faktor-faktor kesuksesan implementasi …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas vi/mi/14. prosiding...

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Agustus 2007

FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN IMPLEMENTASIENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

DI PT. SEMEN GRESIK

Annisa Kesy GarsideFakultas Teknik, Jurusan Teknik Industri, Universitas Muhammadiyah Malang

E mail : [email protected]

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk membahas implementasi Enterprise ResourcePlanning (ERP) dan menentukan faktor-faktor kunci kesuksesan implementasi ERP diPT. Semen Gresik. Dengan melalukan survey dan wawancara dilakukan identifikasifaktor-faktor yang melatarbelakangi Semen Gresik mengimplementasikan ERP, aspekteknis dan non teknis yang dipersiapkan, kendala-kendala dan cara penanggulangannyaserta manfaat yang diperoleh. Selanjutnya dilakukan perbandingan antara tindakan yangsudah dilakukan Semen Gresik dengan literatur yang membahas kesuksesanimplementasi ERP. Dari hasil pembahasan diperoleh empat faktor kunci kesuksesanimplementasi ERP di PT. Semen Gresik yaitu bisnis proses yang matang, manajemenperubahan yang baik, komitmen manajemen mulai dari level manajemen sampai usersistem dan perubahan budaya organisasi.

Kata kunci : Enterprise Resource Planning, Manajemen perubahan, Bisnis proses

PENDAHULUAN

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem terintegrasi yangmendukung aktivitas-aktivitas bisnis inti sebuah organisasi yang meliputimanufakturing, logistik, finansial, akutansi, penjualan, pemasaran, dan sumber dayamaanusia. Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasiuntuk berbagi data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen daribisnis proses. Dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut, banyakperusahaan yang tergiur untuk mengimplementasikan. Di Indonesia, sudah cukupbanyak perusahaan yang mengimplementasikan ERP diantaranya Blue Bird, Sampoernadan Astra dengan software SAP, Semen Cibinong dan Semen Gresik dengan softwareJ.D.Edwards.

Stratman dalam Aladwani (2001) menyatakan dibalik keuntungan-keuntungantersebut, banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat implementasi.Santoso (2003) menyatakan bahwa rata-rata kegagalan implementasi software ERP,SCM dan CRM didunia berdasarkan hasil survey adalah 50% sampai 70%. Dalambanyak tulisan, angka 70% dapat dikatakan ”standar” kegagalan yang dapat diterimabersama dalam proyek IT. Selanjutnya, Standish Group menyatakan hanya 10%perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35% proyek dibatalkan dan 55%mengalami keterlambatan. Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di Indonesia,banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri yaitu mengalamikegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi besar-besaran. Namun kegagalantersebut jarang terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan detilkegagalan yang akan menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan para konsumendan shareholdersnya.


ISBN : 978-979-99735-3-5A-14-2

Penelitian ini membahas implementasi ERP yang berhasil di salah satuperusahaan Indonesia yaitu PT. Semen Gresik. Pembahasan mencakup faktor-faktoryang melatarbelakangi Semen Gresik mengimplementasikan ERP, aspek teknis dan nonteknis yang dipersiapkan, kendala-kendala dan cara penanggulannya serta manfaat yangdiperoleh. Dari pembahasan tersebut, dilakukan perbandingan antara tindakan yangdilakukan semen Gresik dengan literatur-literatur yang membahas kesuksesanimplementasi ERP. Hasil perbandingan selanjutnya digunakan untuk menentukanfaktor-faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik. Diharapkan denganhasil tersebut, menjadi bahan masukan bagi perusahaan-perusahaan yang saat ini masihgagal dalam mengimplementasikan ERP.

REVIEW LITERATUR

Banyak perusahaan yang ingin mengimplementasikan ERP hanya mendengarhal-hal positif dari vendor, tetapi tidak memahami kesulitan-kesulitan yang terjadi sertabiaya yang dibutuhkan untuk implementasi selain biaya software sehingga seringunderestimated. Organisasi perlu mengetahui perubahan-perubahan yang akan terjadijika implementasi ERP akan dilakukan, diantaranya : Banyak pekerjaan yang akan diotomasi sesudah implementasi sehingga mengurangi

fleksibilitas dalam mengoperasikan sebuah bisnis. Kata ”Enterprise” dalam ERP mengandung makna apa yang terjadi di satu area

akan memiliki efek beriak pada area lain. Sistem ERP cenderung menggantikan sistem lama baik pada level taktis maupun

manajemen. Segala sesuatu harus dijalankan secara konsisten yang berarti carayang diterapkan dalam menjalankan sesuatu harus sama untuk semua area.Disamping itu perlakuan khusus yang akan dilakukan pada satu area tidak akanterwujud tanpa merubah konfigurasi sistem.

Hal-hal inilah yang sering tidak dimengerti oleh sebuah perusahaan dan selanjutnyaterjebak pada saat mengimplementasikan.

Turbit (2005) menjelaskan beberapa penyebab kegagalan implementasi ERPadalah : Manajemen perubahan dan training. Biasanya kesulitan terbesar terletak pada

perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan. Disamping itu training yangmelibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.

To BPR or not to BPR. Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis prosesuntuk menyesuaikan sistem atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya danwaktu untuk merubah sistem.

Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

Meremehkan keahlian IT. Implementasi ERP membutuhkan keahlian staffditingkatkan dengan baik.

Manajemen proyek yang buruk. Hanya sedikit organisasi yangmengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultanmelakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggungjawab.

Percobaan-percobaan teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface,merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanyadiremehkan.


ISBN : 978-979-99735-3-5A-14-3

Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibataneksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan ITdan membantu penyelesaian konflik-konflik.

Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target terutama untukmanajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-prosespengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.

Evaluasi software yang tidak mencukupi. Organisasi biasanya tidak cukupmemahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untukmembeli.

Untuk mengatasi tersebut ada dua cara yang disarankan oleh Turbit (2005) yaitumelakukan perubahan budaya dan manajemen perubahan yang baik. Beberapaperubahan budaya yang harus dilakukan organisasi diantaranya :

- Karyawan/user harus merubah fokus dari pekerjaan milik saya menjadi pekerjaankeseluruhan organisasi.

- Perubahan budaya biasanya memerlukan waktu beberapa hari- Perubahan dari sistem lama yang mempunyai fleksibilitas tinggi (misal dalam

pengambilan keputusan) dan tidak menaruh perhatian pada konsistensi menjadisistem baru yang menaruh perhatian pada konsistensi.

Sedangkan literatur-literatur yang membahas mengenai manajemen perubahandalam implementasi ERP juga sudah cukup banyak diantaranya Aladwani (2001).Aladwani (2001) membuat sebuah kerangka konseptual dan model untuk mengelolaperubahan-perubahan dalam implementasi ERP.

Parr and Shanks (2000) mengatakan bahwa ada lima alasan mengapaimplementasi ERP gagal yaitu :

1. Strategi operasi tidak mendorong perencanaan dan pengembangan bisnis proses.2. Waktu implementasi lebih lama dari yang diharapkan.3. Aktivitas persiapan pra-implementasi tidak berjalan dengan baik.4. Orang tidak dipersiapkan dengan baik untuk menerima dan mengoperasikan

sistem baru.5. Biaya implementasi lebih besar daripada yang diantisipasi.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Latar Belakang Implementasi ERP

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnisproses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagianfinansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dankemudian di bagian manufakturing.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untukmengimplementasikan ERP, yaitu :1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang

relevan dan tepat waktu.2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna

mendapatkan sinergi yang lebih optimal.Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranyaadalah : Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik


ISBN : 978-979-99735-3-5A-14-4

Konsumen (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehinggamembutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapatsegera diproses dan dipenuhi.

Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudangpenyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order daridistributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlusistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.

Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untukmenyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhanuntuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengirimanbarang terutama dengan pihak Ekspeditur.

Gambar 1. Integrasi Bisnis Proses di Semen Gresik

Aspek-Aspek Teknis dan Non-Teknis dalam Implementasi ERP

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknisyang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN) Membangun infrastruktur server dan database Membangun tata ruang sistem informasi Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnyaserta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan

tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama

dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini adadua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau

Perencanaan Pemasaran(Forecasting)

Perencanaan Produksi(Product Data Management)

Penjadwalan Produksi danPenjualan (Distribution Planning)

Perencanaan Kebutuhan Jasa(Truk) & Material(MRP dan CRP)

Operasional Produksi danPemeliharaan

(Shop Floor, PEM, WO)

Operasional Penjualan& Piutang

Operasional Pembelian& Piutang

ManufacturingSuite

ManufacturingSuite

Proc., Inv.,Financial

SO, TM,Financial


ISBN : 978-979-99735-3-5A-14-5

sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangkapanjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagaicontoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikutibisnis proses J.D.Edwards.

3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahandalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerjabaru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.

4. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yangterjadi dengan adanya implementasi ERP.

Kendala-Kendala dalam Implementasi ERP

Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasidikategorikan menjadi 3 aspek :

1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copymenjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga

istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dll yang digunakan di SemenGresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasaInggris.

Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secaratradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimanaManajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untukmembuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui mediatersebut (model display).

2. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntutperubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus awareterhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).

3. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuhdepartemen IT sendiri dan dari luar departemen. Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena

digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapansistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuataplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen.Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam denganberkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan olehsoftware ERP.

Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisadihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.

Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saatdiimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan”terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutanbahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui olehbagian IT selaku administrator.

Usaha-Usaha Mengatasi Kendala Implementasi

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihakSemen Gresik :

Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.


ISBN : 978-979-99735-3-5A-14-6

Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistemtersebut.

Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.Gangguan yang terjadi pada sistem ERP menyebabkan Semen Gresik

akan kehilangan transaksi penjualan sekitar 700 juta rupiah dalam satu jamnya.Dengan asumsi tidak ada masalah dengan infrastruktur maka rata-rata waktuyang dibutuhkan untuk proses recovery sekitar 1 shift. Dari informasi tersebutdapat dibayangkan jika terjadi gangguan pada sistem maka pihak Semen Gresikakan kehilangan penjualan yang nilainya dalam milyardan rupiah. Strategi-strategi yang dilakukan Semen Gresik untuk memastikan bahwa sistem ERP iniberjalan dengan baik serta informasi yang diperoleh dapat dimanfaatkankapanpun, diantaranya : Memiliki network untuk PCP dengan banyak pilihan. Memilih server yang handal, MIC dan Hard disk bersifat redundant

sehingga kalau terjadi kegagalan masih bisa berjalan. Melakukan ”Risk Assesment” dengan memetakan titik-titik yang rawan jika

terjadi disaster. Melakukan Backup data dari server dengan menggunakan cold backup.

Dengan cara ini maka data dibackup setelah kurun waktu tertentu, tidaksecara real time. Semen Gresik lebih memilih cold backup denganpertimbangan diantaranya biaya implementasi dengan Hot backup sangatmahal dan membutuhkan server yang lebih banyak (dua buah server).

Meletakkan Backup site di tempat yang cukup jauh dengan letak server. Halini terutama untuk menghindari kejadian-kejadian yang tidak dapatdiprediksikan seperti kebakaran, jika lokasi backup dan server masih dekatmaka tidak akan ada gunanya proses backup dilaksanakan..

Melakukan analisa kelayakan untuk pembangunan Disaster Recovery Center(DRC).

Memberikan alat pengamanan di gedung, sebagai contoh denganmenyediakan alat pemadam kebakaran disekitar ruang server.

Hasil-Hasil Setelah Implementasi ERP

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapaperbaikan yang diperoleh diantaranya : Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan

penjualan semen. Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal

lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan. Meningkatkan keakuratan informasi.

Pembahasan

Menurut Turbit (2005), salah satu penyebab kegagalan implementasi ERPadalah bisnis proses. Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antaramerubah bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atausebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERPtentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan denganbisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yangdimiliki perusahaan sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan. Dari


ISBN : 978-979-99735-3-5A-14-7

wawancara yang telah dilakukan diperoleh bahwa aktivitas ini juga telah dilaksanakanoleh Semen Gresik dengan melakukan mapping dan hasilnya beberapa bisnis proses adayang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.

Dengan implementasi ERP di Semen Gresik maka diperlukan perubahan-perubahan budaya organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja. Beberapa contohperubahan yang ada diantaranya adalah proses approval dari model hardcopy menjadimodel display sehingga menuntut manajer tidak gaptek dengan teknologi. Perubahanyang lain misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk mengupdate data karenainformasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannyawaktu ternyata pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan budaya organisasisehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru.

Turbit (2005) menyatakan bahwa kunci kesuksesan dalam implementasi ERPadalah manajemen perubahan yang baik. Manajemen perubahan sangat diperlukanuntuk memberikan pendidikan kepada user yang akan bersentuhan langsung dengansistem yang baru. Secara praktek, untuk mengelola perubahan-perubahan tersebutperusahaan dapat mengadopsi beberapa metode yang ada diantaranya ChangeAcceleration Project (CAP) atau model yang diusulkan oleh Aladwani (2001). Daripenjelasan pada sub bab implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwaperusahaan tersebut telah mengelola perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbuktidengan dilakukannya aktivitas berikut :- Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan

mengadopsi CAP.- Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi

untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkanbahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem ERP. Disamping itupendekatan kepada departemen dilakukan untuk mengatasi kendala politis yangdiakibatkan ketakutan akan kehilangan pekerjaan, keraguan akan manfaat dariimplementasi sistem tersebut dan sebagainya.

Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesanimplementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awalpihak manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini Sepertidijelaskan di review literatur bahwa komitmen manajemen akan membantupenyelesaian terhadap konflik-konflik yang terjadi selama implementasi (Turbit, 2005).Santoso (2003) menyatakan bahwa kombinasi yang serasi dan saling melengkapi antarabisnis dan teknologi informasi merupakan syarat mutlak keberhasilan proyek-proyek IT,sehinga keterlibatan manajer di Semen Gresik ini telah menjamin bahwa kombinasitersebut tercapai.

KESIMPULAN

Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kuncikesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu :

1. Bisnis Proses yang matang. Syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akanmengimplementasikan ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuahperusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.

2. Manajemen Perubahan yang baik. Implementasi sistem ERP akan selalu diikutidengan perubahan dalam perusahaan tersebut. Manajemen perubahan sangatdiperlukan untuk memberikan pendidikan kepada user yang akan bersentuhanlangsung dengan sistem yang baru. Pendidikan dan penjelasan yang perludiberikan diantaranya mengenai alasan perusahaan tersebut perlu mengganti


ISBN : 978-979-99735-3-5A-14-8

sistem, seberapa efektif sistem baru ini jika diimplementasikan dan masalah-masalah apa di sistem lama yang akan bisa diselesaikan dengan sistem barutersebut.

3. Komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user. Implementasi ERPdalam sebuah perusahaan akan membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran yangbanyak sehingga komitmen dari manajemen puncak sampai user yang akanbersentuhan langsung dengan sistem menjadi mutlak diperlukan.

4. Perubahan budaya organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Aladwani, Adel M., 2001. ”Change Management Strategies for Successful ERPImplementation”, Journal Business Process Management, Vol. 7, No.3, pp. 266-275.

Chopra, S. Dan Peter M., 2001. Supply chain Management : Strategy, Planning andOperation, Prentice Hall, New Jersey.

Donovan, Michael. ”Successful ERP Implementation The First Time”, (download fromhttp://idii.com/wp/donovan_erp_success.pdf)

Parr, A.N. and G. Shanks, 2000. “A Taxonomy of ERP Implementation Approaches”,Proceedings of the 33rd Hawaii International Conference on System Sciences.

Santoso, Hanny, 2003. ”Menyingkirnya CEO Gaptek (Dinosaurus?)”, Majalah WartaEkonomi, edisi Januari.

Turbit, Neville. 2005. ”ERP Implementation – The Traps”, The Project Perfect WhitePaper Collection, (download from www.projectperfect.com.au).

.........., 2002. Profil Perusahaan PT. Semen Gresik Tbk.


ISBN : 978-979-99735-3-5A-14-9


ISBN : 978-979-99735-3-5A-14-10

faktor-faktor kesuksesan implementasi …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas vi/mi/14. prosiding...

Documents