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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MODALIDAD A DISTANCIA
SEMESTRE 2017 - 2017
UNIDAD DIDÁCTICA
ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II
Carrera: CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Nivel: SEXTO
DOCENTES:
Dr. Juan Carlos Marcillo, MBA
Ing. Mario R. Morales, MBA
Quito – Ecuador
ÍNDICE.-
Contenido 1. UNIDAD I. DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO EN LAS ÁREAS DE TRABAJO. .................................. 3
1.1 Introducción. ................................................................................................................. 3
1.2 Concepto. ...................................................................................................................... 3
1.3 CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO. .................................................................................................... 4
1.4 TÉCNICAS AUXILIARES PARA ESTUDIAR LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO. .................... 4
1.5 PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO. ........................................................ 5
1.6 AMBIENTE FÍSICO. ......................................................................................................... 5
1.7 EDIFICIOS INTELIGENTES. .............................................................................................. 6
2 Unidad II. DISEÑO Y CONFORMACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:
ORGANIZACIONAL Y DE PROCEDIMIENTOS. ................................................................................. 7
2.1 Introducción .................................................................................................................. 7
2.2 CONCEPTO.- .................................................................................................................. 7
2.3 CLASIFICACIÓN BÁSICA.- ............................................................................................... 8
2.4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN.- ...................................................................................... 8
2.5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.- .................................................................................. 8
2.6 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS.- .................................................................................................................. 9
3 Unidad III. DISEÑO Y CONFORMACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. ............... 11
3.1 MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.- ...................................................................... 11
4 UNIDAD IV. REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA. ............................................................ 12
4.1 Introducción. ............................................................................................................... 12
4.2 CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN. - ................................................................................ 13
4.3 MARCO TEÓRICO. - ...................................................................................................... 13
4.4 VISIÓN CLÁSICA. - ........................................................................................................ 14
4.5 ENFOQUES ALTERNOS. - .............................................................................................. 14
4.6 MODELO APLICADO. - ................................................................................................. 16
Bibliografía. ................................................................................................................................. 18
1. UNIDAD I. DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO EN LAS ÁREAS DE TRABAJO.
Esta unidad analiza el capítulo 5 del libro de referencia (Benjamín, Fincowsky. 2013) denominado
“Organización y Estrategia”. Los objetivos del capítulo se enmarcan en los siguientes:
Aportar los elementos de juicio necesarios para llevar a cabo una correcta distribución
de las áreas de trabajo en una organización.
Explicar los criterios técnicos y tecnológicos que debe considerar una organización para
aprovechar racionalmente el espacio que se destina a instalaciones de trabajo.
Analizar las consideraciones generales, técnicas auxiliares, guías fundamentales,
especificaciones por tipo de área y disposición del mobiliario y equipo para diagnosticar
con precisión las condiciones de la distribución del espacio en una organización.
Vincular la estrategia, la estructura, la cultura organizacional y el liderazgo, en el estudio
de la disposición de las instalaciones en una organización.
Visualizar por qué la productividad de una organización depende en gran medida de la
interacción que existe entre sus instalaciones y su forma de trabajar.
Comprender cómo afecta el ambiente físico el desempeño de una organización.
1.1 Introducción.
El análisis de la distribución del espacio de las áreas de trabajo analiza la relación que existe
entre las condiciones físicas que conforman el medio en el que el personal lleva a cabo sus
tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas
estructuras de organización, ni con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo: es
necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la
naturaleza del trabajo para convertirlo en un factor de productividad.
En este capítulo se trata de lograr una adecuada utilización del espacio con que cuentan las
oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las
áreas laborales y de atención a usuarios o clientes.
Por último, es necesario aclarar que las condiciones físicas de algunas instalaciones que se
ocupan para oficinas o áreas de trabajo cuya construcción no se hizo con este propósito, no
podrán satisfacer todos los criterios que se plantean aquí, pero tienen la posibilidad de
aplicar en la medida de sus necesidades, las orientaciones para el mejor uso,
aprovechamiento, conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que
disponen.
1.2 Concepto.
La expresión distribución del espacio se refiere a la disposición física de los puestos de
trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención
y servicios al personal y a los clientes.
1.3 CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO.
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 197 a la 199 en el libro “Organización
y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
En estas páginas el estudiante podrá identificar los factores que justifican o dan origen a un
estudio de distribución del espacio físico, como por ejemplo la renovación del mobiliario,
aumento o disminución de personal entre otras.
Así mismo se revisará los aspectos organizacionales que permitan alinear las estrategias con
la estructura organizacional, la cultura y el liderazgo como base del funcionamiento de la
organización.
1.4 TÉCNICAS AUXILIARES PARA ESTUDIAR LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO.
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 199 a la 221 en el libro “Organización
y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
Principios.- Orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia, la
disposición del espacio requiere de criterios rectores como los siguientes:
Integración total, Mínima distancia recorrida, Circulación, Flexibilidad.
Guías fundamentales.- La experiencia y el estudio en materia de distribución por
parte de especialistas y estudiosos del tema han permitido el desarrollo de una serie
de guías para obtener una distribución eficaz.
Especificaciones por tipo de área.- Aquí se analiza aspectos como El despacho
privado, Relación de ubicación entre despachos generales y privados, Disposición
de mobiliario y equipo, Puertas.
Modelos.- Se llama así a las reproducciones o “patrones” hechos a escala de
equipos, maquinaria o mobiliario. Se les conoce también como “plantillas” o
“moldes”.
Maquetas.- En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas
tridimensionales del área de trabajo, mobiliario, equipo, etc., con el fi n de examinar
la distribución existente y proponer otra mejor.
Fluxograma arquitectónico.- Conocido también como gráfica de distribución de la
oficina o gráfica de trabajo en relación con la ubicación del equipo, este diagrama
combina el fluxograma de proceso y el plano que muestra la distribución de los
elementos materiales (mobiliario, equipo, etc.) en el área de trabajo de una unidad
administrativa. Presenta la forma en que el espacio y la distribución de la oficina se
constituyen en un auxiliar para desahogar el trabajo mediante la eliminación del
desplazamiento innecesario.
Diseño asistido por computadora (CAD).- La utilización de equipos de cómputo
simplifica y agiliza enormemente la tarea de distribución del espacio en las áreas de
trabajo, ya que permite manejar el ambiente laboral a través de pantallas gráficas,
en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo, edición o definición de la base
de información se efectúa por medio de iconos (representación gráfica de las
entidades descritas por los datos de una computadora, que se emplean
comúnmente en las interfaces para representar documentos, archivos, dispositivos,
etcétera).
1.5 PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO.
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 221 a la 230 en el libro “Organización
y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones provenientes de un
análisis que cuente con los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre
opciones y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan
alcanzarlas con base en la correcta asignación de recursos, una adecuada coordinación de
esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades.
El proceso que se sigue para realizar la planificación del espacio físico es el siguiente:
Diagnóstico de la situación actual.- Permite conocer las necesidades de espacio y la
distribución que se requiere para el desarrollo del trabajo y derivar acciones de
ajuste orientadas a optimizarlo, para esto se debe realizar: Análisis de la
organización, Revisión de los procedimientos, Distribución actual del espacio, Lista
del mobiliario y equipo, Plantilla de personal.
Previsión de necesidades futuras.- La previsión constituye la segunda etapa en la
elaboración del plan de distribución del espacio. Los aspectos que debe cubrir son
los siguientes: Organización, Procedimientos, Mobiliario, Personal, Estimación de la
superficie requerida, Inventario del personal actual y necesidades de espacio,
Transformación de superficie neta en superficie bruta.
Plan básico.- La tercera etapa de la planeación comprende los aspectos siguientes:
Ubicación de unidades, Asignación de personal y equipo por unidad, Método para
preparar el plan de distribución.
1.6 AMBIENTE FÍSICO.
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 230 a la 233 en el libro
“Organización y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, así como
la ubicación de servicios al personal y al público, no deben hacer caso omiso de aquellos
factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. Es
un hecho que la productividad se reduce debido, entre otras cosas, a una iluminación
incorrecta, coloración inapropiada, ruidos excesivos, temperatura inadecuada, etc. Por
lo anterior, es necesario satisfacer algunos requisitos para eliminar o disminuir los
efectos negativos provocados por factores ambientales.
Iluminación.- Experimentalmente se ha demostrado la existencia de variaciones
del rendimiento cuando se modifica, dentro de ciertos límites, la intensidad
luminosa. Sin embargo, sería erróneo pensar que los problemas de iluminación
se resuelven simplemente suministrando mayor luminosidad, pues su exceso
puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia.
Color de las áreas.- Son ampliamente conocidos los efectos psicológicos que
produce el color por lo tanto no se lo debe tomar muy a la ligera al momento
de escoger el color de los espacios físicos.
Temperatura ambiente.- Los márgenes de temperatura más recomendables
para el desarrollo de actividades administrativas se suelen establecer entre 18
y 22° C.
Insonorización.- Aparte de los efectos psicológicos que se derivan de la
permanencia continua en un local ruidoso (fatiga, irritabilidad, etc.), se ha
demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control de
este factor, en especial cuando se trata de actividades que requieren
concentración o estudio.
Mobiliario de trabajo.- La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el
mercado y la renovación constante de modelos obligan a destacar sólo diseños
de uso generalizado.
1.7 EDIFICIOS INTELIGENTES.
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 233 a la 235 en el libro
“Organización y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
Este tipo de edificio tiene una infraestructura física con varios sistemas de información
basados en tecnología microeléctrica para regular la ambientación de las
organizaciones.
Integrados y desarrollados todos los elementos existe la alternativa de considerar los
edificios inteligentes, que ofrecen una perspectiva complementaria en atención a sus
objetivos y opciones de servicio orientados a un trabajo inteligente, en tanto que
valoran el aspecto humano en relación con necesidades fisiológicas, psicológicas,
sociológicas y económicas.
2 Unidad II. DISEÑO Y CONFORMACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: ORGANIZACIONAL Y DE PROCEDIMIENTOS.
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 244 a la 245 en el libro
“Organización y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
Visualizar con precisión la imagen documentada de una organización.
Comprender lo que significa la información sistematizada para el quehacer
cotidiano de una organización.
Entender en qué medida los manuales administrativos contribuyen a mejorar el
desempeño de una organización.
Identificar las distintas versiones de manuales administrativos.
Valorar la importancia que tienen los manuales de organización, de procedimientos
y de gestión de la calidad.
Dominar el método y las técnicas para elaborar manuales administrativos.
Asociar los enfoques funcionales y de procesos para crear valor en una organización.
2.1 Introducción
Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las
estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que
disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopción de tecnología
de la información para atender adecuadamente todos estos aspectos, y más.
Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la atención del
quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos
fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación
administrativas eficientes.
Para manejarlos con consistencia y claridad se incluye un procedimiento por medio del
cual se analiza con precisión y profundidad el marco de referencia para su diseño,
elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanentes.
Es un hecho que los manuales administrativos representan un elemento crucial para el
proceso de toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeño por
encima del estándar regular.
2.2 CONCEPTO.-
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática
tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura,
objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las
instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
2.3 CLASIFICACIÓN BÁSICA.-
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 245 a la 248 en el libro
“Organización y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
Por su naturaleza o área de aplicación: Microadministrativos,
Macroadministrativos, Mesoadministrativos.
Por su contenido: De organización, De procedimientos, De gestión de la calidad,
De historia de la organización, De políticas, De contenido múltiple, De puestos,
De técnicas, De ventas, De producción, De finanzas, De personal, De operación,
De sistemas.
Por su ámbito: Generales, Específicos, Enfoque.
2.4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN.-
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 248 a la 253 en el libro
“Organización y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
En este tema vamos a encontrar un conjunto de elementos que debe contener un
Manual de Organización, entre ellos:
Identificación
Índice o contenido
Prólogo, introducción o ambos
Antecedentes históricos
Legislación o base legal
Atribuciones
Estructura orgánica
Organigrama
Misión
Funciones
Descripción de puestos
Directorio
2.5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.-
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 253 a la 261 en el libro
“Organización y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
En este tema vamos a encontrar un conjunto de elementos que debe contener un
Manual de Procedimientos, entre ellos:
Identificación
Prólogo, introducción o ambos
Índice
Contenido
Objetivo
Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos
Responsables
Políticas o normas de operación
Concepto
Diagramas de flujo
Formularios o impresos (formas)
Instructivos
Glosario de términos
2.6 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS.-
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 264 a la 285 en el libro
“Organización y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
Diseño del proyecto.- Se debe ponerse mucha atención en todas y cada una de sus
etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consignen todos los
requerimientos, fases y procedimientos que fundamenten la ejecución del trabajo.
Estas son: Responsables, Delimitación del universo de estudio, Estudio preliminar,
Fuentes de información, Preparación del proyecto.
Presentación del proyecto de manual a las autoridades competentes.- Se debe realizar
la presentación del proyecto a todos los interesados del mismo para lo cual se debe
seleccionar los Participantes, Al responsable de su autorización, y se debe considerar
quienes va a participar en el levantamiento de los datos, considerando la magnitud y
especificaciones de las cargas de trabajo.
Integración de los datos.- Una vez que se cuenta con los datos de las áreas involucradas
en la elaboración del manual se deben ordenar y sistematizar para preparar su análisis,
por lo cual se recomienda: Resguardo de la información y Clasificación.
Técnicas de apoyo al análisis.- Este apartado comprende los recursos técnicos que se
emplean para examinar la información obtenida con el fin de conocerla en forma
detallada y determinar alternativas de acción específicas que permitan derivar
soluciones óptimas para lograr los resultados deseados.
Preparación del manual.- Como resultado del análisis, y con base en la ponderación
factorial, es necesario integrar todos los elementos desagregados en una labor de
síntesis para presentar una propuesta de manual.
Formulación de recomendaciones.- El siguiente paso es convertir las conclusiones y
observaciones en propuestas específicas, es decir, en recomendaciones.
Elaboración del informe.- Los resultados deben incluirse en un informe en el cual se
tienen que exponer las razones que llevaron a obtenerlos e incorporar la información
estratégica del proyecto para que la alta dirección tome las decisiones oportunas y
correctas.
Presentación del manual para su aprobación.- Una vez que el manual ha quedado
debidamente estructurado, el coordinador general debe someterlo a la aprobación de
las instancias procedentes.
Reproducción del manual.- Una vez que el equipo responsable de la elaboración del
manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles
de decisión, tiene que coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos
económicos con el fi n de que el documento se reproduzca para su distribución e
implementación.
Implementación del manual.- La implementación del manual representa el momento
crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones
específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y
homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales.
Difusión del manual.- Es conveniente definir un programa para la presentación del
manual y que, con base en las acciones que se establezcan, se celebren pláticas,
seminarios, foros de decisión y cualquier otro tipo de eventos de esta naturaleza.
Revisión y actualización.- La utilidad de los manuales administrativos radica en la
veracidad de su información, por lo que es necesario mantenerlos actualizados por
medio de revisiones periódicas.
3 Unidad III. DISEÑO Y CONFORMACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
3.1 MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.-
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 261 a la 264 en el libro
“Organización y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
Hay que puntualizar que de acuerdo a la Norma ISO 9001:2015 no se habla de la
elaboración del manual de calidad como si constaba en las normas de años anteriores.
Por lo tanto el tema será tratado en función de los requerimientos y lineamientos de la
ISO 9001 de años anteriores.
En este tema vamos a encontrar un conjunto de elementos que debe contener un
Manual de Procedimientos, entre ellos:
Identificación
Índice o contenido
Generalidades
Introducción
Alcance
Directrices de calidad
Política de calidad
Objetivos de calidad
Responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de la calidad
Estructura organizacional
Matriz de responsabilidades
Mapa de procesos
Interacción de procesos
Representación de procesos y procedimientos
Sistema de gestión de la calidad
Requisitos generales y de la documentación
Responsabilidades de la alta dirección
Gestión de recursos
Recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo
Elaboración del producto o servicio
Procesos operativos
Medición, análisis y mejora
Referencias normativas
4 UNIDAD IV. REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA.
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 370 a la 371 en el libro “Organización y
Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
Los principales objetivos que plantea este capítulo son los siguientes:
Dominar los elementos conceptuales y metodológicos necesarios para implementar un
proceso de reorganización administrativa.
Identificar las condiciones que influyen en la decisión de afrontar un proceso de esta
naturaleza.
Comprender de qué manera incide la decisión de reorganizarse en el desempeño de
una organización.
Analizar las vertientes del pensamiento administrativo relacionadas con un proceso de
reorganización administrativa.
Valorar el peso que tiene para una organización sentar las bases para hacer frente a la
competencia en su sector y giro industrial.
Entender la composición de un modelo para efectuar un proceso de reorganización.
Mejorar la capacidad de integrar un proyecto de reorganización.
Apreciar la importancia de convertir un proceso de reorganización administrativa en
una ventaja competitiva
4.1 Introducción.
Emprender un proceso de reorganización administrativa es una decisión que la organización
debe evaluar detenidamente antes de ponerla en marcha. Debe tener claro que revisar a
fondo su forma de operar, su comportamiento organizacional, sus estrategias, su estructura,
sus procesos, sus programas, sus proyectos prioritarios y su relación con los grupos de
interés implica un arduo y complejo trabajo.
Desde esa perspectiva, y con el ánimo de facilitar la implementación de un proceso de esta
naturaleza, este capítulo ofrece de manera integrada los fundamentos más representativos
de la teoría organizacional clásica y contemporánea, así como técnicas de análisis
administrativo de viabilidad probada.
Como una aplicación práctica, se incorpora un modelo para efectuar el proceso de
reorganización desde la concepción del cambio, mecanismos de trabajo, revisión de la base
jurídica, definición del marco de trabajo, análisis de la estructura organizacional y los efectos
de los aspectos presupuestarios, hasta las condiciones de trabajo que deben prevalecer para
llevarlo a buen término.
Para completar el proceso, se presenta el contenido analítico de un proyecto de
reorganización.
4.2 CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN. -
El concepto de organización tiene diversas versiones, más, para efectos prácticos; podemos
definirlo como un proceso que parte de la especialización y división del trabajo para agrupar
y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando,
comunicación y jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes de un grupo
de personas.
Alcance y fuentes de un cambio organizacional. - Cuando se cambia una organización
se afecta en forma directa toda su composición, ya que sus efectos se traducen a nivel
horizontal y vertical en el organigrama. Debido a ello, la formulación de una propuesta
de reorganización tiene que fundamentar las causas que la originan y su área de
influencia. A continuación, se mencionan las más comunes:
Internas:
Necesidad de incrementar la rapidez de respuesta.
Lentitud en el flujo de recursos económicos.
Cambio de estrategias.
Funcionalidad técnica y/o tecnológica.
Detección de problemas operativos internos.
Dificultades en el proceso de toma de decisiones.
Expansión de la organización.
Como resultado de una iniciativa para mejorar el desempeño.
Para asegurar una ventaja competitiva.
Externas
Cambio en la situación del mercado.
Presión de la competencia.
Modificación de las condiciones económicas del país.
Comportamiento del consumidor.
Cambios en el marco legal.
Como propuesta de cámaras o grupos de afiliación.
Por acuerdos inter e intraorganizacionales.
En atención a convenios y/o tratados nacionales o internacionales.
Por demanda de los grupos de interés.
4.3 MARCO TEÓRICO. -
Para dimensionar y estructurar un proceso de reorganización es necesario disponer de
elementos de decisión idóneos. Con base en esta perspectiva, se presenta un recuento de
los principios, criterios y técnicas más importantes que orientan y ordenan la estructura y
forma de operar de las organizaciones. Para facilitar su comprensión y darles contexto, se
han dividido con dos partes: la primera contiene los aspectos considerados como la visión
clásica, la segunda, los de más reciente acuñación como un enfoque alterno.
4.4 VISIÓN CLÁSICA. -
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 371 a la 379 en el libro
“Organización y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
Principios de organización:
Departamentalización
Jerarquización
Línea de mando
Unidad de mando
Autoridad
Responsabilidad
Autoridad funcional
Tramo de control
Comunicación
Características de los niveles administrativos:
Funciones que caracterizan al nivel directivo
Funciones que caracterizan al nivel supervisor
Funciones que caracterizan al nivel operativo
Estimaciones de costo
Costo total
Costo administrativo
Costo-beneficio
Delegación, descentralización y desconcentración
Sistemas de información
4.5 ENFOQUES ALTERNOS. -
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 379 a la 394 en el libro
“Organización y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
Gestión del cambio: La organización debe desarrollar su capacidad de autocrítica,
para que su atención se concentre en un proceso de cambio planeado más que en
problemas particulares. De esta manera, el cambio se integra a la cultura
organizacional y la autocrítica pasa a formar parte de un estilo natural de
administrar.
Procesos: El uso inteligente de los procesos facilita a una organización reducir sus
costos y el tiempo de atención a clientes, aumentar la calidad de sus productos y
servicios, flexibilizarse, fortalecer su capacidad de respuesta, impulsar la creatividad
e innovación internas y mejorar de manera ostensible su desempeño.
Benchmarking: Este proceso consiste en identificar las mejores ideas, prácticas,
técnicas y estrategias que utilizan otras organizaciones o áreas que la componen,
con el propósito de compararlas y, cuando sea conveniente, adaptarlas e
implementarlas en otra organización. Significa también buscar “puntos de
referencia” exitosos en el entorno para compararlos, adaptarlos y, si es posible,
mejorarlos.
Empowerment: Este vocablo nos remite a un proceso que pretende la construcción,
desarrollo e incremento del poder de la organización a través de la cooperación,
participación y trabajo conjunto; significa “facultar” a los empleados, es decir,
liberar el conocimiento y energía del personal para que comparta información y
tome decisiones eficaces en equipo, con el propósito de mejorar de manera
continua la organización. Se trata de facultar, autorizar y habilitar a los trabajadores
para que realmente puedan desarrollar su potencial en el trabajo.
Outsourcing estratégico: Implica la separación de algunas actividades de creación
de valor de una empresa dentro de un negocio, para dejar que un especialista se
encargue de ellas. La actividad que se contrata externamente puede comprender
toda una función, un sistema, un proceso o una actividad dentro de la organización.
Outplacement: También llamado desvinculación programada, es un proceso de
asesoría, apoyo, orientación y capacitación dirigido a la persona que egresará o será
transferida para la búsqueda de un nuevo empleo o actividad de calidad, nivel y
condiciones similares o superiores a las de su anterior ocupación en el menor
tiempo posible.
Reingeniería: La reingeniería implica repensar de manera fundamental los procesos
de negocios y rediseñarlos radicalmente, con el fi n de obtener dramáticos avances
del desempeño. Los factores clave del concepto son: la orientación hacia los
procesos, el cambio radical y la gran magnitud de los resultados que se esperan.
Reducción, aumento y tamaño correcto de la estructura: La reducción de estructura
(downsizing), se traduce en el recorte del número de empleados de una
organización, derivada de fuertes cambios orientados a racionalizar recursos y
lograr un mejor desempeño. El aumento de tamaño (upsizing), es el incremento de
personal que se realiza en una organización por lo general después de haber llevado
a cabo una reducción. Cuando se intenta determinar el tamaño correcto de la
organización (rightsizing), se trata de buscar un “justo medio” o estructura acorde
con la necesidad de generar productos y servicios en las mejores condiciones de
eficiencia y calidad.
Estrategia: En un proceso de reorganización administrativa necesariamente se debe
considerar el marco estratégico, ya que éste define la forma en que se integra la
base de acción y la ruta fundamental del empleo de recursos que sigue una
organización para infundir sentido a su quehacer con un propósito determinado.
Metodología de reorganización administrativa: La metodología de reorganización
administrativa tiene como propósito servir como marco de actuación para que las
acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y
sistemática, unifiquen criterios y delimiten la profundidad con que se revisarán y
aplicarán las técnicas de análisis y la revisión de etapas y componentes del proceso
administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
Mecanismos de estudio: La decisión de emprender un proceso de reorganización
debe recaer en un órgano colegiado, el cual no sólo debe ser responsable de su
ejecución, sino que se constituye en su principal promotor.
Técnicas de análisis: Entre las técnicas más idóneas para coadyuvar en la
preparación y realización de un cambio en la organización.
Formulación del diagnóstico: El diagnóstico es, en muchos sentidos, la plataforma
que permite a una organización analizar y sistematizar la información de su realidad,
para determinar la naturaleza y magnitud de sus necesidades e identificar los
elementos más trascendentes de su forma de operar.
4.6 MODELO APLICADO. -
El estudiante deberá ampliar la teoría en las páginas 394 a la 400 en el libro
“Organización y Estrategia” de Benjamín Fincowsky, Tercera Edición.
Concepción del cambio: La reorganización de un aparato administrativo demanda
una acción coordinada y un criterio homogéneo para que, en forma armónica, todas
las instancias que conforman su estructura orgánica contribuyan a elevar los niveles
de desempeño en su conjunto.
Establecimiento de mecanismos de trabajo: El proceso de cambio debe sentar las
bases para la concepción de una nueva estructura en términos de composición,
productividad y competitividad.
Revisión de la base jurídica: El ajuste o adecuación de la estructura debe
fundamentarse en la normatividad, ya que en ella se consignan el objeto y los
criterios de funcionamiento de la organización.
Definición de un marco de trabajo: Con base en el diagnóstico se debe definir un
marco de trabajo que interrelacione procesos con funciones en forma coordinada y
coherente.
Análisis de la estructura organizacional
Efecto de los aspectos presupuestarios en la estructura: Los recursos de
presupuesto representan otro de los aspectos fundamentales de un cambio
organizacional, ya que son la fuente de soporte para que éste opere en condiciones
viables.
Condiciones de trabajo internas: En esta etapa se deben estudiar las condiciones
imperantes en la organización para crear una atmósfera de trabajo que permita
lograr el compromiso de todos y cada uno de los integrantes y los niveles de
desempeño necesarios para generar de productos y servicios de calidad.
Rediseño de los puestos: El rediseño de los puestos implica modificar las
responsabilidades y las tareas específicas de los puestos. Siempre que se modifica
uno de ellos, sea en razón de nueva tecnología o del rediseño de la organización, el
diseño del puesto también cambia. Dos formas radicalmente diferentes de cambiar
los diseños de los puestos son la simplificación de puesto y el enriquecimiento de
puesto.
Integración del proyecto de reorganización: Una vez que se dispone de todos los
elementos de juicio para llevar a cabo la reorganización, el comité directivo del
cambio, apoyado por el equipo o subcomité técnico operativo, tiene que estructurar
el proyecto.