excel intermedio v3
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Antes de comenzar… • Dado el tiempo de duración del taller, y para
poder ver todo el contenido, se solicita que se apague el celular o se coloque en “silencio” y en no vibración.
• Hay un lista que va puesto por puesto, por favor, registren sus datos ahí.
• Al final de la actividad hay una encuesta que deben de responder, ya que ella nos permite analizar y dimensionar el impacto de la actividad y así realizar mejoras en el tiempo.
Temas a ver… • Fusionar dos gráficos.
• Tablas dinámicas.
• Gráficos dinámicos.
• Función “Si”
• Funciones anidadas.
• Fijar filas, columnas y celdas.
• Importar a Word lo hecho en Excel.
Fusionar dos gráficos. “Si no lo puedes explicar con simplicidad, es que no lo
entiendes bien”
-Albert Einstein-
• También conocido como combinar dos gráficos.
• Consiste en unir dos gráficos que tengan
información similar y que juntos permiten tomar
mejores decisiones en vez de que ambos gráficos
se analizaran por separado.
• La fusión más común es la de un gráfico de barra
con uno de línea.
Fusionar dos gráficos.
• También conocido como combinar dos gráficos.
• Consiste en unir dos gráficos que tengan
información similar y que juntos permiten tomar
mejores decisiones en vez de que ambos gráficos
se analizaran por separado.
• La fusión más común es la de un gráfico de barra
con uno de línea.
Fusionar dos gráficos.
¿Y cómo se hace la “fusión de gráficos”?
• Primero haremos una tabla con datos a mostrar en un gráfico.
• Es muy importante que los datos a ingresar sean en las mismas unidades de medida. En este caso la unidad de medida es el $
• Es importante que se defina el tipo de gráfico a usar en cada columna.
VENTAS ($) GANANCIAS ($)
45 10
20 13
34 20
40 27
43 32
Ahora… • Hacer un gráfico con las dos columnas que se
desean que aparezcan en un solo gráfico.
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
1 2 3 4 5
Ventas ($)
Ganancias ($)
Ahora… • Ahora debes hacer clic derecho sobre la serie de
datos que convertiremos a línea, que en este caso
es la serie Ganancia.
Ahora… • Selecciona la opción Cambiar tipo de gráfico de
series y se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar
tipo de gráfico.
Ahora… • Selecciona el tipo de gráfico Línea con
marcadores y haz clic en Aceptar. El gráfico
combinado aparecerá en pantalla.
0
5
10
15
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25
30
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45
50
1 2 3 4 5
Ventas ($)
Ganancias ($)
Finalmente… • Puedes agregar un título al gráfico y para ello
debes selecciona el comando Título del gráfico
que se encuentra en el grupo Etiquetas de la ficha
Presentación:
Tablas dinámicas (TD). “Si no lo puedes explicar con simplicidad, es que no lo
entiendes bien”
-Albert Einstein-
¿Qué es una tabla dinámica?
• Una tabla dinámica permite de forma automática
clasificar, contar, totalizar o dar la media de los
datos almacenados en una tabla u hoja de
cálculo.
• Se muestran los resultados en una segunda tabla
(llamada "tabla dinámica" o "tabla pivote") que
muestra los datos resumidos.
Funcionamiento de las tablas dinámicas.
• Supongamos que tenemos una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.
Funcionamiento de las tablas dinámicas.
• Nos piden un reporte con el total de ventas por
ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo
que se necesita hacer es sumar las ventas para
cada ciudad y sumar las ventas de cada producto
para obtener el reporte.
• En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado.
• Una TD nos permite hacer una comparación entre
diferentes columnas de una tabla.
• Para ellos, imaginemos una tabla dinámica de la
siguiente manera…
Funcionamiento de las tablas dinámicas.
• Lo primero que debemos hacer es especificar los
campos de nuestra tabla de datos que vamos a
comparar. Elegimos las ciudades como las filas de
nuestra tabla dinámica.
Funcionamiento de las tablas dinámicas.
• Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.
Funcionamiento de las tablas dinámicas.
• Finalmente elegimos una columna de valores
numéricos que serán calculados y resumidos en la
tabla dinámica:
Funcionamiento de las tablas dinámicas.
• Así se obtiene un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación se obtendrá el total de ventas. Lo más importante que se quiere transmitir es que las tablas dinámicas permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.
Análisis de una base de datos.
• Para generar una tabla dinámica, se debe de contar con una planilla con datos coherentes entre sí. Los datos coherentes son aquellos que en su conjunto tienen relación con
algo específico, es decir, que tengan sentido.
• Lo ideal es que siempre exista una columna de referencia (generalmente en la Columna A) y el resto de columnas con información variada.
• Cuando se trabaja con datos, lo ideal es que cada columna tenga su título para que así sea más fácil el trabajar con los datos en la TD.
• Para entender mejor lo anterior, se analizará una base de datos que más adelante se descargará.
• NOTA: analizar si las filas que tengan datos incompletos nos son útiles o no. Si no son útiles, lo mejor es borrarlos o colocar un guion o el valor cero.
Bajemos una base de datos.
• Abrir el navegador y escribimos la siguiente
dirección web…
http://superalumnos.net/files/BD-Inmuebles.xls
• Con ello descargaremos un archivo Excel con
varios valores.
• Este archivo es importante para que podamos
continuar.
• Una vez descargado, abrir dicho archivo.
Construcción de una tabla dinámica (TD).
• Para generar una TD, debemos hacer los
siguiente… A. Seleccionar una celda vacía en la misma hoja o en una hoja nueva
(independiente si se selecciona celda u hoja nueva, la celda a usar
siempre será la del vértice izquierdo superior de la tabla dinámica).
B. Ahora, vamos a la opción “INSERTAR” y hacer clic en “TABLA”
C. Con ello haremos que se abra el siguiente cuadro de dialogo
Construcción de una tabla dinámica (TD).
Aquí
seleccionamos
el rango de
celdas a usar
en la TD Aquí se indica
en dónde se
ubicará la TD
Ya
configurado,
sólo falta
hacer clic en
aceptar.
Construcción de una tabla dinámica (TD).
Aquí se
muestra el
lugar donde irá
la TD
generada.
Aquí se
muestran las
distintas
opciones de
configuración
de la TD.
Partes de una tabla dinámica en Excel.
• Justo cuando se ha creado una tabla
dinámica se muestra en la parte
derecha de la hoja la lista de campos
disponibles y por debajo las áreas
donde podemos arrastrar dichos
campos. Estas áreas denotan cada
una de las partes de una tabla
dinámica.
Partes de una tabla dinámica en Excel.
• Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
• Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica.
• Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.
• Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.
Partes de una tabla dinámica en Excel.
• Una vez especificados los campos para cada una
de las áreas, la tabla dinámica cobra vida. Puedes
tener una tabla dinámica funcional con tan solo
especificar las columnas, filas y valores. Los filtros
son solamente una herramienta para mejorar el
análisis sobre los datos de la tabla dinámica.
Construcción de una tabla dinámica (TD).
• Ahora, generemos unas TD.
Seleccionemos del listado (dejar un ticket) a
“Provincia”, “Precio Venta” y “Vendedor”.
Seleccionemos del listado (dejar un ticket) a
“Tipo”, “Provincia” y “Superficie”.
Construcción de una tabla dinámica (TD).
• Ahora, generemos unas TD.
Ahora, desde el listado al dibujo en blanco de la
TD arrastremos a la parte superior “Vendedor”,
luego arrastremos a la izquierda “Referencia”, y
al medio arrastremos “Precio Venta”.
Formato a una TD. • Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel
permite aplicarle formato fácilmente como si fuera
una tabla de datos. La ficha “Diseño” incluye
comandos especiales para aplicar formato a una
tabla dinámica.
• La ficha “Diseño” es una ficha contextual, por lo
que deberás seleccionar la tabla dinámica para
que se muestre.
Formato a una TD. • Esta ficha está dividida en tres grupos.
Grupo 1
Diseño Grupo 2
Opciones de
estilo de TD
Grupo 3
Estilos de TD
Grupo 1: Diseño. • Este grupo permite agregar subtotales y totales
generales a la tabla dinámica así como modificar
aspectos básicos de diseño.
Grupo 1: Diseño. A. En el botón ‘Subtotales’, puedes elegir entre no mostrar
subtotales o mostrarlos en la parte superior o inferior.
B. El botón ‘Totales’, te permite activar o desactivar los
totales en tu tabla dinámica, e inclusive puedes elegir si
los activas solo para las filas o solo para las columnas.
C. Con el botón ‘Diseño de informe’, puedes realizar otros
juegos con la disposición del diseño de tu tabla.
D. El botón ‘Filas en blanco’ te permite elegir si se
muestran filas en blanco, después de cada elemento.
Grupo 2: Opciones de estilo.
• Aquí podemos elegir si la TD contará con
encabezados de fila, filas con columnas, entre
otros. Lo único que hay que hacer, es colocar o
sacar el ticket a la opción deseada.
Gráficos dinámicos. “Si no lo puedes explicar con simplicidad, es que no lo
entiendes bien”
-Albert Einstein-
Construcción de un gráfico dinámico (GD).
• Para generar un GD, debemos hacer los
siguiente… A. Seleccionar una celda vacía en la misma hoja o en una hoja nueva
(independiente si se selecciona celda u hoja nueva, la celda a usar
siempre será la del vértice izquierdo superior de la tabla dinámica).
B. Ahora, vamos a la opción “INSERTAR” y hacer clic en “GRÁFICO”
C. Con ello haremos que se abra el siguiente cuadro de dialogo
Construcción de un gráfico dinámico (GD).
Aquí
seleccionamos
el rango de
celdas a usar
en el GD Aquí se indica
en dónde se
ubicará elGD
Ya
configurado,
sólo falta
hacer clic en
aceptar.
Construcción de un gráfico dinámico (GD).
Aquí se
muestra el
lugar donde irá
el GD
generado.
Aquí se
muestran las
distintas
opciones de
configuración
del GD.
Construcción de un gráfico dinámico (GD).
• Ahora, generemos unos GD.
Seleccionemos del listado (dejar un ticket) a “Provincia”, “Precio Venta” y “Vendedor”.
Seleccionemos del listado (dejar un ticket) a “Tipo”, “Provincia” y “Superficie”.
Ahora, arrastremos desde el listado a la parte superior “Vendedor”, luego arrastremos a la izquierda “Referencia”, y al medio arrastremos “Precio Venta”.
Función “Si”.
Es una de las funciones más usadas en
Excel, ya que permite dar una de dos
respuestas según a una condición dada.
Concepto de función anidada.
• En ciertos casos, puede que necesite usar una función
determinada dentro de otra, como parte de uno de los
argumentos (recuerde que el argumento es el valor o
conjunto de valores que utiliza una función para llevar a
cabo operaciones o cálculos) de otra función.
= 𝒇𝒖𝒏𝒄𝒊ó𝒏(𝒂𝒓𝒈𝒖𝒎𝒆𝒏𝒕𝒐)
• Función anidada…
= 𝒇𝒖𝒏𝒄𝒊ó𝒏𝟏(𝒇𝒖𝒏𝒄𝒊ó𝒏𝟐(𝒂𝒓𝒈𝒖𝒎𝒆𝒏𝒕𝒐𝟐))
• OBSERVACIÓN: Vale mencionar que se pueden anidar
hasta 64 funciones, pero no es recomendable llegar a
dicho número.
Función anidada simple. • La función “SÍ” es la más utilizada al momento de
crear funciones anidadas.
• Esto de debe a su estructura, ya que la función “SÍ” permite definir dos respuestas según una condición.
• Para comprenderlo mejor, hagamos el siguiente ejercicio.
• Ingrese en la columna A, las letras A, B y C en el orden que usted desee hasta completar 10 ingresos.
• Ahora, colóquese en la columna B e ingrese lo siguiente:
=si(A1=“A”;1;0)
Función anidada simple. • Ahora, arrastre la función SI generada hasta
completar los 10 registros.
• Ello hará que aparezcan ceros y unos según si hay
letra A o no.
• Ahora, ubíquese en la celda B1 y haremos que
cuando haya una letra “B” la función nos entregue
el valor “2”. Para eso, sólo basta ingresar lo
siguiente en el lugar donde está el valor cero…
si(A1="B";2;0)
• Lo anterior hará que se vea así...
=SI(A1="A";1;SI(A1="B";2;0))
Bloquear filas y columnas en las funciones de Excel.
Hay veces que necesitamos fijar una celda o serie de datos.
Fijar fila y columnas. • El signos $ en las fórmulas y funciones de Excel sirven
para crear Referencias Absolutas o Relativas. Esto significa que con un $ podemos fijar, congelar, anclar, inmovilizar, etc. una celda de Excel.
• Cunado el signo $ está delante de la letra significa que en la función sólo se puede cambiar el número de la fila (ej: $A1).
• Cuando el signo $ está delante del número significa que en la función sólo se puede cambiar la letra de la columna (ej: A$1).
• Cuando el signo $ está delante de la letra y del número la celda respectiva queda fija (ej: $A$1).
• La tecla F4 del teclado nos ayuda en este punto, sólo se debe seleccionar, en la función, la celda que se desea fijar.
Llevar lo hecho en Excel a Word
En Excel se generan tablas y gráficos, y llevarlos a Word no es nada complicado.
Antes de… • Siempre considerar que el espacio de escritura en Excel
es mayor que en Word. En otras palabras, mientras que en Excel tenemos una hoja casi infinita, en Word ya se parte con un espacio limitado al tamaño de la hoja, por lo tanto hay que tener presente que quizás no todo quede visible en Word.
• Cuando se trabaja algo de Excel en Word, el PC puede comenzara funcionar más lento.
• Al agrandar o achicar el tamaño de la ventana de Excel en Word, se eliminan o se agregan filas y columnas.
• Al agrandar o achicar el tamaño el resultado de la ventana de Excel en Word, el contenido se achica o agranda.
• Lo anterior se demostrará a continuación.
Insertar en Word una tabla de Excel.
• Es bastante frecuente crear documentos de texto con Word que tienen tablas con operaciones más o menos complejas, por ejemplo un presupuesto. Lo correcto es crear el presupuesto con Excel y después insertarlo en Word con un “vínculo”, de tal forma que si el presupuesto cambia en el origen se actualice de forma automática en el destino, pero esto conlleva manejar dos archivos.
• Creamos en Excel lo deseado y lo guardamos.
• Ahora, seleccionamos solo el rango de celdas con datos a llevar a Word y lo copiamos.
• Vamos a Word y nos colocamos en la parte del documento en el que vamos a insertar los datos de Excel. Inicio, Pegar, Pegado especial.
Insertar en Word una tabla de Excel.
Siempre elegir
esta opción
cuando algo se
lleve de Excel a
Word.
Insertar en Word una tabla de Excel.
Aquí se
muestra el
objeto Excel
en Word.
Aquí se
muestra la
ventana de
Excel abierta
en Word.
Insertar en Word una tabla de Excel.
• En el cuadro de dialogo El objeto Excel en Word
tiene tratamiento de imagen por lo que se puede
ampliar y reducir fácilmente.
• Sí se desea modificar un dato, se debe hacer doble
clic sobre el Objeto Excel para activar la edición.
• El archivo de Excel se puede modificar de forma
independiente, y al abrir el archivo de Word un
cuadro nos advertirá sobre el vínculo y los cambios.
Si se acepta, los cambios hechos en el Excel se
reflejarán en el Word.
Gráficos en Word. • En la pestaña Insertar hacemos clic en el botón
Gráfico. Aparecerá un cuadro de diálogo desde
donde podremos seleccionar el tipo de gráfico
que necesitamos. Seleccionaremos uno de la lista y
pulsamos Aceptar.
•
Gráficos en Word. • Como se observa, el gráfico que se ha insertado
representa a la tabla de datos de ejemplo de Excel.
• Ahora, sólo bastará cambiar esos valores por los que se necesiten (que ya podremos tener creado en un archivo Excel). Con un simple copiar y pegar o edición uno a uno bastará.
• Al ir cambiando los datos, hará que el gráfico se dibuje automáticamente con los nuevos valores ingresados, como también cambiando el área que la línea azul encierra en el Excel.
• También podemos modificar el tipo de gráfico. Esto se hace mediante el icono Tipo de gráfico que aparece en la pestaña Diseño, cuando hacemos clic en un gráfico.
Fuente: • https://exceltotal.com/graficos-combinados-en-excel/
• https://exceltotal.com/tablas-dinamicas-en-excel/
• https://youtu.be/F_k0NeqCdaU
• http://raymundoycaza.com/como-crear-un-grafico-en-excel/
• http://www.aulaclic.es/excel2010/index.htm
• https://cienporcienoffice.wordpress.com/2013/07/10/insertar-en-word-una-tabla-de-excel/