facturas de proveedores, preguntas frecuentes

PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE FACTURAS DE PROVEEDORES

15 criterios para elegir una solución de automatización

de Cuentas a Pagar

Preguntas frecuentes: Facturas de proveedores

PROPÓSITO DE ESTE DOCUMENTO¿Está pensando en automatizar su proceso de pagos a proveedores?

Existen muchas soluciones… ¿Qué criterios seguir para elegir la mejor opción?

Esker ha formulado 15 preguntas clave a plantearse – y nuestras respuestas, para facilitar su decisión y asegurar el éxito de su proyecto.

Preguntas frecuentes: Facturas de proveedores | 2

Síguenos

https://www.linkedin.com/company/esker-ib-rica

https://twitter.com/Eskeriberica

http://www.youtube.com/user/EskerIberica?feature=watch

¿POR QUÉ AUTOMATIZAR LOS PAGOS A PROVEEDORES?Las empresas con procesos contables basados en documentos físicos ven limitadas su eficiencia. La planificación financiera, la relación con los proveedores, la productividad de los empleados e incluso

los esfuerzos por mantener la conformidad legal pueden sufrir por la falta de automatización. Algunos síntomas de una gestión ineficiente del pago a proveedores son:

Un reciente estudio de Aberdeen Group (*) revela que el coste medio de procesar una factura de proveedor puede suponer unos 15 euros desde que se recibe hasta que se paga. Sin embargo, con la optimización de procesos y la automatización del flujo documental, se reduce a 3 euros.

Según la experiencia de Esker, las empresas que automatizan sus pagos a proveedores consiguen:§ Procesar facturas un 65% más rápido§ Recortar costes hasta en un 60%§ Precisión de entrada de datos del 99%

§ Costes del ciclo de compra hasta un 40-60% más bajos§ ROI en 3-6 meses§ Visibilidad 100% de las facturas

x2Visibilidad y control del

proceso limitados

Insatisfacción de proveedores y

empleados

Pérdida de descuentos y

multas

Ciclos de pago demasiado largos

Imprecisión y cierres

interminables

Pagos duplicados

* AP Invoice Management in a Networked Economy, May 2012. Aberdeen Group.


Síguenos




15 PREGUNTAS PARA SELECCIONAR LA SOLUCIÓN DE AUTOMATIZACIÓN

DE FACTURAS A PROVEEDORES


Síguenos




01 “Nos gustaría eliminar todo lo posible el proceso manual y la intervención humana. ¿Nos permitirá su solución tener un proceso de automatización de facturas de proveedores completamente electrónico?”

El proceso de facturación funciona mejor cuando las tareas manuales se reducen al mínimo. Su proveedor debería proporcionarle una solución que verifique automáticamente los datos de las facturas, que cumpla con las políticas internas, así como la reglamentación legal y le ofrezca un entorno de trabajo completamente electrónico que no requiera entrada manual de datos.

¿Por qué Esker?Esker ofrece una solución integral que automatiza todas las fases del pago a proveedores –desde la recepción de la factura hasta su introducción en el sistema de gestión, sustituyendo la necesidad de cualquier intervención humana y reduciendo drásticamente los costes laborales de su departamento. Cada factura es procesada automáticamente con total precisión y se guardan en el archivo digital, garantizando una visibilidad total y búsquedas más eficientes. Los archivos se guardan en copias de seguridad y siempre están disponibles.

UN PROCESO TOTALMENTE ELECTRÓNICO

RECIBIR &ESCANEAR

EXTRAER VERIFICAR &GESTIONAR

ARCHIVAR ANALIZAR Y MEDIR

PORTAL DEPROVEEDORES


Síguenos




02 “Es importante que tengamos la atención puesta en el pulso de nuestro negocio. ¿Su solución nos permite medir el rendimiento de nuestra gestión de pagos?”

Su proveedor debería facilitarle, dentro de la solución, una serie de indicadores clave (KPIs) y cuadros de mando que aporten visibilidad en tiempo real. Esta clase de control y monitorización hace más fácil la supervisión del rendimiento, analizar áreas de mejora y asignar recursos y cargas de trabajo.

¿Por qué Esker?Los cuadros de mando de Esker facilitan las tareas diarias, monitorizan rendimientos y le permiten reaccionar rápidamente para prever cualquier problema o detectar oportunidades con antelación, haciendo cada acción más inteligente y estratégica. Los cuadros de mando son personalizables, de manera que los responsables de gestión pueden elegir qué ver y quién lo puede ver.

Los usuarios de los cuadros de mando podrán ver cuántas facturas de proveedores han sido aprobadas y cuántas están pendientes de aprobación; medir el rendimiento a largo plazo; conocer la capacidad real de su equipo; observar tendencias… y mucho más.

CUADROS DE MANDO Y MÉTRICAS

0Lotes de facturas

para dividir

23Facturas asignadas

al contable

6Facturas

suspendidas

8Facturas

no pagadas

2Facturas

atrasadas

1Facturas en error

19Facturas asignadas a los aprobadores


Síguenos




03 “¿Cómo podemos facilitar la comunicación, interacción y colaboración con nuestros proveedores, así como reducir la carga de trabajo de nuestro personal de contabilidad?”

La solución debería incluir un portal de proveedores que les proporcione información en tiempo real del estado de sus facturas y dándole la posibilidad de remitir sus facturas directamente. Así se acelerará el proceso del pago.

¿Por qué Esker?El portal autoservicio de Esker para proveedores abre una nueva línea de comunicación entre la empresa y sus proveedores. Con esta plataforma, puede compartir la información más fácilmente, mejorar el funcionamiento de la cadena de suministro y facilitar la resolución de conflictos. Sus proveedores pueden chatear directamente con los responsables de pagos para clarificar cualquier duda o cuestión, facilitando la colaboración y mejorando la comunicación.

El portal de proveedores les da autonomía para enviar y seguir sus facturas fácilmente y con total seguridad. Esto permite que el departamento de contabilidad de su empresa gestione menos papel, con menos costes y plazos de pago menores. De esta forma, su personal podrá dedicar más tiempo a tareas de mayor valor.

PORTAL DE PROVEEDORES


Síguenos




04 “¿Por qué instalar un workflow fuera de mi actual sistema de gestión?”

Establecer una solución para la gestión de facturas a proveedores integrada en su sistema gestión parece el método más directo, pero puede dar algunos problemas de ineficiencia, costes extras y errores de coherencia. En cambio, con una solución externa ganará en flexibilidad para:

§ Asegurar la continuidad del negocio, aunque haya actualizaciones en el sistema de gestión.

§ Acceso para compradores externos y directores, en cualquier momento y lugar.

§ Ofrecer un único punto de acceso a las facturas, sean usuarios o no del sistema de gestión.

§ Agilizar la formación y promover la aceptación del usuario.

§ Simplificar la instalación para centros de servicios compartidos regionales o mundiales.

¿Por qué Esker?Esker facilita una solución que funciona como un módulo independiente del sistema de gestión, lo que le permite desplegar la solución en diferentes oficinas. Además, Esker le permite contar con un número ilimitado de personas responsables de aprobación de las facturas, así como disfrutar de acceso basado en web, para estar conectado en cualquier momento y lugar:

Esker Anywhere es una aplicación móvil de Esker que dota a los directivos de acceso sobre la marcha para revisar y aprobar solicitudes de gastos y facturas de proveedores estén donde estén.

WORKFLOW FUERA DEL ERP


Síguenos




05 “¿Cómo puede su tecnología de reconocimiento identificar con precisión entre diferentes formatos de facturas? ¿Necesitamos establecer plantillas para cada formato de proveedor?”

Su proveedor debería ofrecer herramientas inteligentes de análisis de datos para acelerar el proceso de automatización y mejorar la precisión y seguridad del proceso.

Para asegurar dicha precisión y minimizar la intervención humana, la solución deberá ser capaz de extraer toda la información relevante de las facturas, independientemente del formato: imagen escaneada, fax, email, etc.

¿Por qué Esker?Con Esker es fácil manejar diferentes formatos de factura de un solo proveedor o diferentes facturas de muchos proveedores, sin necesidad de plantillas específicas.

La solución de Esker incluye varias tecnologías de reconocimiento de datos patentadas, permitiendo gestionar fácilmente el contenido de distintos tipos de facturas procedente de cualquier canal.

CAPTURA DE DATOS PRECISA E INTELIGENTE


Síguenos




06 “Queremos archivar electrónicamente nuestras facturas para evitar montañas de papel. ¿Pero cómo acceder fácilmente a nuestros documentos?”

Su proveedor debería ser capaz de archivar automáticamente sus facturas en formato electrónico, permitiéndole eliminar las laboriosas tareas de clasificación manual y archivado en papel.

Además, el proveedor deberá guardar y proteger copias de sus facturas, y tenerlas siempre accesibles para el personal autorizado, desde cualquier lugar y por el tiempo que usted considere.

¿Por qué Esker?Con el poderoso motor de búsqueda multi-criterio de Esker, usted sólo necesita introducir uno o más criterios de búsqueda en la interfaz web para que su factura sea rápidamente identificada.

Las facturas quedan siempre accesibles de forma securizada, para cualquier empleado autorizado desde cualquier lugar y por el tiempo que lo necesite.

ARCHIVADO ELECTRÓNICO


Síguenos




07 “¿Se integrará su solución con nuestras aplicaciones de gestión?”

Implementar una solución de automatización no tiene por qué conllevar costes adicionales para una adaptación a su entorno informático. Si la solución de automatización de pagos a proveedores no se adapta a su entorno de gestión, el coste de desarrollo a medida será alto.

Lo ideal es una solución que sea compatible con sus aplicaciones de gestión, configurable para satisfacer requisitos específicos de cada empresa, y que se integre fácilmente con su infraestructura tecnológica.

¿Por qué Esker?Esker ofrece una solución que facilita opciones de integración flexibles, a fin de conectar las diversas aplicaciones utilizadas por diferentes subsidiarias o departamentos dentro de una compañía.

Asimismo, Esker es compatible con un amplio rango de ERPs (SAP, Microsoft Dynamics, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne, etc.), aplicaciones de sobremesa y otras plataformas empresariales (CRMs, SCMs, etc.).

INTEGRACIÓN CON EL ERP


Síguenos




08 “Nuestras operaciones de contabilidad se encuentran centralizadas a través de un Centro de Servicios Compartidos. ¿Será posible automatizar la gestión de facturas de proveedores en este modelo?”

Para su Centro de Servicios Compartidos, la solución elegida deberá incluir un workflow multi-nivel, una trazabilidad total de las facturas, un soporte multi-idioma, una gestión eficiente de colas de trabajo y la posibilidad de crear informes. El objetivo es reducir costes, mejorar la eficiencia y las relaciones con sus proveedores, aún con diversos sistemas de gestión.

¿Por qué Esker?Esker da soporte a empresas con Servicios Compartidos. Con sus capacidades multi-idioma y otras tecnologías libres de reconocimiento, Esker elimina los quebraderos de cabeza de procesar facturas desde múltiples oficinas con diferentes idiomas y formatos de facturas.

El workflow externo de Esker es ideal para Centros de Servicios Compartidos, porque deben trabajar con facturas procedentes de distintos entornos. Con seguimiento en tiempo real y capacidades de reporte, Esker ofrece constante visibilidad de las facturas de proveedores –un requerimiento importante para los directores financieros, quienes necesitan medir fácilmente la productividad y eficiencia de un Centro de Servicios Compartidos.

AUTOMATIZACIÓN DE PAGOS EN CENTROS DE SERVICIOS COMPARTIDOS


Síguenos




09 “¿La solución puede extenderse al ciclo completo de compras?”

La relación con los proveedores depende de su capacidad para gestionar y pagar sus facturas a tiempo. Pero el proceso empieza desde el momento de la compra, cuyo proceso también debe ser electrónico para una mayor transparencia. El uso de soluciones de automatización a lo largo de todo el ciclo de compra agiliza la comunicación y la colaboración de todas las partes implicadas, lo que resulta en excelentes relaciones con los proveedores, control del riesgo financiero y mejor gestión del capital circulante.

¿Por qué Esker?La solución de Esker no solo optimiza las solicitudes de gastos indirectos y los pedidos de bienes y servicios, sino que además aporta mayor visibilidad y eficiencia a todo el proceso de facturación de los proveedores, permitiéndole:§ Crear solicitudes de compra con formularios de compra online. § Tener un flujo automático de autorización de solicitudes.§ Dar a los solicitantes acceso instantáneo a los gastos aprobados.§ Crear Orden de compra (PO) o MRO para facturas que no lo tienen.§ Transparencia total sobre el proceso de gastos.§ Monitorizar el cumplimiento del presupuesto.§ Mejorar la planificación en tesorería.

AUTOMATIZACIÓN DE LAS COMPRAS


Síguenos




10 “¿Cómo podemos confiar en que nuestros documentos de negocio serán guardados con seguridad?”

El hecho de alojar y procesar documentos financieros de otras compañías nos lleva a la cuestión de los controles internos y la seguridad.

SSAE 16 e ISAE 3402 son estándares internacionales que analizan el control de las organizaciones de servicios sobre la tecnología de la información y procesos relacionados. Un análisis positivo indica que los procesos, procedimientos y controles han sido formalmente validados.

¿Por qué Esker?Las soluciones de automatización bajo demanda de Esker garantizan que sus procesos, procedimientos y controles están en línea con los estándares SSAE 16 e ISAE 3402 Tipo II. Estos estándares validan la calidad e integridad de procedimientos y procesos de control y cumplen las exigencias de control interno estipuladas en la Ley Sarbanes-Oxley.

SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN

SOCaicpa.org/soc

Formerly SAS 70 Reports

AIC

PA S

ervic

e Organization Control Reports

S E R V I C E O R G A N I Z AT I O N S


Síguenos




11 “No podemos arriesgarnos a que nuestra operativa se interrumpa o a perder información crítica. ¿Cómo nos aseguran la continuidad de nuestro negocio?”

Los documentos tienen que ser transmitidos con una infraestructura duplicada, permanente y a prueba de fallos, de manera que la información sea manejada de forma segura, confidencial y trazable. La operativa de su empresa es demasiado valiosa como para ser interrumpida por culpa de un proveedor.

¿Por qué Esker?Cada plataforma de servidor de Esker utiliza tecnología clúster de alta disponibilidad que ofrece redundancias internas para contrarrestar cualquier posible fallo de hardware. Las plataformas en Norteamérica y Europa se hacen copias de seguridad mutuamente, a fin de mantener una transmisión precisa de los documentos en todo momento.

Los centros de producción de Esker cuentan con una sólida arquitectura para la seguridad de los documentos. Por ejemplo: transferencia de datos mediante protocolo seguro SSL, idéntico al utilizado para transacciones bancarias; bahías de servidor seguras; controles de temperatura y presión; infraestructura eléctrica con generadores de copias; medidas de prevención de incendios; y monitorización 24/7 para ofrecer un servicio mundial y continua disponibilidad.

CONTINUIDAD DEL NEGOCIO


Síguenos




12 “¿Cuáles son las opciones que tenemos para automatizar nuestros pagos a proveedores de forma asequible?”

Con un modelo SaaS (bajo demanda), no hay software ni hardware que instalar, usted mantiene la propiedad y visibilidad de los datos, gana en flexibilidad para adaptarse a las condiciones cambiantes del negocio, tendrá garantizadas la seguridad y garantía de confidencialidad y obtendrá un mejor ROI.

Por su parte, los problemas asociados a la externalización incluyen: dependencia del proveedor lo que reduce la flexibilidad, gastos imprevistos, pérdida de know-how, poco control sobre la confidencialidad de la información, errores en el proceso que al final sigue siendo manual (ejecutado en otra región o país).

Disponer de una solución en modo propietario ofrece muchas de las mismas capacidades funcionales, pero también requiere mantenimiento continuo e inversiones en software y hardware.

¿Por qué Esker?Puede utilizar la solución de Esker comprando una licencia e instalándola en sus servidores, o en modo Servicio (SaaS). Esker ofrece una plataforma SaaS (de pago por uso) que permite adoptar la automatización del proceso de facturas de proveedores de forma rápida y rentable, convirtiendo así el gasto de capital en gasto operativo. Además, el workflow de validación de Esker basado en la web se extiende a subsidiarias, centros de producción, etc. sin tener que abrir su firewall corporativo. Más de 5.000 clientes en todo el mundo confían en la tecnología SaaS de Esker para automatizar procesos clave de su negocio.

SaaS VS EXTERNALIZACIÓN VS PROPIETARIO


Síguenos




13 “Ahora estamos buscando una solución para las facturas de proveedores, pero mañana podemos necesitar automatizar otros procesos de negocio. ¿Cómo podrán soportar nuestras necesidades futuras?”

Su proveedor deberá ofrecerle todas las soluciones tecnológicas, servicio y soporte necesarios para responder a su crecimiento. Esto significa tener la capacidad de comprender todo el ciclo de compras y de ventas –no sólo las facturas de proveedores- , automatizando también otros procesos del negocio.

¿Por qué Esker?Esker le permite optimizar el proceso de gestión de todo documento mercantil desde una sola plataforma colaborativa que abarca todo el ciclo de compras y de ventas. Tanto si quiere automatizar la captura de cualquier documento de entrada (pedidos, facturas de proveedores…) como si quiere enviar electrónicamente cualquier documento de salida (facturas de clientes, órdenes de compra), Esker le permite automatizarlos gracias a la combinación de distintas tecnologías reunidas en una sola plataforma.

EXTENSIÓN A OTROS PROCESOS DE NEGOCIO

Sus Clientes Su empresa Sus Proveedores

Factura de Cliente Factura de Proveedor

Pedido de CompraPedido de Cliente

Envío dedocumentos

Envío dedocumentos


Síguenos




14 “¿Implementarán la solución a tiempo y dentro del presupuesto acordado?”

Para conseguir el mayor resultado en el menor tiempo, el proveedor de la solución de automatización deberá involucrarse desde el momento de la planificación y a lo largo de todo el proyecto. Un proveedor experimentado, con años de experiencia en la implementación de soluciones, entiende la importancia de respetar los plazos y los presupuestos.

¿Por qué Esker?El uso por parte de Esker de la metodología Agile crea un entorno de trabajo en el que los clientes y las distintas partes implicadas están activamente involucrados. Todos pueden ver por sí mismos los progresos y disfrutar de ellos en cada etapa del suministro de la solución en el período más corto posible. Al contrario del tradicional proceso “en cascada”, la metodología Agile permite que las decisiones se tomen en su debido tiempo, los recursos se inviertan en las funciones que se consideren clave, y que la implementación gradual de la solución, con sus adaptaciones al entorno del cliente, se haga con pruebas previas y de forma rápida.

CONSULTORÍA Y METODOLOGÍA DE PROYECTO

GO LIVE

Progresión#1

Comentarios de Usuarios +Lista de Funcionalidades #2

Lista deFuncionalidades #1

Progresión#2

Comentarios de Usuarios +Lista de Funcionalidades #3

Progresión#3

• Visión de Producto• Definición del Proyecto• Plan de lanzamiento Inicial• Acuerdos Contractuales

ProyectoPreventa


Síguenos




15 “¿Pueden soportar necesidades de múltiples oficinas y distintos idiomas? Como compañía global, necesitamos estar seguros de que su solución se pueda extender a toda la corporación”.

En el mercado global actual, usted necesita un proveedor internacional que pueda soportar sus necesidades de automatización a través de una red de oficinas en todo el mundo, ofrecer capacidades y soporte en varios idiomas, y haber probado su éxito con clientes multinacionales.

¿Por qué Esker?Con oficinas en todo el mundo, Esker opera globalmente y tiene una cifra considerable de clientes satisfechos, en todo el mundo.

El portal de Esker está disponible para múltiples países y en más de 120 idiomas. La plataforma on-demand de Esker permite un rápido despliegue de la solución en varios países sin la necesidad de hacer inversiones en infraestructuras complejas para cada uno.

PRESENCIA GLOBAL


Síguenos




LA SOLUCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES DE ESKER

Esker automatiza todas las fases del proceso de pagos -desde la recepción del documento original hasta la creación del correspondiente asiento de contabilidad en el sistema de gestión-, reduciendo al mínimo la

intervención manual, reduciendo los requerimientos tecnológicos y mejorando la visibilidad general.

6 beneficios de la gestión de facturas de proveedores con Esker1. Visibilidad total del gasto de principio a fin 2. Flujo independiente del sistema de gestión3. Eliminación de la gestión manual4. Proceso de facturas en múltiples países y en +120 idiomas5. Soporte de iniciativas globales con implantación local6. Precisión en la captura de datos independientemente

del formato de la factura


Síguenos




CÓMO TRABAJA LA SOLUCIÓN DE ESKER

RECIBIR Y ESCANEAR

Las facturas en papel recibidas local o centralmente son escaneadas y

directamente enviadas a Esker para su proceso.

EXTRAER

La solución encuentra y extrae todos los datos relevantes de la factura recibida y crea el correspondiente

documento en el sistema de gestión.

VERIFICAR Y GESTIONAR

Esker proporciona las herramientas necesarias al proceso de verificación

y aprobación de pagos de facturas con o sin orden de compra. Un

proceso que puede ser automático cumpliendo criterios establecidos.

ARCHIVAR

Los datos de la factura se integran en el sistema de gestión mientras se adjunta una copia del original disponible para cualquier usuario

autorizado.

INFORMES Y AUDITORÍA

Las facturas son 100% visibles en cualquier paso del proceso. Los cuadros de mando y métricas a

medida ofrecen información clave para facilitar las tareas diarias.

PORTAL PARA PROVEEDORES

El portal autoservicio ofrece a compradores y proveedores un

espacio colaborativo, información del estado de la factura en tiempo real, mejora de la cadena de suministro

y mayor productividad a los departamentos de contabilidad.


Síguenos




RESULTADOS REALES OBTENIDOS POR CLIENTES DE ESKER§ Reducción de tiempo de proceso en 4 minutos por factura

§ Reducción del número de facturas acumuladas por valor de 7,5 millones de euros

§ Obtención de ROI en 8 meses

§ 16.000 euros anuales ahorrados por reducción de las tareas manuales

§ Ratio de un 95% de facturas pagadas a tiempo

§ Capacidad de acceder a las facturas de 8.500 proveedores globales desde la misma plataforma electrónica

Hemos transformado con éxito nuestro proceso de pagos gracias a Esker, sustituyendo nuestros centros externos fuera de Malasia, y adoptando un modelo centralizado en nuestra sede central.

Director de Proyecto, Malaysia Airlines

Con Esker, hemos recortado nuestros gastos operativos, de impresión, papel, correos y almacenamiento. Ciertamente ha sobrepasado nuestras expectativas.Controller financiero, Craig Mostyn Group

Para cualquier empresa que opere manualmente, recomiendo firmemente implementar un sistema como Esker. Aporta eficiencia en el negocio y hace más fáciles los procesos de pagos.

Responsable Mundial de Cuentas a Pagar, Maxim Integrated


Síguenos




ACERCA DE ESKEREsker es la única compañía en el mundo capaz de automatizar cualquier flujo documental en cualquier formato desde una sola solución disponible en la nube. Ayuda a las organizaciones de todo el mundo a eliminar el papel mejorando el intercambio de documentos como pedidos de clientes, facturas de clientes, facturas de proveedores o compras corporativas. Con más de 30 años de experiencia, Esker cuenta ya con 11.000 clientes en todo el mundo. La sede central de Esker está en Lyon, Francia, con subsidiarias en Alemania, Australia, Bélgica, España , Estados Unidos, Italia, Malasia, Reino Unido y Singapur.

PARA MÁS INFORMACIÓNVisítenos en www.esker.es, y síganos en Twitter y en Linkedin, así como en nuestro blog, http://blog.esker.es/

Sede Estados Unidos: Madison, Wisconsin

Sede Mundial: Lyon, France


Síguenos

www.esker.es

blog.esker.es




©2016 Esker S.A. Todos los derechos reservados. Esker, el logo Esker son marcas comerciales registradas de Esker S.A. El resto de marcas comerciales citadas pertenecen a sus respectivos propietarios.

Esker Ibérica, S.L.C/ Perú nº6 - Planta baja, Oficina 1Edificio Twin Golf B - 28290 Las RozasTel: +34 91 552 92 65 — Fax: +34 91 433 55 41 [email protected] — www.esker.es

Visite nuestro blog!blog.esker.es

Síguenos




facturas de proveedores, preguntas frecuentes

Technology