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Experiência: Gestão Eletrônica de Documentos no INPE
I Ciclo de Palestras sobre a Gestão Arquivística
de Documentos, 13 de junho de 2013
Iamara Virginia de Mendonça Motta - INPE/STI
Esta apresentação tem como objetivo relatar a experiência na
implantação do Sistema de Informações Documentais no INPE, os
resultados alcançados, os problemas existentes e os novos
desafios diante do cenário atual.
Objetivo
ANTES
O Sistema de Controle de Documentos (SCD) era utilizado para cadastramento dos documentos recebidos e expedidos.
O SCD (sistema em Access) era instalado em cada setordo INPE - com controle por setor.
O INPE utilizava o Sistema de Gestão de Processos (SGP) para cadastramento dos processos – Tecnologia Web.
ANTES
Os dados sobre documentos e processos estavam totalmente fragmentados em diversas máquinas e áreas do INPE.
A falta de integração das informações trazia uma série de dificuldades na recuperação de documentos, sua tramitação e localização.
SOLUÇÃO
Os MCTI apresentou o Sistema de Informações Documentais - Próton que foi adquirido pelo MCTI em 2006
Os INPE implantou o Sistema de Informações Documentais - Próton em março de 2010.
Resultados Alcançados
Acompanhamento on-line da tramitação de qualquerdocumento ou processo.
Cadastramento de todos os documentos recebidos eexpedidos com numeração única.
Localização imediata dos documentos e processos através da Pesquisa Simples, Pesquisa Avançada e Relatórios.
Consultas a documentos expedidos através de link direto com os correios.
Desafios
Concientizar os usuários a registrar o recebimento no Sistema de todos os documentos e processos em suasUnidades.
DOCUMENTOS > RELATÓRIO DE NÃO-RECEBIDOSAno 2013 – 1.437 documentos
PROCESSOS > RELATÓRIO DE NÃO-RECEBIDOSAno 2013 – 196 processos
Desafios
Tramitação do documento no Sistema ser igual a tramitação do documento físico.
Classificação arquivística correta.
Todos documentos expedidos devem constar como expedidos no Sistema.
Participação dos Usuários nos Treinamentos.
Outros servidores/colaborados devem usar o Sistema.
Próximas Ações - Sistema
Realizar a fiscalização nas Unidades para apontar e sugerir soluções para as falhas detectadas.
Monitorar a utilização eficaz do sistema.
Monitorar a Digitalização de 100% dos documentos e processos a fim promover ações sustentáveis na economia de papéis, cartuchos, energia etc. Estas ações estão alinhadas com o Projeto Esplanada Sustentável do Governo Federal.
Próximas Ações - Sistema
Disponibilizar no site do INPE as tramitações dos documentos e processos externos.
Disponibilizar no Sistema os modelos pré-definidos dedocumentos oficiais.
Certificação Digital e Assinatura Eletrônica.
Ações necessárias - Gestão Documental
Atualização da Resolução RE/DIR 577.
Elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim.
Contratação de Técnico Arquivista no quadro oficial doINPE.
Criação do setor responsável pela gestão documental do INPE (Protocolo Geral/Arquivo Central) .
Contexto Atual
Publicação da Portaria nº 293 (1º de abril de 2013) que institui a Política de Gestão Documental no âmbito do MCTI e suas Unidades.
Obrigatoriedade da classificação de documentos sigilosos (incisos I e II do Art. 45 do Decreto Nº 7724/2012)
Elaboração da Política de Segurança da Informação do INPE.
Obrigada!
Iamara Virgínia de Mendonça Motta
STI – Serviço Corporativo de Tecnologia da Informação
INPE – Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais