Farvel sending – velkommen deling!

Human-Etisk forbund Møre og RomsdalStordal, 20.august 2016

Jørn KippersundForedragsholder, allmennlege, legevaktsjef

Volda/Ålesund

Lokallagsleder, Human-Etisk forbund Søre Sunnmøre

Sende eller dele?

Sende eller dele?

KONTEKSTUELL INFORMASJON

VS

KOPISYKEN OG VEDLEGGS-SYKEN

Vær raus med hvem du setter på kopi. Du vet aldri

hvem du kan få behov for å skylde på.

KONTEKSTUELL INFORMASJON

Informasjon tilgjengelig• der den trengs• når den trengs• for personen(e) som trenger den

Your inbox is your castle!

I N B O X

Vedlegg

Varsling

Your inbox is your castle!

I N B O X

Varsel eller originalinformasjon?

I N B O X

I N B O X

Varsel

Original-informasjon

Handling?

Får bruk for?

Varsel eller originalinfo

Handleliste

Handleliste

Varsel!!

sende dele

1:1-teknologisosial

delingsteknologi

Hva har vi i midten?

E-post

Facebook

E-postE-post

E-post

G-drive/ One drive

Seremoni-base

Kalender

Tripletex

CRM

Gunda

Tom

Jeg setter alle telefoner over til Tom uten å gidde å sjekke CRM-systemet, for jeg vet fra før at han aldri

skriver noe inn der

Jeg gidder ikke skrive noe inn i CRM-systemet, for

Gunda sjekker det aldri, så jeg får alle telefoner til meg

uansett

CRM

Gunda

Tom

Jeg setter alle telefoner over til Tom uten å gidde å sjekke CRM-systemet, for jeg vet fra før at han aldri

skriver noe inn der

Jeg gidder ikke skrive noe inn i CRM-systemet, for

Gunda sjekker det aldri, så jeg får alle telefoner til meg

uansett

Møteplanlegging

Noen vil ta opp noe på neste styremøte. Sende til leder som da må overta ansvaret for å huske dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i møteagenda?

sende dele

Vedlegg

Varsling

Lego!!!

Handling?

Får bruk for?

Varsel eller originalinfo Lettere for mottager å

håndtere et varsel enn originalinformasjon!

E-post

Facebook

E-postE-post

E-post

G-drive/ One drive

Seremoni-base

Kalender

Tripletex

Deling, fordeler

• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder fokus

• Den (kanskje samme person) har oppgavene tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli avbrutt

• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid

Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus

Deling, eksempler

• Prosjektdokument, arrangement• Vaktliste, leger• Pasientjournal• Agendadokument, faste møter• Kalender• CRM-verktøy

Kan du ikke bare

sende ut lista som vedlegg

Vaktlista fins bare i én versjon.

Ingen vedlegg sendes

Jeg kan bli med deg

hjem og vise deg

påloggingen din

- Alt du gjør er prosjekt

Scott Belsky

(forfatter av ”Making Ideas Happen”)

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

Fra din idé -> dine hvilende prosjekt

Fra din idé -> dine hvilende prosjekt

Dele

Original-informasjon

Varsel

Prinsipp for Google drive –

HEF Søre Sunnmøre

Om du jobber med et HEF-relatert dokument, så jobb med det i HEF Søre Sunnmøre sin felles Google drive mappe, eller last det opp dit når du er ferdig.

Dette øker verdien av arbeidet ditt betraktelig ved at det er tilgjengelig for flere i organisasjonen. Ikke stress med å vurdere om dokumentet er relevant for andre eller ikke. Det kan man ofte ikke vite når man jobber med det. For sikkerhets skyld bør man derfor uansett lagre det i fellesmappa. Kanskje det blir svært nyttig for andre en dag! Dokument lagret i fellesmappa slik fjerner tvilen om hvilken versjon som er gjeldende, og man sparer medlemmene for eposter med vedlegg.

Gi dokumentet et navn som gjør det lettere å søke etter det i fremtiden og som også tydelig forteller hva dokumentet inneholder.

F.eks. vil dokumentnavnet “brev til foreldre” fortelle langt mindre enn “Brev til konfirmantforeldre oktober 2015 om oppstart konfirmasjonskurs”. Ikke vær redd for å bruke lange navn på dokument. Når du skriver inn et dokumentnavn, still deg selv spørsmålet: Den dagen jeg eller en annen i fremtiden ønsker å finne dette dokumentet - hvilke ord vil vi søke etter? Føy gjerne til “etiketter” på slutten eller begynnelsen av dokumentnavnet som f.eks:

• “HK-15” på alle dokument som har med konfirmasjonen 2015 å gjøre • “HN-H16” på alle som har med navnefesten høsten 2016 å gjøre• “prosjektdokument”, “referat”, “brev” etc på alle dokument som er av en

slik spesifikk type• årstall - ett eller annet sted i dokumentnavnet som det. Bruk årstall i

dokumentnavnene.

Legg dokumentet i riktig mappe.

Å legge det i riktig mappe bidrar til at man lettere finner det igjen senere, og lettere får gruppert dokument av samme type. Ikke ovedriv opprettelsen av nye mapper, men for seremoniene og kursene, er det praktisk å ha en undermappe for hvert år.

Vær raus med lenkedeling på enkeltdokument, tilbakeholden med generell deling av mapper.

Å dele dokument med lenkedeling, slik at alle med lenken kan lese dokumentet, er ofte hensiktsmessig om man jobber med folk utenfor den aktive kjerne. Da kan alle klikke seg inn og lese dokumentet, f.eks. om man deler det på Facebook. Vær forsiktig med slik deling på generelt mappenivå, da det gir fremtidige brukere mindre oversikt over hva som er delt med hvem.

Lær deg kommentar-funksjonen og bruk den i samskrivingsprosjekt.

Ved å bruke kommentar-funksjonen direkte i dokumentet, unngår epost-støy, og holder diskusjonen i kontekst, noe som er fint om flere blir koblet på et prosjekt etterhvert.

Gyldne øyeblikk!!!

- Deler jeg?- Gjør jeg informasjonen søkbar?

Ta med hjem

• Tenk deling og kontekstuell informasjonsplassering – bruk delingsplattformer

• Send varsel, ikke originalinformasjon

• Benytt gyldne øyeblikk for å øke verdien av delingen

• Snakk sammen om deling i praksis!