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UNIDAD 1: Hoja De cálculo Excel Es una Planilla de cálculo, que permite manejar datos de diferente tipo, realizar cálculos, hacer gráficos y tablas

Definiciones de una ventana de la Hoja de Cálculo

1. Nombre del archivo: Libro 1: Debe recordarse que un Libro es el archivo en el que se trabaja y el lugar donde almacenaremos los datos e información. Cada libro contiene alrededor de 225 hojas.

2. Hoja de trabajo: Está formada por filas y columnas. Es el área donde se ingresan los datos con los que se trabajará. Cada hoja cuenta con un máximo de 256 columnas y 65.536 filas. Al momento de abrir un nuevo trabajo, éste se llama Libro 1 y contiene 3 hojas de trabajo.

3. Etiquetas de hoja: En la parte inferior de la hoja de cálculo se pueden visualizar los nombres de las hojas. Para desplazarse de una hoja a otra, se debe hacer clic en la etiqueta correspondiente.

4. Barra de fórmulas: Es la barra que contiene el valor o la fórmula de la celda activa. Además, en ella se puede modificar directamente el contenido o información

5. Botones de desplazamiento de las etiquetas: Son muy útiles y permiten desplazarse de una hoja de trabajo a otra

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6. Columnas: En la hoja de trabajo del Excel, es el elemento vertical.

Está encabezado por una letra. 7. Fila: Es el elemento horizontal de las hojas de trabajo. Está

encabezado por números. 8. Celda: La Intersección entre una fila y una columna da origen a una

celda determinada. Su nombre estará compuesto por una letra ( columna) y un número (fila)

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ACTIVIDAD 1: Lee las indicaciones que a continuación se especifican y realiza los pasos que se mencionan. 1.- Columnas: Posiciona el puntero del mouse en el Título de columna y luego

has clic con el botón izquierdo del mouse. Ahora bien, si deseas seleccionar varias columnas a la vez, mantén presionado el botón del mouse mientras seleccionas las demás columnas.

2.- Filas: posiciona el puntero del mouse en el título de la fila columna y

luego has clic con el botón izquierdo del mouse. Ahora bien, si deseas seleccionar varias filas a la vez, mantén presionado el botón del mouse mientras seleccionas las demás filas.

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I.- Las Barras 1.- La Barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar . 2.- La barra de menú

Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar del libro de trabajo. Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas, o el comando Hipervínculo que se activa pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl, Alt y K.

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Menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú insertar, Imagen.

Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de diálogo en el que nos pedirá que rellenemos algunos datos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico...

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3.- La barra de herramientas estándar

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Cortar, etc. 4.- La barra de formato

Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro

Moverse en el teclado: Podemos utilizar el teclado, si presionamos la combinación de teclas

• CTRL+ A= abrir • CTRL+ G= guardar • CTRL+ X= cortar • CTRL+C= copiar • CTRL+V= pegar • CTRL+N= negrita • CTRL+S= subrayado • CTRL+K= cursiva • CTRL+P= impresión • CTRL+AV + pág = hacia la derecha • CTRL+RE pág= hacia la izquierda • CTRL+E= seleccionar todo • CTRL+Z= volver atrás, deshacer • CTRL+Y= volver

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5.- La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados 6.- La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo 7.- Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

ACTIVIDAD 2 Vamos a guardar

� Abrir archivo � Ir a aguardar como � Seleccionar escritorio � Abrir una carpeta nueva para el trabajo � Daremos el nombre de TICS

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Guardar un libro de trabajo

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II.- DAR FORMATO 1.- Vamos a Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. La información o datos aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo Al agregar información podemos realizar los siguientes pasos: 1.-ajustar texto 2.- Reducir hasta ajustar 3.- combinar celdas

2.- Dando forma

REPASEMOS CONCEPTOS 1. CELDA: � "En hojas de cálculos, una celda es un lugar único donde se puede

introducir un dato. En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un nombre: Número de fila y letra de columna, por ejemplo B4 (columna B, fila 4)"

2. COLUMNA:

Es un conjunto de celdas organizadas en forma vertical, las cuales definen un rango.

3. FILA: Es un conjunto de celdas organizadas en forma horizontal, las cuales definen un rango.

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a) Alto de fila: Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila en el que tendrás que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",". Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto. Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

b.- Autoajustar Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos. El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

• Selecciona las filas a las que desees modificar la altura. • Despliega el menú Formato. • Elige la opción Autoajustar.

El segundo método es mucho más rápido: Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

� NO OLVIDES GUARDAR LOS CAMBIOS REALIZADOS

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3.- Ancho de columna

Ordenar los datos del trabajo

Daremos el alto a la fila y el ancho a las columnas y aprenderemos a ordenar alfabéticamente

� Iremos a formato y asignaremos el alto a la fila de 20 y el ancho a la columna de 10

� En la columna B escribiremos, hacia abajo, los nombres de nuestros compañeros

� (primero apellido y luego nombre). � Remarcaremos el área de trabajo y pulsaremos “orden ascendente” � A continuación en la columna A1 escribiremos 1, en la A2 pondremos 2 y luego realizaremos lo siguiente: iremos al borde derecho del cuadro y ubicaremos un signo más, pulsaremos y arrastraremos hacia abajo, hasta la última fila de nuestro trabajo

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4.- Insertar columnas en una hoja

Opciones de inserción: Mismo formato izquierda Mismo formato derecha Borrar formato 5.- Ocultar columnas

� Haciendo clic sobre su encabezado, seleccione las columnas B,C y D. Presione el botón derecho del mouse sobre la selección y elija la opción OCULTAR del menú que aparece.

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6.- Insertar filas en una hoja

7.- Cambiar el nombre de la hoja

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero,... El segundo método es mucho más directo y rápido: Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta.

• Escribir el nuevo nombre de la hoja. • Pulsar INTRO.

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• O hacer clic cobre el nombre con el botón derecho del mouse y seleccionar cambiar nombre

8.- Ocultar hojas Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

� Seleccionar las hojas a ocultar. � No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una

en el libro de trabajo. � Seleccionar el menú Formato. � Elegir la opción Hoja. � Aparecerá otro submenú. � Seleccionar la opción Ocultar.

9.- Mostrar hojas ocultas

• Seleccionar el menú Formato. • Elegir la opción Hoja.

Aparecerá otro submenú. • Elegir la opción Mostrar...

Aparecerá el cuadro de diálogo • Seleccionar la hoja a mostrar. • Hacer clic en Aceptar.

10.- Duplicar una hoja de trabajo

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11.- Elimina e inserta una hoja de trabajo

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III CONFIGURAR

1.- Ajustar los márgenes de una hoja de trabajo

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2.- Define el tamaño del papel

3.- Ajustar la impresión. Cuando lo que deseas imprimir no es mucho y se ajusta al tamaño de una página, no hay problemas, pero cuando lo que desea imprimir es una cantidad mayor de datos……..

Has clic en vista preliminar para visualizar la página

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4.- Incluye Encabezado y pie de página: Se utiliza para incorporar información adicional a un impreso, como el nombre de quién realizó el trabajo o la fecha, por ejemplo. 1.- Ir a VER y selecciona encabezado y pie de página

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Si lo que deseas es personalizar tu información, selecciona personalizar Encabezado o pie de página

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IV DANDO ESTILO

2.-Fuente: podrás seleccionar el tipo de letra, el tamaño, estilo, efecto y

color

Actividad Vamos a aplicar bordes Vamos a seleccionar desde A12 hasta E12 y enmarcamos con un borde Luego nos ubicaremos sobre el área de trabajo y pulsaremos el botón derecho. Seleccionaremos formato de celda. Nos iremos a borde y elegiremos el estilo y color

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3.- Alineación: Podrás seleccionar la alineación del texto que hayas remarcado, este puede ser tanto horizontal como vertical. Además puedes con la opción orientación determinar, ya sea con el transportador o controlador de grados, la dirección del contenido del texto En esta opción también se encuentran los controles de ajustar texto, reducir hasta ajustar y combinar celdas

4.- Tramas

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5.- Daremos color a nuestro trabajo

6.- Eliminaremos las líneas divisorias

� Ir a Herramientas � Y a opciones

7.- Añadir un fondo a una hoja

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8.- Cambiar el color a las etiquetas de hoja

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V.- AGREGAMOS COMENTARIOS Si necesita añadir un comentario, puede hacerlo desde el menú contextual o en la barra de menú. En el caso de la barra de menú

Con el menú contextual:

� a) Dé un clic en la celda donde desea agregar el comentario. � b) Oprima el botón derecho del ratón. � c) Elija del menú contextual la opción INSERTAR COMENTARIO. � d) Se desplegará un cuadro donde deberá escribir el texto, en éste

puede incluir varios párrafos. � e) Para terminar, dé un clic fuera del cuadro.

� Después de crear el comentario, se observará que en la esquina superior derecha de la celda aparece un pequeño triángulo rojo que constituirá la evidencia de que fue generado.

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� Si desea mostrar el contenido del comentario, únicamente deberá

situar el puntero del ratón en la celda.

� O puede elegir la opción MOSTRAR COMENTARIO del menú contextual.

� Si su hoja tiene varios comentarios y desea mostrarlos todos a la vez,

deberá elegir de la barra de menú el comando VER, COMENTARIOS. De esta manera se desplegarán todos, al tiempo que se abrirá la barra de herramientas REVISIÓN.

Ocultar Comentarios

• Modificar comentario • Comentario anterior • Comentario siguiente • Mostrar comentario • Ocultar todos los comentarios • Eliminar comentario

Eliminar comentarios Para eliminar un comentario:

a) Ubique el cursor en la celda que tiene el comentario. b) Active el menú contextual. c) Elija la opción ELIMINAR COMENTARIO.

O desde el menú: a) Sitúe el cursor en la celda. b) Seleccione la opción EDICIÓN. c) Posteriormente señale la opción BORRAR y seleccione COMENTARIOS.

DATOS INTERESANTES

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1.- ¿LE GUSTARÍA VER SIEMPRE LOS ENCABEZADOS DE LAS COLUMNAS EN LA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL AL MOMENTO DE DESPLAZARSE POR LA HOJA? Para mantener los encabezados de las columnas visibles en todo momento en Excel haga lo siguiente:

Seleccione la fila que se encuentra justo debajo de los encabezados de las columnas.

En el menú Ventana, haga click en Congelar o inmovilizar paneles. Los encabezados de las columnas “congelados” no se desplazan, sino

que permanecen visibles a medida que se desplaza a través del resto de la hoja de cálculo.

2.- FECHAS PERSONALIZADAS

En la columna titulada como fecha, introduzca una fecha y arrastre su contenido varias celdas hacia abajo. En las celdas de la columna Día, ingrese referencias hacia aquellas donde introdujo las fechas en el paso anterior. Para lograr esto, presione la tecla + y seleccione la Celda correspondiente y luego enter. Arrastre la fórmula ingresada en el paso anterior Para todas las filas de la columna.

Fecha Día Mes año04-08-2009 martes agosto 200905-08-2009 miércoles agosto 200906-08-2009 jueves agosto 200907-08-2009 viernes agosto 200908-08-2009 sábado agosto 200909-08-2009 domingo agosto 200910-08-2009 lunes agosto 200911-08-2009 martes agosto 200912-08-2009 miércoles agosto 200913-08-2009 jueves agosto 200914-08-2009 viernes agosto 200915-08-2009 sábado agosto 200916-08-2009 domingo agosto 200917-08-2009 lunes agosto 200918-08-2009 martes agosto 200919-08-2009 miércoles agosto 200920-08-2009 jueves agosto 2009

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Seleccione todas las celdas de esta columna y abra la ventana FORMATO DE CELDAS- grupo Número y seleccione la categoría PERSONALIZADA en el campo denominado TIPO, introduzca dddd( para Días) Mmmm(mes) YYYY(año)

3.- METROS Y KILOS

Seleccione las celdas que incluyan alturas y abra FORMATO DE CELDAS. En el campo TIPO de la categoría PERSONALIZADA, ingrese 0.00”mts” Seleccione las celdas donde se encuentran los PESOS y de la misma forma que el paso anterior, introduzca 0 “kg” Para poder establecer el formato 4.- ¿NECESITA CAMBIAR DE MAYÚSCULAS A MINÚSCULAS UNA CADENA DE TEXTO?. Microsoft Excel ofrece algunas opciones:

Para cambiar una cadena entera a minúsculas utilizar la función MINUSC.

Para cambiar una cadena entera a mayúsculas utilizar la función MAYUSC.

Para cambiar la primera letra de cada palabra a mayúsculas utilizar la función NOMPROPIO.

Ejemplo:

En la celda A1, teclee su nombre y apellido todo en minúsculas En la celda B1, teclee =NOMPROPIO(A1).

Altura PesoVanessa 1,72 mts 54 kgCarolina 1,66 mts 65 kgSofía 1,43 mts 58 kg

Altura PesoVanessa 1,72 54Carolina 1,66 65Sofía 1,43 58

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5.- ¿NECESITA TENER ABIERTOS DOS LIBROS DE EXCEL Y VERLOS EN LA PANTALLA AL MISMO TIEMPO ?. Si con frecuencia necesita ver dos o más libros de Excel, abiertos al mismo tiempo en la pantalla del computador, en lugar de alternar constantemente entre varias ventanas abiertas. Haga lo siguiente:

Abra los libros de Excel que desea ver. Vaya al menú Ventana y elija la opción Organizar. En Organizar Ventana escoja la forma en que desea ver las hojas de

cálculo (Mosaico, Horizontal, Vertical o Cascada) y luego de aceptar. En la pantalla le aparecerán las 2o 3 ventanas abiertas que deseaba

ver al mismo tiempo en pantalla.

6.- ¿SABE COMO REVISAR LA ORTOGRAFÍA DE UNA CELDA EN UN SOLO PASO? Para aplicar la revisión ortográfica en una celda, de manera automática, simplemente haga lo siguiente:

• Ubique el mouse (ratón) en la celda que le interesa revisar.

• Presione luego la tecla F7 y se revisará automáticamente la ortografía del texto contenido en dicha celda. Luego aparecerá una pantalla que le da la opción de continuar la revisión desde el comienzo de la hoja de EXCEL.

7.- LE GUSTARÍA SABER EN QUE DÍA DE LA SEMANA CAE DETERMINADA FECHA?

Inserte cualquier fecha en una celda ej: 24/12/00 Pare el cursor en la celda de la fecha que escribió, vaya a:

Formato / Celdas / Número Escoja la función personalizada y teclee en el campo de escritura las

letras dddd Haga click en aceptar.

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Inmediatamente le debe aparecer el día de la semana al que corresponde esa fecha: “”Domingo””

De igual forma usted puede escoger el formato que requiere como por ejemplo: ddd dd/mm/aaaa (Día de la semana/ día en número/ mes en número/ año de 4 dígitos. Dom 24/12/2000.

Otro ejemplo

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Aplicando otros formatos 1.- Aplicar formato de moneda

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2.- Aplicar formato de porcentaje

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3.- Auto suma

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VI.- LA MAGIA DE LAS FÓRMULAS Y LAS FUNCIONES

� Suma =(B4+C4) o =SUMA(C4;D4) � Resta =(B4-C4) � Multiplicación =(B4*C4) � División =(B4/E4) � Promedio =PROMEDIO(B4:C4)

A1*---/---= � =12*0,05 ( 5% de 12) = A1*0,05 � =12*0,15 ( 15% de 12) = A1*0,15

Otras funciones: • Mínimo: =MIN(B5;F5) • Máximo: =MAX(B5;F5) • Promedio: =PROMEDIO(B5;F5)

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Definiciones importantes:

1.-Trabajando con referencias absolutas

� Para que una dirección o referencia se fije, debemos utilizar una referencia absoluta. Para definir una referencia absoluta de celda basta con agregar el carácter $ delante de cada una de las partes que componen una dirección

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2.- Usando las funciones matemáticas predeterminadas

� Una vez posicionados en la celda donde calcularemos el total o el resultado de la operación, vamos al menú insertar y elegimos la opción Función.

� En el cuadro de diálogo Pegar función, en categoría de la función, seleccionaremos Matemáticas y trigonometría. En nombre de la función indicamos Suma y aceptamos

3.- Max y Min

� Selecciona la celda, luego ir al menú insertar y seleccionar función. En pegar función seleccionar Estadísticas y en nombre de la función aplica la función MAX o MIN

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4.- PROMEDIO � Selecciona la celda, luego ir al menú insertar y seleccionar función.

En pegar función seleccionar Estadísticas y en nombre de la función aplica la función Promedio.

Los errores más comunes al ingresar datos

ACTIVIDAD � Diseñar una guía de matemática aplicando lo aprendido ( 1 por cada una)

� Suma � Resta � Multiplicación � División � Porcentaje