exposición unidad uno
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EXPOSICIÓN UNIDAD UNO
ANA CARMENZA RONDON
CARMEN ELISA RICAUTE
CLAUDIA PATICIA PARRA
CHRISTIAN FERNANDO CANO
LUZ NERY CASTAÑO
TUTOR VIRTUAL
JORGE MARIO ZULUAGA C.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
GRUPO UNO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BILBIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
2015
INTRODUCCIÓN
El presente contenido se fundamenta en la importancia de conocer los conceptos de laasignatura gestión de documentos electrónicos y todo lo relacionado con la producciónde documentos digitales generados por medios electrónicos.
Lo anterior abarca aspectos relacionados con los documentos electrónicos en cuanto alciclo vital de la información, creación de datos, adquisición de equipos y aplicacionespara la información electrónica.
Con base a dicha perspectiva se pretende determinar la importancia que tienen losarchivos que se desarrollan de manera automatizada.
Seguidamente se hace una presentación en PowerPoint la cual contiene un resumen de launidad uno.
EL DOCUMENTO ELECTRÒNICO
El documento electrónico es todo aquel elemento cuyo contenido
es la información generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada a través de medios electrónicos o magnéticos
haciendo uso de cualquier infraestructura tecnológica.
CLASES DE DOCUMENTOS
ELECTRÒNICOS
Por su forma de creación: se divide en documento nativos electrónicos que
han sido elaborados desde un principio en medios digitalizados y permanecen
en este durante toda la vida o cuando se toman documentos en papel y se
convierten para su uso en medios electrónicos.
por su origen: pueden se elaborados por la administración publica o
presentado por ciudadanos u organizaciones privadas.
por forma y formato: se pueden encontrar documentos ofimáticos,
cartográficos, imágenes, videos, mensaje de datos, correos electrónicos,
bases de datos, formularios electrónicos, redes sociales etc.
CARACTERÍSTICAS DE UN
DOCUMENTO ELECTRÒNICO
AUTENTICIDAD: que pueda demostrarse que el documento es loque afirma ser.
INTEGRIDAD: se hace necesario que el documento esté protegidofrente a cualquier tipo de modificación no autorizada.
FIABILIDAD: su contenido da fe de un testimonio y se puede recurrira él para demostrarlo.
DISPONIBILIDAD: que se pueda localizar y consultar pues supresentación muestra la actividad que lo produjo.
EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÒN
Y SUS TRES FASES
La Información atraviesa por tres etapas que inician en el momento de su creación oadquisición pasando por la gestión que se realiza, el uso que da la entidad o la
sociedad y finalmente llegando hasta la disposición final que se genere según la
necesidad que demande cada tipo de documento.
EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN
Y SUS TRES FASES
DISEÑO:
Creación y planteamiento de las estrategias, definición de reglas y metodologías,
vinculación de los formatos que contienen la información, Implementación de
metadatos.
CREACIÓN:
En esta etapa se ejecutan los procesos de producción de la información.
MANTENIMIENTO:
Control de la información, evaluación de procesos, corrección de errores y re
implementación.
DEL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÒN
ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA
La información electrónica estructurada se dacuando los datos, conocimiento e
infraestructura conforman un único elemento de
utilidad para la sociedad. Este tipo de
elementos no tienen algún limite definido y es
una herramienta indispensable para eldesarrollo y la obtención de resultados en
cualquier campo.
¿QUÉ ES INFORMACIÓN?
Una información es una indicación o un evento llevado al conocimiento a una
persona o a la sociedad e general. Es posible crearla, mantenerla, conservarla y
transmitirla. La información está en la base de la organización de todo proceso
de trabajo. Este concepto se ha vuelto tan importante, que la sociedad de la
información es considerada en el día de hoy como la etapa siguiente a la
“sociedad industrial”.
¿QUÉ ES UN DATO?
Un dato es una unidad elemental de información, pueden reagruparse bajo forma de
documento o de catálogo. En un documento, por ejemplo, se agrupan numerososdatos para presentar una argumentación o rendir cuentas de una acción. Hasta hace
muy poco, la mayor parte de los datos eran conservados y transmitidos mediante
documentos en soporte papel (o a veces, para los más antiguos, en otros soportes,
como la piedra tallada).
El soporte no es el mensaje. Es necesario un instrumento para leer la
información electrónica. Cuando los datos se conservan en un
soporte electrónico, ya no es posible leerlos sin la ayuda de una
herramienta específica, una “máquina”(generalmente, un
ordenador). En efecto, a diferencia de lo que ocurría con los
documentos en papel, “el soporte no es el mensaje”. Se entiende por
“información electrónica” todo dato conservado en un formato quepermite su tratamiento automático, tratándose por regla general de
soportes electrónicos.
¿POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA?
CREACIÓN DE DATOS ELECTRONICOS Y MODOS DE
ESTRUCTURAR LOS DATOS
Los datos son conservados en un soporte. En el caso de la información electrónica,
aquellos pueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenador. Un
conjunto de datos puede constituir en ocasiones un documento.
¿Qué es un documento?
Definición del Consejo Internacional de Archivos (record).
El Comité CIA sobre archivos electrónicos define aldocumento (record) como un fragmento particular de
información registrada generada, acumulada o recibida
en el inicio, desarrollo o finalización de una actividad
institucional o personal, y que comprende un contenido, un
contexto y una estructura suficientes para constituir unaprueba o evidencia de esta actividad.
Además, a menudo existe una estrecha relación entre una base de datos y varios
documentos. Por ejemplo, una actualización de la base de datos puede dar lugar
a la producción de un documento definido por procedimiento administrativo. Este
tipo de solución es cada vez más frecuente con los programas de Workflow (flujode tareas), que regulan el desarrollo de los procesos en la empresa.
Documentos o bases de datos
Por supuesto, existen distintas formas de estructurar los datos. Lacreciente importancia de la información en los organismos, dalugar a estructuras cada vez más complejas, tanto dedocumentos como de bases de datos (por ejemplo, una páginaen un CD-ROM o en un servicio en línea configuradaautomáticamente con datos extraídos de una base de datos).
DOCUMENTOS
Un documento es un soporte material que contiene información y
que tiene como fin transmitir conocimientos o ideas, permiten la
comunicación humana. Los documentos pueden clasificarse en
diversas formas, dependiendo del punto de vista que se adopte.
En la Biblioteca y en función de su contenido, los principalesdocumentos que podemos encontrar son:
LIBROS: Publicaciones no periódicas. Su contenido puede ser muy variado y puedenpresentarse en uno o varios volúmenes.
PUBLICACIONES PERIÓDICAS: Cualquier publicación que aparece por entregas sucesivas sinlimitación previa respecto a su duración y, en general, con una periodicidad dada.
DOCUMENTACIÓN DE CONGRESOS: Acostumbran a presentarse con la denominaciónde actas y recogen las aportaciones de la comunidad técnico-científica sobre un temaespecífico.
TESIS: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido al control deuna institución universitaria en vistas a la obtención de un título o diploma en esta Institución.
BIBLIOGRAFÍAS: Describen y clasifican referencias de documentos con el fin de darlos aconocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo intelectual.
CATÁLOGOS: Son colecciones de registros bibliográficos de diferentes documentos: Libros,revistas, vídeos, mapas, etc. Es un instrumento que nos permite identificar y localizardocumentos, se caracterizan por indicar la localización del documento original.
DOCUMENTOS
BASES DE DATOS
Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de
una forma determinada albergados en un motor de
bases de datos, que se presenta normalmente en
forma legible por ordenador, y se refieren a una
materia concreta, organización o asunto. Permite alinvestigador una búsqueda exhaustiva y son de fácil
actualización. Actualmente son la mayor fuente de
referencias de trabajos científicos, se han convertido
en las fuentes de información secundarias por
excelencia.
CARACTERÌSTICAS DE LAS BASES DE
DATOS
Las bases de datos tradicionales se organizan porcampos, registros y archivos.
CAMPO: es una pieza única de información.
REGISTRO: es un sistema completo de campos.
ARCHIVO: es una colección de registros. Por ejemplo,una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contieneuna lista de registros, cada uno de los cuales consisteen tres campos: nombre, dirección, y número deteléfono.
Manejan grandes volúmenes de información
permite almacenar la información de forma
ordenada con diferentes propósitos y usos.
Durante las décadas de los 60 y 70 surge el concepto
de las bases de datos; sin embargo, el objetivo
principal siempre ha sido la administración óptima de
la información y el uso que se le puede dar a la
misma.
CARACTERÌSTICAS DE LAS BASES DE
DATOS
ALGUNAS BASES DE DATOS
MEDLINE (INDEX MEDICUS): Producida por la National Library of Medicine (NLM)
deBethesda, E.E.U.U. Analiza unas 3.200 revistas de Medicina Humana y disciplinasrelacionadas e incluye artículos de revista, congresos, conferencias, ensayos
clínicos y monografías. Produce unas 400.000 referencias anuales.
BIOSIS (BIOLOGICAL ABSTRACTS): Producida por Biosis de E.E.U.U. y abarca unas
9.000 revistas del campo de las Ciencias de la Vida. Contiene artículos,
presentaciones a congresos y monografías. Incorpora unos 600.000 registros al año.
LATINDEX: Es el Sistema Regional de Información en Línea para Revistas Científicasde Iberoamérica. Incluye todas las publicaciones seriadas, tanto periódicas como
series monográficas en Ciencias Exactas, Naturales, Sociales y Humanidades. El
Directorio proporciona -desde 1997- datos normalizados de más de 10.000 revistas.
ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y
APLICACIÓN PARA LA INFORMACIÓN
La adquisición de equipos para la información electrónica , dependen en gran medida
de las principales compañías productoras de hardware a nivel mundial y de las
necesidades de las empresas.
El software para la gestión de documentos debe está orientado a resolver un
problema muy común por estos días en las organizaciones pues es difícil recuperar y
gestionar información de una manera eficiente sin una estructura común, creada
mediante la computadora, el uso de Internet y de las intranets.
El software para la gestión de documentos permite a las organizaciones recuperar, de
forma rápida y eficiente, archivos creados electrónicamente. Permiten asociar índices
a los documentos con el objetivo de describir sus características fundamentales: el tipo
del documento, autor, aplicación con que fue creado, y otros que los describirán.
BIBLIOGRAFÍA
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Gobierno en línea: Guía N 3 cero papel en la administración pública. Documentoselectrónicos [online]. Octubre de 2001. [Consultado: febrero 13 del 2.015] Disponible
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