Vacature Job description Project Manager

Datum versie: 5 oktober 2013

Eventattitude – Organisation & job description Page 2

Inhoudstabel

1. ORGANISATIE VAN EVENTATTITUDE ............................................................................................... 3

2. FUNCTIE VAN VERKOOP EN PROJECT MANAGEMENT .................................................................... 7

2.1. Project Manager ...................................................................................................................... 7

3. VAARDIGHEDEN............................................................................................................................... 9

3.1. Profiel ...................................................................................................................................... 9

3.2. Specifieke vaardigheden ......................................................................................................... 9

3.3. Algemene vaardigheden ........................................................................................................ 10

4. OVER EVENTATTITUDE .................................................................................................................. 11

Eventattitude – Organisation & job description Page 3

1. ORGANISATIE VAN EVENTATTITUDE

Eventattitude is georganiseerd in 6 grote functionele afdelingen1 : 3 operationele afdelingen (Account & Project Management, Production en Field) en 3 support afdelingen (Creation, Office Management en General Management).

1 De namen van de afdelingen en functies worden volgens afspraak in het Engels benoemd.

Eventattitude – Organisation & job description Page 4

ACCOUNT & PROJECT MANAGEMENT: beheer van klanten, business development en projecten.

PRODUCTION: dit is een algemene naam voor de vier afdelingen die de voorgestelde opstellingen voorbereiden, bouwen en uitwerken voor de klanten: GRAPHICS, VIDEO, SOFTWARE, FURNITURE & HARDWARE. Sommigen hiervan zullen ook werk leveren na de prestatie (de zogenaamde post-productie), om een afgewerkt product aan de klant te kunnen afleveren (filmmontage, fotobewerking, productie van CD of DVD, enz.)

Graphics: infografie en fotobewerking

Video: opnemen en bewerken van video’s, ontwikkeling van videoanimaties

Software: ontwikkeling van interactieve applicaties

Furniture & Hardware: ontwerp, bouw, montage en onderhoud van complete opstellingen, hierbij inbegrepen de digitale en elektronische apparatuur

FIELD: beheer van de prestaties op het terrein

Eventattitude – Organisation & job description Page 5

Deze drie afdelingen beheren dus alles wat het bedrijf produceert voor zijn klanten. Rondom hen komen in ondersteuning:

CREATION: de creatieve afdeling met voornamelijk de Creative Director. We weten dat een goed project ontstaat uit een goed idee of een goed creatief concept. Daarom proberen we voortdurend creatief te zijn in alles wat we produceren, en deze creativiteit is niet beperkt tot de creatieve afdeling, is het de verantwoordelijkheid van iedereen in het bedrijf. Wetende dat een goed creatief concept van geen enkel nut is als het niet coherent of consistent is, zal de Creative Director hierin steeds een toezichthoudende rol spelen.

OFFICE MANAGEMENT: afdeling die instaat voor de administratieve ondersteuning van alle activiteiten van de onderneming

MANAGEMENT: vertegenwoordigd door de Managing Director en de Board (steering comité).

Eventattitude – Organisation & job description Page 6

Het organigram wordt hieronder gegeven. Gestippelde kaders geven de externen aan.

Managing Director

Account Director

Project Manager

Manager Graphics Manager Video Manager SoftwareManager Furniture

& HardwareField Manager

Graphic Designer Video Producer

Pool video

Supervisor Field

Office Manager Creative director

Pool photographers Field Operator

The EA Squad

Developer Industrial Designer

Stock Manager

Electronics

Project Assistant

Account & ProjectManagement

4 Production departments Field Management

Eventattitude – Organisation & job description Page 7

2. FUNCTIE VAN VERKOOP EN PROJECT MANAGEMENT

2.1. Project Manager

Departement: ACCOUNT & PROJECT MANAGEMENT

Rapporteert aan: Account Director

Missie

De Project Manager werkt nauw samen met de Account Director en de Project Assistant. Na het commerciële werk van de Account Director komt hij tussenbeide en verdeelt, naargelang hun moeilijkheidsgraad, de projecten over de Project Assistants. Hij is de referentie voor de Project Assistant wanneer het nodig is en blijft op de hoogte van de voortgang van hun projecten

De PM beheert grotere projecten, die meer ervaring vragen. Hij is verantwoordelijk voor het commerciële en operationele beheer van zijn projecten, in nauwe samenwerking met de projectmanager bij zijn klant. Als zodanig is de Project Manager de enige echte baas over de projecten die hij beheert. Hij is de belangrijkste schakel tussen de klant en het bedrijf.

De Project Manager is in feite een manager, die alle actoren die betrokken zijn bij projecten coördineert, die alle factoren die succes bepalen controleert: planning, budget, kwaliteit, relatie met de klant, prioriteiten, administratie. Hij heeft ook een goed ontwikkelde commerciële feeling, aangezien hij betrokken is bij de presentatie van de offertes aan de klanten, de onderhandeling en de afsluiting hiervan.

Belangrijkste taken

As 1: projectmanagement commerciële fase

De Account Director assisteren bij de commerciële opportuniteiten die ze beheren. Op verzoek van de Account Director zelf bepaalde commerciële taken beheren door (re)activering van bestaande klanten.

In detail beheren van de relatie met de klant: synchroniseren van agenda’s, voorbereiding van vergaderingen (voorbereiden en doorsturen van de agenda), rapportage (opmaken en doorsturen van PV wanneer het gepast is).

De klant adviseren, de reflectie verrijken, alternatieven en opties aanbieden.

Indien nodig plaatsbezoeken organiseren met de klant.

De creatieve en budgettaire fase intern coördineren, in samenspraak met de Creative Director, en eventueel met de PRODUCTION afdeling indien nodig, tot het vastleggen van het voor te stellen concept en budget.

Samenstellen van het budget, de offerte opmaken (met of zonder aanbeveling). De offerte en budget aan de klant voorstellen en zijn goedkeuring verkrijgen.

Het project in de planning inschrijven, de nodige middelen voorboeken, zowel intern als freelancers (de reservatie wordt rechtstreeks of via de Field Manager gemaakt naargelang de benodigdheden).

Het gedetailleerde budget met de klant onderhandelen, deze aanpassen op basis van hun verwachtingen en hun goedkeuring verkrijgen op de definitieve versie.

Archiveren van de officiële bestelbon van de klant.

Eventattitude – Organisation & job description Page 8

As 2: projectmanagement na bestelling

Aanpassing van de informatie met betrekking tot het project in het informaticasysteem van de onderneming.

Met de klant de procedures voor de facturatie overlopen (directe facturatie of onderworpen aan een PO, Purchase Order) om zodoende over alle praktische details te beschikken om zo snel de facturatie van het project te kunnen afsluiten.

Indien nodig, een voorschot factuur opmaken en aan de klant voorleggen voor betaling.

Voor projecten in Segment 2, de interne coördinatie meeting organiseren.

Het plaatsbezoek doen indien deze is georganiseerd. Eventueel vergezeld van een technisch regisseur, afhankelijk van de technische complexiteit van het project.

Realiseren van gedetailleerd projectmanagement documenten: interne briefings en mission order.

Alle betrokkenen continu informeren over het verloop van het project.

De klant altijd op de hoogte houden over budgettaire aanpassingen. Regelmatig contact houden met de klant.

Organiseren van een test van de opstelling, met of zonder de klant.

Aanwezig zijn bij de montage, voor de klant zorgen indien hij aanwezig is.

Aanwezig zijn bij de prestatie. Briefen en motiveren van de teams ter plaatse. Verantwoordelijkheid nemen voor de kwaliteit van de diensten.

Coördineren van de postproductie werken, tot levering aan de klant. Zich verzekeren van een goede ontvangst en van zijn tevredenheid.

De saldofactuur voorbereiden, met alle extra’s of kortingen met betrekking tot het goedgekeurde budget. De saldofactuur voorleggen aan de klant en zijn goedkeuring verkrijgen.

In het geval van een project verspreid over meerdere dagen, een eindrapport voorbereiden (resultaten, statistieken en lessen geleerd) om aan de klant te presenteren

Beheren en behandelen van geschillen met de klanten.

Ingrijpen in geval van achterstallige facturen.

Feedback geven aan alle externen over de kwaliteit van hun werk (fotografen, videasten, regisseurs, grafisch ontwerpers, promoboy, enz.) en ze bijsturen indien nodig. Hun facturen of onkostennota’s goedkeuren.

As 3: team management

Coördineren en coachen van de Project Assistants. Ze continu opleiden. Ze pedagogisch begeleiden binnen de interne organisatie, erover waken dat ze hun vaardigheden verder ontwikkelen om er, op termijn, Project Managers van te maken.

Nieuwe projecten toekennen aan de Project Assistants, afhankelijk van de inhoud en het niveau van kennis.

Toezicht houden op het beheer van de projecten door de Project Assistants, regelmatig controle voeren op voortgang, naleving van interne procedures en kwaliteit van wat er geproduceerd wordt.

Eventattitude – Organisation & job description Page 9

3. VAARDIGHEDEN

3.1. Profiel

Uitstekende kennis van het Nederlands en het Frans

Goede kennis van het Engels

Perfect spelling en goede schrijfvaardigheid

Ervaring in evenementen- en communicatiebureaus / brand activation / field marketing / social media

Gevoel voor verantwoordelijkheid, discipline, doorzettingsvermogen, stressbestendigheid en ‘customer drive’

Leidinggevende capaciteiten en team management

Inzicht op niveau van processen en technische vragen

Flexibiliteit op gebied van werkuren (avond- en weekend prestaties)

Passie voor niet-klassieke communicatie, experiential marketing, social media, ...

Interesse voor design, fotografie, nieuwe technologieën, ...

...

3.2. Specifieke vaardigheden

Uitstekende kennis van Outlook, Word, Excel en PowerPoint

Kennis in grafisme of fotografie zijn een plus

Eventattitude – Organisation & job description Page 10

3.3. Algemene vaardigheden

Onze waarden zijn de kern van onze dagelijkse activiteiten, ze zijn dan ook de zes basisvaardigheden die we van alle medewerkers van Eventattitude verwachten, een voorwaarde alvorens een aanwerving en een onontbeerlijk tijdens de jaarlijkse evaluatie.

Correctie/Eerlijkheid Altijd gericht op resultaat en prestatie, blijven we eerlijk met onze collega’s, klanten en leveranciers.

Wij nemen de volledige verantwoordelijkheid voor onze daden. We accepteren ook onze fouten.

Efficiëntie Wij denken en analyseren alvorens te handelen.

We weten dat onze eigen efficiëntie rechtstreeks iemand anders kan beïnvloeden.

Betrouwbaarheid We laten geen ruimte voor improvisatie of toeval. Wij anticiperen,

plannen en controleren ons werk zorgvuldig.

Wij begrijpen dat de klanten ons kiezen omdat ze ons zien als de meest betrouwbare op de markt. We werken hard om hun vertrouwen te verdienen.

Creativeit Wij proberen steeds creatief te zijn in alles wat we produceren. Wij willen iets spannend, origineel innovatief maar tegelijkertijd ook consequent blijven in het voorgestelde concept.

Wij zijn nieuwsgierig, open-minded. We hebben een onstilbare honger naar nieuwigheden.

Aandacht voor detail Wij proberen de verwachtingen van klanten te overtreffen, we zijn perfectionisten.

Wij letten op de allerkleinste details, we hebben aandacht voor het laatste percent die zorgen voor een voortreffelijke actie.

Communicatief enthousiasme

Wij stralen natuurlijke energie en passie uit voor wat we doen.

Wij hebben een positieve kijk op de zaken, vooral in moeilijke situaties. Wij geloven dat achter een probleem of een beperking steeds een opportuniteit ligt.

Eventattitude – Organisation & job description Page 11

4. OVER EVENTATTITUDE

Wanneer twee mensen een gesprek beginnen hebben ze meestal een goede reden nodig: het weer, de kleren die ze dragen of het laatste nieuws... Wanneer een merk een gesprek wil starten met een consument in het kader van een field-marketing actie of een evenement, is het niet even gemakkelijk. Dit is waar Eventattitude kan helpen! Met onze "Conversation Starters Tools" activeren wij d reële conversaties tussen consumenten en merken.

Ontdek onze nieuwste creaties op www.facebook.com/eventattitude