policy decision.   

Numbers of volunteers vary from 0‐16.  Volunteer work is spread fairly evenly across 

production of transcripts, preservation rehousing, listing of collection components, and 

biographical research.  Institutions with high numbers of volunteers are primarily those with 

large transcript programs (which require little supervision).  Institutions with lower numbers 

of volunteers are those focusing on biographical research, rehousing and component listing 

(all of which require significant supervision).  

Models for supervising volunteers vary.  Those libraries with low supervision projects such as 

transcripts tend to have one experienced staff member supervising a number of volunteers; 

those with high supervision projects tend to allocate one experienced staff member to each 

volunteer.  

Many retrospective projects (such as finding aid conversion, and arrangement and description 

itself) undertaken in US libraries rely on cheap student labour (in the order of US$8‐10 dollars 

per hour.  Students workers are almost absent in NSLA libraries (at the NLA, the minimum 

payment for student workers is around A$28 per hour), except for occasional blocks of 

rehousing work.   

5.4 Collection size

Reported archival collection holdings in the NSLA libraries vary from 1000 linear metres to 

12000 linear metres.  A total of more than 57,000 linear metres of archival collections are in 

NSLA custody, of which 33,000 metres or nearly 60% are held by the two National Libraries 

and the State Library of New South Wales.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

13 of 45

Page 14: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

Five respondents were moderately confident that the figure they provided was accurate; two 

were certain; two were somewhat confident.  At least one collection size was initially under‐

reported, as only the ‘processed’ collection was counted; this was subsequently corrected.  

Most respondents used a range of methods to calculate the size of their collection.  The 

National Library of New Zealand had an ‘iron‐clad’ count, as it has just relocated its entire 

collection.  For most respondents, the size given was what was considered a reasonable 

‘compromise’ between the number of occupied shelf metres, historic records of receipt sizes, 

and the sizes of processed and unprocessed collections recorded in various collection 

management systems.   

5.5 Collection growth

5.5.1 Acquisition opportunities

The number of acquisition opportunities (direct offers, proactive collecting, auctions and 

catalogues) varies considerably between the libraries. One library reported less than 25 

opportunities per annum; 1 reported 50‐100; 2 reported 100‐200; 3 reported 200‐300; 1 reported 

300‐400. 

Interestingly, the number of opportunities does not bear a direct relationship to the current 

collection size.  For example, the National Library of Australia holds 12,000 metres and dealt 

with just under 400 opportunities last year (and on current figures is likely to deal with at least 

600 opportunities in 2010); the National Library of New Zealand holds 10,000 metres and 

deals with 100‐200 opportunities per year; and the State Library of Western Australia holds 

4400 metres and deals with 200‐300 opportunities per year.  

All libraries were either moderately, very or absolutely certain about the number of 

opportunities they deal with each year.  Most libraries record these in spreadsheets; some use 

their collection management systems to record offers; one library currently uses Reftracker to 

record opportunities and actions on them.  

Eight of the nine libraries report that more than 75% of their opportunities are ‘reactive’, and 

one library reported that 50‐75% of opportunities are reactive i.e. an approach is made to the 

library by a potential donor or third party.  There is clearly little scope for proactive collecting 

within the NSLA community.  

Seven of the nine libraries reported that their acquisition opportunities had risen to some 

extent (3 libraries) or significantly (4 libraries) in the last 5 years. One library reported the 

same number of opportunities; one reported a decrease to some extent.   

5.5.2 Receipts

Respondents were asked to report on the number of accessions (receipts) received each year, 

and the accompanying metrage.   

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

14 of 45

Page 15: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

One library reported 10‐25 accessions per annum; 1 reported 50‐100 accessions; 2 reported 100‐

150 accessions; 1 reported 150‐200; 2 reported 200‐250; and 2 reported more than 250 

accessions per annum.  This means that four of the respondents are handling more than 200 

accessions per annum; 7 are handling more than 100 accessions per annum.  

In terms of metrage, the spread was somewhat wider. Two institutions reported receiving less 

than 50 metres per annum; two 50‐100 metres per annum; two 150‐200 metres per annum; one 

200‐250 metres per annum; one 250‐300 metres per annum; and one 350‐400 metres per 

annum.  

Closer analysis revealed that the average metres per accession varied considerably, from .37 

metres to 1.5 metres.  Five of the nine institutions had an average accession size of more than 

.9 metres (6 standard archives boxes).   

Many libraries reported that improved appraisal means that while the number of annual 

receipts is often growing considerably, annual metrage growth is not increasing at the same 

rate.   Given that there is a ‘base’ time required to complete work on an accession – regardless 

of size – this means that institutions should take into account both the number of accessions 

and the metrage when examining collection growth.  

The number of opportunities did not necessarily bear a strong correlation to the number of 

accessions actually received, with some institutions declining almost half of all offers, and 

others rejecting few offers.   

5.6 Percentage of staff time devoted to individual collection activities

The survey asked a number of questions about the fte devoted to specific collection activities, 

and then separately asked respondents to try to quantify (using percentages) how their 

collection management resources were deployed.   

The fte figures need to be treated with some skepticism, as at least two libraries interpreted fte 

as positions (or individuals) rather than as a figure that might be spread across multiple 

individuals, and a comparison of these figures with the percentage figures reported below 

suggests significant discrepancies across the two approaches.  Nevertheless, the findings are 

included here, as they will help libraries to ‘situate’ themselves in the spectrum.  

2 libraries report that they have 3 or more fte engaged in developing collections (i.e. selection, 

appraisal, donor liaison, transfer etc); 4 report that have 1‐2 fte devoted to this activity; 3 

report less than 1 fte for this activity.  Several libraries have field unit or officers, who 

generally work across more than one format, and who liaise with format specifialists at the 

library.  

As expected, pre‐acquisition work (appraisal and liaison) tends to be undertaken by higher 

level staff, at the senior librarian level (of equivalent) or above.  

Of the 8 libraries who reported fte devoted to accessioning work, 1 reported that it has 3‐5 fte 

devoted to this activity (the actual figure was 3.2 fte); 3 reported that they have 2‐3 fte for this 

work; 3 reported 1‐2 fte, and 1 reported less than 1 fte.   

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

15 of 45

Page 16: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

2 libraries reported that they have 3 fte devoted to creating collection level (catalogue records); 

1 reported 2 fte for this activity; and 3 libraries each reported 1 or less than 1 fte for this 

activity.  This ‘count’ would certainly have considerable overlap with the accessioning work 

described above.  

2 libraries report that they have 3‐5 fte devoted to full arrangement and description (i.e. 

component level description); 4 report that they have 2 fte for A&D; 1 reports 1 fte; and 2 

report less than 1 fte for this activity.  1 library does not undertake any arrangement and 

description.  

Of libraries undertaking some full arrangement and description, 2 report that 1 fte 

undertaking this activity is funded by off‐budget funds; and 1 reports that less than 1 fte is 

funded by off‐budget funds.  6 libraries report that they have no off‐budget funded 

arrangement and description activity.  

As noted in the section on digitisation, 6 libraries report that less than 1 fte is devoted to any 

activities supporting digitisation; 3 report that 1‐5 fte are so devoted.  However, qualitative 

comments suggest that, for these last 3 libraries, the actual fte is at the lowest end of the 1‐5 

scale. 

All 9 libraries report that less than 1 fte is devoted to managing born digital records.  In most 

cases, most time appears to be expended primarily by digital preservation staff, rather than 

collection management staff.   

Of the 8 libraries who attempted to provide percentage breakdowns of where their archival 

management staff resources are deployed, most allocated some time to most selectable 

categories.   

The ranges provided are so broad, and some figures are so incomprehensible (it seems 

impossible, for example, that only 1% of time could be devoted to supervision in a multi 

person environment) that it is possible that the only firm conclusion that can be drawn from 

these responses is that most – if not all – libraries find it extremely difficult to conceptualise 

archival management activities as ‘discrete’ functions and to estimate the resources devoted to 

the task.   

Across the responses (which total just over 100% for reasons which are a mystery to the report 

author), the breakdown was: 

Arrangement and description: 22.63% (range 3% to 60%) 

Cataloguing: 17.29% (3% to 30%) 

Accessioning: 16.88% (5% to 40%) 

Collection development: 12.63% (5% to 20%) 

Stacks management (Note that some libraries appear to have misinterpreted this question; it 

was not intended to cover retrievals and returns for readers): 11.86% (3% to 35%) 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

16 of 45

Page 17: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

Staff supervision: 7.57% (1% to 20%) 

Digitisation: 6.83% (1% to 20%) 

Other tasks: 4.17% (1% to 7%) 

Other management tasks (unspecified): 4.14% (0% to 10%) 

Born‐digital management: 3% (0% to 15%) 

5.7 Ratio of staff to collection growth

As can be expected given the difficulties most respondents had in determining where their 

archival management resources are deployed, most respondents also had considerable 

difficulty determining the exact fte devoted to archival management activities.  This is because 

some libraries have the same staff working across manuscripts, pictorial and oral history 

collections; this survey was concerned only with the manuscripts component.  Other libraries 

(especially those organised by format) found it difficult to separate out staff time devoted to 

archival management activities from other activities such as reading room duties, reference, 

and public programs activities.  

Nevertheless, closer questioning of respondents yielded figures that seem sound enough for 

the purposes of this survey (one library was unable to provide a breakdown for personal 

papers and institutional records).  Specialist preservation activities were excluded, as was 

digitisation capture of material.   

Staffing devoted to archival collection management (excluding reading room services, 

collection delivery, reference, copy services, public programs activities) is modest in all 

institutions; the highest total available is approximately 6 fte.  This fte is available to 5 

institutions –with collection growths ranging from less than 100 to 400 metres per annum.  The 

lowest fte was less than 1 fte for collection growth of less than 50 metres per annum.  

Even with significant caveats, the survey responses demonstrate that NSLA libraries have 

strikingly different ratios of staff to collection growth.  The ratios appear to range from a high 

of 1 fte to each 66 metres received to a low of 1 fte to each 16 metres received. 

5.7.1 Staff required to achieve equilibrium

A late question in the ‘Practice and performance’ survey (in other words, a question separated 

from those seeking information on current staffing) asked respondents to imagine an ideal 

staffing scenario which allowed the archival unit to keep up to date with acquisition 

opportunities (i.e. no significant delays in response), complete all accessioning within one 

month of receipt, create summary catalogue records within one month of receipt, arrange and 

describe all collections their own institution deems as ‘in scope’ for arrangement and 

description (i.e. no increase in the institutional processing backlog), participate in digitisation 

selection decisions and deal with born‐digital materials.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

17 of 45

Page 18: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

There were no knee‐jerk answers to this question.  Respondents gave detailed break‐downs of 

the additional resources they would need in each of the different workflow components, then 

added these together.  Interestingly, despite differences in the sizes of archival programs, and 

the current staff‐collection growth ratios, 7 or the 8 libraries said they would need to double 

their staff to maintain currency.  1 library (with fewer arrearage worries than most) nominated 

an increase of 25‐30% in staffing would be required.  

Respondents nominated a number of capabilities (in addition to traditional archival skills 

which were seen by all as important) that would be required or need to be strengthened in this 

‘ideal’ situation: project planning; donor liaison; appraisal (especially for contemporary and 

born‐digital content); dealing with non‐digital electronic material; dealing with born‐digital 

material; change ‘readiness’ to refocus effort.  

5.8 Arrearages

Arrearages (backlogs) vary widely across the NSLA libraries.  For the purposes of this survey, 

libraries were asked to report on the quantum of receipts for which accessioning had not been 

completed, and the quantum of collection material meeting the individual library’s definition 

of requiring full arrangement and description and still awaiting that work.  Definitions of 

‘completed’ accessioning and policies on which collections require arrangement and 

description vary widely (see below), so the figures reported in this section need to be treated 

with care.  

5.8.1 Accessioning arrearages

2 libraries reported no backlog of receipts awaiting initial accessioning; 1 reported only 3 

receipts awaiting initial accessioning; 1 reported 10; 1 reported 50; 1 reported 75 (but all these 

receipts are physically controlled and ‘registered’) and 1 had 120 receipts awaiting initial 

accessioning.  1 library has 175 metres of material which is controlled, in some cases has lists, 

and is available to users (mediated through expert staff), but does not yet have an online 

catalogue record.  1 library could not estimate its accessioning backlog.  Both these libraries 

have current projects to address control, description and discoverability of these materials.  

Because of the different understandings of what constitutes completed accessioning, it is 

difficult to quantify the amount of material which has not been accessioned to the point of 

basic usability and discoverability.  However, taking all reported accessioning backlogs into 

account, it seems likely that around 1000 metres of archival records in NSLA custody – around 

2% of the total NSLA collection – falls into these categories.   

This is significantly less than the reported percentages of collections lacking online records, 

suggesting that many receipts may be controlled and described to the point of usability – but 

only discoverable through staff mediation.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

18 of 45

Page 19: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

5.8.2 Arrangement and description arrearages

Arrangement and description arrearages also varied considerably.  Libraries were asked to 

state their A&D backlog, the percentage of their collection this represented, and the number of 

full‐time archivist years they estimated would be required to clear this backlog.   

Three libraries were unable to answer this question.  Of those who could answer, not all were 

able to answer all of these parts of the question, especially the last part on years required to 

clear the backlog.  As the National Library of Australia is the only institution with ‘firm’ 

figures on how many metres per year a full‐time processing archivist can arrange and describe 

– 80 metres – this figure has been used to estimate person years required to clear backlogs.  

1 library reported its A&D backlog as 1646 (this library excludes all lower priority collections 

from its A&D scope) metres, or about 15% of their total collection.  Using the NLA average 

processing figure, this suggests that 20 full‐time processing archivist years would be required 

to clear this backlog.  

1 library reported its A&D backlog as 962 metres, of nearly 22% of its total collection.  Using 

the NLA average processing figure, this suggests that 12 full‐time processing archivist years 

would be required to clear this backlog.  

1 library reported its A&D backlog as 650 metres, of nearly 11% of its total collection.  Using 

the NLA average processing figure, this suggests that 8 full‐time processing archivist years 

would be required to clear this backlog.  

1 library reported its A&D backlog as 350 metres, or about 5% of their total collection.  Using 

the NLA average processing figure, this suggests that 3.5 to 4 full‐time processing archivist 

years would be required to clear this backlog.  

1 library reported its A&D backlog as 140 metres, or about 14% of its total collection.  Using 

the NLA average processing figure, this suggests that 1.75‐2 full‐time processing archivist 

years would be required to clear this backlog.  

1 library reported its A&D backlog as 50 metres, or about 0.5% of its total collection.  Using the 

NLA average processing figure, this suggests that .75 full‐time processing archivist years 

would be required to clear this backlog.  

This means that for the 6 NSLA libraries who were able to answer the question, backlogs 

ranged from 0.5% of the total collection to 22% of the total collection.  A total of around 45 full‐

time processing archivist years would be required to fully clear the arrangement and 

description backlog in these libraries.   

5.9 Approach to description

There are significant differences in approaches to describing archival collections.   

▪ Some libraries (e.g. National Library of Australia, State Library of Victoria ) create 

summary catalogue records and separate finding aids to describe the contents of large 

collections.   These libraries face challenges in keeping their summary records and finding 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

19 of 45

Page 20: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

aids ‘in sync’.  Where finding aids are created, there are significant differences in which 

summary elements are included in finding aids.   It is easier for these libraries to contribute 

summary records to Libraries Australia/Trove.   

▪ Some libraries (e.g. State Library of New South Wales, State Library of Tasmania, National 

Library of New Zealand) create multi‐level non‐MARC records (i.e. there is no distinction 

between the summary and component description).  These libraries have more flexibility 

and can gradually deepen existing description.  However, it is harder for these libraries to 

contribute to Trove or other federated discovery services.  

▪ Some libraries (e.g. State Library of South Australia) combine both approaches, with some 

archival collections described in multi‐level MARC records, and some described with a 

summary MARC record and a separate finding aid.  

5.10 Descriptive standards

These differences in approach reflect the fact that there is no national descriptive standard for 

archives in NSLA libraries (or indeed in Australian archives as a whole).  The State Library of 

Tasmania uses the Australian Series Systemiii.  Most libraries conform to AACR2.  Some 

libraries feel they are closest to the Canadian Council on Archives’ Rules for Archival 

Descriptioniv (RAD, not to be confused with  RDA, or Resource Description and Access) which 

has more of an ‘archival’ flavour, while others feel they have been influenced more by the 

American Society of Archivists’ Describing Archives: A Content Standardv (DACS, not to be 

confused with the Australian Series System: Describing Archives in Contextvi), which is very 

closely aligned with AACR2, and has more of a ‘library’ flavour.  

While the various content standards are essentially implementations of ISAAD (G), the 

American DACS is more strongly aligned with institutions which use MARC for summary 

records and EAD for separate finding aids; the Canadian RAD is more strongly aligned with 

institutions which use multi‐level description.  The use of varying content standards therefore 

has major implications for both collection management workflows, and for discovery in 

federated systems.  

This issue could certainly be discussed and teased out more within the NSLA community. Each

institution could also conduct an internal audit to determine to what extent they meet the main

content standards, and the over-arching ISAAD (G) standard.

5.11 Access points

All libraries except the State Library of Tasmania use Library of Congress Subject Headings.  

Many also use additional published thesauri, including the Australian Pictorial, Art and 

Architecture, AIATSIS and Maori thesauri, and the Western Australian Gazetteer.  Only the 

National Library of Australia uses the Register of Australian Archives and Manuscripts 

Occupations thesaurus, suggesting its utility is seen as low.  The National Library of Australia 

also uses a set of broad subject headings for collection management purposes (see Appendix 

B).  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

20 of 45

Page 21: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

All libraries except the State libraries of Tasmania and Queensland, and the National Library 

of New Zealand (for obvious reasons) use Libraries Australia name authorities.  The National 

Library of Australia, and the state libraries of Queensland, New South Wales, Western 

Australia and Victoria also use Library of Congress Subject Headings.  

5.12 Encoding standards

As would be expected from the different approaches to description, encoding standards vary 

across the NSLA libraries.  8 of the libraries use MARC21 for collection level records (or can 

output to MARC for this purpose); 1 uses Dublin Core.  Five libraries use or can output to 

EAD if required.  However, even those libraries who have authored finding aids in EAD have 

encoded only a minority of finding aids using the standard (there have been no major 

retrospective conversion projects).  The three libraries who have been authoring new finding 

aids in EAD since the standard’s introduction to Australian in 2002 are all now investigating 

or implementing Archivists Toolkit, which can output finding aids in EAD if required.    

5.13 Collection management systems

NSLA libraries use a range of collection management systems to manage archival lifecycles.  

Most struggle with inadequate systems, or inadequate connections between corporate 

systems, requiring time‐consuming workarounds.  

6 libraries use a database to manage and track collection opportunities.  Of these, 3 libraries 

use a system which interfaces with or is a part of their collection management system.  Of 

these, the National Library of New Zealand’s Tapuhi system appears to be the only one 

providing satisfactory support.  2 libraries use Reftracker to track and manage enquiries; 

Reftracker does not currently interface with their collection management systems. 2 libraries 

use Excel spreadsheets to record offers; 1 uses a handwritten offers book.  

5 libraries use archival management systems to describe and manage accessions.  4 libraries 

use library management systems for this purpose.  1 uses standard Office software, and 2 

create accession records in hard copy.  Given that 9 libraries responded to this survey, this 

means that at 3 libraries are using more than one system to describe and manage accessions.  

6 libraries use library management systems to create collection level records.  4 libraries use 

archival management systems to create collection level records.  Again, this suggests that 1 

library is using more than one system to describe and manage collection level records.  

Of the 8 libraries creating finding aids or component level metadata, 5 use archival 

management systems to do so; 1 uses its library management system, and 4 libraries 

(including the library using its library management system) create finding aids in Word or 

Excel.  Production of finding aids is clearly not consistently supported across the libraries.  

Four archival management systems are currently in use among NSLA libraries.  Two libraries 

use Archivists Toolkit (and another is investigating it); one uses a 5 level ‘boutique’ content 

management system; two use their own customised collection management systems.  These 

last (National Library of New Zealand and State Library of Tasmania) report the highest levels 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

21 of 45

Page 22: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

of satisfaction with their current workflow support, although the National Library of New 

Zealand reports that its Tapuhi has not been redeveloped for many years and is not user 

friendly.  

Several libraries use a combination of their library management systems and archival 

management systems for different collection management purposes.  Interfaces between these 

systems are few and ‘clunky’.   

2 libraries are very satisfied with their current collection management systems, 4 are 

somewhat satisfied; 1 is neutral; 1 is somewhat dissatisfied; and 1 is very dissatisfied.  Several 

libraries reported that they had been very dissatisfied but are feeling more satisfied with 

recent implementations of Archivists Toolkit.  The following dissatisfactions were recorded: 

▪ Lack of integration between systems 

▪ Patched together methods of managing the full collection lifecycle 

▪ Need to update description in 3 different systems 

▪ Flat database structure precluding all collection management activities from being properly 

linked 

▪ Lack of technical support for customised system 

▪ Teething issues with Archivists Toolkit 

▪ Lack of user friendly interface for staff or patrons 

▪ Inability to produce finding aids as anything but text 

▪ Lack of effective publication pathway for finding aids.  

5.14 Digitising archival material

All NSLA libraries have digitised at least some of their archival collections.  Of these, 6 report 

that they have completed one or more projects and 1 reports that is has an active and ongoing 

digitisation program.  5 report that they only digitise when specific purposes funding is 

available.  

Archival management staff are involved in a range of digitisation activities.   

All libraries report that staff are involved in selection of material (including preservation and 

rights assessments); 8 report that staff create catalogue or component level metadata to 

support digitisation; 5 undertake quality control; 4 project manage digitisation projects; and 2 

manage interfaces between collection management systems and digital asset management 

systems.  Only 1 library reports that archival management staff actually produce digital 

images (through scanning or photography).  

While the survey did not ask respondents to quantify their archival digitisation programs, it is 

clear from qualitative answers that digitisation of archival material (as distinct from pictorial, 

film or oral history material) is a very selective and small scale affair across the NSLA 

libraries.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

22 of 45

Page 23: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

5.15 Born-digital archives

As expected, this is an area where there is great need, but little capability.  All 9 libraries 

reported that they hold born‐digital material, on a range of physical format carriers.  

However, only 4 of the 9 libraries have a program to manage and preserve born‐digital 

material.   

Of those 4 libraries, 2 reported that management of these collections is principally undertaken 

by archival staff, with assistance from digital preservation staff if required; the other 2 report 

that management is principally undertaken by digital preservation staff with assistance from 

archival staff.  

Of the 4 libraries, all are able to migrate material from physical format carriers to a mass 

storage system; 3 are able to arrange and describe material; 3 are able to provide access to 

material; 2 are able to integrate description of born‐digital with description of physical 

materials; and 2 are able to convert proprietary file formats to non‐proprietary formats.  

No libraries are able to preserve databases.  

5.16 Online access to collections

The survey asked respondents to provide information on the degree of online discoverability 

of their archival collections, and the extent to which this has changed over the last decade.  

5.16.1 Catalogue records

Libraries were asked to answer a range of questions – from slightly different stances – on the 

cataloguing status of their collections.  Close attention to the detailed responses reveals that 

there are some logical inconsistencies in these answers, indicating the difficulties which some 

libraries had in answering these questions.  However, taken together, the answers provide a 

fairly solid picture of the online discoverability of archival collections in NSLA custody.  

Libraries were asked to provide information on what percentage of their archival collections 

were described with an online record 10 years ago, and to compare this with the current 

situation.  7 libraries were able to provide answers on their situation 10 years ago; all 9 were 

able to respond for the current situation.   

Most libraries were moderately or very confident, or certain about their answers to these 

questions.  

In 2000, 1 library had online catalogue records for 98% of its collection; 1 had records for 95%; 

1 had records for 60%; 1 had records for 40%; 1 had records for 32% and 1 had online records 

for just 5% of their collections.  

In 2010, 5 libraries have online catalogue records for 100% of their collections;  1 has online 

records for 99% of its collection; 1 has records for 90%; 1 has records for 80%; and 1 has online 

records for 30% of its collection.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

23 of 45

Page 24: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

This increase in online catalogue records for archival collections is a very pleasing result.

Researchers are much, much more able to discover collections in the online environment than was

the case 10 years ago.

Libraries were also asked to provide information on what percentage of their archival 

collections is described with various kinds of records.  8 libraries answered this question.  

1 library reported that 20% of its collection has no record of any kind; 2 libraries reported that 

1% and 70% respectively of their collections have only card catalogue records; and 2 libraries 

reported that 49% and 10% respectively of their collections are described only on their local 

catalogues. 

6 libraries reported that they have records on Libraries Australia.  Of these: 

1 library reported that 80% of its collections have a Level 1 record; 1 reported 50% with a Level 

1 record; 1 reported 19%; 2 reported 15% and 1 reported 5%.  

1 library reported that 75% of its collections have a Level 2 record; 1 reported 25; and 2 

reported 10%. 

1 library reported that 95% of its collections have a Level 3 record; 1 reported 90%, 1 reported 

81%; 1 reported 75% and 1 reported 5%.  

Across the NSLA libraries, 3% have no catalogue record of any kind; 12% have a card catalogue

entry only; 12% have a local system record only; 22% are described in a Level 1 record on

Libraries Australia; 20% are described in a Level 2 record on Libraries Australia; and 57% are

described in a Level 3 record on Libraries Australia. Because of the variability of answers, these

statistics actually add up to more than 100%.

Nevertheless, when the National Library of New Zealand is removed from this equation, it is still

clear that a very high percentage of all archival collections are represented – with at least a Level 1

record – on Libraries Australia.

5.16.2 Records on Libraries Australia/Trove

However, these figures belie the variation between libraries.  When libraries were asked 

whether and to what extent they currently contribute their records to Libraries Australia, it 

became clear that coverage is very uneven.  

3 libraries contribute all their archival records to Libraries Australia; 1 contributes most; 1 

contributes some records; and 4 contribute no records to Libraries Australia.  

The National Library of New Zealand, of course, has no need to contribute to Libraries 

Australia.  Of the 3 other NSLA libraries which do not currently contribute to Libraries 

Australia, 2 describe their archives in multi‐component metadata, rather than with summary 

catalogue records and separate finding aids.  

Libraries that contributed to Libraries Australia were also asked whether their records 

included the correct leader codes to ensure that their records form part of the archives ‘island’ 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

24 of 45

Page 25: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

in Trove.  Of the 5 libraries contributing to Libraries Australia, 4 include the correct leader 

code.  1 does not but is considering a batch change to its records to include this data.  

As is already known to the archival community, a very significant proportion of archival collections

held in Australian NSLA libraries are not discoverable through Trove. This is a major concern,

especially as contributing to Trove also means contributing (painlessly) to OCLC, and is the easiest

way to maximise Google indexing of records.

5.16.3 Finding aids

The last decade has seen a significant increase in the percentage of finding aids (or component 

level metadata) available online.  

In 2000, only the two national libraries had any finding aids available online; the National 

Library had 50% of its finding aids online; the National Library of New Zealand had 60% of 

finding aids available online.  

By 2010, an average of 56% of NSLA finding aids are available online – ranging from 5% at 

some libraries to 90% in others.  However, for some institutions, all or most finding aids 

available online are not searchable, i.e. they are images of hard copy finding aids, or their 

format makes searching difficult.  

Libraries were also asked whether the percentage of large collections described in an online 

finding aid had increased or decreased in the same period.  For those libraries who had no 

finding aids available online 10 years ago, increases were obviously very substantial.  

For the 2 libraries (NLA and NLNZ) who had 50% and 60% of finding aids available online 10 

years ago, there were not necessarily big increases in the percentage of large collections 

described in an online finding aid.  The National Library of Australia reported that its 

percentage had fallen by 25% or less (the result of an increasing backlog of collections with no 

finding aid).  By contrast, the National Library of New Zealand – which has a minimal 

processing backlog – reported that the number of large collections described with online 

component level metadata has increased by 25% or less in the last 10 years.   

For those libraries which have searchable online finding aids and who answered a question on 

format, 2 libraries have 100% of their online finding aids/component level description 

available as multi‐level non‐MARC records; 2 have 100% finding aids in HTML; 1 has 90% in 

Word/PDF, 5% HTML, and 5% EAD, and 1 has 70% HTML and 30% EAD.   

This confirms that online finding aids/deeper description are not standardised across the 

NSLA libraries; it would be impossible to offer ‘federated’ indexed searching across the NSLA 

archival collection.   

5.17 Physical infrastructure

Physical infrastructure (sorting shelves, large worktables etc.) available for archival processing 

work varies considerably between the respondents.   Some libraries – the National Library of 

Australia, the National Library of New Zealand, and the State Library of Victoria – report that 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

25 of 45

Page 26: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

their physical infrastructure is very satisfactory.  These institutions also placed a high value on 

the importance of good physical infrastructure to achieving efficiency.  

Other libraries have extremely limited space and/or equipment available for processing 

activities, with staff effectively forced to try to deal with very large collections at their desks.   

5.18 Discoverability of new collections and additions to collections

The time at which a summary record is created and viewable on the online catalogue for new 

collections or accessions varies between libraries.  5 libraries create a visible summary record 

on receipt; 2 create a record when accessioning is complete; 1 creates a record only when the 

collection or accession is regarded as ‘fully processed’.  

This is an area which could be standardised, with all NSLA libraries aiming to include at least a

very brief summary record in their online catalogues, pending completion of accessioning and

further arrangement and description.

5.19 Ways of handling additions to collections

Library management systems are not particularly good at handling continuing resources such 

as archives received as multiple accessions.  Given that most NSLA libraries work within LMS 

environments, a range of ‘workarounds’ are in place.   

1 library creates a note in the bibliographic record; adds a holdings statement; adds the 

accession information to existing finding aids where these exist; and adds receipt information 

to Archivists Toolkit. 

1 library creates detailed descriptions of the addition in Archivists Toolkit, then adds this 

information as detailed notes to the bibliographic record, and individual holdings for each 

processed and unprocessed accession.   Finding aids are only amended if and when accessions 

are fully processed.  

1 library creates a note in the bibliographic record; adds new items to the holdings statement; 

updates existing finding aids where these exist; and manages parent‐child relationships in the 

local catalogue.  

1 library uses the MARC 541 field to capture coded data on each new accession: donor, date of 

receipt, description of the records, file numbers and additional remarks.  These 541 fields are 

suppressed from view.   

1 library acknowledges that its processes are in flux, following a change of collection 

management system.  Small additions are simply added as a note; where the collection has 

been itemised an item record is added. 

1 library adds child records for each addition to the collection and links these as time allows.  

1 library (with an integrated archival system) either records additions as separate ‘further 

records’ or fully integrates the collection level description on completion of A&D work.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

26 of 45

Page 27: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

Standardisation of practice in this area – especially from Australian libraries working in a Trove

environment – would be of significant benefit to researchers. Further discussion is required to

discuss the aims of describing additions in systems (discoverability by researchers, collection

management purposes for libraries), and how these are best met. Improved understanding of

Trove limits (e.g. lack of support for navigation between parent-child records, no inclusion of

Institution Specific Data) would help Australian libraries to make the best decisions in an imperfect

world.

5.20 Processing policies

Given the significant processing backlogs in NSLA libraries, the survey asked respondents to 

say whether their library has a policy on processing large collections, and what this is.  It also 

asked whether there were local definitions of ‘fully processed’.   

5 libraries reported that their library’s policy is to fully process all large archival collections 

3 libraries reported that their library’s policy is to fully process only high priority large 

archival collections. 

However, for many respondents this ‘split’ did not adequately describe their position.  The 

policies of a number of libraries are clearly out of step with actual practice; outdated policies 

that see all material as in scope for full processing have resulted in growing backlogs and 

unattainable goals.  With no firm definitions of ‘fully processed’, it is difficult to see how 

backlogs can be adequately quantified.  

Similarly, definitions of ‘fully processed’ varied considerably and are not always in step with 

stated library policy; in many cases there is no firm definition.  At the highest end, one library 

deems collections to be fully processed only if a full level record group description plus 

description of every item (box, folder, volume) has been entered into the catalogue; one 

considers collections fully processed only if (at least) series headings and subject access points 

for the series are assigned; some libraries deem collections fully processed if there is a good 

collection level description plus box listing; one library regards high priority collections as 

fully processed only after full arrangement and description, but medium and low priority 

collections as fully processed on production of a good collection level catalogue record; one 

library regards all but the very highest priority collections as fully processed when initial 

accessioning is complete.  

Without common definitions of ‘large’ collections and common processing policies, it is impossible

to accurately compare the quantity of material that might require further processing in NSLA

libraries.

5.21 Access to unprocessed collections

Although libraries had varying definitions of ‘unprocessed’, most respondents understood 

what this means in practice and were therefore able to answer a question about their library’s 

policy on allowing researchers to access unprocessed collections.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

27 of 45

Page 28: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

No libraries always allow access to unprocessed collections; 3 usually do; 4 sometimes do; 1 

never does.  

For those who never or only sometimes allow readers to access these collections, the most 

common concerns are privacy and confidentiality, security and preservation.  The least likely 

concerns are inadequate description.  

In one case a respondent said that readers would not be aware of unprocessed collections as 

they are not described at all on the library’s catalogue until accessioning is complete.  

Standardised practice across the NSLA libraries – to allow researchers to discover and access

unprocessed collections unless there are pressing reasons to deny access – would significantly

increase researcher access to our collections.

6 Findings on archival practice and performance

The next part of this report documents findings on archival practice and performance from the 

8 NSLA libraries who responded.  As most questions asked libraries to report on the 

frequency of actions on archival collections, and on available performance data, this section of 

the report is very detailed.  A number of these questions asked libraries to report on whether 

they always, usually, sometimes, seldom or never undertook certain actions.  In the sections 

that follow, bold indicates the highest number of respondents for each question.  

6.1 Supplier requirements

In recent years, some NSLA libraries have redirected resources to try to improve the condition 

and description of collections before they reach the library, or before they are permanently 

accepted into the collection. The survey asked a series of questions about pre‐acquisition 

activities.  While all libraries indicated that they are actively investigating the possibility of 

moving towards more ‘offsite preparation and donor engagement’, the extent to which this 

has actually occurred varies considerably.   

1 library always physically appraises prior to transfer; 1 usually does; 6 sometimes do.  

2 always appraise by email or phone prior to transfer; 2 usually do; 4 sometimes do.  

2 libraries usually require suppliers to pack collections into the library’s archives boxes prior 

to transfer; 4 sometimes do; 2 never do.  

2 usually require suppliers to provide a box list of contents prior to or at the time of transfer; 4 

sometimes do; 1 seldom does; 1 never does.  

1 library usually requires suppliers to use a library supplied template to create the box list; 3 

sometimes do; 2 seldom do; 2 never do.  

2 libraries usually use their own staff to pack collections onsite; 2 sometimes do; 4 seldom do.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

28 of 45

Page 29: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

2 libraries use their own staff to list collections onsite; 2 sometimes do; 2 seldom do; 2 never 

do.  

1 library usually requires valuers to provide a detailed contents list, using a template; 2 

sometimes do; 1 seldom does; 4 never do.  

The survey results indicate that a number of libraries have considerable room to move if they 

wish to move towards receiving ‘shelf‐ready archives’. This may include incremental change, 

e.g. if the library requires a box list, it is a small extra step to ask the supplier to use an 

approved template; if library staff pack collections onsite, it is a small extra step to 

simultaneously list the collection.  

The survey recognised that such intensive pre‐acquisition work is not always warranted for 

smaller collections.  The results suggested that most libraries do not have a ‘benchmark’ for 

when this work is warranted.  If more NSLA libraries move towards the ‘shelf‐ready archives’ 

paradigm, setting a benchmark (even a flexible one) may be useful.  Those libraries who did 

indicate a notional benchmark suggested that collections larger than 3‐5 boxes benefit from 

pre‐acquisition activity.  

Only one library estimated a percentage of collections where the requirement to box and list 

was waived (<10%).  However, 4 libraries indicated the conditions that would lead them to 

waive the requirement.  All agreed that old age, illness, stature of the donor and 

political/strategic considerations were important; 3 libraries indicated that sometimes the 

requirement is waived because it is ‘just too hard’.  The exception argued that good 

communication skills, persistence, and a willingness to compromise mean that enforcing the 

requirement is never just ‘too hard’.  This library indicated that suppliers respond well to the 

‘value proposition’ that they are adding detail which archival staff would never be able to 

know.  

The number of collections received boxed and listed by suppliers varied greatly between 

libraries, as would be expected by the different approaches taken.  One library received more 

than 100 collections boxed and listed by suppliers in the previous year; 1 received 50‐100 

collections; 1 received 20‐50; 4 received less than 10; 1 received none.  The benefits to 

researchers of having instantly (if briefly) listed collections is obvious.  However, it should be 

noted that the benefits are much greater in libraries which lack sufficient resources to 

undertake arrangement and description on a regular basis.  

Similarly, the number of collections boxed and listed onsite by library staff varied 

considerably.  Two libraries reported more than 50 collections handled in this way; 1 indicated 

20‐50 collections; 1 indicated 10‐20 collections; two reported less than 10 collections; 2 reported 

that no collections were boxed and listed onsite by library staff.   

Onsite packing and listing (where undertaken) has mostly been done by higher level 

professional staff.  However, some libraries indicated that they have had considerable success 

with using lower level staff for this task.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

29 of 45

Page 30: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

The survey results suggested that few libraries have policies or guidelines in this area.  For 

those libraries that do not or only rarely require suppliers to supply collections boxed and 

listed, the factors governing this choice were (in descending order of importance): fear of 

losing individual collections; fear of a generalised backlash against the library or archival unit; 

fear that such a policy requires too much liaison work; or that the policy is not supported at 

the library.  Only one library indicated that they felt that this work is the province of the 

archivist, not the supplier.  Similarly, only one library indicated that such a policy had not 

been considered.   

Two libraries responded to a question about the number of collections they felt they had ‘lost’ 

because of the requirement for suppliers to supply boxed and listed. One library indicated 

none; one library indicated that it knew of two low value collections actually ‘lost’, but also 

noted that there may be others where the library did not hear back from the donor after 

outlining its requirements.  

Standardisation in this area may be of considerable benefit to NSLA libraries.  

Standardisation of policies – if not of actual practice – may be of considerable benefit to NSLA

libraries. If all libraries require most suppliers to supply material boxed and listed, this will gradually

become a ‘norm’ that suppliers expect and comply with.

6.2 Accessioning practice

The survey recognised that the definition of ‘completed’ accessioning may vary greatly 

between institutions, and have varied considerably over time with changes in processing and 

access policies.  For example, the tasks required in an environment where a large proportion 

of all new receipts will be considered not just fully accessioned, but fully ‘processed’ on 

production of a good catalogue record will be much more extensive than an environment in 

which all receipts are considered in scope for full arrangement and description (and where 

resources to do so may reasonably be expected to be available).  

The survey results confirmed that the tasks that must be undertaken before accessioning is 

considered ‘complete’ vary considerably between the libraries.  In fact, the only tasks that all 

libraries always do is to label and shelve accessions! 

6 libraries always assign a unique accession number; 1 usually assigns; 1 never assigns.  

2 libraries always register receipts in a manual, Word or Excel register; 1 seldom does; 5 never 

do.  

6 libraries always register receipts in a library or archival management system; 1 usually does; 

1 never does (NB  Anecdotal evidence suggests that at least one library retains a manual 

register even though receipts are registered in a system). 

7 always record the size of the accession; 1 usually does.  

5 always describe the contents of the accession (although description levels presumably vary); 

2 usually do; 1 sometimes does.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

30 of 45

Page 31: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

Only 1 library always creates a box level list at point of receipt if one is not supplied; 2 usually 

do, 1 sometimes; 1 seldom; and 3 never.   

4 always assign a processing priority at point of receipt; 3 sometimes do; 1 seldom does.  

3 always assign a broad subject heading on receipt; 2 usually do; 1 seldom does; 2 never do.  

2 always record the presence of born‐digital material in a separate register or database; 4 

usually do; 1 seldom does; 1 never does.  

2 always record the presence of audio‐visual material in a separate register or database; 5 

usually do; 1 never does.  

1 always records the physical condition of the accession; 2 usually do; 3 sometimes do; 2 

seldom do.  

4 always rebox or rehouse material if required; 2 usually do; 2 sometimes do.  

All libraries always label accessions.  

All libraries shelve accessions in permanent or semi‐permanent locations.  

6 libraries always acknowledge receipt; 2 usually do.  

6 regard accessioning as complete only if any required valuation processes are complete; 1 

sometimes does; 1 seldom does.  

2 always finalise access conditions with suppliers; 6 usually do (see note below on when rights 

agreements are made with suppliers).  

7 create a brief record in their online catalogue at point of receipt; 1 usually does.  NB.  There 

is a slight discrepancy between answers reported for this question, and for those asking when 

an online record is first created.  Nevertheless, this is a pleasing result, and should mean that 

almost all new receipts should be quickly discoverable – even at the most basic level – at all 

NSLA libraries.  This was not always the case.  

3 create a full record in their online catalogue as soon as possible after receipt; 2 usually do; 1 

seldom does; 2 never do.  Again, this is a pleasing result; 5 of the 8 respondents create rich 

records for their new accessions soon after receipt.  This was not always the case.   

4 always register access conditions in their online catalogue; 1 usually does; 1 sometimes does; 

1 seldom does; 1 never does.  

2 always register access conditions and rights holders in a rights management system; 1 

sometimes does; 1 seldom does; 4 never do (because they do not have rights management 

systems).  

5 always file documentation relating to the accession on paper or electronic files; 2 usually 

does; 1 sometimes does.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

31 of 45

Page 32: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

The survey did not ask whether libraries have an accessioning worksheet listing tasks that 

must be completed, when they are done and ‘signing off’ on completed accessioning.  Nor did 

it ask who – if anybody – undertakes quality control of the accessioning process.  Similarly, it 

did not ask whether the systems used to manage archival collections provide support for 

workflow tracking and reporting.  For example, the National Library of Australia’s 

implementation of Archivists Toolkit delineates a number of stages in the workflow – from 

registration to completion – and reports can be run to determine where each accession is in the 

workflow chain.   

These workflow management issues would be a fruitful source of discussion for the NSLA libraries.

6.2.1 Note on access conditions

Finalising access conditions with suppliers can be a time‐consuming task, and greatly affect 

the actual and elapsed time taken to complete an accessioning process.  The survey found that 

the point at which access agreements are completed varies considerably between and within 

institutions.  This seems to ‘fit’ with the complex nature of the relationships that exist between 

suppliers and archival management staff, and to indicate that individual judgements are made 

as to when is the best time to finalise these agreements.   

As in previous comparative sections, bold indicates the highest number of respondents for 

each question. 

6 sometimes complete agreements during accessioning; 1 seldom does; 1 never does.  

4 sometimes complete after accessioning is complete; 1 seldom does; 1 never does.  

4 sometimes complete agreements after a summary catalogue record is complete; 3 seldom do; 

1 never does.  

Only 1 library always completes agreements after full arrangement and description; 1 usually 

does; 3 sometimes do; 3 seldom do.  

1 usually completes agreements at the point of need (when requested by researchers); 4 

sometimes do; 1 seldom does; 2 never do.   

6.2.2 Assigning processing priorities

Whether and how processing priorities are assigned to new receipts varies considerably across 

the NSLA libraries.  

6 libraries assign processing priorities at point of or soon after receipt; 2 do not (but 1 is in the 

process of developing guidelines for doing so).  

Those that assign priorities generally use a 1‐3 model (High, Medium, Low); 1 library has a 1‐5 

model (that for practical purposes collapses into 3).   

At least 2 libraries record these priorities within bibliographic records, allowing accurate 

reporting on the collections (and quantities) in each processing priority.  The addition of broad 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

32 of 45

Page 33: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

subject headings by the National Library of Australia supports accurate reports on the 

quantity of material that requires processing across the spectrum of subject areas.   

One common issue for priority models is the nexus between research value and the actual 

need for deeper description.  For example, some very high research value collections can be 

adequately described with a collection level record and a supplier list.  It may be difficult for 

staff assigning priorities to know whether to assign based on value or on the need for further 

description.  

1 library noted that any priorities set are very ‘fluid’, and that assigned priorities are not 

always used when deciding what to work on next.  

Given that most libraries are – or are about to – assigning processing priorities, and that the

models are very similar, there may be some value in standardising further in this are; standardising

inclusion of processing priorities in similar fields in bibliographic records, and considering how to

provide advice to staff assigning processing priorities.

6.3 Arrangement and description practice

This part of the survey closely followed the survey conducted by Greene and Meissnervii in 

2006.  This survey divided A&D practice questions – for material being fully arranged and 

described – into 3 sub‐categories: arrangement; preservation oriented action on the collection; 

description.  Note that this section of the survey only applies to collections being fully 

arranged and described (not to the kinds of quick packing and listing described in the section 

on accessioning above).  

6.3.1 Arrangement

As with other parts of this survey, archival arrangement practice varies considerably across 

the libraries.  The most ‘common’ arrangement practices are that all libraries always or usually 

arrange material at the series level, and that 6 of the 8 libraries always or usually arrange at 

the folder level.    

3 libraries always arrange material at the series level; 5 usually do.  

1 library always arranges material at the sub‐series level; 2 usually do; 3 sometimes do; 1 

seldom does; 1 never does.  

2 libraries always arrange material at the folder level; 4 usually do; 1 sometimes does; 1 never 

does.  

No libraries always arrange material within folders; 1 usually does; 3 sometimes do; 2 seldom 

do; 2 never do.  

2 always weed duplicates; 3 usually do; 2 sometimes do; 1 never does;  

2 always weed material of little or no historical value at the item level; 3 usually do; 1 

sometimes does; 1 seldom does; 1 never does.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

33 of 45

Page 34: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

These findings suggest that NSLA archivists are less likely than Greene and Meissner respondents

to: always or usually arrange material at the sub-series level; arrange material within folders; weed

duplicates; and weed material of little or no historical value. There are no actions which NSLA

libraries are more likely to always or usually undertake. There is already less ‘process’ in this area

than in the Greene and Meissner sample.

6.3.2 Description

1 library always requires processing staff to produce a project plan, including estimates for the 

time required to complete discrete tasks; 1 usually does; 1 sometimes does; 1 seldom does; 4 

never do.  

Similarly, 1 library always requires processing staff to produce an end of project report, 

including lessons learned, and discrepancies between the anticipated and actual time 

required; 1 sometimes does; 6 never do.  

This suggests that most libraries do not control the time required for processing archival

collections, nor hold staff accountable for their performance.

The level of description for collections being fully arranged and described varies considerably 

between institutions.  

4 libraries always create a biographical or administrative history note; 3 usually do; 1 

sometimes does.  

6 libraries always include a provenance note; 1 usually does; 1 sometimes does.  

4 libraries always include an arrangement note; 2 usually do; 1 sometimes does; 1 seldom 

does.  

5 libraries always create a collection level scope and content note; 3 usually do.  

1 library usually creates series level scope and contents notes; 3 usually do; 1 sometimes does; 

2 seldom do; 1 never does.  

1 library usually creates sub‐series scope and content notes; 2 sometimes do; 3 seldom do; 2 

never do.  

2 libraries usually create folder level scope and content notes; 2 sometimes do; 2 seldom do; 2 

never do.  

1 library usually describes at box level; 5 sometimes do; 1 seldom does; 1 never does.  

1 library always creates item level lists or descriptions; 2 usually do; 2 sometimes do; 3 seldom 

do.  

NB. The question above lacked clarity. For most archivists, ‘item’ equals folder or file, rather than

an individual document within that file.

1 library usually creates correspondence indexes; 4 seldom do; 3 never do.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

34 of 45

Page 35: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

1 library seldom creates subjects indexes; 7 never do.  

5 libraries always include subject headings in their finding aids; 1 usually does; 2 never do.  

4 libraries always include name authority headings in their finding aids; 2 usually do; 2 never 

do.  

These findings suggest that NSLA archivists are as likely as the Greene and Meissner sample to

create collection level, series level and folder level descriptions. Most of the actions in the NSLA

survey (e.g. correspondence indexes) were not included in the Greene and Meissner survey.

6.3.3 Preservation actions

6 always rebox into archival boxes; 1 usually does (1 library did not answer this question) 

2 always refolder into archival folders; 3 usually do; 1 sometimes does; 1 seldom does; 1 never 

does.  

2 always remove metal paper clips; 3 usually do; 2 sometimes do; 1 seldom does.  

1 always removes staples; 1 usually does; 1 sometimes does; 4 seldom do; 1 never does.  

No libraries always enclose newspaper clippings in inert enclosures; 2 usually do; 3 sometimes 

do; 3 seldom do.  

No libraries always photocopy newspaper clippings; 1 sometimes does; 7 seldom do.  

No libraries always photocopy carbons and thermal faxes; 3 usually do; 2 sometimes do; 3 

seldom do.  

1 library always places torn documents in inert enclosures; 4 usually do; 2 sometimes do; 1 

seldom does.  

2 libraries always encapsulate brittle, torn or valuable documents; 1 usually does; 3 sometimes 

do; 2 never do.  

No libraries always mend torn documents; 1 usually does; 4 sometimes do; 2 seldom do; 1 

never does.  

No libraries always deacidify brittle paper; 2 sometimes do; 2 seldom do; 1 never does.  

1 library usually replaces intrinisically valuable documents with photocopies; 2 sometimes do; 

1 seldom does; 4 never do.  

No libraries always store photographs separately from the rest of the collection; 4 usually do; 3 

sometimes do; 1 never does.  

3 libraries always store photographs in inert enclosures; 1 usually does; 3 sometimes do; 1 

seldom does.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

35 of 45

Page 36: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

No libraries always interleave scrapbooks or albums with pH neutral paper; 3 sometimes do; 4 

seldom do; 1 never does.  

No libraries always microfilm physical format material; 4 sometimes do; 1 seldom does; 3 

never do.  

No libraries always migrate analogue AV material to preservation digital formats; 2 usually 

do; 2 sometimes do; 1 seldom does; 3 never do.  

No libraries always make use copies of all AV material; 2 usually do; 1 sometimes does; 2 

seldom do; 3 never do.  

1 library always makes a use copy of AV material on demand; 1 usually does; 3 sometimes do; 

2 seldom do; 1 never does.  

2 always migrate born‐digital material to preservation formats (see note below); 2 sometimes 

do; 2 seldom do; 2 never do.  

NB Given that migration to preservation formats is in its infancy, even in the largest archival

institutions, it should be assumed that those who responded positively to this question actually

meant the born-digital material is migrated from physical carriers to safer storage, rather than to

preservation formats.

No libraries make use copies of all born‐digital material; 4 sometimes do; 2 seldom do; 2 never 

do.  

1 library always makes use copies of born‐digital material on demand; 2 sometimes do; 3 

seldom do; 2 never do.  

These findings suggest that NSLA archivists are less likely than the Greene and Meissner

respondents to always or usually: remove metal paper clips and staples; separate newspaper

cuttings; photocopy newspaper clippings; photocopy carbons or thermal faxes; mend torn

documents; replace intrinsically valuable documents with photocopies; interleave scrapbooks with

pH neutral papers; make use copies of AV material on demand. There are no actions which NSLA

libraries are more likely to always or usually undertake. There is already less ‘process’ in this area

than in the Greene and Meissner sample.

Overall, the findings on which tasks are actually undertaken during arrangement and description

suggest considerable variety of practice within the NSLA libraries, but also suggest that NSLA

archivists are already engaged in less ‘process’ of the kinds that Greene and Meissner suggested

were significantly slowing archival processing.

6.4 Processing performance

This survey essentially replicated the findings of Greene and Meissner who found that 

archivists and archival managers were unable to answer fundamental questions about what 

they thought performance should be, and what it actually is.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

36 of 45

Page 37: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

Most of the NSLA respondents could give no clear answer as to how long it should take to 

complete initial accessioning of collections; none could give a clear answer on how long it 

actually does take.  Most could give no clear answer as to how long it should take to fully 

arrange and describe collections; only one could give a clear answer on how long it actually 

does take.   

Part of this uncertainty can be attributed to some of the definitional issues described above.  

What does accessioning mean?  What activities does it include?   

However, even allowing for these varying definitions and nomenclatures, it is clear that 

managers of archival collections do not have the information required to set and measure 

against internal or external performance benchmarks for these crucial – and time‐consuming – 

aspects of archival collection management.   

6.5 Accessioning performance

Estimates for the minimum time required to accession a straightforward receipt such as a 

single letter or volume ranged from 30 minutes to 3 hours.  Estimates for the average time 

accessioning receipts (large and small, simple and complex) should take ranged from 30 

minutes to 10 hours.  Estimates for the average time institutions think is actually taken to 

accession receipts (large and small, simple and complex) ranged from 30 minutes to 15 hours.   

However, it should be noted that the enormous differences reported here are in line with the 

wide variation in local processing policies, definitions, accessioning practices, and the size of 

average receipts; there is no sense in which apples are being compared with apples in this part 

of the survey.   

Any meaningful study of accessioning performance within an individual library would 

require clear definition of what is and is not in scope, and what aspects of local processing 

policy affect the scope of the task.  Any attempt to compare accessioning performance across 

the NSLA libraries would be significantly hampered by widely divergent policy and practice.  

On the other hand, most NSLA libraries are only ‘somewhat confident’ about the time this 

activity actually takes, and most reported ‘mixed’ satisfaction with efficiency of accessioning 

workflows.  Given that accessioning is a time‐consuming activity repeated – in some cases – 

hundreds of times per annum and using a significant proportion of all archival collection 

management resources, further costing of this activity (at least at the institutional level) may 

be warranted.    

The survey did not ask any questions about quality control of accessioning work, so it is not 

known whether QA is done by the accessioner, other staff at the same level, or staff at a higher 

level.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

37 of 45

Page 38: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

6.6 Factors affecting accessioning performance

The survey asked respondents to ‘weight’ a number of factors that may affect accessioning 

productivity.  Again, there was variation among the responses.  The highest weighting was 

given to pre‐acquisition work undertaken by the library.  

5 libraries regarded pre‐acquisition work undertaken by the library (e.g. appraisal, staff 

boxing and listing) as essential; 3 as very important.  

2 libraries regarded pre‐acquisition work by donors (e.g. boxing and listing) as essential; 1 as 

very important; 4 as important; 1 as not very important.  

2 libraries regarded suitable physical infrastructure as essential; 2 as very important; 4 as 

important. 

3 libraries regarded suitable systems infrastructure as essential; 4 as very important; 1 as 

important.  

3 libraries regarded workflows that minimise repetition (e.g. data rekeying) as essential; 4 as 

very important; 1 as important.  

3 libraries regarded staff competency, aptitude and experience as essential; 4 as very 

important; 1 as important.  

6.7 Arrangement and description performance

Most libraries found it almost impossible to say how many hours a linear metre of material 

should take to arrange and describe, or to say how many metres a full‐time processing 

archivist (with few or no other responsibilities, working on large 20th century collections) 

should be able to arrange and describe.  This is partly because there are very few full‐time 

processing archivists working in NSLA libraries.  Most fit some arrangement and description 

work among other collection management or reader services activities.  This in itself means 

that – for most NSLA libraries – arrangement and description is an inherently inefficient stop‐

start affair.  

The survey respondents’ suggestions for performance per linear metre varied from 5‐36 hours; 

the proposed metres per annum varied from 30‐80.  This variation is in itself demonstrates 

how poorly performance is understood or managed.  

It should be noted that only one library was able to accurately identify hours per metre and 

metres per year.  Ironically, the National Library of Australia’s current resourcing situation – 

in which full arrangement and description is only possible by utilising trust and other off‐

budget funds – means that it has very accurate figures for full‐time processing archivist 

performance over the last 4 financial years.  Proposing a project for trust funding – including 

giving a firm estimate of how much work will be achieved in a given period, and knowing 

that the outcome must be reported on – is a wonderful way of concentrating the mind on this 

issue!  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

38 of 45

Page 39: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

An average of 80 metres per year has been achieved in each of the last 4 years by dedicated 

processing archivists.  It should be noted that all collections thus processed are ‘highest’ 

priority; they include personal papers of Prime Ministers; leading writers; artists; composers; a 

single very large (and very complex) aviation collection; and a single very large records of a 

literary agency.  Performance varied from 60 metres per year (for primarily literary collections 

where significant work was required to integrate accessions into previous A&D work, and 

where very messy previous access conditions had to be corrected) through to 115 metres in a 

year in which the records of the literary agency comprised nearly half.   

Using NLA salaries and oncosts, this means the cost per metre processed is just under $900 

per linear metre. NLA archivists also report on the actual hours spent processing (i.e. 

excluding tea breaks, recreation leave, sick leave, team meeting attendance, corporate meeting 

attendance, training, occasional Reading Room duties, A&D extras such as converting old 

finding aids, and preparing material for digitisation, and other ‘extras’ such as being required 

to assist at a display or write an article on the collections processed etc).  They reported an 

average of 12 hours expended per metre processed.  At an average salary per hour of $50, or 

$600 per metre of *actual* processing time, this suggests full‐time processors spend around 2/3 

of their time actually processing collections.   

Of the nine responding libraries, only one library requires processing archivists to produce a 

processing plan for each collection being arranged and described.   

Greene and Meissner concluded that ‘a competent processing archivist ought to be able to arrange

and describe large twentieth century archival materials at an average rate of four hours per cubic

foot’ and the ‘processing 400 feet per [full-time] processor per year is not a theoretical goal; it is

achievable’.

Linear metres can be converted to the US centric cubic foot:

Libraries using NAA type 1 boxes: 1 linear metre = 3.2 cubic feet

Libraries using type A boxes (14 cm): 1 linear metre = 3.8 cubic feet.

The National Library of Australia uses type A boxes. This means that full-time processing

archivists at the NLA have processed an average of just over 300 cubic feet per annum. Inclusion

of more straightforward organisational records took this to 437 cubic feet in a single year. These

figures were achieved with a high degree of processing relative to the Greene and Meissner

suggestions; collections were arranged in series, within series, refoldered, described at the folder

level, paperclips were removed; many photographs were separately housed; and finding aids

included almost all possible elements. This suggests that 400 cubic feet per annum or just over

100 linear metres per annum would indeed be possible if all Green and Meissner ‘more product,

less process’ suggestions were followed for all collections.

6.8 Factors affecting arrangement and description productivity

The survey asked respondents to ‘weight’ a number of factors that may affect arrangement 

and description productivity.  Again, there was variation among the responses.  However, all 

libraries agreed that staff competence, attitude and experience are essential to productivity.  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

39 of 45

Page 40: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

The next most highly weighted factors were the ability to undertake processing as full time 

occupation, and the availability of suitable systems infrastructure.  

1 library regarded pre‐acquisition activity undertaken by the library (e.g. appraisal, staff 

boxing and listing) as essential; 4 regarded this as very important; 1 as important.  

1 library regarded pre‐acquisition activity by the donor as essential; 2 as very important; 5 as 

important.  

3 libraries regarded the standard of initial accessioning as essential; 1 as very important; 4 as 

important.  

4 regarded suitable physical infrastructure as essential; 2 as very important; 2 as important.  

4 regarded suitable systems infrastructure as essential; 4 as very important.  

2 regarded project planning as essential; 2 as very important; 3 as important; 1 as not very 

important. 

All libraries regarded staff competence, attitude and experience as essential.  

1 regarded the ability to undertake processing activity as a full‐time occupation as essential; 6 

as very important; 1 as important.  

Quality control of finding aids is undertaken at different levels.  3 libraries reported that QA is 

undertaken by staff at the same level as the processor; 5 libraries reported that QA is 

undertaken by more senior staff.   

6.9 Recent changes to processing archival collections

The survey also asked respondents to outline any recent (last 3 years) changes in their 

processing policies and practices.  Although archival areas are often characterised as resistant 

to change, it is clear that considerable change has occurred within the NSLA archival 

community.  On the positive side, examples range across technical, professional, resource 

allocation and organisational structure areas:  

Implementation of Archivists’ Toolkit to manage accessioning and finding aid 

production (2 libraries).  

Merging of legacy databases with mainstream LMS (2 libraries). 

More resources devoted to appraisal and other pre‐acquisition activities (several 

libraries).  

Requirement for donor lists (1 library with others considering). 

Assignment of processing priorities at point of receipt (two libraries).  

Move to varying levels of processing, rather than a ‘one size fits all’ approach (several 

libraries).  

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

40 of 45

Page 41: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

Project planning for A&D projects (1 library).  

Merger of ‘library’ archives with State Records Office, resulting in more dedicated time 

for processing.  

Review of policies and procedures (most libraries).  

Increased emphasis on standards (several libraries) 

Successful use of lower level staff for accessioning (1 library) 

On the negative side, staffing and organisational issues were mentioned: 

Loss of experienced staff through retirement 

Reduction of FTE available for work.  

Effects of organisational restructure; more work required on securing effective policies, 

practice and performance.   

One library also noted (and no doubt others might have if pressed), that there is a much 

greater intake of electronic records in recent years.  

6.10 Blue sky

After being asked to reflect on recent changes, respondents were also asked to ‘blue sky’ about 

what they would do to improve archival collection management workflows in the ‘ideal’ 

world of being able to close the archival doors to address these issues.   

While the inevitable ‘clear the backlog’ responses were present, they did not dominate.  Blue 

sky desires  included:  total re‐engineering of workflows; projects to scope descriptive work 

required; projects to use available information to improve access to collections; improving 

control of collections through use of locations and barcoding; improving physical preservation 

of collections; scoping and developing workflows to convert non paper based material to safe 

digital formats.   

Develop minimum standards of description on a national basis 

Scope and develop programs for tackling existing backlog (several libraries) 

Clear backlogs (several libraries) 

Complete stocktake to find collections that have never been accessioned 

Improve training, especially in standards and guidelines, appraisal and valuations 

More time to select items for digitisation 

More arrangement and description (which allows staff to engage deeply with content)` 

Require box lists for incoming material to enable the quick creation of catalogue records 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

41 of 45

Page 42: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

Implement 856 links to series and special lists, transcripts and translations 

Streamline workflows that involve other areas of the library (e.g. in digitisation) 

Improve processes for scoping, managing and preserving non paper based formats: 

tapes, film, digital (several libraries) 

Create an electronic record for every collection.  

Improve physical infrastructure for accessioning and A&D 

Process collections that have some sort of list on file 

Decide what can be de‐accessioned 

Physically rehouse entire collection (long term project) 

Improve description of collections with only basic description 

Improve description of high value collections with poor description 

Master our backlogs while keeping on top of incoming material 

Review all processes, targeting backlogs 

Re‐engineer workflows to deliver collections to readers much more quickly 

Utilise expert content knowledge (not necessarily librarians) 

Get the front end right and capitalise on donor contribution and engagement 

Import legacy data into At and other archival management systems 

Physical survey of collection to record and add location information for every collection 

Fast track new guidelines for A&D and rehousing 

Convert pre‐accession records (very brief legacy data) to collection level catalogue records  

Barcode all collection material 

Identify collections which do not have finding aids and should have; scope project to 

create finding aids 

Develop workflows for born‐digital material 

6.11 The real world

The survey finished by asking all respondents to return to the real world and list their top 

three ‘worries’, and the three things they thought would help most.  Respondents were asked 

to assume that there was no magic wand to improve staffing, so ‘not enough staff’ was not 

regarded as a valid answer (See 5.7.1 above about required staffing levels) 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

42 of 45

Page 43: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

6.11.1 Worries

Lack of proactive collection development 

How to manage born digital records 

How to manage other electronic format material 

Too many transfers awaiting processing 

Lack of resources to undertake arrangement and description work 

Inadequate physical infrastructure 

Expectations from other areas of the library 

Inadequate storage space (temporary problem for some; permanent for others) 

Competing demands for time of collection management staff; collection management 

always loses out 

How to develop a pragmatic approach to the backlog 

How to manage the cultural change needed to support new processes 

Low level of detail in finding aids 

Inability to undertake retrospective description improvement 

‘Institutionalised’ backlogs: a mindset that says backlogs are a way of life and why fight 

it 

Mismatch between increasing volume of material received, but static throughput using 

old processes 

Delays inflicted on clients who want to access collections quickly 

Our processes are too often focused on what we want and can do, not what our clients 

want 

Lack of trust in systems, resulting in time‐wasting manual duplication and checking 

6.11.2 Things that would help

Full integration of archival management systems with other library systems 

A system that allows production of finding aids with just one tool (not several unrelated 

ones) 

Increased interoperability between systems 

Project time to fully scope backlog and develop streamlined processes that utilise scarce 

staff time effectively 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

43 of 45

Page 44: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

Upgraded collection management system 

Focus on improving systems rather than retaining manual processes 

‘Ring fencing’ of A&D from demand driven acquisition and reference work 

Investigating opportunities for resource sharing with other parts of the library (without 

endless restructures) 

Barcoding the collection to improve collection control 

Improved training for staff 

More (and better) volunteers 

Ability to publish all finding aids – in many formats – online and in ways that allow a 

range of Web 2.0 navigation and interaction 

Adequate physical infrastructure and work areas 

Good box lists with incoming material 

Library endorsement of archival processing as a vital part of the library’s work 

Institutional understanding of the core activities of archival collection management 

areas 

Manual of policies and standards 

Putting our energies where they belong 

Eliminate ad hoc decision making – develop processes that work even in exceptional 

circumstances 

 

 

 

 

 

 

Endnotes

i  OCLC 2009, ‘Mobilising unique resources’, accessed online 24 August 2010, at: 

http://www.oclc.org/research/activities/mum.htm 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

44 of 45

Page 45: Faster access to archival collections in NSLA libraries...Faster access to archival collections in NSLA libraries by National & State Libraries Australasia ©2010, is licenced under

ii  OCLC is also conducting a study on the contents of more than 1 million MARC records describing archival 

collections.  The project brief notes that MARC records for archives are less consistent than those for other 

kinds of materials, and aims to recommend practices that would enhance discovery of archival collections.  

OCLC 2009, ‘’Analyze archival description practice’, accessed online 25 August 2010 at: 

http://www.oclc.org/research/activities/holdings/default.htm 

iii 2008, Describing archives in context: a guide to Australasian practice, Australian Society of Archivists. 

iv 2008, Rules for archival description, accessed online 19 August 2010, at: 

http://www.cdncouncilarchives.ca/archdesrules.html 

v 2004, Describing Archives: A Content Standard, Society of American Archivists. 

vi 2008, Describing archives in context: a guide to Australasian practice, Australian Society of Archivists. 

vii Greene, Mark A and Meissner, Dennis, 2005, ‘More product, less process: pragmatically revamping 

traditional processing approaches to deal with late 20th century collections’, American Archivist 68:208‐263 

 

 

 

Re-imagining Libraries: Description and Cataloguing

45 of 45