fasa projek dan kitar hayat projek-bab 2

8/12/2019 Fasa Projek Dan Kitar Hayat Projek-Bab 2

1/32

Course Technology 2001 1

Bab 2:

Konteks dan ProsesPengurusan Projek


2/32


Projek Tidak Boleh Dilaksanakan

Secara Bersendirian Projek mesti beroperasi dalam persekitaran

organisasi yang luas.

Pengurus projek perlu mengambil pandangan

holistik atau sistem ke atas projek dan

memahami peranan projek di dalam konsep

organisasi yang luas.

Lihat contoh dalam kes pembukaan dan penutup


3/32


Pandangan Sistem Ke atas

Pengurusan Projek

Pendekatan sistem muncul dalam 1950an untuk

menerangkan pendekatan analitikal kepada pengurusan

dan penyelesaian masalah.

Tiga bahagian termasuk: Falsafah sistem : Lihat benda sebagai sistem, komponen

yang saling berinteraksi yang bekerja dalm sesuatu

persekitaran untuk memenuhi tujuan tertentu.

Analisa sistem: pendekatan penyelesaian masalah Pengurusan sistem : Menangani isu bisnes, teknologi dan

organisasi sebelum membuat perubahan kepada sistem.


4/32


Rajah 2-1. Model Tiga Sfera

untuk Pengurusan Sistem


5/32


Project Fasa Projek dan

Kitar Hayat Projek

Kitar hayat projek adalah sekumpulan fasa

projek.

Fasa projek berbeza menurut projek atau

industri, tetapi beberapa fasa umum adalah:

konsep

pembangunan

implementasi

sokongan


6/32


Rajah 2-2. Fasa Kitar Hayat

Projek


7/32Course Technology 2001 7

Kitar Hayat Produk

Produk juga mempunyai kitar hayat

Kitar hayat Pembangunan Sistem (SDLC) ialah

kerangka untuk menerangkan fasa yang terlibat

dalam pembangunan dan penyelenggaraan

sistem maklumat.

Fasa SDLC termasuk perancangan, analisa,

rekabentuk, implementasi dan sokongan.



Contoh Model SDLC Model air terjun: mempunyai tahap linear yang jelas

tentang pembangunan dan sokongan pembangunansistem.

Model spiral: menunjukkan bahawa perisiandibangunkan menggunakan pendekatan interaktif atau

spiral dan bukan linear. Model incremental release : sediakan pembangunan

progresif untuk perisian operasi.

Model RAD : digunakan untuk menghasilkan sistem

dengan cepat tanpa mengorbankan kualiti.

Model prototaip : digunakan untuk membangunkanprototaip bagi menjelaskan keperluan pengguna.



R 2-3. Model Spiral Pembangunan Perisian

(Boehm, 1988)

b k i j k



Membezakan Kitar Hayat Projek

dan Kitar Hayat Produk.

Kitar hayat projek untuk semua projek tanpa

mengira tentang produk yang dihasilkan.

Model kitar hayat produk berbeza menurut sifat

produk.

Kebanyakan produk IT yang besar dibangunkan

dalam siri beberapa projek.

Pengurusan projek dilakukan ke atas seluruh

fasa kitar hayat produk.

M Ad F P j k D



Mengapa Ada Fasa Projek Dan

Ulasan Pengurusan?

Projek sepatutnya melalui semua fasa dengan

jaya sebelum terus ke fasa seterusnya

Ulasan pengurusan (fasa keluar atau kill point)

patut berlaku selepas setiap fasa untuk menilai

kemajuan projek, kejayaan dan keserasian

berterusan dengan matlamat organisasi.



Apa Yang Betul?

"The real improvement that I saw was in our ability toin the words

of Thomas Edisonknow when to stop beating a dead

horse.Edison's key to success was that he failed fairly often; but as

he said, he could recognize a dead horse before it started to smell...as

a result he had 14,000 patents and was very successfulIn IT we ride

dead horsesfailing projectsa long time before we give up. Butwhat we are seeing now is that we are able to get off them; able to

reduce cost overrun and time overrun. That's where the major impact

came on the success rate.

Cabanis, Jeannette, "'A Major Impact': The Standish Group's Jim Johnson On

Project Management and IT Project Success," PM Network, PMI, September

1998, p. 7



Memahami Organisasi

Kerangka Struktur:

Fokus kepada peranan dantanggungjawab,

penyelerasan dan kawalan.

Carta organisasi bantu

takrifkankerangka.

Kerangka Sumber

Manusia:Fokus kepadamemastikan keharmonian

antara keperluan oranisasi

dan keperluan manusia.

Kerangka politik:

Andaikan organisasi

sebagai pakatan yg tediri

dari individu dan

kumpulan berbeza. Isu

utama adalah konflik dan

kuasa.

Kerangka simbol: Fokus

kepada simbol dan makna

berkaitan peristiwa. Adat

resam dipentingkan.



Apa Yang Salah?Many data warehousing projects are side-tracked or derailed

completely by politics. Data warehousing projects are alwayspotentially political because they cross departmental boundaries,

change both the terms of data ownership and data access, and affect

the work practices of highly autonomous and powerful user

communities. Many organizations fail to admit that many data

warehousing projects fail primarily because management and

project teams do not understand and manage politics. Marc

Demarest found over 1200 articles on the topic of data warehousing

based on a journal search he did from July 1995 to July 1996.

Many of those articles offer advice on how to run successful datawarehousing projects and focus on the importance of design,

technical, and procedural factors, when, in fact, political factors are

often the most important in helping these projects succeed.



Banyak Organisasi Fokus Kepada

Kerangka Struktur

Ramai orang faham tentang carta organisasi

Ramai pengurus baru cuba untuk mengubah

struktur organisasi bila perubahan lain yang

diperlukan.

3 struktur organisasi asas

fungsian

projek

matriks

R 2 4 St kt O i i F i P j k



R 2-4. Struktur Organisasi Fungsian, Projek

dan Matriks



Matrix Organization Type

Project

Characteristics

Functional Weak Matrix Balanced

Matrix

Strong Matrix Projectized

Project Manager'sAuthority

Little orNone

Limited Low toModerate

ModerateTo High

High toAlmost Total

Percent of Performing

Organization's

Personnel Assigned Full-

time to Project Work

Virtually

None

0-25% 15-60% 50-95% 85-100%

Project Manager's Role Part-time Part-time Full-time Full-time Full-timeCommon Title for

Project Manager's Role

Project

Coordinator/

Project Leader

Project

Coordinator/

Project Leader

Project

Manager/

Project Officer

Project

Manager/

Program Manager

Project

Manager/

Program Manager

Project Management

Administrative Staff Part-time Part-time Part-time Full-time Full-time

Struktur organisasi mempengaruhi kuasa pengurus projek,

tetapi kerangka sumber manusia, politik dan simbolik perlu

dipentingkan juga.

PMBOK Guide, 2000, p. 19

J2-1. Pengaruh Struktur Organisasi Ke atas Projek


18/32

J d l 2 2 A Y M b t



Jadual 2-2. Apa Yang Membantu

Kejayaan Projek?

Menurut laporan Standish Group CHAOS 2001: ARecipe for Success, butiran berikut membantu kejayaan

projek IT, mengikut turutan kepentingan:

Sokongan eksekutif

Penglibatan pengguna Pengurus projek berpengalaman

Objektif bisnes jelas

Skop diminimakan

Infrastruktur perisian piawai Keperluan asas teguh

Metodologi formal

Anggaran bolehharap

K l K d K it



Keperluan Kepada Komitmen

Pengurusan Atasan

Beberapa kajian menyatakan komitmenpengurusan atasan sebagai salah satu faktorutama berkaitan kejayaan projek

Pengurusan atasan boleh bantu pengurus projekmendapatkan sumber mencukupi, dapatkankelulusan untuk keperluan unik dalam masayang cukup, dapat kerjasama dari orang lain

dalam organisasi dan belajar bagaimana untukjadi ketua yang lebih baik.

l d i O i i



Keperluan Kepada Komitmen Organisasi

Terhadap Teknologi Maklumat

Jika organisasi mempunyai sikap negatif

terhadap TM, ini menyukarkan kejayaan projek

TM.

Dengan adanya Chief Information Officer(CIO)

pada aras atas organisasi membantu projek TM

Menetapkan orang bukan-TM kepada projek

TM menggalakkan lebih komitmen


22/32


Keperluan Piawai Organisasi

Piawai dan panduan membantu pengurus projekmenjadi lebih berkesan.

Pengurusan atasan boleh menggalakkan:

Penggunaan borang dan perisian piawai untukpengurusan projek

Pembangunan dan penggunaan panduan untuk

menulis rancangan projek atau memberikan

maklumat statusKewujudan pejabat pengurusan projek atau pusat

kecemerlangan


23/32


Takrifkan skop projek

Kenalpasti Pemegang saham,

pembuat keputusan, dan

peningkat prosedur

(procedure escalation)

Bangunkan senarai tugas(work breakdown structures)

Anggar keperluan masa

Bangunkan carta alir projek

Kenalpasti sumber dan

belanjawan yang diperlukan

Nilai keperluan projek

Kenalpasti dan nilai risiko.Sediakan rancangankemungkinan yg boleh berlaku

Kenalpasti salingsandaran

Kenalpasti dan jejak batu

tanda kritikal Sertai ulasan fasa projek

Dapatkan sumber yangdiperlukan

Urus proses kawalanperubahan

Laporkan status projek

J2-3. 15 Fungsi Tugas Pengurusan Projek*

*Northwest Center for Emerging Technologies, "Building a Foundation for Tomorrow:

Skills Standards for Information Technology,"Belleview, WA, 1999


24/32


Kebolehan Pengurus ProjekKebolehan komunikasi: mendengar, mengerah

Kebolehan organisasi : merancang, menetapkanmatlamat, menganalisa

Kebolehan membangunkan kumpulan : empathy,motivasi, esprit de corps

Kebolehan kepimpinan: tunjukkan contoh,bertenaga, berwawasan (big picture),mewakilkan,positif

Kebolehan menyesuaikan diri (coping): fleksibel,kreatif, sabar, berusaha

Kebolehan kemahiran teknologi : pengalaman,pengetahuan projek


25/32


Jadual 2-3. Ciri-ciri Pengurus Projek Yang

Berkesan dan Tidak Berkesan

Kepimpinan menerusi teladan

Berwawasan

Kemahiran teknikal

Tidak teragak-agak

Berkomunikasi baik

Pakar motivasi

Sedia berhadapan dengan

pengurusan atasan sekira perlu

Sokong ahli kumplan

Galakkan idea baru

Tunjukan contoh tidak baik

Tidak yakin diri

Kurang kepakaran teknikal

Lemah dalam berkomunikasi

Tidak mampu memberi motivasi

dengan baik

Pengurus Projek Berkesan Pengurus Projek Tidak Berkesan

Kumpulan Proses Pengurusan


26/32


Kumpulan Proses Pengurusan

Projek

Pengurusan projek boleh dilihat sebagai proses

yang saling berkaitan

Kumpulan proses pengurusan projek termasuk

Proses Permulaan

Proses Perancangan

Proses Perlaksanaan

Proses Kawalan

Proses Penutupan


27/32


R 2-5. Tindanan Kumpulan Proses dalam satu fasa (PMBOK

Guide, 2000, p. 31)


28/32


J 2-5. Hubungan Antara Kumpulan Proses, Aktiviti

dan Bidang Pengetahuan

J 2-5 Hubungan Antara Kumpulan Proses Aktiviti


29/32


J 2-5. Hubungan Antara Kumpulan Proses, Aktiviti

dan Bidang Pengetahuan

Membangunkan Metodologi


30/32


Membangunkan Metodologi

Pengurusan Projek TM

Pendekatan kepada pengurusan projek adalahunik (spt projek)

Byk organisasi membangunkan metodologi

pengurusan projek sendiri terutama untuk projekTM

Blue Cross Blue Shield of Michiganmenggunakan PMBOK sebagai panduan dalammembangunkan metodologi pengurusan projekTM


31/32


32/32

TUGASAN 2

Rujuk kepada Kajian Kes (Minicase) dalam ms

54.

Buat tugasan dalam Bahagian 1 (Part 1).

fasa projek dan kitar hayat projek-bab 2

Documents