Project management

Jo  Haegeman  

Les 3 Definitiefase

Project?

Samenhangend geheel van taken Die binnen vooraf bepaalde tijd

dienen te worden uitgevoerd Met (meetbare) duidelijke

doelstellingen Volgens gewenste kwaliteitsnormen

Met beperkte middelen (mensen, geld, materiaal, ...) Met allerlei risico’s

Evenement?

Een project

Met (een groep) mensen als hoofdfactor

Met één of andere vorm van poging tot beïnvloeding van die groep mensen als

hoofddoel

Een (normaal gezien) niet-standaard gebeurtenis voor die groep mensen

Letterlijk : “een gebeurtenis”

5 Fasen Eventmanagement

1.  Definitie fase Inbriefing, context, doelstellingen,

doelpubliek, kader, ...

2. Analyse & Creatie fase 1e Draft programma & budget

3. Productie fase Detailuitwerking programma & budget

4. Realisatie fase Uitvoering

5. Evaluatie fase Afronding & evaluatie

Context?

Doelstelling?

Kader?

Concept?

Vraag of idee

Interne of externe klant stelt vraag of doet projectvoorstel

Match / No-match beslissing: passen vraag klant + Type Klant + jouw aanbod ?

Standaard programma of op maat gemaakt? Inbriefing Meeting plannen met vraagsteller Eigen oriëntatie: waar kan ik me aan

verwachten? Pitch of niet? Aantal ?

Inbriefing Wie is de klant? Ga voorbereid op eerste gesprek :

Interne of externe klant, (specifieke) sector, Grootte, Omzet, Aantal & type personeelsleden, (multi)-national of regionaal, Wie zijn hun klanten, Verschillende lokaties, Bedrijfscultuur (bv overheid vs bedrijven), Taal in het bedrijf ...

Context

Wat is de aanleiding voor het evenement?

Jaarlijks terugkerende traditie Na reorganisatie Bedanking voor hard werken Groot project binnengehaald Verhuisd Nieuwe directeur etc

Context

Wat is de interne achtergrond?

Details over bijv reorganisatie of reden vertrek oude directeur

Bedrijfscultuur & sfeer Hoeveel contact hebben de deelnemers /

gasten met elkaar? etc

Context

Organigram / verantwoordelijkheden binnen klantteam

Correcte functies, taakbeschrijving Wie rapporteert aan wie Wie heeft welke deeltaak

Context

Interne keuken klant

Moeilijk te bevragen; aan te voelen. Hidden agenda’s Verschil Klantcontact, decision makers,

drukgroepen, externe factoren

Context

Doelpubliek : profiel deelnemers / gasten

Aantal Leeftijd Verdeling man-vrouw Opleidingsniveau Taal Jobinhoud Interesses Specifieke zaken Verschillende doelgroepen Vips

Context

Geschiedenis / ervaringen

Wat hebben ze al gedaan, Wat vonden ze er goed/niet goed aan, Wat willen ze terug, Wat willen ze anders, Verschil in feedback deelnemers /

klantcontact?

Context

Budget

Programma beslist budget? Of budget beslist programma? Budget per persoon? Of totaalbudget ? Sponsering? Subsidies? Inkomprijs?

Context

Praktisch

Waar Wanneer Hoeveel gasten Timeframe

Doelstellingen

Wat zijn de doelstellingen van het event of van de klant?

Formuleer doelstellingen duidelijk Waarom net die doelstellingen? Komen die overeen met de context? Hoe ga je die evalueren (ROI?)

Kader

Wat is het ruime kader dat jij gaat afbakenen waarbinnen je een evenement bedenkt en organiseert

Wat zijn de grote lijnen van je visie Wat ga je aanbieden binnen die visie Welke ondersteuning bied je om de

doelstellingen te bereiken

Concept

Wat is de rode draad, wat is het thema, wat is de juiste boodschap, wat gaan deelnemers ervaren.

Wat zijn alle concrete invullingen die je bedenkt en organiseert om het evenement aan de context en doelstellingen te laten voldoen.

Bijvoorbeeld Inhoudelijke context

BedrijfX wil naar jaarlijkse gewoonte graag zijn medewerkers belonen met een aantrekkelijk personeelsfeest. Enkele jaren geleden was de belangstelling eerder laag, maar dankzij de introductie van een interactief programma is hierin een kentering gekomen. De wens is om deze trend verder te zetten en zo de betrokkenheid van de medewerkers te verhogen.

Praktische context

  vrijdag 14 januari 2011

  Locatie in Limburg

  Personeelsfeest

  Voertaal Nederlands

  Ca 850 dlnrs

Bijvoorbeeld Doelstelling

Enthousiasme en betrokkenheid genereren door het aanbieden van een interactief programma

Gevoel van beloning en waardering voor de medewerkers uitstralen

BedrijfX-waarden, BedrijfX-gevoel uitdragen (waarde1, Waarde2, waarde3)

Werknemers ‘binden’ aan BedrijfX

Bijvoorbeeld

Kader

Aanbieden van een feestelijk programma; een sfeervolle en speciale avond aanbieden aan de genodigden

Via het event het bedrijfsimago en de bedrijfscultuur mee onderbouwen en versterken,

Werken rond één rode draad als duidelijk concept

Mensen een feel good gevoel bezorgen, door kwalitatieve sfeer-creatie, catering, acts en omkadering

Een informele sfeer creëren waarin deelnemers de tijd krijgen elkaar te ontmoeten, aan netwerking te doen, ervaringen uit te wisselen en mekaar te ‘vinden’ als collega’s

Context

Wat is de volledige startsituatie?

Doelstelling Waarom wordt het event georganiseerd

Kader Wat is de grote idee waarbinnen het concept wordt uitgewerkt

Concept Wat is de concrete invulling en uitwerking van het evenement

Volgende Week Analyse en Creatiefase