уководство дминистр тор · itsm-систем нфр úенеджер...

ITSM-система ИнфраМенеджер http://www.inframanager.ru

Техническая поддержка: +7(495)989-7660, доб.911, mailto: [email protected] 1

УПРАВЛЕНИЕ РАСХОДНЫМИ

МАТЕРИАЛАМИ Руководство администратора

Версия 6.3

http://www.inframanager.ru/

mailto:[email protected]



ОГЛАВЛЕНИЕ 1. Возможные операции по учету расходных материалов .................................................................. 3

1.1. Каталог продуктов ....................................................................................................................... 3

1.2. Настраиваемая база данных расходных материалов .............................................................. 4

1.3. Жизненные циклы и имущественные операции ...................................................................... 4

1.4. Модуль «Управление финансами» ............................................................................................ 5

1.4.1. Управление запросами на расходные материалы ........................................................... 6

1.4.2. Бюджетирование ................................................................................................................. 8

1.4.3. Управление закупками ........................................................................................................ 9

2. Инструкция по настройке ................................................................................................................. 12

2.1. Настройка ролей и прав доступа.............................................................................................. 12

2.2. Каталог продуктов ..................................................................................................................... 15

2.2.1. Классификация ИТ-активов и расходных материалов ................................................... 16

2.2.2. Категории каталога продуктов ......................................................................................... 17

2.2.3. Типы каталога продуктов .................................................................................................. 19

2.2.4. Модели каталога продуктов ............................................................................................. 22

2.2.5 Расширение состава учитываемых параметров ............................................................. 24

2.2.6 Общие правила настройки шаблонов параметров ........................................................ 26

2.2.7 Определение значений параметров по умолчанию ...................................................... 28

2.2.8 Управление размещением параметров на карточке расходного материала ............. 29

2.3 Жизненные циклы ..................................................................................................................... 30

2.3.1 Имущественные операции и состояния расходных материалов .................................. 30

2.3.2 Настройка жизненного цикла ........................................................................................... 33

2.3.4 Просмотр текущих состояний расходных материалов .................................................. 36

2.3.5 Стандартный жизненный цикл «Учет расходных материалов» .................................... 37

2.4 Настройка печатных форм ........................................................................................................ 38

2.4.1 Настройка печатных форм по умолчанию для имущественных операций .................. 38

3. Перемещение расходных материалов между складами .............................................................. 41

4. Расход материала .............................................................................................................................. 42





1. ВОЗМОЖНЫЕ ОПЕРАЦИИ ПО УЧЕТУ

РАСХОДНЫХ МАТЕРИАЛОВ ИнфраМенеджер позволяет вести учет расходных материалов (любых – от картриджей до

материалов для протирки серверных помещений).

На базе стандартной функциональности ПО «ИнфраМенеджер» можно автоматизировать полный

цикл управления расходными материалами:

1. Сбор потребностей (управление запросами на расходные материалы)

2. Управление бюджетом

3. Управление закупками

4. Учет расходных материалов

5. Списание расходных материалов

В данном документе приведена инструкция по настройке реализованных в системе

ИнфраМенеджер «в коробке» инструментов для учета расходных материалов (настройка каталога

расходных материалов, настройка ролей и прав доступа, жизненных циклов, печатных форм,

процессов управления запросами на расходные материалы и закупками, управления бюджетом), и

инструкция по выполнению всех процессов при использовании коробочной версии.

1.1. КАТАЛОГ ПРОДУКТОВ Каталог продуктов – единый классификатор, обеспечивающий ведение базы данных расходных

материалов в соответствии с едиными корпоративными политиками управления ИТ-активами и

расходными материалами.

В каталоге продуктов определяется:

1) Классификаторы расходных материалов:

a. Типы

b. Модельный ряд





2) Категории и классы, определяющие поведение создаваемых расходных материалов с

моделью данного класса в базе данных:

a. Возможные местоположения (расходный материал может только лежать на складе

в комнате)

b. Состав параметров «по умолчанию»: например, у класса «Расходный материал

(Картридж)» имеются два дополнительных параметра – «Тип картриджа» и

«Ресурс, стр.», а у класса «Расходный материал» таких параметров нет:

1.2. НАСТРАИВАЕМАЯ БАЗА ДАННЫХ РАСХОДНЫХ

МАТЕРИАЛОВ Для каждого класса расходных материалов в системе уже предусмотрен набор параметров,

которые можно вести в рамках учета расходных материалов. Эти параметры включают в себя:

1) Информацию о местоположении

2) Информацию о поставщике, сроке годности, лице, ответственном за расходный материал

3) Имущественную информацию – материально-ответственное лицо, стоимость закупки,

объем закупленного расходного материала, поставщик, связь с товарно-транспортной

накладной

База данных расходных материалов может быть дополнена любым набором параметров, которые

потребуются для ведения учета:

• Для совмещения с бухгалтерским / управленческим учетом

• Для внутреннего учета дополнительных параметров расходных материалов в зависимости

от их типа, модели или же безотносительно к модельному ряду

1.3. ЖИЗНЕННЫЕ ЦИКЛЫ И ИМУЩЕСТВЕННЫЕ ОПЕРАЦИИ Для разных типов расходных материалов могут быть предусмотрены разные настраиваемые

жизненные циклы, с различным набором состояний. Переходы между состояниями

осуществляются в рамках настраиваемых имущественных операций.





Жизненные циклы и имущественные операции позволяют корректно поддерживать процесс учета

расходных материалов с целью получения необходимой и достаточной информации о текущем

состоянии расходных материалов, истории их использования.

Жизненные циклы могут быть дополнены любым набором параметров, которые потребуются в

процессе управления расходными материалами. Эти параметры будут присвоены любым

расходным материалам независимо от их типа и модели, которые должны обрабатываться

согласно жизненному циклу.

1.4. МОДУЛЬ «УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ» Модуль «Управление финансами» доступен при работе через веб-интерфейс исполнителям с

соответствующими правами доступа (см. ниже).

Управление финансами подразумевает три основных процесса:

• Управление запросами на расходные материалы (сбор потребностей)

• Управление бюджетом

• Управление запросами на закупку

Важно! Управление бюджетом доступно только при наличии дополнительного модуля

«Управление финансами».

Общая информационная модель, используемая в системе ИнфраМенеджер для подготовки и

контроля исполнения бюджета, включает в себя следующие объекты и процессы:

1. Сбор потребностей:

1.1. Регистрация и обработка заявок от пользователей / подразделений

1.2. Учет планируемых ИТ-проектов

1.3. Формирование и согласование примерных спецификаций требуемых закупок в рамках

связанных с заявками или проектами запросами на расходные материалы

2. Управление бюджетом:

2.1. Формирование строк бюджета на основе утвержденных запросов на расходные

материалы

2.2. Указание ссылки на статью бюджета, центр финансовой ответственности (ЦФО)

2.3. Формирование нескольких вариантов бюджета

3. Управление закупками:

3.1. Формирование спецификации закупки на основе утвержденных запросов на расходные

материалы

3.2. Выделение финансирования из утвержденного бюджета

3.3. Контроль поставок и ввод в процесс учета расходных материалов





Все спецификации как запросов на расходные материалы, так и закупок, формируются на основе

единого утвержденного внутренними политиками каталога ИТ-продуктов. Справочники статей

затрат (статьи бюджета) и центров финансовой ответственности (ЦФО) формируются на основе

общих политик управленческого учета, обеспечена связь между справочником ЦФО и

оргструктурой предприятия, импортируемой из кадровых и управленческих систем предприятия.

1.4.1. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПРОСАМИ НА РАСХОДНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Запрос на ИТ-активы в ПО «ИнфраМенеджер» является заданием специального типа, который

определяется через свойства в справочнике типов заданий:





Задания с таким типом фигурируют в списке «Запросы на активы» в веб-интерфейсе инженера в

модуле «Управление финансами» или в модуле «Задачи», список «Мои задачи» или «Все

задания»:

В рамках такого запроса производится:

1) Подбор и примерная оценка стоимости расходных материалов, требуемых в дальнейшем

к закупке

2) Согласование запроса ответственными лицами

Для этого в рамках запроса формируется спецификация требуемых расходных материалов,

которая и подлежит в дальнейшем согласованию:

Запрос может быть создан в связи либо с заявкой, поступившей через Service Desk, либо в связи с

ИТ-проектом, учтенном в общем списке проектов:





При наличии такой связи система вычисляет заказчика запроса и показывает его отдельно на

форме запроса на ИТ-активы: это либо клиент заявки, либо руководитель связанного проекта:

Спецификации, сформированные в рамках таких запросов на ИТ-активы, в дальнейшем могут

фигурировать как основание для формирования строк бюджета или же спецификации закупки.

Видов запросов на ИТ-активы и расходные материалы может быть насколько (плановые /

внеплановые; от бизнес-подразделений / внутренние и т.д.), для каждого вида запросов может

быть сформирован отдельный шаблон (в справочнике «Шаблоны заданий»), в котором

определено:

1) Исполнитель запроса

2) Сроки выполнения

3) Дополнительно указываемые параметры

4) Процедура обработки (автоматизирующая правила обработки, согласования, закрытия

запросов на расходные материалы)

1.4.2. БЮДЖЕТИРОВАНИЕ

ИнфраМенеджер позволяет завести информацию о формируемом бюджете ИТ-подразделения,

сформировав соответствующие строки бюджета, указав связь со статьями бюджета в соответствии

с корпоративной политикой, ЦФО (центрами финансовой ответственности), планируемыми к

закупке ИТ-активами и расходными материалами и планируемыми к реализации ИТ-проектами

как обоснование бюджета.





В системе можно вести несколько вариантов бюджета, утвердить один из вариантов, а затем

учитывать корректировки бюджета, относить закупки к соответствующим строкам бюджета.

В результате подготовка и согласование бюджета происходит быстро и просто и не требует

существенных трудозатрат от ИТ-сотрудников. Для формирования бюджета может использоваться

информация, собираемая в процессе планирования закупок в обычной жизни. Контроль

исполнения бюджета превращается из титанических усилий одного выделенного человека в

ежедневную рутинную деятельность.

Можно подготовить любой отчет, любую печатную форму по итогам формирования бюджета, для

контроля исполнения и отчетности перед финансовыми службами. Сбор потребностей

подразделений происходит в единой системе Service Desk, данные о согласованных запросах

доступны при формировании бюджета в виде готовых плановых спецификаций закупок.

1.4.3. УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

Управление закупками реализуется через управление запросами на закупку (каждый из которых

может соответствовать либо договору, либо счету на поставку расходных материалов).

Запрос на закупку в ПО «ИнфраМенеджер», аналогично запросу на ИТ-активы, является заданием

специального типа, который определяется через свойства в справочнике типов заданий:

Задания с таким типом фигурируют в списке «Закупки» в веб-интерфейсе инженера в модуле

«Управление финансами» или в модуле «Задачи», списки «Мои задачи», «Все задания»:





В рамках такого запроса производится:

1) Заведение спецификации закупки (при этом для классификации закупаемых расходных

материалов используется единый каталог ИТ-активов)

2) Выделение финансирования

3) Согласование закупки

4) Учет поставок (по товарно-транспортным накладным)

5) Ввод в учет расходных материалов: указание местоположения после закупки, выполнение

имущественных операций («Постановка на учет»)

Для этого в рамках запроса формируется спецификация закупаемых расходных материалов,

которая и подлежит в дальнейшем согласованию:

Для формирования спецификации закупки могут быть использованы ранее согласованные

спецификации запросов на ИТ-активы:





Для созданного запроса на закупку может быть определена связь со строками бюджета с

указанием, какое финансирование с какой строки выделено для данной закупки. Финансирование

может быть определено либо детально (отдельно на каждую строку спецификации закупки), либо

в целом на всю закупку:





Видов запросов на закупку может быть насколько (плановые / внеплановые; от бизнес-

подразделений / внутренние и т.д.), для каждого вида запросов может быть сформирован

отдельный шаблон (в справочнике «Шаблоны заданий»), в котором определено:

1) Исполнитель запроса

2) Сроки выполнения

3) Дополнительно указываемые параметры

4) Процедура обработки (автоматизирующая правила обработки, согласования, ввода в учет

и т.д.)

2. ИНСТРУКЦИЯ ПО НАСТРОЙКЕ Для поддержки внутренних регламентов организации могут быть настроены следующие

параметры:

1. Роли в рамках процессов управления запросами на ИТ-активы, бюджетирования,

управления закупками

2. Каталог продуктов

3. Жизненные циклы и имущественные операции

4. Печатные формы

5. Дополнительные настройки и справочники для работы с запросами на ИТ-активы,

закупками и бюджетом

Важно! Работа с бюджетом доступна только при наличии дополнительного модуля «Управление

финансами». Модуль приобретается отдельно от основных редакций ПО «ИнфраМенеджер».

2.1. НАСТРОЙКА РОЛЕЙ И ПРАВ ДОСТУПА Права на выполнение имущественных операций, в соответствии с общим механизмом управления

доступом в системе ИнфраМенеджер (см. документацию «Управление доступом в системе

ИнфраМенеджер») регулируются в основном двумя инструментами:

1. Территориально-организационной зоной ответственности конкретного сотрудника (имеет ли

сотрудник доступ к местоположению и типу активов Каталога продуктов, с которыми он

собирается выполнить операции):





2. Ролью в соответствие с функциональными обязанностями. Настройка ролей включает в себя

операции со следующими объектами:

2.1. Для формирования запросов на расходные материалы

2.1.1. Работа с заданиями (Задание, Тип задания, Приоритет задания, право «Быть

исполнителем задания» в разделе «Служба поддержки»)

2.1.2. Спецификация запросов на активы

2.1.3. Категория каталога продуктов (как минимум – операция «Свойства»)

2.1.4. Тип каталога продуктов (как минимум – операция «Свойства»)

2.1.5. Модель каталога продуктов (как минимум – операция «Свойства»)

2.2. Для формирования запросов на закупку

2.2.1. Работа с заданиями (Задание, Тип задания, Приоритет задания, право «Быть

исполнителем задания» в разделе «Служба поддержки»)

2.2.2. Спецификация закупки

2.2.3. Категория каталога продуктов (как минимум – операция «Свойства»)

2.2.4. Тип каталога продуктов (как минимум – операция «Свойства»)

2.2.5. Модель оконечного оборудования, сетевого оборудования, адаптера,

периферийного устройства, расходного материала, лицензии программного

обеспечения, программного обеспечения (как минимум – операция «Свойства»)

2.2.6. Строка бюджета (как минимум – операция «Свойства» для указания связи с

финансированием запроса на закупку)

2.2.7. Строка товарной накладной

2.2.8. Работа с расходными материалами (операции «Создать» и «Свойства» для объектов

«Расход материала»)

2.2.9. Закупка расходного материала

2.2.10. Поставщик (как минимум – операция «Свойства»)

2.2.11. Организация (как минимум – операция «Свойства»)

2.2.12. Пользователь (как минимум – операция «Свойства»)

2.2.13. Сервисные контракты (как минимум – операция «Свойства»)

2.3. Для формирования бюджета

2.3.1. Бюджет

2.3.2. Строка бюджета

2.3.3. Статьи бюджета (как минимум – операция «Свойства»)





2.3.4. Мероприятие (как минимум – операция «Свойства»)

2.3.5. ЦФО (как минимум – операция «Свойства»)

2.3.6. Пользователь (как минимум – операция «Свойства»)

Дополнительно для работы с бюджетом необходимо иметь права на центры финансовой

ответственности (ЦФО) – какие ЦФО сотрудник имеет право выбрать для указания ссылки в строке

бюджета. Настройка производится непосредственно в справочнике ЦФО (подробнее см.

Справочник ЦФО).

Для предоставления доступа к ЦФО:

1. Зайдите в справочник ЦФО в модуле «Управление конфигурацией» в пункте меню «Финансы -

> Центры финансовой ответственности»:

2. Правой кнопкой мыши выберите пункт контекстного меню «Свойства» над тем ЦФО, к

которому необходимо предоставить доступ:

3. Для указания владельцев:

3.1. В поле «Владельцы» правой кнопкой мыши выберите пункт контекстного меню

«Добавить»





3.2. В открывшемся навигаторе по справочнику сотрудников введите данные для поиска

пользователя (ФИО, логин, табельный номер, должность)

3.3. Нажмите кнопку «Выбрать»

3.4. За одну операцию выберите столько владельцев, сколько необходимо

3.5. Нажмите кнопку «Сохранить» в окне свойств ЦФО

2.2. КАТАЛОГ ПРОДУКТОВ Каталог продуктов – один из основных инструментов для настройки базы данных расходных

материалов. Он обеспечивает поддержку политики учета (классификации активов по типам, по

модельному ряду), настройку учитываемых параметров расходных материалов, используемые

жизненные циклы.





Каталог продуктов объединяет в себе учетные политики для всех видов ИТ-активов:

оборудование, комплектующие, расходные материалы, цифровые активы (виртуальные машины,

кластеры и т.п.), лицензии на программное обеспечение.

2.2.1. КЛАССИФИКАЦИЯ ИТ-АКТИВОВ И РАСХОДНЫХ МАТЕРИАЛОВ

В системе ИнфраМенеджер поддерживается трехуровневая классификация ИТ-активов и

расходных материалов:

Категория -> Тип -> Модель

Любой расходный материал должен относиться к какой-либо модели. Каждая модель может

относиться только к одному типу объектов и может иметь синонимы.

Типы:

• Классифицируются по категориям и подкатегориям с любым уровнем вложенности.

• Должны относиться к какому-либо классу объектов

Классы объектов предопределены в системе и определяют дальнейшее поведение расходного

материала в системе с точки зрения:

• Возможности определения физического местоположения

• Встроенных дополнительных конфигурационных параметров (например, тип картриджа и

ресурс в страницах для «Расходный материал (картридж)».

Всего доступны для выбора следующие классы расходных материалов:

Класс Подкласс Связи с другими

классами объектов

Параметры

(наследуются от

модели)

Физическое

местоположение

Возможность

подключения

мониторинга

Расходный

материал

- - • Единицы измерения

• Цена

• На складе в любой комнате

Нет

Расходный

материал

(картридж)

- • Единицы измерения

• Цена

• На складе в любой комнате

Нет

Также выбор класса влияет на возможные стандартные параметры, которые можно будет

учитывать у объектов типа с выбранным классом (помимо параметров, наследуемых от модели):

Класс Подкласс Учитываемые по умолчанию параметры

Расходный

материал

- • Количество

• Поставщик

• Документ

• Материально-ответственное лицо

• Стоимость

• Срок годности





Расходный

материал

(Картридж)

• Количество

• Поставщик

• Документ

• Материально-ответственное лицо

• Стоимость

• Срок годности

• Тип картриджа

• Ресурс в страницах

Имущественные параметры появляются только у объектов тех типов, которым назначен

жизненный цикл (см. дальше).

Набор параметров может быть расширен, как за счет дополнения наследуемых параметров от

модели или типа, так и за счет параметров непосредственно объекта (см. ниже).

Для расходных материалов предусмотрен общий класс «Расходный материал». Используется для

расходного материала, для которого важно задать поведение, но не нужно задавать параметры

«тип картриджа», «ресурс в страницах», рекомендуется выбирать данный класс.

2.2.2. КАТЕГОРИИ КАТАЛОГА ПРОДУКТОВ

Категории служат целям классификации оборудования. В одной категории могут существовать

подкатегории и типы любых классов расходных материалов.

Для того, чтобы создать новую категорию, нужно щелкнуть правой кнопкой «мыши» на

свободном месте панели дерева Каталога продуктов и выбрать пункт всплывающего меню

«Добавить – Категорию»:

Для того, чтобы создать новую подкатегорию, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на названии

категории, для которой нужно создать подкатегорию, и выбрать пункт всплывающего меню

«Добавить – Категорию»:





В окне добавления категории введите название создаваемой категории:

При необходимости задайте иконку категории.

Если необходимо создать категорию не в виде корневой категории, а в виде подкатегории,

нажмите кнопку «>>» и выберите категорию / подкатегорию, которая будет родительской для

вновь создаваемой категории:

Для того, чтобы удалить категорию/подкатегорию, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на

названии категории/подкатегории, и выбрать пункт всплывающего меню «Удалить»:





Будет выдан диалог подтверждения удаления элемента Каталога продуктов:

• «Удалить, если не используется» – удалить пустую категорию, которая не используется.

Если используется (есть типы, модели, объекты) – удаления не произойдет.

• «Удалить с категориями, типами, моделями, но без объектов» - удалить категорию и все,

что вложено в каталоге продуктов, но оставить объекты. Объекты будут фигурировать в

списках по-прежнему, модели и типы будут помечены удаленными и не будут доступны

для дальнейшего выбора

• «Удалить с категориями, типами, моделями и объектами» - удалить категорию, вместе со

всеми дочерними категориями, типами, моделями и объектами

В дереве Каталога продуктов категории можно перемещать внутрь других категорий захватом

названия курсором «мыши» и перетаскиванием в другую категорию/подкатегорию.

2.2.3. ТИПЫ КАТАЛОГА ПРОДУКТОВ

Типы для оконечного и сетевого оборудования, адаптеров, периферийных устройств и расходных

материалов подразумевают также и определение подклассов и соответствующих им классов для

соответствующих устройств (см. Общее описание каталога продуктов). По сути, назначая класс для

нового типа, вы фиксируете политику управления расходными материалами в организации.

Количество типов и их названия полностью определяются пользователем, а количество классов

предопределено в системе и может быть расширено только по запросу к разработчикам.

Для того, чтобы создать новый тип расходного материала, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши

на названии категории, в которой нужно создать тип, и выбрать пункт всплывающего меню

«Добавить – Тип»:





В появившемся окне введите название нового типа:

По умолчанию в поле «Категория подставляется категория, из контекстного меню которой было

вызвано создание типа. Для смены категории нужно нажать кнопку «>>» справа от поля

«Категория» и указать новую категорию.

По умолчанию жизненный цикл не задан. Если расходный материал создаваемого типа подлежит

учету и должен иметь имущественные параметры (вкладка «Имущество» на форме свойств

объекта), нужно указать жизненный цикл, который будет использоваться при операциях над

объектами типа.

Жизненный цикл типа можно сменить в процессе работы с расходными материалами (на форме свойств типа). При этом все объекты, созданные до смены жизненного цикла типа, получат новый жизненный цикл и перейдут в состояние нового жизненного цикла по умолчанию.

Для указания жизненного цикла нужно нажать кнопку «>>» справа от поля «Жизненный цикл» и в

появившемся окне «Жизненные циклы / Выбор» выбрать требуемый жизненный цикл:





По умолчанию подкласс типа установлен как «Стандартный (сетевое оборудование)». Для

указания необходимого подкласса расходного материала нужно нажать кнопку «>>» справа от

поля «Класс». Появится окно «Реестр классов» с иерархическим деревом выбора среди всех

доступных подклассов:





• Все подклассы класса «Расходный материал» сгруппированы в одну подгруппу с

подклассом «Расходный материал». Подкласс «Расходный материал» не имеет

специфических для других подклассов параметров в форме модели расходного материала

и предполагается для использования в не охваченных другими подклассами типах

расходных материалов.

При необходимости нужно задать иконку типа расходного материала. Чтобы закончить создание

типа, нужно нажать кнопку «Добавить».

Для того, чтобы удалить тип, нужно щелкнуть правой кнопкой «мыши» на названии типа, и

выбрать пункт всплывающего меню «Удалить»:


• «Удалить, если не используется» – удалить тип, который не используется (нет моделей и

объектов). В противном случае удаление будет отменено.

• «Удалить с моделями, но без объектов» - удалить тип, который используется, и всего его

модели, но оставить объекты. Объекты будут по-прежнему фигурировать в системе, а

модели данного типа и сам тип больше нельзя будет выбрать из каталога.

• «Удалить с моделями и объектами» - удалить тип вместе с моделями и объектами.

В дереве Каталога продуктов типы можно перемещать в другие категории захватом типа курсором

«мыши» и перетаскиванием в другую категорию/подкатегорию.

2.2.4. МОДЕЛИ КАТАЛОГА ПРОДУКТОВ

Как правило, модель в системе ИнфраМенеджер совпадает с определением модели

соответствующим производителем оборудования. В параметры модели обязательно включены ее

название, ссылка на производителя. Остальные параметры модели зависят от типа оборудования.

Так, для типа классов расходного материала при определении модели задаются единица

измерения, ГОСТ, примерная цена за единицу.





Рисунок 1. Свойства модели класса «Расходный материал (Картридж)»

Для моделей типов подкласса «Расходный материал (Картридж)» дополнительно может быть

указан тип картриджа и ресурс в страницах.

Для создания модели нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на названии типа, в которой нужно

создать модель, и выбрать пункт всплывающего меню «Добавить – Модель»:

Появится форма создания модели, в зависимости от подкласса имеющая дополнительные

вкладки и характерные параметры расходного материала:





Необходимо ввести название модели, указать производителя, при необходимости задать

необходимые для модели данного подкласса параметры, и нажать кнопку «Добавить».

Для того, чтобы удалить модель, нужно щелкнуть правой кнопкой «мыши» на названии модели, и

выбрать пункт всплывающего меню «Удалить»:


• «Удалить, если не используется» – удалить модель, для которой нет заведенных объектов.

В противном случае операция удаления проведена не будет

• «Удалить без объектов» - удалить только модель, но оставить объекты. Объекты останутся

доступными в системе, а модель больше нельзя будет выбрать в каталоге продуктов

• «Удалить вместе с объектами» - удалить модель вместе с созданными по ней объектами.

2.2.5 РАСШИРЕНИЕ СОСТАВА УЧИТЫВАЕМЫХ ПАРАМЕТРОВ





Для типа, модели и конкретной единицы расходного материала могут определены

дополнительные параметры. Данные параметры будут отображаться на вкладке «Параметры»

карточек моделей или партий расходного материала.

Параметры могут быть определены для:

• Типа. В этом случае возможность указать значение параметра будет у модели (будет

автоматически транслировано во все карточки активов данной модели) и у самой партии

расходного материала

• Модели. В этом случае значения параметров можно указать только у модели, в партию

расходного материала эти значения будут переданы без возможности редактирования

• Актива. Эти параметры можно редактировать и устанавливать только у конкретной партии

расходного материала индивидуально

• Жизненного цикла. Эти параметры будут добавлены в карточки партий расходных

материалов всех типов, у которых будет указан данный жизненный цикл.

В системе ИнфраМенеджер параметры могут быть различных видов, а в зависимости от вида

параметра можно указать дополнительные условия, ограничивающие возможные значения

параметра:

Вид параметра Название Дополнительные условия (фильтр)

Простые

параметры

Булево значение

(checkbox)

-

Число o Целое / дробное o Минимальное / максимальное значение

Строка o Минимальное / максимальное количество знаков

Дата o Дата должна быть не ранее текущей (запрет на указание даты прошедшим числом)

Файл o -

Выбор из

произвольных

линейных

справочников

Переключатель o Выбор справочника возможных значений

Выбор из списка o Выбор справочника возможных значений

Выбор из

справочников

объектов системы

ИнфраМенеджер

Пользователь o Выбор пользователя из фиксированного выбранного подразделения

o Выбор только среди пользователей, имеющих роль материально-ответственного лица (операция в редакторе ролей «Быть материально-ответственным лицом» в разделе «Имущество»)

Должность o Выбор должности из справочника «Должности»

Подразделение o Выбор подразделения из фиксированного выбранного подразделения (предоставляется возможность выбрать дочерние подразделения)





Модель o Выбор модели категории оборудования (сетевое / оконечное / периферийное оборудование; адаптер / программное обеспечение / расходный материал)

o Выбор модели конкретного типа указанной категории оборудования

Конфигурационный

элемент

o Выбор элемента определенной категории оборудования (сетевое / оконечное / периферийное оборудование; адаптер / инсталляция программного обеспечения)

o Выбор элемента конкретного набора моделей:

o Фиксированной модели o Модели оборудования из другого

параметра (например – выбор модели расходного материала в соответствие с моделью выбранного ранее оборудования)

o Фильтрация по местоположению: o Указывать элементы только со склада o Брать из фиксированного

местоположения

Местоположение o Категория местоположения: что именно будет указано в качестве местоположения – здание / этаж / комната / рабочее место / шкаф

o Фильтрация по фиксированному местоположению (например – указывать рабочее место только в определенном здании и т.д.)

2.2.6 ОБЩИЕ ПРАВИЛА НАСТРОЙКИ ШАБЛОНОВ ПАРАМЕТРОВ

Параметры типа, модели и актива настраиваются в карточке соответствующего типа. Для

управления отображением параметров указывается:

1) Порядок отображения в форме модели/партии расходного материала (сверху вниз).

Управление порядком отображения возможно при использовании кнопок «Вверх / вниз»

на закладке «Шаблоны параметров»:





2) Название группы параметров (группа)

Для добавления параметра на закладке «Шаблоны параметров» выберите пункт контекстного

меню «Добавить»:

В открывшейся форме создайте необходимые параметры:





1. Название (обязательное свойство): как будет называться дополнительное поле на форме

в Web- и Windows-интерфейсах

2. Идентификатор (обязательное свойство): идентификатор параметра для обращения

через редактор Workflow Pro в рамках разработки схем рабочих процедур

3. Группа и подгруппы (необязательное свойство, указываются в поле «Группа», с

разделителем – две обратных косых черты, «\\»): параметры на форме визуально могут

быть объединены в группы для упрощения визуального восприятия. Рекомендуется ввести

одно общее название группы для всех параметров типа, чтобы на форме модели и партии

расходного материала отделить их визуально от параметров жизненного цикла.

4. Тип параметра (обязательный параметр): один из указанных выше типов

5. Обязательное для заполнения: при выборе данного свойства у параметра система не даст

зарегистрировать заявку без заполнения данного параметра

6. Использовать поиск значения: можно установить только для параметров, которые

подразумевают выбор значения параметра из списка (типы Выбор из списка,

Конфигурационный элемент, Пользователь, Подразделение, Местоположение,

Должность, Модель). При выборе опции в Веб-интерфейсе на форме партии расходного

материала выпадающий список будет заменен строкой поиска и всплывающим списком

результатов поиска по возможным значениям параметра.

7. Только чтение: значение параметра будет доступно на форме модели и на форме партии

расходного материала только для чтения.

8. Несколько значений: параметр будет множественным. Множественные параметры

позволяют ввести необходимое число значений параметра.

9. На закладке «Фильтр» указываются условия, ограничивающие выбор возможных

значений параметров. Внешний вид и условия фильтрации зависят от выбора типа

параметра (см. раздел Настройка параметров в зависимости от типа).

В нижней части окна свойств шаблона параметров система покажет внешний вид параметра на

Windows-форме в зависимости от выбранных свойств параметра:

2.2.7 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЗНАЧЕНИЙ ПАРАМЕТРОВ ПО УМОЛЧАНИЮ





Если в отображении параметра вы укажете какое-либо значение (напишите в текстовой строке;

выберете дату; выберете значение из справочника и т.п.), оно будет считаться значением по

умолчанию. Все модели типа цикл, будут сразу иметь предзаполненные параметры

соответствующими значениями по умолчанию, с возможностью последующего редактирования

(если не установлена опция «Только чтение»):

2.2.8 УПРАВЛЕНИЕ РАЗМЕЩЕНИЕМ ПАРАМЕТРОВ НА КАРТОЧКЕ РАСХОДНОГО МАТЕРИАЛА

Если у нескольких параметров указаны одинаковые группы (совпадение по названию), а также в

порядке расположения параметров они следуют один за одним, на форме параметры будут

объединены в указанную группу. Для примера рассмотрим тип, у которого мы определили

следующие параметры:

При данной последовательности параметров, с учетом совпадения и различий свойств

параметров «Группа» форма модели данного типа будет иметь закладку «Параметры» в Win-

интерфейсе следующего вида:





2.3 ЖИЗНЕННЫЕ ЦИКЛЫ Жизненный цикл определяет основные процедуры для поддержки актуальности базы данных

расходных материалов, а именно:

1. Состояния партий расходных материалов

2. Возможные переходы между состояниями

3. Имущественные операции, доступные в разных состояниях (например, перемещение,

списание и т.п.)

Для каждого типа расходных материалов может быть определен свой жизненный цикл, в

соответствии с внутренними регламентами процесса учета расходных материалов.

2.3.1 ИМУЩЕСТВЕННЫЕ ОПЕРАЦИИ И СОСТОЯНИЯ РАСХОДНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Состояния позволяют быстрее понять, что происходит с партией расходного материала в текущий

момент, каких он требует действий и т.д.

Смена состояния возможна только при выполнении той или иной имущественной операции,

предусмотренной жизненным циклом.

Выполнение имущественной операции подразумевает вызов указанной имущественной

команды и последующую смену состояния (если задана смена состояния в данной

имущественной операции).

В системе предусмотрена возможность неограниченной настройки состояний и переходов между

состояниями при помощи следующих видов имущественных команд, применимых к расходным

материалам:





Вид имущественной

команды

Смысл команды

Поставить на учет Определение материально-ответственного лица, местоположения актива;

присвоение инвентарного номера / внутреннего кода

Выполнение задания При выполнении данной операции система создаст задание по заданному в

настройках операции шаблону, связанное с расходными материалами, над

которыми выполняется операция

Переместить Изменение местоположения и/или использующего пользователя

(подразделение, организацию, группу)

Смена состояния Смена состояния партии расходного материала

Списать Списание партии расходного материала с указанием обоснования, даты и

ответственного

При настройке жизненного цикла в соответствии с внутренними политиками учета расходных

материалов настраивается следующее:

1. Перечень возможных состояний партий расходных материалов, их названия

2. Перечень доступных имущественных операций из разных состояний, их названия для

исполнителей, состояния, в которые переведет партию расходного материала та или иная

имущественная операция

В зависимости от настроек жизненного цикла при работе с базой данных по расходным

материалам «Расходные материалы» исполнителям будут доступны соответствующие операции

при нахождении партий расходных расходных материалов в соответствующих состояниях:

Каждая операция, в зависимости от вида, при ее исполнении подразумевает заполнение

отдельной формы, в которой требует (предлагает) заполнения соответствующих параметров:





Вид

имущественно

й команды

Требуемые параметры

Постановка на

учет

1. Новое размещение: новое местоположение партии расходного материала – комната

2. Владелец: организация из списка организаций системы (юридическое лицо, на балансе которой стоит партия расходного материала)

3. МОЛ: материально-ответственное лицо из списка пользователей, имеющих роль с операцией «Быть материально-ответственным лицом»

Переместить

1. Количество: количество расходного материала, которое будет перемещено (можно переместить только часть партии расходного материала)

2. Склад: комната, куда будет перемещена партия расходного материала 3. МОЛ: материально-ответственное лицо из списка пользователей,

имеющих роль с операцией «Быть материально-ответственным лицом»





Списать

1. Дата списания: когда партия расходного материала была списана 2. Основание для списания: документ, на основании которого партия

расходного материала списана 3. Списание произвел: пользователь из списка пользователей системы,

который произвел операцию 4. Причина: ссылка на заявку/задание/проблему, в соответствии с которой

произведено списание

При проведении каждой имущественной операции можно сформировать печатную форму (для

этого выбирается флаг «Напечатать отчет»). При выборе этого флага система либо автоматически

сформирует предназначенную для данной операции форму, либо откроет библиотеку отчетов для

ручного выбора подходящей формы. Подробнее см. Настройка печатных форм.

2.3.2 НАСТРОЙКА ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА

Для создания жизненного цикла необходимо:

1. Откройте список жизненных циклов (пункт меню «Справочники -> Жизненные циклы»)

2. В открывшемся списке правой кнопкой мыши выберите нужный пункт «Добавить» или

«Создать по аналогии»:

3. В открывшемся окне жизненного цикла добавьте нужное количество состояний (правой

кнопкой мыши «Добавить»):





4. Нужное состояние назначьте первым состоянием (выберите нужное состояние и в

контекстном меню «По умолчанию»)

5. Для каждого состояния укажите:

5.1. (1) Название состояния (будет отображаться в поле «Состояние» на закладке

«Имущество» у партии расходного материала)

5.2. (2) Перечень имущественных операций с определением возможных переходов в другие

состояния. Данный перечень будет доступен в контекстном меню над партией расходного

материала в тот момент, когда партия будет находиться в данном состоянии

5.3. (3) Состояние, которое является конечным (аналог «Списано») или отражает факт

нахождения в ремонте («В ремонте»), отметьте соответствующим флагом

5.4. (4) Порядок появления операций в списке доступных с партией расходного материала при

нахождении в данном состоянии

Настроенные операции будут выглядеть для исполнителя, например, следующим образом:

1

2

3 4





В данном случае, в жизненном цикле в состоянии «Неучтенное» настроена одна операция:

• «Поставить на учет»

6. Для добавления операции:

6.1. В поле «Операции» соответствующего состояния правой кнопкой мыши выберите пункт

«Добавить»





6.2. В открывшемся окне укажите требуемые атрибуты операции:

6.2.1. Название: будет отображаться для исполнителя при выборе нужной операции в

пункте контекстного меню «Имущество»

6.2.2. Команда: операция будет иметь вид, соответствующий виду имущественной

команды (см. Имущественные операции и состояния расходных материалов)

6.2.3. Иконка: визуальное изображение, которое будет показано исполнителю при выборе

данной операции в списке доступных имущественных операций

6.2.4. Настройка переходов при выполнении команды: поскольку партию расходного

материала можно разместить только на складе в комнате, доступно указание нового

состояния только «Во всех других случаях», где можно указать новое состояние. В

случае, если при настройке команды будет оставлено «нет» в данных графах,

состояние при выполнении операции меняться не будет.

2.3.4 ПРОСМОТР ТЕКУЩИХ СОСТОЯНИЙ РАСХОДНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Для просмотра текущих состояний партий расходных материалов выбрать пункт меню

«Имущество» -> «Расходные материалы» и перейти на вкладку «Закупка». В колонке

«Состояние» можно просмотреть текущие состояния партий расходных материалов:





Если же у типа расходного материала нет жизненного цикла, у партий расходных материалов

данного типа в столбце «Состояние» будет пусто.

По умолчанию в системе разворачивается четыре стандартных жизненных цикла:

1. Для оборудования

2. Для расходных материалов

3. Для программного обеспечения

4. Для цифровых активов

Стандартные жизненные циклы нельзя изменять, но можно по аналогии создать свой жизненный

цикл и внести необходимые изменения.

2.3.5 СТАНДАРТНЫЙ ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ «УЧЕТ РАСХОДНЫХ МАТЕРИАЛОВ»

Жизненный цикл, предназначенный для учета расходных материалов. Состояния и возможные

переходы между состояниями:

Неучтенное Хранение Списано

Настроенные имущественные операции для перехода между состояниями:

№

п/п

Состояние Описание

состояния

Доступные

имущественные

операции

Смысл операции Целевое

состояние

1 Неучтенное Расходный

материал

закуплен. Не

проведены

процедуры

постановки на

Постановка на учет Определение

материально-

ответственного

лица,

местоположения

актива;

присвоение

Хранение





учет и

маркировки

инвентарного

номера /

внутреннего кода

2 Хранение Расходный

материал лежит

на складе

Списать Списать материал

как негодный

Списано

3 Списано Последнее

состояние. В

данном

состоянии

никаких других

действий с не

предусмотрено,

расходный

материал

доступен только

на закладке

«Расход» списка

«Имущество ->

Расходные

материалы»

2.4 НАСТРОЙКА ПЕЧАТНЫХ ФОРМ Печатные формы в системе «ИнфраМенеджер» являются отчетами, разработанными с учетом

специфических требований.

Разработка отчетов доступна при выборе пункта меню «Сервис -> Отчеты»:

Для печатной формы необходимо добавить специфический параметр и соответствующим

образом разработать запрос для выбора необходимых данных.

2.4.1 НАСТРОЙКА ПЕЧАТНЫХ ФОРМ ПО УМОЛЧАНИЮ ДЛЯ ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

Для каждого вида имущественной операции можно настроить печатную форму «по умолчанию».

Тогда при выборе опции «Напечатать отчет» при выполнении имущественной операции система

автоматически сгенерирует печатную форму по заданному шаблону в формате pdf и откроет файл

для печати.

Для данной настройки:





1. Зайдите в пункт меню «Сервис -> Настройка параметров системы» (данный пункт доступен

только пользователю системы с ролью «Администратор системы»)

2. Выберите пункт «Управление конфигурацией -> Формы документов имущественных

операций»

3. В правой части окна выберите нужный вид операции:

4. В нижней части в поле «Отчет» при помощи правой кнопки «>>» из базы отчетов выберите

нужную форму из библиотеки отчетов и нажмите кнопку «Выбрать»:





5. Нажмите «Сохранить» после окончания настроек





3. ПЕРЕМЕЩЕНИЕ РАСХОДНЫХ

МАТЕРИАЛОВ МЕЖДУ СКЛАДАМИ При необходимости перенести часть (или всю) партии расходных материалов на другой склад, не

используя операции жизненного цикла, необходимо:

1. Выбрать пункт меню «Имущество» -> «Расходные материалы»

2. Зайти на закладку «Склад»

3. Выбрать перемещаемый материал, выбрать пункт контекстного меню «Переместить»:

4. В поле «Склад» выбрать новое местоположение, в поле «Количество» указать количество

перемещаемого материала:

5. В поле «Доступно» указывается общее количество материла, размещенное на исходном

складе. Данное поле изменится после выполнения операции перемещения. По умолчанию

считается, что осуществляется перемещение всего материала данного вида с данного

склада.

6. При перемещении можно отдельно указать материально-ответственное лицо за

перемещаемую часть расходных материалов.





4. РАСХОД МАТЕРИАЛА Расход материала выполняется на конкретную единицу техники. Расход материала возможен на

любое оборудование следующих категорий: оконечное оборудование, сетевое оборудование,

периферийное оборудование, адаптер.

Для выполнения операции расхода необходимо:

1. Найти нужную единицу техники и выбрать пункт контекстного меню «Имущество» ->

«Расход материала»:

a. Либо в дереве местоположений

b. Либо в списке оборудования

Для выполнения данной операции предусмотрен следующий диалог:





Расходный материал может быть выбран:

• С учетом свойств модели (где указывается перечень возможных расходных материалов и

норма расхода в год) – при указании в диалоге параметра «Имеющий норму расхода на

модель оборудования»

• Без учета этих свойств

В зависимости от данного параметра будет отфильтрован список возможных расходных

материалов:

После выбора расходного материала и указания количества расхода автоматически вычисляется

стоимость расходных материалов, в зависимости от стоимости закупки в партии:





При выполнении данной операции в имущественной истории объекта появится следующая

запись:

Полный список расходов материала с указанием, на какие ИТ-активы ушло какое количество

расходного материала, можно просмотреть на соответствующей форме.

1. Выбрать пункт меню «Имущество» -> «Расходные материалы»

2. Перейти на вкладку «Расход»



уководство дминистр тор · itsm-систем нфр úенеджер...

Documents