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1 Experiencias en la Implementación de T. I. como apoyo a la Gerencia de Proyectos IX Jornada de Gerencia de Proyectos de TI Marzo 24 y 25 de 2011

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  • 1

    Experiencias en la Implementacin de T. I. como apoyo a la

    Gerencia de Proyectos

    IX Jornada de Gerencia de Proyectos de TI

    Marzo 24 y 25 de 2011

  • 2

    Agenda

    Por qu el tema?

    Qu es una solucin EPM Enterprise Project Management?

    Relacin EPM y PMO (Project Management Office)

    Inventario de T. I. como apoyo a la GP

    Proyecto de Implementacin de una solucin EPM

    Preguntas

  • 3

    SISTEMAS EXPERTOS S.A.S. Soluciones para Proyectos

  • 4

  • 5

  • 6

  • 7

    Agenda

    Por qu el tema?

    Qu es una solucin EPM Enterprise Project Management?

    Relacin EPM y PMO (Project Management Office)

    Inventario de T. I. como apoyo a la GP

    Proyecto de Implementacin de una solucin EPM

    Preguntas

  • 8

    Solucin EPM (Enterprise Project Mangement)

    Sus Procesos del

    Negocio Su Gente

    Su

    Organizacin

    Sus

    herramientas de

    TI

    Enterprise Project Management

    EPM no es un software o un producto

    Es una solucin que integra:

    Procesos, Personas, T. I.

    para la Gestin Empresarial de Proyectos

  • 9

    Enterprise Project Management

    Colaboracin & Reportes

    Planeacin del Trabajo

    Seleccin del Portafolio

    Manejo de la Demanda

    Solucin EPM (Enterprise Project Mangement)

  • 10

    En palabras del PMI

    PMIS

    PMI and PMP are service and trademarks of the Project Management Institute, Inc., which is registered in the United States and other nations.

    PMBOK is a registered trademark of the Project Management Institute, Inc., and is registered in the United States and other nations.

    Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos Cuarta Edicin -

    PMBOK 2008

    Solucin EPM (Enterprise Project Mangement)

  • 11

    EPM - Enterprise Project Management

    EPPM - Enterprise Project Portfolio Management

    EPMO - Enterprise Project Management Office

    PPM Project and Portfolio Management

    Solucin EPM (Enterprise Project Mangement)

  • 12

    Agenda

    Por qu el tema?

    Qu es una solucin EPM Enterprise Project Management?

    Relacin EPM y PMO (Project Management Office)

    Inventario de T. I. como apoyo a la GP

    Proyecto de Implementacin de una solucin EPM

    Preguntas

  • 13

    GOBIERNO DE LA PMO

    MODELO

    DE IMPLEMENTACIN DE UNA PMO

    PRUEBA PILOTO

    DIAGNSTICO INICIAL

    DEFINICIN DEL ALCANCE DE LA PMO

    TECNOLOGAS INFORMTICAS

    FORMACIN METODOLOGA ASESORA

    C U L T U R A O R G A N I Z A C I O N A L

    ACOMPAAMIENTO SOPORTE

    I

    IV

    II

    III

    FASE

    V

  • 14

    La definicin de una solucin EPM se ve afectada por:

    Tipo de PMO

    Rol de la PMO en la organizacin

    Localizacin (organizacional y geografica)

    Una solucin EPM puede estar en una estructura distinta a la

    PMO, pero es mas compleja su administracin y crecimiento.

    Relacin EPM - PMO

  • 15

    Agenda

    Por qu el tema?

    Qu es una solucin EPM Enterprise Project Management?

    Relacin EPM y PMO (Project Management Office)

    Inventario de T. I. como apoyo a la GP

    Proyecto de Implementacin de una solucin EPM

    Preguntas

  • 16

  • 17

  • 18

  • 19

  • 20

  • 25

    (Reportes) Estado Encontrado

    1. Frecuencia del Reporte Mensual

    2. Tamao del reporte + de una pg

    3. Distribuido va email

    4. Demasiados proyectos listados

    5. Mucha informacin administrativa

    de los proyectos

    6. No hay suficiente contexto del

    estado de los proyectos

    7. No hay una valoracin por la

    direccin de la PMO

    8. No hay llamados a la accin

    9. No hay vinculos a detalles de los

    proyectos.

    Estado Deseado

    1. Frecuencia del Reporte Mensual

    2. Tamao del reporte Una pgina

    3. Publicado en el portal de la PMO

    4. Listar los 15 proyectos estratgicos

    5. No mostrar informacin

    administrativa de los proyectos

    6. Adicionar mas informacin del

    estado de los proyectos

    7. Incluir Valoracin de la direccin de

    la PMO

    8. Llamados o alarmas

    9. Vnculos a detalles de los proyectos

    BUSINESS DRIVEN PMO SETUP

    Practical Insights, Techniques and Case Examples for Ensuring Success, Mark Price

    Perry (2009, p. 194)

  • 27

    No se deje engaar por tanta belleza

    Aqui no funciona la metodologa

    NNF Next Next Finish

    Un Proyecto de EPM es un proyecto de Cambio de Cultura, de Herramientas y de Procesos

    EPM = Personas (60%) + Procesos (25%) + TI (15%)

  • 28

    Como seleccionar una solucin EPM

    Que revisar:

    1. Fcil de usar

    2. Proceso de Implementacin

    3. Nivel de madurez de la organizacin

    4. Costos del entrenamiento

    5. Caractersticas para la administracin del Portafolio

    6. Conectividad del sistema

    7. Servicios de soporte

    8. Estados financieros del productor

    9. Opciones WEB

    10. Documentacin

    Advanced Project Portfolio Management and the PMO.

    Gerald I. Kendall y Steven C. Rollins.

  • 29

    *

    La PMO cumple un rol clave en la seleccin de la solucin

    EPM.

    Lo imp es que tanto la solucion EPM se ajusta a la propuesta de valor

    de la PMO.

  • 30

    Agenda

    Por qu el tema?

    Qu es una solucin EPM Enterprise Project Management?

    Relacin EPM y PMO (Project Management Office)

    Inventario de T. I. como apoyo a la GP

    Proyecto de Implementacin de una solucin EPM

    Preguntas

  • 31

    Las mentiras en un proyecto EPM!

    Hagamos una pruebita para ver si funciona!!!

    Hagamos la prueba de concepto Yo le muestro al jefe!!!

    Montemos un par de proyecticos!!!

    Bajemos el nmero de horas pues

    los lderes ya son PMP!!!

    los lideres acaban de terminar un curso de project!!!

    Si nosotros cacharreamos ese programa !!!

    Tranquilo. Yo me siento a estudiarlo, eso es como cualquier programa!!!

    (Si no tienen un contexto acadmico en GP pierde la $$)

  • 32

    Iniciacin

    EPM es un Proyecto!!!

    Qu es primero:

    EPM o la metodologa de GP o la PMO o mejor todas al tiempo?

    Prueba de Concepto sin saber los requerimientos de Hw/Sw

    Ideal el aval de la PMO, si no existe generalmente las reas

    de T.I. lideran este proceso

  • 33

    Iniciacin

    Identificar a los interesados claves

    Patrocinador*

    TI

    PMO

    PM, Gerentes de Portafolios

    Gerente de Recursos*

    Miembros de Equipo

    Personal de la mesa de ayuda

  • 34

    Proceso: Iniciacin

    Como vender este tipo de iniciativa?

    Montrando lo que se ha perdido en uno o algunos proyectos por no tener

    solucin EPM

    Montarse en la moda

    Aprovechar algun proyecto estratgico para incorporarle esta solucin

    Usando estas memorias!

  • 35

  • 36

    Con la implementacin de la metodologa de gerencia de

    proyectos y su soporte con MS Project 2010, la Gerencia de

    Procesos y Tecnologa de Proteccin S.A. ha logrado pasar de

    una inversin efectiva en nuevos proyectos del 30% a 70% en

    menos de 1 ao.

    Jorge Ivan Vallejo G.

    Gerente de Procesos y Tecnologa

    Proteccin S.A.

  • 37

    El acceso a la solucin EPM de Microsoft, nos ha permitido

    generar una visibilidad del portafolio de proyectos, logrando

    obtener informacin en lnea que facilita y compromete aun mas

    a los patrocinadores, permitindoles tanto a ellos como al resto

    de jugadores claves una interaccin fcil y amigable con los

    mismos.

    Es una herramienta que apoya las buenas prcticas de proyectos

    y para las personas ajenas al tema, lo desmitifica y lo pone a su

    alcance

    Jose Manuel Gutierrez B.

    Gerente de Proyectos

    Inversiones Mundial S.A.

  • 38

    El anlisis estadstico de proyectos requiere herramientas

    confiables que integren informacin permitiendo la toma de

    decisiones oportunas y basadas en hechos. MVM Ingeniera de

    Software soporta este proceso sobre la plataforma MS Project

    Server, uno de los factores clave para obtener el nivel 4 de madurez

    en CMMi

    OSWALDO ANDRS PINO POSADA

    Gerente de Operaciones

    MVM Ingeniera de Software S.A.

  • 39

    Con la solucin EPM, CEIBA en primera instancia lo que est

    buscando es tener una herramienta de apoyo a los Gerentes de

    Proyectos para el proceso de monitoreo y control. En un futuro

    cercano esperamos tener informacin del portafolio que nos

    permitan tomar decisiones eficientes en la asignacin y priorizacin

    de recursos.

    Stibenzon Caas Snchez

    Gerente de Produccin

    Ceiba Software House S.A.S

  • 40

    Proceso: Planeacin

    Fases Tpicas:

    Visin

    Instalacin y Configuracin

    Entrenamiento

    Figura de los multiplicadores

    Debe ser diseada de acuerdo a cada rol

    No se debe escatimar en este item

    Acompaamiento

    Generacin de Dinmica en el uso de la solucin

    Creacin de Cultura

    Documentacin

    Gerencia del Proyecto

    Aproximadamente entre un 10 al 12%

  • 41

    Riesgos mas frecuentes

    Rechazo a la formalidad

    Rechazo al Control

    No tener definido los procesos, los informes, las metricas y el modelo

    de gobierno.

    Que un director (PMO, Planeacin, TI,) quieran asumir el rol de

    administradores funcionales de la solucin sin el tiempo y el

    conocimiento necesarios.

    La aptitud y la actitud del responsable

    Pensar que existe una solucin EPM que suple todo en el mundo de

    los proyectos

    Proceso: Planeacin

  • 42

    Proceso: Ejecucin

    El Proceso de Ejecucin se ve afectado por:

    El nivel de madurez de la organizacin afecta la

    configuracin de la plataforma soada en la planeacin

    El software seleccionado y los casos de exito existentes en

    la regin

    El nmero de proyectos y de involucrados influyen en el

    exito del proyecto

    Nunca se salte una fase del proyecto.

    El estado de programacin de los proyectos afecta la

    ejecucin

  • 43

    Proceso: Seguimiento y Control

    Sinceridad por parte de los involucrados en el reporte

    de los proyectos

    El uso de la solucin debe ser mandatoria

  • 44

    La parte fcil es montar la PMO, establecer la metodologa y

    sus procesos en un sistema de gestin de calidad, generar las

    normas y gobierno, y configurar la solucin EPM, de ah en

    adelante viene el viacrucis.

    El Mercadeo de la PMO es una extensin del plan de Gestin

    de Cambio del proyecto de montaje de la PMO. En nuestro caso

    hemos tenido algunos factores fundamentales:

    Expedicin mensual de un Informe Ejecutivo de Proyectos basado en la

    solucin EPM.

    Si no hay victorias tempranas y demostraciones de utilidad para los

    Gerentes y Promotores, la PMO se puede desvirtuar.

    Es definitivo contar con una buena dosis de poder para generar un

    ambiente de exigencia.

    Luis Alberto Salgar Vargas

    Director Oficina de Administracin de Proyectos

    CAFAM

  • 45

    Proceso: Cierre

    Cree una base de lecciones aprendidas de la gestin

    de los proyectos a travs de la plataforma

    Riesgos

    Estimaciones

    Buenas Practicas

    Documentacin de la solucin personalizada

    Y al final del cierre

    Libere los recursos

  • 46

    Ex Post Presupuesto para:

    Despliegue a otras reas

    Mas licencias

    Soporte

    Pase a la Integracin con otros sistemas

    Muestre como genera valor para los involucrados y la

    organizacin

    Mantenga los dos escenarios

    Pruebas y Produccin

    Cree un grupo de interes

    Sea Paciente, Disciplinado y Exigente.

  • 47

    www.mpug.com (MS Project Group)

    Comunidad de SE (www.sistemas-expertos.com)

    Caso de Uso:

    CAFAM

    http://www.sistemas-

    expertos.com/index.php?option=com_content&view=article&id=64&Itemid=69

    Links:

    Top 10 Tips for Justifying an EPM Tool (de Mark Price Perry)

    http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/

    Fuentes

    http://www.mpug.com/http://www.sistemas-expertos.com/http://www.sistemas-expertos.com/http://www.sistemas-expertos.com/http://www.sistemas-expertos.com/index.php?option=com_content&view=article&id=64&Itemid=69http://www.sistemas-expertos.com/index.php?option=com_content&view=article&id=64&Itemid=69http://www.sistemas-expertos.com/index.php?option=com_content&view=article&id=64&Itemid=69http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/
  • 48

    Agenda

    Por qu el tema?

    Qu es un proyecto EPM Enterprise Project Management?

    Relacin EPM y PMO (Project Management Office)

    Inventario de T. I. como apoyo a la GP

    Proyecto de Implementacin de una solucin EPM

    Preguntas

  • www.sistemas-expertos.com

    Juan de Dios Londoo L., PMP [email protected]

    SISTEMAS EXPERTOS Soluciones para Proyectos 1987- 2011 Sistemas Expertos SAS

    web-site: www.sistemas-expertos.com

    Tel: +57 (4) 444 18 99 Medelln Colombia 49

    Apoyo de TI a GP.pptxGP a TI PMI Procesos y Areas.pptmailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]://www.sistemas-expertos.com/http://www.sistemas-expertos.com/http://www.sistemas-expertos.com/