fælles dokumentproduktion
DESCRIPTION
Vejen til en fælles dokument produktion i Fredericia Kommune.TRANSCRIPT
torsdag 13. april 2023 13-04-23
Processen til en fælles
i Fredericia Kommune
dokumenthåndtering
torsdag 13. april 2023
PræsentationPreben LisbyFredericia Kommune
Gothersgade 207000 FredericiaTlf. 7210 7228 [email protected]
torsdag 13. april 2023
Det skal I høre om…
• Baggrund - hvorfor nyt system?• Visionen – var ville vi opnå?• Processen – hvad gjorde/gør vi?• Evaluering – hvad har vi lært?• Fremtid – hvad vil vi gerne fremover?
torsdag 13. april 2023
Hvorfor nyt system?
• Vedligehold af Web-sag stopper• Nuværende portaler trænger til løft• Nemmere overholdelse af journalpligt• Info delt i medarbejderportal og Infonet• Forskellig behov/tilgang• Vi skal give mulighed for at borgerne kan få
adgang til egen sag• Svært med vidensdeling
torsdag 13. april 2023
Nuværende lagring
torsdag 13. april 2023
Visionen…• Med fokus på tilgængelighed,
– giver vores administrative systemer en personaliseret og nem indgang til relevante informationer og funktioner for medarbejdere, borgere, virksomheder, samarbejdspartnere og andre parter
• Med fokus på at være helhedsorienterede, – er vores processer digitaliserede og helhedsorienterede,
med skyldig hensyntagen til borgernes og medarbejdernes retssikkerhed
• Med fokus på at være slank og lærende, – digitaliserer og automatiserer systemerne vore
arbejdsgange, så vi opnår den mest effektive drift
torsdag 13. april 2023
På godt dansk vil vi have…
• Ét portalsystem til alle vore portaler, som er– Omdrejningspunkt for den enkelte medarbejders
arbejdsdag og samarbejde på tværs af afdelinger og med eksterne parter
– Borgerens indgang til information og selvbetjening– Kanal for nyheder og bybranding
• Et arkivsystem– Der sikrer, at vi overholder arkivloven og
afleveringspligten– Der på sigt kan integrere til alle vore fagsystemer, så vi
også her overholder afleveringspligt
torsdag 13. april 2023
I nnova
tion
Eff
ektiviserin
g
Bedre service
Vid
endel
ing
Medarbejdertilfredshed
Dig
italisering
I nte
grat
ion
Søgn
ing
Arbejdsgange
Publicering
Port
alFagsystem
ESD
H
I nformationsarkitektur og dokumenter
torsdag 13. april 2023
Processen…
• Organiseringen• Tidsplanen• Vidensdeling - ny facetplan??• Ny portal
torsdag 13. april 2023
Organisering
torsdag 13. april 2023
Tidslinjen
torsdag 13. april 2023
Vidensdeling
For os betyder det:• …at dokumenter lagres ét sted• …at der er en fælles opmærkning af
dokumenter• …at dokumenter/information kan
tilgås af flere veje
torsdag 13. april 2023
Fælles facetplan???
Hvorfor gå i gang med at kigge på det??– KL’s journalplan kendes kun af
journalmedarbejdere– Ønske om at lave en simplere model– Fælles opmærkning af dok. i ESDH og
portal
torsdag 13. april 2023
Hvorfor så ikke?Vores undersøgelse viste:
– Ingen andre har deres egen– Fællesoffentlige tiltag er koblet op på KLE
Vores konklusion blev: – For ressourcekrævende at vedligeholde egen
- KLE opdateres fra centralt hold– Autoprofiler i Acadre løser en del af
problemet– Laver metadata struktur til portalen
torsdag 13. april 2023
Workshops - portal
Workshops lavet sammen med HeyDay:• Kickoff om hvad Sharepoint kan• En med ønsker til ny portal – fokus på
funktionalitet og navigering• En om design og brugertyper• En om informationsarkitekturHerefter præsentation af mockup og
tilrettelser af løsning
torsdag 13. april 2023
Forsiden…
torsdag 13. april 2023
My site…
torsdag 13. april 2023
torsdag 13. april 2023
Hvad har vi lært…• For stor fokus på ESDH-delen i udbud• Det uopdagede land ligger i portalsystemet• To forskellige kulturer skal spille sammen• Mere fokus på dokumentproduktion og
arbejdsgange fra starten• Samspillet mellem portalstruktur, metadata og KL’s
journal plan• Licensregler for Sharepoint er meget komplicerede• Og så det gode
– Vi tror på vi får en løsning der kan det vi vil– Der er forventningens glæde i organisationen til
at skulle skifte
torsdag 13. april 2023
Fremtiden…