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EXPOSITORECON. y CPC. PABLO CASTAÑEDA FLORESECON. y CPC. PABLO CASTAÑEDA FLORES

DIRECTOR EJECUTIVO DE LA INSPECTORÍA GENERAL

Lima, 09 de Mayo del 2007

“SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Y NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTOS Y ACTIVOS FIJOS”

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Conjunto de procesos técnicos interrelacionados, orientados al racional, eficaz y eficiente suministro de bienes y servicios no personales, para asegurar el desarrollo de actividades y el logro de metas programadas por la entidad.

Sistema de Abastecimiento

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PROCESOSPROCESOSTÉCNICOSTÉCNICOS

Etapas o actividades especializadas del

sistema de abastecimiento

NORMASNORMASGENERALESGENERALES

Orientaciones técnico - operativas para aplicar los procesos técnicos y facilitar la gestión del

abastecimiento

NORMAS TÉCNICASNORMAS TÉCNICASCONTROL INTERNOCONTROL INTERNO

Mecanismos de control interno del proceso de

abastecimiento, así como del uso,

conservación, custodia y protección de bienes.

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOSISTEMA DE ABASTECIMIENTO

INAP INAPCONTRALO

RÍA GENERALVIGENT

ES

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PROCESO TÉCNICOPROCESO TÉCNICO

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOSISTEMA DE ABASTECIMIENTO

CATALOGACIÓN

PROGRAMACIÓN

UBICACIÓN DE PROVEEDORES

ADQUISICIÓN

ALMACENAMIENTO

DISTRIBUCIÓN

CONTROL FÍSICO Y VALORADO

ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS

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PROGRAMACIÓNPROGRAMACIÓN

¿Qué cantidad necesitamos?

¿Cuánto cuesta la cantidad que necesitamos?

¿Qué cantidad podemos adquirir con el presupuesto asignado?

Sistema de Abastecimiento

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PROGRAMACIONPROGRAMACION

AJUSTE TRIMESTRAL DE ¿Qué cantidad

PROGRAMACIÓN debo incluir o retirar del plan ?

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ADQUISICIÓNADQUISICIÓN

PREVISIÓN PRESUPUESTAL ¿Cuánto dispongo efecti- vamente para adquirir

medicamentos e insumos médico quirúrgicos?

BASES O TÉRMINOS DE ¿Qué cantidad quiero

REFERENCIA adquirir?. Cuánto estimo pagar?. Qué cantidad, cuándo y dónde lo requiero?.

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ADQUISICIÓNADQUISICIÓN

CONVOCATORIA, ADQUISI- ¿Cómo optimizar los re-CIÓN Y FORMALIZACIÓN cursos, seleccionar la calidad apropiada y precio

más bajo?

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ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO

PROGRAMA DE RECEPCIÓN

¿Quién recepcionará los medicamento e insumos médico quirúrgicos, qué cantidad?,

¿En qué fecha, qué recursos, espacio y medios de almacenamiento requerido?

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ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO

RECEPCIÓN O CONFOR- ¿Cómo asegurar que la fe-FORMIDAD cha y lugar de entrega, calidad y

cantidad de medicamentos e insumos corresponde a la contratada?

UBICAR EN ÁREAS ¿Cómo almacenar SEGURAS Y ADECUA- en el espacio y medio DAS PARA SU CON- de almacenamiento previsto SERVACIÓN adecuado y seguro?

MANTENIMIENTO Programa de mantenimiento y evaluaciones, informes y estadísticas.

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DISTRIBUCIÓNDISTRIBUCIÓN

PROGRAMA DE DISTRIBUCIÓN

¿A quién (es), cuándo, (de acuerdo a stock disponible y cómo y qué cantidad ? (prioridades). ¿Qué recursos necesito?

DISTRIBUCIÓN A CONFORMIDAD

¿ Cómo asegurar que cantidad, tipo de insumos y fecha corresponde a la prevista (método de revisión física y documental?. (Vencimiento de medicinas)

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CONTROL FÍSICO YCONTROL FÍSICO YVALORADOVALORADO

¿Cómo controlar el movi-

miento de medicamentos

e insumos médico

quirúrgicos?

Sistema de Abastecimiento

Debemos implementar un control de los movimientos de medicinas e insumos médico quirúrgicos

Ya he previsto

eso no sepreocupe, va a ver control

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REGISTRO Y CONTROLREGISTRO Y CONTROL

PROCESO TÉCNICOPROCESO TÉCNICO INFORMACIÓN GENERADAINFORMACIÓN GENERADA

CATALOGACIÓN Catálogo de bienes y servicios, Informes Técnicos y Estadísticos.

PROGRAMACÍON Cuadro Anual de Necesidades

Presupuesto Valorado

Plan de obtención y ajustes

Evaluaciones, reportes.

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SEGURIDAD Programa de Seguridad Evaluaciones, Informes y estadísticas de incidencia y ocurrencia.

DISPOSICIÓN FINAL Programa de Verificación del estado de conservación y empleo de bienes, así como de calificación de utilidad para la entidad. Evaluaciones. Resoluciones de baja, Informes y Estadísticas.

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ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS

Decreto Supremo N° 154-2001-EF Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal

Art 8° .- Definición del Comité de Gestión Patrimonial

Es el órgano de la entidad pública encargado de coordinar y realizar el planeamiento del registro, administración, dependencia y control de los bienes de propiedad estatal sobre los que la entidad pública ejercita algún derecho real.

Arts 9° y 10° .- Conformación e integrantes del Comité de Gestión Patrimonial.

Se conformará con funcionarios y personal de las Oficinas de Control Patrimonial existentes en las entidades públicas o de la oficina que cumpla sus funciones. Se nombrará mediante Resolución del Titular de la entidad pública, a sus integrantes, con un mínimo de dos miembros, designando al Presidente del mismo. En un plazo máximo de 10 días a partir de la expedición de la Resolución mencionada, la entidad estatal deberá remitir copia de la misma a la Superintendencia de Bienes Nacionales.

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ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS

Decreto Supremo N° 154-2001-EF Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal

Art 122°.- El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones.

Es el órgano responsable de evaluar las solicitudes de altas y bajas de los bienes de las entidades públicas y organizar los actos de disposición de los bienes muebles de su entidad. Sus integrantes son nombrados por la Alta Dirección de la entidad.

Art 123°.- Conformación del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones

Esta conformado, como mínimo, por un representante de cada una de las siguientes áreas:

a)Administración

b) Contabilidad

c) Asesoría Legal

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ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS

.

Art 123°.- Conformación del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones

De no existir alguna de estas áreas la Alta Dirección nombrará el representante necesario para completar el mínimo, de una de las áreas existentes.

Art 129°.- La Baja

Es el procedimiento consistente en la extracción física y contable de bienes muebles del patrimonio de las entidades públicas. Se autoriza mediante Resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron.

Art 134°.- El Alta

Es el procedimiento consistente en la incorporación física y contable de bienes muebles al patrimonio de las entidades públicas, dentro de los 30 días de recepcionados por la entidad.

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ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS

Art 136°.- Causales para el Alta

Procede por las siguientes causales:

a) Saneamiento de bienes muebles

b) Permuta

c) Donación

d) Reposición

e) Fabricación, elaboración o manufactura de bienes muebles

f) Reproducción de semovientes

g) Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la Superintendencia de Bienes Nacionales

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ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS

Decreto Supremo

N° 107-2003-EF

Directiva

N° 004-2002/SBN

Sistema de Abastecimiento

Decreto

Supremo

N° 107-

2003-EF

Directiva

N° 004-

2002-

SBN

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• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 072-98-CG.• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 123-00-CG. (MODIFICATORIAS).• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 155-2005, del 30.MAR.05. (MODIFICATORIAS).

NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNOPARA EL SECTOR PÚBLICO

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(Derogado por la Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG del 30.OCT.06, Publicado EL 03.NOV.06).“Dejar sin efecto la Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprobó las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, sus modificatorias”.

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Las Normas de Control Interno para el Sector Público son guías generales dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones.

DEFINICIÓN

LAS NORMASDE CONTROL,

FRENAN LA CORRUPCIÓN.

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300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS

300-01 Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios.

300-02 Unidad de almacén.300-03 Toma de inventario físico.300-04 Baja de bienes de activo fijo.300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo.300-06 Acceso, uso y custodia de bienes.300-07 Control sobre vehículos oficiales del

Estado.300-08 Protección de bienes de activo fijo.

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300-01 CRITERIO DE ECONOMÍA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS

En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.

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Todos los bienes que adquiere la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.

300-02 UNIDAD DE ALMACEN

Esta mercadería

que he recibido,

ingresará al Almacén

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Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.

300-03 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO

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300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVOS

Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja oportunamente.

BIENES DE BAJA

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300-05 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO.

La administración de la entidad debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su periodo de vida útil.

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300-06 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES.

Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia, de ser el caso.

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300-07 CONTROL SOBRE VEHÍCULOS OFICIALES DEL ESTADO

Debe cautelarse que los vehículos de propiedad de la entidad, sean utilizados exclusivamente en actividades oficiales, salvo autorización expresa del titular.

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300-08 PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO.

Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.

¡ SEGURIDAD !

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NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 118-80-INAP/DNAprueba las siguientes Normas Generales del Sistema deAbastecimiento, las mismas que forman parte de la presente Resolución:SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia.SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento.SA.03 Actualización y utilización de información para el Abastecimiento.SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios.SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y custodia temporal de bienes.SA.06 Austeridad del Abastecimiento.SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes servicios.

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SA.01 APLICACIÓN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA.

En toda previsión, solicitud, obtención, suministro o administración de bienes y/o servicios, se precisarán y aplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo: este último cuando sea pertinente.

(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley Nº 26850).

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SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL ABASTECIMIENTO.

El planeamiento, organización, dirección y control de Abastecimiento abarcará tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a través de los procesos técnicos.

(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley Nº 26850).

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Los encargados y los usuarios de la función de abastecimiento son responsables de actualizar y emplear permanentemente la información necesaria para orientar la aplicación de los procesos técnicos.

(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley Nº 26850).

SA.03 ACTUALIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ABASTECIMIENTO.

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Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará aplicando normas que emita el de Abastecimiento. (Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la

Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley Nº 26850).

SA.04 UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS.

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Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará aplicando normas que emita el de Abastecimiento.

SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES.

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En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuestas del órgano de Abastecimiento.

SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO.

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Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.

SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.

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¡ Muchas Gracias !