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Madrid, 24 de Abril 2008 1
Experiencia de la factura electrónicaen el ámbito empresarial
Mª Pilar Franquet RodrigálvarezCentro de cooperación Interbancaria
Madrid, 24 de Abril 2008 2
Contenidos
1. Facturación electrónica2. ¿Por qué ir a la facturación electrónica?3. Pasos previos a la implementación 4. ¿Adopción de la solución?5. Pasos para la implementación6. Tipos de facturación7. Ejemplos Prácticos8. Acciones en curso 9. La Factura Electrónica en las Entidades Financieras
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El proceso de facturación convencional se lleva a cabo según el esquema presentado a continuación:
La aplicación de gestión delproveedor genera la factura
El receptor introduce los datos de la factura de
forma manual y los archiva
La factura generada se imprime desde el sistema
del proveedor se clasifica y se ensobra
La factura impresa se envía a través de correo
convencional
Facturación electrónica
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1
Emisión Legalización yconservación
3
Verificación
4
Integración y conservación
2
El proceso de facturación electrónica se lleva a cabo según el esquema presentado a continuación:
Facturación electrónica
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Facturación electrónica
TAREA A REALIZARTiempo estimado sin sistemas de gestión
documental en minutos
Tiempo estimado con sistemas de gestión
documental en minutosLectura y clasificación de la correspondencia 2 2
Lectura y clasificación de la correspondencia/ digitalización y referenciación
0 2
Distribución a sus destinatarios 2 0
Fotocopia/s 1 0
Archivo 4 0
Búsqueda para consulta solicitada 4 0,5
Nueva fotocopia 1 0Rearchivo 2 0
TOTAL 16 4,5
Comparativa Sistema convencional vs. electrónica
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MI EMPRESA ES MÁS PRODUCTIVA
APORTA MÁS VALOR A MI EMPRESA
GENERA MÁS CONFIANZA EN MI
EMPRESA
¿Por qué ir a la facturación electrónica?
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Valoración del volumen y sistema de facturación actual de la empresa:
Estimación de costes sistema actual.
Programas de gestión y procesos que utilizó (ERP’s, programas propietarios de gestión de pedidos, aprobación de facturas, contabilidad,..).
Mi actividad tiene requisitos especiales o personalizados de la empresa?
Posibles deficiencias en mi sistema actual de facturación? Oportunidad de mejora.
Tipo/s de facturación: Emisión, Recepción y/o Autofacturación
Analizar tipos de soluciones de facturación electrónica: cual es la que mejor se adapta a mi empresa, costes, servicio, funcionalidades :
Pasos previos a la implementación
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¿Adopción de la solución?
Puntos Fuertes y Débiles de soluciones Factura Electrónica para grandes clientes
Puntos Débiles
Solución Estándar (ASP)• Convencer a proveedores o establecer protocolos de comunicación con otras soluciones.• Integración con sist. Propietarios
Portal de Proveedores• Coste• Tiempo puesta en marcha• Integración con sist. propietarios
Desarrollo propietario• Coste (programas, hardware, certificado, copias de seguridad,..) • Mayor dedicación de la empresa• Gestión de sistemas• Mantenimiento Evolución formato• Soporte Fiscal y Jurídico
Puntos Fuertes
Solución Estándar (ASP)• Coste Bajo• Efecto red• Gestión sistemas externalizado• Rápida puesta en marcha• Evolución
Portal de Proveedores/Portal de Emisión• Fácil adhesión proveedores y clientes• Personalización Imagen corporativa• Gestión sistemas externalizado• Evolución
Desarrollo propietario• Ajuste a necesidades propias
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Gestionar el cambio interno en 3 áreas fundamentales: organización, administración y sistemas de información:
Tomar este reto organizativo como gran oportunidad de mejora
Definición de la nueva gestión de facturas electrónicas
Impulsar su uso internamente.
Definición de fases y objetivos alcanzables:
Alcance, definición de objetivos (hasta donde quiero llegar)
Gradual: Establecimiento de una fase piloto. Facilita la asimilación de conceptos y procedimientos. Consolida confianza en el nuevo sistema
Comunicación a proveedores y/o clientes, sensibilizando a todos los involucrados de los beneficios que les va a aportar
Gestión del Cambio:
Pasos para la implementación
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Integración con programas de gestión (ERPs):
• Pedidos
• Facturación
• Stock
¿Tipos de facturación?
Generación de ficheros de Facturas
Debe cubrir todas las necesidades:• Comunicaciones automáticas de datos y facturas• Gestión de facturas simple y ágil• Firma Homologada• Archivo de facturas
Factura Electrónica
Integración Cliente
Tratamiento Manual
Clientes
Solución
Entidad
Emisión (Estándar)
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Tratamiento Manual
Integración Proveedor
Canal de emisión de auto-facturas:
La entidad emite una auto-factura proforma a sus proveedores.
Requiere acuerdo previo entre el proveedor y cliente
Solución
11 Auto-Facturas Proforma
Autofacturación Comercial
ProveedoresEntidad
¿Tipos de facturación?
Fichero de Estados 22 Confirmación
datos factura
Generación de ficheros de
Auto-Facturas
Auto-factura electrónicaAuto-factura electrónica33
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¿Tipos de facturación?
Debe cubrir todas las necesidades:• Mantener imagen corporativa• Comunicaciones automáticas de los estados y facturas• Integración con otros procesos de la empresa
Factura Electrónica
Integración Cliente
Tratamiento Manual
Cliente
Solución
Proveedor
Portales Personalizados
Acceso Web
Portal Emisión
Portal Recepción
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Ejemplo Práctico 1 - Empresa aseguradora
Más de 27.500 millones de � gestionados
26.300 asegurados
Más de 26.000 empresas, con 350 multinacionales y 190 organismos públicos
Más de 1,4 millones de asegurados
Más de 730.000 hogares cubiertos
Más de 30.000 Pólizas
Vida Vida -- Ahorro y Planes de Ahorro y Planes de PensionesPensiones
SaludSalud
Vida Vida -- RiesgoRiesgo
Colectivos y EmpresasColectivos y Empresas
Hogar y AccidentesHogar y Accidentes
SegurAutoSegurAuto
Madrid, 24 de Abril 2008 145.670Ahorro anual38.000Ahorro anual
190.000Ahorro acumulado
63016300,302.100110.000
PresupuestoAñosCoste anualCosteFacturas20.000210.0000,5020.000
Con Factura ElectrónicaCon Factura Electrónica
90.000330.0001,5020.000
PresupuestoAñosCoste anualCosteFacturas
Con Intercambio de datos
6.30016.3003,002.100300.000560.0003,0020.000
PresupuestoAñosCoste anualCosteFacturasPresupuestoAñosCoste anualCosteFacturas
Con sistema tradicional:Con sistema tradicional:
EmisiónAuto facturaEstimación Reducción Costes
Ejemplo Práctico 1 – Implantación Empresa Aseguradora
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• Empresa de Servicios: Colaboración con empresas, asesorándoles, ofreciéndoles una amplia variedad de servicios:
• Gestión de Redes Corporativas y Espacios de Trabajo
• Gestión de Mantenimiento• Gestión de Compras y Suministros
• Gestión del Proceso de Negociación
• Sistema de actuación:• Solicitud de servicios a proveedores, en
base a pedidos
• Realización de servicios
• Gestión de facturas• Características:
• Gran volumen de proveedores y facturas
• Proveedores de varios sectores • Diversidad de facturas recibidas• Servicios tarificados
Situación Solución
• Auto-factura comercial: Creación de factura en nombre del proveedor
• Envío de propuesta de factura• Confirmación on-line por el
proveedor• Generación automática de factura
electrónica
Solución Facturae Unificación sistemas para gestionar el
flujo comercial, de pedido a contabilización de la factura
• Simplificación en la gestión.
Ejemplo Práctico 2 – Implantación en Empresa de servicios
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• Mayor eficiencia en nuestros procesos (gestión devolución de facturas)
•Reducción de errores del proveedor: los servicios son tarifados y controlados por nosotros
•Reducción de gestión administrativa, por la reducción de errores al generar auto-facturas y la recepción de confirmaciones/rechazos de forma on-line
•Agilidad en la tramitación de facturas, por la mecanización de procesos (se eliminan reclamaciones sobre facturas enviadas/no recibidas).
•Transparencia del proceso. El proveedor conoce en todo momento el estado de sus facturas.
•Ahorro en la custodia de las facturas en papel.
•Procesos integrados con la facturación electrónica:
•En la Autofactura: Mantenimiento Servicios Recurrentes, Certificaciones de Obra, Compras de material de oficina, Servicios de transporte, Servicios puntuales (mantenimientos correctivos, reparaciones, siniestros)
• En factura: Cualquier tipo de contratación de bienes o servicios
Ventajas
Ejemplo Práctico 2 – Implantación en Empresa servicios
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AplicaciónFAC
Work-flowaprobación facturas
AplicaciónFAC
Work-flowaprobación facturas
Validación presupuestaria
Pago de facturasFacturas
Recepción Electrónica Estados
CaixaFactura
Grabación, escaneo y archivo
Recepción Papel
Confirmación y aprobación del pago
Facturas
Ejemplo Práctico 3 – Implantación en ‘la Caixa’
desde
2005
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• Servicio innovador (resistencia al cambio): empleados, proveedores y clientes
• Selección modelo de servicio: modelo externalizado ASP o integrado en su portal con la imagen del cliente.
• Selección modelo de factura: la entidad requiere intercambio de facturas con los diferentes modelos estándar del mercado (Facturae, UBL, EDI …)
• Normativa de facturación electrónica: reciente y en el corto plazo las administraciones públicas con carácter obligatorio.
• Penetración en el mercado gradual:• No conocen los costes de la factura en papel y las normativas implicadas• En grandes empresas, requieren cambios y adaptaciones internas tanto organizativas como de sus sistemas. Implantación lenta.• Las empresas pequeñas son impulsadas por las empresas grandes o por la Administración Pública.
Dificultades encontradas
Experiencia en el ámbito empresarial
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Identificar los modelos utilizados en cada país, reconocimiento del formato de factura electrónica Facturae, divulgación a nivel europeo
Conseguir el intercambio de facturas entre las EEFF de la U.E.
Asegurar la homogeneidad de los certificados; las entidades Prestadoras de Servicio, (PSC) están realizando acuerdos a nivel europeo con el fin de fomentar la seguridad del comercio exterior.
Realizar análisis proactivo de la normativa legal a nivel nacional e internacional, con el fin de facilitar el intercambioentre los diferentes países
Simplificación y automatización de los procesos orientados a Pedido – Compra - Pago
La Unión Europea opta por una economía más competitiva y dinámica para ello apuesta por el intercambio de documentos de factura como medio de pago
Acciones en curso
Objetivos a nivel europeo
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Acciones en curso
Inte
rope
rabi
lidad
ModelosFactura
Unificación de formatos en formato normalizadoCreación de herramientas de conversión para
interoperabilidadEstabilización de versiones
Plataforma
ServiciosFinancieros
Sistema intercambio de facturasIndependencia de plataforma para el envío y
recepción desde cualquier entidadUso de formato normalizado
Facilitar gestión de Tesorería utilizando factura como medio de pago
Agilizar y simplificar trámites, asociados a la financiación/Anticipo (Factoring y Confirming)
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Ofrecemosconfianza
EEFF grandes emisores y
Receptores de facturas
Habituados a tratar grandes volúmenes
de información
Experiencia con el trato de clientes
Servicios relacionados:
• Cobro/pago• Factoring• Confirming
Cliente
Ser competitivos
Fidelizar Clientes
Anticiparse a las necesidades del mercado
Dar respuesta a los requisitos de nuestros clientes
Impulsar el uso de nuevas tecnologías a las empresas
Continuar la colaboración estrecha con la AA.PP.
La Factura Electrónica en las Entidades Financieras
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La Factura Electrónica en las Entidades Financieras
Opiniones sobre facturación electrónica
“Es el siguiente paso lógico después de la introducción del euro y es un gran paso hacia un mercado único”
“Debemos proveer a los clientes con la información exacta y herramientas de gestión ágiles”
“Es una oportunidad única para las EEFF”
“Debemos anticiparnos a lo que será la industria de los pagos en Europa en 10 años”
“Los bancos deben determinar donde colaborarán y donde competirán”
“Nuestros clientes desean cada vez más una gama más amplia de servicios en el mercado europeo”
(FUENTE: EXPP- SUMMIT: 3 Edition de E-invoicing & E-Billing, Londres 10 / 11 Septiembre. http://www.expp-summit.com)
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Gracias por su atención
Mª Pilar Franquet RodrigálvarezCentro de cooperación Interbancaria