excel primeros pasos

Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I

1Primeros pasos en Excel

1. Introduccion

Excel nos permite especificar mediante un conjunto de formulas como calcular determinadosresultados a partir de un conjunto de datos iniciales. En Excel, los ficheros (o, lo que es lomismo, archivos) se denominan libros de trabajo. Un libro de trabajo puede contener variashojas de calculo relacionadas entre sı, lo que facilita su manipulacion conjunta, ası comoinformacion de otro tipo relacionada con esas hojas. Por su parte, una hoja de calculo secompone basicamente de celdas, organizadas en forma de cuadrıcula: ası, cada celda quedaidentificada dentro de una hoja por su pertenencia a una fila y a una columna concretas. Cadacelda puede contener o un dato constante o una formula, lo que en cualquiera de los doscasos dota de valor a la celda; ademas, como se muestre ese valor vendra condicionado porlas opciones de formato que se hayan aplicado sobre la celda.

Construir una hoja de calculo consiste, por una parte, en decidir en que celdas de la hojadeben introducirse los datos iniciales del problema que la hoja ha de resolver y, por otra,en introducir en otras celdas las formulas adecuadas de tal forma que, cuando al utilizar lahoja se introduzcan ciertos datos concretos en las celdas destinadas a ello, la hoja calcule au-tomaticamente, en otras celdas, los correspondientes resultados. Podemos denominar modelode calculo al conjunto de formulas que especifican como obtener unos resultados a partir deunos datos iniciales; ası, construir una hoja de calculo consistira en introducir en la misma unmodelo determinado. Del mismo modo, utilizar una hoja de calculo consistira en ver comoresponde el modelo de calculo introducido ante diferentes valores de los datos iniciales, loque convierte a las hojas de calculo en poderosas herramientas de analisis.

Denominaremos programa de hojas de calculo a todo programa que nos permita construiry utilizar hojas de calculo. En realidad, estos programas, ademas de diferentes facilidadespara la construccion y utilizacion de hojas, suelen ofrecer otras caracterısticas interesantes,tales como la posibilidad de dotar a las celdas de formato (determinar si se utilizan negritas,cursivas o bordes, fijar el numero de decimales con el que se mostraran los valores numeri-cos. . . ), presentar diferentes resultados en forma de grafico o limitar el acceso de los usuariosa las hojas mediante contrasenas. Excel nos ofrece, entre otras, todas estas posibilidades queacabamos de comentar.

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2. Descripcion de la ventana de Excel

Para empezar a trabajar con Excel, comenzaremos por iniciar el programa de cualquiera delas diferentes formas que Windows nos ofrece (por ejemplo, en el Windows XP de las aulasde informatica podemos utilizar el boton Inicio, si seleccionamos concretamente Todos losprogramas I Aplicacions I Microsoft Office I Microsoft Office Excel 2003).Cuando arranca, Excel presenta por defecto la primera hoja de calculo de un libro de trabajoen blanco. Para ello, abre una ventana cuyo aspecto sera parecido al que muestra la figura 1.

Figura 1: Ventana de Excel.

Merecen atencion especial aquellos elementos que son propios de Excel:

Las celdas son las unidades basicas de almacenamiento de informacion en las hojas decalculo. Cada celda puede contener un dato que, como se comento en la introduccion,puede ser constante (un numero, un texto, un valor logico. . . ) o una formula, y esoconfiere a la celda un valor. Ademas, a cada celda se le puede asociar un cierto numerode opciones de formato que determinaran como mostrara Excel el valor de la celda (porejemplo, en negrita y, si el valor es numerico, con dos decimales y separador de miles).Utilizando formulas podemos relacionar unas celdas con otras y, ası, introducir en lahoja de calculo un modelo que se recalcule automaticamente cada vez que se cambiealguno de sus datos iniciales.

Las lıneas de division son las lıneas horizontales y verticales que forman la cuadrıculade la hoja de calculo. Aunque en cada momento la ventana solo nos permita ver unaspocas celdas de esta cuadrıcula, una hoja contiene mas de dieciseis millones (65 536filas por 256 columnas). Para desplazar la ventana sobre la hoja de calculo y acce-der a otras zonas de la cuadrıcula, podemos utilizar las barras de desplazamiento,

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arrastrandolas directamente con el raton o haciendo clic en las flechas correspondien-tes.

Las etiquetas de filas y columnas permiten identificar cualquier celda de la hoja decalculo. Por ejemplo, la celda C10 es la que se encuentra en la interseccion de la fila 10con la columna C.

La celda activa es aquella sobre la que esta situado el cursor de celda (rectangulo deborde mas grueso que rodea siempre a una de las celdas) y es la celda sobre la que, pordefecto, se aplicaran las ordenes1 que se ejecuten. En realidad, pueden tenerse variasceldas seleccionadas simultaneamente (una de ellas sera la celda activa) para aplicarordenes sobre todas ellas.

El cuadro de nombres contiene una referencia a la celda activa (un nombre si es que seha definido alguno para ella).

La barra de formulas muestra el contenido de la celda activa y tambien sirve paramodificarlo.

El boton Seleccionar todo sirve, como su nombre indica, para seleccionar simultanea-mente todas las celdas de una hoja de calculo.

La hoja activa es la hoja de calculo sobre la que se esta trabajando. Para hacer quela hoja activa sea otra diferente, basta con hacer clic en la correspondiente etiqueta dehoja. Si la etiqueta de la hoja que se quiere hacer activa no esta visible, se puede accedera ella utilizando los correspondientes botones de desplazamiento de las etiquetas.

Por su parte, otros elementos que se aprecian en la imagen son analogos a los que presentanlas ventanas de otros programas de Windows (como, por ejemplo, Word):

La barra de tıtulo contiene el nombre del programa (en este caso, Microsoft Excel) yel del libro con el que se esta trabajando (en la imagen, Libro1).

El menu de control permite, entre otras cosas, salir del programa simplemente haciendodoble clic con el raton sobre el. Si quieres ver otras opciones de este menu, haz clic solouna vez.

La barra de menus contiene ocho menus desplegables, mas el menu de ayuda ?. Alhacer clic sobre cualquiera de ellos, se visualizan sus correspondientes ordenes. Si hayordenes en el menu que aparecen en gris (un color que contrasta con el fondo menosque el negro habitual), ello es debido a que en ese momento no son aplicables. Unaflecha junto a una orden indica que tiene asociado un submenu desplegable, al que sepuede acceder arrastrando el raton en el sentido de la flecha. La seleccion de una ordenacabada en puntos suspensivos provoca la aparicion de un cuadro de dialogo, que sirvepara que el usuario acabe de especificar que es lo que quiere que Excel haga.

1Resulta habitual denominar “comandos” a las ordenes que un programa es capaz de aceptar. No obstante,en estas paginas intentaremos evitar ese uso del termino “comando”, ya que proviene de una mala traduccionde la palabra inglesa command.

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Las barras de herramientas permiten que las ordenes de uso mas frecuente resultenaccesibles de forma mas comoda. Por ejemplo, se puede ejecutar la orden Guardar delmenu Archivo con solo hacer clic en el boton de la barra de herramientas Estandarque representa a un disquete, . La otra barra que aparece en la anterior imagen de laventana de Excel, bajo la Estandar, es la barra de herramientas Formato.

La barra de estado presenta informacion acerca de la orden seleccionada o indica si seesta llevando a cabo alguna operacion como, por ejemplo, abrir o guardar un fichero.Para ocultar la barra (o mostrarla si estaba oculta) puede utilizarse la orden Barra deestado del menu Ver.

Ejercicio 1

Asegurate de que Excel te muestra las barras de herramientas Estandar y Formato en dosfilas distintas, lo que le permite incluir mas botones en cada barra que si ambas compartenfila. Investiga, haciendo uso de la ayuda de Excel, como controlar la visualizacion de lasbarras de herramientas. Un posible punto de partida: accede a la ayuda mediante la tecla F1y formula la pregunta “como mostrar todos los botones”.

3. Mecanismos basicos de trabajo

En este punto damos los primeros pasos a la hora de trabajar en una hoja de calculo, viendocomo abrir una hoja de calculo, como introducir datos en una celda, como desplazarse entrelas celdas, como seleccionar un conjunto de celdas y como editar los datos contenidos enuna celda para su posterior modificacion. Estudiaremos tambien como crear, guardar, abrir ycerrar libros de trabajo y como crear y eliminar hojas de calculo dentro de ellos.

3.1. Manejo de ficheros

Excel permite tener varios libros de trabajo abiertos simultaneamente y, en el menu Archivo,nos ofrece las siguientes opciones:

Nuevo... (tambien disponible como boton en la barra de herramientas Estandar),que permite crear un nuevo libro de trabajo.

Abrir... (boton ), que permite comenzar a trabajar con un libro previamente guar-dado en disco, y Cerrar, que permite cerrar el libro de trabajo activo cuando ya no sedesea trabajar con el por un tiempo.

Guardar (boton ) y Guardar como..., para efectuar la grabacion del libro activoen disco, con la diferencia de que Guardar como... da la oportunidad de especificarel nombre con el que se desea guardar el libro, ası como en que directorio y comoque tipo de archivo (por ejemplo, como un libro de trabajo de una version anterior deExcel).

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Salir de la hoja de calculo (tambien se puede utilizar el cuadro de control de la venta-na), que preguntara, en el caso de que se haya hecho alguna modificacion y no se hayaguardado, si deseamos guardar los cambios en el documento. Debemos hacer clic sobrela opcion que corresponda y saldremos de la hoja de calculo.

ATENCION: Es importante guardar periodicamente las modificaciones que vayas intro-duciendo en tus libros de trabajo, ya que si el ordenador se queda sin corriente electrica ose produce algun fallo en el sistema y este queda bloqueado, perderas el trabajo que hayasrealizado desde la ultima vez que guardaste.

Ejercicio 2

Crea en el escritorio de Windows una carpeta que se llame Practicas Excel y que utilizaraspara guardar los diferentes ejercicios que realices en tus practicas de Excel. No olvides,despues de cada sesion de trabajo, copiar la nueva version de la carpeta en algun lugar quete permita recuperarla posteriormente, al inicio de una nueva sesion. Para este fin puedesutilizar, por ejemplo, un lapiz USB o bien tu cuenta de alumno en lynx.uji.es2.

Ejercicio 3

Inicia la ejecucion de Excel. Al hacerlo, te aparecera como libro de trabajo, por defecto,uno nuevo con nombre Libro1, su hoja activa sera Hoja1 y el cursor de celda marcara quela celda activa es la A1.

Guarda este libro de trabajo en blanco en la carpeta Practicas Excel del escritorio con elnombre factura.xls (no es necesario que especifiques la extension .xls, ya que Excel lasobreentendera). Una vez guardado el libro, cierralo con la orden Archivo I Cerrar.

Como ya comentamos, un libro de trabajo puede contener varias hojas de calculo. Si desea-mos cambiar el nombre de una hoja, basta con hacer doble clic en su etiqueta, escribir elnuevo nombre y pulsar la tecla Enter. Si se quiere crear una hoja nueva dentro de un libro detrabajo, puede utilizarse la orden Insertar I Hoja de calculo. Por el contrario, Edicion IEliminar hoja permite eliminar la hoja activa (Excel utiliza un cuadro de dialogo para pedirconfirmacion al usuario antes de eliminar cualquier hoja). Tambien es posible alterar el ordende las hojas dentro del libro, arrastrando sus etiquetas a las posiciones deseadas.

Ejercicio 4

Abre nuevamente el libro factura.xls. Dale el nombre Una factura a una de las hojas yelimina las demas hojas.

3.2. Introduccion de datos

Si tecleamos cierto dato (constante o formula), este, ademas de ir apareciendo en la barra deformulas, podemos introducirlo en la celda activa pulsando la tecla Enter.

2Para transferir ficheros entre el ordenador en el que estes trabajando y lynx.uji.es, un programa del quepuedes hacer uso es FileZilla.

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Recuerda que en una celda puedes introducir dos tipos de datos:

Una constante, que puede ser, por ejemplo, un numero o un texto.

Una formula, que especifica como calcular el valor de la celda en funcion de otros valo-res. Las formulas empiezan siempre por el signo igual (=). Pueden constar de numeros,referencias a celdas (por ejemplo, B7), operadores, funciones. . . Algunos operadoresvalidos son la suma (+), la resta (-), la multiplicacion (*), la division (/), la exponencia-cion (ˆ) y el porcentaje ( %, que significa, simplemente, dividir entre cien). Por supues-to, pueden utilizarse parentesis: por ejemplo, la formula =(A5-A4)*B2 es una formulavalida. Un ejemplo de funcion es la funcion SUMA (por ejemplo, =SUMA(A1:A7)suma todos los valores que se encuentran entre las celdas A1 y A7; con A1:A7 hemosexpresado un rango o conjunto rectangular de celdas: las comprendidas entre la A1 yla A7, ambas inclusive).

Ejercicio 5

Haz clic en la celda B2. Observa que, ahora, B2 es la celda activa. Teclea el texto Facturay despues pulsa la tecla Enter. Observa que el texto ha quedado introducido en la celda B2de la hoja de calculo Una factura del libro de trabajo factura.xls.

3.3. Desplazamiento por las celdas

Cuando se desea introducir un dato en una celda determinada, lo que se debe hacer primero esseleccionarla, por ejemplo, haciendo clic con el raton en dicha celda. De esta forma, el cursorde celda se situa en la celda seleccionada y en el cuadro de nombres aparece una referencia aella.

Para desplazar el cursor de celda desde el teclado existen, entre otras, las siguientes posibili-dades:

Las flechas de desplazamiento (↑, ↓,← y→) permiten desplazar el cursor una posicionen el sentido de la flecha de la tecla.

Las combinaciones CTRL+↑, CTRL+↓, CTRL+← y CTRL+→ permiten mayores des-plazamientos. Si la hoja esta vacıa, llevan directamente hasta la ultima celda de la hojaen el sentido de la flecha. En el caso general, permiten desplazarse en el sentido de laflecha saltandose bloques de celdas vacıas adyacentes; ante bloques de celdas adyacen-tes no vacıas, estas combinaciones nos llevan a celdas que ocupan posiciones extremasdentro de esos bloques.

Las teclas AvPag y RePag desplazan la ventana sobre la hoja de calculo, hacia abajoo hacia arriba, en una medida que depende de la altura de la ventana.

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A B C D E

1

2 Factura

3

4 Tipo IVA

5

6 Artıculo PVP Unidades Subtotales

7 A

8 B

9

10 Suma

11 IVA

12 Total

Figura 2: Aspecto final de la hoja Una factura tras el ejercicio 6.

Ejercicio 6

Sigue completando la hoja Una factura del libro de trabajo factura.xls. Para ello, introduceen las celdas correspondientes los textos que aparecen en la figura 2.

3.4. Seleccion de celdas

Ademas de poder seleccionar una celda haciendo clic en ella, tambien existe la posibilidadde seleccionar simultaneamente varias:

Seleccion de un rango o area rectangular: se consigue arrastrando el raton desde unaesquina del area hasta la esquina diagonalmente opuesta.

Seleccion de multiples rangos: cada rango debe seleccionarse mediante el metodo pre-viamente descrito, con la salvedad de que la seleccion de todos los rangos, excepto ladel primero, ha de hacerse mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL.

Seleccion de una fila o columna: haciendo clic sobre la etiqueta de la fila o columnacorrespondiente.

Seleccion de todas las celdas de una hoja: haciendo clic en el boton Seleccionar todode la hoja correspondiente.

Ejercicio 7

Selecciona el rango B6:E6 y haz clic en el boton Negrita de la barra de herramientas (elque muestra una ene mayuscula). Observa lo que sucede: los contenidos de esas celdassiguen siendo los mismos textos, pero ahora se ven con un formato diferente, con trazo mas

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grueso, esto es, en negrita. Intenta seleccionar simultaneamente la celda B2, la B4 y el rangoD10:D12. Vuelve a hacer clic en el boton Negrita.

La seleccion simultanea de varias celdas puede ser util, por ejemplo, si deseamos introdu-cir datos en todas ellas. Podemos recorrer ordenadamente todas las celdas de un conjuntopreviamente seleccionado (y sin salirnos de el) pulsando Enter tras introducir cada dato. Siutilizamos la tecla Tabulador en vez de Enter, el orden de recorrido del conjunto sera distin-to, pero tambien nos mantendremos siempre dentro de el.

Ejercicio 8

Completa la hoja para que permita la elaboracion de ciertas facturas sencillas en las queintervienen dos artıculos, A y B. Los datos iniciales del problema seran los precios y lasunidades facturadas de cada artıculo y el tipo de IVA aplicable a la factura. A partir de ellos,la hoja de calculo obtendra automaticamente el importe total de la factura, ası como otrosresultados intermedios (subtotales por artıculo, suma sin IVA e importe correspondiente aese impuesto). Vayamos paso a paso:

1. Introduce en la celda C4 el tipo de IVA, que para nuestra primera factura supondremosdel 16 %. Introducelo en tanto por uno, es decir, como 0,16.

2. Introduce en el rango C7:D8 los precios y unidades facturadas de cada artıculo, su-poniendo que se facturan 5 unidades del artıculo A a 12 ¤ cada una y 7 del B, cadauna a 20 ¤.

3. Queremos introducir en E7 una formula que calcule el subtotal correspondiente alartıculo A. Una posibilidad (mala) serıa introducir la siguiente formula: =12*5. Hazloy observa que esto dota a la celda E7 del valor correcto: el numero sesenta.

4. ¿Que sucedera si queremos utilizar la hoja para elaborar una factura correspondientea la venta de solo cuatro unidades del artıculo A? Introduce 4 en D7 y observa que elsubtotal calculado no cambia automaticamente para reflejar la nueva situacion. Paraello, se podrıa modificar la formula de E7 y dejarla como =12*4, pero esa no es unaestrategia inteligente: mucho mejor es utilizar una formula que siempre multiplique elvalor que tenga la celda C7 por el que tenga D7. Para ello, introduce =C7*D7 en E7.Cambia precios y numeros de unidades para comprobar que el subtotal del artıculoA sı se recalcula adecuadamente ahora. Al final, vuelve a introducir 12 (como preciounitario del artıculo A en euros) y 5 (como numero de unidades facturadas de eseartıculo A).

5. Introduce en E8 una formula que calcule el subtotal correspondiente al artıculo B.Para introducir esta formula procederemos de un modo diferente al anterior. Haz clicen E8, teclea un igual (=) para indicar que estas introduciendo una formula, haz clic enla celda C8 (observa que C8 aparece en la barra de formulas), introduce el operadorde multiplicacion (*), haz clic en la celda D8 (tendras ya la formula =C8*D8) y pulsala tecla Enter. Recomendamos utilizar de este modo el raton para introducir en lasformulas referencias a otras celdas.

6. Introduce en la celda E10 la formula correspondiente. ¿Cual es? ¿=60+140?¿=E7+E8?

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A B C D E

1

2 Factura

3

4 Tipo IVA 0,16

5


7 A 12 5 60

8 B 20 7 140

9

10 Suma 200

11 IVA 32

12 Total 232


7. Introduce en la celda E11 una formula que aplique a la suma calculada en E10 el tipode IVA introducido en C4. Una formula adecuada es =C4*E10 (observa, por ejemplo,que =0,16*E10 no funcionarıa correctamente cuando el tipo de IVA se cambiara enC4, por ejemplo, al 33 %).

8. Introduce en la celda E12 una formula adecuada. Deberıas obtener 232 como resul-tado.

ATENCION: En general, es muy importante que, allı donde tenga sentido, introduzcasformulas con referencias a otras celdas en vez de constantes. No olvides que tus hojas hande quedar preparadas para recalcular correctamente sus resultados siempre que cambienlos datos iniciales del problema introducidos en las celdas destinadas a tal fin.

Ejercicio 9

Comprueba que tu hoja de calculo Una factura presenta los resultados que se muestran enla figura 3.

Supon ahora que el precio que hay que hacerle al cliente para el artıculo B son 15 ¤ yque el tipo de IVA aplicable a la factura es del 8 %. Para que tu hoja de calculo rehagacorrectamente toda la factura deberıa bastar con modificar las constantes que representanesos datos iniciales del problema: introduce 15 en C8 y 0,08 en C4. Comprueba que, sinintroducir ningun otro cambio, tu nueva factura se corresponde con la que se muestra en lafigura 4. De no ser ası, repasa lo que hiciste en el ejercicio 8 o pide ayuda a tu profesor.

Una vez hayas comprobado el buen funcionamiento de la hoja Una factura, guarda el libroque la contiene, factura.xls. Observa que en este caso ya no es necesario volver a especificarel nombre, dado que Excel asume que hay que guardarlo en el mismo fichero del que se haleıdo.

9


A B C D E

1

2 Factura

3

4 Tipo IVA 0,08

5


7 A 12 5 60

8 B 15 7 105

9

10 Suma 165

11 IVA 13,2

12 Total 178,2


4. Edicion en hojas de calculo

En informatica, por edicion de un documento se entiende la modificacion de la informacionque contiene haciendo uso de ciertas facilidades que ofrecen los programas con los que secrean los documentos, tales como, mover parte de la informacion de un lugar a otro dentrodel documento, replicar dicha informacion, borrarla o sustituirla.

Vamos a ver de que tipo es la informacion que Excel permite modificar y diferentes facili-dades que ofrece (principalmente en sus menus Edicion e Insertar) para llevar a cabo talesmodificaciones.

4.1. Informacion asociada a las celdas

Asociada a cada celda tenemos, aparte de su contenido, que dota de valor a la celda, informa-cion de otro tipo: su formato y, posiblemente, un comentario.

El formato de una celda determina con que aspecto se ha de mostrar su valor. Por ejemplo, sonopciones de formato negrita y cursiva. En el caso de que el valor de una celda sea numerico,tambien es el formato el que determina con cuantos decimales se muestra, y si utilizando ono separador de miles. Bordes y colores son otros ejemplos de opciones de formato.

Por otra parte, los comentarios no son mas que textos informativos, normalmente ocultos,que cabe anadir a las celdas con el objeto de poder leerlos mas adelante. Para introducir uncomentario en una celda (ası como para posteriormente leerlo, modificarlo o eliminarlo) seutiliza la orden Insertar I Comentario. Las celdas a las que se ha asociado un comenta-rio suelen identificarse mediante un pequeno triangulo de color rojo en su esquina superiorderecha.

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4.2. Operaciones de edicion

Algunas de las facilidades de edicion que ofrece Excel son deshacer, rehacer y repetir ciertasacciones, mover, replicar3 y borrar informacion e insertar y eliminar celdas.

4.2.1. Deshacer, rehacer y repetir

Tanto la orden Edicion I Deshacer como el boton Deshacer, , y la combinacion deteclas CTRL+Z permiten, generalmente, deshacer las ultimas acciones realizadas, una a una,dejando la hoja como si estas acciones nunca hubieran sido llevadas a cabo.

Cuando una o varias acciones han sido accidentalmente deshechas, Edicion I Rehacer (obien o CTRL+Y) permite rehacer la ultima o ultimas acciones deshechas.

Cuando no hay cambios deshechos que rehacer, puede estar disponible la orden Edicion IRepetir (tambien accesible en este caso como CTRL+Y), que permite repetir la ultima ordenejecutada. Puede resultar interesante cuando se desea que Excel ejecute la misma orden endistintas partes de una hoja de calculo o en hojas distintas.

Ejercicio 10

Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el archivo balance.xls disponible enla web de la asignatura (y, mientras resuelves el ejercicio, no olvides volver a guardarlocada cierto tiempo). El libro contiene una sola hoja, Resultados 2005, con textos y datosiniciales. Tu debes completarlo con las formulas adecuadas teniendo en cuenta lo siguiente:

Los datos iniciales del problema son los valores de ingresos y gastos que aparecen enlos rangos C5:D6 y C10:D12.

Los diferentes totales son el resultado de sumar los valores correspondientes.

El beneficio bruto es la diferencia entre ingresos y gastos totales.

Los impuestos son el 35 % de los beneficios brutos.

El beneficio neto es la diferencia entre beneficio bruto e impuestos.

Comprueba que los resultados obtenidos se corresponden con los que se muestran en lafigura 5. Tambien deberıas comprobar que, si cambias alguno de los datos iniciales, losresultados varıan adecuadamente. Finalmente, anade formato negrita a las celdas que lonecesiten segun la figura 5.

3Es habitual llamar “copiar” a la operacion de edicion que nosotros denominamos “replicar”. Hemos elegidoesta nomenclatura para resaltar el hecho de que la ejecucion de la orden Edicion I Copiar no basta, por sı sola,para llevar a cabo la correspondiente replica de informacion: como veremos, constituye tan solo un primer paso.

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A B C D E

1

2 Ingresos y Gastos 2005

3

4 Ingresos Semestre 1 Semestre 2 TOTAL

5 Ventas 100 150 250

6 Otros 25 30 55

7 TOTAL 125 180 305

8

9 Gastos Semestre 1 Semestre 2 TOTAL

10 Personal 50 50 100

11 Compras 20 30 50

12 Otros 10 10 20

13 TOTAL 80 90 170

14

15 Bo BRUTO 135

16 Impuestos 47,25

17 Bo NETO 87,75

Figura 5: Aspecto final de la hoja Resultados 2005 tras el ejercicio 10.

4.2.2. Mover

Mover significa llevar informacion (contenidos, formatos y comentarios de las celdas) deun rango, que llamaremos “de origen”, de una hoja de calculo a otro, que llamaremos “dedestino”, de la misma u otra hoja. Si la operacion se lleva a cabo con exito, la informacionquedara en el rango de destino y desaparecera del de origen. Solo se puede mover un rango,no multiples rangos simultaneamente.

Presentamos dos tecnicas distintas para llevar a cabo el movimiento de informacion:

Cortar y pegar. La informacion del rango de origen puede moverse al de destino mediantelas ordenes Edicion I Cortar (CTRL+X) y Edicion I Pegar (CTRL+V). Hay queseleccionar el rango de origen, Cortar, seleccionar el rango de destino (o su celdasuperior izquierda) y Pegar. La accion puede cancelarse, antes de pegar, utilizando latecla ESC.

Mover arrastrando. El rango seleccionado puede moverse muy facilmente dentro de la hojade calculo utilizando el raton. Basta para ello con arrastrar el borde de la seleccion hastasu nueva ubicacion en el rango de destino.

Ejercicio 11

Para empezar, toma nota de la formula contenida en la celda E15.

12


A continuacion, vas a mover los gastos de forma que queden a la derecha de los ingresos(en vez de debajo de estos). Para ello, mueve el rango B9:E13 a G4:J8 utilizando cortar ypegar. Observa nuevamente la formula de E15 y comparala con la que tenıas anotada: Excella ha modificado para que haga referencia a la nueva ubicacion del segundo operando (losgastos totales ya no estan en E13, sino en J8, ası que la nueva formula de E15 es =E7-J8).Comprueba que puedes deshacer y rehacer el movimiento utilizando los correspondientesbotones de la barra de herramientas. Despues, haz uso del raton para arrastrar el rangoD15:E17 a B10:C12. Finalmente, guarda y cierra el libro.

4.2.3. Replicar

Replicar significa llevar informacion de unas celdas a otras sin que esta desaparezca de lasceldas de origen.

Hay diferentes tecnicas que permiten replicar determinados tipos de informacion de unasceldas en otras:

Copiar y pegar. Para replicar toda la informacion de las celdas (contenidos, formatos y co-mentarios), pueden utilizarse las ordenes Copiar (CTRL+C) y Pegar (CTRL+V) delmenu Edicion. La orden Copiar copia toda la informacion de las celdas selecciona-das (que quedan marcadas con un borde movil) en un area de almacenamiento temporalque se denomina portapapeles, desde donde se puede pegar en otras celdas si se las se-lecciona y luego se ejecuta Edicion I Pegar. El pegado puede repetirse tantas vecescomo replicas se quiera hacer de la informacion copiada. Tambien es posible realizarvarias replicas simultaneamente seleccionando varias ubicaciones de destino antes depegar. Cuando no se va a replicar mas la informacion copiada, se puede pulsar ESC ydesaparece el borde movil.

Duplicar arrastrando. Se puede duplicar un rango dentro de una hoja de calculo arrastrandocon el raton el borde de la seleccion mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL.

Llenado automatico. Un metodo aun mas comodo que los anteriores para replicar los con-tenidos y formatos (pero no los comentarios) de un rango seleccionado, en celdas con-tiguas a este, es el llenado automatico. Este metodo permite realizar varias replicassimultaneas y consiste, simplemente, en arrastrar la esquina inferior derecha del bordede la seleccion (el cuadro de llenado) hasta que el borde de la seleccion abarque tantoal rango de origen como al de destino.

Al proceder de este modo, a veces Excel toma algunas decisiones que pueden ser deutilidad o bien ir en contra de los intereses del usuario. Por ejemplo, si se pretendereplicar mediante llenado automatico una celda cuyo contenido es Enero, las replicasseran Febrero, Marzo. . . Si no es esto lo que se desea, sino replicar realmente Enero,se puede realizar el arrastre con el boton derecho del raton y, cuando tras arrastrarel cuadro de llenado aparezca un menu contextual, seleccionar Copiar celdas. Enlas ultimas versiones de Excel, esta opcion esta disponible incluso si el arrastre se hallevado a cabo con el boton principal del raton: junto al cuadro de llenado aparece unboton Opciones de autorrelleno, , que permite desplegar un menu una de cuyasopciones es precisamente Copiar celdas.

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Pegado especial. La orden Edicion I Pegado especial... puede utilizarse cuando solose desea replicar cierto tipo de informacion de las celdas del rango de origen: solosus contenidos (Formulas), solo sus formatos, solo sus comentarios. . . Tambien sirve,entre otras cosas, cuando se quiere pegar, como contenido (datos constantes) de unrango, los valores de otro.

Copiar formato. El boton Copiar formato, , puede utilizarse para replicar los formatosde un rango del siguiente modo: se selecciona el rango de origen, se hace clic en elboton y se selecciona el rango de destino.

Ejercicio 12

Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el fichero de practicas periodicos.xls,disponible en la nuestra web. Abre la copia conseguida y observa que se trata de un libro detrabajo que contiene una unica hoja de calculo, Periodicos Reunidos. Selecciona las celdasC15:C16 y replıcalas (triplıcalas) sobre C17:C20 mediante llenado automatico (hazlo deforma que no cambie el ano en las replicas). Modifica el contenido de la celda C15 para quesea el siguiente: es el objetivo del ano.

Selecciona la celda B16 y haz clic en el boton de barra de herramientas que muestra unsımbolo de tanto por cien ( %). Observa que el valor de la celda, aunque sigue siendo elmismo, se muestra ahora como 82 % (en tanto por cien y sin decimales, ademas de ennegrita) en vez de como 0,81845. Para que se vea con un decimal, haz clic en el botonAumentar decimales, : el aspecto de la celda sera ahora 81,8 %.

4.2.4. Borrar

Borrar significa eliminar informacion de las celdas, tales como contenidos, formatos y co-mentarios, pero sin eliminar las propias celdas.

Presentamos a continuacion dos tecnicas de borrado distintas:

Borrar. El menu Edicion ofrece las opciones Borrar I Todo (que elimina casi toda lainformacion de las celdas seleccionadas: contenidos, comentarios y formatos, exceptodimensiones de filas y columnas), Borrar I Formatos, Borrar I Contenido yBorrar I Comentarios.

Vaciado automatico. Similar al llenado automatico, sirve para borrar el contenido (no for-matos ni comentarios) del rango seleccionado. En este caso, el cuadro de llenado hade arrastrarse hacia la izquierda o hacia arriba, hasta que todas las celdas que se deseaborrar muestren una trama especial, generalmente de color gris.

Ejercicio 13

Utiliza el vaciado automatico para borrar las celdas C17:C20 de Periodicos Reunidos.

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4.2.5. Insertar

Las ordenes Insertar I Celdas..., Insertar I Filas e Insertar I Columnas crean nue-vas celdas en una hoja de calculo, en las posiciones que se elijan, lo que obliga a desplazar,entre otras, las celdas que ocupaban esas posiciones (hacia la derecha o hacia abajo).

Para insertar una nueva fila de celdas, puede seleccionarse la fila (haciendo clic en su eti-queta correspondiente) que ocupa la posicion en la que se quiere situar la nueva y ejecutarInsertar I Filas. Tanto la fila seleccionada como todas las que estaban por debajo de estase desplazaran una posicion hacia abajo, y una nueva fila ocupara el hueco creado. Cada eje-cucion de la orden puede crear varias filas simultaneamente, ya que se insertaran tantas filascomo haya seleccionadas al ejecutar la orden. En realidad, no es necesario seleccionar filasenteras; da lo mismo seleccionar toda una fila que alguna de sus celdas.

La insercion de columnas es analoga, utilizando la orden Insertar I Columnas. Observeseque ahora, al crear una nueva columna en cierta posicion, la columna que la ocupaba anterior-mente y todas las que estaban a su derecha habran de desplazarse una posicion a la derecha.

La insercion de celdas es analoga a la de filas y columnas, pero con alguna salvedad. Lacorrespondiente orden es Insertar I Celdas... y, como en este caso el hueco que han deocupar las nuevas celdas puede crearse de dos formas, desplazando celdas hacia la derechao hacia abajo, la orden da paso a un cuadro de dialogo donde puede elegirse alguna de estasdos opciones. Ese mismo cuadro de dialogo tambien permite utilizar la orden para insertarfilas o columnas.

Ejercicio 14

Inserta nuevas celdas en el rango E5:E12 (piensa que tipo de desplazamiento sera maslogico). Introduce en las nuevas celdas los siguientes datos: en E5, el texto Diario 16; enel rango E6:E9, las constantes numericas 15000, 40000, 65000 y 45000; finalmente, enE12, la formula =SUMA(E6:E9).

4.2.6. Eliminar

La orden Edicion I Eliminar... elimina celdas de una hoja de calculo. A diferencia deEdicion I Borrar4, que conserva las celdas borradas, aunque elimine informacion asociadaa estas, la eliminacion de una celda deja un hueco en la posicion que antes ocupaba, lo queobliga a desplazar otras celdas (hacia la izquierda o hacia arriba) para ocupar el hueco ypreservar la cuadrıcula. La diferencia entre borrar y eliminar una celda puede explicarse conla siguiente analogıa: sobre un papel cuadriculado, borrar obligarıa a utilizar una goma (deborrar, valga la redundancia), mientras que eliminar obligarıa a utilizar unas tijeras. La ordenEliminar... se puede aplicar tanto a celdas como a filas o columnas completas.

Ejecutar Eliminar... para suprimir las celdas seleccionadas da paso, generalmente, a un cua-dro de dialogo donde puede decidirse como se cubren los huecos creados por la eliminacion,

4En la version de Excel de las aulas, en valenciano, ambas opciones del menu Edicio se llaman Suprimeix:la correspondiente a Borrar es la que va acompanada de una flecha, ya que es la que tiene un submenu asociado.

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desplazando celdas hacia la izquierda o hacia arriba; alternativamente, este cuadro de dialo-go permite decidir eliminar todas las celdas de las filas o columnas que tengan alguna celdaseleccionada.

Si se han seleccionado filas o columnas completas antes de elegir Edicion I Eliminar..., laorden las elimina directamente, sin necesidad de cuadro de dialogo alguno.

Ejercicio 15

Observa que el contenido de la celda B16 es =H12/B15. Elimina las filas 10 y 11. Eli-mina tambien el rango G5:G10 (¿que tipo de desplazamiento sera mas logico?). Vuelve aobservar el contenido de celda que miraste antes (ahora en la posicion B14): la formula hacambiado para seguir haciendo referencia a las mismas celdas que antes, que ahora ocupannuevas ubicaciones. Finalmente, guarda y cierra el correspondiente libro de trabajo.

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Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I

6Graficos en Excel

1. Introduccion

Una vez introducidos en el manejo basico de Excel y tras haber profundizado en el estudiode sus herramientas mas importantes, las formulas, en esta ultima practica de Excel vamos aabordar la presentacion de tablas de valores numericos en forma de grafico.

Excel permite al usuario representar graficamente conjuntos de valores almacenados en sushojas de calculo, tanto si estos corresponden a datos como si se trata de resultados de formu-las. Los graficos son habituales en nuestro entorno, ya que ayudan a comprender conjuntos devalores mejor que las meras tablas numericas. Habitualmente encontramos graficos de lıneas(en bolsa y aplicaciones financieras), de barras (en atlas y aplicaciones demograficas) y detarta (para mostrar distribuciones porcentuales). Los de lıneas reciben ese mismo nombre enExcel; los de barras se denominan ası si las barras son horizontales y, si son verticales, decolumnas; los de tarta, circulares.

Como acabamos de comentar, un grafico puede servir para representar de forma ventajosavalores numericos de una tabla como, por ejemplo, la que se muestra en el rango A4:M10 dela hoja de calculo de la figura 1. En esta tabla en concreto, los valores numericos estan estruc-turados en seis filas (correspondientes a anos) y doce columnas (correspondientes a meses),

Figura 1: Aspecto de la hoja Tablas del libro lluviasCS.xls de nuestra web.

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Figura 2: Dos graficos distintos que utilizan la tabla de la figura 1.

y cada fila y columna esta encabezada por un texto que le da nombre. Para empezar a hablarde graficos con cierto nivel de concrecion, necesitamos manejar conceptos analogos a los defila y columna en tablas: estos conceptos son los de serie y categorıa, con la flexibilidad deque, segun nos convenga, podremos asociar series del grafico a filas de la tabla y, consecuen-temente, categorıas a columnas, o bien hacerlo al reves, es decir, asociar series a columnas ycategorıas a filas.

En la figura 2 podemos observar dos graficos distintos que muestran valores de la tabla dela figura 1. El de la izquierda es un grafico de lıneas que muestra la evolucion de las preci-pitaciones mensuales en Castellon en dos anos concretos (series Ano 2005 y Ano 2006) ysus categorıas (representadas en el eje horizontal) se corresponden con las columnas de latabla. El de la derecha es un grafico de barras verticales que compara las precipitaciones endos meses concretos (series Junio y Diciembre) a lo largo de los anos, categorıas que secorresponden con las filas de la misma tabla.

Cabe senalar que los graficos creados a partir de los valores de un conjunto de celdas estanrelacionados con estas mediante un vınculo dinamico, es decir, cualquier modificacion en elvalor de una de estas celdas repercutirıa automatica e inmediatamente en los graficos corres-pondientes.

2. Elementos de un grafico

Para la descripcion de los principales elementos de los graficos de Excel, vamos a apoyarnosen el grafico que se muestra en la figura 3. Se trata de un grafico ubicado en una hoja propia(en vez estar incrustado en una hoja de calculo) y podemos observar el nombre de la hojade grafico, en este caso Grafico 2005-2006, en la correspondiente pestana. Respecto a losprincipales elementos que forman parte de un grafico, independientemente de su ubicacion,podemos destacar los siguientes:

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Figura 3: Principales elementos de un grafico de Excel.

En el area del grafico aparecen todos los demas elementos del grafico que vamos apresentar a continuacion: el tıtulo del grafico, sus ejes (con sus correspondientes tıtulos,marcas y rotulos), su area de trazado y su leyenda.

El tıtulo del grafico, un texto que lo encabeza y que es Precipitaciones en Castellonen este caso concreto.

Sus dos ejes: el de categorıas (horizontal) y el de valores (vertical). Asociados a ca-da eje podemos ver un tıtulo, un conjunto de pequenos segmentos que los cortan, esdecir, sus marcas de graduacion, y un conjunto de rotulos que sirven para identificarcategorıas o valores.

Su area de trazado (en gris en la figura), delimitada por los ejes del grafico y en laque se representan las series de datos. En estas representaciones de series, a cada valornumerico concreto (tomado de una celda de una tabla) le corresponde un marcador dedatos que, segun el tipo de grafico, puede ser un pequeno sımbolo (cırculos y aspas enla figura), una barra, un sector circular en un grafico de tarta. . . Como guıa visual, en elgrafico pueden aparecer lıneas de division que, partiendo de las marcas de graduacionde los ejes, formen una retıcula sobre el area de trazado. En la figura 3 solo observamoslıneas de division horizontales; para ver un ejemplo con verticales, puedes recurrir algrafico de la izquierda de la figura 2.

Una leyenda que, generalmente, ayuda a identificar a que serie de datos pertenece cadavalor representado en el area de trazado. La leyenda se compone de entradas, queen nuestro caso son pares formados por un nombre de serie y una clave visual paraidentificar en el grafico los marcadores de datos de esa serie.

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Figura 4: Ficha Tipos estandar del primer cuadro de dialogo del asistente para graficos.

3. Creacion de graficos

En Excel resulta sencillo crear graficos a partir de tablas numericas haciendo uso del asis-tente para graficos. Para emplearlo, basta con hacer clic sobre el icono de la barra deherramientas Estandar (o bien seleccionar la orden Insertar I Grafico...), lo que lleva auna serie de cuadros de dialogo que permiten definir un grafico en cuatro pasos1. Convienehaber seleccionado previamente el rango (o rangos, utilizando CTRL) donde resida la tablanumerica, aunque esto no es estrictamente necesario, ya que esta seleccion podra hacersetambien desde el propio asistente.

3.1. Eleccion del tipo de grafico

En el primer paso al que nos lleva el asistente para graficos, se debe elegir, haciendo uso delcuadro de dialogo que se muestra en la figura 4, el tipo de grafico que se desea crear. Lostipos de graficos mas populares, los que Excel denomina de columnas (barras verticales), debarras (horizontales), de lıneas y circulares, son los que aparecen como primeras opcionesen la lista correspondiente. De los demas, algunos tipos son meras variantes esteticas de losanteriores: los graficos cilındricos, conicos y piramidales utilizan marcadores (verticales uhorizontales) con esas formas pero, por lo demas, son graficos de barras; y los graficos deareas son muy similares a los de lıneas.

Una vez elegido el tipo de grafico, la misma ficha del mismo cuadro de dialogo nos per-mite refinar nuestra eleccion haciendo clic sobre el icono de un subtipo. Bajo el conjunto

1Desde cualquiera de estos cuadros, el boton Ayuda, , en la parte superior derecha de su ventana, con-duce a un tema de ayuda especıfico del asistente.

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Figura 5: Ficha Rango de datos del segundo cuadro de dialogo del asistente para graficos.

de iconos, podremos observar un texto informativo que describe brevemente las principalescaracterısticas del subtipo elegido hasta ese momento, ası como un boton Presionar paraver muestra que permite sustituir temporalmente el conjunto de iconos de subtipo por unarepresentacion del grafico resultante de aplicar a nuestra tabla numerica el subtipo elegidohasta ese momento.

Observa que la figura 4 ilustra las elecciones adecuadas para, habiendo llamado al asistentepara graficos con el rango A4:M10 de la figura 1 seleccionado, ir construyendo el grafico dela figura 3.

Una vez hechas las pertinentes elecciones de tipo y subtipo de grafico, hay que pulsar el botonSiguiente > para que el asistente nos conduzca al segundo paso en la definicion del nuevografico.

3.2. Eleccion de los datos de origen

En el segundo paso, el asistente para graficos nos presenta un cuadro de dialogo con dosfichas, la primera de las cuales es Rango de datos (vease figura 5). En la mitad superior deesta ficha se nos muestra como esta quedando el grafico hasta el momento; en la inferior sedebe determinar el rango de datos, es decir, que celdas ocupa la tabla numerica (incluyendolos textos que encabecen sus filas y columnas), y si queremos asociar las series del grafico alas filas o a las columnas de la tabla. Segun cual haya sido el conjunto de celdas seleccionadoen el momento de llamar al asistente, este habra hecho o no una conjetura sobre la informa-cion que se desea introducir en esta ficha: si la conjetura mostrada es correcta, basta con pasara la ficha Serie para seguir con la definicion del grafico; si no, antes habra que modificar laconjetura. En particular, el rango de datos es una formula (como =Tablas!$A$4:$M$10 en

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Figura 6: Ficha Serie del segundo cuadro de dialogo del asistente para graficos.

la figura) que, al igual que otras similares que se utilizan en cuadros de dialogo asociados agraficos, puede introducirse sin necesidad de teclear los caracteres que la forman, sino sim-plemente seleccionando las celdas de la tabla sobre la correspondiente hoja de calculo.

Observa que la figura 5 ilustra elecciones adecuadas en la ficha Rango de datos para seguirconstruyendo el grafico de la figura 3.

En la ficha Serie, cuya mitad superior es analoga a la de Rango de datos, podemos edi-tar tanto las series como las categorıas resultantes de nuestras anteriores decisiones. Por loque respecta a series, es posible tanto eliminar del grafico alguna serie (boton Quitar) comoanadir una nueva (boton Agregar). Y, de cada serie, es posible modificar tanto su nombrecomo su correspondiente secuencia de valores. Lo normal (y, generalmente, lo mas deseable)es que tanto los nombres de las series como sus valores queden vinculados dinamicamentea celdas o conjuntos de celdas mediante las correspondientes formulas, pero tambien es po-sible introducir datos constantes como, por ejemplo, Previsiones (como nombre de serie) o50;50;50;50;100;20;20;20;80;30;100;50 (como secuencia de valores, doce en este caso).Por lo que respecta a categorıas, es posible modificar la secuencia de sus nombres (o rotulosdel eje de categorıas segun la nomenclatura de la ficha Series) del mismo modo: mantenien-do una vinculacion dinamica a celdas o introduciendo datos constantes (como, por ejemplo,e;f;m;a;m;j;j;a;s;o;n;d).

La figura 6 ilustra elecciones adecuadas en la ficha Series para seguir construyendo el graficode la figura 3. Observese que cuatro de las seis series originales han sido eliminadas. Sivolvieramos a la ficha anterior, verıamos que estas eliminaciones han modificado el rango dedatos del grafico, que ahora es la union de dos rangos, A4:M4 y A9:M10, separados por uncaracter punto y coma en la formula =Tablas!$A$4:$M$4;Tablas!$A$9:$M$10.

Una vez hechas las pertinentes elecciones, pulsar el boton Siguiente > nos conduce al tercer

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Figura 7: Ficha Tıtulos del tercer cuadro de dialogo del asistente para graficos.

paso del asistente para graficos.

3.3. Eleccion de otras opciones

El tercer paso del asistente para graficos, cuyo cuadro de dialogo se muestra en la figura 7, esel que nos presenta mas posibles decisiones sobre la definicion del nuevo grafico, distribuidasen seis fichas distintas:

Ficha Tıtulos. Permite darle tıtulo tanto al grafico como a los ejes de coordenadas.

Ficha Eje. Principalmente permite decidir, en cada eje, si se muestran o no sus marcasde graduacion y sus correspondientes rotulos.

Ficha Lıneas de division. Permite decidir que lıneas de division se muestran y cualesno. Puede haberlas horizontales y verticales y, en cada orientacion, principales y secun-darias.

Ficha Leyenda. Permite decidir si se muestra o no la leyenda del grafico y en que po-sicion.

Ficha Rotulos de datos. Permite anadir rotulos a los marcadores de datos, ası comodecidir la composicion de tales rotulos; los elementos que pueden formar parte de estosrotulos son el valor del dato y la categorıa y la serie a las que pertenece.

Ficha Tabla de datos. Permite mostrar dentro del area del grafico, y junto a la repre-sentacion grafica de los datos, esos mismos datos en forma de tabla.

Una forma razonable de proceder durante la creacion de un grafico es cumplimentar la fichaTıtulos, respetar temporalmente las decisiones que el asistente haya tomado para las otras fi-chas (se podran reconsiderar posteriormente, una vez creado el grafico) y pulsar Siguiente >para que el asistente nos conduzca a su ultimo paso.

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Figura 8: Cuarto cuadro de dialogo del asistente para graficos.

Cabe senalar que la forma de conseguir vinculacion dinamica entre los tıtulos de grafico yejes y celdas de una hoja de calculo es algo distinta de lo habitual y que, de desearse, tendrıaque posponerse, ya que no puede conseguirse durante la creacion del grafico con el asistente.

Observese que la figura 7 ilustra elecciones adecuadas para seguir construyendo el grafico dela figura 3.

3.4. Eleccion de la ubicacion

En el cuadro de dialogo asociado al ultimo de los pasos del asistente para graficos (vease lafigura 8), el usuario debe elegir la ubicacion del grafico antes de pulsar Finalizar:

Puede ubicarlo en una hoja nueva, que no sera una hoja de calculo, sino una especial(a la que se da nombre desde el asistente) capaz de contener un unico grafico. En estecaso, el tamano del area del grafico dependera del tamano, en el momento de crear elgrafico, de la ventana asociada al correspondiente libro de trabajo.

Puede ubicarlo como objeto en una de las hojas de calculo del libro sobre el que este tra-bajando, en cuyo caso hablaremos de un grafico incrustado. En este caso, el graficoaparecera (con unos cuadritos negros llamados controladores de tamano en sus late-rales y sus esquinas) sobre la hoja de calculo elegida y el usuario podra determinar,utilizando el raton, tanto su posicion (arrastrando el area de grafico) como su tamano(arrastrando los correspondientes controladores).

Observese que la figura 8 ilustra las elecciones adecuadas para ubicar el grafico de la figu-ra 3 como aparece en esta misma figura, es decir, en una hoja propia de nombre Grafico2005-2006.

Ejercicio 1

Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el fichero de practicas lluviasCS.xls,disponible en nuestra web, y observa que se trata de un libro de trabajo con una unica hojade calculo, Tablas, cuyo aspecto es el que se muestra en la figura 1.

Crea en una nueva hoja de grafico, Grafico 2005-2006, un grafico como el de la figura 3.Sigue para ello las indicaciones que has ido recibiendo a lo largo de este apartado 3.

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Figura 9: Aspecto final del rango A11:E18 de la hoja Tablas tras el ejercicio 2.

Figura 10: Un grafico que utiliza la tabla de la figura 9.

Ejercicio 2

El objetivo de este ejercicio es crear en lluviasCS.xls una nueva hoja de grafico como laque se muestra en la figura 10. Para ello, empieza por crear en el rango A12:E18 de Tablasuna tabla adecuada (vease figura 9), que resuma trimestralmente los valores mensuales dela tabla del rango A4:M10. En la nueva tabla:

Las celdas de B12:E12 contendran datos constantes.

Las celdas de A13:E13 deben contener cinco formulas distintas que hagan referenciaa celdas del rango A5:M5.

Las formulas de A14:E18 deben obtenerse replicando las de A13:E13.

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Y no olvides aplicar las opciones de formato adecuadas.

Despues, utiliza el asistente para crear el grafico de la figura 10 y ubicarlo en una nueva hojade grafico de nombre Trimestrales.

4. Edicion de graficos

Una vez creado un grafico, podemos modificar a posteriori cualquiera de sus elementos, conlo que estaremos editando ese grafico.

La operacion de edicion mas simple quiza sea la de cambiar la posicion o el tamano de ungrafico incrustado: si hacemos clic sobre su area de grafico, Excel nos indicara, mostrando suscontroladores de tamano, que la hemos seleccionado y que podemos arrastrarla para cambiarsu posicion, o bien arrastrar sus controladores para cambiar su tamano.

La misma tecnica, es decir, seleccionar mediante clic y luego cambiar posicion o tamano,es aplicable a otros elementos de los graficos, tales como areas de trazado o leyendas; lostıtulos, por su parte, tambien pueden ser movidos de este modo, pero no se puede cambiarası el tamano de un tıtulo, ya que este dependera del texto del tıtulo y de su formato.

Por otra parte, todas las decisiones tomadas durante la creacion de un grafico pueden modi-ficarse mediante los cuadros de dialogo Tipo de grafico, Datos de origen, Opciones degrafico y Ubicacion del grafico, accesibles, respectivamente, desde las opciones Tipo degrafico..., Datos de origen..., Opciones de grafico... y Ubicacion... del menu con-textual al que se accede al hacer clic con el boton derecho sobre, por ejemplo, el area delgrafico. Observa que estos cuadros son analogos a los cuatro por los que en su momento noscondujo el asistente para graficos.

Ademas, cada elemento de un grafico dispone de su propio menu contextual y, en este, deuna opcion que da acceso a un cuadro de dialogo para gestionar sus opciones de formatoespecıficas; y a este mismo cuadro de dialogo puede llegarse haciendo doble clic sobre elelemento. A veces, para acceder al cuadro de dialogo de formato de un elemento que es partede otro (por ejemplo, al de una entrada concreta de una leyenda), es necesario seleccionar pri-mero el elemento contenedor (en nuestro ejemplo, la leyenda), seleccionar luego el elementocontenido en este (en nuestro ejemplo, la entrada) y, finalmente, hacer doble clic.

Respecto a los tıtulos, es posible editarlos de forma que queden dinamicamente vinculados aceldas, para lo cual hay que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el correspondiente tıtulo haciendo clic sobre el.

2. Escribir un signo igual en la barra de formulas de Excel.

3. Hacer clic en la celda a la que se quiere vincular el tıtulo, de modo que en la barra deformulas aparezca una referencia a esta celda.

4. Pulsar la tecla Enter.

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Figura 11: Aspecto de la hoja de grafico del ejercicio 4 con datos del primer cuatrimestre.

Ası pues, las posibilidades de edicion de graficos que ofrece Excel son muy variadas y lamejor forma de familiarizarse con ellas y entender su significado es probandolas y observandosus efectos sobre diferentes graficos.

Ejercicio 3

El objetivo de este ejercicio es dejar de tener en lluviasCS.xls la hoja de grafico Grafico2005-2006 y, en su lugar, tener los dos graficos de la figura 2 incrustados en una nuevahoja de calculo: Otros graficos. Para ello, comienza por crear la nueva hoja de calculo ymodificar la ubicacion del grafico de Grafico 2005-2006 para que pase a estar incrustadoen Otros graficos. Haz, ademas, que el orden de las diferentes hojas dentro del libro seaeste: Tablas, Trimestrales y Otros graficos.

A continuacion, crea un nuevo grafico a partir de la tabla de precipitaciones mensuales dela hoja Tablas: un grafico de barras verticales en el que se comparen las precipitacionesde Junio y Diciembre (series) a lo largo de los seis anos recogidos en la tabla (categorıas).Incrusta ese grafico en Otros graficos, a la derecha del que compara las precipitaciones de2005 y 2006 a lo largo de los doce meses del ano.

Despues, ajusta los tamanos y posiciones de esos dos graficos incrustados, de forma que,entre ambos, ocupen el mismo espacio que el rango de celdas A1:K22.

Finalmente, edita ambos graficos para conseguir un aspecto lo mas similar que te sea posibleal que muestra la figura 2.

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Figura 12: Aspecto de la hoja de calculo del ejercicio 4 con datos del segundo cuatrimestre.

Figura 13: Aspecto de la hoja de grafico del ejercicio 4 con datos del segundo cuatrimestre.

Ejercicio 4

El objetivo de este ejercicio es dotar al libro de trabajo ventas.xls que creaste en la segundapractica de Excel de un grafico como el que se muestra en la figura 11; ademas, deberascomprobar la vinculacion dinamica del grafico a la hoja de calculo.

Comienza por cambiar el nombre de esta hoja de calculo, de Cuatrimestre 1 a Un cuatri-mestre, ya que estamos pensando en utilizar la misma hoja para, por ejemplo, los datos delsegundo cuatrimestre.

A continuacion, crea un grafico en una hoja propia de nombre Grafico porcentajes y haz

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(a) Primera version (b) Version final

Figura 14: Dos versiones de la hoja de grafico del ejercicio 5.

que tenga un aspecto lo mas similar que te sea posible al que se muestra en la figura 11.Ademas, el tıtulo del grafico debe quedar vinculado a la correspondiente celda de la hoja decalculo Un cuatrimestre.

Para comprobar la correcta vinculacion dinamica del grafico en general (y no solo de sutıtulo) a la hoja de calculo, lleva a cabo la siguiente prueba: actualiza los datos de la hojade calculo para que reflejen las ventas del segundo cuatrimestre segun muestra la figura 12(solo deberas cambiar Primer por Segundo en A1 e introducir nuevos datos en los rangosA3:A6, B3:D6 y F3:G6) y verifica que el grafico se actualiza automaticamente y queda talcomo muestra la figura 13.

5. Graficos de tarta

Los graficos de tarta, circulares en nomenclatura de Excel, se utilizan habitualmente paramostrar informacion relativa a porcentajes, aunque no es la unica forma de conseguir esto,como ya hemos visto en el ejercicio 4, que se resolvıa con un grafico de barras de los queExcel clasifica como columna 100 % apilada; y hay otros tipos de graficos de Excel quetambien presentan versiones 100 % apiladas: barras, lıneas, areas. . . A diferencia de lo quesucede con estos subtipos, los graficos circulares permiten mostrar la distribucion porcentualde los valores de una unica serie de datos2, lo que conlleva algunas particularidades, comoque en sus leyendas haya una entrada por cada categorıa (en vez de una por cada serie) o que,en principio, el tıtulo del grafico coincida con el nombre de la unica serie representada. Otrasparticularidades son, por ejemplo, que exista la opcion de que en cada marcador de datos semuestre el correspondiente porcentaje o que algunos elementos presentes en otros tipos degraficos (por ejemplo, las lıneas de division) no sean aplicables a los graficos circulares.

Ejercicio 5

El objetivo de este ejercicio es crear un nuevo grafico, circular, en el libro ventas.xls con

2Excel ofrece un tipo de grafico, el de anillos, muy similar a los graficos circulares pero con la posibili-dad de representar varias series en el mismo grafico, cada una de ellas en un anillo de un conjunto de anillosconcentricos.

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Figura 15: Aspecto de la hoja Un cuatrimestre tras el ejercicio 6.

el que trabajaste en el ejercicio 4. Para empezar, crea un nuevo grafico a partir del rangoA2:D3 de la hoja Un cuatrimestre (vease figura 12), lo mas parecido que puedas al que semuestra en la figura 14(a), ubıcalo en una hoja de grafico de nombre Europa primer mesy haz que esta sea la ultima hoja del libro, tras Un cuatrimestre y Grafico porcentajes.Observa que has tenido que asociar series a filas y que en la leyenda aparece una entrada porcada una de las tres categorıas (ciudades europeas) que se corresponden con columnas de latabla. Observa tambien que has podido asociar a cada marcador de datos un rotulo (alineadoen el centro del marcador) que muestra un porcentaje que no aparece calculado en la hojaUn cuatrimestre, sino que lo calcula automaticamente el propio grafico.

Dado que en un grafico circular hay un solo marcador de datos por cada entrada de leyen-da, parece razonable mostrar el correspondiente nombre de categorıa directamente en cadamarcador y omitir la leyenda, tal y como muestra la figura 14(b). Ası pues, modifica en estesentido el grafico de la hoja Europa primer mes y procura que su area de trazado quedeaproximadamente centrada respecto a su tıtulo.

Ejercicio 6

El objetivo de este ejercicio es volver a modificar el libro ventas.xls de forma que su hoja decalculo Un cuatrimestre presente el aspecto que muestra la figura 15 y donde se cumplanlas siguientes condiciones:

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El grafico incrustado sobre el rango B13:D23 debe ser el resultado de cambiar laubicacion del que ocupaba la hoja de grafico Europa primer mes y editar algunas desus propiedades.

El grafico incrustado sobre el rango F13:H23 debe ser el resultado de duplicar el otrografico incrustado y editar algunas de sus propiedades.

Los tıtulos que muestran los dos graficos deben quedar dinamicamente vinculados alas celdas E2 y H2, respectivamente.

Los nombres de categorıas de los dos graficos deben quedar dinamicamente vincula-dos a los rangos B2:D2 y F2:G2, respectivamente.

Los valores representados en los dos graficos deberan depender del mes que el usuariointroduzca en C10. Para conseguirlo, puede procederse como sigue:

• Introduce la formula =INDICE(A$3:A$6;COINCIDIR($C$10;$A$3:$A$6;0))en la celda A12 y replıcala en B12:H12.

• Haz que los dos graficos muestren los valores que encuentren, respectivamente,en los rangos B12:D12 y F12:G12.

Una vez hayas concluido las modificaciones solicitadas, prueba a introducir diferentes me-ses en C10 y observa como se actualizan los dos graficos incrustados. ¿Que sucede si intro-duces un mes que no pertenece al cuatrimestre representado en la hoja?

Ejercicio 7

Finalmente, para comprobar la versatilidad de ventas.xls, introduce unicamente los si-guientes cambios en su hoja Un cuatrimestre, sin modificar directamente ningun grafico:

En A1, sustituye el texto PanBlanco por ViajeGuay, Ventas Mundiales porVolumen de Ventas y Segundo Cuatrimestre por Tercer Cuatrimestre.

En A3:A6 introduce los nombres de los meses del tercer cuatrimestre.

En B2:H2 sustituye:

• Europa y EE. UU. por Costa e Interior.

• Parıs, Roma y Hamburgo por Cadiz, Sevilla y Valencia.

• Chicago y Los Angeles por Pirineos y Castilla.

En C10 introduce algun mes del tercer cuatrimestre.

¿Ves algo raro en el estado en el que queda el libro de trabajo, en Un cuatrimestre o enGrafico porcentajes? Unicamente dos cosas deberıan llamar tu atencion, ambas en Uncuatrimestre. La primera, que la anchura de la columna A es insuficiente para los mesesdel tercer cuatrimestre. La segunda, que los contenidos de las celdas D8 y G8 deberıan serformulas adecuadas (de hecho, una misma formula, duplicada) en vez de textos constantes.No des por finalizada esta practica sin antes llevar a cabo las correcciones pertinentes.

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Practica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I

2Formato en hojas de Excel

1. Introduccion

Las distintas facilidades que Excel ofrece para dar formato a las hojas de calculo permitenmodificar el aspecto y la presentacion de los datos, dando a las hojas una apariencia masatractiva. La asignacion de formatos a las celdas puede realizarse, indistintamente, antes odespues de introducir los datos correspondientes.

Los formatos incorporados a las celdas tienen entidad propia, diferenciandose de los datoscontenidos y de los comentarios. Ası, es posible copiar los formatos de unas celdas a otras, obien eliminarlos, sin perder otra informacion de las celdas.

La mayorıa de las opciones de formato se encuentran disponibles en el cuadro de dialogoFormato de celdas, algunas de cuyas fichas se muestran en las figuras 1, 2, 3 y 4. Existendos formas alternativas de llegar a este cuadro de dialogo: mediante la orden Formato ICeldas... o seleccionando la opcion Formato de celdas... del menu contextual al que seaccede al hacer clic con el boton derecho sobre una celda, una etiqueta de fila o columna oel boton Selecciona todo. Ademas, la barra de herramientas Formato cuenta con cuadrosy botones para aplicar las opciones de formato de uso mas frecuente (tipo de letra, tamano,alineacion. . . ).

Otras opciones interesantes del menu Formato (aparte de Celdas...) son Fila, Columna yAutoformato.

2. Dimensiones de filas y columnas

Cuando se crea una nueva hoja de calculo, todas las columnas tienen una anchura estandary la altura de las filas se acomoda de forma automatica al tamano de fuente empleado. Sinembargo, estos valores pueden modificarse de distintas formas:

Puede ajustarse la altura de una fila arrastrando el borde inferior de su etiqueta; paramodificar la anchura de una columna, el borde que hay que utilizar de su etiqueta es elderecho.

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Figura 1: Ficha Numero del cuadro de dialogo Formato de celdas.

A traves de los menus Formato I Fila y Formato I Columna pueden estable-cerse unos valores exactos (ordenes Alto... y Ancho..., respectivamente) o ajustar lasdimensiones automaticamente al tamano de lo que haya que mostrar (orden Autoajus-tar en el caso de las filas y Autoajustar a la seleccion en el de las columnas).

Logicamente, si han sido seleccionadas varias filas o columnas antes de aplicar un cambio asus dimensiones, el cambio se producira en todas esas filas o columnas. Por ejemplo, si desea-mos modificar el ancho de todas las columnas de la hoja, utilizaremos el boton Seleccionartodo y, despues, la orden Formato I Columna I Ancho....

Ejercicio 1

En una hoja cualquiera de un nuevo libro de trabajo, prueba a modificar la anchura de lascolumnas y la altura de las filas arrastrando directamente sobre las lıneas que separan lascorrespondientes etiquetas.

Haz que la anchura de la columna A tenga exactamente el valor 5 y que la altura de la fila 1sea 25.

Introduce en A1 tu nombre y apellidos y haz que la anchura de la correspondiente columnase ajuste de modo automatico para mostrar todos los caracteres tecleados.

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3. Formatos numericos

Los formatos numericos, accesibles en la ficha Numero del cuadro Formato de celdas(vease figura 1), permiten cambiar la forma de visualizar valores numericos, controlando, porejemplo, cuantos decimales se muestran, si se utilizan separadores de miles o la inclusion decaracteres indicativos de moneda o porcentajes. La barra de herramientas Formato cuentacon botones para aplicar los formatos numericos mas habituales:

Los botones mostrados son, de izquierda a derecha, los siguientes:

Estilo moneda: mostrara el valor 12 345 como 12.345,00 ¤.

Estilo porcentual: mostrara 0,12 como 12 %.

Estilo millares: mostrara 1 234 567 como 1.234.567.

Aumentar decimales: con cada pulsacion, el valor de la celda se mostrara con unaposicion decimal mas.

Disminuir decimales: con cada pulsacion, se mostrara un decimal menos.

Otros formatos numericos interesantes son los de fecha (con multiples variantes segun comose muestran los dıas, los meses mediante nombres o numeros, los anos con mas o menosdıgitos. . . ) y los de hora (hay diversos formatos horarios, tanto de 12 como de 24 horas).

Ası mismo, puede darse “formato de texto” a los numeros, para que se muestren tal comose introducen y evitar que Excel los interprete de otra manera. Por ejemplo, si en una celdatecleamos 2/3, Excel interpretara que es una fecha (2 de marzo del ano actual). Si lo quese desea es mostrar exactamente 2/3, bastara aplicar a la celda el formato de texto y luegoteclear el contenido 2/3. Otra manera de introducir numeros como texto es teclear una comillasimple delante: ’2/3.

Ejercicio 2

Introduce en A7 el dato 0,0125 y aplıcale formato porcentual. A continuacion, ve anadiendodecimales para visualizar sucesivamente 1,3 %, 1,25 % y 1,250 % (observa el redondeoque se lleva a cabo durante la visualizacion).

Introduce en A8 la fecha 1-2-99 y haz que se muestre como 1 de febrero de 1999.

4. Opciones de alineacion

En principio, Excel aplica a todas las celdas lo que denomina alineacion general, esto es, losvalores numericos se muestran alineados a la derecha en sus correspondientes celdas y lostextos, a la izquierda.

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Figura 2: Ficha Alineacion del cuadro de dialogo Formato de celdas.

La forma mas facil de variar la alineacion es mediante los siguientes botones de la barra deherramientas Formato:

Con ellos se puede ajustar la visualizacion del correspondiente valor a la izquierda de la celda,en el centro, a la derecha, o en el centro de varias columnas seleccionadas, respectivamente.En este ultimo caso, se realizara la combinacion de las celdas seleccionadas, como si fueranuna sola, antes de centrar la visualizacion en la gran celda resultante. Para otros tipos dealineaciones, puede utilizarse la ficha Alineacion del cuadro de dialogo Formato de celdas(vease figura 2). En este cuadro, encontraremos varios grupos de opciones:

El primero se corresponde con la alineacion del texto propiamente dicha. Dentro de estegrupo podemos determinar la alineacion tanto horizontal como vertical. En la alinea-cion horizontal, estan disponibles las opciones mas comunes, como son alineacion a laizquierda, a la derecha, centrada, justificada. . . y tambien existe la opcion de rellenar,con la cual el valor de la celda se muestra repetidamente hasta ocuparla completamente.

Otro grupo de opciones corresponde a la orientacion del texto. Esta puede determinarseescribiendo directamente los grados de inclinacion respecto de la horizontal, o bienpulsando con el raton en los cuadros que aparecen encima. Mediante estos podremosescribir en vertical, o bien con una inclinacion determinada.

Tambien existen opciones denominadas de control del texto, tales como Ajustar textoa la celda, de forma que lo escrito no ocupara celdas vecinas, sino que se dividira en

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Figura 3: Ficha Fuente del cuadro de dialogo Formato de celdas.

varias lıneas en caso de que sea necesario; Reducir hasta ajustar, con lo que se re-ducira el tamano de la fuente hasta que todo quepa en la celda; y tambien Combinarceldas, lo que juntara varias en una sola.

Ejercicio 3

Introduce Hola en B1 y prueba las alineaciones izquierda, derecha y centrada.

Cambia la alineacion de manera que el texto aparezca escrito en vertical, pero sin inclinarningun caracter. Despues, utiliza el borde inferior de la etiqueta de la fila 1 para cambiar laaltura de esa fila y conseguir que se vea todo el texto introducido.

Introduce Reducir el texto en B2 y aplıcale a la celda la opcion para reducir el texto, demanera que este quepa en su anchura actual.

5. Formato de los caracteres

El tipo de letra (o fuente) de un texto, el tamano de esa fuente y si el texto esta en negrita,en cursiva o subrayado son opciones de formato que pueden determinarse desde la barra deherramientas Formato:

Esto permite cambiar el aspecto con el que se visualizan los valores de las celdas selecciona-das, incluso si su valor es numerico.

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Figura 4: Ficha Bordes del cuadro de dialogo Formato de celdas.

Por otra parte, la ficha Fuente del cuadro de dialogo Formato de celdas (vease figura 3)contiene todas las opciones de formato aplicables a los caracteres. La opcion de formatoelegida se aplicara al contenido de las celdas previamente seleccionadas. En las celdas cuyocontenido es texto, pueden seleccionarse los caracteres individuales y aplicarles formatosdiferentes. Basta con editar el contenido de la celda e ir aplicando los formatos a los gruposde caracteres seleccionados.

Ejercicio 4

Cambia el formato de tu nombre y apellidos (celda A1) para que las iniciales aparezcancon un tamano de letra mayor y en negrita. Luego, haz doble clic en el borde derecho de laetiqueta de la columna A. ¿Que sucede?

En la celda A5, introduce el texto Excel, centralo y aplıcale un subrayado.

En la celda A6, introduce como texto la ecuacion fundamental del interes compuesto,VF=VA(1+i)n, y aplıcale las opciones de formato necesarias para que la ene se muestrecomo exponente y todos los nombres de variable aparezcan en cursiva: VF=VA(1+i)n. Fi-nalmente, aplıcale un tamano de fuente 24 a la celda.

6. Bordes y colores

Otra posibilidad para dar vistosidad a las hojas es emplear distintos colores y bordes dediferentes tipos y grosores en las celdas. La barra de herramientas Formato muestra tresbotones con lista desplegable (Bordes, Color de relleno y Color de fuente) con los que

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se pueden aplicar distintos tipos de bordes a las celdas, ası como modificar los colores delfondo y de los caracteres de las celdas seleccionadas:

Nuevamente, el cuadro de dialogo Formato de celdas ofrece todas las posibilidades de losbotones anteriores junto con muchas otras en sus fichas Bordes (vease figura 4), Tramas yFuente.

No deben confundirse los bordes con las lıneas de division que por defecto se muestran alre-dedor de las celdas. Que estas guıas visuales se muestren o no es algo que se controla desde laficha Ver del cuadro de dialogo al que se accede a traves de Herramientas I Opciones...;que se muestren o no al imprimir la hoja puede controlarse independientemente de lo anteriormediante Archivo I Configurar pagina..., ficha Hoja.

Ejercicio 5

Prueba a colocar diferentes bordes a las celdas utilizando el correspondiente boton. Porejemplo, dota a C3 de un borde inferior, a D3 de uno inferior doble, recuadra E3, haz queF3 solo tenga un borde superior. . .

Despues, desactiva la visualizacion de las lıneas de division y comprueba que los bordessiguen siendo visibles.

Cambia los colores de la celda A1, de manera que aparezca con letras azules sobre fondoamarillo.

7. Copiar formato

Como ya vimos, el boton Copiar formato de la barra de herramientas Estandar, , per-mite copiar los formatos de unas celdas a otras. Para ello, debe seleccionarse en primer lugarla celda cuyo formato se quiere copiar, a continuacion pulsar el boton Copiar formato y,por ultimo, seleccionar (con el cursor transformado en un pincel) la celda o rango donde sedesea aplicar el formato original.

Si en lugar de hacer un clic en el boton se hace doble clic, el cursor se mantendra en formade pincel y se podra ir aplicando a distintas zonas el formato copiado, hasta desactivarlo conun nuevo clic sobre el mismo boton o bien con la tecla ESC.

Ejercicio 6

Copia el formato de la celda A1 a las celdas B1 y A5 y hazlo accediendo a A1 una unicavez.

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8. Autoformato

La orden Formato I Autoformato... permite elegir rapidamente una combinacion de for-matos de entre un conjunto de plantillas predefinidas para visualizar tablas de datos de unaforma atractiva. Al seleccionar una de estas plantillas, las correspondientes opciones de for-mato (de numero, tipo de letra, alineacion, colores, bordes. . . ) seran aplicadas automatica-mente a un rango de celdas previamente seleccionado.

El boton Opciones... del cuadro de dialogo Autoformato permite elegir una plantilla pre-definida pero desactivando alguna de las opciones de formato que incluye (por ejemplo, paraque se aplique la plantilla pero sin cambiar los tipos de letras ya utilizados en las celdas delrango seleccionado).

Ejercicio 7

Vuelve a abrir el libro balance.xls que modificaste en la practica anterior. Observa que ensu hoja Resultados 2005 podemos identificar dos tablas de datos: la de ingresos (rangoB4:E7) y la de gastos (G4:J8).

Selecciona la tabla de gastos y ve aplicandole diferentes plantillas de autoformato hasta queencuentres una de tu agrado. Cuando la hayas encontrado, aplıcale exactamente la mismaplantilla a la tabla de ingresos.

Considera que otros cambios de formato deberıas aplicar a la hoja para que toda ella tu-viera un aspecto armonioso. Cuando consideres que ya has conseguido un aspecto globalsatisfactorio, guarda y cierra.

Ejercicio 8

Crea en tu carpeta Practicas Excel un nuevo libro de trabajo ventas.xls que contengauna unica hoja, Cuatrimestre 1. Debes aplicar los formatos necesarios para que tu hoja decalculo tenga el mayor parecido posible con la que se muestra en la figura 5. Para conse-guirlo, has de hacer lo siguiente:

Emplea distintos tamanos de letra, negritas y cursivas donde sea necesario.

Aplica diferentes colores para fuentes y fondos.

Ajusta adecuadamente las dimensiones de filas y columnas.

Aplica los bordes necesarios.

Aplica formatos numericos.

Aplica las alineaciones adecuadas.

Recuerda usar la facilidad de copiar formatos cuando sea aplicable.

No te olvides de introducir formulas adecuadas en E3:E6, H3:H6, B7:H7, E8 y H8, ni deguardar y cerrar tu libro cuando hayas acabado.

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Figura 5: Aspecto final de la hoja Cuatrimestre 1 tras el ejercicio 8.

Ejercicio 9

Repasa las hojas de calculo de la practica anterior y aplıcales los formatos que creas masadecuados para mejorar su aspecto y legibilidad.

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Practica 3: Formulacion basica en Excel Universitat Jaume I

3Formulacion basica en Excel

1. Introduccion

Las formulas son un componente fundamental de las hojas de calculo, ya que especificancomo se calculan los valores de determinadas celdas a partir de los valores de otras. Rela-cionando mediante formulas unas celdas con otras, pueden construirse hojas de calculo queresuelvan problemas concretos de interes, de tal modo que a partir de sus datos iniciales seobtengan automaticamente los correspondientes resultados.

Merece la pena recordar que las formulas siempre empiezan en Excel con el signo igual (=) yque al signo igual ha de seguirle una expresion, donde pueden aparecer numeros, referenciasa celdas, operadores, funciones y parentesis.

En realidad, las formulas de Excel son capaces de tratar no solo con valores numericos, sinotambien con texto y con valores logicos. Ası, una expresion muy sencilla podrıa consistir,simplemente, en un numero (por ejemplo, 18,5), un texto (por ejemplo,"Ventas"), un valorlogico (solo dos posibilidades: VERDADERO o FALSO) o una referencia (por ejemplo,$C$2).

Por otra parte, combinando expresiones mediante operadores (posiblemente con la ayuda deparentesis) y funciones, pueden construirse otras expresiones mas complejas. Por ejemplo,las expresiones 18,5 y $C$2 pueden combinarse, utilizando el operador *, para formar laexpresion 18,5*$C$2. Esta expresion, a su vez, puede combinarse con el rango D$5:D$10,utilizando la funcion SUMA, para obtener SUMA(18,5*$C$2;D$5:D$10).

Finalmente, la formula =SUMA(18,5*$C$2;D$5:D$10) puede introducirse en una celda,por ejemplo en D12.

En esta practica y las dos siguientes vamos a profundizar mas en el diseno y en la reutiliza-cion de formulas. Empezaremos tratando precisamente este segundo aspecto: como escribiruna formula en una celda de modo que para realizar en otras celdas calculos analogos sea su-ficiente con escribir la formula una sola vez y luego replicarla automaticamente en las celdasrestantes. Como replicar es algo que ya se vio en una practica anterior; en esta veremos comoescribir correctamente referencias a celdas para que las formulas replicadas se comportencorrectamente.

Despues, en esta misma practica, introduciremos el concepto de literal y presentaremos los

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operadores mas importantes que pueden utilizarse en Excel, lo que supondra empezar aprofundizar en sus capacidades de calculo a la hora de disenar formulas. Continuaremosexplorando estas capacidades en las practicas siguientes, en las que trataremos las principalesfunciones disponibles y consideraremos la posibilidad de que una formula produzca algunode los diferentes valores de error contemplados por Excel (por ejemplo, para el caso en elque obtener el valor de la formula obligarıa a dividir entre cero).

2. Referencias

Cuando el contenido de una celda es una formula como =3*A3, decimos que en ella se hacereferencia a la celda A3. La eleccion de tipos de referencia adecuados (referencias relativas,absolutas o mixtas) permitira, generalmente, reutilizar unas mismas formulas en diferentesceldas sin tener que modificarlas manualmente.

ATENCION: Es muy importante saber reutilizar formulas, aprovechando las facilidadesque Excel nos ofrece. La introduccion o modificacion manual de formulas que podrıanhaberse obtenido directamente como replica de otras en caso de haber utilizado los tiposde referencia adecuados es una mala practica que denota un profundo desconocimientosobre el correcto manejo de la herramienta.

2.1. Referencias relativas

Las referencias relativas se refieren a una celda por su posicion relativa respecto a la celdadonde se utiliza la referencia. Ası, una referencia A4 en la celda B6 debe entenderse comouna referencia a la celda que esta dos filas por encima y una columna a la izquierda de lacelda desde donde se hace la referencia. Por eso, al replicar esa misma referencia en C7, semostrarıa como B5 (porque seguirıa significando, como antes, “dos filas por encima y unacolumna a la izquierda”).

2.2. Referencias absolutas

Las referencias absolutas son las que se refieren a una celda por su posicion absoluta dentrode la hoja de calculo. Ası, una referencia $A$4 en la celda B6 (o en cualquier otra celda)debe entenderse como una referencia a la celda A4. Por eso, al replicar esa referencia en C7,se seguirıa mostrando como $A$4.

2.3. Referencias mixtas

Es posible escribir referencias donde la columna se especifica de forma absoluta y la fila deforma relativa (como en $A4) y viceversa (como en A$4). Las denominaremos referenciasmixtas.

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2.4. Referencias a rangos

Siempre que hemos tenido que expresar un rango (es decir, un conjunto rectangular de cel-das), lo hemos hecho especificando su celda superior izquierda y su celda inferior derecha(dos esquinas diagonalmente opuestas) con un caracter dos puntos separando ambas especi-ficaciones.

Ası pues, en una referencia a rango intervienen, en principio, dos referencias a celda, cadauna de las cuales puede ser relativa, absoluta o mixta independientemente del tipo de la otra.Por ejemplo, $A$1:$A7 es una referencia a rango correcta en la que una esquina del rangoha quedado especificada de forma absoluta pero para la otra se ha utilizado una referenciamixta con columna absoluta y fila relativa.

Ademas, la notacion de rangos permite expresar conjuntos de filas o de columnas completastal como ilustran los siguientes ejemplos: B:B (columna B), 9:9 (fila 9), 2:4 (filas de la 2 ala 4), A:IV (todas las columnas y, por lo tanto, toda la hoja), 1:65536 (todas las filas y, por lotanto, tambien toda la hoja).

2.5. Introduccion de referencias

Hemos visto cuatro tipos de referencias a celdas: relativas, absolutas y dos tipos diferentes demixtas. Para introducir una referencia a celda en una formula, no es necesario teclearla: conel cursor en el punto de la formula donde se desea introducir la referencia, basta con hacerclic sobre la celda que se quiere referenciar. Lo mismo es valido para rangos si, en vez dehacer clic, se arrastra con el raton de una esquina a otra del rango. En cualquier caso, si eltipo de referencia que se obtiene para una celda no es el que se quiere, bastara con pulsar F4(a lo sumo tres veces) para obtener el tipo deseado.

2.6. Referencias a celdas de otras hojas

Para hacer referencia a una celda que esta en una hoja de calculo diferente, hay que anteponera la referencia propia de la celda una indicacion de la hoja donde esta, seguida de un signode cierre de admiracion (!). Centrandonos en el caso en el que las dos celdas (la referenciaday la que contiene la referencia) estan en el mismo libro de trabajo, la forma de indicar lahoja de calculo de la celda referenciada es, simplemente, su nombre (que puede ser necesarioencerrar entre comillas simples si, por ejemplo, contiene algun espacio en blanco). Ası, si enuna celda de la hoja Resultados de un libro se desea hacer una referencia absoluta a la celdaF7 de la hoja Auxiliar, se debera escribir Auxiliar!$F$7.

En el caso de los rangos, basta con indicar la hoja una sola vez, es decir, Tablas!$A$1:$B$6serıa un ejemplo correcto de referencia absoluta al rango A1:B6 de la hoja Tablas.

En realidad, no es necesario aprender estos convenios de notacion, pues sigue existiendo laposibilidad de introducir la referencia haciendo, simplemente, clic en la celda referenciada.

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Figura 1: Aspecto final de la hoja Mano de obra tras el ejercicio 1.

Figura 2: Aspecto de la hoja Tipo IVA utilizada en el ejercicio 1.

Ejercicio 1

Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el fichero de practicas referencias.xls,disponible en la web de la asignatura. Abre la copia conseguida y observa que se trata deun libro de trabajo que contiene tres hojas de calculo. Haz que Mano de obra sea la hojaactiva, introduce en la celda C5 la formula =B5*$C$2 y replıcala en el rango de celdasC6:C8. Observa los resultados, comparando las replicas de la referencia relativa B5 con lasde la absoluta $C$2.

Introduce en D5 (y replica luego en D6:D8) una formula que calcule el resultado de incre-mentar el importe de la correspondiente operacion con la aplicacion del IVA adecuado. Laformula ha de tomar el tipo de IVA de la celda C3 de la hoja Tipos IVA (vease figura 2).

Introduce en C10 (y replica luego en D10) una formula que utilice la funcion SUMA paracalcular el correspondiente importe total de las operaciones (sin IVA en C10, con el enD10).

Finalmente, aplica las opciones de formato que necesites para que la hoja Mano de obrapresente el aspecto que se muestra en la figura 1.

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Figura 3: Aspecto final de la hoja Descuentos tras el ejercicio 2.

Ejercicio 2

Haz ahora que la hoja activa sea Descuentos. Introduce en la celda C6 la formula=C$5*(1-$B6) y replıcala en el rango de celdas C6:G12. Observa los resultados, com-parando las replicas de las dos referencias mixtas, C$5 (que en C6 significa “en la mismacolumna, en la fila 5”) y $B6 (que en C6 significa “en la columna B, en la misma fila).Da al rango C6:G12 formato de moneda (euros con dos decimales) y comprueba, antes deguardar el libro referencias.xls, que el aspecto de la hoja es el que se muestra en la figura 3.

2.7. Nombres

Otra forma de hacer referencia a una celda o rango en una formula es utilizando un nombre.La ventaja de utilizar nombres en las formulas es que estas pueden ganar en legibilidad:compara, por ejemplo, =A1*A2 con =pdoble*noches suponiendo que en A1 tenemos elprecio por noche de una habitacion doble de hotel y en A2 el numero de noches que vamosa pasar en ella. ¿En que version de la formula queda mas claro que estamos calculando elimporte total de nuestra estancia en el hotel? Del mismo modo, =SUMA(gastos) puede serpreferible a =SUMA(J5:J7) en el contexto adecuado.

Generalmente, la forma mas rapida de asignar un nombre a una celda o rango consiste enllevar a cabo la correspondiente seleccion, hacer clic en el cuadro de nombres (recuerda: a laizquierda de la barra de formulas), teclear el nombre elegido (que no puede contener espaciosen blanco, como Tipo IVA, ni poder confundirse con una referencia, como A1) y, finalmente,pulsar Enter. En los nombres, Excel no distingue entre mayusculas y minusculas.

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Ejercicio 3

Vuelve a abrir el libro balance.xls de practicas anteriores y define los nombres necesariospara poder sustituir las formulas del rango C10:C12 por estas:

=tingresos-tgastos.

=0,35*bbruto.

=bbruto-gravamen.

Tambien debes hacer lo necesario para poder sustituir la formula de la celda E7 por=SUMA(ingresos) y la de J8 por =SUMA(gastos).

Despues, guarda el libro.

Ejercicio 4

Accede a la ayuda de Excel con F1 e intenta averiguar como puedes modificar nombres,eliminarlos o definir un nombre para darle un valor constante, sin hacer referencia a celdaalguna.

Utiliza lo que hayas aprendido para cambiar el nombre de la celda C11 de la hoja de calculoResultados 2005: que no sea gravamen, sino importeISB (por “Impuesto Sobre Benefi-cios”). Ası, la formula de C12 debera quedar como =bbruto-importeISB.

Tambien debes definir el nombre tipoISB para poder escribir la formula de C11 como=tipoISB*bbruto.

Finalmente, guarda y cierra balance.xls.

3. Literales

Antes dijimos que en las formulas pueden aparecer textos como, por ejemplo, "Ventas" ymas adelante veremos operadores y funciones capaces de realizar cierto tipo de calculos uti-lizando textos, aunque el concepto pueda resultar extrano a priori (todo el mundo ve comoun calculo sumar dos numeros, pero juntar dos textos para formar otro mas largo tambienes, en cierto modo, calcular un resultado). Sin embargo, en practicas anteriores ya utilizastetextos, como el propio Ventas, pero sin utilizar comillas dobles como delimitadores. ¿Cuales la diferencia? En aquel caso, Ventas era todo el contenido de la celda y Excel lo reco-nocıa sin mas como un texto formado por seis caracteres: uve mayuscula, e, ene, te, a y ese.Dentro de una formula, sin embargo, si un elemento representa directamente a un texto, esnecesario marcarlo de algun modo para que Excel lo reconozca como tal y no lo confundacon otra cosa, como por ejemplo el nombre de una celda. Lo que se hace es encerrar el textoentre comillas dobles, pero esas comillas dobles no formaran parte del valor representado: laformula ="Ventas" en una celda la dotara del mismo valor que si se le hubiera introducido,simplemente, la constante Ventas.

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Ası pues, existen diferencias entre un dato constante que se introduce directamente en unacelda y como se puede representar dentro de una formula. Es a esto ultimo a lo que deno-minaremos literal1: a la representacion directa de un valor constante dentro de una formula.Ası pues, 4 sera un literal numerico, pero no A1 (cuyo valor no es constante, sino que dependedel de una celda) ni 2+2 (cuyo valor es constante, pero que no esta representado directamente,sino como resultado de una operacion).

En realidad, solo cuando tratamos con textos existen diferencias entre datos constantes yliterales: numeros y valores logicos se representan igual en ambos casos. Por lo que se refierea los textos, bastara con que recuerdes esto:

Fuera de una formula, los textos se escriben sin mas. Si utilizas comillas dobles, esascomillas formaran parte del texto.

Dentro de una formula, los textos deben encerrarse entre comillas dobles para formarlos correspondientes literales.

Para formar un literal a partir de un texto que contenga comillas dobles, deberas dupli-carlas antes de anadir las comillas delimitadoras.

Ejercicio 5

Intenta predecir los valores de celdas cuyos contenidos fueran los siguientes (los puntos fi-nales no son parte de esos contenidos), teniendo en cuenta que algunos pueden ser erroneos:

Hola.

"Hola".

=Hola.

="Hola".

1:20’35"59.

="1:20’35"59".

="1:20’35""59".

Ahora, pruebalas en una hoja de calculo cualquiera de un nuevo libro de trabajo. Si elresultado obtenido no coincide con tu prediccion y no entiendes el porque, pregunta a tuprofesor.

4. Operadores

Generalmente, un operador se utiliza para construir una expresion a partir de dos expresionesde partida, a las que denominaremos operandos. La nueva expresion se forma escribiendo el

1Aunque en la ayuda de Excel lo encontraras simplemente como “constante”.

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primer operando, el operador y, finalmente, el segundo operando. Para determinar el valorque corresponde a esa nueva expresion (es decir, para evaluarla), hay que realizar la opera-cion que indica el operador (por ejemplo, el operador * indicarıa que hay que realizar unamultiplicacion) con los valores de los operandos.

Se presentan a continuacion los principales operadores que ofrece Excel, agrupados en trescategorıas distintas: aritmeticos, de texto y de comparacion.

4.1. Operadores aritmeticos

Los operadores aritmeticos especifican operaciones que dan lugar a un valor numerico apartir de otros dos valores numericos o, en el caso de la “negacion” (cambio de signo) y en eldel porcentaje, a partir de un unico valor numerico. Los operadores aritmeticos se relacionanen la siguiente tabla (se ha supuesto que el valor de la celda A1 es el numero siete):

Operador Operacion Formula Resultado

+ Suma =A1+2 9- Resta =A1-2 5- Negacion =-A1 −7* Multiplicacion =A1*2 14/ Division =A1/2 3,5% Porcentaje =A1 % 0,07ˆ Exponenciacion =A1ˆ2 49

Observese que el operador de porcentaje ( %) simplemente divide entre cien el operando alque sigue y que tanto resta como “negacion” se especifican con el mismo operador (-).

4.2. Operador de texto

El operador & especifica la concatenacion de dos textos, esto es, a partir de dos operandoscuyo valor es texto, proporciona como resultado el texto que se obtiene al poner el valor delsegundo operando tras el del primero. En el ejemplo de la siguiente tabla se ha supuesto queel valor de la celda A3 es el texto bollos:


& Concatenacion ="zampa"&A3 zampabollos

En principio, la concatenacion solo tiene sentido cuando los valores de los operandos son tex-tos, del mismo modo que los operadores aritmeticos solo son aplicables a valores numericos(¿que sentido podrıa tener, por ejemplo, multiplicar dos textos?). Sin embargo, en algunasocasiones Excel lleva a cabo una conversion automatica de tipos que puede sernos de bas-tante utilidad. Supongamos, por ejemplo, que en la celda B10 de una hoja de calculo se

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obtiene un resultado numerico que representa la longitud de un trayecto en kilometros y enB12 nos gustarıa obtener textos del estilo Habra que recorrer 600 kilometros. Podrıamosescribir en B12 la formula ="Habra que recorrer "&B10&" kilometros"y esta funcionarıacorrectamente, pero solo gracias a la conversion automatica que realiza Excel: observese queel primer operador de concatenacion tendrıa como segundo operando un valor numerico (elde B10, que supondremos que es seiscientos), pero la concatenacion solo esta definida paratextos, ası que Excel, antes de concatenar, transforma ese valor numerico en el texto formadopor un seis y dos ceros: 600.

Ejercicio 6

Utiliza una hoja de calculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar y compruebaque no tiene sentido multiplicar textos: introduce la formula ="dos"*"tres"y observa lo quesucede.

Sin embargo, la formula ="2"*"3" no produce un error. ¿Por que?

Ejercicio 7

Utiliza una nueva hoja del libro de trabajo anterior para hacer otra prueba, una cuyo primerpaso consiste en introducir en la celda A1 la constante 1; en la celda A2, la constante 3; yen la celda A3, la formula ="Resultado="&(A1+A2). ¿Entiendes como evalua Excel estaformula?

Ahora cambia la formula de A3 por ="A1+A2"&"="&(A1+A2). ¿Entiendes que, mientras"A1+A2" es un literal que representa al texto de cinco caracteres A1+A2, la expresionA1+A2 (dentro de una formula y sin comillas alrededor) representa una suma que Excel hade evaluar?

Introduce en B1 una formula que concatene la letra B y el valor de la celda A1.

Escribe en B2 la formula ="En B1 pone"&B1. ¿Puedes distinguir claramente los papelesde “las diferentes B1” que aparecen en el contenido y en el valor de B2? Cuando entiendasbien las diferencias, cierra el libro sin guardar los cambios.

4.3. Operadores de comparacion

Los operadores de comparacion permiten, como su nombre indica, comparar dos valorespara decidir, por ejemplo, si son iguales, o si son distintos, o si es el primero mayor que elsegundo. . . El resultado de cada comparacion sera un valor logico, uno de los dos unicosposibles: VERDADERO y FALSO.

Los operadores de comparacion se relacionan en la tabla siguiente (en los ejemplos se hasupuesto que el valor de la celda A1 es el numero siete y el de la celda A3 es el texto bollos;ademas, tengase en cuenta que, en la comparacion entre textos, “menor” y “mayor” significan,respectivamente, anterior y posterior en el orden alfabetico):

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= Igual =A1=7 VERDADERO=A3="zampa" FALSO

< Menor =A1<7 FALSO=A3<"zampa" VERDADERO

<= Menor o igual =A1<=7 VERDADERO="bollos"<="zampa" VERDADERO

> Mayor =A1>2 VERDADERO=A3>"zampa" FALSO

>= Mayor o igual =7 %>=2 FALSO=("zampa"&A3)>="zampa" VERDADERO

<> Distinto =A1<>7 FALSO="zampa"<>("zam"&"pa") FALSO

4.4. Orden de evaluacion de los operadores

Los operadores en Excel se muestran en la tabla siguiente de mayor a menor nivel de priori-dad:

Operador Operacion- Negacion% Porcentajeˆ Exponenciacion

* y / Multiplicacion y division+ y - Suma y resta

& Concatenacion=, <, <=, >, >= y <> Comparaciones

Cuando en una expresion aparecen dos operadores que pertencen al mismo nivel, se da prefe-rencia al que aparece a la izquierda en la expresion: es lo que se conoce como asociatividadpor la izquierda. Con parentesis se pueden forzar evaluaciones diferentes de las que Excelllevarıa a cabo en ausencia de estos.

Ejercicio 8

En una hoja de calculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar, introduce lassiguientes formulas en dos celdas distintas: =(2+3)*4 y =2+(3*4). En una tercera celda,introduce la formula sin parentesis =2+3*4 y observa con que resultado anterior coincide.¿Por que?

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Haz pruebas analogas con los siguientes trıos de formulas:

=(10*6)-3, =10*(6-3) y =10*6-3.

=(84/6)/2, =84/(6/2) y =84/6/2.

=(2ˆ3)ˆ2, =2ˆ(3ˆ2) y =2ˆ3ˆ2.

=(250*30) %, =250*(30 %) y =250*30 %.

=("Excel"&2000)+3, ="Excel"&(2000+3) y ="Excel"&2000+3.

En cada caso, debes decir si en las expresiones sin parentesis Excel esta decidiendo el ordende evaluacion haciendo uso de la asociatividad o si le basta con atender al diferente nivel deprioridad de los operadores.

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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I

4Principales funciones en Excel

1. Introduccion

Los operadores, vistos en la practica anterior, no son la unica forma en la podemos especi-ficar calculos en las formulas de Excel; el programa ofrece, ademas, una amplia gama defunciones que permiten manipular la informacion segun el siguiente mecanismo: la funcionrecibe informacion a traves de una serie de argumentos (los argumentos son a las funcioneslo que los operandos a los operadores) y, a partir de esa informacion, devuelve un resultado.

La forma de utilizar una funcion dentro de una formula es la siguiente: primero, se escribe elnombre de la funcion; inmediatamente a continuacion (sin espacios en blanco intermedios),una apertura de parentesis; al final, un cierre de parentesis; entre los parentesis, tantas expre-siones (del tipo que convenga) como parametros requiera esa funcion, separadas entre sı porsımbolos punto y coma (;). Cada funcion tiene su propia sintaxis, esto es, admite un ciertonumero de argumentos, cada uno de los cuales puede ser de cierto o ciertos tipos, pero no deotros. Incluso hay funciones sin argumentos.

Observese que los argumentos son expresiones y, como tales, no es necesario que sean sim-ples literales, sino que cada uno de ellos puede ser, por ejemplo, una referencia, el resultadode una operacion o el de otra funcion (dando lugar a lo que se denomina anidamiento defunciones).

A la hora de introducir una funcion en una formula, puede ser util emplear el asistente de fun-ciones, ya que guıa el proceso y facilita la incorporacion de los argumentos. Para emplearlo,basta con estar situado en el punto de la formula en el que se quiere introducir la funcion yseleccionar la orden Insertar I Funcion... o bien pulsar boton Insertar funcion1, : sellega ası al cuadro de dialogo Insertar funcion que se muestra en la figura 1.

Las funciones en Excel se encuentran agrupadas en diferentes categorıas, como se puedeobservar al utilizar el asistente de funciones (vease figura 2).

En esta practica y la siguiente veremos algunas funciones pertenecientes a las categorıas queconsideramos de uso mas frecuente:

Funciones matematicas y trigonometricas.1Este boton se encuentra, en Excel 2003, a la izquierda de la barra de formulas; en versiones anteriores, en

la barra de herramientas Estandar.

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Figura 1: Cuadro de dialogo Insertar funcion.

Figura 2: Cuadro de dialogo Insertar funcion con lista de categorıas desplegada.

Funciones estadısticas.

Funciones logicas.

Funciones de fecha y hora.

Funciones de informacion.

Funciones de busqueda y referencia.

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Antes de abordar con mas detalle estas categorıas, haremos una primera introduccion a lasque consideramos funciones mas destacadas: SUMA y similares y, por supuesto, la funcionlogica SI.

En la descripcion de las funciones, los nombres de los argumentos apareceran en cursiva,como numero.

2. Funciones mas destacadas

Hace tiempo que en ejercicios y ejemplos venimos utilizando la funcion SUMA, generalmen-te en la forma SUMA(rango) para obtener la suma de los valores de todas las celdas conte-nidas en el rango indicado. Se trata de una funcion de uso tan frecuente que tiene un botonespecıfico para introducirla en una celda, el boton Autosuma, : si seleccionas una celday haces clic en ese boton, Excel iniciara la introduccion de una formula =SUMA(rango) yte permitira seleccionar facilmente el correspondiente rango. Ademas, Excel suele formularuna hipotesis sobre que rango vas a querer sumar, pero es responsabilidad tuya comprobarque se trata del rango correcto y, si no es ası, modificarlo.

Ademas, la funcion SUMA es bastante flexible por lo que a sus argumentos se refiere: ad-mite varios (separados, logicamente, por caracteres punto y coma) y cada argumento no esnecesario que sea un rango, sino que puede ser cualquier conjunto de celdas (incluso unasimple referencia a celda), un literal numerico o, en general, cualquier expresion numerica.En cualquier caso, todos los valores numericos que reciba de los argumentos los sumara paradevolver su resultado.

ATENCION: Es importante saber elegir racionalmente entre el operador de suma + y lafuncion SUMA: ni suele tener mucho sentido utilizar la funcion para sumar dos valores,como en SUMA(A1;C7), ni es aceptable, por ejemplo, utilizar el operador cinco vecespara sumar los valores de un rango de seis celdas, como en A1+A2+B1+B2+C1+C2,donde SUMA(A1:C2) serıa una alternativa claramente preferible.

Con un comportamiento analogo a SUMA, Excel tambien ofrece PRODUCTO (multiplicalos valores recibidos en vez de sumarlos), MAX (devuelve el valor maximo), MIN (devuelveel mınimo) y PROMEDIO (la media aritmetica).

Ejercicio 1

En una hoja de calculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar, introduce lasconstantes 1, 2, 3, 4, 5 y 6 en el rango A1:C2.

Utiliza el boton Autosuma para introducir en C4 la formula =SUMA(A1:C2) y el asis-tente de funciones para introducir en C5 la formula =PRODUCTO(A1:C2). Para encontrarmas facilmente la funcion PRODUCTO, ten en cuenta que se trata de una funcion ma-tematica, ası que puedes buscarla dentro de la categorıa Matematicas y trigonometricasen vez de en Todas; en cualquier caso, date cuenta de que las funciones dentro de cadacategorıa estan ordenadas alfabeticamente, lo que facilita la busqueda (y observa que pasasi tecleas la inicial del nombre de la funcion buscada). Date cuenta tambien de que en la

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casilla correspondiente al primer argumento puedes indicar el rango seleccionandolo con elraton.

Edita la formula de C5 para convertir sus referencias en absolutas (haz uso de F4) y replicala formula resultante en el rango D4:D6. Luego, sustituye PRODUCTO en las tres nuevasreplicas por MIN, PROMEDIO y MAX respectivamente.

Fıjate en los resultados que obtiene cada formula. ¿Son los que esperabas? ¿Tambien lo sonsi sustituyes el seis de C2 por un cero? ¿Y si borras el contenido de C2?

Por su parte, la funcion SI es muy distinta y de una importancia tal que solo es posibleapreciarla a traves de la experiencia practica. Se puede decir que lo que ofrece SI es “laposibilidad de hacer una cosa u otra en funcion de una condicion”. Por ejemplo, para aplicarun 10 % de descuento a un cierto importe (supongamos que definido como nombre), unaformula adecuada serıa =importe*(1-10 %); para aplicarle un 15 %, =importe*(1-15 %)...¿y si aplicar un descuento u otro dependiera de cierta condicion, por ejemplo del propiovalor del importe? En casos como este, la funcion SI nos proporciona la potencia necesariapara solucionar el problema. Supongamos que el descuento mayor, el del 15 %, solo se debeaplicar a importes superiores a los 100 ¤, es decir:

Cuando el importe sea mayor que 100 ¤, querremos aplicar =importe*(1-15 %).

En caso contrario, querremos aplicar =importe*(1-10 %).

Resulta que =SI(importe>100;importe*(1-15 %);importe*(1-10 %)) es una formula quehace exactamente eso, ya que, en general, la funcion SI admite tres argumentos:

prueba logica. Debe ser una expresion que devuelva VERDADERO o FALSO. Es lacondicion de la que depende que el resultado devuelto se calcule evaluando el segun-do argumento o evaluando el tercero. En el ejemplo, el argumento prueba logica esimporte>100.

valor si verdadero. Si el resultado de evaluar prueba logica es el valor VERDADERO,se evalua este segundo argumento y su resultado sera el valor devuelto por SI. En elejemplo, el argumento valor si verdadero es importe*(1-15 %).

valor si falso. Si el resultado de evaluar prueba logica es FALSO, SI devuelve el resulta-do de evaluar este tercer argumento. En el ejemplo, valor si falso es importe*(1-10 %).

Si entiendes bien lo anterior, tambien podras ver que =importe*(1-SI(importe>100;15;10) %)es una formula completamente equivalente. . . y mas compacta.

Ejercicio 2

Queremos obtener una valoracion muy simple del precio de determinados productos,de tal forma que si un producto cuesta menos de 15 ¤, el resultado sea el textoEl producto es barato y, si cuesta eso o mas, el resultado sea El producto es caro.

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Figura 3: Introduccion de una funcion condicional utilizando el asistente de funciones.

Comenzaremos introduciendo en la celda A1 de una nueva hoja de calculo el textoImporte del producto y en la celda B1 el precio del producto (supondremos inicialmente5 ¤ e introduciremos, por tanto, la constante 5). En la celda A2, introduciremos el textoValoracion y, finalmente, la formula siguiente en la celda B2:

=SI(B1<15;"El producto es barato";"El producto es caro").

La formula puede teclearse directamente en la barra de formulas o bien haciendo uso delasistente de funciones (vease figura 3).

Observa que, inicialmente, El producto es barato es la valoracion que proporciona laformula de B2, ya que el valor de la celda B1 es menor que 15. Prueba ahora a introdu-cir 25 en B1 y observa la nueva valoracion en B2.

Ejercicio 3

Podemos complicar el ejemplo anterior suponiendo que existen tres valoraciones posibles:El producto es barato cuando su precio es menor que 15¤, El producto es caro cuandosu precio es superior a 25 ¤ y El producto tiene un precio medio en otro caso, es decir,cuando su precio esta entre 15 y 25 ¤ (ambos extremos incluidos). Para distinguir entrelas tres posibles valoraciones, deberemos anidar dos funciones SI, por ejemplo de la formasiguiente:

=SI(B1<15;"El producto es barato";SI(B1>25;"El producto es caro";"El producto tiene un precio medio")).

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Figura 4: Lista de funciones asociada al cuadro de nombres, desplegada.

Para hacer esto, si estamos utilizando el asistente, cuando lleguemos a la casilla del ar-gumento valor si falso, deberemos insertar otra funcion condicional SI. En general, parainsertar otra funcion, si la que se necesita es la que aparece en el cuadro de nombres, bastacon hacer clic en el; si es otra, puede hacerse clic en la flecha que esta a la derecha delcuadro de nombres, lo que despliega una lista (vease figura 4) que nos permitira elegirla.

Modifica la formula de la celda B2 para que quede de la forma anterior y prueba a introduciren la celda B1 precios de los tres tipos (menores que 15 ¤, entre 15 y 25 ¤ y mayores que25 ¤).

Da a la hoja sobre la que estes trabajando el nombre Valoraciones, elimina las restan-tes hojas del libro y guarda el resultado obtenido, con nombre precios.xls, en la carpetaPracticas Excel del escritorio.

A veces, utilizar solamente la funcion SI para distinguir entre los diferentes casos posiblespuede dar lugar a formulas innecesariamente largas. Imaginemos una hoja de calculo dondeuna celda de nombre nota esta destinada a introducir la nota de un alumno en una prueba(nota necesariamente comprendida entre 0 y 10) y en la que destinamos otra celda a com-probar si la celda nota ha sido bien utilizada. En esta otra celda queremos que se muestre eltexto error en caso de que alguien introduzca una nota incorrecta, es decir, menor que 0 omayor que 10 (y, en caso contrario, no queremos que se muestre nada, lo que conseguiremoshaciendo que la celda tome como valor un texto sin ningun caracter, lo que se conoce comocadena vacıa). Con lo que hemos visto hasta ahora, podrıamos resolver el problema con laformula siguiente, anidando dos funciones SI:

=SI(nota<0;"error";SI(nota>10;"error";"")).

Sin embargo, la frase con la que hemos distinguido los dos casos en la explicacion previa eramas sencilla: habra error si el valor es demasido pequeno o demasiado grande; no lo habra encaso contrario. Esto puede expresarse en Excel de forma bastante directa:

=SI(O(nota<0;nota>10);"error";"").

Otra forma de compactar la formula podrıa ser esta: la nota es correcta si es mayor o igualque 0 y menor o igual que 10; erronea en caso contrario. Este mismo punto de vista podemosexpresarlo con la siguiente formula de Excel:

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=SI(Y(nota>=0;nota<=10);"";"error").

Las funciones logicas O e Y son similares a SUMA, PRODUCTO, MAX. . . en el sentidode que son muy flexibles en cuanto a la forma de recibir argumentos (por ejemplo, tambienpueden recibir rangos) y en el de descartar de sus calculos celdas vacıas o cuyos valores nison del tipo esperado ni Excel sabe convertirlos automaticamente a ese tipo. En cuanto a losvalores que devuelven, son estos:

La funcion Y devuelve VERDADERO solo si todos los valores logicos que recibe sonverdaderos; en caso contrario, devuelve FALSO.

La funcion O devuelve FALSO solo si todos los valores logicos que recibe son falsos;en caso contrario, devuelve VERDADERO.

Ejercicio 4

Siguiendo con la hoja de los ejercicios 2 y 3, introduce en B3 una formula en la que solo seutilice una vez la funcion SI y que, haciendo referencia a B1, unicamente distinga entre pro-ductos con precios medios y productos con precios extremos (caros o baratos). La formuladebe empezar por ="El producto tiene un precio "y, utilizando SI, concatenar a ese textoincompleto medio o extremo segun proceda.

Despues, introduce en B4 la formula siguiente:

="El producto "&SI(B1<15;"es barato";SI(B1<25;"tiene un precio medio";"es caro")).

Finalmente, busca para que valor de B1 las formulas de B2 y B4 proporcionan resultadosdistintos. ¿Entiendes por que?

Guarda el libro de trabajo.

El anidamiento de funciones SI del ejercicio anterior podrıa dar lugar a una formula extre-madamente larga si hubiera que distinguir entre un numero elevado de tramos de precios. Porejemplo, supongamos los tramos siguientes:

Muy barato. Menos de 6 ¤.

Barato. Al menos 6 ¤ y menos de 15.

Precio medio. Al menos 15 ¤ y menos de 25.

Caro. Al menos 25 ¤ y menos de 60.

Muy caro. 60 ¤ o mas.

Distinguir estos cinco casos requerirıa el anidamiento de cuatro funciones SI pero, afortuna-damente, hay alternativas mejores. Supongamos la siguiente tabla en el rango D1:E5:

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D E

1 0 muy barato

2 6 barato

3 15 medio

4 25 caro

5 60 muy caro

Y supongamos tambien la siguiente formula:

="El producto tiene un precio "&BUSCAR(B1;D1:D5;E1:E5).

Sucede que esta compacta formula basta para obtener un texto que valore el precio introdu-cido en B1 distinguiendo entre los cinco tramos antes mencionados. Esto es ası porque lafuncion BUSCAR puede admitir tres argumentos e interpretarlos como sigue:

valor buscado. Es el valor que ha de buscarse en el segundo argumento (un vector) paradeterminar que elemento del tercero (otro vector) debe devolverse como resultado. Enel ejemplo anterior, el argumento valor buscado es B1.

vector de comparacion. Debe ser un rango unidimensional (es decir, que solo contengauna columna o solo una fila) cuyos valores esten ordenados de forma creciente. Elvalor del primer argumento se busca aquı para determinar que elemento del vector(el primero, el segundo, el tercero. . . ) “coincide” con el, donde se entiende que unelemento del vector coincide si su valor es menor o igual que valor buscado y, deexistir elemento siguiente, el valor de este es mayor que valor buscado. En el ejemplo,el argumento vector de comparacion es D1:D5.

vector resultado. Tambien debe ser un rango unidimensional, y con el mismo numerode elementos que el segundo argumento. Si valor buscado coincide con el primerelemento de vector de comparacion, BUSCAR devuelve como resultado el valordel primer elemento de vector resultado; si coincide con el segundo, devuelve el se-gundo de este tercer argumento; y ası sucesivamente. En el ejemplo, el argumentovector resultado es E1:E5.

Entonces, ¿como se evaluara la formula anterior si el valor de B1 es, por ejemplo, 12? Lafuncion BUSCAR intentara encontrar un elemento que coincida con 12 en el vector formadopor los valores siguientes: 0, 6, 15, 25 y 60. Empezara con el primero: ¿0 coincide con 12?No porque, aunque 0 es menor o igual que 12, el elemento que sigue a 0 es 6, que no esmayor que el valor buscado. Ası que BUSCAR probara con el segundo elemento: ¿es 6quien coincide con el 12 buscado? Pues sı, porque 6 es menor o igual que 12 y, ademas,el elemento que le sigue, 15, ya es mayor que el valor buscado. Una vez que BUSCARhaya encontrado lo que buscaba en el segundo elemento de D1:D5, lo que devolvera comoresultado sera el valor del segundo elemento de E1:E5, es decir, el texto barato. Finalmente,barato se concatenara tras el valor del primer operando de & para dar lugar al resultado finalde la formula, El producto tiene un precio barato.

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Ejercicio 5

Siguiendo con la hoja del ejercicio anterior, introduce en B5 la formula

="El producto "&BUSCAR(B1;D6:F6;D5:F5)

e introduce en D5:F6 los textos y numeros que necesites para que la nueva formula calculelos mismos resultados que la de la celda B4, al menos para valores numericos no negativosde B1.

¿Que sucede si se introduce la constante -1 en B1? Una vez hecha la comprobacion, intro-duce un precio valido en B1 y guarda y cierra el libro precios.xls.

Ejercicio 6

Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el fichero de practicas notas.xls, dispo-nible en nuestra web. Abre la copia conseguida y observa que se trata de un libro de trabajoque contiene una hoja de calculo, XXX.

Da a la hoja XXX el nombre Notas Junio 2008 y observa en la figura 5 el tipo de hoja decalculo que pretendemos que acabe siendo: una hoja que nos permita aplicar automatica-mente a los resultados obtenidos por un grupo de alumnos unos ciertos criterios de evalua-cion2. La asignatura considerada se divide en tres partes, Web, Excel y Access, para lasque no se siguen exactamente los mismos metodos de evaluacion:

La parte relativa a la Web se supera mediante un trabajo obligatorio (diseno y publica-cion de una pagina web) que voluntariamente puede extenderse (presentando en clasela pagina realizada o bien anadiendo complejidad a la web mediante enlaces internoso paginas secundarias); ademas, los profesores pueden otorgar premios a las mejoreswebs.

Los conocimientos sobre Excel y Access se evaluan en el examen de la asignatura,mediante dos pruebas especıficas.

La hoja Notas Junio 2008 vas a ir completandola en ejercicios posteriores. Mientras sigasmodificandola, no olvides ir guardando los cambios periodicamente.

Ejercicio 7

Introduce en la celda K11 de Notas Junio 2008 una formula que determine cuantas celdasdel rango D11:F11 contienen una letra equis y hazlo utilizando referencias relativas paraque, al replicar la formula en K12:K20, cada replica cuente las equis en las correspondientestres celdas de su misma fila.

2El ejercicio se basa en como se evaluaba realmente una asignatura de contenido informatico para estudiantesde Turismo en el curso 2007/2008.

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Una vez conseguido lo anterior, modifica la formula de K11 para que multiplique por elvalor de C3 el numero de equis encontradas. Hazlo de tal modo que, al replicar la formulaen K12:K20, todas las replicas hagan referencia a la misma celda C3.

Date cuenta de lo que estas calculando: asumiendo que cada fila de la 11 a la 20 correspondea un alumno, que cada columna de la D a la F corresponde a una extension voluntariasobre el trabajo obligatorio de la asignatura y que una equis significa que el correspondientealumno ha conseguido el apto en la correspondiente extension, las formulas de la columna Kdeterminan los puntos extras que cada alumno merece por las extensiones que ha llevado acabo.

Contar celdas que cumplan una determinada condicion es una necesidad frecuente en el di-seno de hojas de calculo, ası que Excel ofrece algunas funciones con el objeto de facili-tar esa cuenta. Por ejemplo, podemos pasar rangos de celdas a las funciones CONTAR3 yCONTARA: la primera contara valores numericos; la segunda, celdas no vacıas (aunque al-gunas puedan tener por valor la cadena vacıa). Una funcion mas flexible es CONTAR.SI:recibe un argumento rango y otro criterio y cuenta cuantas celdas del rango cumplen elcriterio especificado. Por ejemplo, la expresion

SI(D11="x";1;0)+SI(E11="x";1;0)+SI(F11="x";1;0)

queda mas clara como CONTAR.SI(D11:F11;"=x") y, habiendo definido adecuadamenteel nombre rangonotas, se podrıa utilizar CONTAR.SI(rangonotas;">=5") para contar losaprobados en un rango de notas numericas en la escala de 0 a 10.

Ejercicio 8

En la hoja Notas Junio 2008, simplifica la formula del rango K11:K20 haciendo uso de lafuncion CONTAR.SI.

Despues, complıcala para hacer que tenga en cuenta lo siguiente: los alumnos con premioen el trabajo (vease la columna G) deben ver su nota extra incrementada en el valor delpremio, que debe tomarse de la celda C4. Obviamente, no se trata de que modifiques solo lasformulas de los alumnos con una equis en la columna G, sino de que escribas una formulalo suficientemente general como para introducirla en K11, replicarla en K12:K20 y quefuncione correctamente en todos los casos.

Ejercicio 9

Utiliza la ayuda de Excel para buscar la documentacion especıfica (con sintaxis, observacio-nes y ejemplos) de la funcion CONTAR.SI, informate allı sobre otros usos de esta funcionque no hayamos comentado anteriormente y observa que no es necesario incluir un opera-dor de comparacion dentro del valor del argumento criterio si la comparacion que se quierellevar a cabo es de igualdad.

Aprovecha tambien para buscar informacion sobre la funcion REDONDEAR, que tendrasque utilizar mas adelante en Notas Junio 2008.

3En la version de Excel de las aulas, la funcion CONTAR ha sido extranamente traducida como COMPT.

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Figura 5: Aspecto final de la hoja Notas Junio 2008 tras el ejercicio 17.

Ejercicio 10

Introduce en la celda J11 de Notas Junio 2008 una formula que calcule la media aritmeticade los valores de las celdas H11 e I11 y hazlo de forma que, al replicar la formula enJ12:J20, cada replica promedie las notas del correspondiente alumno en sus dos pruebas deexamen, calculando ası su nota global de examen. No debe preocuparte que a los alumnossin notas en las pruebas (no presentados) se les calcule un cero en el examen: sera masadelante cuando distingamos entre suspensos y no presentados.

Ademas, introduce en L11 (y replica luego en L12:L20) una formula que calcule para cadaalumno la suma de sus notas de examen (columna J) y extra (columna K).

Ejercicio 11

Observa en la figura 5 que los datos iniciales para Notas Junio 2008 aparecen en azul(letras iniciales de los alumnos y sus resultados en trabajos y pruebas de examen, parame-tros del metodo de evaluacion de la asignatura y correspondencias entre notas numericas ycalificaciones textuales) y los calculos intermedios, en gris. Por su parte, los resultados fi-nales aparecen en negro en los rangos O11:Q20 (calificaciones definitivas de los alumnos),C22:I22, Q3:Q8 y R3:R7 (algunas estadısticas).

Cuando, tras llevar a cabo nuevos ejercicios de formulacion sobre la hoja, la tengas termi-nada, debera presentar el mismo aspecto que muestra la figura 5; es decision tuya si vasintroduciendo las necesarias opciones de formato gradualmente, mientras completas la hojacon nuevas formulas, o si le aplicas ahora todo el formato que la hoja necesita.

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Ejercicio 12

Dota a la hoja Notas Junio 2008 de las formulas necesarias para calcular las estadısticasque se muestran en el rango C22:I22: en C22 se muestra cuantos alumnos tienen aptoel trabajo obligatorio; en D22:F22, cuantos tienen apta cada extension; en G22, cuantospremios a las mejores webs se han concedido; en H22:I22, la nota media de cada una delas dos pruebas de examen. Observa que solo has de introducir dos formulas diferentes yreplicarlas adecuadamente.

Ejercicio 13

Dota ahora a la hoja Notas Junio 2008 de las formulas necesarias para completar suscalculos intermedios. En este ejercicio, de nuevo, solo son dos las formulas que has deintroducir por separado y luego replicar:

La formula del rango M11:M20 debe comprobar, para cada alumno, si los resultadosobtenidos por este le van a permitir aprobar (en cuyo caso, el valor devuelto debe serel texto x) o no (cadena vacıa). Para poder aprobar, el alumno necesita pasar todosestos filtros:

• Debe tener el apto en el trabajo obligatorio.

• En cada una de las dos pruebas de examen, su nota debe haber alcanzado elmınimo cuyo valor ocupe la celda C6.

• Su nota de examen (columna J) debe haber alcanzado el mınimo de C7.

• Su suma de notas (columna L) debe haber alcanzado el mınimo de O5.

La formula del rango N11:N20 debe determinar, para cada alumno, si este se hapresentado o no al examen. Para ello, comprobara si se le han introducido o no notasen las columnas H (prueba de Excel) e I (prueba de Access) y, consecuentemente,devolvera x o la cadena vacıa.

Ejercicio 14

De las tres formulas del rango O11:Q20 de calificaciones definitivas de los alumnos, em-pezaremos por la mas facil: introduce en Q11 (y replica luego en Q12:Q20) una formulaque, simplemente, tome el mismo valor que la celda que esta en la misma fila, pero en lacolumna B. Con ello conseguiremos mostrar en Q las mismas iniciales de alumnos queen B. Entonces, ¿por que no nos hemos limitado a replicar el contenido de B11:B20 enQ11:Q20? ¿Que diferencia hay entre replicar un rango en otro y lo que hemos hecho?

Ejercicio 15

La formula de O11:O20 debe, para los alumnos aprobados, calcular su nota numerica defi-nitiva; para los demas, debe devolver un texto formado por tres guiones. Consideramos queun alumno esta aprobado solo si se ha presentado y cumple los mınimos. Respecto a la nota

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que ha de calcularse para los aprobados, hay que partir de la suma de notas de la columna Ly considerar dos circunstancias especiales: la nota no puede ser mayor que 10 y ha de darseredondeada a un decimal.

Para truncar a 10 las notas que sean mayores, puede utilizarse, logicamente, una funcion SI;sin embargo, la formula queda mas compacta (y en cierto modo mas legible) si en su lugarse hace un uso inteligente de MIN.

Por lo que se refiere al redondeo, observese que no solo se esta pidiendo que el formatonumerico sea de un decimal, sino que el valor calculado en esas celdas no podra ser, porejemplo, 7,25. Si no entiendes la diferencia entre el formato numerico y el uso de la funcionREDONDEAR, pregunta a tu profesor.

Ejercicio 16

La formula de P11:P20 debe asignar una calificacion textual a cada alumno, teniendo encuenta no solo los resultados de este, sino tambien los datos iniciales del problema marcadoscon color azul en la tabla del O2:P7, esto es, la formula ha de ser tal que tenga en cuentala posibilidad, por ejemplo, de que en P3:P7 se cambie el idioma en el que se expresan lascalificaciones o de que, por un cambio de normativa, el liston del sobresaliente se rebaje de 9a 8,5 simplemente introduciendo la constante 8,5 en O7. Una posible formula que cumplelos requisitos exigidos es una que utiliza dos veces la funcion SI y una vez la funcionBUSCAR, y que no incluye literales como 7 o"Suspenso". De hecho, puedes considerarque en esta formula se te prohıbe utilizar cualquier literal que no sea"" o"x".

Ejercicio 17

Para dejar tu hoja Notas Junio 2008 como la que se te muestra en la figura 5 ya solo te fal-tan, aparte de las opciones de formato que todavıa no hayas aplicado, unas pocas formulas,concretamente tres:

Cada replica de la formula del Q3:Q7 debe contar cuantos alumnos han obtenido unacalificacion igual que la que aparece en la celda inmediatamente a la izquierda de lareplica.

La formula de Q8 ha de sumar los valores de las cuentas anteriores.

Cada replica de la formula de R3:R7 ha de pasar la cuenta de su izquierda a tantopor uno, aprovechando que el total se habra calculado en Q8 y que, con el formatoadecuado, lo que internamente es un tanto por uno podra mostrarse facilmente comotanto por cien.

3. Funciones matematicas y trigonometricas

Algunas funciones matematicas, como las ya estudiadas SUMA y PRODUCTO, recibende sus argumentos un conjunto de valores numericos y operan sobre ellos. Por ejemplo,

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SUMA.CUADRADOS hace lo que su nombre indica: cada valor recibido lo eleva al cua-drado antes de sumar entre sı todos los cuadrados resultantes y devolver el total acumulado.Otra funcion similar es SUMAR.SI: en este caso, cabe especificar un rango y un criterio queaplicar sobre las celdas del rango, como en el caso de CONTAR.SI, pero esta vez no paracontar las celdas seleccionadas por el criterio, sino para sumar sus valores; ademas, en vezde sumar las celdas seleccionadas del primer argumento, pueden sumarse las que ocupan lasmismas posiciones relativas pero en un tercer argumento, rango suma, lo que proporcionamayor utilidad a la funcion. Observese que, aunque no sea posible expresarlos directamente,algunos criterios compuestos pueden aplicarse de forma indirecta; por ejemplo, para obtenerla suma de todos los valores mayores o iguales que 10 y menores que 30 del rango A1:E5,puede utilizarse la formula siguiente:

=SUMAR.SI(A1:E5;"<30")-SUMAR.SI(A1:E5;"<10").

Ejercicio 18

Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el fichero de practicas analisis.xls, dis-ponible en nuestra web. Abre la copia conseguida y observa que se trata de un libro detrabajo que solo contiene una hoja de calculo, Octubre 2007. La hoja recoge los datos deunos viajes facturados a clientes y es capaz de realizar un par de tipos de analisis:

Calcular en E14 el importe medio facturado por viajes al destino que se introduzcaen D14 (nombre de la celda: eldestino).

Calcular en E16 el importe medio facturado a clientes con edades comprendidas en-tre las introducidas en D16 (nombre: edadmin) y D17 (nombre: edadmax), ambasincluidas.

Primero, estudia el funcionamiento de la hoja; en especial, observa el papel que desempenanlas formulas auxiliares de las columnas G y H.

Despues, elimina estas dos columnas y sustituye las formulas en E14 y E16 para que lasnuevas calculen por sı solas los mismos resultados que se calculaban antes. Utiliza paraello las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI y los nombres ya definidos en el libro detrabajo, entre los que se encuentran los de los rangos redades, rdestinos y rimportes. Tenen cuenta que necesitaras construir algunos criterios concatenando literales que representanoperadores de comparacion con nombres de celdas.

Otras funciones matematicas admiten un unico argumento numerico y calculan su raız cua-drada (RAIZ), su factorial (FACT), el resultado de elevar e a ese numero (EXP), su logaritmoen base e (LN) o base diez (LOG10). . . Y tambien es posible expresar la base en la que sedesea el logaritmo mediante un segundo argumento: LOG(numero;base).

Se le puede quitar el signo a un valor numerico con ABS, o quitarle decimales, segun diferen-tes criterios, con ENTERO, TRUNCAR, REDONDEAR y similares. Y tambien se disponede SIGNO para obtener −1, 0 o +1 segun el argumento sea negativo, nulo o positivo.

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La funcion sin argumentos PI devuelve el valor de π (concretamente, con una precision dequince dıgitos) y, para pasar angulos de radianes a grados sexagesimales y viceversa, Excelofrece las funciones de conversion GRADOS y RADIANES. Tambien ofrece las funcionestrigonometricas habituales (SENO, COS y TAN) y sus inversas (ASENO, ACOS y ATAN),donde los angulos siempre se consideran en radianes, ası como sus variantes hiperbolicas,con nombres de funcion acabados en hache.

En cualquier caso, antes de hacer uso de cualquier funcion que no utilices habitualmente, leesu correspondiente documentacion, bien accediendo directamente a la ayuda con F1, bien atraves del enlace “Ayuda sobre esta funcion” que ofrece el asistente de funciones.

Hemos dejado para el final del repaso a esta categorıa de funciones una bastante singular:ALEATORIO. Se trata de una funcion sin argumentos y que devuelve un numero aleato-rio mayor o igual que 0 y menor que 1 utilizando para ello una distribucion de proba-bilidad uniforme, esto es, todos los numeros posibles son igual de probables. La funcionpuede utilizarse para generar numeros aleatorios en otros intervalos; por ejemplo, si he-mos asignado nombres linf y lsup a los lımites inferior y superior del intervalo donde que-remos generar uniformemente nuestros numeros aleatorios, podremos utilizar la formula=linf+(lsup-linf)*ALEATORIO() para generarlos. Por otra parte, si queremos numeros aleato-rios enteros en el intervalo de lımites tambien enteros linf y lsup, ambos incluidos, la formulaadecuada serıa esta otra: =linf+ENTERO((lsup-linf+1)*ALEATORIO()). Finalmente, pue-den simularse distribuciones arbitrarias con un numero finito de casos combinando las fun-ciones ALEATORIO y SI. Es resenable que el uso de la funcion ALEATORIO presenta unproblema adicional: ¿cuando se recalcula? Las formulas vistas antes de presentar esta funcioncalculaban un valor que solo dependıa de los valores de otras celdas y, por lo tanto, Excelpodıa gestionar por sı mismo recalcularlas unicamente cuando cambiara el valor de alguna deesas otras celdas; sin embargo, puede tener sentido pedirle explıcitamente a Excel que vuel-va a evaluar formulas donde intervenga ALEATORIO sin que previamente haya cambiado elvalor de ninguna otra celda. Esta peticion puede hacerse, simplemente, pulsando la tecla F9.

Ejercicio 19

Utiliza quince replicas de la formula

=SI(ALEATORIO()<60 %;"1";SI(ALEATORIO()<50 %;"X";"2"))

para crear un nuevo libro quinielas.xls con una unica hoja Simple que, cada vez que pul-semos F9, genere una nueva quiniela.

Pruebala y observa que el uno tiene una probabilidad del 60 %; la equis, el 20 % (es decir,el 50 % del 40 % restante); y el dos, el otro 20 %.

¿Sabrıas hacer que las probabilidades de unos y equis hubiera que introducirlas como datosde entrada y que la de los doses se mostrara automaticamente? Date cuenta de que la proba-bilidad de las equis interviene en la formula principal de la hoja de una forma algo indirecta:por ejemplo, aunque antes la probabilidad era del 20 %, en la correspondiente condicion noaparecıa ningun 20 %, sino un 50 %.

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Figura 6: Aspecto final de la hoja Octubre 2007 tras el ejercicio 20.

Ejercicio 20

Anade a la unica hoja del libro analisis.xls la capacidad de realizar un sorteo entre losclientes de modo que cada cliente tenga una probabilidad proporcional a la cantidad que lehaya sido facturada. El aspecto final de la hoja ha de ser el que se muestra en la figura 6.Basicamente, la logica de las nuevas formulas ha de ser la siguiente:

En el rango I3:I13 deben aparecer los lımites de los numeros de los “boletos” asigna-dos a cada cliente: en I3 introducimos un cero y en I4:I13, una formula que vaya acu-mulando los importes facturados a los diferentes clientes. Por ejemplo, Laura Donatetendra los boletos del 870 (incluido) al 1 020 (no incluido) ya que 870 era el primerboleto que ya no le correspondıa a Marıa Cuevas y a Laura le corresponden 150 bo-letos por su gasto de 150 ¤: 870 mas 150, 1 020, que es a su vez el primer boleto deJon Arribas.

En I15 ha de calcularse el boleto premiado: un numero aleatorio entre el primer boletorepartido (el cero) y el ultimo (estara en I13 y debera quedar fuera del sorteo).

En la celda I16 ha de obtenerse el nombre del ganador utilizando adecuadamente lafuncion BUSCAR para encontrar a que cliente le correspondio en el reparto el boletopremiado.

La formula del rango H3:H12 debe servir, simplemente, para mostrar que porcentajede la facturacion total (y, por tanto, que probabilidad en el sorteo) corresponde a cadacliente.

Utiliza repetidamente F9 y comprueba que el premio debe recaer en Javier Aragon aproxi-madamente un tercio de las veces.

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4. Funciones estadısticas

De la gran cantidad de funciones estadısticas que ofrece Excel, las que vamos a repasarpertenecen basicamente a dos tipos distintos. Unas sirven para contar cuantas celdas o valorescumplen una determinda condicion, como CONTAR, CONTARA, CONTAR.BLANCO yCONTAR.SI, y casi todas las hemos presentado ya previamente: CONTAR cuenta valoresnumericos; CONTARA, celdas no vacıas; CONTAR.SI permite especificar como segundoargumento el criterio para incluir o no en la cuenta las celdas del rango pasado como primerargumento. Por su parte, CONTAR.BLANCO incluye en su cuenta tanto celdas vacıas (sincontenido) como celdas cuyo valor es la cadena vacıa. Esto quiere decir que una celda cuyocontenido fuera, por ejemplo, la formula ="", serıa contada tanto por CONTARA (la celdano esta vacıa, ya que contiene una formula) como por CONTAR.BLANCO (el valor que laformula da a la celda es la cadena vacıa). Y lo mismo sucederıa, por ejemplo, con la formula=SI(A1>3;"Mucho";"") si el valor de A1 es tres.

Las otras funciones que vamos a repasar dentro de esta categorıa se emplean (como las yavistas MAX, MIN y PROMEDIO) para obtener informacion estadıstica a partir de un con-junto de valores numericos, valores generalmente contenidos en uno o varios rangos pasadoscomo argumentos. Aparte de PROMEDIO (media), Excel permite obtener otros estadısticosde posicion como la MODA (valor mas frecuente) y la MEDIANA (valor que ocuparıa laposicion central si se ordenasen todos los valores). Y tambien permite obtener estadısticos dedispersion como la varianza (media aritmetica de los cuadrados de las desviaciones respectode la media) y la desviacion tıpica (raız de la varianza) mediante VARP y DESVESTP.

Por su parte, VAR y DESVEST calculan estimaciones de la varianza y la desviacion tıpicade un gran conjunto de valores numericos (poblacion) suponiendo que los valores que se lespasan a las funciones son solo un subconjunto (muestra) del total.

Ejercicio 21

En el rango A1:A8 de una hoja de calculo nueva de un libro de trabajo que no vayas aguardar, introduce en cualquier orden tres constantes 1, dos 2, dos 3 y una constante 1000.Luego, introduce en E2:E4 tres formulas que calculen media, mediana y moda de ese con-junto de ocho valores numericos.

¿Como cambiaran los estadısticos calculados si sustituyes un uno por un cero y otro unopor un tres? Compruebalo.

Ahora vamos a calcular en B11 la varianza de los valores en A1:A8 como si Excel nopudiera hacerlo directamente: introduce en B1:B8 una formula cuyas replicas calculen lasrespectivas diferencias, en valor absoluto, de los valores de A1:A8 con la media calculadaen E2; introduce en A9 una formula que cuente que en A1:A8 hay ocho valores numericos;e introduce en B11 una formula que divida entre el valor de A9 la suma de los cuadradosde las diferencias en A1:A8.

Obten en B12 la raız cuadrada de B11, es decir, la desviacion tıpica de los valores en A1:A8.

Ahora, obten en C11:C12 los mismos estadısticos que en B11:B12, pero directamente apartir de A1:A8 utilizando las funciones adecuadas.

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A B C D E F G H

1

2 Juez 1 Juez 2 Juez 3 Juez 4 Juez 5 Final

3 Gimnasta 1 9,2 9,1 9,5 9,9 9,2 9,30

4 Gimnasta 2 9,4 9,3 9,5 9,7 9,2 9,40 <-- Ganador

5 Gimnasta 3 9,1 9,2 9,1 9,3 9,4 9,20

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Figura 7: Aspecto final de la hoja Gimnasia tras el ejercicio 22.

Despues, introduce en D11 una formula similar a la de B11, pero donde se divida entre(A9-1) en vez de entre A9, e introduce en D12 una que calcule la raız cuadrada de D11.Finalmente, comprueba en E11:E12 que las estimaciones hechas en D11:D12 pueden ob-tenerse directamente aplicando a A1:A8 las funciones VAR y DESVEST.

Ejercicio 22

En una competicion de gimnasia se puntua a los participantes de la siguiente forma: ca-da uno de los cinco jueces otorga una puntuacion de 0 a 10, de estas cinco puntuacionesse eliminan la mayor y la menor y se obtiene como puntuacion final la media de las tresrestantes.

Debes crear una hoja de calculo que obtenga la puntuacion de tres participantes. Para ello,comienza creando en tu carpeta Practicas Excel un libro de trabajo de nombre puntos.xls,deja en este libro una sola hoja, dale el nombre Gimnasia, e introduce en el rango A2:F5 yen la celda G2 las constantes que correspondan segun la figura 7.

Despues, introduce en G3 la formula adecuada para calcular la puntuacion final del partici-pante correspondiente, replıcala en G4:G5 y fija el numero de decimales del rango G3:G5en dos. Finalmente, introduce en H3:H5 una formula de modo que, si el correspondien-te participante es el ganador de la competicion, se muestre el texto <-- Ganador (en casocontrario, el valor de la celda ha de ser la cadena vacıa).

5. Funciones logicas

La funcion logica mas importante es, sin lugar a dudas, la funcion SI, que ya hemos estu-diado con anterioridad y utilizado repetidamente. Tambien hemos presentado ya otras fun-ciones logicas, Y y O, que permiten expresar de manera bastante natural condiciones com-plejas, de modo que la unica funcion logica de importancia que nos queda por ver es NO,que admite como argumento una expresion con valor logico y proporciona como resul-tado el valor logico contrario, esto es: si el argumento vale VERDADERO, NO devol-vera FALSO; si el argumento vale FALSO, devolvera VERDADERO. Ası, “si el dato noes mayor que cero, muestra error”, podrıa traducirse directamente a formula de Excel como=SI(NO(dato>0);"error";""), aunque en casos como este se podrıa evitar facilmente el usode la funcion NO con formulas equivalentes como =SI(dato>0;"";"error") o =SI(dato<=0;"error";"").

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Es importante resaltar que, aunque Y, O y NO devuelven valores logicos, una funcion SI de-volvera como resultado el valor de su segundo o de su tercer argumento, que normalmente nosera de tipo logico y, por lo tanto, podra combinarse con otras expresiones de forma bastantenatural utilizando en cada caso operadores o funciones adecuadas. Ası, una formula como=3+SI(A2>4;5;6) es perfectamente valida y valdra ocho o nueve dependiendo del valor dela celda A2.

6. Funciones de fecha y hora

Antes de ver algunas de las funciones que Excel proporciona para manejar fechas y horas,convendra entender como representa en general este tipo de informacion. Para Excel, lasfechas son numeros enteros que expresan cuantos dıas han pasado desde el “0 de enero de1900”, esto es, las fechas “normales” empiezan con el numero 1 (1 de enero de 1900) y,ademas, terminan con el 2 958 465 (31 de diciembre de 9999). En cuanto a la hora, paraExcel es una fraccion de las 24 horas del dıa, de modo que, por ejemplo, 0,56 representalas 13 horas, 26 minutos y 24 segundos. Finalmente, para obtener la representacion de unahora concreta de un dıa concreto, basta con sumar el entero que representa al dıa con la partefraccionaria que representa a la hora y ası obtener lo que se denomina numero de serie delpar fecha/hora, un numero real mayor o igual que 1 y menor que 2 958 466.

Si en una celda introduces algo como 20/11/2007, Excel entendera que quieres introducirla fecha que representa, lo que le llevara a emprender dos acciones complementarias: por unaparte, dara a la celda el valor del correspondiente numero de serie (en este caso, 39 406); porotra, seleccionara para ella un formato numerico de fecha.

Como fechas y horas no son para Excel tipos de datos distintos del tipo numerico, sino solouna forma particular de interpretar numeros, puedes operar con fechas y horas con absolutanormalidad, pero tambien es necesario cierto cuidado si queremos que los resultados puedanseguir interpretandose como fechas, horas o, por ejemplo, numeros de dıas transcurridos entredos fechas. Observa que si, por ejemplo, queremos saber que fecha fue mil dıas despues delintento de golpe de estado del 23-F, no podremos escribir =23/2/1981+1000, ya que estaformula se interpretara como compuesta por dos divisiones y una suma. Sı funcionara, sinembargo, escribir la fecha como literal de cadena y confiar en las conversiones automaticasde tipos de Excel: ="23/2/1981"+1000. El numero de serie ası obtenido, sin embargo, noresultara muy informativo, por lo que tendremos que dotar a la correspondiente celda de unformato de fecha adecuado.

En cuanto a las funciones, Excel proporciona, entre otras, las necesarias para extraer de unnumero de serie los diferentes componentes del par fecha/hora representado: el ANO (entre1 900 y 9 999), el MES (entre 1 y 12), el DIA del mes (entre 1 y 31), la HORA (entre 0y 23), el MINUTO (entre 0 y 59) y el SEGUNDO (entre 0 y 59). Y tambien ofrece unpar de funciones especiales, sin argumentos, que devuelven el numero de serie correspon-diente al par fecha/hora actual (AHORA) o bien, simplemente, el correspondiente a la fecha(HOY). Observese que la formula =HOY() es equivalente a =ENTERO(AHORA()), ya quedel numero de serie actual se descarta la parte fraccionaria, correspondiente a la hora, paraconservar unicamente la entera, que corresponde a la fecha actual. Con AHORA y HOY pasacomo con ALEATORIO: que cada vez que son evaluadas pueden dar lugar a resultados dis-

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Figura 8: Aspecto final de la hoja Ahora tras el ejercicio 23.

tintos aunque ninguna otra celda haya cambiado en el libro de trabajo donde se utilicen. Ytambien como en el caso de ALEATORIO, podemos forzar a una nueva evaluacion de estasfunciones pulsando la tecla F9.

Ejercicio 23

Debes crear una hoja de calculo como la que se muestra en la figura 8, fijandote sobre todoen el uso de funciones de fecha y hora adecuadas a cada caso y en la aplicacion de losformatos numericos que convengan, que no siempre coincidiran con los que Excel elija pordefecto.

En la celda A1 hay que introducir la formula =AHORA() y todas las formulas de C1 yC3:C8 deben hacer referencia a la celda A1, en la mayorıa de los casos para aplicar lascorrespondientes funciones. El formato numerico de C3:C8 ha de ser el general, mientrasque para C1 debes introducir un formato personalizado:

Pulsa F9 repetidas veces y observa lo que sucede.

Por lo que respecta a la celda C10, la correspondiente formula ha de averiguar cuantos dıashan pasado desde que naciste hasta el dıa de hoy.

Cuando hayas resuelto los problemas anteriores, haz que la hoja se llame Ahora, borralas demas hojas del libro y guarda este en tu carpeta Practicas Excel dandole el nombrefechas.xls.

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7. Funciones de informacion

La mayorıa de las funciones de informacion devuelven un valor logico, VERDADERO oFALSO, con el que responden a una pregunta sobre una caracterıstica de su unico argumento,por lo que pueden ser bastante utiles para construir condiciones dentro de una funcion SI.Tambien es funcion de informacion la llamada TIPO, que no devuelve un valor logico sinoun entero en el que se codifica si el valor de su argumento es un numero (codigo 1), un texto(codigo 2), un valor logico (codigo 4), un valor de error (codigo 16). . . De entre las funcionesde informacion que devuelven un valor logico, podemos destacar algunas:

Hay funciones que permiten distinguir entre una referencia a una celda vacıa (funcionESBLANCO), un valor numerico (ESNUMERO), uno de texto (ESTEXTO) y unvalor de error (ESERROR).

Dentro de los valores de error (que estudiaremos en una practica posterior), hay dosfunciones que nos permiten preguntar si el error es, concretamente, #N/A (ESNOD) uotro (ESERR).

Tambien se puede preguntar sobre el argumento correspondiente, con ESREF, si setrata de una referencia a celda o rango, incluyendo nombres.

Resulta curioso como algunas funciones discrepan: suponiendo que A1 sea una celda vacıa,sin ninguna constante ni formula en su interior, mientras TIPO(A1) indicara, devolviendo elvalor 1, que su argumento es de tipo numerico, ESNUMERO(A1) dira que esto es FALSO.

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Practica 5: Busquedas y errores en Excel Universitat Jaume I

5Busquedas y errores en Excel

1. Introduccion

Ya hemos visto como expresar calculos en Excel utilizando operadores y funciones muyvariadas. En particular, hemos presentado una funcion, BUSCAR, muy util para expresar deforma compacta ciertos calculos que tambien podıan expresarse anidando un cierto numerode funciones SI. Existe en Excel un conjunto de funciones similares a BUSCAR que merecela pena conocer en detalle, ya que ası seremos capaces de expresar de forma concisa loscalculos necesarios para resolver algunos problemas en los que BUSCAR no sera aplicable.

Al realizar una busqueda, puede darse el caso de que el valor buscado no se encuentre repre-sentado en el rango considerado. Lo que hace Excel en este caso es devolver como resultadoun valor especial que indica el tipo de error cometido. Al final de esta practica presentaremoslos diferentes valores de error contemplados por Excel.

2. Funciones de busqueda y referencia

Ya hemos presentado anteriormente y estudiado con cierta extension una funcion de busque-da: BUSCAR. Las funciones de esta categorıa querremos utilizarlas, en general, para recu-perar datos concretos de un rango en el que la informacion este dispuesta en forma de tabla.De nuestra experiencia con BUSCAR, ya conocemos tres elementos que caracterizan el usode una funcion de busqueda: que valor se busca (valor buscado), donde se busca (vector decomparacion) y de donde se extrae el valor devuelto como resultado (vector resultado). Ysabemos, ademas, que la posicion del vector de comparacion en la que encontremos un ele-mento coincidente con el valor buscado determinara la posicion en el vector resultado de laque se extraera el resultado final de la funcion.

Antes de seguir, necesitamos presentar un cuarto elemento que caracterizara a una busqueda:el tipo de coincidencia requerido. En el caso de BUSCAR, los valores en las celdas delvector de comparacion delimitaban, en realidad, tramos de valores. Ası pues, si en el vectorde comparacion tenemos tres valores, por este orden, v1 ≤ v2 ≤ v3, los tres casos que estamosdistinguiendo para un cierto valor buscado x son los siguientes:

v1 ≤ x < v2.

1


v2 ≤ x < v3.

v3 ≤ x.

Y tendrıamos un caso adicional de no coincidencia si x < v1. El tipo de coincidencia que, apartir de los valores en el vector de comparacion, distingue los casos como hemos visto quehace BUSCAR es el que denominaremos coincidencia aproximada creciente.

Simetricamente se define la coincidencia aproximada decreciente, que exigira v1 ≥ v2 ≥ v3

y distinguira los casos siguientes:

v1 ≥ x > v2.

v2 ≥ x > v3.

v3 ≥ x.

Y la no coincidencia se producira ahora si x > v1.

No obstante, el tipo de coincidencia mas natural puede que sea este otro: la coincidenciaexacta. En este contexto no se exige ninguna relacion de orden entre los valores de las celdasen el vector de comparacion y los casos que se distinguen son estos:

x = v1.

x = v2.

x = v3.

El cuarto caso, el de no coincidencia, se podrıa expresar ası: x 6∈ {v1, v2, v3}.

2.1. BUSCAR

La funcion BUSCAR, con la sintaxis presentada en la practica anterior, se caracteriza porel hecho de que valor buscado, vector de comparacion y vector resultado se especifican di-rectamente como argumentos de la funcion, lo que le confiere una gran flexibilidad en esteaspecto. Por otra parte, es muy rıgida por lo que al tipo de coincidencia se refiere: presuponecoincidencia aproximada creciente y no es posible especificar ninguna alternativa.

Ejercicio 1

Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el fichero de practicas busquedas.xls,disponible en nuestra web. Abre la copia conseguida, haz que la hoja activa sea Verticalexacta e introduce en F4 la formula =BUSCAR(F3;B3:B7;C3:C7).

Introduce en F3 el texto Rebollo. ¿Se encuentra en F4 el despacho correcto?

Ahora prueba con el texto Adell. Parece logico que no se encuentre ningun despacho paraese profesor. ¿Y si pruebas con Marzal? ¿Por que la formula devuelve ahora el despachodel profesor Castellanos? No es este el tipo de coincidencia que nos interesa para esta hoja.

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Ejercicio 2

En la hoja Horizontal aproximada, introduce en C7 (y replica en C8:C18 y E7:E18) unaformula que utilice la funcion BUSCAR para asignar un texto a la respuesta numerica desu izquierda. Ten en cuenta que un uno significa “muy mal”; dos y tres, “mal”; de cuatro aseis, “regular”; siete y ocho, “bien”; y nueve, “muy bien”.

Ejercicio 3

En la celda E9 de la hoja Retroceso, introduce una formula que calcule el valor de la ofertamas barata.

En E10 se quiere introducir una formula que muestre el nombre de la empresa que presentala oferta mas barata. ¿Es posible hacerlo con BUSCAR? ¿Por que?

2.2. COINCIDIR e INDICE anidadas

Para disponer de mas de un tipo de coincidencia donde elegir, y sin perder la flexibilidadque en otros aspectos ofrece BUSCAR, podemos recurrir al uso conjunto de dos funciones:COINCIDIR e INDICE. La primera nos permitira determinar la posicion relativa del valorbuscado dentro del vector de comparacion; la segunda, recuperar del vector resultado el ele-mento que allı ocupe esa misma posicion.

Aunque la funcion COINCIDIR sea en realidad mas general, el uso que nosotros le demos secenira siempre a una sintaxis con los tres argumentos siguientes:

valor buscado. Como es habitual, que se quiere buscar.

vector de comparacion. Como es habitual, en que rango unidimensional se ha de buscar.

tipo de coincidencia. Con un codigo numerico se debe indicar si se desea coincidenciaexacta (valor 0), aproximada creciente (valor +1) o aproximada decreciente (valor−1).Recuerdese que cada tipo de coincidencia aproximada exige a los valores en el segundoargumento, vector de comparacion, un tipo concreto de ordenacion.

Ejercicio 4

En la celda E10 de la hoja Retroceso, introduce =COINCIDIR(E9;E3:E7;1). ¿Que resul-tado devuelve esta formula? ¿Por que?

Modifica el argumento adecuado para indicar a la funcion que se desea coincidencia exacta.¿Que resultado devuelve la funcion ahora? ¿Por que?

Por su parte, la funcion INDICE, aunque tambien tiene mas usos, solo vamos a utilizarla condos argumentos con el significado siguiente:

3


vector resultado. Como es habitual, un rango unidimensional de donde se ha de extraerel valor devuelto como resultado.

posicion. Un numero que debe indicar que elemento de vector resultado es concreta-mente el que debe devolverse: el primero (valor 1), el segundo (valor 2), el tercero(valor 3). . . Lo habitual sera que utilicemos como argumento posicion de INDICE unafuncion COINCIDIR anidada.

Ası, la sintaxis de una busqueda tıpica, haciendo un uso conjunto de las dos funciones queacabamos de presentar, serıa esta:

INDICE(vector resultado;COINCIDIR(valor buscado;vector de comparacion;tipo de coincidencia)).

Ejercicio 5

Modifica la formula de la celda E10 de la hoja Retroceso de modo que COINCIDIR seutilice conjuntamente con INDICE para obtener como valor de la celda el nombre de laempresa que presenta la oferta mas barata.

Ejercicio 6

Modifica la formula de la celda F4 de la hoja Vertical exacta para que el tipo de coinciden-cia utilizado sea el adecuado: coincidencia exacta. ¿Se comporta la formula como esperas?

Prueba ahora introduciendo apellidos en F3 ıntegramente en minusculas o ıntegramente enmayusculas. ¿Varıan los resultados obtenidos?

Ejercicio 7

Introduce en la celda D4 de Extrana una formula que intente traducir a ingles el textocastellano encontrado en C3, que se espera que haga referencia a un numero entre uno ydiez. Despues, prueba la formula introduciendo en C3 tanto palabras esperadas como otrasque no coincidan con estas.

Ejercicio 8

Aunque las busquedas llevadas a cabo con BUSCAR en Horizontal aproximada ya seancorrectas (deberıan estar utilizando el tipo de coincidencia adecuado), demuestra en el ran-go C7:C18 que eres capaz de conseguir el mismo comportamiento con COINCIDIR eINDICE. No olvides introducir la nueva formula una sola vez y luego replicarla.

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2.3. BUSCARH y BUSCARV

Las funciones de busqueda BUSCARH y BUSCARV son muy similares entre sı: solo se di-ferencian en que BUSCARH espera que tanto el vector de comparacion como el vector resul-tado sean horizontales (concretamente, filas de un rango de celdas), mientras que BUSCARVlos espera en vertical (como columnas de un rango). Los cuatro argumentos que esperan sonestos:

valor buscado. Como es habitual, que se quiere buscar.

rango. Ha de ser un rango que incluya tanto al vector de comparacion como al vector re-sultado: concretamente, la funcion tomara como vector de comparacion la primera fila(BUSCARH) o la primera columna (BUSCARV) de ese rango y, como vector resulta-do, la fila o columna que indique el argumento siguiente.

posicion del vector resultado. La posicion del vector resultado dentro del segundo ar-gumento, rango, debe indicarse mediante un entero positivo, donde 1 indicarıa que elvector resultado coincide con el vector de comparacion. En el caso de BUSCARH, elvalor 2 indicarıa la segunda fila de rango (no la fila 2 de la hoja); 3, la tercera. . . En elcaso de BUSCARV, logicamente, este argumento numerico no se referira a la posicionrelativa de una fila de rango, sino a la de una columna.

tipo de coincidencia. En este caso, el tipo de coincidencia se debe especificar medianteun valor logico, donde VERDADERO se interpretara como coincidencia aproximadacreciente y FALSO, como exacta. Recuerdese que la coincidencia aproximada crecien-te exige cierto tipo de ordenacion a los valores en el vector de comparacion. Exceldenomina a este cuarto argumento ordenado, lo que no es del todo acertado ya que,aunque el vector de comparacion este ordenado, podemos querer buscar coincidenciaexacta, en cuyo caso este argumento ha de valer FALSO.

Observa que estas funciones son mas flexibles que BUSCAR (y menos que COINCIDIR) encuanto al tipo de coincidencia se refiere; y algo rıgidas al exigir que el vector de comparaciony el vector resultado puedan verse como filas o columnas de una misma tabla, y nunca con elvector resultado por encima o a la izquierda del vector de comparacion.

Ejercicio 9

Solo en dos de las cuatro hojas del libro busquedas.xls es posible sustituir las formulasque llevan a cabo busquedas por otras equivalentes en las que la unica funcion utilizadasea BUSCARH o BUSCARV. Lleva a cabo esas sustituciones y determina por que no esposible la sustitucion en cada uno de los otros dos casos.

2.4. Errores de busqueda

Ya habras observado, en las celdas ocupadas por funciones de busqueda, que en caso de nocoincidencia se muestra #N/A. Se trata, como veras en el proximo apartado, de un codigoasociado a un valor de error. Eso implica que el valor devuelto es bastante especial, no un

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texto que pueda compararse con el texto #N/A para determinar si la busqueda ha tenido exitoo no. Para comprobar dentro de una formula si cierta busqueda ha producido el error #N/A,debe recurrirse a la funcion de informacion ESNOD, que se presento en la practica anterior.

Otro error que se puede manifestar utilizando nuestras funciones de busqueda es #¡REF!,generalmente por haber indicado mal un parametro de posicion en INDICE (posicion fuerade vector resultado) o en BUSCARH o BUSCARV (posicion del vector resultado fuerade rango). En realidad, esto es lo que sucede si la posicion incorrecta es positiva; si no es ası,el error producido es #¡VALOR!.

Por otra parte, una equivocacion frecuente consiste en intentar algun tipo de busqueda apro-ximada sobre un vector de comparacion que no esta adecuadamente ordenado. Hay que evitarcuidadosamente este tipo de confusiones, ya que el comportamiento de la funcion de busque-da en estos casos puede resultarnos bastante inesperado.

Ejercicio 10

Sustituye la formula de la celda D4 de la hoja Extrana por esta otra:

=SI(NO(ESNOD(COINCIDIR(C3;B1:K1;0)));INDICE(A2:A11;COINCIDIR(C3;B1:K1;0));"¡Intraducible!").

Despues, completa un poco mas la formula para que su comportamiento final sea este: si loque hay en C3 puede traducirse de castellano a ingles, se traduce; si no, si puede traducirsede ingles a castellano, se traduce; si tampoco, se muestra el mensaje de texto ¡Intraducible!.

3. Tipos de error

Cuando Excel no es capaz de evaluar adecuadamente una formula, produce como resultadoun determinado valor de error. Excel representa esos valores de error utilizando diferentescodigos que comienzan siempre con el sımbolo #.

Los diferentes codigos de error, su significado y como intentar solucionar los errores querepresentan es una informacion que puede consultarse en la ayuda de Excel. Por ejemplo,si tras pulsar F1 hacemos clic en el correspondiente enlace “Tabla de contenido”, no nossera difıcil localizar los temas de ayuda pertinentes (uno por cada posible codigo de error)dentro de “Trabajar con datos”, “Formulas”, “Corregir formulas”.

A modo de pequeno extracto de esa informacion, presentamos a continuacion los correspon-dientes codigos de error, junto con un pequeno comentario sobre cada uno de ellos:

#####. El codigo de error formado ıntegramente por sımbolos # es el unico que no indi-ca necesariamente que el valor de la celda sea erroneo: generalmente, informa de quela anchura de la celda es insuficiente para mostrar el valor de esta con sus actualesopciones de formato, ası que lo primero que cabe hacer es ensanchar la columna co-rrespondiente. Por ejemplo, obtendras un codigo de este tipo si introduces 999 en unacelda y estrechas su columna hasta una anchura aproximada de dos caracteres. Tambien

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se muestra este codigo de error si a un valor negativo se le aplica un formato de fechau hora.

#¡VALOR!. Puede deberse a que algun operando o argumento no sea del tipo adecuado. Porejemplo: ="dos"+2.

#¡DIV/0!. Indica un intento de division entre cero (o entre el valor de una celda vacıa). Porejemplo: =1/(2-2).

#¿NOMBRE?. Indica que se ha intentado utilizar un nombre desconocido. Por ejemplo:="zampa"&bollos (salvo que antes se haya definido el nombre bollos).

#N/A. El error probablemente se deba a una funcion de busqueda mal empleada. Por ejem-plo: =BUSCAR(3;A1:A2;B1:B2) tras haber introducido 5 en A1.

#¡REF!. Indica una referencia incorrecta a una celda. Por ejemplo: al introducir =A2 en A1y luego eliminar la fila 2; o bien al introducir =A65536 en A1 y luego intentar replicarla formula en A2.

#¡NUM!. Generalmente indica que una funcion que esperaba un numero como argumentoha recibido uno cuyo valor no puede aceptar. Por ejemplo: =LOG10(-8).

#¡NULO!. Indica que se ha intentado hacer referencia a un conjunto vacıo de celdas. Porejemplo: =SUMA(A1:A2 A4:B5), donde se expresa la interseccion de dos rangos dis-juntos1.

Conviene tener en cuenta que una formula puede devolver un valor de error sin ser ella mismaincorrecta: el error puede haberse originado en otra celda de cuyo valor depende, directa oindirectamente, el calculado por la formula “sospechosa”. Una herramienta muy util paraayudar a detectar la celda realmente responsable de un error es la orden Herramientas IAuditorıa de formulas I Rastrear error: cuando una celda nos muestre un codigo deerror que no sea #####, la seleccionaremos y aplicaremos la orden anterior para que Excelnos muestre mediante flechas rojas el camino que siguio el correspondiente valor de errorhasta llegar a la celda sospechosa.

Ejercicio 11

En la hoja Octubre 2007 de la practica anterior, introduce artificialmente un error cambian-do el cero de la celda I3 por una letra o. Esto hara que muchas celdas muestren el codigode error #¡VALOR!. Selecciona, por ejemplo, la I16 y pıdele a Excel que rastree el error,pero no como hemos explicado antes, sino seleccionando la opcion Rastrear error en elmenu al que se accede haciendo clic sobre el icono que aparecera junto a la celda erroneaseleccionada. Observa que la celda I4 se te mostrara como origen ultimo de las flechas ro-jas, quedara seleccionada y junto a ella aparecera un nuevo icono de error. Accede a sumenu y evalua si alguna de sus primeras opciones (Ayuda sobre este error o Mostrarpasos de calculo...) podrıa resultarte util a la hora de detectar un error que no hubierasintroducido intencionadamente.

1El espacio en blanco puede utilizarse en Excel como un operador de referencia que expresa la interseccionde dos conjuntos de celdas.

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Ejercicio 12

La hoja Notas Junio 2008 del libro notas.xls, con el que estuviste trabajando en la practicaanterior, es mejorable en el aspecto siguiente: puedes hacer que ayude a detectar posibleserrores en la introduccion de datos en el rango C11:I20. Hay muchas cosas que puedencomprobarse automaticamente con las formulas adecuadas:

En las celdas no vacıas de C11:G20 solo debe haber equis.

En las celdas no vacıas de H11:I20 solo debe haber valores numericos comprendidosentre cero y diez, ambos extremos incluidos.

Solo los alumnos con trabajo obligatorio apto pueden tener extensiones voluntarias onotas en pruebas de examen.

Solo los alumnos sin presentacion oral pueden tener las otras extensiones.

Solo los alumnos con enlaces internos y paginas secundarias en su web pueden tenerpremio.

Los alumnos deben tener nota en ambas pruebas del examen (si se han presentado aeste) o en ninguna, pero nunca en solo una de las pruebas.

Una posible forma de organizar las comprobaciones anteriores es esta:

Destina una columna distinta a cada una de las seis comprobaciones anteriores.

En cada una de esas columnas, introduce una formula cada una de cuyas replicas (en-tre las filas 11 y 20) lleve a cabo la correspondiente comprobacion sobre los datos delcorrespondiente alumno. El criterio para representar el resultado de la comprobacionpuede ser, por ejemplo, el texto x para indicar error y la cadena vacıa para indicar quelos datos del alumno superan con exito la comprobacion.

Destina una columna proxima a las calificaciones definitivas de los alumnos (porejemplo, la R o la S) para una formula que, a partir de los resultados de las formulasde comprobacion anteriores, detemine para cada alumno si se ha detectado algun erroren los datos introducidos. Es conveniente que lo que se muestre destaque en caso deerror (una equis, un asterisco, unos signos de interrogacion. . . por ejemplo en rojo ynegrita) y que no se muestre nada en caso contrario.

Considera la posibilidad de introducir en notas.xls las mejoras sugeridas y probar las nue-vas formulas mediante errores intencionados en los datos de entrada.

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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I

10Primeros pasos en Zoho

Zoho es el nombre de un conjunto de aplicaciones web desarrolladas por la empresa estadou-nidense ZOHO Corporation1. La gran mayorıa de estas herramientas son de caracter gratuito,sobre todo si son para uso personal, pero para poder utilizarlas es necesario registrarse en elsitio web de la suite de aplicaciones.

En este documento vamos a indicar como registrarse en el sitio web de Zoho y a introduciruno de sus servicios, Zoho Reports, que es una herramienta de analisis de la informacionque permite realizar tratamientos de datos similares a los que ya hemos estudiado con Excel.

1. Introduccion

Las aplicaciones de Zoho comparten una serie de caracterısticas generales, entre las quepodemos destacar las siguientes:

Se ejecutan en cualquier navegador.

Manejan interfaces WYSIWYG (What You See Is What You Get) limpias, claras y faci-les de usar.

Estan dirigidas a cualquier tipo de usuario:

• El que requiere crear o editar documentos y no desea usar (o no tiene) una suitede oficina comun.

• El que tiene a su cargo una empresa y no cuenta con los medios para conseguirun paquete de software administrativo y de gestion.

• El estudiante o experto en programacion que desea aplicar sus conocimientos enla creacion de widgets.

Zoho clasifica sus aplicaciones en tres grupos, de acuerdo a sus caracterısticas: Productivity& Collaboration Apps, Business Apps y Utilities.

En la seccion Productivity & Collaboration Apps podemos encontrar, entre otras apli-caciones:

1Anteriormente se denominaba AdventNet Inc.

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Zoho Writer. Procesador de textos, equivalente a Microsoft Word u OpenOffice.org Wri-ter, que cuenta con corrector ortografico, opciones de deshacer/rehacer multinivel (sepueden recargar o eliminar varias acciones realizadas, una tras otra), apertura de ar-chivos DOC, ODT, SXW (los de OpenOffice.org), HTML, RTF, JPG, GIF y PNG, yofrece un almacenamiento ilimitado de documentos.

Zoho Sheet. Hoja de calculo, muy similar a Microsoft Excel u OpenOffice.org Calc, quepermite el desarrollo de formulas y graficos y el uso de mashups. Tambien da soporteal formato OpenDocument y un almacenamiento ilimitado de libros de trabajo.

Zoho Show. Editor de diapositivas parecido a Microsoft PowerPoint u OpenOffice.orgImpress. Cuenta con diferentes plantillas predisenadas y apertura de archivos PPT,PPS (los de Microsoft), ODP y SXI (los de OpenOffice.org). Tambien ofrece un alma-cenamiento ilimitado de presentaciones.

Zoho Wiki. Editor de wikis que permite crear wikis privadas o publicas. Las wikis publicasseran indexadas y apareceran en los resultados de los buscadores. Ademas, facilita lacreacion de grupos de trabajo y cuenta con un almacenamiento ilimitado de paginas.

Zoho Notebook. Aplicacion multiproposito que, ademas de posibilitar el trabajo con tex-tos e imagenes, permite la insercion de vıdeo, audio y fuentes RSS en los proyectos quese realicen. Por otra parte, permite el establecimiento de permisos de lectura y ediciony ofrece un almacenamiento ilimitado de proyectos.

Zoho Planner. Organizador personal que combina una lista de tareas, un bloc de notas yuna lista de recordatorios. Permite la insercion de imagenes y archivos en las notasy la gestion de una lista de tareas pendientes (marcandolas cuando se han realizado).Tambien dispone de un almacenamiento ilimitado de paginas.

Zoho Chat. Aplicacion de chat que facilita la agrupacion de contactos y la comunicacioncon grupos, ademas de la individual, la incrustacion del chat en blogs o sitios web, y lacomunicacion con multiples redes de mensajerıa instantanea.

Zoho Mail. Software colaborativo (groupware) que incluye un cliente de correo electronico,una aplicacion de sincronizacion de archivos y un calendario, entre otras aplicacionesrelacionadas. Es gratuito si es para uso personal.

Por su parte, en la seccion Business Apps podemos encontrar, entre otras:

Zoho Meeting. Aplicacion de conferencias web que posibilita la conversacion interactiva adistancia con otras personas y facilita la creacion de canales para dicho fin y el accesoremoto al ordenador anfitrion.

Zoho Projects. Administrador de proyectos que ofrece una gestion integral para proyec-tos de cualquier tipo. Entre otras actividades, permite la asignacion de tareas a losmiembros vinculados y de plazos de realizacion a las tareas, y facilita el control de lasacciones realizadas y las pendientes. Es una aplicacion gratuita tanto para proyectoscolectivos open source como para proyectos personales.

Zoho CRM. Aplicacion de administracion y gestion que, entre otras acciones, permite laorganizacion de una agenda de contactos, las tareas pendientes y los grupos de usuarios.

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Zoho Creator. Aplicacion de creacion de miniaplicaciones web y mashups mediante ellenguaje Deluge, que se presenta y explica en el propio sitio web. Zoho Creator fa-cilita la insercion de estas miniaplicaciones en blogs u otros sitios web y ofrece unalmacenamiento ilimitado de creaciones.

Zoho Reports. Aplicacion que permite analizar datos y realizar informes interactivos, apro-ximandose a lo que se conoce como Business Intelligence.

Y finalmente, en la seccion Utilities podemos encontrar, entre otras:

Zoho Polls. Aplicacion de desarrollo de encuestas que facilita su creacion, gestion e inclu-sion en blogs o sitios web. Tambien ofrece un almacenamiento ilimitado de encuestas.

Site 24x7. Aplicacion de control y seguimiento de sitios web. Site 24x7 genera informescada tres dıas que se envıan al correo del usuario (si este lo permite). Es una aplicaciongratuita si se aplica solo a uno o dos sitios web.

2. Creacion de una cuenta en Zoho

Como probablemente aun no tendras una cuenta en Zoho, lo primero que debes hacer es crearuna cuenta basada en tu cuenta de correo electronico de la UJI: [email protected](con tus propios seis dıgitos). Enseguida veras que Zoho requiere una cuenta de correoelectronico asociada a cada una de sus cuentas.

Comienza accediendo a la pagina principal de Zoho (http://www.zoho.com) y haz clic en elenlace New User? Sign Up for Free de la seccion Sign In (figura 1).

Figura 1: Identificacion para entrar a la cuenta de Zoho.

En la pagina a la que accedes, Create a Zoho Account, debes rellenar los cuadros de textoUsername, Email Address, Password y Re-enter Password de la seccion Account

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Information para identificarte y proteger la cuenta que vas a crear. Asimismo, debes rellenarel cuadro Image text siguiendo las indicaciones dadas en la seccion Word Verification ymarcar la casilla de verificacion asociada a I agree to the Terms of Service and PrivacyPolicy (deberıas leer las condiciones antes de marcar la casilla) en la seccion Terms ofService. Tras rellenar los cuadros y marcar la casilla, pulsa el boton Sign up Now.

Si todo ha ido bien, debes ver un cuadro de aviso Account Confirmation en el que te informade que te ha enviado un correo electronico de verificacion, a la cuenta de correo que acabasde indicar, y de que debes hacer clic en el enlace que hay en dicho correo para confirmarel registro de tu cuenta. Si no lo confirmas, no creas realmente una cuenta en Zoho. Porconsiguiente, accede tu cuenta de correo en la UJI, localiza este correo electronico y confirmael registro de tu cuenta pinchando en el enlace que contiene a tal efecto.

Cuando hayas confirmado el registro de tu cuenta, ya puedes ir a la pagina de entrada (figu-ra 1) y escribir tus datos, Username y Password, para entrar en tu cuenta.

3. Base de datos y tablas en Zoho Reports

Tras crear la cuenta en Zoho, entra en ella y accede a Zoho Reports.

Figura 2: Paso 1 de la importacion: denominacion de la base de datos, especificacion delformato y localizacion del fichero.

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3.1. Importar una tabla

Para ilustrar todos los tratamientos subsiguientes, emplearemos los datos contenidos en elfichero peaje.xls, disponible en la web de la asignatura en Aula Virtual. Descarga este ficheroen tu ordenador y pulsa sobre el enlace Import .XLS, .CVS, .HTML. . . de la pagina web ala que has accedido al entrar en Zoho Reports.

Al pulsar dicho enlace por primera vez, inicias el proceso de creacion de la base de datos deinformes e importacion de su primera tabla (despues podras incorporar mas tablas a la basede datos). Como primer paso tienes que escribir el nombre de la base de datos, BD Analisis,indicar que se trata de un fichero Excel y se localiza en Local Drive, y escribir o encontrar(mediante el boton Examinar) su ruta de acceso, tal como se muestra en la figura 2.

Tras pulsar Next, en el segundo paso debes seleccionar la hoja que deseas importar, de entrelas disponibles en el libro. En este caso, selecciona la hoja Basico, tal como se muestra enla figura 3, y pulsa Next nuevamente.

Figura 3: Paso 2 de la importacion: seleccion de la hoja a cargar.

En el ultimo paso, escribe Peaje-basico como nombre de la tabla (ver figura 4). Observaademas que en este paso podrıas modificar algunas caracterısticas de los datos importados (laprimera fila contiene o no nombres de columnas, campos que importas o no, tipos de datosde los campos, etc.). En nuestro caso, no alteres nada, ya que Zoho Reports ha elegido pordefecto los valores que nos interesan, y termina pulsando Create.

Al finalizar la importacion de la tabla, Zoho Reports muestra un informe con los detallesde la importacion realizada, como el que puedes ver en la figura 5. Ademas, como ZohoReports puede generar informes automaticos con los datos, tras cerrar el informe de im-portacion (por ejemplo, mediante el boton Close), te preguntara si deseas obtenerlos. Demomento, pulsa el boton No.

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Figura 4: Paso 3 de la importacion: denominacion de la tabla y creacion de la base de datos.

Figura 5: Informe de los detalles de la importacion de datos.

3.2. Tablas dinamicas y filtros basicos

Una vez importada la tabla, ya puedes crear una tabla dinamica. Para ello, selecciona la ordenNew H I New Pivot View:

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En el area de diseno de la tabla dinamica, en la ficha Pivot que incluye los cuadros decampos Columns, Rows y Data, debes incluir los campos que desees para construir la tabladinamica. Los campos de la tabla importada aparecen en el area izquierda de la pagina web.En este caso comenzaremos colocando:

Semana en Columns.

Vehıculo en Rows.

Cantidad en Data.

Una vez guardado el diseno con el nombre TD-1 Vehıculo por Semana (mediante el botonSave), pulsa sobre el enlace Click Here to Generate Pivot y obtendras una tabla dinamicacomo la de la figura 6.

Figura 6: Tabla dinamica TD-1 Vehıculo por Semana.

Ahora, en la seccion de edicion/diseno de la tabla dinamica, en vez de seguir trabajando sobrela ficha Pivot, activa la ficha Filter, pulsandola, para crear dos filtros. Para ello, arrastra loscampos Semana y Vehıculo al cuadro Filter. Sobre estos campos, crea los siguientes filtros:

Pulsa sobre el campo Semana, para activar sus opciones de filtrado y, seguidamente,pulsa sobre el enlace/ficha Individual Values para allı marcar solamente el 3 y el 4.

Pulsa sobre el campo Vehıculo y marca allı los valores Auto y Camion solamente.

Seguidamente, pulsa de nuevo Click Here to Generate Pivot y obtendras una tabla como lamostrada en la figura 7.

Figura 7: Aspecto de la tabla dinamica TD-1 Vehıculo por Semana tras aplicarle los filtros.

No guardes esta modificacion del diseno y cierra ahora la ficha TD-1 Vehıculo por Sema-na (cuya pestana puede verse en la zona superior de la pagina web), confirmandole a ZohoReports que no deseas guardar los cambios cuando te lo pregunte.

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3.3. Modificaciones, mas filtros y subtablas

A continuacion, y desde la carpeta Tables & Reports que hay a la izquierda, vuelve a abrir(haciendo clic sobre su nombre) la tabla dinamica que acabamos de cerrar y crea una copiamediante H I Save As, el menu que hay inmediatamente a la derecha del boton Save.Llama TD-2 Semana por Vehıculo a esta copia y pulsa sobre el boton Edit Design pararealizar los siguientes cambios:

Mueve el campo Vehıculo a Columns.

Mueve el campo Semana a Rows, y ademas cambia la indicacion de Range [Ac-tual(R)] por la de Dimension [Actual(D)] en la lista desplegable que tiene el propiocampo.

Tras esta modificacion, obtendras una tabla como la de la figura 8.

Figura 8: Tabla dinamica TD-2 Semana por Vehıculo.

A continuacion guarda esta tabla pulsando en Save y despues activa la ficha Filter, dondedebes crear los siguientes filtros:

Muestra solo los valores 1 y 3 de Semana.

Muestra solo los valores Auto y Omnibus de Vehıculo.

La tabla que obtendras tras regenerarla sera similar a la que aparece en la figura 9.

Figura 9: Aspecto de la tabla dinamica TD-2 Semana por Vehıculo tras aplicarle los filtros.

Para finalizar las acciones sobre esta tabla dinamica, pulsa sobre la segunda fila de la columnaAuto, es decir, el dato que corresponde a la semana 3 y tiene como valor 122 350, con lo queobtendras la subtabla a partir de la cual se genera ese valor, como puedes apreciar en lafigura 10.

Cierra la tabla, cerrando la ficha TD-2 Semana por Vehıculo (recuerda, su pestana esta enla zona superior de la pagina web) y guardando, esta vez sı, los cambios cuando Zoho Re-ports te lo pregunte.

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Figura 10: Subtabla asociada a los valores 3 de Semana y Auto de Vehıculo.

4. Mas operaciones sobre tablas en Zoho Reports

Comienza importando datos del mismo libro de Excel que en la seccion anterior, con lasalvedad de que ahora debes seleccionar la hoja Extendido (que ya se podıa apreciar en lafigura 3) y llamar Peaje-extendido a la nueva tabla. Para ello, en la ficha Explorer (cuyapestana esta en la zona superior de la pagina web), pulsa el boton Import y utiliza los cuadrosde dialogo que ya conoces para importar la hoja Extendido del libro peaje.xls de Excel (verseccion 3.1).

Cuando aparezca la ficha correspondiente a la tabla Peaje-extendido, mostrando todos losdatos que se han importado, crea una tabla dinamica (New H I New Pivot View) con elsiguiente diseno:

El campo Vehıculo en Columns.

El campo Mes en Rows.

El campo Recaudado en Data.

Al pulsar sobre el enlace Click Here to Generate Pivot, obtendras una tabla dinamica comola de la figura 11. Guardala con el nombre TD-3 Mes por Vehıculo.

4.1. Sumas, maximos, mınimos, promedios y cuentas

Seguidamente vas a cambiar el tipo de calculo que se realiza sobre los datos. Por ejemplo, enel diseno de la tabla dinamica, es decir, en la ficha Pivot, cambia el item Sum por Average

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Figura 11: Tabla dinamica TD-3 Mes por Vehıculo.

Figura 12: Tabla dinamica TD-3 Mes por Vehıculo con promedios.

[Avg] en el campo Recaudado, mediante la lista desplegable que hay en el propio campo.Tras regenerar la tabla, obtendras una tabla dinamica parecida a la de la figura 12.

En la lista desplegable del campo que situas en Data, date cuenta que puedes especificar quese realicen calculos diferentes: Sum, Maximum [Max], Minimum [Min], Average [Avg]o Count. Y accediendo a la nueva lista desplegable que obtienes al situar el raton sobreel triangulo I que hay a la derecha de cada tipo de calculo, puedes especificar diferentesformas de mostrar los resultados: Normal, % of Row, % of Column, % of Total, RunningTotal (totales acumulados), Difference From, % of y % of Difference From.

Si ahora pulsas sobre el valor promedio 5 093,67 que esta en la interseccion de la cuarta filay la tercera columna de la tabla dinamica TD-3 Mes por Vehıculo con promedios, es decir,sobre el resultado asociado al valor Junio del campo Mes y al valor Camion del campoVehıculo, obtendras la subtabla (ver figura 13) que contiene los tres valores (de la tabla dedatos Peaje-extendido) con los que se calcula este promedio en la tabla dinamica.

4.2. Tablas dinamicas de tres dimensiones

Las tablas dinamicas de tres dimensiones que podıamos crear en Excel, con filas, columnasy paginas, no existen como tales en Zoho. No obstante, mediante el uso de filtros podemoslograr un resultado similar. Para ello, tras incluir campos en filas y columnas en el disenode una tabla dinamica, podemos introducir otros campos como filtros en la ficha Filter eindicar que nos interesara seleccionar Individual Values (en los campos en los que esto sepueda seleccionar). Si inicialmente no marcamos ningun valor individual y generamos latabla dinamica, obtendremos una tabla que correspondera al caso en el que seleccionabamos

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Figura 13: Subtabla asociada a los valores Junio de Mes y Camion de Vehıculo en la tabladinamica TD-3 Mes por Vehıculo con promedios.

(Todas) mediante el filtro de la tercera dimension (pagina) en las tablas dinamicas de Excel.Si en otro momento volvemos al filtro y seleccionamos un valor individual, obtendremos otratabla dinamica que correspondera al caso en el que seleccionabamos dicho valor individualmediante el filtro de la tercera dimension en Excel.

Para ilustrar este proceso de simulacion de la tercera dimension en Zoho Reports, modificala tabla dinamica TD-3 Mes por Vehıculo incluyendo el campo Turnos en el cuadro defiltros de la ficha Filter. Si no marcas ningun valor de Turnos en este momento y, en la fichaPivot, recuperas el calculo Sum y la forma de mostrar Normal en las listas desplegablesdel campo Recaudado en Data, al tiempo que conservas las configuraciones anteriores delos campos Mes y Vehıculo, al regenerar la tabla dinamica obtendras la misma tabla que semostraba en la figura 11. Esto equivale a seleccionar (Todas) mediante el filtro de la terceradimension en Excel.

Si despues vuelves a la ficha Filter y en el filtro del campo Turnos marcas el valor Noche,al regenerar la tabla dinamica conseguiras la tabla que se muestra en la figura 14. Ahora, estoproduce el mismo resultado en la tabla dinamica que al seleccionar Noche en el filtro de latercera dimension en Excel.

5. Compartir tablas e imprimirlas en PDF

Para compartir las tablas debes seleccionar la orden Share H I Share this View to NewUsers. A continuacion, en la ficha Specify Users debes escribir el correo electronico de lapersona con la que quieres compartir la tabla y seleccionar en la ficha Permissions todoslos permisos de Read Options. Finalmente, en la ficha Send Invitation Mail debes pulsarel boton Share.

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Figura 14: Tabla dinamica TD-3 Mes por Vehıculo que resulta al anadir Turnos comotercera dimension y elegir en ella el valor Noche.

Si quieres imprimir todas las tablas en PDF, debes seleccionar la orden Export H I ExportMultiple Views (PDF). En el cuadro de dialogo que aparece, Export As PDF Settings,puedes configurar diversas caracterısticas de la generacion del fichero PDF; en particularpuede interesarte elegir Portrait o Landscape segun la anchura de las tablas. Para finalizar,debes pulsar sobre el boton Export para hacer efectiva la exportacion a PDF. Seguidamente,te aparecera el cuadro de dialogo habitual de Windows para guardar el fichero resultante oabrirlo con el lector apropiado de PDF.

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excel primeros pasos

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