E V E N T P L A N N I N G & T R E N D SD E S I G N , T E C H N O L O G Y & F & B

W I T H K R I S T I C A S E Y S A N D E R S V P O F C R E AT I V E / C H I E F S T O RY T E L L E R P L A N Y O U R M E E T I N G S . C O M @ P Y M L I V E - # I A A PA P W

PA RT O N E : E S S E N T I A L S T E P S F O R S U C C E S S F U L M E E T I N G S

L I V E Q & A O N T W I T T E R M AY 5 , 2 0 1 5 1 P M C T / 2 P M E T # I A A PA P W @ P Y M L I V E

W H O A M I ?

• I plan meetings for meeting planners.

• Background in theater, improv, journalism & corporate training.

• Obsessed with design thinking, digital tribes and human-computer interaction.

A L L I M A G E S C O U R T E S Y A U T H O R U N L E S S N O T E D .

W H AT ’ S I N T H I S F O R Y O U ?

Y O U H AV E T H E P O W E R T O C R E AT E T R A N S F O R M AT I V E E X P E R I E N C E S .

M E E T I N G S A R E N ’ T J U S T A L I N E I T E M

E V E RY B O D Y ’ S WAT C H I N G

T H E R E ’ S L O T S O F O P P O RT U N I T Y

L E A R N I N G O B J E C T I V E S

L E A R N I N G O B J E C T I V E S

1. Understand the essential steps required for any successful meeting.

L E A R N I N G O B J E C T I V E S

1. Understand the essential steps required for any successful meeting.

2. Discover tech tools that expedite the planning process.

L E A R N I N G O B J E C T I V E S

1. Understand the essential steps required for any successful meeting.

2. Discover tech tools that expedite the planning process.

3. Learn how new trends in meeting design, technology, team-building and F&B can be incorporated into meetings & events.

W H AT K I N D S O F M E E T I N G S D O E S Y O U R C O M PA N Y D O ?TA K E A M I N U T E T O W R I T E T H E M D O W N .

I N T E R N A L V S E X T E R N A L M E E T I N G S & E V E N T S C O M E I N A L L S H A P E S A N D S I Z E S

R E Q U I R E D V S V O L U N TA RY

S I Z E L O C AT I O N F R E Q U E N C Y F2F VS V IRTUAL VS H

YBR ID

B U T T H E Y A L L H AV E O N E T H I N G I N C O M M O N

T H E R E ’ S A G O A L …

I M A G E : O P O P D O D O V I A F L I C K R

P S : I F Y O U D O N ’ T H AV E A R E A S O N T O M E E T, Y O U S H O U L D N ’ T B E M E E T I N G .

E V E RY D E C I S I O N Y O U M A K E S H O U L D B E T I E D T O Y O U R M E E T I N G / E V E N T G O A L S .

I M A G E : O P O P D O D O V I A F L I C K R

S TA K E H O L D E R S D E T E R M I N E T H E G O A L S .

I M A G E : R O B E R T H I G G I N S V I A F L I C K R

F O R E X A M P L E …

W H O A R E Y O U R S TA K E H O L D E R S ?

C R E AT E A G O A L M AT R I X

Stakeholder Primary Goal Secondary Goal Tertiary Goal

#1_______

#2_______

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#4_______

TA K E 6 0 S E C O N D S T O J O T D O W N Y O U R I D E A S

G E T S TA K E H O L D E R S T O A G R E E O N G O A L S A N D P R I O R I T I E S T O G E T B U Y- I N .

I M A G E : B I R K B E C K M E D I A S E R V I C E S V I A F L I C K R

T H E N F I G U R E O U T W H AT

I M A G E : F L A Z I N G O P H O T O S V I A F L I C K R

L O O K S L I K E S O Y O U C A N M E A S U R E I T.

L E T ' S P R E T E N D W E ' R E D O I N G A P R O D U C T L A U N C H . . .

P R O D U C T L A U N C H G O A L M AT R I XStakeholder Primary Goal Secondary Goal Tertiary Goal

C-Level

Sales Team

Buyers

General Public (Attendees)

P R O D U C T L A U N C H G O A L M AT R I XStakeholder Primary Goal Secondary Goal Tertiary Goal

C-Level Drive Sales Boost Morale Train Staff

Sales Team

Buyers

General Public (Attendees)

P R O D U C T L A U N C H G O A L M AT R I XStakeholder Primary Goal Secondary Goal Tertiary Goal

C-Level Drive Sales Boost Morale Train Staff

Sales TeamUnderstand

New ProductsGain

MarketshareRecognition

Buyers

General Public (Attendees)

P R O D U C T L A U N C H G O A L M AT R I XStakeholder Primary Goal Secondary Goal Tertiary Goal

C-Level Drive Sales Boost Morale Train Staff

Sales TeamUnderstand

New ProductsGain

MarketshareRecognition

Buyers See What’s New RecognitionBuild

Relationships

General Public (Attendees)

P R O D U C T L A U N C H G O A L M AT R I XStakeholder Primary Goal Secondary Goal Tertiary Goal

C-Level Drive Sales Boost Morale Train Staff

Sales TeamUnderstand

New ProductsGain

MarketshareRecognition

Buyers See What’s New RecognitionBuild

Relationships

General Public (Attendees)

See What’s New NetworkShare Cool Stuff

With Friends

Y O U N E E D T O S T R I K E A B A L A N C E A N D S E T P R I O R I T I E S .

I M A G E : C O L I N H A R R I S , A D E V I A F L I C K R

S P E N D Y O U R M O N E Y W I S E LY.

I M A G E : 4 0 1 ( K ) 2 0 1 2 V I A F L I C K R

D O N ’ T B L O W I T O N A T E RT I A RY G O A L .

W H AT D O Y O U WA N T P E O P L E T O R E TA I N O R D O ?

D E F I N E N E X T S T E P S .

I M A G E : O P O P D O D O V I A F L I C K R

E N C O U R A G E T H E M T O C O M M I T T O A C T I O N .

D E F I N E G O A L S F I R S T. S O U R C E V E N D O R S S E C O N D .

E F F E C T I V E N E G O T I AT I O N S B E G I N W I T H A S T R O N G R F P

I M A G E : WAYA N V O TA V I A F L I C K R

R F P M U S T S

• Dates

• Rates

• Space requirements

• # of attendees

• Pattern of event

R F P M U S T S

• # rooms/type of rooms needed

• Other must-haves (sustainability, etc)

• Reply-by & reply-to information

• Decision deadline

A LWAY S R E S P E C T D E A D L I N E S .

T H A N K Y O U S A R E N I C E T O O .

D O N ' T L E AV E P E O P L E H A N G I N G .

L E T ' S TA L K A B O U T N E G O T I AT I O N S . . .

# 1 : B E F L E X I B L E

# 2 . D O N ’ T K E E P Y O U R B U D G E T A S E C R E T

# 3 . T R E AT Y O U R S A L E S C O N TA C T S L I K E Y O U R B E S T F R I E N D S

# 4 . R E A D E V E RY T H I N G & A S K Q U E S T I O N S B E F O R E S I G N I N G

I M A G E : J U L I V I A F L I C K R

TA K E A M O M E N T T O R E F L E C T O N W H AT Y O U J U S T L E A R N E D .

J O T D O W N T H E T H I N G S Y O U M O S T WA N T T O R E M E M B E R .

N O W Y O U U N D E R S TA N D T H E E S S E N T I A L S T E P S R E Q U I R E D F O R A N Y S U C C E S S F U L M E E T I N G .

L E T ’ S TA L K A B O U T S O M E T E C H T O O L S T H AT C A N H E L P.

W I T H K R I S T I C A S E Y S A N D E R S V P O F C R E AT I V E / C H I E F S T O RY T E L L E R P L A N Y O U R M E E T I N G S . C O M @ P Y M L I V E # I A A PA P W

PA RT T W O : T E C H T O O L S T H AT FA C I L I TAT E T H E P L A N N I N G P R O C E S S .

E V E N T P L A N N I N G & T R E N D SD E S I G N , T E C H N O L O G Y & F & B

L I V E Q & A O N T W I T T E R M AY 5 , 2 0 1 5 1 P M C T / 2 P M E T # I A A PA P W @ P Y M L I V E

W E ' V E TA L K E D A B O U T T H E E S S E N T I A L S T E P S R E Q U I R E D F O R A N Y S U C C E S S F U L M E E T I N G .

L E T ’ S TA L K A B O U T S O M E T E C H T O O L S T H AT C A N H E L P.

E V E N T P L A N N I N G I S O N E O F T H E M O S T S T R E S S F U L J O B S .

W H Y ?

A L L T H E M O V I N G PA RT S !

I M A G E : C L E M E N T 1 2 7 V I A F L I C K R

Y O U N E E D S O M E K I N D O F P R O J E C T M A N A G E M E N T T O O L .

A M I L L I O N O P T I O N S . T H R E E C AT E G O R I E S :

• S P R E A D S H E E T S • O N L I N E T O - D O L I S T S

( B A S E C A M P, A S A N A , P O D I O )

• C H E C K L I S T A P P S ( A N Y. D O , T R E L L O )

TA K E 9 0 S E C O N D S T O W R I T E D O W N Y O U R R E Q U I R E M E N T S : - W H O ' S O N Y O U R T E A M - W H AT Y O U N E E D T O T R A C K - H O W Y O U L I K E T O S TAY O R G A N I Z E D - W H AT Y O U R B U D G E T I S

T H E C H O I C E Y O U M A K E I S A B O U T Y O U . H O W Y O U W O R K , W H AT Y O U N E E D .

P S S T: L O O K F O R L E A R N I N G P O RTA L O N - D E M A N D W E B I N A R O N P R O J E C T M A N A G E M E N T T O O L S AT I A A P - H Q . O R G .

E L I M I N AT E PA P E R W I T H O U T L O S I N G Y O U R H E A D .

K E E P E S S E N T I A L S T O G E T H E R .

D I G I TA L F I L E C A B I N E T S A R E E S S E N T I A L T O O L S .

• O N E N O T E • E V E R N O T E • G O O G L E D R I V E • D R O P B O X

S O M A N Y O T H E R H E L P F U L T O O L S !

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R E M E M B E R : I T ’ S A L L A B O U T T H E G O A L

I M A G E : O P O P D O D O V I A F L I C K R

N O T T H E S H I N Y N E W T H I N G .

W H AT D O Y O U N E E D ?

J O T D O W N T H E B I G G E S T T I M E -WA S T E R S . T H E M I S S E D G O A L S . S TA RT T H E R E .

P S S T: L O O K F O R L E A R N I N G P O RTA L O N - D E M A N D W E B I N A R O N C R E AT I N G A PA P E R L E S S M O B I L E O F F I C E AT I A A P - H Q . O R G .

I M A G E : O P O P D O D O V I A F L I C K R

R E M E M B E R : I T D O E S N ' T M AT T E R I F E V E RY O N E E L S E I S D O I N G I T, I F Y O U D O N ' T H AV E A N E E D .

N O W Y O U ’ V E D I S C O V E R E D S O M E T E C H T O O L S T H AT E X P E D I T E T H E P L A N N I N G P R O C E S S .

L E T ’ S TA L K A B O U T T R E N D S A N D H O W T O I N C O R P O R AT E T H E M .

W I T H K R I S T I C A S E Y S A N D E R S V P O F C R E AT I V E / C H I E F S T O RY T E L L E R P L A N Y O U R M E E T I N G S . C O M @ P Y M L I V E - # I A A PA P W

PA RT T H R E E : T R E N D S I N M E E T I N G D E S I G N , T E C H N O L O G Y, T E A M - B U I L D I N G , F & B

E V E N T P L A N N I N G & T R E N D SD E S I G N , T E C H N O L O G Y & F & B

L I V E Q & A O N T W I T T E R M AY 5 , 2 0 1 5 # I A A PA P W @ P Y M L I V E

W E ' V E D I S C U S S E D T E C H T O O L S T H AT E X P E D I T E T H E P L A N N I N G P R O C E S S .

L E T ’ S TA L K A B O U T C U R R E N T T R E N D S A N D H O W T O I N C O R P O R AT E T H E M .

B U T F I R S T …

I M A G E : M AT T H I A S W E I N B E R G E R V I A F L I C K R

R E M E M B E R : I T ’ S A L L A B O U T T H E G O A L

I M A G E : O P O P D O D O V I A F L I C K R

A N D Y O U R G R O U P.

I M A G E : G W E N D O LY N S A M S V I A F L I C K R

T H AT B E I N G S A I D , H E R E ’ S W H AT ’ S H O T N O W.

M E E T I N G D E S I G N

A U D I E N C E - C E N T E R E D D E S I G N

B R A I N - F R I E N D LY M E E T I N G S

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W E L L N E S S ( F O O D & A C T I V I T I E S )

M E E T I N G D E S I G N

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M E E T I N G D E S I G N

B R A I N - F R I E N D LY M E E T I N G S

M E E T I N G D E S I G N

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M E E T I N G D E S I G N

W E L L N E S S ( F O O D & A C T I V I T I E S )

W H I C H O F T H E S E W O U L D Y O U L I K E T O T RY ?

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B R A I N - F R I E N D LY M E E T I N G S

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W E L L N E S S ( F O O D & A C T I V I T I E S )

T W E E T @ P Y M L I V E

T E C H N O L O G Y

N E T W O R K I N G - C E N T R I C T O O L S

S E C O N D S C R E E N S

G A M I F I C AT I O ND R O N E S

I N T E R A C T I V E P R O J E C T I O N S

A R / V R

T E C H N O L O G Y

N E T W O R K I N G - C E N T R I C T O O L S

T E C H N O L O G Y

S E C O N D S C R E E N S

T E C H N O L O G Y

A R / V R

T E C H N O L O G Y

D R O N E S

T E C H N O L O G Y

G A M I F I C AT I O N

T E C H N O L O G Y

I N T E R A C T I V E P R O J E C T I O N S

A N Y Y O U ' D L I K E T O S E E ?

N E T W O R K I N G - C E N T R I C T O O L S

S E C O N D S C R E E N S

G A M I F I C AT I O ND R O N E S

I N T E R A C T I V E P R O J E C T I O N S

A R / V R

T W E E T @ P Y M L I V E

T E A M - B U I L D I N G

T E A M “ M A K I N G O R B A K I N G ” C H A L L E N G E S ( A RT, F O O D , M U S I C )

I M P R O V S T O RY- B A S E D

C S R A C T I V I T I E S

T V- I N S P I R E D

T E C H - A S S I S T E D H U N T S

T E A M - B U I L D I N G

T E A M “ M A K I N G O R B A K I N G ” C H A L L E N G E S ( A RT, F O O D , M U S I C )

T E A M - B U I L D I N G

I M P R O V S T O RY- B A S E D

T E A M - B U I L D I N G

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T E A M - B U I L D I N G

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T E A M “ M A K I N G O R B A K I N G ” C H A L L E N G E S ( A RT, F O O D , M U S I C )

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T W E E T @ P Y M L I V E

F O O D & B E V E R A G E

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B I T E - S I Z E D C O M F O RT F O O D S

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M A S H - U P SA N Y T H I N G C R A F T

T W E E T @ P Y M L I V E

N O W Y O U K N O W W H AT ' S H O T.

H O W D O Y O U I N C O R P O R AT E T R E N D S …

W I T H O U T B E C O M I N G A FA S H I O N V I C T I M ?

I M A G E : M AT T H I A S W E I N B E R G E R V I A F L I C K R

I M A G E : O P O P D O D O V I A F L I C K R

I M A G E : O P O P D O D O V I A F L I C K R

C O U L D A N Y O F T H E S E T R E N D S H E L P Y O U A C H I E V E O R R E I N F O R C E Y O U R G O A L S ?

TA K E A M O M E N T T O R E F L E C T

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N O W Y O U ’ V E L E A R N E D H O W N E W T R E N D S I N M E E T I N G D E S I G N , T E C H N O L O G Y, T E A M - B U I L D I N G A N D F & B C A N B E I N C O R P O R AT E D I N T O M E E T I N G S & E V E N T S .

T H E R E ' S O N E L A S T T H I N G .

Y O U H AV E T H E P O W E R T O C R E AT E T R A N S F O R M AT I V E E X P E R I E N C E S .

G E T F R E E P R A C T I C A L G U I D E T O M E E T I N G P L A N N I N G : H T T P : / / E Z . C O M / P G T M P

P L A N W E L L & P R O S P E R F R I E N D S ! K R I S T I @ P L A N Y O U R M E E T I N G S . C O M @ P Y M L I V E P L A N Y O U R M E E T I N G S . C O M