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Exposé sous le thème:Exposé sous le thème:

Le WorkflowLe Workflow

Année universitaire 2007/2008

Réalisé par:SEMKAOUI Amal.AKAOUCH Mohamed.

Encadré par:M. Adil HACHMOUD.

Université Sidi Mohammed Ben Université Sidi Mohammed Ben AbdallahAbdallah

Ecole Supérieure de Ecole Supérieure de Technologie de FèsTechnologie de Fès

Plan:Plan:Introduction:Introduction:I- Présentation de l’outil Workflow: A- Historique: Historique: B- Définition:B- Définition: C- types :C- types : D- cycle de vie :D- cycle de vie : E- Le moteur de Workflow:F- Standardisation:F- Standardisation:G- Les domaines de l’entreprise intéressés par une application de workflow: H- Les grandes fonctions d’une application workflow :H- Les grandes fonctions d’une application workflow : I - Avantages et inconvénients :I - Avantages et inconvénients :II- La conduite d’un projet de workflow:II- La conduite d’un projet de workflow: A- les étapes de conduite d’un projet workflow.A- les étapes de conduite d’un projet workflow.B- La modélisation d’un projet Workflow:B- La modélisation d’un projet Workflow:C- Nécessité de la Communication:C- Nécessité de la Communication:D- Nécessité de la formation:D- Nécessité de la formation:E- Les outils d’amélioration de l’efficacité opérationnelle et financière d’un E- Les outils d’amélioration de l’efficacité opérationnelle et financière d’un

projet workflow:projet workflow:III-Les spécificités des projets de workflow :III-Les spécificités des projets de workflow :A- Les technologies :A- Les technologies :B- La relation du workflow avec la GED (gestion électronique des documents):B- La relation du workflow avec la GED (gestion électronique des documents):C- La relation du workflow avec la technique du Groupware:C- La relation du workflow avec la technique du Groupware:D- La relation du workflow avec Internet:D- La relation du workflow avec Internet:IV- Exemples d’entreprises adoptant le workflow comme outil de travail :IV- Exemples d’entreprises adoptant le workflow comme outil de travail :Conclusion :Conclusion :Webographie:Webographie:

Introduction:Introduction:

La mondialisation et L’environnement économique actuel impose aux entreprises surtout celles de dimension internationale de réduire au maximum les coûts inutiles.

Le développement des démarches de réorganisation de processus est une réponse adaptée à la recherche d’optimisation des processus. Elle peut se traduire par l’utilisation d’une solution logicielle appropriée, comme un Workflow. Cette dernière permet d’être un support à une nouvelle organisation.

A- Historique:A- Historique: L'industrie de l'imagerie électronique et de la gestion de la L'industrie de l'imagerie électronique et de la gestion de la

production assistée par ordinateur a été la première à réclamer une production assistée par ordinateur a été la première à réclamer une technologie qui permette l’automatisation des procédures de travail, technologie qui permette l’automatisation des procédures de travail, jusqu’alors réalisées à la main.jusqu’alors réalisées à la main.

À partir de l’année 1975 et jusqu’à 1985, la nouvelle technologie À partir de l’année 1975 et jusqu’à 1985, la nouvelle technologie dite de dite de WorkFlowWorkFlow a connu un essor important en mettant en place un a connu un essor important en mettant en place un système capable d’automatiser au mieux les flux de travail.système capable d’automatiser au mieux les flux de travail.

Or, le regain d’intérêt pour le génie logiciel au début des années Or, le regain d’intérêt pour le génie logiciel au début des années 1990 a permis de relancer les recherches concernant les systèmes 1990 a permis de relancer les recherches concernant les systèmes WorkFlow afin de mettre en place des systèmes plus simples à WorkFlow afin de mettre en place des systèmes plus simples à utiliser. utiliser.

I- Présentation de l’outil Workflow:

B- Définition:B- Définition: On appelle « Workflow » traduisez littéralement « flux de travail » et en français par On appelle « Workflow » traduisez littéralement « flux de travail » et en français par

« gestion électronique des processus métier ». la modélisation et la gestion informatique de « gestion électronique des processus métier ». la modélisation et la gestion informatique de

l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation

d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel ou bien procédure d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel ou bien procédure

d’entreprise).d’entreprise).

Un processus métier représente les interactions sous forme d'échange d'informations Un processus métier représente les interactions sous forme d'échange d'informations

entre divers acteurs tels que : entre divers acteurs tels que :

- des humains, - des humains,

- des applications ou services, - des applications ou services,

- des processus tiers. - des processus tiers.

De façon pratique, un Workflow peut décrire : De façon pratique, un Workflow peut décrire :

- le circuit de validation, - le circuit de validation,

- les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, - les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus,

- les délais à respecter, - les délais à respecter,

- les modes de validation…- les modes de validation…



Le Workflow sait ainsi décomposer les Le Workflow sait ainsi décomposer les cas en tâches et affecter chaque tâche à un cas en tâches et affecter chaque tâche à un acteur selon les règles de gestion en vigueur, et acteur selon les règles de gestion en vigueur, et en suite fournir à chacun des acteurs les en suite fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.sa tâche.

Le Workflow permet de savoir aussi à tout moment où en est un document, donc Il permet une surveillance centralisée, parfois mal ressentie par les personnels concernées.

Pour un processus de publication en ligne par Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s'agit de la modélisation des tâches de exemple, il s'agit de la modélisation des tâches de l'ensemble de la chaîne éditoriale, de la proposition l'ensemble de la chaîne éditoriale, de la proposition du rédacteur à la validation par le responsable de du rédacteur à la validation par le responsable de publication :publication :


Le schéma ci-dessous résume les Le schéma ci-dessous résume les différentes étapes de transfert différentes étapes de transfert d’informations avec workflow au sein d’informations avec workflow au sein d’une organisation :d’une organisation :

Exemple d’illustration:Exemple d’illustration:

Les étapes de traitement d’une déclaration d’accident Les étapes de traitement d’une déclaration d’accident automobile par une compagnie d’assurance se présentent automobile par une compagnie d’assurance se présentent comme suit :comme suit :

Au service courrier, la lettre et la déclaration sont numérisées

et un dossier déclaration accident est crée avec un numéro

de référence, tandis qu’un courrier accusant réception de la

déclaration est crée automatiquement et est envoyé

par la poste.

En parallèle l’état des cotisations de l’assuré

est vérifié.

En fonction de l’adresse où est visible la voiture

accidentée, le liquidateur Sélectionne un expert, et prépare une lettre

de mission pour celui-ci.

L’expert évalue les dégâts du véhicule et transmet

son expertise au liquidateur.

Le liquidateur, dès réception du rapport d’expertise, notifie

par courrier l’accord de la compagnie pour réparer.

Dès réparation, l’assuré fait parvenir la facture

du garagiste à la compagnie qui effectue

le remboursement en émettant un chèque

et la lettre d’accompagnement.

Si l’assuré est dans son droit, le liquidateur se fait rembourser

par la compagnie adverse (selon un mécanisme de compensation).

Le cas est enfin complètement traité,

après un délais de quelques semaines, il peut être transmis aux archives.


Plusieurs acteurs :

l’assuré, le service courrier, le

liquidateur, l’expert , le garagiste.

Plusieurs documents :

la déclaration , la lettre de mission de l’expert, le

rapport d’expertise, la facture du garage et le

paiement final.

Plusieurs tâches : saisie de la déclaration, nomination de l’expert, notification de l’assuré, paiement de l’assuré,

notification de la compagnie adverse et enfin archivage des données du

cas.

Dans ce processus administratif il y a :


Ä partir de ces informations Une application de Ä partir de ces informations Une application de workflow se charge dès la création du cas :workflow se charge dès la création du cas :

De les attribuer aux acteurs en fonction des règles

de l’organisation.

Créer les tâches à exécuter au fur et à mesure de l’avancement du cas.

D’assister les acteurs dans la réalisation de chaque tâche (en créant automatiquement

la lettre d’accusé de réception

par exemple)

De prendre en compte la finalité de l’entreprise (rembourser les

dépenses occasionnées par un accident) depuis sa

sollicitation (par la déclaration) jusqu’à sa bonne fin (le débit du chèque).

C- Types de Workflow:C- Types de Workflow:

Dans les applications de workflow, on distingue classiquement quatre catégories:

Le workflow de production : (aussi appelé (aussi appelé workflow workflow procéduralprocédural ou ou workflow directifworkflow directif), ), Il correspond à la gestion des processus de base de l’entreprise.

Le workflow administratif: Il correspond à tout ce qui est routage de formulaires, basé en général sur une infrastructure de messagerie.

Le workflow ad-hoc : Ce type de workflow est utilisé pour la gestion des procédures non déterminées ou mouvantes.

Le workflow coopératif: Il gère des procédures évoluant assez fréquemment et liées à un groupe de travail restreint dans l’entreprise.

D- Cycle du vie d’un workflow:

Le cycle de vie d’un workflow, est décomposable en plusieurs

phases:

-Le cycle commence avec une analyse initiale des objectifs

du projet, l’environnement de la future application de workflow

et les structures organisationnelles.

- Cette phase est suivie par une phase de conception du

process, pendant laquelle l’ensemble de la structure de process

est construit.

D- cycle de vie d’un D- cycle de vie d’un workflow:workflow:

- Les modèles de workflow finis sont les pré-requis à la phase d’implémentation du process. Pendant cette phase, la solution de workflow est intégrée avec les systèmes d’information environnants.

-Pendant la phase d’ordonnancement du process, des instances individuelles du modèle de workflow sont créées et coordonnées par le service d’ordonnancement du workflow.

D- cycle de vie d’un D- cycle de vie d’un workflow:workflow:

-Parallèlement à la phase d’ordonnancement ou d’établissement du process se déroule la phase de contrôle ou surveillance.. Cette phase d’évaluation complète le cycle du workflow.

E- Le moteur de Workflow:

Le moteur de workflow est le dispositif logiciel permettant Le moteur de workflow est le dispositif logiciel permettant d'exécuter une ou plusieurs définitions de workflow. Par abus d'exécuter une ou plusieurs définitions de workflow. Par abus de langage, on peut appeler ce dispositif logiciel tout de langage, on peut appeler ce dispositif logiciel tout simplement "workflow".simplement "workflow".

Le moteur de workflow est l'outil permettant de modéliser Le moteur de workflow est l'outil permettant de modéliser et d'automatiser les processus métiers de l'entreprise. Là oet d'automatiser les processus métiers de l'entreprise. Là on peut parler plus spécifiquement du Workflow en tant qu’objet pouvant être décrit par un langage descriptif dans un fichier informatique, qu’une application adaptée peut alors interpréter et exécuter. Ainsi on peut automatiser un processus de travail.

Les entreprises doivent donc faire leur choix parmi un grand nombre de logiciels de workflow. Aucun produit ne remplit toutes les conditions. Il est donc important que les utilisateurs définissent leurs besoins spécifiques et leurs objectifs principaux. Les principaux logiciels Workflow Les principaux logiciels Workflow présents sur le marché sont:présents sur le marché sont:


Logiciels fabricants

Avantage spécifique

COSA Workflow

(Software-Ley)

Chaque procédure peut être divisée en segments comprenant diverses activités.

Ensemble (FileNet) Une procédure comprenant 5 activités peut être définie en 5 à 10 minutes.

FlowMark (IBM) ce logiciel offre des possibilités de structuration pour données illimitées.

OPEN/Worflow

(Eastman Software)

ce produit est plus adapté aux grandes installations de plusieurs centaines de travailleurs.

Visual Workflo

(FileNet) Son véritable atout est son outil orienté objet pour la définition de procédures.

Staffware (Staffware) ce logiciel a pour particularité de permettre l'utilisation de terminaux en plus de Windows, des Macs ou de Java.

TeamWARE Flow

(TeamWARE Group)

ce logiciel offre d'importantes possibilités en matière de dynamisme, et permet de définir sans délai des procédures

qui peuvent fonctionner immédiatement.

Présentation de l’architecture du logiciel Présentation de l’architecture du logiciel Lotus Domino Workflow:

Le principe de l’architecture Domino, détient l’avantage de pouvoir être accessible à l’aide d’un navigateur web, sans avoir besoin de créer des liens sur les postes utilisateurs vers les bases. Le serveur hébergeant l’application possède de plus son propre serveur SMTP qui s’occupe de la gestion des alertes et des notifications des acteurs. Tous les intervenants sont prévenus par mail de l’arrivée d’une nouvelle tâche dans leur liste de travail.


Présentation d’un système Présentation d’un système flexible workflow:flexible workflow:

Les Services d’un Système Flexible de Workflow sont:

– GraphEditor application: pour permettre la définition, la modification dynamique et le suivi d’avancement d’un procédé..

– Manager application: pour permettre le contrôle de procédés par des utilisateurs.

– Interface pour le déploiement des applications.

Architecture du Système flexible de Workflow:

Workflow information

Hero Database

MySQL

Postgres

…

Server-Side Data Access Logic

Server-Side Business Logic

Struts

Server-SidePresentation

Browser

Client-SidePresentation

Java Web Start application

GraphEditor application

GraphEditor application:

Avec le GraphEditor, les utilisateurs d’un projet peuvent définir de nouvelles activités, effacer des activités existantes, définir l’interconnexion entre les activités, obtenir des informations du projet, visualiser l’exécution des activités…


Créer un nouveau projet par importation des procédés existants.


Obtenir la liste d’usuraires d’un projet ainsi que les rôles de chaque utilisateur.

Worklist d’utilisateur Worklist d’utilisateur ou le Manager ou le Manager Application:Application:

Page d’accueil et pages utilisateur:

Description basique des différents projets existants dans le système.


Accès à la page personnelle de l’utilisateur.


Visualisation des activités qui composent un projet et des relations entre celles-ci.


Administrer la liste des utilisateurs qui participent à la définition et exécution d’un projet.


Présente l’ Activité susceptible d’être exécuté.

F- Standardisation:F- Standardisation:

Il existe plusieurs Associations ou organismes liés à la standardisation du Il existe plusieurs Associations ou organismes liés à la standardisation du workflow dont les plus principaux sont:workflow dont les plus principaux sont:

la WFMC(la WFMC(The Workflow management coalitionThe Workflow management coalition):): est une association internationale

regroupant éditeurs, utilisateurs et analystes, dont la mission est de promouvoir et de

développer l’utilisation de la gestion électronique de processus (workflow),

la WARIA (la WARIA (Workflow And Reengineering International AssociationWorkflow And Reengineering International Association ):): est une association est une association

entre plusieurs sociétés qui a comme objectif principal la standardisation du Workflow.entre plusieurs sociétés qui a comme objectif principal la standardisation du Workflow.

le BPMI (Business Process Managment Initiative): est un regroupement de plusieurs

sociétés qui développent le BPM (Business Process Managment) et essaient de définir

une norme avant de fabriquer un produit .

L’ EAI (Entreprise Application Intégration): qui est un regroupement d’entreprises,

l’EAI et les Web Services proposent deux solutions différentes mais déjà

opérationnelles.

Les normes en vigueur, leur objet principal et l’organisme ou la société de laquelle elles émanent :

IBM, MicrosoftBusiness Process Execution Language for Web Services

BPEL4WS

BPMIBusiness Process Modelling Language

BPML

BPMIWeb Service Choregraphy Interface

WSCI

HPWeb Service Conversation Language

WSCL

MicrosoftWeb Services for Business Process Design

XLANG

IBMWeb Services Flow LanguageWSFL

WfMCInteropérabilitéWf-XML

WfMCProcess Definition LanguageXPDL-XML

organisme ou sociétéObjet principalNorme

G- Les domaines de l’entreprise intéressés par une application de workflow:

Il y a plusieurs domaines dans l’entreprise qui peuvent Il y a plusieurs domaines dans l’entreprise qui peuvent être intéressés par une application workflow dont on peut être intéressés par une application workflow dont on peut citer:citer: _ l’organisation, _la collaboration, _la production, _la gestion des ressources humaines, _La gestion de relation client…

Le workflow est Adapté de plus en plus aux procédures Le workflow est Adapté de plus en plus aux procédures bien définies à savoir:bien définies à savoir:– Traitement des demandes de congé ou de mutation,Traitement des demandes de congé ou de mutation,– des lettres de réclamation des clients,des lettres de réclamation des clients,– préparation du budget annuel, préparation du budget annuel, – préparation des instructions de demande de crédit, préparation des instructions de demande de crédit, – Préparation des contrats avec les fournisseurs et partenaires… Préparation des contrats avec les fournisseurs et partenaires…

H- Les grandes fonctions d’une H- Les grandes fonctions d’une application workflow :application workflow :

Fourniture des interfaces d’administration :Fourniture des interfaces d’administration : le workflow permet à l’administrateur de le workflow permet à l’administrateur de l’application de gérer les descriptions de l’application de gérer les descriptions de l’organisation, attribuer les droits aux participants, l’organisation, attribuer les droits aux participants, et produire les statistiques d’exploitation.et produire les statistiques d’exploitation.

Une représentation complète de Une représentation complète de l’organisation comprenant :l’organisation comprenant : les groupes, les les groupes, les acteurs, les rôles des acteurs dans l’organisation.acteurs, les rôles des acteurs dans l’organisation.

Un outil d’analyse et de simulation des Un outil d’analyse et de simulation des procéduresprocédures avant leur mise en exploitation avant leur mise en exploitation

Planification des tâchesPlanification des tâches Affectation de chaque tâche à l’acteur qui Affectation de chaque tâche à l’acteur qui

doit l’accomplir .doit l’accomplir .

H- Les grandes fonctions d’une H- Les grandes fonctions d’une application workflow :application workflow :

Tenir à jour pour chaque utilisateur une liste Tenir à jour pour chaque utilisateur une liste de tâches à accomplir .de tâches à accomplir .

Intégrateur au service de l’utilisateur :Intégrateur au service de l’utilisateur : il rend il rend les informations et documents utiles à chaque les informations et documents utiles à chaque tâche accessibles immédiatement par simple tâche accessibles immédiatement par simple sélection des icônes qui les représentent à l’écran, sélection des icônes qui les représentent à l’écran,

Notification des retards à l’administrateur :Notification des retards à l’administrateur : car le workflow définit des contraintes de durée car le workflow définit des contraintes de durée pour chaque tâche et procédure et à la création pour chaque tâche et procédure et à la création d’une procédure, des échéances sont arrêtées.d’une procédure, des échéances sont arrêtées.

Enregistrement pour chaque cas et chaque Enregistrement pour chaque cas et chaque tâchetâche de l’acteur exécutant et les dates et heures de l’acteur exécutant et les dates et heures de création, activation, et fin.de création, activation, et fin.

I- Avantages d’une application I- Avantages d’une application

de workflow :de workflow : Amélioration de la productivité :Amélioration de la productivité : gains de gains de

productivité réalisés par une application de productivité réalisés par une application de workflow sont de 20 à 50% sur la part des workflow sont de 20 à 50% sur la part des tâches qu’elle automatise .tâches qu’elle automatise .

Temps de réponse réduit :Temps de réponse réduit : la réduction du la réduction du temps de réponse entre la prise en compte de temps de réponse entre la prise en compte de l’événement déclencheur d’un cas et son l’événement déclencheur d’un cas et son traitement complet est une des caractéristiques traitement complet est une des caractéristiques essentielles des applications de workflow. essentielles des applications de workflow.

L’exemple suivant permet de présenter les L’exemple suivant permet de présenter les gains que permet de réaliser une application de gains que permet de réaliser une application de workflow en matière de temps de réalisation des workflow en matière de temps de réalisation des tâches et de respect des délais par les tâches et de respect des délais par les participants:participants:

I- Avantages d’une application I- Avantages d’une application de workflow :de workflow :

Information claire sur l’état Information claire sur l’état d’avancement :d’avancement : l’application de l’application de workflow permet de renseigner avec workflow permet de renseigner avec précision sur l’état d’un cas. précision sur l’état d’un cas.

Exemple de workflow suivant permet de savoir l’état d’avancement de chaque tâche et les responsables des tâches en cours:

I- Avantages d’une application I- Avantages d’une application de workflow :de workflow :

Sécurité accrue :Sécurité accrue : avec une application de avec une application de workflow, c’est le système qui affecte les tâches workflow, c’est le système qui affecte les tâches aux participants.. aux participants..

Maîtrise de la qualité et des coûts :Maîtrise de la qualité et des coûts : une une application de workflow enregistre application de workflow enregistre systématiquement le journal de tous les systématiquement le journal de tous les événements qu’elle contrôle, avec la date et événements qu’elle contrôle, avec la date et l’heure, la procédure et la tâche concernée et le l’heure, la procédure et la tâche concernée et le participant actif. Des outils de traitement de ce participant actif. Des outils de traitement de ce journal fournissent des rapports de synthèse sur journal fournissent des rapports de synthèse sur les coûts et délais de traitement des tâches et les coûts et délais de traitement des tâches et des procédures.des procédures.

J- Inconvénients du J- Inconvénients du workflow:workflow:

Inadapté si l’on n’est pas dans un contexte « procédural ».Inadapté si l’on n’est pas dans un contexte « procédural ».

Analyse longue et difficile :car la création d'un Workflow nécessite Analyse longue et difficile :car la création d'un Workflow nécessite une analyse du projet. Cette analyse est souvent longue et difficile. une analyse du projet. Cette analyse est souvent longue et difficile.

Contraintes imposées par le logiciel : L'utilisation d'un Workflow Contraintes imposées par le logiciel : L'utilisation d'un Workflow nécessite que tous les participants à un projet saisissent leur état nécessite que tous les participants à un projet saisissent leur état d'avancement dans chacune des tâches qu'ils ont à effectuer. Ceci est d'avancement dans chacune des tâches qu'ils ont à effectuer. Ceci est très lourd et souvent les utilisateurs n'en voit pas la nécessité. Ils ne le très lourd et souvent les utilisateurs n'en voit pas la nécessité. Ils ne le font donc pas régulièrement et parfois ne le font pas du tout.font donc pas régulièrement et parfois ne le font pas du tout.

Lors de l’utilisation de l’application, les utilisateurs peuvent rencontrer différents problèmes liés à leur matériel ou à un dysfonctionnement du workflow. Il est donc nécessaire de mettre en place un système d’assistance et de résolution de problèmes. (par exemple, des problèmes d’impression des documents du workflow à partir du navigateur web, ou bien des indisponibilités réseau.)

II- La conduite d’un projet II- La conduite d’un projet de workflow:de workflow:

Un projet de workflow ressemble pour Un projet de workflow ressemble pour une part à un projet d’informatique. Il suppose une part à un projet d’informatique. Il suppose une analyse détaillée des procédures à prendre une analyse détaillée des procédures à prendre en compte et implique parfois des en compte et implique parfois des développements qui font appel aux techniques développements qui font appel aux techniques de programmation les plus traditionnelles.de programmation les plus traditionnelles.

Il ressemble aussi à un projet Il ressemble aussi à un projet bureautique avec une importance toute bureautique avec une importance toute particulière à donner aux aspects installation du particulière à donner aux aspects installation du réseau et des stations, formation des réseau et des stations, formation des utilisateurs et organisation du travail en fonction utilisateurs et organisation du travail en fonction du nouvel outil.du nouvel outil.

Analyse du procédé (Détection, AnalyseAnalyse du procédé (Détection, Analyse et Développement des procédures…)Développement des procédures…)

Outils et applications (Outils et applications (Interaction avec les Interaction avec les utilisateurs et les applications).utilisateurs et les applications).

Définition du procédé (modélisation, conception des procédures…)Définition du procédé (modélisation, conception des procédures…)

Service d’exécution du Workflow (Configuration de l’installation, Installation stations et réseau, Service d’exécution du Workflow (Configuration de l’installation, Installation stations et réseau, Formation ,Monitorat des utilisateurs ,Administration du système, contrôle du procédé…)Formation ,Monitorat des utilisateurs ,Administration du système, contrôle du procédé…)

B- La modélisation d’un B- La modélisation d’un projet Workflow:projet Workflow:

Le choix de la méthode de modélisation est un point important. En effet, elle permet de générer un processus cible qui est la base de toute la suite du projet. Une mauvaise définition des process par la maîtrise d’ouvrage aura très certainement des conséquences désastreuses en terme de budget et de planning.

Exemple de modélisation de workflow qui Exemple de modélisation de workflow qui définit le process cible:définit le process cible:

C- Nécessité de la C- Nécessité de la Communication:Communication:

Un lancement d’une nouvelle application est toujours délicat. Il est nécessaire d’informer au plus tôt les utilisateurs de la date à laquelle les nouveaux outils qu’ils pourront utiliser seront disponibles.

D- Nécessité de la formation:D- Nécessité de la formation:

La formation concerne les utilisateurs qui auront à utiliser l’application au quotidien. Elle constitue le deuxième volet de la conduite du changement. Nous discernons deux types de formation, une formation liée à l’usage de l’outil et une autre liée au comportement face à l’outil.

1- Formation technique:

Il s’agit de fournir aux utilisateurs les compétences de bases nécessaires à l’utilisation du système.

2- Formation opérationnelle:

On peut la voir comme une transmission de la capitalisation des expériences des experts métiers

E- Les outils d’amélioration de l’efficacité E- Les outils d’amélioration de l’efficacité opérationnelle et financière d’un projet opérationnelle et financière d’un projet workflow:workflow:

Afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et financière de la solution de workflow, il faut:

se concentrer sur les objectifs, dès le début de l’analyse en considérant beaucoup moins les habitudes de travail existantes. Il sera alors essentiel de prévoir une conduite du changement importante et ciblée ;

utiliser une équipe multi-métiers pilote pour effectuer les premiers tests applicatifs et s’assurer que le projet correspond aux attentes des utilisateurs.

assigner, autant que faire se peut, les tâches à des groupes d’utilisateurs polyvalents, ayant une bonne connaissance du process de bout en bout ;

externaliser la maintenance, avec l’utilisation d’une tierce maintenance applicative.

III-Les spécificités des III-Les spécificités des projets de workflow :projets de workflow :

Une application de workflow fait Une application de workflow fait appel à pratiquement toutes les appel à pratiquement toutes les technologies les plus récentes : technologies les plus récentes : réseau pour la circulation des cas, réseau pour la circulation des cas, client/serveur pour le contrôle global client/serveur pour le contrôle global des cas, bases de données pour la des cas, bases de données pour la description de l’organisation et la description de l’organisation et la maintenance de l’état des cas, maintenance de l’état des cas, messagerie électronique pour la messagerie électronique pour la notification des exceptions.notification des exceptions.

A- Les technologies :A- Les technologies :

Dès lors, que le workflow s’intéresse Dès lors, que le workflow s’intéresse aux procédures de l’entreprise, il est le plus aux procédures de l’entreprise, il est le plus souvent associé à la gestion électronique souvent associé à la gestion électronique des documents (GED) qui permet la des documents (GED) qui permet la circulation électronique des informations circulation électronique des informations nécessaires au traitement des cas .nécessaires au traitement des cas .

L’exemple suivant permet de montrer L’exemple suivant permet de montrer la relation qui existe entre le workflow et la la relation qui existe entre le workflow et la GED:GED:

B- La relation du workflow avec la GED (gestion électronique des documents):B- La relation du workflow avec la GED (gestion électronique des documents):

Présentation de Présentation de La solution Lotus Notes pour la messagerie : La solution Lotus Notes pour la

messagerie est une application de gestion documentaire qui rassemble tous les documents et procédures utilisés dans les sites de travail d’une société. La création d’un document ou son changement de version est soumis à l’approbation de différents acteurs d’un workflow qui travaillent sur des sites différents. La structure de Notes convient parfaitement à ce type d’utilisation puisque chaque site possède son serveur sur lequel travaille les employés de l’usine, des réplications avec le serveur pivot met à jour la base documentaire.

B- La relation du workflow avec la GED (gestion électronique des documents):B- La relation du workflow avec la GED (gestion électronique des documents):

Lotus Notes rassemble un nombre important de documents répartis sur plusieurs sites (usines, entrepôts et siège) et plusieurs serveurs. Chaque serveur satellite réplique toutes les heures avec le serveur pivot qui redistribue les documents selon des formules de réplications adaptés aux types de documents.

III-Les spécificités des projets III-Les spécificités des projets de workflow :de workflow :

C- La relation du workflow avec la technique du C- La relation du workflow avec la technique du Groupware:Groupware:

Le Groupware peut jouer lui aussi un rôle Le Groupware peut jouer lui aussi un rôle similaire. Une application de Groupware peut similaire. Une application de Groupware peut ainsi faire appel à une procédure de workflow, ainsi faire appel à une procédure de workflow, par exemple, pour l’inscription dans un groupe par exemple, pour l’inscription dans un groupe d’un utilisateur..d’un utilisateur..

D- La relation du workflow avec Internet:D- La relation du workflow avec Internet:. Les fournisseurs de workflow ont bien compris . Les fournisseurs de workflow ont bien compris

l’opportunité qui s’ouvre à eux, les plus l’opportunité qui s’ouvre à eux, les plus importants préparent déjà leurs versions Internet importants préparent déjà leurs versions Internet de leurs produits existants tandis que d’autres de leurs produits existants tandis que d’autres développent des solutions optimisées pour développent des solutions optimisées pour l’usage sur Internet d’application de workflow. l’usage sur Internet d’application de workflow.

III- Exemple d’une entreprise III- Exemple d’une entreprise adoptant le workflow comme adoptant le workflow comme outil de travail :outil de travail :

L’entreprise Lu France filiale du groupe DANONE et leader européen sur les marchés des biscuits céréaliers, de la panification, de la pâtisserie élaborée ainsi que celui des barres céréalières) a mis en place un workflow pour la gestion des lancements de lots promotionnels. Il s’agit d’une activité participant à la stratégie commerciale de l’entreprise qui s’insère dans la production routinière. Les résultats obtenus ont été comparés aux objectifs visés. Le premier process du workflow implémenté a été un succès. Il a permis la construction de tableaux de bord et la mise en place d’une procédure clairement définie pour gérer la validation des nouveaux lots.

IV- Exemple d’une IV- Exemple d’une entreprises adoptant le entreprises adoptant le workflow comme outil de workflow comme outil de travail :travail : Nous présentons ici quelques process extraits

de workflow utilisés actuellement chez LU France. Il s’agit essentiellement de :

workflow de validation ou de validation de nouveaux lots promotionnels : un acteur initie le workflow en lançant un dossier qui va être validé ou non à chacune des étapes pendant lesquelles les divers intervenants pourront faire des remarques pour justifier leur choix.

Workflow Factures fournisseurs : les factures papier sont scannées et validées dans un workflow spécifique. A la fin du workflow, la facture est archivée dans une application dédiée, Alchemy.

Conclusion :Conclusion :

Les moteurs de workflow utilisent les Les moteurs de workflow utilisent les techniques les plus modernes (réseaux, base de techniques les plus modernes (réseaux, base de donnée, bureautique, interfaces homme machine, donnée, bureautique, interfaces homme machine, technologies objet) tout en exploitant au mieux les technologies objet) tout en exploitant au mieux les applications existantes pour faire à l’entreprise un applications existantes pour faire à l’entreprise un bon en avant dans l’exploitation des outils bon en avant dans l’exploitation des outils modernes de traitement de l’information au profit modernes de traitement de l’information au profit d’une meilleure productivité et d’une qualité de d’une meilleure productivité et d’une qualité de service accrue. Ces retours ne se matérialiseront service accrue. Ces retours ne se matérialiseront pourtant que si tout l’effort de préparation est pourtant que si tout l’effort de préparation est correctement orienté pour tenir compte des correctement orienté pour tenir compte des objectifs de l’entreprise et si la conduite du projet objectifs de l’entreprise et si la conduite du projet est centrée sur le suivi des progrès et leur est centrée sur le suivi des progrès et leur recentrage sur les cibles critiques.recentrage sur les cibles critiques.

Webographie:Webographie: http ://www.wfmc.org/. www.lotus.com/world/france.nsf/aui/MDIA-4RREBG, 2000. www.w4global.com/. www.lotus.com/world/france.nsf www.Workflowwww.Workflow&&Bonita.comBonita.com\\Accueil.htmAccueil.htm

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www.journaldunet.comwww.journaldunet.com

www. PROFESSIONNELLE DES SYSTEMES INFORMATIQUES www. PROFESSIONNELLE DES SYSTEMES INFORMATIQUES

ET LOGICI. HtmET LOGICI. Htm

www.wngs.com/downloads/wf_prod_entr.pdf.www.wngs.com/downloads/wf_prod_entr.pdf.

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