factuurverwerking bij de dealers van pon’s automobielhandel
TRANSCRIPT
Factuurverwerking bij de dealers van Pon’s Automobielhandel
13 april 2017, Rotterdam
Agenda
1. Introductie Peter Bouwmans & Simac Document Solutions
2. Introductie Paul Reinhard & PON
3. Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P)
4. Afsluiting
Factuurcongres 2017
Agenda
1. Introductie Peter Bouwmans & Simac Document Solutions
2. Introductie Paul Reinhard & PON
3. Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P)
4. Afsluiting
Factuurcongres 2017
Factuurcongres 2017
Peter BouwmansDirecteur Simac Document Solutions
31 jaar werkzaam bij Simac
Oplossingen
Scanning en herkenning Purchase-to-Pay Document managementE-invoicing
Simac Document Solutionshelpt u graag met…
Factuurcongres 2017
Factuurcongres 2017
Wetenswaardigheden Simac
30.000 werkplekken en 10.000 netwerk devices in beheer
14 procent pinbetalingsverkeer via Simac
Eigen datacenter – Nbrix, Tilburg
Verantwoordelijk voor ICT van 10.000 winkels in Europa
Meer dan helft Ziggo (UPC)-installaties door Simac
Cloud-oplossing DELA, 64 terabyte data
Alle ICT van Jumbo in beheer, in 2016 versterkt door B.sis overname
Zeven keer op rij Top ICT werkgever
Een greep uit ons klantenbestand
ZorgHandelIndustrieAutomotive OnderwijsRetail Leisure Finance
Factuurcongres 2017
Agenda
1. Introductie Peter Bouwmans & Simac Document Solutions
2. Introductie Paul Reinhard & PON
3. Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P)
4. Afsluiting
Factuurcongres 2017
Factuurcongres 2017
Paul ReinhardProgram Director DMS
17 jaar werkzaam bijPON’s Automobielhandelin de Retail
Pon’s Automobielhandel
Factuurcongres 2017
Agenda
1. Introductie Peter Bouwmans & Simac Document Solutions
2. Introductie Paul Reinhard & PON
3. Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P)
4. Afsluiting
Factuurcongres 2017
Waarom de keuze voor Simac?
Betrouwbare leverancier
Goede ervaringen binnen Pon
Functionaliteiten sluiten goed aan bij eisen en wensen van de dealers
Partner van CDK
Factuurcongres 2017
Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P)
Oude situatie en knelpunten
Geen of los staande applicatie voor het verwerken van inkomende facturen
Gebrekkige integratie met financieel systeem
Veel facturen en aanmaningen
Doelstellingen
Standaardisatie proces inkomende factuurstroom bij de dealers
Geïntegreerde oplossing met nieuw DMS = Autoline (gelijktijdige uitrol)
Financieel inzage in verplichtingen
Kostenverlaging
Meer grip het proces
Factuurcongres 2017
Scope project
Installatie en inrichting van DokuStar: scanning & herkenning van inkoopfacturen.
Installatie en inrichting van Palette: codering en goedkeuring van inkoopfacturen.
Installatie en inrichting van interface tussen Palette en Autoline (CDK)
Standaard uitrol voor iedere dealer
Factuurcongres 2017
PaletteCodering
GoedkeuringArchivering
DokustarOCR herkenning
AutolineBoekingBetaling
PDF &XML
XML
Status overdracht
Proces factuurverwerking
Scanning en herkenning
Oplossing in de cloud
Dealers scannen via MFP
Freeform herkenning
Factuurcongres 2017
Voorbeeld van factuurverwerking
Factuurcongres 2017
PON uitrol 2015-2017
2014 pilots: Alleen Scan & Herken
Conclusie dealers: Palette (autorisatie- workflow) noodzakelijk
2015: Ontwikkeling interfaces Palette met Autoline
Implementaties 2015: Aanpassingen / verbeteringen aan Palette en Autoline na iederenieuwe implementatie
Vanaf 2016: Bevroren functionaliteiten en onderdeel van 100 dagenuitrolcyclus per dealer
Factuurcongres 2017
Waar staan we nu per april 2017?
40 dealers uitgerold
12 dealers met Scan & OCR
28 dealers met Scan & OCR & Workflow
400.000 facturen verwerkt
50.000 e-facturen verwerkt
1.500 actieve gebruikers
Factuurcongres 2017
Factuurvolume per maand
Factuurcongres 2017
Wat staat er nog te gebeuren?
1. Q2 2017: 10 dealers uitrollen
2. 2017: > 700.000 facturen, 50 dealers en 2200 actieve gebruikers
3. Simac is partner voor factuurverwerking
4. CDK partnership
5. Toevoegen extra modules (dealers)
Factuurcongres 2017
7 succes factoren
1. Mensen
2. Focus
3. Budget
4. Top-down benadering
5. Standaardisatie (cloud)
6. Minimale configuratie
7. Direct live
Factuurcongres 2017
Proces: van bouw tot implementatie
Deelproject 1: OCR (vanaf 2014)
Deelproject 2: Palette (vanaf 2015)
SIMAC
Start
• Project team• Kick off
• Planning
Ontwerp
• Workshop• Functioneel ontwerp
Realisatie
• Configuratie inrichten
• Levering
Implementatie
•Testen bij keyusers• Acceptatie
Sluiting
• Evaluatie
• Afsluiten project
Factuurcongres 2017
Wat brengt de toekomst?
Factuurcongres 2017
Uitbreiding met extra functionaliteiten
Contract module
PO matching
Buyer module
E-invoicing
Wat hebben we geleerd?
Belangrijkste punten
Strakke planning implementaties
Operatie => enorme impact op dealers
Samenwerking en inzet dealers cruciaal
Hou het simpel
Simac flexibel en oplossingsgericht
Resultaten
Na aarzelende start, geoliede machine
Goede support en flexibiliteit
Tevreden dealers
Factuurcongres 2017
Agenda
1. Introductie Peter Bouwmans & Simac Document Solutions
2. Introductie Paul Reinhard & PON
3. Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P)
4. Afsluiting
Factuurcongres 2017
Kunnen we nog iets verduidelijken?